성공적인 하이브리드 이벤트 실행의 문제를 해결하는 방법

" 우리는 플랫폼에서 고객이 이벤트를 예약할 때 가상, 대면 또는 하이브리드 여부를 확인할 수 있으며 일관되게 하이브리드를 답으로 보고 있습니다."

이벤트 마케팅 플랫폼 Splash의 CEO인 Eric Holmen은 하이브리드 이벤트에 대한 일관되고 지속적인 관심이 있는 것으로 보이는 우리의 관찰에 응답했습니다. 불과 1년 전, 270명의 이벤트 전문가를 대상으로 한 Splash의 설문 조사에 따르면 기업의 79%는 대면 이벤트가 재개된 후에도 온라인 구성 요소가 포함된 이벤트를 주최할 것으로 예상했습니다. 올해 1월로 빠르게 이동하고 무엇을 추측합니까? Splash의 최근 "Getting Back to Business" 설문조사에 따르면 그 수는 꾸준히 유지되고 있습니다. 79%의 기업이 2022년에 하이브리드 이벤트를 개최할 계획입니다.

설문조사의 다른 헤드라인은 다음과 같습니다.

• 50%의 기업이 2022년에 더 많은 대면 행사를 개최할 것으로 예상합니다.
• 기업의 46%는 2021년보다 2022년에 더 많은 가상 이벤트를 주최할 것으로 예상합니다.
• 2020년에는 28%에 불과했던 기업의 38%가 이벤트 마케팅 예산을 늘렸습니다.

Holmen은 하이브리드 이벤트의 지속적인 높은 수치에 대해 긍정적인 측면과 부정적인 측면을 모두 보고 있습니다. 그는 "지금은 6개월 후와 다른 이유가 있다고 생각한다"고 말했다. “현재로서는 직접 행사를 개최할 수 있을지 불확실하기 때문입니다. 하이브리드/가상 보험 정책은 내 콘텐츠를 시장에 출시하고 이벤트 목표를 놓치지 않을 수 있음을 의미합니다."

단순한 하이브리드 이벤트가 아닌 하이브리드 프로그램

그럼에도 불구하고 Splash의 고객 기반 사이에서 하이브리드 이벤트에 대한 흥분은 감지할 수 있습니다. “그들은 가상이 데이터베이스를 구축하는 데 적합하고 대면이 참석자를 전환하는 데 적합하다는 것을 알고 있습니다.”라고 그는 설명했습니다. “단순히 등록과 참석자, ROI가 모두 매우 중요한 것이 아니라 조금 뒤로 물러서서 미래의 이벤트 참석자가 될 수 있는 적합한 사람들의 데이터베이스를 구축하는 것이기도 합니다. "

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하이브리드 이벤트의 개념은 1년 전보다 조금 더 명확해졌지만 홀먼에게는 그것이 어떤 의미인지 물었습니다. "'이벤트'라는 단어는 정의가 너무 좋지 않습니다."라고 그는 상기시켰습니다. “생일 파티일 수도 있고 Dreamforce일 수도 있습니다. 이제 우리가 하이브리드에 대해 이야기하는 방식은 프로그램의 일부에 가깝습니다. 즉, 라이브 이벤트를 동시 방송하고 스트리밍하거나 나중에 라이브 이벤트를 다시 방송한다는 의미일 수 있습니다. 우리가 많이 보고 있는 것은 가상 이벤트 다음에 대면 이벤트가 있고 다른 가상 이벤트가 혼합될 수 있는 시퀀스의 일부라는 것입니다. 따라서 실제 이벤트보다 하이브리드 프로그램에 더 가깝습니다. "

그는 또한 더 작은 이벤트로 향하는 경향을 보고 있습니다. 하이브리드의 또 다른 부스트입니다. “팬데믹에서 벗어나면서 아주 분명한 것은 소규모의 대면 행사가 더 낫다는 것이었습니다. 승리는 친밀감이지만 매스를 만들기 어렵다. 따라서 50명 미만의 소규모 이벤트를 5~10개 개최하려는 경우 이벤트 프로그램에 필요한 질량을 얻으려면 가상 이벤트를 추가해야 하며 하이브리드 이벤트 프로그램이 .”

이러한 추세는 가상 및 하이브리드가 장기적으로 여기에 있음을 분명히 인정하는 Splash Studio의 1월 출시와 함께 가상 기능에 대한 Splash의 투자에 반영됩니다. "2년 전 Splash에 합류했을 때 저에게 가상 이벤트를 하고 있었냐고 물으셨다면 저는 "아니요, 우리가 강점이 있는 곳, 즉 대면 이벤트에 집중할 것"이라고 대답했을 것입니다." 고객의 목소리가 결정적인 요소였습니다. "고객들은 우리가 단순한 웨비나 플랫폼이 아닌 하나의 플랫폼을 원한다고 말했습니다 ."

지금까지 우리는 외부를 향한 고객 이벤트의 맥락에서 하이브리드 이벤트 프로그램에 대해 논의했습니다. 하지만 물론, 특히 직장으로의 이동이 계속됨에 따라 모든 사람에게 친숙한 하이브리드 이벤트의 또 다른 형태가 있습니다. 일부 직원은 참석하고 일부는 원격으로 참여하는 내부 하이브리드 이벤트입니다. 대규모 외부 및 소규모 내부 하이브리드 이벤트는 공통 딜레마에 직면해 있습니다. 원격 청중은 어떻게 소외감을 느끼지 않습니까?

개념적으로 하이브리드 내부 이벤트는 비디오 기능이 일반화되기 훨씬 이전으로, 그리고 누군가가 이를 "하이브리드"라고 부르기 이전으로 거슬러 올라갑니다. 전화 회의를 기억하십니까? 직원이 테이블에 둘러앉아 있고 한 명 이상의 직원이 스피커폰을 사용하는 회의는 대체로 무시되고 있습니다. 유타 대학교 회의 효율성 센터의 심리학자이자 교수이자 소장인 Joseph Allen은 "원격 회의가 특히 아무도 주목하지 않는 전화를 받는 사람의 경우 30,000개 이상의 데이터 포인트가 끔찍합니다."라고 말했습니다. .

회의가 왜 그렇게 무서운가?

"왜 회의가 그렇게 끔찍하고 아무도 그것에 대해 아무 조치도 취하지 않는 이유는 무엇입니까?" 그것이 자신을 "회의 과학자"라고 표현하는 Allen을 이끄는 질문입니다. 저게 뭐에요? “회의를 공부한다는 뜻이고, 전문 분야가 직장 회의라는 뜻입니다. 다양한 형태의 회의의 세계에 과학적 탐구의 원칙을 적용하는 사람입니다.”

Allen은 작년의 "Suddenly Virtual"의 후속작인 "Suddenly Hybrid"라는 책에서 Karin Reed와 공동 작업했습니다.

Reed는 파트너십에서 그녀의 역할을 설명했습니다. “저는 영상 커뮤니케이션 전문가입니다.”라고 그녀는 말했습니다. “저는 방송 저널리스트로 경력을 시작했고 그 과정에서 에미상과 다양한 상을 받았습니다. 저는 2004년에 회사를 그만두고 회사에서 제 기술을 적용했습니다. 전문 카메라 대변인으로 고용될 것이라는 사실을 알게 되었습니다. 그들은 코너 사무실에서 나와 함께 카메라에 출연하기 위해 사람들을 데려왔고 그들이 같은 수준에서 공연하기를 기대했습니다. 잘 되지 않는 경우가 많았습니다. 그래서 저는 자신이 카메라에 잘 전달될 거라고 상상도 하지 못한 사람들에게 바로 그런 것을 가르칠 수 있는 기회를 알게 되었습니다. 팬데믹 기간 동안 갑자기 모든 사람들이 카메라를 통해 말하고 있었기 때문에 이러한 기술은 미션 크리티컬이 되었습니다.”

Reed와 Allen은 상호 클라이언트를 통해 만난 후 함께 작업하기 시작했습니다. 두 권의 책 외에도 회의 및 회의 결과를 개선하는 방법에 대해 상담합니다. 특히 가상 또는 하이브리드 회의를 올바르게 진행하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다.

앨런은 " 2020년 2월에는 아무도 나와 이야기하고 싶어하지 않았다. 3월과 4월에 갑자기 모든 사람들이 저에게 이야기하고 싶어했습니다. 팬데믹은 갑자기 우리가 하이브리드 방식으로 이러한 방식으로 의사 소통하는 방식을 매우 잘 인식하게 된 순간이었습니다.” 그것 앞에? "우리는 회의가 끔찍하고 이것이 인생의 방식이라는 것을 당연하게 여겼습니다."

Reed는 이에 동의했습니다. “팬데믹 동안 회의 폭발이 있었습니다. 회의는 더 많아졌고 더 오래 지속되었습니다. 화상회의 후 화상회의 후 화상회의. 우리는 지금 더 많은 회의를 하고 있고 비즈니스는 그 회의에서 정말 끝내야 합니다. 나쁜 회의는 나쁜 회의 결과로 이어질 수 있으므로 해결해야 합니다. 그리고 하이브리드 회의가 오늘날 더 중요한 이유는 유연한 작업이 필요하기 때문입니다. 사람들이 일하고 싶은 곳에서 일할 수 있기를 원한다는 사고방식의 변화가 있었고 하이브리드 회의는 어디에서나 일하는 사람들을 연결할 수 있는 유일한 방법입니다.”

하이브리드의 도전

" 하이브리드 회의는 매우 복잡한 커뮤니케이션 환경을 도입합니다."라고 Allen은 설명했습니다. “대면 회의에는 단 하나의 양식이 있습니다. 바로 대면입니다. 가상의 경우 일반적으로 비디오 대 비디오라는 하나의 양식이 있습니다. 하이브리드를 통해 이제 대면, 비디오 대 비디오 및 잠재적으로 오디오 전용이 가능합니다. 전화 속의 사람을 잊은 것처럼 영상 속 사람도 잊는다. 이것이 의미하는 바는, 직접 만나면 실제로 그 회의에서 결정을 내리고 일이 일어나게 할 수 있는 더 많은 권한이 있다는 것입니다. 어떤 사람들은 그것을 이용합니다.”

이것은 원격으로 일하는 누군가가 의사 결정에서 제외되고 심지어 냉랭한 가십까지 닥칠 수 있었던 전염병 이전 시대에 익숙한 딜레마입니다. 그러나 그 당시에는 원격 상황이 덜 일반적이었습니다.

Reed는 다음과 같이 설명했습니다. “모든 사람이 참석할 수 있도록 하고 참여 및 공동 작업의 형평성을 창출하여 회의에 어떻게 참여하든 귀하의 의견이 동등하게 평가되고 경청될 수 있도록 합니다. 이를 위해서는 회의 리더와 회의 참석자 모두의 노력이 필요합니다. 하이브리드 회의는 실제로 현재까지 가장 포괄적인 회의가 될 수 있지만 의도적인 접근이 필요합니다. 운에 맡기면 생산성이 떨어질 수 있습니다.”

회의를 위한 비디오 기술에 대한 액세스는 이제 무료 플랫폼이든 Splash Studio와 같이 더 정교한 것이든 상관없이 테이블 스테이크입니다. 문제는 기술이 기술을 능가한다는 것입니다. "생산적인 하이브리드 회의를 하는 데 필요한 소프트웨어, 하드웨어 및 스킬웨어를 이해해야 합니다. 이는 우연히 발생하는 것이 아니기 때문입니다."

Splash는 내부 회의도 지원합니다.

Splash는 소규모, 중간 규모 및 대규모 고객 이벤트를 위한 마케팅 플랫폼으로 가장 잘 알려져 있을 수 있지만 이는 그림의 일부일 뿐입니다. "우리의 세 번째로 인기 있는 사용 사례는 현장 마케팅 이벤트 및 채용 이벤트에 이어 내부 이벤트입니다."라고 Holmen은 말했습니다. "때로는 사무실에 훌륭한 생산 가치를 제공할 장비가 없을 수 있기 때문에 더 어려운 경우가 있습니다. 보유한 자원으로 전환해야 합니다."

Splash Studio는 해당 컨텍스트에서 명시적으로 테스트되었습니다. Holmen은 "4분기 동안 Splash Studio를 베타 테스트할 때 모든 내부 이벤트에 이를 사용했으며 여러 하이브리드 이벤트도 있었습니다."라고 말했습니다. 그러한 행사 중 하나를 위해 그들은 며칠 동안 애리조나 주 스코츠데일 리조트로 기꺼이 여행할 직원을 태웠습니다. 선호하는 직원들은 집에서 전화를 걸 수 있었습니다.

Holmen은 "이것은 우리에게 훌륭한 테스트였습니다. 왜냐하면 Scottsdale의 리조트와 전 세계 직원의 조합을 실행하는 것이 매우 쉬웠기 때문입니다. 우리는 정말 재미있는 활동을 했습니다. 우리는 소그룹 세션을 가졌습니다. 어렵지만 올바른 도구를 사용하면 가능합니다.”

일반적으로 고객은 보다 일반적인 사용 사례 중 하나를 위해 Splash에 투자한 다음 내부 회의에도 사용할 수 있음을 깨닫습니다.

하이브리드 회의를 작동시키는 방법

그러나 Reed와 Allen이 강조했듯이 올바른 도구를 갖는 것만으로는 충분하지 않습니다. 우리는 그들에게 리더십과 참석자의 관점에서 그들이 "스킬웨어"라고 부르는 것의 하이라이트를 알려달라고 요청했습니다.

“리더에게 중요한 것은? 자신을 촉진자로 인식해야 합니다.”라고 Allen이 말했습니다. “이러한 하이브리드 회의는 매우 다를 수 있습니다. 하나는 비디오에 두 사람, 오디오에 한 사람이 있는 세 사람일 수 있습니다. 그 다음은 2명이 직접, 5명이 영상으로 나타날 수 있습니다. 모든 사람이 참여할 수 있도록 옹호해야 합니다. 많은 경우 리더는 '여기에 우리가 이야기하는 것이 있습니다. 가십시오.'라고 말합니다. 그렇게 하면 그 자리에 있는 사람들은 좋은 대화를 나누고 다른 사람들은 그렇지 않은 것이 당연할 것입니다.” 리더는 이름을 불러도 모두가 참여할 수 있는 환경을 조성해야 합니다.

Reed는 리모콘이 잊혀지지 않도록 하기 위한 구체적인 전략이 있다고 말했습니다. “그 중 하나는 리모컨이 먼저 말하는 것입니다. 그래야 그들의 목소리가 들릴 뿐만 아니라 회의실에 있는 모든 사람의 집단적 인식도 ​​높아집니다.”

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동전의 다른 면은 리모컨이 기꺼이 대화할 수 있어야 한다는 것입니다. Allen은 다음과 같이 말했습니다. "사람들은 기꺼이 말할 준비가 되어 있어야 하며 '추가할 것이 없습니다'라고 말하는 것이 편안해야 하며 그렇게 말하는 것이 나쁘다는 느낌이 없어야 합니다."라고 Allen이 말했습니다.

직접 참석자가 작업할 수 있는 전략은 "회의실 동료"가 되는 것입니다. Reed는 다음과 같이 말했습니다. 언제 삽입할지 제인에게 맡기는 대신 방에 있는 당신이 그녀를 위해 손을 들어줄 수 있습니다.”

컨퍼런스와 같은 대규모 하이브리드 이벤트는 어떻습니까? Reed는 다음과 같이 말했습니다. 제가 정말 잘하는 것은 정보 공유를 하거나 기술을 가르치려고 하는 경우 가상 환경에서 비교적 쉽게 수행할 수 있다는 것입니다. 대중에게 공개할 수 있기 때문입니다. 당신은 그것을 비동기식으로 기록할 수도 있고 그들이 돌아가서 그것을 볼 수도 있습니다. 팀 빌딩이나 협업이 정말 필요한 일을 위해 개인적으로 예약하는 순간입니다.”

팀 빌딩 또는 협업? 관계 구축 및 전환으로 이어질 수 있는 이벤트 마케팅 담당자를 위한 것입니다.