كيفية مواجهة تحديات إدارة الأحداث الهجينة الناجحة

" يمكننا أن نرى في النظام الأساسي ، عندما يقوم عملاؤنا بجدولة الأحداث ، سواء أكانوا يقومون بذلك افتراضيًا أو شخصيًا أو مختلطًا ، ونحن نرى دائمًا الهجين كإجابة لهم."

كان إريك هولمن ، الرئيس التنفيذي لمنصة تسويق الأحداث Splash ، يرد على ملاحظتنا بأنه يبدو أن هناك اهتمامًا ثابتًا ودائمًا بالأحداث الهجينة. منذ أكثر من عام بقليل ، أظهر استطلاع سبلاش لـ 270 متخصصًا في الأحداث أن 79٪ من الشركات تتوقع استضافة أحداث تتضمن مكونًا عبر الإنترنت حتى بعد استئناف الأحداث الشخصية. تقدم سريعًا إلى يناير من هذا العام وخمن ماذا؟ يُظهر استطلاع "العودة إلى الأعمال" الأخير الذي أجرته سبلاش أن الرقم ثابت: 79٪ من الشركات تخطط لاستضافة أحداث هجينة في عام 2022.

تشمل العناوين الرئيسية الأخرى من الاستطلاع ما يلي:

• تتوقع 50٪ من الشركات استضافة المزيد من الأحداث الشخصية في عام 2022.
• تتوقع 46٪ من الشركات استضافة أحداث افتراضية في عام 2022 أكثر مما كانت عليه في عام 2021.
• قامت 38٪ من الشركات بزيادة ميزانياتها التسويقية للأحداث مقارنة بـ 28٪ فقط في عام 2020.

يرى هولمن جانبًا إيجابيًا وسلبيًا لهذا العدد الكبير المستمر للأحداث الهجينة. قال: "أعتقد الآن أن السبب مختلف عما سيكون عليه بعد ستة أشهر من الآن". "في الوقت الحالي ، يرجع السبب في ذلك إلى عدم اليقين بشأن ما إذا كان من الممكن عقد حدث شخصي. تعني بوليصة التأمين المختلطة / الافتراضية أنه لا يزال بإمكاني إدخال المحتوى الخاص بي إلى السوق وعدم تفويت أهداف الحدث ".

برامج هجينة بدلاً من مجرد أحداث مختلطة

ومع ذلك ، فإن الإثارة حول الأحداث الهجينة بين قاعدة عملاء Splash واضحة. وأوضح: "إنهم يرون أن الوضع الافتراضي رائع لبناء قاعدة بيانات بينما شخصيًا يعد أمرًا رائعًا لتحويل الحضور". "لا يتعلق الأمر فقط بالتسجيلات ومن يحضر وعائد الاستثمار - وكلها مهمة جدًا - ولكن ، بالتراجع قليلاً ، يتعلق الأمر أيضًا ببناء قاعدة بيانات للأشخاص المناسبين الذين قد يكونون حاضرين في المستقبل. "

اقرأ التالي: خوفًا من موجة Omicron ، تقل احتمالية حضور المسوقين المؤتمرات الشخصية القادمة

قد يكون مفهوم الحدث الهجين أوضح قليلاً مما كان عليه قبل عام ، لكننا سألنا عما يعنيه لهولمن. وذكرنا أن "كلمة" حدث "لها مثل هذا التعريف السيئ". "يمكن أن تكون حفلة عيد ميلاد أو يمكن أن تكون Dreamforce. الطريقة التي نتحدث بها عن الهجين أصبحت الآن جزءًا من برنامج ؛ قد يعني ذلك أنك تبث حدثًا مباشرًا وتدفقه بشكل متزامن ، أو قد يعني أنك ستعيد بث حدث مباشر لاحقًا. ما نراه كثيرًا هو أنه جزء من تسلسل حيث قد يكون لديك حدث افتراضي متبوعًا بحدث شخصي ، ومختلط ربما في حدث افتراضي آخر: لذا فهو يتعلق ببرنامج هجين أكثر من حدث حقيقي. "

إنه يرى أيضًا اتجاهًا نحو الأحداث الأصغر - وهو دفعة أخرى للهجين. "الخروج من الوباء ما كان واضحًا للغاية هو أن الأحداث الشخصية الصغيرة هي الأفضل. الفوز علاقة حميمة ، لكن من الصعب بناء الكتلة. لذا ، إذا كنت ستنظم خمسة أو عشرة أحداث أصغر مع أقل من خمسين شخصًا ، للحصول على الكتلة التي تحتاجها لبرنامج الحدث الخاص بك ، فربما يتعين عليك استكماله ببعض الأحداث الافتراضية وسنعتبر ذلك برنامج حدث مختلط . "

تنعكس هذه الاتجاهات في استثمار Splash في القدرات الافتراضية مع إطلاق Splash Studio في يناير ، وهو اعتراف واضح بأن الافتراضية والهجينة موجودة هنا على المدى الطويل. "إذا سألتني عندما انضممت إلى Splash قبل عامين ، هل سنفعل أحداثًا افتراضية ، كنت سأقول ، لا ، سنركز على ما نحن أقوياء ، على الأحداث الشخصية." كان صوت العميل هو العامل الحاسم. "كان العملاء يقولون ، نريد منصة واحدة ليست مجرد منصة للندوات عبر الإنترنت ."

حتى الآن ، كنا نناقش برامج الأحداث الهجينة في سياق أحداث العملاء المواجهة للخارج - ولكن ، بالطبع ، هناك شكل آخر من الأحداث الهجينة التي يعرفها الجميع ، خاصة مع استمرار الانجراف إلى مكان العمل. هذا هو الحدث الهجين الداخلي ، مع وجود بعض الموظفين وبعض المشاركين عن بعد. تواجه الأحداث الهجينة الخارجية والصغيرة الداخلية معضلة مشتركة. كيف لا يشعر الجمهور البعيد بأنه مهمل؟

من حيث المفهوم ، تعود الأحداث الداخلية الهجينة إلى الوراء قبل أن تصبح قدرات الفيديو شائعة - وقبل أن يسميها أي شخص "مختلط". تذكر المكالمات الجماعية؟ يتم تجاهل تلك الاجتماعات مع الموظفين الجالسين حول الطاولة ، بالإضافة إلى موظف واحد أو أكثر على مكبر صوت ، إلى حد كبير. قال جوزيف ألين ، عالم النفس والأستاذ ومدير مركز فعالية الاجتماعات في جامعة يوتا: "لدي 30 ألف نقطة أو أكثر من البيانات التي تعتبر المؤتمرات عن بعد مروعة ، خاصة بالنسبة للشخص على الهاتف الذي لا ينتبه إليه أحد". .

لماذا الاجتماعات رهيبة جدا؟

"لماذا الاجتماعات فظيعة للغاية ولماذا لا يفعل أي شخص أي شيء حيال ذلك؟" هذا هو السؤال الذي يدفع ألين ، الذي يصف نفسه بـ "عالم الاجتماع". ما هذا؟ "هذا يعني أنني أدرس الاجتماعات ، وأن مجال خبرتي هو الاجتماعات في مكان العمل. إنه شخص يطبق مبادئ البحث العلمي على عالم الاجتماعات بجميع أشكالها المختلفة ".

تعاون ألين مع كارين ريد في كتاب صدر مؤخرًا بعنوان "Suddenly Hybrid" ، وهو متابعة لكتاب "Suddenly Virtual" العام الماضي.

شرحت ريد دورها في الشراكة. قالت "أنا خبيرة اتصالات الفيديو". "بدأت مسيرتي المهنية كصحفية إذاعية ، وحصلت على جائزة إيمي على طول الطريق وجوائز أخرى مختلفة. تركت العمل في عام 2004 لتطبيق مهاراتي في عالم الشركات. اكتشفت أنه سيتم تعييني كمتحدث رسمي محترف أمام الكاميرا. كانوا يحضرون أشخاصًا من مكتب الزاوية للظهور بجانبي أمام الكاميرا ويتوقعون منهم الأداء على نفس المستوى. في كثير من الأحيان لا تسير الأمور على ما يرام. لذلك أدركت هذه الفرصة لتعليم الأشخاص الذين لم يتخيلوا أبدًا أنهم سيكونون متصلين جيدين أمام الكاميرا ليكونوا كذلك. خلال الوباء ، أصبحت هذه المهارات مهمة بالغة الأهمية لأنه فجأة كان الجميع يتحدث من خلال الكاميرا ".

بدأ Reed و Allen العمل معًا بعد الاجتماع من خلال العملاء المشتركين. بالإضافة إلى الكتابين ، فإنهم يتشاورون حول كيفية تحسين الاجتماعات ونتائج الاجتماعات. لم يكن الحصول على الاجتماعات - خاصة الافتراضية أو المختلطة - أكثر أهمية من أي وقت مضى.

قال ألين: " في فبراير 2020 ، لم يرغب أحد في التحدث معي. في مارس وأبريل ، فجأة ، أراد الجميع التحدث معي. كان الوباء لحظة من الزمن عندما أدركنا فجأة كيف نتواصل بهذه الطريقة ، بطرق هجينة ". قبل ذلك؟ "لقد اعتبرنا أن الاجتماعات كانت مروعة وكانت هذه هي الطريقة التي كانت عليها الحياة."

وافق ريد: "حدث انفجار في الاجتماع أثناء الوباء. أصبحت الاجتماعات أكثر عددًا واستمرت لفترة أطول. اجتماع الفيديو بعد اجتماع الفيديو بعد اجتماع الفيديو. نحن في المزيد من الاجتماعات الآن والأعمال بحاجة فعلاً إلى إنجازها في تلك الاجتماعات ؛ يمكن أن تؤدي الاجتماعات السيئة إلى نتائج سيئة للاجتماعات ، لذا يجب معالجة ذلك. ومع الاجتماعات المختلطة ، فإن سبب أهميتها اليوم هو أن العمل المرن يتطلبها. كان هناك تغيير في العقلية حيث يريد الأشخاص أن يكونوا قادرين على العمل من المكان الذي يريدون العمل فيه - والاجتماعات المختلطة هي الطريقة الوحيدة للتواصل بين الأشخاص الذين يعملون من أي مكان ".

تحديات الهجين

أوضح ألين أن " الاجتماعات الهجينة تقدم بيئة اتصالات معقدة للغاية". "من خلال الاجتماع وجهًا لوجه ، هناك طريقة واحدة فقط - وجهاً لوجه. مع الوضع الافتراضي ، يكون لديك عادةً طريقة واحدة ، وهي تحويل الفيديو إلى فيديو. مع الهجين ، لديك الآن وجهًا لوجه وفيديو لفيديو ومن المحتمل أيضًا أن يكون لديك صوت فقط. مثلما نسينا الأشخاص على الهاتف ، ننسى الأشخاص الموجودين في الفيديو أيضًا. ما يعنيه ذلك هو أنه إذا كنت شخصيًا ، فلديك بالفعل المزيد من القوة في ذلك الاجتماع لاتخاذ القرارات والتسبب في حدوث الأشياء. بعض الناس يستغلون ذلك ".

هذه معضلة مألوفة منذ أيام ما قبل الجائحة ، عندما يمكن لشخص يعمل عن بعد أن يجد نفسه محذوفًا من عملية صنع القرار وحتى مجرد ثرثرة حول تبريد المياه. لكن الوضع البعيد كان أقل شيوعًا في ذلك الوقت.

أوضح ريد قائلاً: "ضمان التواجد للجميع ، ومحاولة إنشاء المساواة في المشاركة والتعاون بحيث يتم تقدير آرائك والاستماع إليها بغض النظر عن كيفية انضمامك إلى الاجتماع. يتطلب ذلك جهدًا من جانب رئيس الاجتماع وكذلك من جانب الحاضرين في الاجتماع. يمكن أن تكون الاجتماعات المختلطة في الواقع أكثر أنواع الاجتماعات شمولاً حتى الآن ، ولكنها تتطلب نهجًا مقصودًا. إذا تركت للصدفة ، فيمكن أن ينتهي بك الأمر مع انخفاضات في الإنتاجية ".

أصبح الوصول إلى تقنية الفيديو للاجتماعات الآن رهناً بالطاولة ، سواء كانت إحدى المنصات المجانية أو أي شيء أكثر تفصيلاً مثل Splash Studio. المشكلة هي أن التكنولوجيا قد تجاوزت مجموعة المهارات. "أنت بحاجة إلى فهم البرامج والأجهزة وبرامج المهارات المطلوبة لتكون قادرًا على عقد اجتماع مختلط مثمر لأن ذلك لا يحدث بالصدفة."

يدعم سبلاش الاجتماعات الداخلية أيضًا

قد تشتهر Splash بأنها منصة تسويق لأحداث العملاء الصغيرة والمتوسطة والكبيرة الحجم ، ولكن هذا جزء فقط من الصورة. قال هولمن: "حالة الاستخدام الثالثة الأكثر شيوعًا لدينا هي الأحداث الداخلية ، بعد أحداث التسويق الميداني وأحداث التوظيف". "في بعض الأحيان يكون ذلك أكثر صعوبة لأنه قد لا يكون لديك المعدات في المكتب لتوفير قيم إنتاج جيدة - عليك إجراء تحول بالموارد التي لديك."

تم اختبار Splash Studio بشكل صريح في هذا السياق. قال هولمن: "عندما كنا نختبر برنامج Splash Studio بشكل تجريبي خلال الربع الرابع ، استخدمناه لجميع أحداثنا الداخلية ، وكان لدينا العديد من الأحداث المختلطة." في أحد هذه الأحداث ، قاموا بنقل الموظفين المستعدين للسفر إلى منتجع سكوتسديل بولاية أريزونا لبضعة أيام. هؤلاء الموظفون الذين فضلوا تمكنوا من الاتصال من المنزل.

قال هولمن: "كان هذا اختبارًا رائعًا لنا ، لأنه اتضح أنه كان من السهل جدًا علينا تنفيذ هذا المزيج من منتجع في سكوتسديل مع موظفين حول العالم. قمنا ببعض الأنشطة الممتعة حقًا. ، كان لدينا جلسات جانبية. إنه أمر صعب ولكن يمكن القيام به باستخدام الأدوات المناسبة ".

عادةً ما يستثمر العملاء في Splash لإحدى حالات الاستخدام الأكثر شيوعًا ، ثم يدركون أنه يمكن استخدامها للاجتماعات الداخلية أيضًا.

كيفية جعل الاجتماعات المختلطة تعمل

ولكن كما أكد ريد وألين ، لا يكفي مجرد امتلاك الأدوات المناسبة. طلبنا منهم تزويدنا بأبرز ما يسمونه "برنامج المهارات" ، سواء من منظور القيادة أو من منظور الحضور.

"شيء أساسي للقائد؟ قال ألين "عليك أن تدرك نفسك كميسر". يمكن أن تكون هذه الاجتماعات المختلطة مختلفة للغاية. يمكن أن يكون أحدهم ثلاثة أشخاص مع شخصين على الفيديو والآخر على الصوت ؛ قد يكون التالي شخصان شخصيًا وخمسة على الفيديو. عليك أن تكون مدافعا عن قدرة كل فرد على المشاركة. في كثير من الأحيان ، يقول القائد "هذا ما نتحدث عنه ، انطلق." إذا قمت بذلك ، فإن الشيء الطبيعي الذي سيحدث هو أن الأشخاص في الغرفة يجرون محادثة لطيفة ولن يفعل ذلك الأشخاص في كل مكان آخر ". يحتاج القائد إلى خلق بيئة يمكن للجميع المشاركة فيها ، حتى لو كان ذلك يعني استدعاء الأشخاص بالاسم.

قال ريد إن هناك استراتيجيات محددة لضمان عدم نسيان أجهزة التحكم عن بعد. "واحد منهم أجهزة التحكم عن بعد تتحدث أولاً. لا يضمن ذلك سماع أصواتهم فحسب ، بل إنه يرفع أيضًا الوعي الجماعي لكل فرد في غرفة الاجتماعات ".

اقرأ التالي: الأحداث الافتراضية - دليل المسوق النهائي

الجانب الآخر من العملة هو أن أجهزة التحكم عن بعد يجب أن تكون على استعداد للتحدث. قال ألين: "يجب أن يكون الناس مستعدين ومستعدين لقول شيء ما ، ويجب أن يكونوا مرتاحين لقول ،" ليس لدي أي شيء لأضيفه "ولا يشعرون أنه من السيئ قول ذلك."

قال ريد إن الإستراتيجية التي يمكن للحضور شخصيًا العمل بها هي أن يكونوا "حليفًا في الغرفة" ، "على سبيل المثال ، إذا كنت على دراية بأن زميلتك ، جين ، تنضم تقريبًا وتعلم أن لديها شيئًا ذا قيمة تضيفه ، بدلاً من ترك الأمر لجين لمعرفة الوقت المناسب لإدخال نفسها ، يمكنك كشخص في الغرفة رفع يدها لها ".

ماذا عن الأحداث الهجينة واسعة النطاق مثل المؤتمرات؟ قال ريد: "أفكر في الأمر من منظور تدريبي ، والطرق التي أسلم بها مادتي. ما أجده يعمل جيدًا حقًا ، إذا كنت تقوم فقط بمشاركة المعلومات أو تحاول تعليم مهارة ما ، أجد أنه من السهل نسبيًا القيام بذلك في بيئة افتراضية - لأنه يمكنك إيصالها إلى الجماهير. يمكنك حتى تسجيله بشكل غير متزامن ويمكنهم الرجوع ومشاهدته. تلك اللحظات الشخصية التي أحتفظ بها لبناء الفريق أو الأشياء التي تتطلب التعاون حقًا ".

بناء الفريق أم التعاون؟ لجهات تسويق الأحداث التي قد تترجم إلى بناء العلاقات والتحويل.