Jak zarządzać zapasami podczas budowania, uruchamiania i rozwijania firmy?

Gdy ktoś wspomina o zarządzaniu zapasami, wyobrażamy sobie pracownika, który dokonuje inwentaryzacji na zapleczu lub mozolnie aktualizuje złożony arkusz Excela.

Te scenariusze nie są zbyt dalekie od prawdy.

Wczesnym etapie przedsiębiorcy skupiają się na tworzeniu popytu; używają Excela do śledzenia przedsprzedaży towarów i dostawców. marki rosnące patrzeć zautomatyzować i zoptymalizować. Duże przedsiębiorstwa sprawiają, że doskonałość operacyjna jest obowiązkiem całej firmy, od łańcucha dostaw, przez księgowość, przez zasoby ludzkie, po sprzedaż i marketing.

Sprzedawcy e-commerce i właściciele firm napotykają wyzwania operacyjne na każdym etapie procesu rozwoju firmy, w tym ręczne zarządzanie zamówieniami podatnymi na błędy, nieopłacone faktury od dostawców, wzniosłe prognozy sprzedaży, brak prognozy popytu oraz nadmiar pracy i materiałów. Wśród nich zarządzanie zapasami ma kluczowe znaczenie dla każdej firmy opartej na towarach.

Zapasy to gotówka.

Wysoki popyt na Twoje produkty, ale niewystarczająca ilość zapasów może oznaczać utratę klientów na rzecz konkurencji. Zbyt wiele produktów i niewystarczająca sprzedaż oznacza utratę pieniędzy. Niesprzedane towary oznaczają również, że musisz płacić za przechowywanie i bezpieczeństwo, wstrzymując przepływ gotówki.

Z każdego rodzaju działalności, gotówka jest królem. To twoja życiodajna krew. Najlepszym sposobem na optymalizację przepływów pieniężnych jest efektywne zarządzanie zapasami.

Co to jest zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami to systematyczne podejście do pozyskiwania, przechowywania i czerpania zysków z aktywów niekapitałowych (takich jak surowce i wyroby gotowe). Właściwe zapasy, na odpowiednich poziomach, we właściwym miejscu, we właściwym czasie i za odpowiednią cenę.

Handel detaliczny to najszerszy termin opisujący sprzedaż między przedsiębiorstwami a konsumentami (B2C). Zasadniczo istnieją dwa rodzaje sprzedaży detalicznej, rozdzielone sposobem i miejscem sprzedaży:

• Po pierwsze, handel detaliczny online (e-commerce), w którym zakup odbywa się cyfrowo
• Po drugie, sprzedaż detaliczna offline, gdzie zakup jest fizyczny w sklepie stacjonarnym lub u sprzedawcy

Z kolei sprzedaż hurtowa odnosi się do sprzedaży między przedsiębiorstwami (B2B). Znajomość różnic i najlepszych praktyk handlu detalicznego i hurtowego ma kluczowe znaczenie dla powodzenia zapasów.

Większość firm utrzymuje zapasy w wielu kanałach, a także w wielu lokalizacjach. Różnorodność zarządzania zapasami detalicznymi zwiększa jego złożoność i podkreśla jego znaczenie dla Twojej marki.

Zanim zagłębimy się w strategie i techniki, przyjrzyjmy się podstawom zarządzania zapasami dla początkujących; przypominająca terminologii i formuł.

Terminologia zarządzania zapasami

• Skaner kodów kreskowych: fizyczne urządzenia używane do ewidencjonowania i sprawdzania zapasów w wewnętrznych centrach realizacji zamówień i magazynach innych firm
• Pakiety: grupy produktów, które są sprzedawane jako jeden produkt: sprzedaż aparatu, obiektywu i torby jako jednej jednostki SKU
• Koszt sprzedanych towarów (COGS): Bezpośrednie koszty związane z produkcją wraz z kosztami przechowywania tych towarów
• Deadstock: Przedmioty, które nigdy nie zostały sprzedane lub użyte przez klienta (zwykle dlatego, że są w jakiś sposób przestarzałe)
• Zapasy oddzielenia: znane również jako zapasy bezpieczeństwa lub zapasy do oddzielenia; odnosi się do zapasów, które są odłożone jako siatka bezpieczeństwa, aby zmniejszyć ryzyko całkowitego wstrzymania produkcji, jeśli jeden lub więcej komponentów jest niedostępnych
• Ekonomiczna ilość zamówienia (EOQ): EOQ odnosi się do tego, ile należy ponownie zamówić, biorąc pod uwagę popyt i koszty przechowywania zapasów
• Trzyma koszty: znany również jako przenoszenia kosztów; koszty, które ponosi Twoja firma, aby przechowywać i przechowywać zapasy w magazynie, dopóki nie zostaną sprzedane klientowi
• Koszty wyładunku: są to koszty wysyłki, przechowywania, opłaty importowe, cła, podatki i inne wydatki związane z transportem i zakupem zapasów
• Czas realizacji: czas potrzebny dostawcy na dostarczenie towarów po złożeniu zamówienia wraz z ramami czasowymi na potrzeby ponownego zamawiania przez firmę
• Realizacja zamówienia: Pełny cykl życia zamówienia od punktu sprzedaży, przez odbiór i pakowanie, po wysyłkę i dostawę do klienta
• Zarządzanie zamówieniami: mechanizmy zaplecza lub „zaplecza”, które regulują przyjmowanie zamówień, przetwarzanie płatności, a także realizację, śledzenie i komunikację z klientami
• Zamówienie zakupu (PO): Dokument handlowy (B2B) między dostawcą a nabywcą, który określa rodzaje, ilości i uzgodnione ceny produktów lub usług
• Zapasy rurociągu: Wszelkie zapasy, które znajdują się w „rurociągu” łańcucha dostaw firmy — na przykład w produkcji lub w wysyłce — ale nie dotarły jeszcze do miejsca docelowego
• Punkt ponownego zamówienia : Ustaw przydziały zapasów, które określają, kiedy powinno nastąpić ponowne zamawianie, biorąc pod uwagę bieżące i przyszłe zapotrzebowanie, a także czas realizacji
• Bezpieczeństwo Zdjęcie: znany również jako zapasów buforowych; zapasy trzymane w rezerwie w celu zabezpieczenia przed niedoborami
• Zamówienie sprzedaży: dokument transakcyjny wysyłany do klientów po dokonaniu zakupu, ale przed realizacją zamówienia
• Jednostka magazynowa (SKU): Unikalny kod śledzenia (alfanumeryczny) przypisany do każdego produktu, wskazujący styl, rozmiar, kolor i inne atrybuty
• Logistyka strony trzeciej (3PL): Logistyka strony trzeciej odnosi się do korzystania z usług zewnętrznego dostawcy do obsługi części lub całości magazynowania, realizacji, wysyłki lub jakiejkolwiek innej operacji związanej z zapasami. Logistyka stron trzecich (4PL) idzie o krok dalej, zarządzając zasobami, technologią, infrastrukturą i pełnoskalowymi rozwiązaniami łańcucha dostaw dla firm
• Wariant: Unikalne wersje produktu, takie jak określony kolor lub rozmiar

Cztery formuły zarządzania zapasami

Formuła #1 Ekonomiczna wielkość zamówienia (EOQ) Formuła

Twoje EOQ to optymalna liczba produktów, które powinieneś kupić, aby zminimalizować całkowity koszt zamówienia lub przechowywania zapasów. Ustalenie swojego EOQ może potencjalnie zaoszczędzić znaczną ilość pieniędzy.

EOQ = √(2DK / H) lub pierwiastek kwadratowy (2 x D x K / H)

Gdzie:

• D = Koszty instalacji (na zamówienie, zazwyczaj obejmuje wysyłkę i obsługę)
• K = Stopa popytu (ilość sprzedawana rocznie)
• H = Koszty utrzymania (rocznie, na jednostkę)

Formuła #2 Dni Zapasy Zapasu (DIO) Formuła

Days Inventory Outstanding (DIO), znany również jako Days Sales of Inventory (DSI), odnosi się do liczby dni potrzebnych do przekształcenia zapasów w sprzedaż. Średnia liczba dni pozostających do spłaty różni się w zależności od branży, ale generalnie preferowany jest niższy wskaźnik DIO.

Formuła #3 Zmień kolejność formuły punktów

Formuła punktów ponownego zamówienia odpowiada na odwieczne pytanie: kiedy jest właściwy czas, aby zamówić więcej zapasów? Obliczenie punktu ponownego zamówienia składa się z trzech kroków:

• Określić główną popytu czasowy w dniach
• Oblicz swój zapas bezpieczeństwa w dniach
• Zsumuj swoje zapotrzebowanie na czas realizacji i zapas bezpieczeństwa

Formuła nr 4 Formuła zapasów bezpieczeństwa

Zapasy bezpieczeństwa działają jak bufor awaryjny, który możesz wyrwać, gdy wygląda na to, że jesteś bliski wyprzedania. Chcesz mieć wystarczającą ilość zapasów bezpieczeństwa, aby zaspokoić popyt, ale nie na tyle, aby zwiększone koszty prowadzenia w końcu nadwerężyły twoje finanse.

Choć brzmi to jak zdrowy rozsądek, sztuczka polega na tym, aby zdecydować, ile zapasów bezpieczeństwa należy przewozić:

• Pomnóż swoje maksymalne dzienne wykorzystanie przez maksymalny czas realizacji w dniach
• Pomnóż średnie dzienne wykorzystanie przez średni czas realizacji w dniach
• Oblicz różnicę między nimi, aby określić zapas bezpieczeństwa

Rozważania operacyjne

Twoja firma będzie miała różne potrzeby i będzie stawiać czoła wyzwaniom na każdym etapie rozwoju biznesu. Przedstawiliśmy względy operacyjne, krótkie studia przypadków i zalecenia dotyczące przetrwania i rozwoju na każdym etapie — od budowy do uruchomienia i rozwoju — Twojej firmy.

Etap budowy

Narodził się pomysł. Możesz rozpocząć swoją podróż przedsiębiorczości od dropshippingu jako środka badania rynku. Ta strategia pozwala oferować szeroką gamę produktów bez faktycznego kupowania i przechowywania zapasów. W ciągu kilku miesięcy niektórzy przedsiębiorcy odkrywają, że popyt konsumencki jest wystarczający, aby zagwarantować własny, markowy produkt typu spin-off.

Dzięki tej walidacji sprytny majsterkowicz może opracować prototyp i stworzyć małą partię produktów we własnym zakresie lub u producenta.

Tworzenie własnych produktów pozwala cieszyć się stosunkowo niskimi kosztami produkcji, które dla wielu firm e-commerce mogą stanowić większość kosztów ich uruchomienia. Daje również pełną kontrolę jakości nad produktem i sprawność biznesową, aby dostosować się do wymagań i specyfikacji. Jednak wielkość produkcji jest ograniczona do Twoich umiejętności i zasobów i pozostawia Ci mniej czasu na pracę nad innymi aspektami Twojej firmy.

Ci, którzy są pewni przydatności rynkowej produktu, ale nie swoich własnych umiejętności producenta, zlecą prace prototypowe sprawdzonemu producentowi. Pomaga to przedsiębiorcom na wczesnym etapie rozwoju osiągać największe marże w porównaniu z dropshippingiem lub zakupami hurtowymi. Stanowi jednak największe ryzyko, ponieważ producenci wymagają minimalnej liczby zamówień — nieunikniony koszt uruchomienia. Proces prototypowania, pobierania próbek, uszlachetniania i produkcji końcowej również zajmuje dużo czasu; dodatkowo wzmocnione przez różnice w językach, kulturach i strefach czasowych – jeśli zdecydujesz się zlecić to za granicą.

Na tym etapie wielu przedsiębiorców prowadzi przedsprzedaż towarów, aby zwiększyć świadomość wśród wczesnych użytkowników, którzy są dumni z posiadania w ręku produktu zupełnie nowego, innego i atrakcyjnego. Jeśli ich wiara w Twój produkt jest silna, mogą być Twoimi największymi orędownikami, ale także najostrzejszymi krytykami.

Wysłuchaj ich i utrzymuj otwarte linie komunikacyjne. Daj im platformę do dzielenia się opiniami, które będą cenne dla następnej iteracji Twojego produktu. Skorzystaj z ich komentarzy, aby wprowadzić niezbędne modyfikacje przed publiczną premierą.

Następnie utrzymać idealną klienta w umyśle. Jaki problem oni twarz, że jesteś rozwiązywania? Co należy się spodziewać podczas korzystania z produktu? Czy używają już podobnych produktów? Które i dlaczego? Czy Twój produkt może wykonać lepszą pracę? Jakie dane demograficzne możesz zebrać? Co wolą lub nie lubią? Gdzie robią zakupy?

To ćwiczenie pomoże Ci stworzyć osobowość kupującego, ułatwiając budowanie marki. Na przykład, jeśli tworzysz męską linię pielęgnacyjną, możesz uniknąć pastelowej palety kolorów lub dziecięcych ikon. Jeśli dowiesz się, że twoja idealna klientka (przyszła mama) chce być postrzegana jako stylowa, odwołujesz się do tego w fotografii i treści swojej marki. Odpowiednio zbadana persona kupującego pomoże Ci stworzyć markę, która bez wysiłku łączy się z Twoim idealnym klientem.

Wprowadzenie Twojego produktu na świat zajmie trochę czasu, a wielkość rynku dla produktu jest niewielka. Oznacza to, że sprzedaż jest niska i zwykle powolna, dlatego ważne jest, aby utrzymywać poziom zapasów na stosunkowo niskim poziomie podczas pracy z dostawcami, którzy są elastyczni i mogą ułatwić szybkie prototypowanie po przystępnej cenie. Będzie to niezbędne do szybkiego sukcesu.

I odwrotnie, koszty takich rzeczy jak badania i rozwój oraz marketing mogą być wysokie, szczególnie w konkurencyjnej niszy.

Na tym etapie często używa się arkusza kalkulacyjnego Excel do zarządzania zamówieniami zakupu, zapasami i śledzenia dostawców. Istnieje wiele darmowych szablonów inwentaryzacji dostępnych online, znajdź ten, który Ci odpowiada. Jeśli wiesz, jak go prawidłowo wykorzystać, możesz generować różnorodne bardzo cenne formuły magazynowe, które pomogą Ci śledzić zapasy, sprzedaż, zamówienia zakupu, dostawców i nie tylko.

Excel ma swoje wady, zwłaszcza gdy Twoja firma zaczyna się rozwijać. Ale jeśli masz ograniczoną liczbę produktów i kanałów sprzedaży, zaufaj sobie, że dokładnie sprawdzisz dane podczas ich wprowadzania, masz dostępny czas i potrzebujesz czegoś, co jest proste i opłacalne, program Excel dobrze sobie radzi.

Etap startowy

Czas na start! Twój produkt jest już dostępny do zakupu. Ale to, że go zbudujesz, nie oznacza, że ​​ludzie przyjdą. Musisz stworzyć popyt.

Aby zwiększyć świadomość marki, przedsiębiorcy angażują się w kombinację strategii, w tym relacje z mediami, direct mail, influencer marketing lub docieranie do celebrytów. Inni zwracają się do marketingu cyfrowego (na przykład: PPC, SEM, reklamy w mediach społecznościowych), aby kierować stały strumień odwiedzających online do ich sklepu e-commerce. Jeśli zostaną prawidłowo skonfigurowane i zoptymalizowane w czasie, odwiedzający witrynę powinni szybko przekształcić się w klientów.

Marki Direct-to-Consumer (DTC) wywróciły tradycyjny marketing, wykorzystując nawyki dzielenia się tysiącami odbiorców w mediach społecznościowych. Na przykład Rent the Runway zachęca klientów do zamieszczania swoich zdjęć w sukienkach, które są zintegrowane ze stroną każdego produktu. Oglądanie zdjęć prawdziwych kobiet o różnych kształtach i rozmiarach to potężna zachęta marketingowa dla tych, którzy wciąż zastanawiają się nad wypożyczeniem sukienki.

A co z uruchomieniem własnego popup shopu lub umieszczeniem produktu w popup showroomie? Zamiast przewożenia towarów fizycznych, w tych przestrzeniach często pracują bardzo uważni pracownicy trzymający iPada, aby pomóc klientom w skoncentrowaniu się na e-commerce w celu uzyskania szczegółowych informacji o produktach i możliwości zakupu. Jest to godna uwagi strategia, która skutecznie przechwytuje cenne dane klientów i pomaga w dalszym pielęgnowaniu relacji w dłuższej perspektywie.

Przygotowanie jest kluczowe. Na tym etapie zacznij od małej części swojej pierwszej serii produkcyjnej. Utrzymuj niski poziom zapasów i zwiększaj je wraz ze wzrostem popytu. Zastanów się, jak zamówienia będą realizowane, wysyłane do klientów lub dostarczane na miejscu do dostawców tradycyjnych.

Pomyśl o swoich obecnych systemach i procesach. Czy Twój arkusz kalkulacyjny może nadążyć?

Firma Honest Brew zaczęła najpierw od kalendarza w postaci arkusza kalkulacyjnego zawierającego wszystkie nazwy klientów, aby ręcznie śledzić stany magazynowe i warunki subskrypcji. Prognozy i wskaźniki wzrostu opierały się wyłącznie na szacunkach. Nie trwało długo, zanim Honest Brew skulił się na gorzki smak ręcznych operacji. Potrzebowali aktualnego wglądu i kontroli nad zapasami, jednostkami SKU, procesami zakupowymi i fakturowaniem.

Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu w programie Excel lub boisz się robić cotygodniowe inwentaryzacje, możesz zaktualizować swój system do dedykowanego rozwiązania do zarządzania zapasami. Nie tylko zautomatyzuje wiele ręcznych, czasochłonnych zadań, ale także pozwoli zintegrować wszystkie narzędzia, aby pomóc we wszystkim, od zaopatrzenia po realizację. Prace wzrośnie tylko stąd na zewnątrz.

Wraz ze wzrostem globalnego popytu na Twój produkt rosną również koszty transportu i pracy, ryzyko i oczekiwania dotyczące usług na światowym poziomie. Musisz rozważyć efektywne zarządzanie zapasami i zapasami w wielu magazynach.

Potrzeba dodatkowego magazynu lub dwóch nie ogranicza się tylko do międzynarodowych firm, ale jest również rozważana przez firmy działające w rozdrobnionych regionach, miejscach trudno dostępnych lub obszarach o ograniczonej logistyce. Inni właściciele firm chcą mieć magazyny zapasowe objęte ubezpieczeniem premium na wypadek najgorszych lub najgorszych scenariuszy (na przykład: powodzie, pożary, trzęsienia ziemi itp.).

Etap wzrostu

Teraz masz skuteczny plan marketingowy, stały strumień zamówień napływających, biorąc pod uwagę większe lokale i zwiększając siłę roboczą.

Gratulacje! Są to wszystkie zdrowe oznaki wzrostu gospodarczego.

Możesz nie chcieć tego słuchać, ale tak błyskawiczny sukces ma swoje wady. Większość firm upada na tym etapie, ponieważ nie są nastawione na zrównoważony wzrost.

Czas zoptymalizować procesy i zautomatyzować działania, aby zwiększyć sprzedaż i marże netto. Będziesz także musiał zarządzać różnymi rodzajami zasobów reklamowych, aby uzyskać maksymalny zysk i najniższy koszt. Ale czy wiesz jak?

Dzięki ABC Inventory Analysis and Management możesz przeglądać swoje zapasy z perspektywy od najlepiej sprzedającego się do najmniej sprzedającego, a także od najniższych do najwyższych kosztów zapasów. Jest to podejście do optymalizacji zapasów, które zakłada, że ​​nie wszystkie produkty mają taką samą wartość i należy zwrócić większą uwagę na produkty krytyczne.

ABC Inventory Analysis pozwala również na strategiczne ustalanie cen, które mogą pozytywnie wpłynąć na rentowność, prognozowanie popytu i ustalanie poziomów obsługi klienta, które dają pierwszeństwo klientom klasy A o wysokiej wartości.

Chociaż nie ma sztywnych i szybkich zasad podziału produktów, kategorie zazwyczaj wyglądają mniej więcej tak:

• A Pozycje: 20% produktów, co stanowi 70% do 80% wartości konsumpcyjnej
• B Pozycje: 30% produktów, co stanowi od 10% do 20% wartości konsumpcyjnej
• C Pozycje: 50% produktów, co stanowi do 10% wartości konsumpcyjnej

Model ten można dostosować do różnych rodzajów produktów i firm, przy czym głównym celem jest identyfikacja i pielęgnowanie najlepszych sprzedawców w celu zwiększenia rentowności.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, możesz rozważyć zatrudnienie większej liczby osób, aby nadążyć za rosnącą złożonością i dużą sprzedażą. Jednak bez odpowiednich narzędzi i systemów będą popełniane błędy, które z czasem będą się pogłębiać.

Firmy o wartości poniżej 1 miliona USD co miesiąc poświęcają ponad 90 godzin na zarządzanie zapasami, pozyskiwanie produktów oraz zarządzanie zamówieniami zakupu i sprzedaży. Proces zarządzania zamówieniami jest znacznie bardziej złożony niż zwykłe przyjmowanie zamówień sprzedaży i ich archiwizowanie. Kiedy je podzielisz, tak naprawdę reprezentuje kaskadę zdarzeń, które przechodzą przez Twoją organizację, wpływając na cały jej ekosystem operacyjny. Obejmuje to konieczność:

• Odbieraj i śledź zamówienia sprzedaży
• Prognozuj przyszły potencjalny popyt
• Przechowuj i utrzymuj dane klientów
• Aktualizuj wiele kanałów sprzedaży w czasie rzeczywistym
• Realizuj zamówienia dokładnie i terminowo
• Przetwarzaj płatności w wielu walutach i aktualizuj księgi rachunkowe
• Śledź, monitoruj, aktualizuj i uzupełniaj (lub produkuj) zapasy

A co więcej, kontynuuj bezbłędną działalność sprzedażową i marketingową.

Optymalizując i automatyzując zaplecze Twojej firmy oraz wdrażając system zarządzania zamówieniami, w końcu będziesz mógł odzyskać czas, który został skradziony przez ręczne lub nieefektywne przepływy pracy.

Solidne rozwiązanie do zarządzania zapasami i zamówieniami pomoże również uniknąć typowych pułapek związanych z realizacją: braków zapasów, ręcznego i podatnego na błędy uzgadniania, niewystarczalności kapitałowej i zmniejszonego zadowolenia klientów.

Zapewnia również wgląd w czasie rzeczywistym w zamówienia i poziomy zapasów, prognozuje popyt oraz integruje się z narzędziami, magazynami i zewnętrznymi partnerami logistycznymi w celu bezproblemowego procesu realizacji.

Wniosek

Aby naprawdę rozwijać się i rozszerzać swoją firmę, ponownie przeanalizuj podstawy, na których jest ona zbudowana, oraz systemy, które wybrałeś do jej obsługi. Ale nie powinieneś czekać do późniejszych etapów swojej działalności, aby to zbadać. Od samego początku zwracaj uwagę na obszary, w których możesz usprawnić operacje, poprawić wydajność i powtarzać wygrane, więc gdy nadejdzie czas, nie wdrażasz po prostu środków zaradczych, ale holistyczny i zintegrowany system, który pomoże Twojej firmie prosperować w obecnych i przyszłych warunkach rynkowych.