Başarılı hibrit etkinlikler yürütmenin zorluklarıyla nasıl başa çıkılır?

“ Müşterilerimizin sanal, yüz yüze veya hibrit etkinlik planladıklarında platformda görebiliyoruz ve tutarlı bir şekilde cevap olarak hibriti görüyoruz.”

Etkinlik pazarlama platformu Splash'ın CEO'su Eric Holmen, hibrit etkinliklere tutarlı ve kalıcı bir ilgi olduğu yönündeki gözlemimize yanıt verdi. Bir yıldan biraz daha uzun bir süre önce, Splash'ın 270 etkinlik uzmanıyla yaptığı anket, şirketlerin %79'unun yüz yüze etkinlikler yeniden başladığında bile çevrimiçi bileşen içeren etkinliklere ev sahipliği yapmasını beklediğini gösterdi. Bu yıl Ocak ayına hızlı ileri sar ve tahmin et ne oldu? Splash'ın en son "İşe Dönüş" anketi, bu sayının sabit kaldığını gösteriyor: Şirketlerin %79'u 2022'de hibrit etkinliklere ev sahipliği yapmayı planlıyor.

Anketten çıkan diğer başlıklar şöyle:

• Şirketlerin %50'si 2022'de daha fazla yüz yüze etkinlik düzenlemeyi bekliyor.
• Şirketlerin %46'sı 2022'de 2021'de olduğundan daha fazla sanal etkinliğe ev sahipliği yapmayı bekliyor.
• Şirketlerin %38'i etkinlik pazarlama bütçelerini 2020'de yalnızca %28'e kıyasla artırdı.

Holmen, hibrit olaylar için bu kalıcı yüksek sayının hem olumlu hem de olumsuz bir yönünü görüyor. “Şu anda bunun altı ay sonra olacağından farklı bir nedenle olduğunu düşünüyorum” dedi. “Şu anda bunun nedeni yüz yüze bir etkinlik düzenlemenin mümkün olup olmayacağı konusundaki belirsizlik. Hibrit/sanal sigorta poliçesi, içeriğimi piyasaya sürebileceğim ve etkinlik hedeflerimi kaçırmayacağım anlamına geliyor.”

Sadece hibrit olaylardan ziyade hibrit programlar

Yine de, Splash'ın müşteri tabanındaki hibrit etkinliklerle ilgili heyecan aşikar. “Sanalin bir veritabanı oluşturmak için harika olduğunu, şahsen ise katılımcıları dönüştürmek için harika olduğunu görüyorlar” dedi. “Bu sadece kayıtlar ve kimin katıldığı ve hepsi çok önemli olan yatırım getirisi ile ilgili değil, aynı zamanda biraz geri adım atmak, aynı zamanda gelecekteki etkinlik katılımcıları olabilecek doğru insanlardan oluşan bir veri tabanı oluşturmakla da ilgili. “

Omicron dalgasından korkan pazarlamacıların yaklaşan yüz yüze konferanslara katılma olasılığı daha düşük

Melez olay kavramı bir yıl öncesine göre biraz daha açık olabilir ama Holmen için ne anlama geldiğini sorduk. “'Olay' kelimesinin çok kötü bir tanımı var” diye hatırlattı bize. “Bir doğum günü partisi olabilir veya Dreamforce olabilir. Hibritten bahsetme şeklimiz artık daha çok bir programın parçası; bu, canlı bir etkinliği eşzamanlı olarak yayınladığınız ve yayınladığınız anlamına gelebilir veya daha sonra canlı bir etkinliği yeniden yayınlayacağınız anlamına gelebilir. Çokça gördüğümüz şey, sanal bir olayın ardından yüz yüze bir olayın olabileceği ve belki başka bir sanal olayla karıştırılabileceği bir dizinin parçası: yani bu, gerçek olaydan çok karma bir programla ilgili. ”

Ayrıca daha küçük olaylara doğru bir eğilim görüyor - hibrit için başka bir destek. “Pandemiden çıkarken çok açık olan şey, küçük olan yüz yüze etkinliklerin daha iyi olduğuydu. Kazanç samimiyettir, ancak kitle oluşturmak zordur. Bu nedenle, elli kişiden daha az kişiyle beş veya on küçük etkinliğiniz olacaksa, etkinlik programınız için ihtiyaç duyduğunuz kitleyi elde etmek için muhtemelen biraz sanal eklemeniz gerekecek ve biz bunu karma bir etkinlik programı olarak kabul edeceğiz. ”

Bu eğilimler, Splash Studio'nun Ocak ayında lansmanı ile Splash'ın sanal yeteneklere yaptığı yatırıma yansıyor ve sanal ve hibritin uzun vadede burada olduğunun açık bir itirafı. "İki yıl önce Splash'a ne zaman katıldığımı sorsaydınız, sanal etkinlikler yapıyor muyduk, hayır, güçlü olduğumuz yere, yüz yüze etkinliklere odaklanacağız derdim." Müşterinin sesi belirleyici faktördü. "Müşteriler, sadece bir web semineri platformu olmayan bir platform istediğimizi söylüyordu ."

Şimdiye kadar, hibrit etkinlik programlarını dışa dönük müşteri etkinlikleri bağlamında tartışıyorduk - ama elbette, özellikle işyerine geri dönüş devam ederken, herkesin aşina olduğu başka bir hibrit etkinlik biçimi daha var. Bu, bazı personelin hazır bulunduğu ve bazılarının uzaktan katıldığı dahili hibrit olaydır. Daha büyük harici ve küçük dahili hibrit olaylar ortak bir ikilemle karşı karşıyadır. Uzaktaki izleyici nasıl dışlanmış hissetmez?

Konsept olarak, hibrit dahili olaylar, video yetenekleri yaygın hale gelmeden ve kimsenin onları "hibrit" olarak adlandırmayacağından çok daha eskiye gider. Konferans aramalarını hatırlıyor musunuz? Masanın etrafında oturan personel ve ayrıca bir veya daha fazla çalışanın hoparlörde olduğu toplantılar büyük ölçüde görmezden geliniyor. Psikolog, profesör ve Utah Üniversitesi'nde Toplantı Etkinliği Merkezi direktörü Joseph Allen, "Telekonferansların özellikle telefonda kimsenin dikkat etmediği kişi için korkunç olduğuna dair 30.000 veya daha fazla veri noktam var" dedi. .

Toplantılar neden bu kadar korkunç?

"Toplantılar neden bu kadar korkunç ve neden kimse bu konuda bir şey yapmıyor?" Kendisini “buluşan bilim insanı” olarak tanımlayan Allen'ı harekete geçiren soru bu. O nedir? “Toplantıları inceliyorum, uzmanlık alanımın işyeri toplantıları olduğu anlamına geliyor. Bilimsel araştırmanın ilkelerini çeşitli biçimlerde toplantılar dünyasına uygulayan kişidir.”

Allen, Karin Reed ile geçen yılki “Aniden Sanal”ın devamı niteliğindeki yeni çıkan “Suddenly Hybrid” kitabında işbirliği yaptı.

Reed, ortaklıktaki rolünü açıkladı. “Ben bir görüntülü iletişim uzmanıyım” dedi. “Kariyerime bir yayın gazetecisi olarak başladım, bu arada Emmy ve diğer çeşitli ödüller kazandım. Becerilerimi kurumsal dünyada uygulamak için 2004 yılında işi bıraktım. Profesyonel bir kamera sözcüsü olarak işe alınacağımı öğrendim. Benimle birlikte kameraya görünmeleri için köşedeki ofisten insanları getiriyorlardı ve aynı seviyede performans göstermelerini bekliyorlardı. Bu çoğu zaman iyi gitmezdi. Bu yüzden, kamera karşısında iyi bir iletişimci olabileceklerini asla hayal etmeyen insanlara tam da bunu öğretme fırsatını tanıdım. Pandemi sırasında bu beceriler kritik bir görev haline geldi çünkü aniden herkes kamera aracılığıyla konuşmaya başladı.”

Reed ve Allen, karşılıklı müşteriler aracılığıyla görüştükten sonra birlikte çalışmaya başladılar. İki kitaba ek olarak, toplantıların ve toplantı sonuçlarının nasıl iyileştirilebileceğine dair istişarelerde bulunurlar. Toplantı yapmak - özellikle sanal veya karma - doğru olmak hiç bu kadar önemli olmamıştı.

“ Şubat 2020'de,” dedi Allen, “kimse benimle konuşmak istemedi. Mart ve Nisan aylarında aniden herkes benimle konuşmak istedi. Pandemi, birdenbire bu şekilde, hibrit yollarla nasıl iletişim kurduğumuzun çok iyi farkına vardığımız bir andı.” Bundan önce? “Toplantıların korkunç olduğunu ve hayatın böyle olduğunu kabul ettik.”

Reed kabul etti: “Pandemi sırasında bir toplantı patlaması oldu. Toplantılar çoğaldı ve daha uzun sürdü. Görüntülü toplantıdan sonra görüntülü toplantıdan sonra görüntülü toplantı. Artık daha fazla toplantıdayız ve bu toplantılarda gerçekten iş yapılması gerekiyor; Kötü toplantılar kötü toplantı sonuçlarına yol açabilir, bu yüzden ele alınması gerekir. Ve hibrit toplantılarla, bugün daha önemli olmalarının nedeni, esnek çalışmanın onları gerektirmesidir. İnsanların çalışmak istedikleri yerden çalışmak istedikleri bir zihniyet değişikliği oldu ve hibrit toplantılar, her yerden çalışan insanları birbirine bağlamanın tek yolu."

Hibritin zorlukları

Allen, " Karma toplantılar çok karmaşık bir iletişim ortamı sunuyor" diye açıkladı. “Yüz yüze görüşmede tek bir yöntem vardır – yüz yüze. Sanal ile, genellikle tek bir modaliteye sahip olursunuz, videodan videoya. Hibrit ile artık yüz yüze, videodan videoya ve potansiyel olarak yalnızca sese sahipsiniz. Telefondaki insanları unuttuğumuz gibi videodaki insanları da unutuyoruz. Bunun anlamı, eğer şahsen iseniz, aslında o toplantıda kararlar almak ve bir şeylerin olmasına neden olmak için daha fazla gücünüz var. Birileri bundan faydalanıyor.”

Bu, pandemi öncesi günlerden tanıdık bir ikilemdir, uzaktan çalışan biri kendilerini karar verme sürecinden ve hatta sadece su soğutucu dedikodularından mahrum bulabilir. Ancak uzak durum o zamanlar daha az yaygındı.

Reed şöyle açıkladı: “Herkesin mevcudiyetini sağlamak, toplantıya nasıl katılırsanız katılın, fikirlerinize eşit değer verilmesi ve duyulması için katılım ve işbirliği eşitliği yaratmaya çalışmak. Bu, toplantıya katılanların yanı sıra toplantı lideri tarafından da çaba gerektirir. Karma toplantılar aslında bugüne kadarki en kapsayıcı toplantı türü olabilir, ancak kasıtlı bir yaklaşım gerektirir. Şansa bırakılırsa, üretkenlik düşüşleri yaşayabilirsiniz.”

Toplantılar için video teknolojisine erişim, ister ücretsiz platformlardan biri olsun, isterse Splash Studio gibi daha ayrıntılı bir şey olsun, artık masaya yatırılıyor. Sorun şu ki, teknoloji beceri setini geride bıraktı. "Verimli bir hibrit toplantı yapabilmek için gereken yazılım, donanım ve beceri yazılımını anlamanız gerekiyor çünkü bunlar tesadüfen gerçekleşmez."

Splash, şirket içi toplantıları da destekler

Splash, en iyi küçük, orta ve büyük ölçekli müşteri etkinlikleri için bir pazarlama platformu olarak bilinebilir, ancak bu, resmin sadece bir kısmı. Holmen, "En popüler üçüncü kullanım durumumuz, saha pazarlama etkinliklerinden ve işe alım etkinliklerinden sonra şirket içi etkinliklerdir" dedi. "Bazen bunlar daha zorlayıcıdır çünkü ofiste güzel üretim değerleri sağlayacak donanıma sahip olmayabilirsiniz - sahip olduğunuz kaynaklarla bir değişiklik yapmanız gerekir."

Splash Studio bu bağlamda açıkça test edildi. Holmen, "Dördüncü çeyrekte Splash Studio'yu beta testi yaparken, tüm dahili etkinliklerimiz için kullandık ve birden fazla hibrit etkinliğimiz oldu" dedi. Böyle bir olay için, birkaç günlüğüne Scottsdale, Arizona tatil beldesine seyahat etmek isteyen personeli uçurdular. Tercih eden personel, evden arayabiliyordu.

Holmen, "Bu bizim için harika bir testti," dedi, "çünkü Scottsdale'deki bu tatil beldesini dünyanın dört bir yanındaki çalışanlarla birlikte yürütmek bizim için çok kolay oldu. Çok eğlenceli aktiviteler yaptık, ara seanslarımız oldu. Zor ama doğru araçlarla yapılabilir.”

Tipik olarak müşteriler, daha yaygın kullanım örneklerinden biri için Splash'a yatırım yapar ve ardından bunun dahili toplantılar için de kullanılabileceğini anlar.

Hibrit toplantıların işe yaraması nasıl sağlanır?

Ancak Reed ve Allen'ın vurguladığı gibi, sadece doğru araçlara sahip olmak yeterli değildir. Hem liderlik hem de katılımcı bakış açısıyla "beceri yazılımı" dedikleri şeyin önemli noktalarını bize vermelerini istedik.

“Bir lider için önemli bir şey mi? Kendinizi bir kolaylaştırıcı olarak tanımalısınız” dedi Allen. “Bu hibrit toplantılar çok farklı olabilir. Biri üç kişi olabilir, iki kişi videoda ve bir kişi sesli olabilir; bir sonraki kişi iki kişi ve videoda beş kişi olabilir. Herkesin katılabilmesi için bir savunucu olmalısınız. Çoğu zaman lider, 'İşte bundan bahsediyoruz, git' diyor. Bunu yaparsanız, doğal olarak odadaki insanlar güzel bir sohbete sahip olur ve diğer her yerdeki insanlar olmaz.” Liderin, insanları isimleriyle çağırmak anlamına gelse bile herkesin katılabileceği bir ortam yaratması gerekir.

Reed, uzaktan kumandaların unutulmamasını sağlamak için özel stratejiler olduğunu söyledi. “Bunlardan biri, önce uzaktan kumanda konuşur. Bu sadece seslerinin duyulmasını sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda toplantı odasındaki herkesin ortak farkındalığını da artırıyor.”

Sonraki oku: Sanal etkinlikler — En iyi pazarlamacı kılavuzu

Madalyonun diğer yüzü, uzaktan kumandaların konuşmaya istekli olması gerektiğidir. Allen, “İnsanların bir şeyler söylemeye istekli ve hazırlıklı olmaları gerekiyor ve 'ekleyecek bir şeyim yok' deme konusunda rahat olmaları ve bunu söylemenin kötü olduğunu düşünmemeleri gerekiyor” dedi.

Yüz yüze katılımcıların çalışabileceği bir strateji, "oda içi bir müttefik" olmaktır, dedi Reed, "Örneğin, meslektaşınız Jane'in sanal olarak katıldığının farkındaysanız ve katacak değerli bir şeyi olduğunu biliyorsanız, Kendini ne zaman yerleştireceğini bulmayı Jane'e bırakmak yerine, odadaki bir kişi olarak onun için el kaldırabilirsin.”

Konferanslar gibi daha büyük ölçekli karma etkinliklere ne dersiniz? “Bunu eğitim perspektifinden düşünüyorum” dedi Reed, “ve materyalimi teslim etme yollarım. Gerçekten işe yaradığını düşündüğüm şey, sadece bilgi paylaşımı yapıyorsanız veya bir beceri öğretmeye çalışıyorsanız, bunu sanal bir ortamda yapmanın nispeten kolay olduğunu düşünüyorum - çünkü bunu kitlelere ulaştırabilirsiniz. Hatta eşzamansız olarak kaydedebilirsiniz ve onlar geri dönüp izleyebilirler. Ekip oluşturma veya gerçekten işbirliği gerektiren şeyler için ayırdığım o yüz yüze anlar.”

Takım oluşturma veya işbirliği? İlişki kurma ve dönüştürme anlamına gelebilecek etkinlik pazarlamacıları için.