成功するハイブリッドイベントを実行するという課題に取り組む方法

「プラットフォームでは、顧客がイベントをスケジュールしているときに、仮想、対面、ハイブリッドのいずれを行っているかを確認できます。一貫して、ハイブリッドを回答として認識しています。」

イベントマーケティングプラットフォームSplashのCEOであるEricHolmenは、ハイブリッドイベントに一貫して永続的な関心があるようだという私たちの観察に応えていました。 ちょうど1年以上前、270人のイベント専門家を対象としたSplashの調査によると、79％の企業が、対面式のイベントが再開された後でも、オンラインコンポーネントを含むイベントを主催すると予想していました。 今年の1月に早送りして、何を推測しますか？ Splashの最新の「GettingBacktoBusiness」調査によると、その数は安定しています。企業の79％が2022年にハイブリッドイベントを主催する予定です。

調査のその他の見出しは次のとおりです。

• 企業の50％は、2022年にさらに多くの対面イベントを主催することを期待しています。
• 企業の46％は、2021年よりも2022年に多くの仮想イベントをホストすることを期待しています。
• 企業の38％は、2020年のわずか28％に比べて、イベントマーケティング予算を増やしました。

ホルメンは、ハイブリッドイベントのその永続的な多数にプラス面とマイナス面の両方を見ています。 「今のところ、6か月後とは別の理由だと思います」と彼は言いました。 「今のところ、対面式のイベントを開催できるかどうかが不確実なためです。 ハイブリッド/仮想保険契約は、コンテンツを市場に投入し、イベントの目標を逃さないことを意味します。」

単なるハイブリッドイベントではなく、ハイブリッドプログラム

それにもかかわらず、スプラッシュの顧客ベース間のハイブリッドイベントについての興奮は明白です。 「彼らは、仮想がデータベースの構築に最適であり、対面が出席者の変換に最適であることを認識しています」と彼は説明しました。 「これは、登録と参加者、およびROI（すべて非常に重要）だけでなく、少し後退して、将来のイベント参加者となる可能性のある適切な人々のデータベースを構築することでもあります。 「「

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ハイブリッドイベントのコンセプトは1年前よりも少し明確かもしれませんが、ホルムンにとってそれが何を意味するのかを尋ねました。 「「イベント」という言葉の定義は非常に貧弱です」と彼は私たちに思い出させました。 「それは誕生日パーティーかもしれないし、Dreamforceかもしれない。 私たちがハイブリッドについて話している方法は、今ではプログラムの一部になっています。 これは、ライブイベントを同時放送してストリーミングしていることを意味する場合もあれば、後でライブイベントを再放送することを意味する場合もあります。 私たちがよく目にしているのは、仮想イベントの後に対面イベントが続き、おそらく別の仮想イベントに混在するシーケンスの一部です。つまり、実際のイベントではなく、ハイブリッドプログラムに関するものです。 」

彼はまた、より小さなイベントへの傾向を見ています—ハイブリッドのもう一つの後押し。 「パンデミックから抜け出したのは、非常に明確だったのは、小規模な対面式のイベントの方が優れているということでした。 勝利は親密さですが、大衆を築くことは困難です。 したがって、50人未満で5つまたは10の小さなイベントを開催する場合、イベントプログラムに必要な量を得るには、おそらく仮想で補足する必要があり、ハイブリッドイベントプログラムと見なされます。 。」

これらの傾向は、Splash Studioの1月の発売に伴う仮想機能へのSplashの投資に反映されており、仮想とハイブリッドが長期にわたって存在することを明確に認めています。 「2年前にSplashに参加したときに私に尋ねられたとしたら、仮想イベントを行うのでしょうか。いいえ、私たちが得意とするところに焦点を当てて、対面式のイベントを行うつもりです。」 お客様の声が決め手でした。 「顧客は、単なるウェビナープラットフォームではない1つのプラットフォームが必要だと言っていました。」

これまで、外向きの顧客イベントのコンテキストでハイブリッドイベントプログラムについて説明してきましたが、もちろん、特に職場への回帰が続く中で、誰もが慣れ親しんでいる別の形式のハイブリッドイベントがあります。 これは社内のハイブリッドイベントであり、一部のスタッフが出席し、一部のスタッフがリモートで参加しています。 大規模な外部および小規模な内部ハイブリッドイベントは、一般的なジレンマに直面しています。 遠隔地の聴衆はどうやって取り残されたと感じないのですか？

概念的には、ハイブリッド内部イベントは、ビデオ機能が一般的になる前、そして誰もがそれらを「ハイブリッド」と呼ぶ前にさかのぼります。 電話会議を覚えていますか？ テーブルの周りに座っているスタッフとスピーカーフォンを使っている1人以上の従業員との会議は、ほとんど無視されています。 ユタ大学の心理学者、教授、会議効果センターの所長であるジョセフ・アレンは、次のように述べています。 。

なぜ会議はそんなにひどいのですか？

「なぜ会議はとてもひどいのですか、そしてなぜ誰もそれについて何もしていないのですか？」 それが、自分を「会議の科学者」と表現しているアレンを駆り立てる質問です。 それは何ですか？ 「それは私が会議を勉強することを意味します、私の専門分野は職場の会議です。 科学的探究の原則をさまざまな形で会議の世界に適用しているのです。」

アレンは、昨年の「Suddenly Virtual」の続編である、リリースされたばかりの本「SuddenlyHybrid」でKarinReedと協力しました。

リードは、パートナーシップにおける彼女の役割について説明しました。 「私はビデオコミュニケーションの専門家です」と彼女は言いました。 「私は放送ジャーナリストとしてのキャリアを開始し、途中でエミー賞やその他のさまざまな賞を受賞しました。 私は2004年に会社を辞め、自分のスキルを企業の世界に応用しました。 私はプロのオンカメラスポークスマンとして雇われることに気づきました。 彼らは私と一緒にカメラに出演するために角のオフィスから人々を連れてきて、彼らが同じレベルで演奏することを期待していました。 それはしばしばうまくいきませんでした。 だから私は、自分たちがカメラのコミュニケーターとして優れているとは想像もしていなかった人々に、まさにそれを教えるこの機会を認識しました。 パンデミックの間、突然全員がカメラを通して話していたため、これらのスキルはミッションクリティカルになりました。」

リードとアレンは、相互のクライアントを通じて会った後、一緒に働き始めました。 2冊の本に加えて、彼らは会議と会議の結果を改善する方法について相談します。 会議（特に仮想またはハイブリッド）を正しく行うことがこれまで以上に重要になっています。

「 2020年2月に」とアレンは言いました。「誰も私に話しかけたくありませんでした。 3月と4月に突然、みんなが私に話しかけたがりました。 パンデミックは、私たちがこのように、ハイブリッドな方法でどのようにコミュニケーションをとっているのかを突然非常に意識した瞬間でした。」 それ以前は？ 「私たちは、会議がひどいことを当然のことと思っていました。これが人生のあり方でした。」

リードは同意しました。「パンデミックの最中に会議の爆発がありました。 会議はより多くなり、より長く続きました。 ビデオ会議後のビデオ会議後のビデオ会議。 私たちは今、より多くの会議に参加しており、ビジネスはそれらの会議で本当に成し遂げられる必要があります。 悪い会議は悪い会議の結果につながる可能性があるため、対処する必要があります。 そして、ハイブリッド会議では、今日それらがより重要である理由は、柔軟な作業がそれらを要求するからです。 人々が働きたい場所から働きたいという考え方に変化がありました。ハイブリッド会議は、どこからでも働いている人々をつなぐ唯一の方法です。」

ハイブリッドの課題

「ハイブリッド会議は非常に複雑なコミュニケーション環境をもたらします」とアレンは説明しました。 「対面の会議では、対面という1つのモダリティしかありません。 仮想では、通常、ビデオからビデオへの1つのモダリティがあります。 ハイブリッドを使用すると、対面、ビデオ対ビデオ、および場合によってはオーディオのみが可能になります。 電話の人のことを忘れたのと同じように、ビデオの人のことも忘れています。 つまり、あなたが直接会っている場合、あなたは実際にその会議で決定を下し、物事を起こさせるためのより多くの力を持っているということです。 一部の人々はそれを利用しています。」

これは、パンデミック前の時代からよく知られているジレンマであり、リモートで作業している人が意思決定やウォータークーラーのゴシップからも除外されていることに気付く可能性があります。 しかし、当時は遠隔地の状況はあまり一般的ではありませんでした。

リードは次のように説明しています。「すべての人の存在感を確保し、参加とコラボレーションの公平性を確立して、会議にどのように参加しても、あなたの意見が等しく評価され、聞かれるようにします。 それには、会議のリーダーと会議の出席者の側の努力が必要です。 ハイブリッド会議は、実際にはこれまでで最も包括的な種類の会議になる可能性がありますが、意図的なアプローチが必要です。 偶然に任せてしまうと、生産性が低下する可能性があります。」

会議用のビデオテクノロジーへのアクセスは、無料のプラットフォームの1つであろうと、Splash Studioのようなより手の込んだものであろうと、今や重要な役割を果たしています。 問題は、テクノロジーがスキルセットを上回っていることです。 「偶然ではないので、生産的なハイブリッド会議を開催するために必要なソフトウェア、ハードウェア、スキルウェアを理解する必要があります。」

スプラッシュは社内会議もサポートします

スプラッシュは、小規模、中規模、および大規模の顧客イベントのマーケティングプラットフォームとして最もよく知られているかもしれませんが、それは全体像の一部にすぎません。 「私たちの3番目に人気のあるユースケースは、フィールドマーケティングイベントと採用イベントに続く内部イベントです」とHolmen氏は述べています。 「優れた生産価値を提供するための設備がオフィスにない場合があるため、これらはより困難な場合があります。所有しているリソースをシフトする必要があります。」

Splash Studioは、そのコンテキストで明示的にテストされました。 「第4四半期にSplashStudioのベータテストを行っていたとき、すべての内部イベントに使用しました。複数のハイブリッドイベントがありました」とHolmen氏は述べています。 そのようなイベントの1つとして、彼らはアリゾナ州スコッツデールのリゾートに数日間旅行することをいとわないスタッフを飛ばしました。 希望したスタッフは自宅から電話をかけることができました。

「これは私たちにとって素晴らしいテストでした」とホルメンは言いました。「スコッツデールのリゾートと世界中の従業員のこの組み合わせを実行するのは非常に簡単であることがわかったからです。 とても楽しいアクティビティをしました。ブレイクアウトセッションがありました。 やりがいはありますが、適切なツールを使用して実行できます。」

通常、顧客は、より一般的なユースケースの1つとしてスプラッシュに投資し、社内会議にも使用できることに気付きます。

ハイブリッド会議を機能させる方法

しかし、リードとアレンが強調したように、適切なツールを用意するだけでは十分ではありません。 リーダーシップと出席者の両方の観点から、彼らが「スキルウェア」と呼んでいるもののハイライトを教えてくれるように依頼しました。

「リーダーにとって重要なことは？ 自分をファシリテーターとして認識しなければなりません」とアレンは言いました。 「これらのハイブリッド会議は非常に異なる場合があります。 1人は3人で、ビデオは2人、オーディオは1人です。 次は、直接2人、ビデオで5人になる可能性があります。 あなたは誰もが参加できるようにするための擁護者でなければなりません。 多くの場合、リーダーは「これが私たちが話していることです、行きなさい」と言います。 そうすれば、自然に起こることは、部屋の人々が素敵な会話をし、他のどこの人々もそうではないということです。」 リーダーは、名前で呼びかけるという意味でも、誰もが参加できる環境を作る必要があります。

リード氏は、リモコンを忘れないようにするための具体的な戦略があると述べた。 「そのうちの1つは、リモートが最初に話すことです。 これにより、声が確実に聞こえるだけでなく、会議室にいる全員の意識が高まります。」

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コインの反対側は、リモートが喜んで話す必要があるということです。 「人々は喜んで何かを言う準備ができている必要があります。そして彼らは「私は何も追加するものがありません」と言って快適である必要があり、それを言うのが悪いと感じないようにする必要があります。」

直接参加者が取り組むことができる戦略は、「室内の味方」になることです。たとえば、同僚のジェーンが事実上参加していることを知っていて、彼女に追加する価値があることがわかっている場合は、いつ自分を挿入するかをジェーンに任せるのではなく、室内の人としてあなたは彼女のために手を上げることができます。」

会議のような大規模なハイブリッドイベントはどうですか？ 「私はそれをトレーニングの観点から考えています」とリードは言いました。 私が本当にうまくいくと思うのは、情報共有をしている場合やスキルを教えようとしている場合、仮想環境で比較的簡単にできることです。大衆にそれを伝えることができるからです。 あなたはそれを非同期的に記録することさえでき、彼らは戻ってそれを見ることができます。 チームビルディングや本当にコラボレーションが必要なことのために私が予約している対面の瞬間。」

チームビルディングまたはコラボレーション？ 関係構築と転換につながる可能性のあるイベントマーケター向け。