Como gerenciar o estoque à medida que você constrói, lança e expande seus negócios

Quando alguém menciona gerenciamento de estoque, imaginamos um funcionário fazendo um inventário em uma sala dos fundos ou atualizando meticulosamente uma planilha Excel complexa.

Esses cenários não estão muito longe da verdade.

Os empreendedores em estágio inicial estão focados na criação de demanda; eles usam o Excel para rastrear produtos pré-vendidos e fornecedores. Marcas em crescimento buscam automatizar e otimizar. Grandes empresas tornam a excelência operacional uma responsabilidade de toda a empresa, desde a cadeia de suprimentos até a contabilidade, recursos humanos, vendas e marketing.

Comerciantes de comércio eletrônico e proprietários de negócios enfrentam desafios operacionais em cada estágio do processo de desenvolvimento de negócios, incluindo gerenciamento manual de pedidos sujeito a erros, faturas de fornecedores não pagas, projeções de vendas elevadas, falta de previsão de demanda e excesso de mão de obra e materiais. Entre eles, o gerenciamento de estoque é o mais crítico para qualquer empresa baseada em mercadorias.

Estoque é igual a dinheiro.

Alta demanda por seus produtos, mas uma quantidade insuficiente de estoque pode significar a perda de clientes para os concorrentes. Muitos produtos e vendas insuficientes significam perder dinheiro. Bens não vendidos também significam que você tem que pagar por armazenamento e segurança, impedindo seu fluxo de caixa.

Em qualquer tipo de negócio, o dinheiro é rei. É a sua força vital. A melhor maneira de otimizar o fluxo de caixa é por meio do gerenciamento eficiente de estoque.

O que é gerenciamento de estoque?

O gerenciamento de estoque é uma abordagem sistemática para obter, armazenar e lucrar com ativos não capitais (como matérias-primas e produtos acabados). O estoque certo, nos níveis certos, no lugar certo, na hora certa e com o custo certo.

Varejo é o termo abrangente mais amplo para descrever a venda business-to-consumer (B2C). Existem essencialmente dois tipos de varejo, separados por como e onde uma venda ocorre:

• Primeiro, varejo online (comércio eletrônico), onde a compra ocorre digitalmente
• Em segundo lugar, o varejo off-line em que a compra é física por meio de uma loja física ou de um vendedor

O atacado, por outro lado, refere-se à venda business-to-business (B2B). Saber as diferenças e as melhores práticas de varejo e atacado é fundamental para o sucesso do estoque.

A maioria das empresas mantém estoque em vários canais, bem como em vários locais. A diversidade do gerenciamento de estoque de varejo aumenta sua complexidade e enfatiza sua importância para sua marca.

Antes de nos aprofundarmos em estratégias e técnicas, vamos dar uma olhada em alguns princípios básicos de gerenciamento de estoque para iniciantes; uma atualização na terminologia e fórmulas.

Terminologia de gerenciamento de estoque

• Leitor de código de barras: dispositivos físicos usados ​​para fazer check-in e check-out de estoque em centros de distribuição internos e depósitos de terceiros
• Pacotes: grupos de produtos vendidos como um único produto: venda de uma câmera, lente e bolsa como um SKU
• Custo das mercadorias vendidas (CPV): custos diretos associados à produção, juntamente com os custos de armazenamento dessas mercadorias
• Deadstock: itens que nunca foram vendidos ou usados ​​por um cliente (normalmente porque estão desatualizados de alguma forma)
• Estoque de desacoplamento: Também conhecido como estoque de segurança ou estoque de desacoplamento; refere-se ao estoque que é separado como uma rede de segurança para mitigar o risco de uma parada completa na produção se um ou mais componentes estiverem indisponíveis
• Quantidade econômica do pedido (EOQ): EOQ refere-se a quanto você deve pedir novamente, levando em consideração a demanda e os custos de manutenção de estoque
• Custos de manutenção : também conhecidos como custos de manutenção; os custos que sua empresa incorre para armazenar e manter estoque em um depósito até que seja vendido ao cliente
• Despesas de desembarque: são as despesas de envio, armazenamento, taxas de importação, taxas, impostos e outras despesas associadas ao transporte e compra de estoque
• Tempo de espera : o tempo que um fornecedor leva para entregar as mercadorias depois que um pedido é feito, juntamente com o prazo para as necessidades de reordenamento de uma empresa
• Atendimento do pedido: ciclo de vida completo de um pedido, do ponto de venda à coleta e embalagem, ao envio e entrega ao cliente
• Gerenciamento de pedidos: mecanismos de back-end ou "back office" que controlam o recebimento de pedidos, o processamento de pagamentos, bem como o cumprimento, rastreamento e comunicação com os clientes
• Pedido de compra (PO): documento comercial (B2B) entre um fornecedor e um comprador que descreve os tipos, quantidades e preços acordados para produtos ou serviços
• Estoque de pipeline: qualquer estoque que está no "pipeline" da cadeia de suprimentos de uma empresa - por exemplo, na produção ou no transporte - mas ainda não atingiu seu destino final
• Ponto de reabastecimento: Defina cotas de estoque que determinam quando o reordenamento deve ocorrer, levando em consideração a demanda atual e futura, bem como o (s) lead time (s)
• Estoque de segurança: Também conhecido como estoque intermediário; estoque mantido em uma reserva para proteção contra a escassez
• Pedido de venda: um documento transacional enviado aos clientes depois que uma compra é feita, mas antes que um pedido seja atendido
• Unidade de manutenção de estoque (SKU): código de rastreamento exclusivo (alfanumérico) atribuído a cada um de seus produtos, indicando o estilo, tamanho, cor e outros atributos
• Logística de terceiros (3PL): Logística de terceiros refere-se ao uso de um fornecedor externo para lidar com parte ou a totalidade de seu armazenamento, preenchimento, transporte ou qualquer outra operação relacionada ao estoque. A logística de quarta parte (4PL) leva isso um passo adiante, gerenciando recursos, tecnologia, infraestrutura e soluções de cadeia de suprimentos em grande escala para empresas
• Variante: versões exclusivas de um produto, como uma cor ou tamanho específico

Quatro fórmulas de gerenciamento de estoque

Fórmula # 1 Fórmula da Quantidade Econômica do Pedido (EOQ)

Seu EOQ é o número ideal de produtos que você deve comprar para minimizar o custo total de pedido ou manutenção de estoque. Descobrir seu EOQ pode potencialmente economizar uma quantia significativa de dinheiro.

EOQ = √ (2DK / H), ou a raiz quadrada de (2 x D x K / H)

Onde:

• D = Custos de instalação (por pedido, geralmente inclui frete e manuseio)
• K = taxa de demanda (quantidade vendida por ano)
• H = Custos de manutenção (por ano, por unidade)

Fórmula # 2 dias de estoque pendente (DIO) Fórmula

Dias de estoque pendentes (DIO), também conhecido como Dias de vendas de estoque (DSI), refere-se ao número de dias que o estoque leva para se transformar em vendas. A média de dias de estoque pendentes varia de setor para setor, mas geralmente, prefere-se um DIO mais baixo.

Fórmula # 3 Fórmula de ponto de reordenamento

A fórmula do ponto de reabastecimento responde à velha questão: quando é o momento certo para pedir mais estoque? O cálculo do seu ponto de novo pedido leva três etapas:

• Determine sua demanda de lead time em dias
• Calcule seu estoque de segurança em dias
• Some sua demanda de lead time e seu estoque de segurança

Fórmula # 4 Fórmula de estoque de segurança

O estoque de segurança atua como um amortecedor de emergência que você pode quebrar quando parece que está prestes a se vender. Você deseja ter estoque de segurança suficiente para atender à demanda, mas não tanto que o aumento dos custos de transporte acabe prejudicando suas finanças.

Embora isso soe como senso comum, o truque é decidir quanto estoque de segurança carregar:

• Multiplique seu uso diário máximo pelo seu lead time máximo em dias
• Multiplique seu uso médio diário pelo seu lead time médio em dias
• Calcule a diferença entre os dois para determinar seu estoque de segurança

Considerações operacionais

Sua empresa terá necessidades variadas e enfrentará desafios em todos os estágios de desenvolvimento de negócios. Descrevemos considerações operacionais, breves estudos de caso e recomendações para sobreviver e prosperar em cada estágio - da construção ao lançamento e crescimento - de seu negócio.

O estágio de construção

Uma ideia nasce. Você pode começar sua jornada empreendedora fazendo dropshipping como meio de pesquisa de mercado. Essa estratégia permite que você ofereça uma ampla variedade de produtos sem realmente comprar e armazenar estoque. Em poucos meses, alguns empreendedores descobrem demanda do consumidor suficiente para justificar seu próprio produto de marca spin-off.

Com esta validação, um DIYer astuto poderia desenvolver um protótipo e criar um pequeno lote de produtos internamente ou com um fabricante.

Fazer seus próprios produtos permite que você desfrute de custos de produção relativamente baixos, que, para muitas empresas de comércio eletrônico, podem representar a maior parte dos custos iniciais. Ele também oferece total controle de qualidade sobre seu produto e agilidade comercial para se ajustar às demandas e especificações. No entanto, o volume de produção é limitado às suas habilidades e recursos e deixa você com menos tempo para trabalhar em outros aspectos do seu negócio.

Aqueles que estão confiantes na comercialização do produto, mas não em suas próprias habilidades de fabricante, terceirizariam o trabalho de prototipagem para um fabricante aprovado. Isso ajuda os empreendedores em estágio inicial a obter as maiores margens sobre dropshipping ou compras no atacado. Mas representa o maior risco, pois os fabricantes exigem um número mínimo de pedidos - um custo inicial inevitável. O processo de prototipagem, amostragem, refinamento e produção final também leva muito tempo; amplificado ainda mais pelas diferenças de idiomas, culturas e fusos horários - caso você opte por terceirizar isso no exterior.

Nesse estágio, muitos empreendedores pré-vendem produtos para gerar reconhecimento com os primeiros usuários, que se orgulham de ter um produto em mãos que é totalmente novo, diferente e atraente. Se a crença deles em seu produto for forte, eles podem ser seus maiores defensores, mas também seus críticos mais severos.

Ouça-os e mantenha as linhas de comunicação abertas. Dê a eles a plataforma para compartilhar feedback, o que será valioso para a próxima iteração de seu produto. Use seus comentários para fazer as modificações necessárias antes de um lançamento público.

Em seguida, mantenha seu cliente ideal em mente. Que problema eles enfrentam que você está resolvendo? O que eles devem esperar ao usar o seu produto? Eles já usam produtos semelhantes? Quais e por quê? Seu produto pode fazer um trabalho melhor? Que dados demográficos você pode obter? O que eles preferem ou não gostam? Onde eles fazem compras?

Este exercício o ajudará a criar uma buyer persona, tornando mais fácil a construção de uma marca. Por exemplo, se estiver criando uma linha de aparência masculina, você pode evitar uma paleta de cores pastel ou ícones infantis. Se você descobrir que seu cliente ideal (futuras mamães) quer ser visto como estiloso, você invocaria isso na fotografia e no conteúdo de sua marca. Uma buyer persona devidamente pesquisada o ajudará a criar uma marca que se conecte facilmente com seu cliente ideal.

A introdução de seu produto no mundo levará tempo e o tamanho do mercado para o produto é pequeno. Isso significa que as vendas são baixas e tendem a ser lentas, por isso é importante manter os níveis de estoque relativamente baixos enquanto você trabalha com fornecedores, aqueles que são flexíveis e podem facilitar a prototipagem rápida a um custo acessível. Isso será essencial para o seu sucesso inicial.

Por outro lado, o custo de coisas como pesquisa e desenvolvimento e marketing pode ser alto, especialmente em um nicho competitivo.

Nesse estágio, é comum usar uma planilha do Excel para gerenciar pedidos de compra, estoque e manter o controle de fornecedores. Existem muitos modelos de inventário gratuitos disponíveis online, encontre aquele que funciona para você. Se você souber como utilizá-lo corretamente, poderá gerar uma variedade de fórmulas de estoque altamente valiosas que o ajudarão a controlar o estoque, vendas, pedidos de compra, fornecedores e muito mais.

O Excel tem suas desvantagens, especialmente quando sua empresa começa a se expandir. Mas, se você tiver um número limitado de produtos e canais de vendas, confie em si mesmo para verificar os números à medida que os coloca, tem o tempo disponível e precisa de algo que seja simples e econômico, o Excel faz bem o trabalho.

A fase de lançamento

É hora de decolar! Seu produto já está disponível para compra. Mas, só porque você o construiu, não significa que as pessoas virão. Você deve criar demanda.

Para impulsionar a conscientização da marca, os empreendedores se engajam em uma combinação de estratégias, incluindo relações com a mídia, mala direta, marketing de influenciadores ou alcance de celebridades. Outros recorrem ao marketing digital (por exemplo: PPC, SEM, anúncios de mídia social) para direcionar um fluxo constante de visitantes online para sua loja de comércio eletrônico. Se configurados corretamente e otimizados ao longo do tempo, os visitantes do site devem se converter rapidamente em clientes.

Marcas diretas ao consumidor (DTC) mudaram o marketing tradicional tirando vantagem dos hábitos de compartilhamento do público milenar nas redes sociais. A Rent the Runway, por exemplo, incentiva os clientes a postar fotos suas com vestidos, que são integradas à página de cada produto. Ver fotos de mulheres reais de diferentes formas e tamanhos é um poderoso incentivo de marketing para quem ainda está em dúvida sobre o aluguel de um vestido.

Que tal lançar sua própria loja popup ou colocar seu produto em um showroom popup? Em vez de transportar mercadorias físicas, esses espaços costumam apresentar uma equipe altamente atenciosa e carregadora de iPad para ajudar a conduzir os clientes à sua experiência de comércio eletrônico para obter informações detalhadas sobre o produto e a oportunidade de compra. É uma estratégia notável que captura com sucesso dados valiosos do cliente e ajuda você a cultivar relacionamentos de longo prazo.

A preparação é a chave. Neste estágio, comece pequeno com sua primeira execução de produção. Manter baixos níveis de estoque e aumentar conforme a demanda cresce. Considere como os pedidos serão atendidos, enviados aos clientes ou entregues no local a fornecedores físicos.

Pense em seus sistemas e processos atuais. Sua planilha consegue acompanhar?

A Honest Brew começou com uma planilha de calendário contendo todos os nomes de seus clientes para controlar manualmente o estoque e os termos de assinatura. As métricas de previsão e crescimento foram baseadas puramente em estimativas. Não demorou muito para que Honest Brew se encolhesse com o gosto amargo das operações manuais. Eles precisavam de visibilidade e controle atualizados sobre seu estoque, SKUs, processos de compra e faturamento.

Se você está gastando muito tempo no Excel, ou tem medo de fazer avaliações semanais de estoque, convém atualizar seu sistema para uma solução de gerenciamento de estoque dedicada. Não só automatizará muitas tarefas manuais e demoradas, mas também permitirá que você integre todas as suas ferramentas para ajudar em tudo, desde a aquisição até o processamento. O trabalho só vai aumentar daqui para frente.

À medida que a demanda global por seu produto aumenta, também aumentam seus custos de transporte e mão de obra, riscos e expectativas de serviço de classe mundial. Você precisará considerar o gerenciamento de estoque e inventário de forma eficiente em vários depósitos.

A necessidade de um armazém adicional ou dois não se limita apenas a empresas multinacionais, mas também considerada por empresas que operam em regiões fragmentadas, locais de difícil acesso ou áreas com logística limitada. Outros proprietários de empresas desejam ter depósitos de backup cobertos por planos de seguro premium para cenários just-in-case ou de pior caso (por exemplo: inundações, incêndios, terremotos, etc.).

O Estágio de Crescimento

Agora você tem um plano de marketing eficaz, um fluxo estável de pedidos, considerando instalações maiores e aumentando sua força de trabalho.

Parabéns! Todos esses são sinais saudáveis ​​de crescimento do negócio.

Você pode não querer ouvir, mas há desvantagens nesse sucesso meteórico. A maioria das empresas fracassa neste estágio porque não está preparada para um crescimento sustentável.

É hora de otimizar seus processos e automatizar atividades para impulsionar suas vendas e margens líquidas. Você também precisará gerenciar diferentes tipos de estoque para obter o lucro máximo e o menor custo. Mas você saberia como?

Com o ABC Inventory Analysis and Management, você pode visualizar seu estoque da perspectiva do mais vendido para o menos vendido, bem como dos custos de estoque mais baixos para os mais altos. É uma abordagem de otimização de estoque que pressupõe que nem todos os produtos têm o mesmo valor e mais atenção deve ser dada aos produtos essenciais.

O ABC Inventory Analysis também permite que você faça preços estratégicos que podem impactar positivamente a lucratividade, prever a demanda e definir os níveis de serviço ao cliente que dão preferência aos clientes de alto valor de classe A.

Embora não existam regras rígidas e rápidas para dividir produtos, as categorias normalmente se parecem com isto:

• Itens A: 20% dos produtos, o que representa 70% a 80% do valor do consumo
• Itens B: 30% dos produtos, o que representa de 10% a 20% do valor do consumo
• Itens C: 50% dos produtos, o que representa até 10% do valor de consumo

Este modelo pode ser ajustado para se adequar a diferentes tipos de produtos e negócios, com o foco principal sendo identificar e nutrir os principais vendedores para gerar maior lucratividade.

Como mencionamos anteriormente, você pode considerar a contratação de mais pessoas para acompanhar a complexidade crescente e as vendas de alto volume. Mas, sem as ferramentas e os sistemas adequados instalados, erros serão cometidos e esses erros se agravarão com o tempo.

Empresas com menos de US $ 1 milhão gastam mais de 90 horas em gerenciamento de estoque, fornecimento de produtos e gerenciamento de pedidos de compra e venda todos os meses. O processo de gerenciamento de pedidos é muito mais complexo do que simplesmente receber pedidos de vendas e arquivá-los. Quando você o divide, o que realmente representa é uma cascata de eventos que se propagam por sua organização, afetando todo o ecossistema operacional. Nele inclui a necessidade de:

• Receber e rastrear pedidos de vendas
• Previsão de demanda potencial futura
• Armazene e mantenha os dados do cliente
• Atualize vários canais de vendas em tempo real
• Atenda os pedidos com precisão e em tempo hábil
• Processe pagamentos em várias moedas e atualize livros de contabilidade
• Rastrear, monitorar, atualizar e reabastecer (ou fabricar) o estoque

E, além de tudo isso, continue administrando uma operação de vendas e marketing impecável.

Ao otimizar e automatizar o back-end de seu negócio e implementar um sistema de gerenciamento de pedidos, você finalmente poderá recuperar o tempo que estava sendo roubado por fluxos de trabalho manuais ou ineficientes.

Uma solução robusta de gerenciamento de estoque e pedidos também o ajudará a evitar as armadilhas comuns de atendimento: rupturas de estoque, reconciliação manual e sujeita a erros, insuficiência de capital e diminuição da satisfação do cliente.

Ele também fornecerá visibilidade em tempo real dos pedidos e níveis de estoque, previsão de demanda e integração com suas ferramentas, depósitos e parceiros de logística terceirizados para um processo de atendimento perfeito.

Conclusão

Para realmente crescer e expandir seus negócios, reexamine a base sobre a qual ela foi construída e os sistemas que você selecionou para apoiá-la. Mas você não deve esperar até os estágios finais de seu negócio para explorar isso. Desde o início, observe as áreas onde você pode otimizar as operações, eliminar eficiências e iterar vitórias para que, quando chegar a hora, você não esteja simplesmente implementando remédios curativos, mas um sistema holístico e integrado que ajudará seu negócio a prosperar nas condições de mercado atuais e futuras.