Comment relever les défis de l'organisation d'événements hybrides réussis

" Nous pouvons voir dans la plateforme, quand nos clients planifient des événements, qu'ils organisent des événements virtuels, en personne ou hybrides, et nous voyons systématiquement l'hybride comme leur réponse."

Eric Holmen, PDG de la plateforme de marketing événementiel Splash, répondait à notre observation selon laquelle il semble y avoir un intérêt constant et durable pour les événements hybrides. Il y a un peu plus d'un an, l'enquête de Splash auprès de 270 professionnels de l'événementiel a montré que 79 % des entreprises s'attendaient à organiser des événements comprenant une composante en ligne même une fois que les événements en personne reprendraient. Avance rapide jusqu'en janvier de cette année et devinez quoi ? La dernière enquête de Splash "Getting Back to Business" montre que ce nombre reste stable : 79 % des entreprises prévoient d'organiser des événements hybrides en 2022.

Parmi les autres titres de l'enquête, citons:

• 50 % des entreprises prévoient d'organiser davantage d'événements en personne en 2022.
• 46 % des entreprises prévoient d'organiser plus d'événements virtuels en 2022 qu'en 2021.
• 38% des entreprises ont augmenté leurs budgets marketing événementiel contre seulement 28% en 2020.

Holmen voit à la fois un aspect positif et négatif dans ce nombre élevé et persistant d'événements hybrides. "Je pense qu'en ce moment, c'est pour une raison différente de ce qu'elle sera dans six mois", a-t-il déclaré. « En ce moment, c'est à cause de l'incertitude quant à savoir s'il sera possible d'organiser un événement en personne. Une police d'assurance hybride/virtuelle signifie que je peux toujours mettre mon contenu sur le marché et ne pas manquer mes objectifs d'événement. »

Des programmes hybrides plutôt que de simples événements hybrides

Néanmoins, l'enthousiasme suscité par les événements hybrides parmi la clientèle de Splash est palpable. « Ils constatent que le virtuel est idéal pour créer une base de données, tandis que le présentiel est idéal pour convertir les participants », a-t-il expliqué. "Il ne s'agit pas seulement d'inscriptions, de participants et de retour sur investissement - qui sont tous très importants - mais, en prenant un peu de recul, il s'agit également de créer une base de données des bonnes personnes qui pourraient être de futurs participants à l'événement. "

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Le concept d'un événement hybride est peut-être un peu plus clair qu'il ne l'était il y a un an, mais nous avons demandé ce que cela signifiait pour Holmen. « Le mot « événement » a une si mauvaise définition », nous a-t-il rappelé. «Ce pourrait être une fête d'anniversaire ou ce pourrait être Dreamforce. La façon dont nous parlons d'hybride maintenant fait plus partie d'un programme ; cela peut signifier que vous diffusez simultanément un événement en direct et que vous le diffusez en continu, ou cela peut signifier que vous allez rediffuser un événement en direct plus tard. Ce que nous voyons souvent, c'est que cela fait partie d'une séquence où vous pourriez avoir un événement virtuel suivi d'un événement en personne, et peut-être mélangé à un autre événement virtuel : il s'agit donc plus d'un programme hybride que de l'événement réel. ”

Il constate également une tendance vers des événements plus petits - un autre coup de pouce pour l'hybride. «À la sortie de la pandémie, ce qui était très clair, c'est que les événements en personne qui sont petits sont meilleurs. La victoire est l'intimité, mais il est difficile de construire de la masse. Donc, si vous allez organiser cinq ou dix événements plus petits avec moins de cinquante personnes, pour obtenir la masse dont vous avez besoin pour votre programme d'événements, vous devrez probablement compléter avec du virtuel et nous considérerions qu'un programme d'événements hybrides .”

Ces tendances se reflètent dans l'investissement de Splash dans les capacités virtuelles avec le lancement en janvier de Splash Studio, un aveu clair que le virtuel et l'hybride sont là pour le long terme. "Si vous m'aviez demandé quand j'ai rejoint Splash il y a deux ans, ferions-nous des événements virtuels, j'aurais dit, non, nous allons nous concentrer là où nous sommes forts, sur les événements en personne." La voix du client a été le facteur décisif. "Les clients disaient que nous voulions une plate-forme qui ne soit pas seulement une plate-forme de webinaires ."

Jusqu'à présent, nous avions discuté de programmes d'événements hybrides dans le contexte d'événements clients tournés vers l'extérieur - mais, bien sûr, il existe une autre forme d'événement hybride avec laquelle tout le monde est familier, d'autant plus que le retour au travail se poursuit. C'est l'événement hybride interne, avec certains membres du personnel présents et d'autres participant à distance. Les grands événements hybrides externes et les petits événements hybrides internes sont confrontés à un dilemme commun. Comment le public distant ne se sent-il pas exclu ?

Dans le concept, les événements internes hybrides remontent bien avant que les capacités vidéo ne deviennent monnaie courante - et avant que quiconque ne les ait appelés "hybrides". Vous souvenez-vous des conférences téléphoniques ? Ces réunions avec le personnel assis autour de la table, plus un ou plusieurs employés sur un haut-parleur, sont largement ignorées. "J'ai 30 000 points de données ou plus que les téléconférences sont terribles, en particulier pour la personne au téléphone à laquelle personne ne prête attention", a déclaré Joseph Allen, psychologue, professeur et directeur du Center for Meeting Effectiveness de l'Université de l'Utah. .

Pourquoi les réunions sont-elles si terribles ?

« Pourquoi les réunions sont-elles si terribles et pourquoi personne ne fait rien ? » C'est la question qui anime Allen, qui se décrit comme un "scientifique de la réunion". Qu'est-ce que c'est? « Ça veut dire que j'étudie les réunions, que mon domaine d'expertise, ce sont les réunions de travail. C'est quelqu'un qui applique les principes de la recherche scientifique au monde des réunions sous toutes leurs formes.

Allen a collaboré avec Karin Reed sur un livre qui vient de sortir, "Suddenly Hybrid", un suivi de "Suddenly Virtual" de l'année dernière.

Reed a expliqué son rôle dans le partenariat. « Je suis une experte en communication vidéo », dit-elle. "J'ai commencé ma carrière en tant que journaliste audiovisuel, j'ai remporté un Emmy en cours de route et divers autres prix. J'ai quitté l'entreprise en 2004 pour appliquer mes compétences dans le monde de l'entreprise. J'ai découvert que je serais embauché comme porte-parole professionnel devant la caméra. Ils faisaient venir des gens du bureau du coin pour qu'ils apparaissent devant la caméra à mes côtés et s'attendaient à ce qu'ils se produisent au même niveau. Cela n'allait souvent pas bien. J'ai donc reconnu cette opportunité d'enseigner à des gens qui n'auraient jamais imaginé qu'ils seraient de bons communicateurs devant la caméra à être exactement cela. Pendant la pandémie, ces compétences sont devenues essentielles à la mission parce que tout à coup tout le monde parlait à travers une caméra.

Reed et Allen ont commencé à travailler ensemble après s'être rencontrés par l'intermédiaire de clients communs. En plus des deux livres, ils consultent sur la façon d'améliorer les réunions et les résultats des réunions. Organiser des réunions, en particulier virtuelles ou hybrides, n'a jamais été aussi important.

« En février 2020 », a déclaré Allen, « personne ne voulait me parler. En mars et avril, tout à coup, tout le monde a voulu me parler. La pandémie a été un moment où, tout à coup, nous étions très conscients de la façon dont nous communiquions de cette manière, de manière hybride. » Avant ça? "Nous tenions pour acquis que les réunions étaient terribles et que c'était ainsi que la vie était."

Reed a convenu: «Il y a eu une explosion de réunions pendant la pandémie. Les réunions sont devenues plus nombreuses et ont duré plus longtemps. Réunion vidéo après réunion vidéo après réunion vidéo. Nous sommes dans plus de réunions maintenant et les affaires doivent vraiment être traitées lors de ces réunions ; de mauvaises réunions peuvent conduire à de mauvais résultats de réunion, il faut donc y remédier. Et avec les réunions hybrides, la raison pour laquelle elles sont plus importantes aujourd'hui est que le travail flexible les exige. Il y a eu un changement d'état d'esprit où les gens veulent pouvoir travailler là où ils veulent travailler - et les réunions hybrides sont le seul moyen de connecter les gens qui travaillent de n'importe où.

Les enjeux de l'hybride

« Les réunions hybrides introduisent un environnement de communication très complexe », a expliqué Allen. « Avec une réunion en face à face, il n'y a qu'une seule modalité – face à face. Avec le virtuel, vous avez généralement une modalité, vidéo à vidéo. Avec l'hybride, vous avez maintenant le face à face, la vidéo à la vidéo et potentiellement aussi l'audio uniquement. Tout comme nous avons oublié les personnes au téléphone, nous oublions également les personnes en vidéo. Cela signifie que, si vous êtes en personne, vous avez en fait plus de pouvoir lors de cette réunion pour prendre des décisions et faire bouger les choses. Certains en profitent. »

C'est un dilemme familier depuis les jours pré-pandémiques, lorsqu'une personne travaillant à distance pouvait se retrouver exclue de la prise de décision et même simplement des ragots sur les refroidisseurs d'eau. Mais la situation à distance était moins courante à l'époque.

Reed a expliqué : « Assurer la présence de tous, essayer de créer une participation et une collaboration équitables afin que, quelle que soit la façon dont vous rejoignez la réunion, vos opinions soient également appréciées et entendues. Cela nécessite des efforts de la part de l'animateur de la réunion ainsi que de la part des participants à la réunion. Les réunions hybrides peuvent en fait être le type de réunion le plus inclusif à ce jour, mais elles nécessitent une approche intentionnelle. Si c'est laissé au hasard, vous pouvez vous retrouver avec des baisses de productivité.

L'accès à la technologie vidéo pour les réunions est désormais un enjeu de table, que ce soit l'une des plateformes gratuites ou quelque chose de plus élaboré comme Splash Studio. Le problème est que la technologie a dépassé l'ensemble des compétences. "Vous devez comprendre les logiciels, le matériel et les compétences nécessaires pour pouvoir organiser une réunion hybride productive, car ils ne se produisent pas par hasard."

Splash prend également en charge les réunions internes

Splash est peut-être mieux connu en tant que plate-forme marketing pour les événements clients de petite, moyenne et grande envergure, mais ce n'est qu'une partie de l'image. "Notre troisième cas d'utilisation le plus populaire est celui des événements internes, après les événements de marketing sur le terrain et les événements de recrutement", a déclaré Holmen. "Parfois, c'est plus difficile parce que vous n'avez peut-être pas l'équipement au bureau pour fournir de belles valeurs de production - vous devez faire un changement avec les ressources dont vous disposez."

Splash Studio a été explicitement testé dans ce contexte. "Lorsque nous testions la version bêta de Splash Studio au cours du quatrième trimestre, nous l'avons utilisé pour tous nos événements internes", a déclaré Holmen, "et nous avons eu plusieurs événements hybrides." Pour l'un de ces événements, ils ont transporté du personnel prêt à se rendre dans un complexe de Scottsdale, en Arizona, pendant quelques jours. Les membres du personnel qui préféraient pouvaient appeler de chez eux.

"Ce fut un excellent test pour nous", a déclaré Holmen, "car il s'est avéré très facile pour nous d'exécuter cette combinaison d'un complexe à Scottsdale avec des employés du monde entier. Nous avons fait des activités vraiment amusantes, nous avons eu des séances en petits groupes. C'est difficile, mais cela peut être fait avec les bons outils.

Généralement, les clients investissent dans Splash pour l'un des cas d'utilisation les plus courants, puis réalisent qu'il peut également être utilisé pour des réunions internes.

Comment faire fonctionner les réunions hybrides

Mais comme Reed et Allen l'ont souligné, il ne suffit pas d'avoir les bons outils. Nous leur avons demandé de nous donner les points saillants de ce qu'ils appellent les « logiciels de compétences », à la fois du point de vue de la direction et du point de vue des participants.

« Un élément clé pour un leader ? Vous devez vous reconnaître en tant que facilitateur », a déclaré Allen. « Ces réunions hybrides peuvent être très différentes. On pourrait être trois personnes en personne avec deux personnes en vidéo et une en audio ; le prochain pourrait être deux personnes en personne et cinq en vidéo. Vous devez être un avocat pour que tout le monde puisse participer. Souvent, le chef dit "Voici de quoi nous parlons, allez-y". Si vous faites cela, la chose naturelle qui se produira sera que les gens dans la pièce auront une conversation agréable et les gens partout ailleurs ne le feront pas. Le leader doit créer un environnement dans lequel tout le monde peut participer, même si cela signifie appeler les gens par leur nom.

Reed a déclaré qu'il existe des stratégies spécifiques pour s'assurer que les télécommandes ne sont pas oubliées. "L'un d'eux est que les télécommandes parlent en premier. Non seulement cela garantit que leurs voix sont entendues, mais cela accroît également la prise de conscience collective de tout le monde dans la salle de réunion. »

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Le revers de la médaille est que les télécommandes doivent être prêtes à parler. "Les gens doivent être disposés et préparés à dire quelque chose", a déclaré Allen, "et ils doivent être à l'aise de dire:" Je n'ai rien à ajouter "et ne pas avoir l'impression que c'est mal de dire ça."

Une stratégie dans laquelle les participants en personne peuvent travailler est d'être un "allié dans la salle", a déclaré Reed, "Par exemple, si vous savez que votre collègue, Jane, se joint virtuellement et que vous savez qu'elle a quelque chose de valeur à ajouter, plutôt que de laisser à Jane le soin de déterminer quand s'insérer, vous, en tant que personne dans la chambre, pouvez lever la main pour elle.

Qu'en est-il des événements hybrides à plus grande échelle comme les conférences ? "J'y pense du point de vue de la formation", a déclaré Reed, "et de la manière dont je livre mon matériel. Ce que je trouve qui fonctionne vraiment bien, c'est que si vous ne faites que partager des informations ou essayez d'enseigner une compétence, je trouve que c'est relativement facile à faire dans un environnement virtuel - parce que vous pouvez le diffuser aux masses. Vous pouvez même l'enregistrer de manière asynchrone et ils peuvent revenir en arrière et le regarder. Ces moments en personne que je réserve à la constitution d'équipes ou à des choses qui nécessitent vraiment une collaboration.

Team building ou collaboration ? Pour les spécialistes du marketing événementiel qui pourraient se traduire par l'établissement de relations et la conversion.