如何应对成功举办混合赛事的挑战

“我们可以在平台上看到，当我们的客户安排活动时，无论他们是在进行虚拟、面对面还是混合，我们始终将混合视为他们的答案。”

事件营销平台 Splash 的首席执行官 Eric Holmen 回应了我们的观察，即人们似乎对混合事件产生了持续而持久的兴趣。 就在一年前，Splash 对 270 名活动专业人士的调查显示，即使面对面活动恢复，79% 的公司也希望举办包含在线组件的活动。 快进到今年一月，你猜怎么着？ Splash 最新的“重返业务”调查显示，这一数字保持稳定：79% 的公司计划在 2022 年举办混合活动。

该调查的其他头条新闻包括：

• 50% 的公司预计在 2022 年举办更多现场活动。
• 46% 的公司预计 2022 年将举办比 2021 年更多的虚拟活动。
• 38% 的公司增加了活动营销预算，而 2020 年这一比例仅为 28%。

Holmen 认为混合事件的持续高数字既有积极的一面，也有消极的一面。 “我认为现在的原因与六个月后的情况不同，”他说。 “现在是因为不确定是否可以举行面对面的活动。 混合/虚拟保险政策意味着我仍然可以将我的内容推向市场，并且不会错过我的活动目标。”

混合计划，而不仅仅是混合活动

然而，Splash 的客户群对混合活动的兴奋是显而易见的。 “他们看到虚拟非常适合构建数据库，而面对面非常适合转换与会者，”他解释道。 “这不仅仅是关于注册、谁参加和投资回报率——这些都非常重要——但是，退一步说，它还涉及建立一个可能成为未来活动参加者的合适人员的数据库。 “

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混合赛事的概念可能比一年前更加清晰，但我们询问了这对 Holmen 意味着什么。 “‘事件’这个词的定义太差了，”他提醒我们。 “可能是生日派对，也可能是 Dreamforce。 我们现在谈论混合的方式更像是程序的一部分； 这可能意味着您正在联播直播活动并进行流式传输，或者这可能意味着您稍后将重新广播直播活动。 我们看到的很多是它是一个序列的一部分，你可能有一个虚拟事件，然后是一个面对面的事件，并可能混合另一个虚拟事件：所以它更多的是关于一个混合程序而不是实际事件。 ”

他还看到了小型赛事的趋势——混合动力的另一个推动力。 “从大流行中走出来，非常清楚的是，小型的面对面活动更好。 胜利是亲密，但很难建立大众。 因此，如果您要举办五个或十个少于 50 人的小型活动，为了获得您的活动计划所需的群众，您可能需要补充一些虚拟活动，我们会考虑混合活动计划。”

这些趋势反映在 Splash 在 1 月份推出的 Splash Studio 对虚拟功能的投资中，这清楚地承认虚拟和混合是长期存在的。 “如果你在两年前加入 Splash 时问我，我们是否会举办虚拟活动，我会说，不，我们将专注于我们擅长的领域，即面对面的活动。” 客户的声音是决定性因素。 “客户说，我们想要一个不仅仅是网络研讨会平台的平台。”

到目前为止，我们一直在讨论面向外部的客户活动的背景下的混合活动计划——但是，当然，还有另一种形式的混合活动，每个人都熟悉，尤其是随着回到工作场所的趋势仍在继续。 那是内部混合活动，一些工作人员在场，一些工作人员远程参与。 较大的外部和较小的内部混合事件面临一个共同的困境。 远程观众如何不感到被冷落？

从概念上讲，混合内部事件可以追溯到视频功能变得司空见惯之前——在任何人都称它们为“混合”之前。 还记得电话会议吗？ 那些员工围坐在桌子旁，以及一名或多名员工使用免提电话的会议在很大程度上被忽略了。 “我有 30,000 个或更多的数据点表明电话会议很糟糕，尤其是对于没有人注意的电话会议，”犹他大学的心理学家、教授和会议效率中心主任约瑟夫艾伦说.

为什么会议如此可怕？

“为什么会议如此糟糕，为什么没有人对此采取任何行动？” 这就是驱动艾伦的问题，他将自己描述为“会议科学家”。 那是什么？ “这意味着我研究会议，我的专业领域是工作场所会议。 有人将科学探究的原则以各种形式应用于会议世界。”

艾伦与卡琳·里德（Karin Reed）合作出版了一本刚刚出版的书“突然混合”，这是去年“突然虚拟”的后续作品。

里德解释了她在合作伙伴关系中的角色。 “我是一名视频通信专家，”她说。 “我的职业生涯始于广播记者，一路上赢得了艾美奖和其他各种奖项。 我于 2004 年离开公司，将我的技能应用到企业界。 我发现我会被聘为专业的镜头发言人。 他们从角落办公室请来的人与我一起出现在镜头前，并期望他们能达到同样的水平。 这往往并不顺利。 所以我抓住了这个机会来教那些从未想过自己会成为优秀的镜头沟通者的人。 在大流行期间，这些技能变得至关重要，因为突然之间，每个人都通过镜头说话。”

里德和艾伦在通过共同的客户会面后开始合作。 除了这两本书之外，他们还就如何改进会议和会议成果进行了咨询。 召开会议——尤其是虚拟会议或混合会议——从未像现在这样重要。

“在 2020 年 2 月，”艾伦说，“没有人愿意和我说话。 三月和四月，突然间，每个人都想和我说话。 大流行是一个时刻，突然之间，我们非常清楚我们如何以这种方式、以混合方式进行交流。” 在那之前？ “我们理所当然地认为会议很糟糕，这就是生活的方式。”

里德同意：“大流行期间发生了会议爆炸。 会议越来越多，持续时间也越来越长。 视频会议后视频会议后视频会议。 我们现在有更多的会议，业务确实需要在这些会议中完成； 糟糕的会议会导致糟糕的会议结果，因此需要解决这个问题。 对于混合会议，它们在今天变得更加重要的原因是灵活的工作需要它们。 人们希望能够在他们想工作的地方工作的心态已经发生了变化——而混合会议是连接在任何地方工作的人的唯一方式。”

混合动力的挑战

“混合会议引入了一个非常复杂的沟通环境，”艾伦解释说。 “面对面会议只有一种方式——面对面。 使用虚拟，您通常有一种模式，即视频到视频。 借助混合，您现在可以进行面对面、视频到视频，并且可能还有纯音频。 正如我们忘记了电话中的人一样，我们也忘记了视频中的人。 这意味着，如果您亲自出席，您实际上在会议中拥有更大的权力来做出决定并促成事情发生。 有些人会利用这一点。”

这是大流行前时期熟悉的两难境地，当时远程工作的人可能会发现自己被排除在决策之外，甚至只是冷水般的八卦。 但那时偏远的情况并不常见。

Reed 解释说：“确保所有人的出席，努力创造参与和协作的公平性，以便无论您如何参加会议，您的意见都受到同等重视和倾听。 这需要会议领导者和与会者的努力。 混合会议实际上可能是迄今为止最具包容性的会议，但它需要一种有意识的方法。 如果任其发展，那么您最终可能会导致生产力下降。”

无论是免费平台之一还是像 Splash Studio 这样更精细的平台，现在都可以使用会议视频技术。 问题是，技术已经超越了技能。 “您需要了解能够举行富有成效的混合会议所需的软件、硬件和技能，因为它们不是偶然发生的。”

Splash 也支持内部会议

Splash 可能以针对小型、中型和大型客户活动的营销平台而闻名，但这只是其中的一部分。 “我们第三大最受欢迎的用例是内部活动，仅次于现场营销活动和招聘活动，”Holmen 说。 “有时这些更具挑战性，因为你的办公室可能没有设备来提供良好的生产价值——你必须利用你拥有的资源做出转变。”

Splash Studio 在该上下文中进行了明确测试。 “当我们在第四季度对 Splash Studio 进行 Beta 测试时，我们将它用于所有内部活动，”Holmen 说，“而且我们确实有多个混合活动。” 对于这样的一个活动，他们让愿意前往亚利桑那州斯科茨代尔度假胜地的工作人员飞行几天。 那些喜欢的工作人员能够在家中打电话。

“这对我们来说是一个很好的考验，”Holmen 说，“因为事实证明，我们很容易将斯科茨代尔的度假村与世界各地的员工结合起来。 我们做了一些非常有趣的活动。我们有分组讨论会。 这很有挑战性，但可以使用正确的工具来完成。”

通常，客户投资 Splash 是为了更常见的用例之一，然后意识到它也可以用于内部会议。

如何使混合会议发挥作用

但正如 Reed 和 Allen 所强调的，仅仅拥有正确的工具是不够的。 我们请他们从领导和与会者的角度向我们介绍他们所谓的“技能软件”的亮点。

“对于领导者来说是一件关键的事情？ 你必须承认自己是一个促进者，”艾伦说。 “这些混合会议可能非常不同。 一个可以是三个人面对面，两个人看视频，一个人看音频； 下一个可能是两个人面对面，五个人在视频中。 你必须成为每个人都能参与的倡导者。 很多时候，领导说“这就是我们正在谈论的，去吧。” 如果你这样做了，很自然的事情就是房间里的人进行愉快的交谈，而其他地方的人则不会。” 领导者需要创造一个每个人都可以参与的环境，即使这意味着点名。

里德说，有一些具体的策略可以确保遥控器不会被遗忘。 “其中一个是遥控器先说话。 这不仅确保了他们的声音被听到，而且还提高了会议室中每个人的集体意识。”

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硬币的另一面是遥控器需要愿意说话。 “人们需要愿意并准备好说些什么，”艾伦说，“他们需要乐于说‘我没有什么要补充的’，而不是觉得这样说不好。”

Reed 说，当面参加者可以采用的策略是成为“室内盟友”，“例如，如果您知道您的同事 Jane 正在虚拟加入，并且您知道她可以增加一些价值，与其让简自己决定何时插入，你作为一个房间内的人可以为她举手。”

像会议这样的大型混合活动呢？ “我从培训的角度考虑它，”里德说，“以及我提供材料的方式。 我发现真正有效的是，如果你只是在进行信息共享或试图教授一项技能，我发现在虚拟环境中相对容易做到——因为你可以将它传播给大众。 你甚至可以异步录制，他们可以回去观看。 我为团队建设或真正需要合作的事情保留了那些面对面的时刻。”

团队建设还是协作？ 对于可能转化为建立关系和转换的活动营销人员。