Wie man die Herausforderungen bei der Durchführung erfolgreicher Hybrid-Events angeht

„ Wir können auf der Plattform sehen, wann unsere Kunden Veranstaltungen planen, ob sie virtuell, persönlich oder hybrid durchführen, und wir sehen immer wieder Hybrid als ihre Antwort.“

Eric Holmen, CEO der Event-Marketing-Plattform Splash, antwortete auf unsere Beobachtung, dass es anscheinend ein anhaltendes und anhaltendes Interesse an Hybrid-Events gibt. Vor etwas mehr als einem Jahr zeigte die Splash-Umfrage unter 270 Veranstaltungsfachleuten, dass 79 % der Unternehmen damit rechneten, Veranstaltungen mit einer Online-Komponente auszurichten, selbst wenn die Präsenzveranstaltungen wieder aufgenommen würden. Schneller Vorlauf bis Januar dieses Jahres und wissen Sie was? Die neueste „Getting Back to Business“-Umfrage von Splash zeigt, dass diese Zahl stabil bleibt: 79 % der Unternehmen planen, im Jahr 2022 hybride Veranstaltungen auszurichten.

Weitere Schlagzeilen aus der Umfrage sind:

• 50 % der Unternehmen rechnen damit, im Jahr 2022 mehr Präsenzveranstaltungen auszurichten.
• 46 % der Unternehmen rechnen damit, im Jahr 2022 mehr virtuelle Veranstaltungen auszurichten als im Jahr 2021.
• 38 % der Unternehmen haben ihre Event-Marketing-Budgets erhöht, verglichen mit nur 28 % im Jahr 2020.

Holmen sieht sowohl einen positiven als auch einen negativen Aspekt dieser anhaltend hohen Zahl von Hybridveranstaltungen. „Ich denke, im Moment hat es einen anderen Grund als in sechs Monaten“, sagte er. „Im Moment liegt es an der Ungewissheit, ob es möglich sein wird, eine Präsenzveranstaltung abzuhalten. Eine hybride/virtuelle Versicherungspolice bedeutet, dass ich meine Inhalte trotzdem auf den Markt bringen kann und meine Veranstaltungsziele nicht verfehle.“

Hybridprogramme statt nur Hybridveranstaltungen

Dennoch ist die Aufregung über Hybrid-Events beim Kundenstamm von Splash spürbar. „Sie sehen, dass sich virtuell hervorragend zum Aufbau einer Datenbank eignet, während die Präsenz vor Ort großartig ist, um Teilnehmer zu konvertieren“, erklärte er. „Es geht nicht nur um Registrierungen und Teilnehmer und den ROI – die alle sehr wichtig sind – sondern, um ein wenig zurückzutreten, es geht auch darum, eine Datenbank mit den richtigen Personen aufzubauen, die zukünftige Veranstaltungsteilnehmer sein könnten. „

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Das Konzept einer hybriden Veranstaltung ist vielleicht etwas klarer als noch vor einem Jahr, aber wir haben gefragt, was es für Holmen bedeutet. „Das Wort ‚Ereignis' ist so schlecht definiert“, erinnerte er uns. „Es könnte eine Geburtstagsfeier oder Dreamforce sein. So wie wir jetzt über Hybrid sprechen, ist es eher ein Teil eines Programms; das könnte bedeuten, dass Sie ein Live-Event simultan übertragen und es streamen, oder es könnte bedeuten, dass Sie ein Live-Event später erneut übertragen. Was wir oft sehen, ist, dass es Teil einer Sequenz ist, in der Sie möglicherweise ein virtuelles Event haben, gefolgt von einem persönlichen Event, und vielleicht ein weiteres virtuelles Event gemischt: Es geht also mehr um ein hybrides Programm als um das eigentliche Event. ”

Er sieht auch einen Trend zu kleineren Veranstaltungen – ein weiterer Schub für Hybrid. „Nach der Pandemie war sehr klar, dass kleine persönliche Veranstaltungen besser sind. Der Sieg ist Intimität, aber es ist schwierig, Masse aufzubauen. Wenn Sie also fünf oder zehn kleinere Veranstaltungen mit weniger als fünfzig Personen veranstalten, müssen Sie wahrscheinlich etwas virtuelles ergänzen, um die Masse zu erhalten, die Sie für Ihr Veranstaltungsprogramm benötigen, und wir würden dies als hybrides Veranstaltungsprogramm betrachten .“

Diese Trends spiegeln sich in Splashs Investition in virtuelle Fähigkeiten mit der Einführung von Splash Studio im Januar wider, ein klares Eingeständnis, dass Virtual und Hybrid auf lange Sicht hier sind. „Wenn Sie mich gefragt hätten, als ich vor zwei Jahren zu Splash kam, ob wir virtuelle Events durchführen würden, hätte ich gesagt: Nein, wir werden uns darauf konzentrieren, wo wir stark sind, auf persönliche Events.“ Die Stimme des Kunden war ausschlaggebend. „Die Kunden sagten, wir wollen eine Plattform, die nicht nur eine Webinar-Plattform ist .“

Bisher haben wir im Zusammenhang mit nach außen gerichteten Kundenveranstaltungen über hybride Veranstaltungsprogramme gesprochen – aber natürlich gibt es noch eine andere Form von hybriden Veranstaltungen, die jeder kennt, zumal der Rückzug an den Arbeitsplatz weiter anhält. Das ist die interne hybride Veranstaltung, bei der einige Mitarbeiter anwesend sind und andere aus der Ferne teilnehmen. Größere externe und kleine interne hybride Veranstaltungen stehen vor einem gemeinsamen Dilemma. Wie fühlt sich das Remote-Publikum nicht ausgeschlossen?

Hybride interne Ereignisse gehen konzeptionell weit zurück, bevor Videofunktionen alltäglich wurden – und bevor irgendjemand sie als „hybrid“ bezeichnet hätte. Erinnern Sie sich an Telefonkonferenzen? Diese Besprechungen, bei denen Mitarbeiter am Tisch sitzen und ein oder mehrere Mitarbeiter über eine Freisprecheinrichtung telefonieren, werden weitgehend ignoriert. „Ich habe 30.000 oder mehr Datenpunkte, dass Telefonkonferenzen schrecklich sind, besonders für die Person am Telefon, auf die niemand achtet“, sagte Joseph Allen, Psychologe, Professor und Direktor des Center for Meeting Effectiveness an der University of Utah .

Warum sind Meetings so schrecklich?

„Warum sind Meetings so schrecklich und warum tut niemand etwas dagegen?“ Diese Frage treibt Allen um, der sich selbst als „Meeting Scientist“ bezeichnet. Was ist das? „Das bedeutet, dass ich Meetings studiere, dass mein Fachgebiet Meetings am Arbeitsplatz sind. Es ist jemand, der die Prinzipien der wissenschaftlichen Forschung auf die Welt der Meetings in all ihren verschiedenen Formen anwendet.“

Allen hat mit Karin Reed an dem gerade erschienenen Buch „Suddenly Hybrid“ zusammengearbeitet, einem Nachfolger des letztjährigen „Suddenly Virtual“.

Reed erklärte ihre Rolle in der Partnerschaft. „Ich bin Expertin für Videokommunikation“, sagte sie. „Ich begann meine Karriere als Rundfunkjournalistin und gewann nebenbei einen Emmy und verschiedene andere Auszeichnungen. 2004 verließ ich das Unternehmen, um meine Fähigkeiten in der Unternehmenswelt einzusetzen. Ich fand heraus, dass ich als professioneller Sprecher vor der Kamera eingestellt werden würde. Sie brachten Leute aus dem Eckbüro dazu, neben mir vor der Kamera zu erscheinen, und erwarteten, dass sie auf dem gleichen Niveau auftreten. Das ging oft nicht gut. Also habe ich diese Gelegenheit erkannt, Menschen beizubringen, die nie gedacht hätten, dass sie gute Kommunikatoren vor der Kamera sein würden, genau das zu sein. Während der Pandemie wurden diese Fähigkeiten geschäftskritisch, weil plötzlich alle durch eine Kamera sprachen.“

Reed und Allen begannen zusammenzuarbeiten, nachdem sie sich über gemeinsame Kunden kennengelernt hatten. Zusätzlich zu den beiden Büchern beraten sie darüber, wie Meetings und Meeting-Ergebnisse verbessert werden können. Es war noch nie so wichtig, Meetings – insbesondere virtuelle oder hybride – richtig zu gestalten.

„ Im Februar 2020“, sagte Allen, „wollte niemand mit mir sprechen. Im März und April wollten plötzlich alle mit mir reden. Die Pandemie war ein Moment, in dem wir uns plötzlich sehr bewusst waren, wie wir auf diese Weise kommunizieren, auf hybride Weise.“ Davor? „Wir hielten es einfach für selbstverständlich, dass Meetings schrecklich waren und so war das Leben.“

Reed stimmte zu: „Während der Pandemie gab es eine Versammlungsexplosion. Die Treffen wurden zahlreicher und dauerten länger. Videomeeting nach Videomeeting nach Videomeeting. Wir sind jetzt in mehr Meetings und die Geschäfte müssen wirklich in diesen Meetings erledigt werden; Schlechte Meetings können zu schlechten Meeting-Ergebnissen führen, also muss das angegangen werden. Und bei Hybrid-Meetings sind sie heute wichtiger, weil flexibles Arbeiten sie erfordert. Es hat ein Umdenken stattgefunden, dass die Menschen von dort aus arbeiten möchten, wo sie arbeiten möchten – und Hybrid-Meetings sind die einzige Möglichkeit, Menschen zu verbinden, die von überall aus arbeiten.“

Die Herausforderungen von Hybrid

„ Hybrid-Meetings führen zu einer sehr komplexen Kommunikationsumgebung“, erklärte Allen. „Bei einem Treffen von Angesicht zu Angesicht gibt es nur eine Modalität – von Angesicht zu Angesicht. Mit Virtual haben Sie normalerweise eine Modalität, Video-zu-Video. Mit Hybrid haben Sie jetzt Face-to-Face, Video-to-Video und möglicherweise auch nur Audio. So wie wir die Leute am Telefon vergessen haben, vergessen wir auch die Leute auf Video. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie persönlich anwesend sind, in diesem Meeting tatsächlich mehr Macht haben, Entscheidungen zu treffen und Dinge zu bewirken. Manche Leute nutzen das aus.“

Das ist ein Dilemma, das man aus Tagen vor der Pandemie kennt, als jemand, der remote arbeitet, von der Entscheidungsfindung und sogar von Klatsch und Tratsch ausgeschlossen werden könnte. Aber die abgelegene Situation war damals weniger verbreitet.

Reed erklärte: „Gewährleistung der Präsenz für alle und der Versuch, eine gleichberechtigte Teilnahme und Zusammenarbeit zu schaffen, damit Ihre Meinungen gleichermaßen geschätzt und gehört werden, unabhängig davon, wie Sie an dem Meeting teilnehmen. Das erfordert Anstrengung seitens des Besprechungsleiters sowie seitens der Besprechungsteilnehmer. Hybrid-Meetings können tatsächlich die bisher umfassendste Art von Meetings sein, aber es erfordert einen bewussten Ansatz. Wenn es dem Zufall überlassen wird, kann es zu Produktivitätseinbrüchen kommen.“

Der Zugriff auf Videotechnologie für Meetings ist jetzt ein Tischspiel, sei es eine der kostenlosen Plattformen oder etwas Ausgefeilteres wie Splash Studio. Das Problem ist, dass die Technologie die Fähigkeiten überflügelt hat. „Sie müssen die Software, Hardware und Skillware verstehen, die erforderlich sind, um ein produktives Hybrid-Meeting abhalten zu können, denn sie passieren nicht zufällig.“

Splash unterstützt auch interne Meetings

Splash ist vielleicht am besten als Marketingplattform für kleine, mittlere und große Kundenveranstaltungen bekannt, aber das ist nur ein Teil des Bildes. „Unser drittbeliebtester Anwendungsfall sind interne Veranstaltungen, nach Feldmarketing-Veranstaltungen und Rekrutierungsveranstaltungen“, sagte Holmen. „Manchmal sind diese herausfordernder, weil Sie möglicherweise nicht über die Ausrüstung im Büro verfügen, um gute Produktionswerte zu erzielen – Sie müssen mit den vorhandenen Ressourcen umsteigen.“

Splash Studio wurde explizit in diesem Zusammenhang getestet. „Als wir Splash Studio im vierten Quartal in der Beta-Version getestet haben, haben wir es für alle unsere internen Veranstaltungen verwendet“, sagte Holmen, „und wir hatten mehrere Hybrid-Events.“ Für eine solche Veranstaltung flogen sie Mitarbeiter ein, die bereit waren, für ein paar Tage in ein Resort in Scottsdale, Arizona, zu reisen. Mitarbeiter, die es vorzogen, konnten von zu Hause aus anrufen.

„Das war ein großartiger Test für uns“, sagte Holmen, „weil es sich als sehr einfach für uns herausstellte, diese Kombination eines Resorts in Scottsdale mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt umzusetzen. Wir haben einige wirklich lustige Aktivitäten gemacht, wir hatten Breakout-Sessions. Das ist eine Herausforderung, aber mit den richtigen Werkzeugen machbar.“

Typischerweise investieren Kunden für einen der häufigeren Anwendungsfälle in Splash und stellen dann fest, dass es auch für interne Meetings verwendet werden kann.

Wie man Hybrid-Meetings zum Laufen bringt

Aber wie Reed und Allen betont hatten, reicht es nicht aus, nur die richtigen Werkzeuge zu haben. Wir baten sie, uns die Highlights dessen zu nennen, was sie „Skillware“ nennen, sowohl aus Führungs- als auch aus Teilnehmerperspektive.

„Ein Schlüsselelement für eine Führungskraft? Sie müssen sich als Moderator erkennen“, sagte Allen. „Diese hybriden Meetings können sehr unterschiedlich sein. Man könnte drei Personen persönlich mit zwei Personen auf Video und einer auf Audio sein; die nächste könnten zwei Personen persönlich und fünf auf Video sein. Sie müssen sich dafür einsetzen, dass alle teilnehmen können. Oft sagt der Anführer: "Hier reden wir, gehen Sie." Wenn Sie das tun, wird es natürlich passieren, dass die Leute im Raum eine nette Unterhaltung führen und die Leute überall sonst nicht. Die Führungskraft muss ein Umfeld schaffen, in dem sich jeder beteiligen kann, auch wenn es bedeutet, die Leute beim Namen zu nennen.

Reed sagte, dass es spezifische Strategien gibt, um sicherzustellen, dass Fernbedienungen nicht vergessen werden. „Einer von ihnen ist, dass die Fernbedienungen zuerst sprechen. Das stellt nicht nur sicher, dass ihre Stimmen gehört werden, sondern schärft auch das kollektive Bewusstsein aller im Besprechungsraum.“

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Die andere Seite der Medaille ist, dass die Fernbedienungen bereit sein müssen zu sprechen. „Die Leute müssen willens und bereit sein, etwas zu sagen“, sagte Allen, „und sie müssen sich wohlfühlen, wenn sie sagen: ‚Ich habe nichts hinzuzufügen‘, und nicht das Gefühl haben, dass es schlecht ist, das zu sagen.“

Eine Strategie, mit der persönliche Teilnehmer arbeiten können, ist, ein „Verbündeter im Raum zu sein“, sagte Reed, „wenn Sie beispielsweise wissen, dass Ihre Kollegin Jane virtuell beitritt und Sie wissen, dass sie etwas Wertvolles hinzuzufügen hat, Anstatt es Jane zu überlassen, wann sie sich einfügen soll, können Sie als Person im Zimmer die Hand für sie heben.“

Was ist mit größeren hybriden Veranstaltungen wie Konferenzen? „Ich denke aus der Trainingsperspektive“, sagte Reed, „und wie ich mein Material liefere. Was meiner Meinung nach wirklich gut funktioniert, ist, wenn Sie nur Informationen austauschen oder versuchen, eine Fertigkeit zu lehren, finde ich, dass dies in einer virtuellen Umgebung relativ einfach ist – weil Sie es an die Massen weitergeben können. Sie können es sogar asynchron aufzeichnen und sie können zurückgehen und es sich ansehen. Diese persönlichen Momente reserviere ich für Teambuilding oder Dinge, die wirklich Zusammenarbeit erfordern.“

Teambuilding oder Zusammenarbeit? Für Event-Vermarkter könnte dies zu Beziehungsaufbau und Konversion führen.