如何在建立、啟動和發展業務時管理庫存

當有人提到庫存管理時，我們想像一名員工在後台盤點或煞費苦心地更新復雜的 Excel 電子表格。

這些情景與事實相去甚遠。

早期創業者專注於創造需求； 他們使用 Excel 來跟踪預售商品和供應商。 成長中的品牌希望實現自動化和優化。 大型企業將卓越運營作為公司範圍內的責任，從供應鏈到會計、人力資源再到銷售和營銷。

電子商務商家和企業主在業務發展過程的每個階段都面臨運營挑戰，包括人工容易出錯的訂單管理、未支付的供應商發票、過高的銷售預測、缺乏需求預測以及勞動力和材料過剩。 其中，庫存管理對於任何以商品為基礎的公司來說都是最重要的。

庫存等於現金。

對您的產品的高需求但庫存不足可能意味著將客戶流失給競爭對手。 產品太多而銷量不足意味著賠錢。 未售出的商品還意味著您必須支付存儲和安全費用，從而阻礙您的現金流。

對於任何類型的業務，現金為王。 這是你的命脈。 優化現金流的最佳方式是通過有效的庫存管理。

什麼是庫存管理？

庫存管理是一種獲取、存儲非資本資產（如原材料和成品）並從中獲利的系統方法。 合適的庫存、合適的水平、合適的地點、合適的時間和合適的成本。

零售是描述企業對消費者 (B2C) 銷售的最廣泛的術語。 基本上有兩種類型的零售，根據銷售的方式和地點來區分：

• 首先，在線零售（電子商務）以數字方式進行購買
• 第二，線下零售，通過實體店面或銷售人員進行實體購買

另一方面，批發是指企業對企業 (B2B) 銷售。 了解零售和批發的差異和最佳實踐對於庫存成功至關重要。

大多數企業在多個渠道以及多個地點維護庫存。 零售庫存管理的多樣性增加了其複雜性，並凸顯了其對您品牌的重要性。

在深入研究策略和技術之前，讓我們先了解一些適合初學者的庫存管理基礎知識； 複習術語和公式。

庫存管理術語

• 條形碼掃描儀：用於在內部履行中心和第三方倉庫登記和登記庫存的物理設備
• Bundles：作為單個產品銷售的產品組：將相機、鏡頭和包作為一個 SKU 銷售
• 銷售成本 (COGS)：與生產相關的直接成本以及儲存這些貨物的成本
• 滯銷商品：從未出售給客戶或由客戶使用的商品（通常是因為它在某些方面已經過時了）
• 脫鉤庫存：又稱安全庫存或脫鉤庫存； 是指留出作為安全網的庫存，以降低在一個或多個組件不可用時完全停產的風險
• 經濟訂貨量 (EOQ)： EOQ 是指您應該重新訂貨的數量，考慮到需求和您的庫存持有成本
• 持有成本：也稱為持有成本； 在將庫存出售給客戶之前，您的企業在倉庫中存儲和保留庫存所產生的成本
• 到岸成本：這些是運輸、儲存、進口費用、關稅、稅收和其他與運輸和購買庫存相關的費用
• 交貨時間：下訂單後供應商交付貨物所需的時間以及企業重新訂購需求的時間範圍
• 訂單履行：訂單的完整生命週期，從銷售點到揀貨和包裝再到運輸到客戶交付
• 訂單管理：管理接收訂單、處理付款以及履行、跟踪和與客戶溝通的後端或“後台”機制
• 採購訂單 (PO)：供應商和買方之間的商業文件 (B2B)，概述產品或服務的類型、數量和商定價格
• 管道庫存：處於企業供應鏈“管道”中的任何庫存（例如，在生產或運輸中）但尚未到達最終目的地的任何庫存
• 再訂貨點：設置庫存配額，確定何時應該進行再訂貨，同時考慮當前和未來的需求以及提前期
• 安全庫存：也稱為緩衝庫存； 為防止短缺而保留的庫存
• 銷售訂單：在購買之後但在訂單完成之前發送給客戶的交易文件
• 庫存單位 (SKU)：分配給您的每個產品的唯一跟踪代碼（字母數字），指示樣式、尺寸、顏色和其他屬性
• 第三方物流 (3PL)：第三方物流是指使用外部供應商來處理您的部分或全部倉儲、履行、運輸或任何其他與庫存相關的操作。 第四方物流 (4PL) 通過為企業管理資源、技術、基礎設施和全面的供應鏈解決方案，更進一步
• 變體：產品的獨特版本，例如特定顏色或尺寸

四大庫存管理公式

公式 #1 經濟訂貨量 (EOQ) 公式

您的 EOQ 是您應該購買的最佳產品數量，以最大限度地減少訂購或持有庫存的總成本。 弄清楚您的 EOQ 可能會為您節省大量資金。

EOQ = √(2DK / H)，或 (2 x D x K / H) 的平方根

在哪裡：

• D =設置成本（每個訂單，通常包括運輸和處理）
• K =需求率（每年銷售的數量）
• H =持有成本（每年，每單位）

公式 #2 天庫存未清 (DIO) 公式

庫存未結天數 (DIO)，也稱為庫存銷售天數 (DSI)，是指庫存轉化為銷售額所需的天數。 平均庫存天數因行業而異，但一般來說，DIO 較低是首選。

公式#3 再訂貨點公式

再訂貨點公式回答了一個古老的問題：什麼時候是訂購更多庫存的合適時機？ 計算您的再訂貨點需要三個步驟：

• 以天為單位確定您的交貨時間需求
• 以天為單位計算您的安全庫存
• 總結您的交貨時間需求和安全庫存

公式 #4 安全庫存公式

安全庫存充當緊急緩衝，當您看起來即將售罄時，您可以突圍。 您希望有足夠的安全庫存來滿足需求，但又不至於增加的持有成本最終使您的財務緊張。

雖然這聽起來像是常識，但訣竅是決定要攜帶多少安全庫存：

• 將您的最大每日使用量乘以您的最大交貨時間（以天為單位）
• 將您的平均每日使用量乘以您的平均交貨時間（以天為單位）
• 計算兩者之間的差異以確定您的安全庫存

操作注意事項

您的企業在業務發展的每個階段都會有不同的需求並面臨挑戰。 我們概述了運營注意事項、簡短的案例研究以及在您的業務的每個階段（從構建到啟動和增長）生存和發展的建議。

構建階段

一個想法誕生了。 您可以通過直銷作為市場研究的一種方式來開始您的創業之旅。 此策略允許您提供範圍廣泛的產品，而無需實際購買和存儲庫存。 幾個月後，一些企業家發現了足夠的消費者需求來保證他們自己的衍生品牌產品。

通過這種驗證，狡猾的 DIYer 可以開發一個原型，並在內部或與製造商一起創建小批量產品。

製作自己的產品可以讓您享受相對較低的生產成本，對於許多電子商務企業來說，這可以構成其啟動成本的大部分。 它還為您提供對產品和業務敏捷性的全面質量控制，以適應需求和規格。 但是，產量受限於您的技能和資源，讓您有更少的時間來處理業務的其他方面。

那些對產品的適銷性有信心但對自己的製造商技能沒有信心的人會將原型製作工作外包給經過審查的製造商。 這樣做有助於早期創業者通過直銷或批發採購獲得最大的利潤。 但它帶來的風險最高，因為製造商需要最少的訂單——這是不可避免的啟動成本。 原型製作、打樣、提煉和最終生產的過程也需要很長時間； 語言、文化和時區的差異進一步放大——如果您選擇將其外包到海外。

在這個階段，許多企業家預售商品以提高早期採用者的意識，他們以擁有全新、與眾不同且引人注目的產品為榮。 如果他們對您的產品堅信不疑，他們既可以成為您最大的擁護者，也可以成為您最嚴厲的批評者。

聽取他們的意見並保持溝通渠道暢通。 為他們提供分享反饋的平台，這對您的產品的下一次迭代很有價值。 在公開發布之前，使用他們的評論進行必要的修改。

接下來，請牢記您的理想客戶。 你正在解決他們面臨的什麼問題？ 他們在使用您的產品時應該期待什麼？ 他們是否已經在使用類似的產品？ 哪些？為什麼？ 你的產品能做得更好嗎？ 您可以收集哪些人口統計數據？ 他們喜歡或不喜歡什麼？ 他們在哪裡購物？

此練習將幫助您創建買家角色，從而更輕鬆地建立品牌。 例如，如果您要創建男士美容系列，您可能會避免使用柔和的調色板或孩子氣的圖標。 如果您了解到您的理想客戶（準媽媽）希望被視為時尚，您會在您的品牌攝影和內容中引用這一點。 一個經過適當研究的買家角色將幫助您創建一個可以毫不費力地與理想客戶建立聯繫的品牌。

將您的產品推向世界需要時間，而且該產品的市場規模很小。 這意味著銷售量低而且往往很慢，因此在與供應商合作時保持相對較低的庫存水平很重要，供應商很靈活，可以以可承受的成本促進快速原型製作。 這對您的早期成功至關重要。

相反，研發和營銷等成本可能很高，尤其是在競爭激烈的利基市場。

在此階段，通常使用 Excel 電子表格來管理採購訂單、庫存和跟踪供應商。 網上有許多免費的庫存模板，找到適合您的。 如果您知道如何正確使用它，您就可以生成各種極具價值的庫存公式，幫助您跟踪庫存、銷售、採購訂單、供應商等。

Excel 確實有其缺點，尤其是當您的業務開始擴張時。 但是，如果您的產品和銷售渠道數量有限，請相信自己在輸入時仔細檢查數字，有可用的時間，並且需要簡單且具有成本效益的東西，Excel 可以很好地完成這項工作。

發射階段

起飛時間到！ 您的產品現在可以購買了。 但是，僅僅因為你建造了它，並不意味著人們會來。 你必須創造需求。

為了提高品牌知名度，企業家採取了多種策略，包括媒體關係、直郵、有影響力的營銷或名人外展。 其他人則轉向數字營銷（例如：PPC、SEM、社交媒體廣告）以將源源不斷的在線訪問者引導至他們的電子商務商店。 如果正確設置並隨著時間的推移進行優化，這些網站訪問者應該會迅速轉化為客戶。

直接面向消費者 (DTC) 品牌利用千禧一代受眾在社交媒體上的分享習慣顛覆了傳統營銷方式。 例如，Rent the Runway 鼓勵顧客發布自己穿著連衣裙的照片，這些照片與每個產品頁面集成在一起。 看到不同體型和體型的真實女性的照片，對於那些還在猶豫是否要租一條裙子的人來說，是一種強大的營銷激勵。

開設自己的快閃店或將產品放在快閃陳列室怎麼樣？ 這些空間通常沒有攜帶實物商品，而是配備高度專心、手持 iPad 的員工，以幫助推動購物者進入他們的電子商務體驗，以獲取詳細的產品信息和購買機會。 這是一個值得注意的策略，可以成功捕獲有價值的客戶數據，並幫助您進一步培養長期關係。

準備是關鍵。 在這個階段，從第一次生產運行開始。 保持低庫存水平並隨著需求的增長而增加。 考慮如何完成訂單、運送給客戶或現場交付給實體供應商。

想想您當前的系統和流程。 你的電子表格能跟上嗎？

Honest Brew 首先使用包含所有客戶姓名的電子表格日曆來手動跟踪庫存和訂閱條款。 預測和增長指標完全基於估計。 不久，Honest Brew 就對手動操作的苦澀感到畏縮。 他們需要對庫存、SKU、採購流程和發票進行最新的可見性和控制。

如果您在 Excel 上花費太多時間，或者害怕每週進行庫存盤點，您可能需要將系統升級到專用的庫存管理解決方案。 它不僅可以自動化許多耗時的手動任務，而且還允許您將所有工具集成在一起，以協助從採購到履行的所有工作。 從現在開始，這項工作只會增加。

隨著全球對您產品的需求增加，您的運輸和勞動力成本、風險以及對世界一流服務的期望也會增加。 您需要考慮跨多個倉庫高效管理庫存和庫存。

增加一兩個倉庫的需求不僅限於跨國企業，在分散地區、難以到達的地方或物流有限的地區經營的公司也會考慮。 其他企業主希望為以防萬一或最壞情況（例如：洪水、火災、地震等）提供保費保險計劃涵蓋的備用倉庫。

成長階段

現在您有了一個有效的營銷計劃、穩定的訂單流、更大的場所和增加的勞動力。

恭喜！ 這些都是業務增長的健康跡象。

您可能不想听到它，但如此迅速的成功也有不利之處。 大多數企業在這個階段失敗是因為它們沒有為可持續增長做好準備。

現在是優化流程和自動化活動以提高銷售額和淨利潤率的時候了。 您還需要管理不同類型的庫存以獲得最大利潤和最低成本。 但是你知道怎麼做嗎？

使用 ABC 庫存分析和管理，您可以從最暢銷到最不暢銷，以及從最低到最高庫存成本的角度查看您的庫存。 這是一種庫存優化方法，它假設並非所有產品都具有同等價值，應更多地關注關鍵產品。

ABC 庫存分析還允許您進行戰略定價，從而對盈利能力、預測需求和設置優先考慮 A 級高價值客戶的客戶服務水平產生積極影響。

雖然劃分產品沒有硬性規定，但類別通常如下所示：

• A項：產品的20%，消費價值的70%～80%
• B項：產品的30%，佔消費價值的10%~20%
• C Items : 50%的產品，最高佔消費價值的10%

該模型可以調整以適應不同類型的產品和業務，重點是識別和培養暢銷產品以提高盈利能力。

正如我們之前提到的，您可能會考慮僱用更多人來跟上日益增長的複雜性和大批量銷售。 但是，如果沒有適當的工具和系統，就會犯錯誤，而且這些錯誤會隨著時間的推移而加劇。

100 萬美元以下的企業每個月在庫存管理、產品採購以及管理採購和銷售訂單上花費 90 多個小時。 訂單管理的過程比簡單地接受銷售訂單並歸檔要復雜得多。 當你分解它時，它真正代表的是一連串的事件，這些事件波及你的組織，影響其整個運營生態系統。 其中包括需要：

• 接收和跟踪銷售訂單
• 預測未來潛在需求
• 保管和維護客戶數據
• 實時更新多個銷售渠道
• 準確及時地完成訂單
• 處理多種貨幣的付款並更新會計分類帳
• 跟踪、監控、更新和補充（或製造）庫存

而且，最重要的是，繼續進行完美的銷售和營銷運營。

通過優化和自動化您的業務後端並實施訂單管理系統，您最終將能夠贏回被手動或低效工作流程偷走的時間。

強大的庫存和訂單管理解決方案還將幫助您避免常見的履行陷阱：缺貨、手動和容易出錯的對賬、資金不足以及客戶滿意度下降。

它還將為您提供訂單和庫存水平的實時可見性、預測需求，並與您的工具、倉庫和第三方物流合作夥伴集成以實現無縫履行流程。

結論

要真正發展和擴展您的業務，請重新檢查其構建的基礎以及您選擇用來支持它的系統。 但是您不應等到業務的後期階段才探索這一點。 從一開始，請注意您可以簡化運營、提高效率和迭代勝利的領域，以便在時機成熟時，您不僅實施創可貼補救措施，而且是一個整體和集成的系統，將幫助您的業務蓬勃發展在當前和未來的市場條件下。