Bagaimana mengatasi tantangan menjalankan acara hybrid yang sukses

“ Kami dapat melihat di platform, ketika pelanggan kami menjadwalkan acara, apakah mereka melakukan virtual, tatap muka atau hybrid, dan secara konsisten kami melihat hybrid sebagai jawaban mereka.”

Eric Holmen, CEO platform pemasaran acara Splash, menanggapi pengamatan kami bahwa tampaknya ada minat yang konsisten dan bertahan lama pada acara hibrida. Lebih dari setahun yang lalu, survei Splash terhadap 270 profesional acara menunjukkan bahwa 79% perusahaan diharapkan menyelenggarakan acara yang menyertakan komponen online bahkan setelah acara tatap muka dilanjutkan. Maju cepat ke Januari tahun ini dan coba tebak? Survei “Getting Back to Business” terbaru Splash menunjukkan bahwa jumlah tersebut tetap stabil: 79% perusahaan berencana untuk menyelenggarakan acara hybrid pada tahun 2022.

Judul lain dari survei tersebut meliputi:

• 50% perusahaan mengantisipasi menyelenggarakan lebih banyak acara tatap muka pada tahun 2022.
• 46% perusahaan mengantisipasi menyelenggarakan lebih banyak acara virtual pada tahun 2022 daripada yang mereka lakukan pada tahun 2021.
• 38% perusahaan meningkatkan anggaran pemasaran acara mereka dibandingkan dengan hanya 28% pada tahun 2020.

Holmen melihat aspek positif dan negatif dari angka tinggi yang terus-menerus untuk acara hibrida. “Saya pikir sekarang ini untuk alasan yang berbeda dari enam bulan dari sekarang,” katanya. “Saat ini karena ketidakpastian apakah mungkin untuk mengadakan acara tatap muka. Polis asuransi hybrid/virtual berarti saya masih bisa memasukkan konten saya ke pasar dan tidak melewatkan tujuan acara saya.”

Program hibrid, bukan hanya acara hibrid

Namun demikian, kegembiraan tentang acara hibrida di antara basis pelanggan Splash sangat jelas. “Mereka melihat bahwa virtual sangat bagus untuk membangun database sementara tatap muka sangat bagus untuk mengubah peserta,” jelasnya. “Ini bukan hanya tentang pendaftaran dan siapa yang hadir dan ROI – yang semuanya sangat penting – tetapi, mundur sedikit, ini juga tentang membangun database orang yang tepat yang mungkin menjadi peserta acara di masa depan. “

Baca selanjutnya: Khawatir gelombang Omicron, pemasar cenderung tidak menghadiri konferensi langsung yang akan datang

Konsep acara hibrida mungkin sedikit lebih jelas daripada tahun lalu, tetapi kami bertanya apa artinya bagi Holmen. “Kata 'peristiwa' memiliki definisi yang sangat buruk,” dia mengingatkan kami. “Bisa jadi pesta ulang tahun atau bisa juga Dreamforce. Cara kita berbicara tentang hibrida sekarang lebih merupakan bagian dari sebuah program; itu bisa berarti Anda menyiarkan siaran langsung dan streaming, atau bisa juga berarti Anda akan menyiarkan ulang acara langsung nanti. Apa yang sering kita lihat adalah bagian dari urutan di mana Anda mungkin memiliki acara virtual diikuti oleh acara tatap muka, dan mungkin bercampur dalam acara virtual lain: jadi ini lebih tentang program hibrida daripada tentang acara sebenarnya. ”

Dia juga melihat tren menuju acara yang lebih kecil — dorongan lain untuk hybrid. “Keluar dari pandemi yang sangat jelas adalah bahwa acara tatap muka yang kecil lebih baik. Kemenangannya adalah keintiman, tetapi sulit untuk membangun massa. Jadi jika Anda akan mengadakan lima atau sepuluh acara yang lebih kecil dengan kurang dari lima puluh orang, untuk mendapatkan massa yang Anda butuhkan untuk program acara Anda, Anda mungkin harus melengkapi dengan beberapa virtual dan kami akan mempertimbangkan bahwa program acara hibrida .”

Tren ini tercermin dalam investasi Splash dalam kemampuan virtual dengan peluncuran Splash Studio Januari, pengakuan yang jelas bahwa virtual dan hybrid ada di sini untuk jangka panjang. “Jika Anda bertanya kepada saya ketika saya bergabung dengan Splash dua tahun lalu, apakah kami akan mengadakan acara virtual, saya akan menjawab, tidak, kami akan fokus di mana kami kuat, pada acara tatap muka.” Suara pelanggan adalah faktor penentu. “Pelanggan mengatakan, kami menginginkan satu platform yang bukan hanya platform webinar .”

Sejauh ini, kami telah membahas program acara hibrida dalam konteks acara pelanggan yang menghadap ke luar — tetapi, tentu saja, ada bentuk lain dari acara hibrida yang akrab bagi semua orang, terutama saat peralihan kembali ke tempat kerja berlanjut. Itu adalah acara hibrida internal, dengan beberapa staf hadir dan beberapa berpartisipasi dari jarak jauh. Peristiwa hibrida internal dan eksternal yang lebih besar menghadapi dilema yang sama. Bagaimana audiens jarak jauh tidak merasa ditinggalkan?

Secara konsep, peristiwa internal hybrid sudah ada jauh sebelum kemampuan video menjadi biasa — dan sebelum ada orang yang menyebutnya "hibrida." Ingat panggilan konferensi? Pertemuan-pertemuan dengan staf yang duduk mengelilingi meja, ditambah satu atau lebih karyawan di speakerphone, sebagian besar diabaikan. “Saya memiliki 30.000 atau lebih titik data yang telekonferensinya mengerikan, terutama untuk orang yang berbicara di telepon yang tidak diperhatikan oleh siapa pun,” kata Joseph Allen, psikolog, profesor, dan direktur Center for Meeting Effectiveness di University of Utah. .

Mengapa rapat begitu mengerikan?

"Mengapa rapat begitu buruk dan mengapa tidak ada yang melakukan apa-apa?" Itulah pertanyaan yang mendorong Allen, yang menggambarkan dirinya sebagai "ilmuwan pertemuan". Apa itu? “Artinya saya belajar rapat, bahwa bidang keahlian saya adalah rapat di tempat kerja. Ini adalah seseorang yang menerapkan prinsip-prinsip penyelidikan ilmiah ke dunia pertemuan dalam berbagai bentuknya.”

Allen telah berkolaborasi dengan Karin Reed dalam sebuah buku yang baru saja dirilis, “Suddenly Hybrid,” tindak lanjut dari “Suddenly Virtual” tahun lalu.

Reed menjelaskan perannya dalam kemitraan. “Saya ahli komunikasi video,” katanya. “Saya memulai karir saya sebagai jurnalis siaran, memenangkan Emmy sepanjang jalan dan berbagai penghargaan lainnya. Saya meninggalkan bisnis pada tahun 2004 untuk menerapkan keterampilan saya di dunia usaha. Saya menemukan bahwa saya akan dipekerjakan sebagai juru bicara profesional di depan kamera. Mereka membawa orang-orang dari kantor sudut untuk tampil di depan kamera bersama saya dan mengharapkan mereka tampil di level yang sama. Itu sering tidak berjalan dengan baik. Jadi saya mengenali kesempatan ini untuk mengajar orang-orang yang tidak pernah membayangkan mereka akan menjadi komunikator yang baik di depan kamera untuk menjadi seperti itu. Selama pandemi, keterampilan itu menjadi sangat penting karena tiba-tiba semua orang berbicara melalui kamera.”

Reed dan Allen mulai bekerja sama setelah bertemu melalui klien bersama. Selain dua buku, mereka berkonsultasi tentang cara meningkatkan pertemuan dan hasil pertemuan. Mendapatkan rapat — terutama virtual atau hibrida — tidak pernah lebih penting.

“ Pada Februari 2020,” kata Allen, “tidak ada yang mau berbicara dengan saya. Pada bulan Maret dan April, tiba-tiba, semua orang ingin berbicara dengan saya. Pandemi adalah saat ketika tiba-tiba kami sangat sadar bagaimana kami berkomunikasi dengan cara ini, dengan cara hibrida.” Sebelum itu? “Kami hanya menerima begitu saja bahwa pertemuan itu mengerikan dan begitulah kehidupan.”

Reed setuju: “Ada ledakan rapat selama pandemi. Rapat menjadi lebih banyak dan berlangsung lebih lama. Rapat video setelah rapat video setelah rapat video. Kami berada di lebih banyak pertemuan sekarang dan bisnis benar-benar perlu diselesaikan dalam pertemuan itu; pertemuan yang buruk dapat menyebabkan hasil pertemuan yang buruk, sehingga perlu ditangani. Dan dengan pertemuan hibrida, alasan mengapa mereka lebih penting saat ini adalah karena pekerjaan yang fleksibel menuntut mereka. Ada perubahan pola pikir di mana orang ingin dapat bekerja dari tempat yang mereka inginkan – dan pertemuan hibrida adalah satu-satunya cara untuk menghubungkan orang-orang yang bekerja dari mana saja.”

Tantangan hibrida

“ Pertemuan hybrid memperkenalkan lingkungan komunikasi yang sangat kompleks,” jelas Allen. “Dengan pertemuan tatap muka, hanya ada satu modalitas – tatap muka. Dengan virtual, Anda biasanya memiliki satu modalitas, video-to-video. Dengan hibrida, sekarang Anda memiliki tatap muka, video-ke-video dan berpotensi juga audio saja. Sama seperti kita melupakan orang-orang di telepon, kita juga melupakan orang-orang di video. Artinya, jika Anda secara langsung, Anda sebenarnya memiliki lebih banyak kekuatan dalam rapat itu untuk membuat keputusan dan menyebabkan sesuatu terjadi. Beberapa orang mengambil keuntungan dari itu.”

Itu dilema yang akrab dari hari-hari pra-pandemi, ketika seseorang yang bekerja dari jarak jauh dapat menemukan diri mereka dihilangkan dari pengambilan keputusan dan bahkan hanya gosip pendingin air. Tetapi situasi terpencil saat itu kurang umum.

Reed menjelaskan: “Memastikan kehadiran untuk semua, mencoba menciptakan partisipasi dan kesetaraan kolaborasi sehingga tidak peduli bagaimana Anda bergabung dalam rapat, pendapat Anda dihargai dan didengar secara setara. Itu membutuhkan upaya di pihak pemimpin rapat serta di pihak peserta rapat. Pertemuan hibrida sebenarnya bisa menjadi jenis pertemuan yang paling inklusif hingga saat ini, tetapi membutuhkan pendekatan yang disengaja. Jika dibiarkan begitu saja maka Anda bisa berakhir dengan penurunan produktivitas.”

Akses ke teknologi video untuk rapat sekarang menjadi taruhannya, apakah itu salah satu platform gratis atau sesuatu yang lebih rumit seperti Splash Studio. Masalahnya adalah, teknologi telah melampaui keahlian. “Anda perlu memahami perangkat lunak, perangkat keras, dan keterampilan yang diperlukan untuk dapat mengadakan pertemuan hibrida yang produktif karena itu tidak terjadi secara kebetulan.”

Splash juga mendukung rapat internal

Splash mungkin paling dikenal sebagai platform pemasaran untuk acara pelanggan skala kecil, menengah, dan besar, tetapi itu hanya sebagian dari gambarannya. “Kasus penggunaan ketiga kami yang paling populer adalah acara internal, mengikuti acara pemasaran lapangan dan acara perekrutan,” kata Holmen. “Kadang-kadang itu lebih menantang karena Anda mungkin tidak memiliki peralatan di kantor untuk memberikan nilai produksi yang bagus – Anda harus mengubah sumber daya yang Anda miliki.”

Splash Studio secara eksplisit diuji dalam konteks itu. “Saat kami menguji beta Splash Studio selama kuartal keempat, kami menggunakannya untuk semua acara internal kami,” kata Holmen, “dan kami memang memiliki beberapa acara hibrida.” Untuk satu acara seperti itu, mereka menerbangkan staf yang bersedia melakukan perjalanan ke resor Scottsdale, Arizona selama beberapa hari. Anggota staf yang lebih suka dapat menelepon dari rumah.

“Ini adalah ujian besar bagi kami,” kata Holmen, “karena ternyata sangat mudah bagi kami untuk menjalankan kombinasi resor di Scottsdale ini dengan karyawan di seluruh dunia. Kami melakukan beberapa kegiatan yang sangat menyenangkan., kami memiliki sesi breakout. Ini menantang tetapi dapat dilakukan dengan alat yang tepat.”

Biasanya pelanggan berinvestasi di Splash untuk salah satu kasus penggunaan yang lebih umum, kemudian menyadari bahwa itu juga dapat digunakan untuk rapat internal.

Cara membuat rapat hybrid bekerja

Tetapi seperti yang telah ditekankan oleh Reed dan Allen, tidak cukup hanya memiliki alat yang tepat. Kami meminta mereka untuk memberi kami sorotan dari apa yang mereka sebut "skillware", baik dari perspektif kepemimpinan maupun peserta.

“Hal penting bagi seorang pemimpin? Anda harus mengenali diri sendiri sebagai fasilitator,” kata Allen. “Pertemuan hibrida ini bisa sangat berbeda. Satu bisa tiga orang secara langsung dengan dua orang di video dan satu di audio; berikutnya bisa dua orang secara langsung dan lima di video. Anda harus menjadi advokat agar semua orang dapat berpartisipasi. Sering kali, pemimpin berkata 'Ini yang sedang kita bicarakan, pergilah.' Jika Anda melakukan itu, hal yang wajar terjadi adalah orang-orang di ruangan itu mengobrol dengan baik dan orang-orang di tempat lain tidak.” Pemimpin perlu menciptakan lingkungan di mana setiap orang dapat berpartisipasi, bahkan jika itu berarti memanggil orang dengan namanya.

Reed mengatakan ada strategi khusus untuk memastikan bahwa remote tidak dilupakan. “Salah satunya remote bicara duluan. Tidak hanya memastikan suara mereka didengar, tetapi juga meningkatkan kesadaran kolektif semua orang di ruang rapat.”

Baca selanjutnya: Acara virtual — Panduan pemasar terbaik

Sisi lain dari koin adalah bahwa remote harus mau berbicara. "Orang-orang harus bersedia dan siap untuk mengatakan sesuatu," kata Allen, "dan mereka harus merasa nyaman mengatakan, 'Saya tidak punya apa-apa untuk ditambahkan' dan tidak merasa buruk untuk mengatakan itu."

Strategi yang dapat dilakukan oleh peserta secara langsung adalah menjadi “sekutu dalam ruangan”, Reed berkata, “Misalnya, jika Anda mengetahui bahwa kolega Anda, Jane, bergabung secara virtual dan Anda tahu dia memiliki sesuatu yang berharga untuk ditambahkan, daripada menyerahkannya kepada Jane untuk mencari tahu kapan harus memasukkan dirinya sendiri, Anda sebagai orang di kamar dapat mengangkat tangan untuknya. ”

Bagaimana dengan acara hybrid skala besar seperti konferensi? “Saya memikirkannya dari perspektif pelatihan,” kata Reed, “dan cara saya menyampaikan materi saya. Apa yang menurut saya berhasil dengan sangat baik adalah, jika Anda hanya melakukan berbagi informasi atau mencoba mengajarkan suatu keterampilan, menurut saya itu relatif mudah dilakukan dalam lingkungan virtual — karena Anda dapat menyebarkannya kepada massa. Anda bahkan dapat merekamnya secara asinkron dan mereka dapat kembali dan menontonnya. Saat-saat tatap muka yang saya pesan untuk membangun tim atau hal-hal yang benar-benar membutuhkan kolaborasi.”

Membangun tim atau kolaborasi? Untuk pemasar acara yang mungkin diterjemahkan menjadi pembangunan hubungan dan konversi.