Как решить проблемы проведения успешных гибридных мероприятий

« Мы можем видеть на платформе, когда наши клиенты планируют мероприятия, независимо от того, проводят ли они виртуальные, личные или гибридные мероприятия, и мы постоянно рассматриваем гибрид как их ответ».

Эрик Холмен, генеральный директор платформы событийного маркетинга Splash, ответил на наше наблюдение о том, что интерес к гибридным мероприятиям, похоже, сохраняется. Чуть более года назад проведенный Splash опрос 270 специалистов по организации мероприятий показал, что 79% компаний ожидают проведения мероприятий, включающих онлайн-компонент, даже после возобновления личных мероприятий. Перенесемся в январь этого года и знаете что? Последнее исследование Splash «Возвращение к бизнесу» показывает, что это число остается стабильным: 79% компаний планируют проводить гибридные мероприятия в 2022 году.

Среди других заголовков опроса:

• 50% компаний планируют проводить больше личных мероприятий в 2022 году.
• 46% компаний планируют провести больше виртуальных мероприятий в 2022 году, чем в 2021 году.
• 38% компаний увеличили свои бюджеты на событийный маркетинг по сравнению с 28% в 2020 году.

Холмен видит как положительный, так и отрицательный аспект этого неизменно высокого числа гибридных событий. «Я думаю, что сейчас это происходит по другой причине, чем через шесть месяцев», — сказал он. «Сейчас это связано с неуверенностью в том, удастся ли провести личное мероприятие. Гибридный/виртуальный страховой полис означает, что я по-прежнему могу выводить свой контент на рынок и не упускать свои цели».

Гибридные программы, а не просто гибридные мероприятия

Тем не менее, волнение по поводу гибридных мероприятий среди клиентов Splash ощутимо. «Они видят, что виртуальный формат отлично подходит для создания базы данных, а личный — для привлечения посетителей», — пояснил он. «Речь идет не только о регистрациях, посетителях и рентабельности инвестиций — все это очень важно, — но, отступив немного назад, речь идет также о создании базы данных нужных людей, которые могут быть будущими посетителями мероприятия. “

Читать далее: Опасаясь волны Omicron, маркетологи с меньшей вероятностью будут посещать предстоящие очные конференции

Концепция гибридного мероприятия может быть немного яснее, чем год назад, но мы спросили, что это значит для Холмена. «У слова «событие» такое плохое определение, — напомнил он нам. «Это может быть вечеринка по случаю дня рождения или это может быть Dreamforce. То, как мы сейчас говорим о гибридах, — это скорее часть программы; это может означать, что вы одновременно транслируете событие в прямом эфире и транслируете его, или это может означать, что вы собираетесь повторно транслировать событие в прямом эфире позже. То, что мы часто видим, — это часть последовательности, в которой у вас может быть виртуальное событие, за которым следует личное мероприятие, и, возможно, смешанное с другим виртуальным событием: так что это больше о гибридной программе, чем о фактическом событии. ”

Он также видит тенденцию к более мелким мероприятиям — еще один импульс для гибрида. «После пандемии стало совершенно ясно, что небольшие личные мероприятия лучше. Выигрыш в близости, но сложно нарастить массу. Так что, если вы собираетесь провести пять или десять небольших мероприятий с участием менее пятидесяти человек, чтобы получить необходимую массу для вашей программы мероприятий, вам, вероятно, придется дополнить ее виртуальными, и мы считаем, что гибридная программа мероприятий ».

Эти тенденции отражены в инвестициях Splash в виртуальные возможности с январским запуском Splash Studio, что является явным признанием того, что виртуальные и гибридные технологии существуют надолго. «Если бы вы спросили меня, когда я присоединился к Splash два года назад, будем ли мы проводить виртуальные мероприятия, я бы сказал: нет, мы собираемся сосредоточиться на том, в чем мы сильны, на личных мероприятиях». Голос клиента был решающим фактором. «Клиенты говорили, что нам нужна одна платформа, а не просто платформа для вебинаров ».

До сих пор мы обсуждали гибридные программы мероприятий в контексте мероприятий для клиентов, ориентированных на внешний мир, но, конечно же, есть и другая форма гибридных мероприятий, с которой все знакомы, особенно в связи с продолжающимся возвратом к рабочему месту. Это внутреннее гибридное мероприятие, в котором некоторые сотрудники присутствуют, а некоторые участвуют удаленно. Крупные внешние и небольшие внутренние гибридные события сталкиваются с общей дилеммой. Как удаленная аудитория не чувствует себя обделенной?

По идее, гибридные внутренние события появились еще до того, как возможности видео стали обычным явлением — и до того, как кто-либо назвал бы их «гибридными». Помните телеконференции? Те встречи, на которых сотрудники сидят за столом, а также один или несколько сотрудников говорят по громкой связи, в основном игнорируются. «У меня есть 30 000 или более точек данных о том, что телеконференции ужасны, особенно для человека по телефону, на которого никто не обращает внимания», — сказал Джозеф Аллен, психолог, профессор и директор Центра эффективности совещаний в Университете Юты. .

Почему собрания такие ужасные?

«Почему собрания такие ужасные и почему никто ничего с этим не делает?» Это вопрос, который движет Алленом, который описывает себя как «учёного-встреча». Что это? «Это означает, что я изучаю встречи, что моя область знаний — это встречи на рабочем месте. Это тот, кто применяет принципы научного исследования к миру совещаний во всех их различных формах».

Аллен сотрудничал с Карин Рид над только что вышедшей книгой «Внезапно гибрид», продолжением прошлогодней «Внезапно виртуально».

Рид объяснила свою роль в партнерстве. «Я эксперт по видеосвязи, — сказала она. «Я начал свою карьеру в качестве тележурналиста, за это время получил премию «Эмми» и множество других наград. Я ушел из бизнеса в 2004 году, чтобы применить свои навыки в корпоративном мире. Я обнаружил, что меня наймут в качестве профессионального представителя на камеру. Они приводили людей из углового офиса, чтобы они снимались рядом со мной, и ожидали, что они будут работать на том же уровне. Это часто не шло хорошо. Так что я увидел эту возможность научить людей, которые никогда не представляли, что они будут хорошими коммуникаторами на камеру, быть именно такими. Во время пандемии эти навыки стали критически важными, потому что внезапно все стали говорить через камеру».

Рид и Аллен начали работать вместе после встречи через общих клиентов. В дополнение к двум книгам они консультируют о том, как улучшить встречи и их результаты. Правильное проведение совещаний — особенно виртуальных или гибридных — никогда не было таким важным.

« В феврале 2020 года, — сказал Аллен, — никто не хотел со мной разговаривать. В марте и апреле вдруг все захотели со мной поговорить. Пандемия была моментом времени, когда мы внезапно осознали, как мы общаемся таким образом, гибридными способами». До этого? «Мы просто считали само собой разумеющимся, что встречи были ужасными, и такова была жизнь».

Рид согласился: «Во время пандемии произошел взрыв собраний. Встречи становились более многочисленными и длились дольше. Видеовстреча после видеовстречи после видеовстречи. Сейчас у нас больше совещаний, и на этих собраниях действительно нужно решать дела; плохие встречи могут привести к плохим результатам встречи, так что это необходимо решить. А с гибридными собраниями причина, по которой они сегодня более важны, заключается в том, что они требуют гибкой работы. Произошло изменение мышления, когда люди хотят иметь возможность работать там, где они хотят работать, и гибридные собрания — единственный способ объединить людей, которые работают из любого места».

Проблемы гибрида

« Гибридные встречи создают очень сложную коммуникативную среду, — объяснил Аллен. «При встрече лицом к лицу есть только один способ – лицом к лицу. С виртуальным у вас обычно есть одна модальность, видео-в-видео. С гибридом теперь у вас есть возможность общаться лицом к лицу, видео-к-видео и, возможно, только аудио. Так же, как мы забыли о людях по телефону, мы забыли и о людях на видео. Это означает, что если вы присутствуете лично, у вас на самом деле больше власти на этом собрании, чтобы принимать решения и добиваться того, чтобы что-то произошло. Некоторые этим пользуются».

Эта дилемма знакома с допандемических дней, когда кто-то, работающий удаленно, мог оказаться исключенным из процесса принятия решений и даже просто болтать о сплетнях. Но удаленная ситуация тогда была менее распространена.

Рид объяснил: «Обеспечение присутствия для всех, попытка создать равное участие и сотрудничество, чтобы независимо от того, как вы присоединяетесь к собранию, ваше мнение одинаково ценилось и было услышано. Это требует усилий со стороны руководителя собрания, а также со стороны участников собрания. Гибридные встречи на сегодняшний день могут быть самым инклюзивным видом встреч, но они требуют преднамеренного подхода. Если оставить все на волю случая, вы можете столкнуться с падением производительности».

Доступ к видеотехнологиям для совещаний теперь является ставкой, будь то одна из бесплатных платформ или что-то более сложное, например Splash Studio. Проблема в том, что технология опередила набор навыков. «Вы должны понимать, какое программное обеспечение, аппаратное обеспечение и навыки необходимы для проведения продуктивных гибридных совещаний, потому что они не случаются случайно».

Splash также поддерживает внутренние встречи

Splash может быть наиболее известен как маркетинговая платформа для небольших, средних и крупных клиентских мероприятий, но это только часть картины. «Третий по популярности вариант использования — это внутренние мероприятия, следующие за выездными маркетинговыми мероприятиями и рекрутинговыми мероприятиями», — сказал Холмен. «Иногда это сложнее, потому что у вас может не быть оборудования в офисе, чтобы обеспечить хорошие производственные показатели — вам нужно вносить изменения с теми ресурсами, которые у вас есть».

Splash Studio была специально протестирована в этом контексте. «Когда мы проводили бета-тестирование Splash Studio в четвертом квартале, мы использовали его для всех наших внутренних мероприятий, — сказал Холмен, — и у нас было несколько гибридных мероприятий». На одно из таких мероприятий они направили сотрудников, желающих поехать на несколько дней на курорт в Скоттсдейле, штат Аризона. Те сотрудники, которые предпочли, могли позвонить из дома.

«Для нас это было большим испытанием, — сказал Холмен, — потому что нам оказалось очень легко реализовать эту комбинацию курорта в Скоттсдейле с сотрудниками по всему миру. Мы провели несколько действительно забавных мероприятий, у нас были секционные сессии. Это сложно, но это можно сделать с помощью правильных инструментов».

Обычно клиенты инвестируют в Splash для одного из наиболее распространенных вариантов использования, а затем понимают, что его можно использовать и для внутренних совещаний.

Как заставить гибридные собрания работать

Но, как подчеркивали Рид и Аллен, недостаточно просто иметь правильные инструменты. Мы попросили их рассказать нам об основных моментах того, что они называют «программным обеспечением навыков», как с точки зрения руководства, так и с точки зрения участников.

«Ключевая вещь для лидера? Вы должны признать себя фасилитатором», — сказал Аллен. «Эти гибридные встречи могут быть очень разными. Можно быть тремя людьми лично с двумя людьми на видео и одним на аудио; следующим может быть два человека лично и пять на видео. Вы должны быть сторонником того, чтобы все могли участвовать. Часто лидер говорит: «Вот о чем мы говорим, идите». Если вы сделаете это, то, естественно, люди в комнате будут мило разговаривать, а люди повсюду — нет». Лидеру необходимо создать среду, в которой каждый может участвовать, даже если это означает называть людей по именам.

Рид сказал, что существуют определенные стратегии, которые гарантируют, что пульты не будут забыты. «Одна из них — удаленные говорят первыми. Это не только гарантирует, что их голоса будут услышаны, но и повышает коллективную осведомленность всех в конференц-зале».

Читать дальше: Виртуальные мероприятия — полное руководство для маркетолога

Другая сторона медали заключается в том, что удаленные устройства должны быть готовы к разговору. «Люди должны быть готовы и готовы что-то сказать, — сказал Аллен, — и они должны чувствовать себя комфортно, говоря: «Мне нечего добавить», и не чувствовать, что это плохо».

Стратегия, с которой могут работать очные посетители, — это быть «союзником в комнате», сказал Рид: «Например, если вы знаете, что ваша коллега Джейн присоединится виртуально, и вы знаете, что она может добавить что-то ценное, вместо того, чтобы оставлять Джейн решать, когда вставить себя, вы, как человек, находящийся в комнате, можете поднять за нее руку».

А как насчет более масштабных гибридных мероприятий, таких как конференции? «Я думаю об этом с точки зрения обучения, — сказал Рид, — и того, как я преподношу свой материал. То, что я считаю, работает действительно хорошо, так это то, что если вы просто делитесь информацией или пытаетесь научить навыкам, я считаю, что это относительно легко сделать в виртуальной среде, потому что вы можете донести это до масс. Вы даже можете записать это асинхронно, и они могут вернуться и посмотреть его. Эти личные моменты я оставляю для создания команды или вещей, которые действительно требуют сотрудничества».

Тимбилдинг или сотрудничество? Для маркетологов событий это может означать построение отношений и конверсию.