Comment gérer l'inventaire pendant que vous créez, lancez et développez votre entreprise

Lorsque quelqu'un évoque la gestion des stocks, nous imaginons un employé faisant le point dans une arrière-boutique ou mettant à jour minutieusement une feuille de calcul Excel complexe.

Ces scénarios ne sont pas trop éloignés de la vérité.

Les entrepreneurs à un stade précoce se concentrent sur la création de la demande ; ils utilisent Excel pour suivre les marchandises pré-vendues et les fournisseurs. Les marques en croissance cherchent à automatiser et à optimiser. Les grandes entreprises font de l'excellence opérationnelle une responsabilité à l'échelle de l'entreprise, de la chaîne d'approvisionnement à la comptabilité, en passant par les ressources humaines, les ventes et le marketing.

Les commerçants en ligne et les propriétaires d'entreprise sont confrontés à des défis opérationnels à chaque étape du processus de développement commercial, notamment la gestion manuelle des commandes sujette aux erreurs, les factures fournisseurs impayées, les projections de ventes élevées, le manque de prévision de la demande et la main-d'œuvre et les matériaux excédentaires. Parmi ceux-ci, la gestion des stocks est la plus critique pour toute entreprise basée sur les marchandises.

L'inventaire équivaut à de l'argent.

Une forte demande pour vos produits mais un stock insuffisant peut entraîner la perte de clients au profit de concurrents. Trop de produits et pas assez de ventes signifient perdre de l'argent. Les invendus signifient également que vous devez payer pour le stockage et la sécurité, ce qui retarde votre trésorerie.

Avec n'importe quel type d'entreprise, l'argent est roi. C'est votre pierre angulaire. La meilleure façon d'optimiser les flux de trésorerie est une gestion efficace des stocks.

Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks est une approche systématique permettant d'obtenir, de stocker et de tirer profit des actifs non immobilisés (comme les matières premières et les produits finis). Le bon stock, aux bons niveaux, au bon endroit, au bon moment et au bon prix.

La vente au détail est le terme fourre-tout le plus large pour décrire la vente entre entreprises et consommateurs (B2C). Il existe essentiellement deux types de commerce de détail, séparés par le mode et le lieu de la vente :

• Tout d'abord, la vente au détail en ligne (commerce électronique) où l'achat s'effectue numériquement
• Deuxièmement, la vente au détail hors ligne où l'achat est physique via une devanture de magasin physique ou un vendeur

La vente en gros, quant à elle, fait référence à la vente interentreprises (B2B). Connaître les différences et les meilleures pratiques du commerce de détail et de gros est essentiel au succès des stocks.

La plupart des entreprises maintiennent des stocks sur plusieurs canaux ainsi que dans plusieurs emplacements. La diversité de la gestion des stocks de détail ajoute à sa complexité et souligne son importance pour votre marque.

Avant de creuser dans les stratégies et les techniques, jetons un coup d'œil à quelques notions de base de la gestion des stocks pour les débutants ; un rappel sur la terminologie et les formules.

Terminologie de la gestion des stocks

• Scanner de codes-barres : appareils physiques utilisés pour enregistrer et vérifier les stocks dans les centres de distribution internes et les entrepôts tiers
• Offres groupées : groupes de produits vendus en tant que produit unique : vente d'un appareil photo, d'un objectif et d'un sac en tant qu'un seul SKU
• Coût des marchandises vendues (COGS) : coûts directs associés à la production ainsi que les coûts de stockage de ces marchandises
• Deadstock : articles qui n'ont jamais été vendus ou utilisés par un client (généralement parce qu'ils sont obsolètes d'une manière ou d'une autre)
• Inventaire de découplage : Également connu sous le nom de stock de sécurité ou stock de découplage ; fait référence à l'inventaire qui est mis de côté comme filet de sécurité pour atténuer le risque d'un arrêt complet de la production si un ou plusieurs composants ne sont pas disponibles
• Quantité économique de commande (EOQ) : EOQ fait référence à la quantité que vous devez réorganiser, en tenant compte de la demande et de vos coûts de stockage.
• Frais de détention : également appelés frais de possession ; les coûts que votre entreprise engage pour stocker et conserver des stocks dans un entrepôt jusqu'à ce qu'ils soient vendus au client
• Coûts au débarquement : il s'agit des coûts d'expédition, de stockage, des frais d'importation, des droits, des taxes et d'autres dépenses associées au transport et à l'achat de stocks
• Délai d'exécution : le temps qu'il faut à un fournisseur pour livrer les marchandises après la passation d'une commande, ainsi que le délai pour les besoins de réapprovisionnement d'une entreprise
• Exécution des commandes : cycle de vie complet d'une commande, du point de vente au prélèvement et à l'emballage en passant par l'expédition et la livraison au client
• Gestion des commandes : mécanismes backend ou « back-office » qui régissent la réception des commandes, le traitement des paiements, ainsi que l'exécution, le suivi et la communication avec les clients
• Bon de commande (PO) : document commercial (B2B) entre un fournisseur et un acheteur qui décrit les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services
• Inventaire du pipeline : tout inventaire qui se trouve dans le « pipeline » de la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise - par exemple, en production ou en expédition - mais n'a pas encore atteint sa destination finale
• Point de réapprovisionnement : définissez des quotas d'inventaire qui déterminent le moment où le réapprovisionnement doit avoir lieu, en tenant compte de la demande actuelle et future ainsi que des délais d'approvisionnement
• Stock de sécurité : également appelé stock tampon ; inventaire maintenu en réserve pour se prémunir contre les pénuries
• Commande client : document transactionnel envoyé aux clients après qu'un achat est effectué mais avant qu'une commande ne soit exécutée
• Unité de gestion des stocks (SKU) : code de suivi unique (alphanumérique) attribué à chacun de vos produits, indiquant le style, la taille, la couleur et d'autres attributs
• Logistique tierce (3PL) : la logistique tierce fait référence à l'utilisation d'un fournisseur externe pour gérer tout ou partie de votre entreposage, exécution, expédition ou toute autre opération liée aux stocks. La logistique de quatrième partie (4PL) va encore plus loin en gérant les ressources, la technologie, l'infrastructure et les solutions de chaîne d'approvisionnement à grande échelle pour les entreprises
• Variante : versions uniques d'un produit, telles qu'une couleur ou une taille spécifique

Quatre formules de gestion des stocks

Formule #1 Formule de la quantité économique de commande (QEC)

Votre EOQ est le nombre optimal de produits que vous devez acheter pour minimiser le coût total de la commande ou de la conservation des stocks. Déterminer votre EOQ peut potentiellement vous faire économiser beaucoup d'argent.

EOQ = √(2DK / H), ou la racine carrée de (2 x D x K / H)

Où:

• D = Frais d'installation (par commande, comprend généralement l'expédition et la manutention)
• K = Taux de demande (quantité vendue par an)
• H = Frais de détention (par an, par unité)

Formule #2 Jours d'inventaire en cours (DIO) Formule

Days Inventory Outstanding (DIO), également connu sous le nom de Days Sales of Inventory (DSI), fait référence au nombre de jours qu'il faut pour que l'inventaire se transforme en ventes. Le nombre moyen de jours d'inventaire en suspens varie d'un secteur à l'autre, mais généralement, un DIO inférieur est préférable.

Formule #3 Formule de point de réapprovisionnement

La formule du point de commande répond à la question séculaire : quel est le bon moment pour commander plus de stock ? Le calcul de votre point de commande se fait en trois étapes :

• Déterminez votre demande de délai en jours
• Calculez votre stock de sécurité en jours
• Additionnez votre demande de délai et votre stock de sécurité

Formule #4 Formule Stock de Sécurité

Le stock de sécurité agit comme un tampon d'urgence que vous pouvez rompre lorsqu'il semble que vous êtes sur le point de vendre. Vous voulez disposer d'un stock de sécurité suffisant pour répondre à la demande, mais pas au point que l'augmentation des coûts de possession finisse par mettre vos finances à rude épreuve.

Bien que cela semble relever du bon sens, l'astuce consiste à décider de la quantité de stock de sécurité à transporter :

• Multipliez votre utilisation quotidienne maximale par votre délai de livraison maximal en jours
• Multipliez votre utilisation quotidienne moyenne par votre délai moyen en jours
• Calculez la différence entre les deux pour déterminer votre stock de sécurité

Considérations opérationnelles

Votre entreprise aura des besoins variés et sera confrontée à des défis à chaque étape de son développement. Nous avons présenté des considérations opérationnelles, de brèves études de cas et des recommandations pour survivre et prospérer à chaque étape - de la création au lancement et à la croissance - de votre entreprise.

L'étape de construction

Une idée est née. Vous pouvez commencer votre aventure entrepreneuriale en faisant du dropshipping comme moyen d'étude de marché. Cette stratégie vous permet d'offrir une large gamme de produits sans réellement acheter et stocker des stocks. En quelques mois, certains entrepreneurs découvrent que la demande des consommateurs est suffisante pour justifier son propre produit dérivé de marque.

Avec cette validation, un bricoleur astucieux pourrait développer un prototype et soit créer un petit lot de produits soit en interne, soit avec un fabricant.

Fabriquer vos propres produits vous permet de bénéficier de coûts de production relativement bas, qui pour de nombreuses entreprises de commerce électronique, peuvent constituer l'essentiel de leurs coûts de démarrage. Il vous donne également un contrôle qualité total sur votre produit et l'agilité de votre entreprise pour vous adapter aux demandes et aux spécifications. Cependant, le volume de production est limité à vos compétences et à vos ressources, et vous laisse moins de temps pour travailler sur d'autres aspects de votre entreprise.

Ceux qui ont confiance en la valeur marchande du produit, mais pas en leurs propres compétences de fabricant, confieraient le travail de prototypage à un fabricant approuvé. Cela aide les entrepreneurs en démarrage à réaliser les plus grandes marges par rapport au dropshipping ou à l'achat en gros. Mais cela pose le risque le plus élevé puisque les fabricants exigent un nombre minimum de commandes - un coût de démarrage inévitable. Le processus de prototypage, d'échantillonnage, de raffinage et de production finale prend également beaucoup de temps ; encore amplifié par les différences de langues, de cultures et de fuseaux horaires - si vous choisissez d'externaliser cela à l'étranger.

À ce stade, de nombreux entrepreneurs pré-vendre des produits pour sensibiliser les premiers utilisateurs, qui sont fiers d'avoir un produit en main qui est tout nouveau, différent et convaincant. S'ils croient fermement en votre produit, ils peuvent être vos plus grands défenseurs, mais aussi vos critiques les plus sévères.

Écoutez-les et gardez les lignes de communication ouvertes. Donnez-leur la plate-forme pour partager des commentaires, qui seront précieux pour la prochaine itération de votre produit. Utilisez leurs commentaires pour apporter les modifications nécessaires avant un lancement public.

Ensuite, gardez à l'esprit votre client idéal. À quel problème sont-ils confrontés et que vous résolvez ? À quoi doivent-ils s'attendre lorsqu'ils utilisent votre produit ? Utilisent-ils déjà des produits similaires ? Lesquelles et pourquoi ? Votre produit peut-il faire un meilleur travail ? Quelles données démographiques pouvez-vous glaner ? Qu'est-ce qu'ils préfèrent ou n'aiment pas ? Où font-ils leurs courses ?

Cet exercice vous aidera à créer une personnalité d'acheteur, ce qui facilitera la création d'une marque. Par exemple, si vous créez une ligne de soins pour hommes, vous pouvez éviter une palette de couleurs pastel ou des icônes enfantines. Si vous apprenez que votre cliente idéale (futures mamans) veut être considérée comme élégante, vous l'invoquerez dans vos photographies et contenus de marque. Un acheteur bien documenté vous aidera à créer une marque qui se connecte sans effort avec votre client idéal.

L'introduction de votre produit dans le monde prendra du temps et la taille du marché pour le produit est petite. Cela signifie que les ventes sont faibles et ont tendance à être lentes. Il est donc important de maintenir des niveaux de stocks relativement bas lorsque vous travaillez avec des fournisseurs, des fournisseurs flexibles et capables de faciliter le prototypage rapide à un coût abordable. Ce sera essentiel à votre succès précoce.

Inversement, le coût de choses comme la recherche et le développement et le marketing peut être élevé, en particulier dans un créneau concurrentiel.

À ce stade, il est courant d'utiliser une feuille de calcul Excel pour gérer les bons de commande, l'inventaire et suivre les fournisseurs. Il existe de nombreux modèles d'inventaire gratuits disponibles en ligne, trouvez celui qui vous convient. Si vous savez comment l'utiliser correctement, vous pouvez générer une variété de formules d'inventaire très utiles qui vous aideront à suivre les stocks, les ventes, les bons de commande, les fournisseurs et plus encore.

Excel a ses inconvénients, surtout lorsque votre entreprise commence à se développer. Mais, si vous avez un nombre limité de produits et de canaux de vente, faites-vous confiance pour vérifier les chiffres au fur et à mesure que vous les saisissez, disposez du temps disponible et avez besoin de quelque chose de simple et rentable, Excel fait bien le travail.

La phase de lancement

C'est l'heure du décollage ! Votre produit est maintenant disponible à l'achat. Mais ce n'est pas parce que vous le construisez que les gens viendront. Vous devez créer la demande.

Pour stimuler la notoriété de la marque, les entrepreneurs s'engagent dans une combinaison de stratégies, notamment les relations avec les médias, le publipostage, le marketing d'influence ou la sensibilisation des célébrités. D'autres se tournent vers le marketing numérique (par exemple : PPC, SEM, publicités sur les réseaux sociaux) pour diriger un flux constant de visiteurs en ligne vers leur boutique de commerce électronique. S'ils sont configurés correctement et optimisés au fil du temps, ces visiteurs du site devraient rapidement se convertir en clients.

Les marques de vente directe au consommateur (DTC) ont bouleversé le marketing traditionnel en tirant parti des habitudes de partage du public millénaire sur les réseaux sociaux. Rent the Runway, par exemple, encourage les clients à publier des photos d'eux-mêmes portant des robes, qui sont intégrées à chaque page de produit. Voir des photos de vraies femmes de différentes formes et tailles est une puissante incitation marketing pour ceux qui hésitent encore à louer une robe.

Que diriez-vous de lancer votre propre boutique éphémère ou de placer votre produit dans un showroom éphémère ? Au lieu de transporter des biens physiques, ces espaces disposent souvent d'un personnel très attentif et équipé d'iPad pour aider les acheteurs à se lancer dans leur expérience de commerce électronique pour obtenir des informations détaillées sur les produits et la possibilité d'acheter. Il s'agit d'une stratégie remarquable qui capture avec succès des données client précieuses et vous aide à entretenir des relations à long terme.

La préparation est la clé. À ce stade, commencez petit avec votre premier cycle de production. Maintenir de faibles niveaux de stocks et augmenter à mesure que la demande augmente. Réfléchissez à la manière dont les commandes seront exécutées, expédiées aux clients ou livrées sur site aux fournisseurs physiques.

Pensez à vos systèmes et processus actuels. Votre feuille de calcul peut-elle suivre?

Honest Brew a commencé avec un calendrier de feuille de calcul contenant tous les noms de leurs clients pour suivre manuellement l'inventaire et les conditions d'abonnement. Les prévisions et les mesures de croissance étaient basées uniquement sur des estimations. Il ne fallut pas longtemps pour que Honest Brew grince des dents devant le goût amer des opérations manuelles. Ils avaient besoin d'une visibilité et d'un contrôle à jour sur leur inventaire, leurs SKU, leurs processus d'achat et leur facturation.

Si vous passez trop de temps dans Excel ou si vous redoutez de faire des inventaires hebdomadaires, vous souhaiterez peut-être mettre à niveau votre système vers une solution de gestion des stocks dédiée. Non seulement il automatisera de nombreuses tâches manuelles et chronophages, mais il vous permettra également d'intégrer tous vos outils ensemble pour vous aider dans tout, de l'approvisionnement à l'exécution. Le travail ne fera qu'augmenter à partir de maintenant.

À mesure que la demande mondiale pour votre produit augmente, vos coûts de transport et de main-d'œuvre, vos risques et vos attentes en matière de service de classe mondiale augmenteront également. Vous devrez envisager de gérer efficacement les stocks et les stocks dans plusieurs entrepôts.

Le besoin d'un ou deux entrepôts supplémentaires n'est pas limité aux seules entreprises multinationales, mais également aux entreprises opérant dans des régions fragmentées, des endroits difficiles d'accès ou des zones avec une logistique limitée. D'autres propriétaires d'entreprise souhaitent avoir des entrepôts de sauvegarde couverts par des régimes d'assurance premium pour les scénarios «juste au cas» ou les pires (par exemple : inondations, incendies, tremblements de terre, etc.).

La phase de croissance

Vous disposez désormais d'un plan marketing efficace, d'un flux de commandes stable, compte tenu des locaux plus grands et de l'augmentation de votre main-d'œuvre.

Toutes nos félicitations! Ce sont tous des signes sains de croissance des entreprises.

Vous ne voudrez peut-être pas l'entendre, mais il y a des inconvénients à un tel succès fulgurant. La plupart des entreprises échouent à ce stade parce qu'elles ne sont pas préparées pour une croissance durable.

Il est temps d'optimiser vos processus et d'automatiser les activités pour booster vos ventes et vos marges nettes. Vous devrez également gérer différents types d'inventaire pour un profit maximum et le coût le plus bas. Mais sauriez-vous comment ?

Avec ABC Inventory Analysis and Management, vous pouvez visualiser votre inventaire du point de vue du plus vendu au moins vendu, ainsi que des coûts d'inventaire les plus bas aux plus élevés. Il s'agit d'une approche d'optimisation des stocks qui suppose que tous les produits n'ont pas la même valeur et qu'une plus grande attention doit être accordée aux produits critiques.

ABC Inventory Analysis vous permet également d'établir des prix stratégiques qui pourraient avoir un impact positif sur la rentabilité, prévoir la demande et définir des niveaux de service client qui donnent la priorité aux clients de grande valeur de classe A.

Bien qu'il n'y ait pas de règles strictes pour diviser les produits, les catégories ressemblent généralement à ceci :

• A Articles : 20 % des produits, ce qui représente 70 à 80 % de la valeur de consommation
• Articles B : 30% des produits, ce qui représente 10% à 20% de la valeur de consommation
• Articles C : 50 % des produits, ce qui représente jusqu'à 10 % de la valeur de consommation

Ce modèle peut être ajusté pour s'adapter à différents types de produits et d'entreprises, l'objectif principal étant d'identifier et d'encourager les meilleurs vendeurs pour générer une rentabilité plus élevée.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, vous pouvez envisager d'embaucher plus de personnes pour faire face à une complexité croissante et à un volume de ventes élevé. Mais sans les outils et systèmes appropriés en place, des erreurs seront commises et ces erreurs s'aggraveront avec le temps.

Les entreprises de moins de 1 million de dollars consacrent chaque mois plus de 90 heures à la gestion des stocks, à l'approvisionnement en produits et à la gestion des commandes d'achat et de vente. Le processus de gestion des commandes est beaucoup plus complexe que la simple prise de commandes et leur classement. Lorsque vous le décomposez, ce qu'il représente vraiment est une cascade d'événements qui se répercutent dans votre organisation et affectent l'ensemble de son écosystème opérationnel. Il comprend la nécessité de :

• Réceptionner et suivre les commandes clients
• Prévoir la demande potentielle future
• Stocker et maintenir les données des clients
• Mettre à jour plusieurs canaux de vente en temps réel
• Exécuter les commandes avec précision et dans les délais
• Traiter les paiements dans plusieurs devises et mettre à jour les livres comptables
• Suivre, surveiller, mettre à jour et réapprovisionner (ou fabriquer) l'inventaire

Et, en plus de tout cela, continuer à mener une opération de vente et de marketing sans faille.

En optimisant et en automatisant le back-end de votre entreprise et en mettant en place un système de gestion des commandes, vous pourrez enfin regagner le temps qui vous a été volé par des workflows manuels ou inefficaces.

Une solution robuste de gestion des stocks et des commandes vous aidera également à éviter les pièges courants de l'exécution : ruptures de stock, rapprochement manuel et sujet aux erreurs, insuffisance de capital et diminution de la satisfaction client.

Il vous fournira également une visibilité en temps réel sur les commandes et les niveaux de stock, prévoira la demande et s'intégrera à vos outils, entrepôts et partenaires logistiques tiers pour un processus d'exécution transparent.

Conclusion

Pour vraiment développer et développer votre entreprise, réexaminez la base sur laquelle elle repose et les systèmes que vous avez sélectionnés pour la soutenir. Mais vous ne devriez pas attendre les dernières étapes de votre entreprise pour explorer cela. Dès le début, prenez note des domaines dans lesquels vous pouvez rationaliser les opérations, optimiser l'efficacité et répéter les gains afin que, le moment venu, vous ne mettez pas simplement en œuvre des solutions de fortune, mais un système holistique et intégré qui aidera votre entreprise à prospérer. dans les conditions actuelles et futures du marché.