วิธีจัดการกับความท้าทายของการจัดงานไฮบริดที่ประสบความสำเร็จ

“ เราสามารถเห็นได้ในแพลตฟอร์ม เมื่อลูกค้าของเราจัดกำหนดการกิจกรรม ไม่ว่าพวกเขาจะทำแบบเสมือน ต่อหน้าหรือแบบผสม และเราเห็นอย่างต่อเนื่องว่าไฮบริดเป็นคำตอบของพวกเขา”

Eric Holmen ซีอีโอของแพลตฟอร์มการตลาดงานอีเวนต์ Splash ตอบสนองต่อข้อสังเกตของเราว่าดูเหมือนว่าจะมีความสนใจอย่างต่อเนื่องและยั่งยืนในกิจกรรมแบบผสม กว่าหนึ่งปีที่ผ่านมา การสำรวจผู้เชี่ยวชาญด้านกิจกรรม 270 แห่งของ Splash พบว่า 79% ของบริษัทต่างๆ คาดว่าจะจัดงานที่มีองค์ประกอบออนไลน์ แม้แต่ครั้งเดียวที่กิจกรรมแบบตัวต่อตัวกลับมาทำงานอีกครั้ง กรอไปข้างหน้าถึงมกราคมปีนี้และคาดเดาอะไร? แบบสำรวจล่าสุดของ Splash “Getting Back to Business” แสดงให้เห็นว่าตัวเลขยังคงมีเสถียรภาพ: 79% ของบริษัทต่างๆ วางแผนที่จะจัดงานแบบไฮบริดในปี 2022

พาดหัวข่าวอื่นๆ จากการสำรวจรวมถึง:

• 50% ของบริษัทคาดว่าจะจัดงานแบบตัวต่อตัวมากขึ้นในปี 2022
• 46% ของบริษัทคาดว่าจะจัดกิจกรรมเสมือนจริงในปี 2565 มากกว่าในปี 2564
• 38% ของบริษัทต่างๆ เพิ่มงบประมาณการตลาดงานอีเวนต์ เทียบกับเพียง 28% ในปี 2020

Holmen มองเห็นทั้งแง่บวกและด้านลบต่อจำนวนที่สูงอย่างต่อเนื่องสำหรับเหตุการณ์ไฮบริด “ผมคิดว่าตอนนี้มันมีเหตุผลที่ต่างไปจากที่ควรจะเป็นในอีก 6 เดือนนับจากนี้” เขากล่าว “ตอนนี้เป็นเพราะความไม่แน่นอนว่าจะสามารถจัดงานแบบตัวต่อตัวได้หรือไม่ นโยบายการประกันแบบไฮบริด/เสมือนหมายความว่าฉันยังคงนำเนื้อหาของฉันออกสู่ตลาดและไม่พลาดเป้าหมายงานของฉัน”

โปรแกรมไฮบริด ไม่ใช่แค่งานอีเวนต์แบบไฮบริด

อย่างไรก็ตาม ความตื่นเต้นเกี่ยวกับเหตุการณ์แบบผสมผสานระหว่างฐานลูกค้าของ Splash นั้นชัดเจน “พวกเขาเห็นว่าระบบเสมือนจริงนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างฐานข้อมูล ในขณะที่ตัวบุคคลนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการเปลี่ยนผู้เข้าร่วม” เขาอธิบาย “มันไม่ใช่แค่เกี่ยวกับการลงทะเบียนและผู้ที่เข้าร่วมและ ROI – ซึ่งทั้งหมดมีความสำคัญมาก – แต่การก้าวถอยหลังเล็กน้อย มันยังเกี่ยวกับการสร้างฐานข้อมูลของบุคคลที่เหมาะสมที่อาจจะเป็นผู้เข้าร่วมกิจกรรมในอนาคต “

อ่านต่อไป: กลัวคลื่น Omicron นักการตลาดมีโอกาสน้อยที่จะเข้าร่วมการประชุมแบบตัวต่อตัวที่กำลังจะมีขึ้น

แนวคิดของงานไฮบริดอาจชัดเจนกว่าปีที่แล้วเล็กน้อย แต่เราถามถึงความหมายของ Holmen “คำว่า 'เหตุการณ์' มีคำจำกัดความที่แย่มาก” เขาเตือนเรา “อาจเป็นงานวันเกิดหรืออาจเป็น Dreamforce วิธีที่เรากำลังพูดถึงไฮบริดตอนนี้มันเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมมากกว่า นั่นอาจหมายความว่าคุณกำลังจำลองเหตุการณ์สดและสตรีม หรืออาจหมายความว่าคุณจะต้องออกอากาศรายการสดอีกครั้งในภายหลัง สิ่งที่เราเห็นบ่อยคือมันเป็นส่วนหนึ่งของซีเควนซ์ที่คุณอาจมีเหตุการณ์เสมือนตามด้วยเหตุการณ์ในคน และอาจปะปนกันในเหตุการณ์เสมือนอื่น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องเกี่ยวกับโปรแกรมไฮบริดมากกว่าเกี่ยวกับเหตุการณ์จริง ”

เขายังเห็นแนวโน้มไปสู่เหตุการณ์เล็ก ๆ ซึ่งเป็นอีกหนึ่งแรงผลักดันสำหรับไฮบริด “การออกมาจากการแพร่ระบาด สิ่งที่ชัดเจนมากคือเหตุการณ์ส่วนตัวที่มีขนาดเล็กจะดีกว่า ชัยชนะคือความสนิทสนม แต่เป็นการยากที่จะสร้างมวลชน ดังนั้น หากคุณกำลังจะจัดงานเล็กๆ ห้าหรือสิบงานโดยมีผู้เข้าร่วมไม่ถึงห้าสิบคน เพื่อให้ได้มวลที่คุณต้องการสำหรับโปรแกรมงานของคุณ คุณอาจต้องเสริมด้วยงานเสมือน และเราจะพิจารณาว่าเป็นโปรแกรมงานแบบผสม ”

แนวโน้มเหล่านี้สะท้อนให้เห็นในการลงทุนของ Splash ในด้านความสามารถเสมือนจริงด้วยการเปิดตัว Splash Studio ในเดือนมกราคม การยอมรับอย่างชัดเจนว่าระบบเสมือนและแบบไฮบริดอยู่ที่นี่ในระยะยาว “ถ้าคุณถามฉันว่าฉันเข้าร่วม Splash เมื่อ 2 ปีที่แล้ว เราจะทำกิจกรรมเสมือนจริงไหม ฉันคงตอบว่า ไม่ เราจะโฟกัสจุดที่เราแข็งแกร่ง ไปที่กิจกรรมแบบตัวต่อตัว” เสียงของลูกค้าเป็นปัจจัยชี้ขาด “ลูกค้าบอกว่า เราต้องการแพลตฟอร์มที่ไม่ใช่แค่แพลตฟอร์มการสัมมนาผ่านเว็บ ”

จนถึงตอนนี้ เราได้พูดคุยกันถึงโปรแกรมงานอีเวนต์แบบไฮบริดในบริบทของเหตุการณ์ที่ลูกค้าเผชิญหน้ากัน แต่แน่นอนว่ายังมีอีเวนต์แบบไฮบริดอีกรูปแบบหนึ่งที่ทุกคนคุ้นเคย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการกลับไปยังที่ทำงานยังคงดำเนินต่อไป นั่นคืองานไฮบริดภายใน โดยมีพนักงานบางส่วนและบางส่วนเข้าร่วมจากระยะไกล เหตุการณ์ลูกผสมภายในและภายนอกที่ใหญ่ขึ้นและเล็กเผชิญกับภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออก ผู้ชมทางไกลไม่รู้สึกถูกทอดทิ้งอย่างไร?

ตามแนวคิดแล้ว เหตุการณ์ภายในแบบไฮบริดจะย้อนกลับไปก่อนที่ความสามารถของวิดีโอจะกลายเป็นเรื่องธรรมดา และก่อนที่ใครจะเรียกพวกเขาว่า "ไฮบริด" จำการประชุมทางโทรศัพท์? การประชุมที่มีพนักงานนั่งอยู่รอบโต๊ะ บวกกับพนักงานหนึ่งคนหรือมากกว่าโดยใช้สปีกเกอร์โฟน ส่วนใหญ่จะถูกเพิกเฉย โจเซฟ อัลเลน นักจิตวิทยา ศาสตราจารย์ และผู้อำนวยการศูนย์ประสิทธิผลการประชุมแห่งมหาวิทยาลัยยูทาห์ กล่าวว่า "ฉันมีข้อมูล 30,000 จุดหรือมากกว่านั้นที่การประชุมทางไกลแย่มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคนที่กำลังคุยโทรศัพท์อยู่ซึ่งไม่มีใครสนใจ .

ทำไมการประชุมจึงแย่มาก?

“ทำไมการประชุมถึงแย่มาก และทำไมไม่มีใครทำอะไรเกี่ยวกับมันเลย” นั่นเป็นคำถามที่ผลักดันให้อัลเลน ผู้ซึ่งเรียกตัวเองว่าเป็น นั่นคืออะไร? “หมายความว่าฉันศึกษาการประชุม ความเชี่ยวชาญของฉันคือการประชุมในที่ทำงาน เป็นคนที่นำหลักการของการไต่สวนทางวิทยาศาสตร์มาใช้กับโลกแห่งการประชุมในทุกรูปแบบ”

Allen ได้ร่วมงานกับ Karin Reed ในหนังสือที่เพิ่งเปิดตัว “Suddenly Hybrid” ซึ่งเป็นภาคต่อของ “Suddenly Virtual” ของปีที่แล้ว

รีดอธิบายบทบาทของเธอในการเป็นหุ้นส่วน “ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารผ่านวิดีโอ” เธอกล่าว “ฉันเริ่มต้นอาชีพการเป็นนักข่าวออกอากาศ ได้รับรางวัลเอ็มมี่ตลอดเส้นทาง และรางวัลอื่นๆ อีกมากมาย ฉันออกจากธุรกิจในปี 2547 เพื่อใช้ทักษะของฉันในโลกธุรกิจ ฉันพบว่าฉันจะได้รับการว่าจ้างให้เป็นโฆษกหน้ากล้องมืออาชีพ พวกเขากำลังนำผู้คนจากห้องทำงานหัวมุมมาปรากฏตัวที่กล้องข้างๆ ฉัน และคาดหวังให้พวกเขาแสดงในระดับเดียวกัน ที่มักจะไปไม่ดี ดังนั้นฉันจึงตระหนักถึงโอกาสนี้ในการสอนคนที่ไม่เคยคิดว่าพวกเขาจะเป็นผู้สื่อสารในกล้องที่ดีให้เป็นเช่นนั้น ระหว่างการระบาดใหญ่ ทักษะเหล่านั้นกลายเป็นภารกิจสำคัญ เพราะจู่ๆ ทุกคนก็พูดผ่านกล้อง”

Reed และ Allen เริ่มทำงานร่วมกันหลังจากพบกันผ่านลูกค้าร่วมกัน นอกจากหนังสือทั้งสองเล่มแล้ว พวกเขายังให้คำปรึกษาเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงการประชุมและผลการประชุม การรับการประชุม — โดยเฉพาะแบบเสมือนหรือแบบผสม— สิทธิ์ไม่เคยมีความสำคัญมากไปกว่านี้

“ ในเดือนกุมภาพันธ์ 2020” Allen กล่าว “ไม่มีใครต้องการคุยกับฉัน ในเดือนมีนาคมและเมษายน จู่ๆ ทุกคนก็อยากคุยกับฉัน การแพร่ระบาดเป็นช่วงเวลาหนึ่งที่จู่ๆ เราก็ตระหนักดีถึงวิธีที่เราสื่อสารในลักษณะนี้ ในรูปแบบลูกผสม” ก่อนหน้านั้น? “เราแค่คิดว่าการประชุมแย่มาก และนี่คือวิถีชีวิต”

รี้ดตกลง: “มีการประชุมระเบิดระหว่างการระบาดใหญ่ การประชุมมีจำนวนมากขึ้นและยาวนานขึ้น การประชุมทางวิดีโอหลังการประชุมทางวิดีโอหลังการประชุมทางวิดีโอ ขณะนี้เรากำลังประชุมกันมากขึ้นและธุรกิจจำเป็นต้องทำให้เสร็จในการประชุมเหล่านั้น การประชุมที่ไม่ดีสามารถนำไปสู่ผลลัพธ์การประชุมที่ไม่ดี ดังนั้นจำเป็นต้องแก้ไข และด้วยการประชุมแบบผสม เหตุผลที่ทำให้พวกเขามีความสำคัญมากขึ้นในปัจจุบันก็คืองานที่ยืดหยุ่นต้องการพวกเขา มีการเปลี่ยนแปลงทางความคิดที่ผู้คนต้องการสามารถทำงานจากที่ที่พวกเขาต้องการทำงาน และการประชุมแบบผสมผสานเป็นวิธีเดียวที่จะเชื่อมโยงผู้คนที่ทำงานจากทุกที่เข้าด้วยกัน”

ความท้าทายของไฮบริด

" การประชุมแบบไฮบริดทำให้เกิดสภาพแวดล้อมในการสื่อสารที่ซับซ้อนมาก" อัลเลนอธิบาย “ด้วยการประชุมแบบเห็นหน้ากัน มีรูปแบบเดียวเท่านั้น - ตัวต่อตัว ด้วยระบบเสมือน โดยทั่วไปแล้ว คุณจะมีรูปแบบวิดีโอต่อวิดีโอเพียงรูปแบบเดียว เมื่อใช้ไฮบริด ตอนนี้ คุณมีแบบเห็นหน้า วิดีโอต่อวิดีโอ และอาจรวมถึงเสียงเท่านั้น เช่นเดียวกับที่เราลืมคนในโทรศัพท์ เราก็ลืมคนในวิดีโอด้วย นั่นหมายความว่า ถ้าคุณอยู่ต่อหน้า คุณจะมีอำนาจมากขึ้นในการประชุมครั้งนั้นในการตัดสินใจและทำให้สิ่งต่างๆ เกิดขึ้น บางคนใช้ประโยชน์จากสิ่งนั้น”

นั่นเป็นภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกที่คุ้นเคยในช่วงก่อนเกิดโรคระบาด เมื่อมีคนที่ทำงานจากระยะไกลอาจพบว่าตัวเองถูกละเลยจากการตัดสินใจและแม้แต่เรื่องซุบซิบที่ระบายความร้อนด้วยน้ำ แต่สถานการณ์ที่ห่างไกลนั้นพบได้ไม่บ่อยนักในตอนนั้น

รี้ดอธิบายว่า: “ดูแลให้ทุกคนมีส่วนร่วม พยายามสร้างการมีส่วนร่วมและความเท่าเทียมในการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าคุณจะเข้าร่วมการประชุมอย่างไร ความคิดเห็นของคุณก็มีค่าและรับฟังอย่างเท่าเทียมกัน ที่ต้องใช้ความพยายามในส่วนของหัวหน้าการประชุมตลอดจนในส่วนของผู้เข้าร่วมประชุม การประชุมแบบไฮบริดอาจเป็นการประชุมที่ครอบคลุมมากที่สุดในปัจจุบัน แต่ต้องมีแนวทางโดยเจตนา หากปล่อยให้เป็นไปตามโอกาส คุณก็อาจต้องลงเอยด้วยผลผลิตที่ลดลง”

การเข้าถึงเทคโนโลยีวิดีโอสำหรับการประชุมในขณะนี้เป็นเดิมพันบนโต๊ะ ไม่ว่าจะเป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มฟรีหรือสิ่งที่ซับซ้อนกว่าเช่น Splash Studio ปัญหาคือเทคโนโลยีได้แซงหน้าชุดทักษะ “คุณต้องเข้าใจซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และสกิลแวร์ที่จำเป็นเพื่อให้สามารถประชุมแบบไฮบริดได้อย่างมีประสิทธิผล เพราะสิ่งเหล่านี้ไม่ได้เกิดขึ้นโดยบังเอิญ”

Splash รองรับการประชุมภายในด้วย

Splash อาจเป็นที่รู้จักกันเป็นอย่างดีในฐานะแพลตฟอร์มการตลาดสำหรับกิจกรรมของลูกค้าขนาดเล็ก กลาง และใหญ่ แต่นั่นเป็นเพียงส่วนหนึ่งของภาพเท่านั้น “กรณีการใช้งานที่ได้รับความนิยมสูงสุดอันดับสามของเราคืองานกิจกรรมภายใน ต่อจากกิจกรรมการตลาดภาคสนามและกิจกรรมการสรรหาบุคลากร” Holmen กล่าว “บางครั้งสิ่งเหล่านั้นก็ท้าทายกว่าเพราะคุณอาจไม่มีอุปกรณ์ในสำนักงานเพื่อให้ได้มูลค่าการผลิตที่ดี คุณต้องเปลี่ยนแปลงด้วยทรัพยากรที่คุณมี”

Splash Studio ได้รับการทดสอบอย่างชัดเจนในบริบทนั้น "เมื่อเราทำการทดสอบเบต้า Splash Studio ในช่วงไตรมาสที่สี่ เราใช้มันสำหรับกิจกรรมภายในทั้งหมดของเรา" Holmen กล่าว "และเรามีกิจกรรมไฮบริดหลายรายการ" สำหรับเหตุการณ์ดังกล่าว พวกเขาได้ส่งพนักงานที่เต็มใจจะเดินทางไปยังรีสอร์ทสกอตส์เดล รัฐแอริโซนาเป็นเวลาสองสามวัน พนักงานที่ต้องการสามารถโทรจากที่บ้านได้

"นี่เป็นการทดสอบที่ยอดเยี่ยมสำหรับเรา" Holmen กล่าว "เพราะเป็นเรื่องง่ายสำหรับเราในการดำเนินการรวมรีสอร์ตในสกอตส์เดลร่วมกับพนักงานทั่วโลก พวกเราได้ทำกิจกรรมที่สนุกจริงๆ พวกเรามีเซสชั่นการฝ่าวงล้อม มันท้าทายแต่สามารถทำได้ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม”

โดยทั่วไปแล้ว ลูกค้าจะลงทุนใน Splash สำหรับกรณีการใช้งานทั่วไปอย่างหนึ่ง จากนั้นจึงตระหนักว่าสามารถใช้สำหรับการประชุมภายในได้เช่นกัน

วิธีทำให้การประชุมแบบไฮบริดทำงาน

แต่อย่างที่รีดและอัลเลนเน้นย้ำ แค่มีเครื่องมือที่เหมาะสมไม่เพียงพอ เราขอให้พวกเขาบอกไฮไลท์ของสิ่งที่พวกเขาเรียกว่า “สกิลแวร์” แก่เรา ทั้งจากมุมมองของผู้นำและผู้เข้าร่วม

“สิ่งสำคัญสำหรับผู้นำ? คุณต้องยอมรับว่าตัวเองเป็นผู้อำนวยความสะดวก” อัลเลนกล่าว “การประชุมแบบผสมเหล่านี้อาจแตกต่างกันมาก หนึ่งอาจเป็นสามคนต่อหน้าโดยมีสองคนอยู่ในวิดีโอและอีกคนหนึ่งอยู่ในเสียง ถัดไปอาจเป็นคนสองคนและห้าคนในวิดีโอ คุณต้องเป็นผู้สนับสนุนให้ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้ หลายครั้งที่ผู้นำพูดว่า 'นี่คือสิ่งที่เรากำลังพูดถึง ไป' หากคุณทำเช่นนั้น สิ่งที่เป็นธรรมชาติที่จะเกิดขึ้นคือผู้คนในห้องสนทนากันอย่างสนุกสนาน และคนอื่นๆ จะไม่พูดคุยกัน” ผู้นำต้องสร้างสภาพแวดล้อมที่ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้ แม้ว่าจะหมายถึงการเรียกชื่อบุคคลก็ตาม

Reed กล่าวว่ามีกลยุทธ์เฉพาะเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ลืมรีโมท “หนึ่งในนั้นคือรีโมทพูดก่อน ไม่เพียงแต่ทำให้มั่นใจว่าได้ยินเสียงของพวกเขาเท่านั้น แต่ยังเพิ่มการรับรู้โดยรวมของทุกคนในห้องประชุมอีกด้วย”

อ่านต่อไป: กิจกรรมเสมือนจริง — คู่มือนักการตลาดขั้นสุดยอด

อีกด้านหนึ่งของเหรียญคือรีโมทต้องเต็มใจที่จะพูด “ผู้คนต้องเต็มใจและพร้อมที่จะพูดอะไรบางอย่าง” อัลเลนกล่าว “และพวกเขาต้องสบายใจที่จะพูดว่า 'ฉันไม่มีอะไรจะเพิ่มเติม' และไม่รู้สึกว่ามันไม่ดีที่จะพูดแบบนั้น”

กลยุทธ์ที่ผู้เข้าร่วมประชุมแบบตัวต่อตัวสามารถทำงานเป็น "พันธมิตรในห้อง" รี้ดกล่าว "ตัวอย่างเช่น หากคุณทราบว่าเจนเพื่อนร่วมงานของคุณเข้าร่วมเสมือนจริงและคุณรู้ว่าเธอมีคุณค่าที่จะเพิ่ม แทนที่จะปล่อยให้เจนคิดเองเออเองว่าเมื่อไร คุณเป็นคนในห้องสามารถยกมือให้เธอได้”

แล้วงานไฮบริดสเกลขนาดใหญ่เช่นการประชุมล่ะ? “ฉันคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้จากมุมมองของการฝึกอบรม” รีดกล่าว “และวิธีนำเสนอสื่อของฉัน สิ่งที่ฉันพบว่าใช้ได้ผลดีจริง ๆ คือ ถ้าคุณแค่แบ่งปันข้อมูลหรือพยายามสอนทักษะ ฉันพบว่ามันค่อนข้างง่ายที่จะทำในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง เพราะคุณสามารถเผยแพร่ให้คนทั่วไปรู้ได้ คุณยังสามารถบันทึกแบบอะซิงโครนัสและพวกเขาสามารถย้อนกลับไปดูได้ ช่วงเวลาส่วนตัวเหล่านั้นที่ฉันสงวนไว้สำหรับการสร้างทีมหรือสิ่งที่ต้องการความร่วมมือจริงๆ”

การสร้างทีมหรือการทำงานร่วมกัน? สำหรับนักการตลาดเหตุการณ์ที่อาจแปลเป็นการสร้างความสัมพันธ์และการแปลง