Cara Mengelola Inventaris saat Anda Membangun, Meluncurkan & Mengembangkan Bisnis Anda

Ketika seseorang menyebutkan manajemen inventaris, kami membayangkan seorang karyawan mengambil stok di ruang belakang atau dengan susah payah memperbarui spreadsheet Excel yang rumit.

Skenario ini tidak terlalu jauh dari kebenaran.

Pengusaha tahap awal berfokus pada penciptaan permintaan; mereka menggunakan Excel untuk melacak barang dan pemasok pra-penjualan. Merek yang sedang berkembang ingin mengotomatisasi dan mengoptimalkan. Perusahaan besar menjadikan keunggulan operasional sebagai tanggung jawab seluruh perusahaan mulai dari rantai pasokan, akuntansi, sumber daya manusia, hingga penjualan dan pemasaran.

Pedagang e-niaga dan pemilik bisnis menghadapi tantangan operasional di setiap tahap proses pengembangan bisnis, termasuk manajemen pesanan yang rawan kesalahan manual, faktur vendor yang belum dibayar, proyeksi penjualan yang tinggi, kurangnya perkiraan permintaan, dan kelebihan tenaga kerja dan material. Di antara ini, manajemen persediaan adalah yang paling penting untuk setiap perusahaan berbasis barang.

Persediaan sama dengan uang tunai.

Permintaan tinggi untuk produk Anda tetapi jumlah stok yang tidak mencukupi dapat berarti kehilangan pelanggan karena pesaing. Terlalu banyak produk dan tidak cukup penjualan berarti kehilangan uang. Barang yang tidak terjual juga berarti Anda harus membayar untuk penyimpanan dan keamanan, menahan arus kas Anda.

Dengan jenis bisnis apa pun, uang tunai adalah raja. Ini adalah darah hidup Anda. Cara terbaik untuk mengoptimalkan arus kas adalah melalui manajemen persediaan yang efisien.

Apa itu Manajemen Inventaris?

Manajemen persediaan adalah pendekatan sistematis untuk memperoleh, menyimpan, dan mengambil keuntungan dari aset non-modal (seperti bahan mentah dan barang jadi). Stok yang tepat, pada tingkat yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya yang tepat.

Ritel adalah istilah umum yang paling luas untuk menggambarkan penjualan business-to-consumer (B2C). Pada dasarnya ada dua jenis ritel, dipisahkan oleh bagaimana dan di mana penjualan terjadi:

• Pertama, retail online (e-commerce) dimana pembelian dilakukan secara digital
• Kedua, ritel offline di mana pembelian dilakukan secara fisik melalui toko fisik atau penjual

Grosir, di sisi lain, mengacu pada penjualan bisnis-ke-bisnis (B2B). Mengetahui perbedaan dan praktik terbaik ritel dan grosir sangat penting untuk keberhasilan inventaris.

Sebagian besar bisnis memelihara inventaris di beberapa saluran serta di beberapa lokasi. Keragaman manajemen inventaris ritel menambah kompleksitasnya dan menekankan pentingnya hal itu bagi merek Anda.

Sebelum mempelajari strategi dan teknik, mari kita lihat beberapa dasar-dasar manajemen inventaris untuk pemula; penyegaran pada terminologi dan formula.

Terminologi Manajemen Inventaris

• Pemindai Kode Batang: Perangkat fisik yang digunakan untuk check in dan check out inventaris di pusat pemenuhan internal dan gudang pihak ketiga
• Bundel: Kelompok produk yang dijual sebagai satu produk: Menjual kamera, lensa, dan tas sebagai satu SKU
• Harga Pokok Penjualan (HPP): Biaya langsung yang terkait dengan produksi bersama dengan biaya penyimpanan barang tersebut
• Deadstock: Item yang belum pernah dijual atau digunakan oleh pelanggan (biasanya karena sudah usang dalam beberapa hal)
• Inventaris Pemisahan: Juga dikenal sebagai stok pengaman atau stok decoupling; mengacu pada inventaris yang disisihkan sebagai jaring pengaman untuk mengurangi risiko penghentian total dalam produksi jika satu atau lebih komponen tidak tersedia
• Economic Order Quantity (EOQ): EOQ mengacu pada seberapa banyak Anda harus memesan ulang, dengan mempertimbangkan permintaan dan biaya penyimpanan inventaris Anda
• Biaya Penyimpanan: Juga dikenal sebagai biaya penyimpanan; biaya yang dikeluarkan bisnis Anda untuk menyimpan dan menyimpan inventaris di gudang hingga dijual ke pelanggan
• Biaya Mendarat: Ini adalah biaya pengiriman, penyimpanan, biaya impor, bea, pajak, dan biaya lain yang terkait dengan pengangkutan dan pembelian inventaris
• Lead Time: Waktu yang dibutuhkan pemasok untuk mengirimkan barang setelah pesanan ditempatkan bersama dengan jangka waktu untuk kebutuhan pemesanan ulang bisnis
• Pemenuhan Pesanan: Siklus hidup lengkap pesanan dari titik penjualan hingga pengambilan dan pengepakan hingga pengiriman ke pengiriman pelanggan
• Manajemen Pesanan: Mekanisme backend atau “back office” yang mengatur penerimaan pesanan, pemrosesan pembayaran, serta pemenuhan, pelacakan, dan komunikasi dengan pelanggan
• Purchase Order (PO): Dokumen komersial (B2B) antara pemasok dan pembeli yang menguraikan jenis, jumlah, dan harga yang disepakati untuk produk atau layanan
• Pipeline Inventory: Setiap inventaris yang ada di "jalur" rantai pasokan bisnis — misalnya, dalam produksi atau pengiriman — tetapi belum mencapai tujuan akhirnya
• Titik Pemesanan Ulang: Tetapkan kuota inventaris yang menentukan kapan pemesanan ulang harus dilakukan, dengan mempertimbangkan permintaan saat ini dan di masa mendatang serta waktu tunggu
• Stok Pengaman: Juga dikenal sebagai stok penyangga; persediaan yang disimpan sebagai cadangan untuk menjaga dari kekurangan
• Pesanan Penjualan: Dokumen transaksi yang dikirim ke pelanggan setelah pembelian dilakukan tetapi sebelum pesanan dipenuhi
• Stock Keeping Unit (SKU): Kode pelacakan unik (alfanumerik) yang ditetapkan untuk setiap produk Anda, yang menunjukkan gaya, ukuran, warna, dan atribut lainnya
• Logistik Pihak Ketiga (3PL): Logistik pihak ketiga mengacu pada penggunaan penyedia eksternal untuk menangani sebagian atau seluruh pergudangan, pemenuhan, pengiriman, atau operasi terkait inventaris lainnya. Logistik pihak keempat (4PL) mengambil langkah lebih jauh dengan mengelola sumber daya, teknologi, infrastruktur, dan solusi rantai pasokan skala penuh untuk bisnis
• Varian: Versi unik dari suatu produk, seperti warna atau ukuran tertentu

Empat Formula Manajemen Inventaris

Formula #1 Economic Order Quantity (EOQ) Formula

EOQ Anda adalah jumlah optimal produk yang harus Anda beli untuk meminimalkan total biaya pemesanan atau penyimpanan persediaan. Mencari tahu EOQ Anda berpotensi menghemat banyak uang.

EOQ = (2DK / H), atau akar kuadrat dari (2 x D x K / H)

Di mana:

• D = Biaya setup (per pesanan, umumnya termasuk pengiriman dan penanganan)
• K = Tingkat permintaan (jumlah yang terjual per tahun)
• H = Biaya penyimpanan (per tahun, per unit)

Formula #2 Hari Inventory Outstanding (DIO) Formula

Days Inventory Outstanding (DIO), juga dikenal sebagai Days Sales of Inventory (DSI), mengacu pada jumlah hari yang dibutuhkan inventaris untuk berubah menjadi penjualan. Rata-rata hari persediaan yang beredar bervariasi dari satu industri ke industri lainnya, tetapi umumnya, DIO yang lebih rendah lebih disukai.

Rumus Titik Susun Ulang Rumus #3

Rumus reorder point menjawab pertanyaan kuno: Kapan waktu yang tepat untuk memesan lebih banyak stok? Menghitung titik pemesanan ulang Anda membutuhkan tiga langkah:

• Tentukan permintaan lead time Anda dalam beberapa hari
• Hitung stok pengaman Anda dalam hitungan hari
• Jumlahkan permintaan lead time dan stok pengaman Anda

Formula Stok Pengaman Formula #4

Stok pengaman bertindak sebagai penyangga darurat yang dapat Anda keluarkan ketika sepertinya Anda hampir kehabisan. Anda ingin memiliki persediaan pengaman yang cukup untuk memenuhi permintaan, tetapi tidak terlalu banyak sehingga biaya penyimpanan yang meningkat akhirnya membebani keuangan Anda.

Meskipun ini terdengar masuk akal, triknya adalah memutuskan berapa banyak persediaan pengaman yang harus dibawa:

• Lipat gandakan penggunaan harian maksimum Anda dengan waktu tunggu maksimum Anda dalam beberapa hari
• Lipat gandakan penggunaan harian rata-rata Anda dengan waktu tunggu rata-rata dalam beberapa hari
• Hitung selisih keduanya untuk menentukan stok pengaman Anda

Pertimbangan Operasional

Bisnis Anda akan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda dan menghadapi tantangan di setiap tahap perkembangan bisnis. Kami telah menguraikan pertimbangan operasional, studi kasus singkat, dan rekomendasi untuk bertahan dan berkembang di setiap tahap — mulai dari pembuatan hingga peluncuran dan pertumbuhan — bisnis Anda.

Tahap Membangun

Sebuah ide lahir. Anda bisa memulai perjalanan kewirausahaan Anda dengan dropshipping sebagai sarana riset pasar. Strategi ini memungkinkan Anda untuk menawarkan berbagai macam produk tanpa benar-benar membeli dan menyimpan inventaris. Dalam beberapa bulan, beberapa pengusaha menemukan permintaan konsumen yang cukup untuk menjamin produk bermereknya sendiri.

Dengan validasi ini, seorang DIYer yang licik dapat mengembangkan prototipe dan membuat sejumlah kecil produk baik di rumah atau dengan pabrikan.

Membuat produk Anda sendiri memungkinkan Anda menikmati biaya produksi yang relatif rendah, yang bagi banyak bisnis e-niaga, dapat menutupi sebagian besar biaya awal mereka. Ini juga memberi Anda kontrol kualitas penuh atas produk dan kelincahan bisnis Anda untuk menyesuaikan dengan permintaan dan spesifikasi. Namun, volume produksi terbatas pada keterampilan dan sumber daya Anda, dan membuat Anda memiliki lebih sedikit waktu untuk mengerjakan aspek lain dari bisnis Anda.

Mereka yang yakin dengan daya jual produk, tetapi tidak dalam keterampilan pembuat mereka sendiri, akan mengalihdayakan pekerjaan pembuatan prototipe ke produsen yang diperiksa. Melakukannya membantu pengusaha tahap awal mencapai margin terbesar daripada dropshipping atau pembelian grosir. Tetapi ini menimbulkan risiko tertinggi karena produsen memerlukan jumlah pesanan minimum — biaya awal yang tidak dapat dihindari. Proses prototyping, sampling, refining, dan final production juga memakan waktu lama; diperkuat lebih lanjut oleh perbedaan bahasa, budaya, dan zona waktu — jika Anda memilih untuk melakukan outsourcing ini di luar negeri.

Pada tahap ini, banyak pengusaha melakukan pra-penjualan barang untuk membangkitkan kesadaran dengan pengadopsi awal, yang bangga memiliki produk yang baru, berbeda, dan menarik. Jika kepercayaan mereka pada produk Anda kuat, mereka bisa menjadi pendukung terbesar Anda, tetapi juga kritikus terkeras Anda.

Dengarkan mereka dan jaga agar jalur komunikasi tetap terbuka. Beri mereka platform untuk berbagi umpan balik, yang akan berharga untuk iterasi berikutnya dari produk Anda. Gunakan komentar mereka untuk membuat modifikasi yang diperlukan sebelum peluncuran publik.

Selanjutnya, ingatlah pelanggan ideal Anda. Masalah apa yang mereka hadapi yang sedang Anda selesaikan? Apa yang harus mereka harapkan saat menggunakan produk Anda? Apakah mereka sudah menggunakan produk serupa? Yang mana dan mengapa? Dapatkah produk Anda melakukan pekerjaan yang lebih baik? Data demografis apa yang dapat Anda kumpulkan? Apa yang mereka sukai atau tidak sukai? Dimana mereka berbelanja?

Latihan ini akan membantu Anda menciptakan persona pembeli, membuat membangun merek menjadi lebih mudah. Misalnya, jika Anda membuat garis perawatan pria, Anda dapat menghindari palet warna pastel atau ikon kekanak-kanakan. Jika Anda mengetahui bahwa pelanggan ideal Anda (calon ibu) ingin terlihat bergaya, Anda akan menerapkannya dalam fotografi dan konten merek Anda. Persona pembeli yang diteliti dengan benar akan membantu Anda menciptakan merek yang terhubung dengan mudah dengan pelanggan ideal Anda.

Pengenalan produk Anda ke dunia akan memakan waktu dan ukuran pasar untuk produk tersebut kecil. Ini berarti penjualan rendah dan cenderung lambat sehingga penting untuk menjaga tingkat persediaan relatif rendah saat Anda bekerja dengan pemasok, pemasok yang fleksibel dan dapat memfasilitasi pembuatan prototipe cepat dengan biaya terjangkau. Ini akan menjadi penting untuk kesuksesan awal Anda.

Sebaliknya, biaya untuk hal-hal seperti penelitian dan pengembangan dan pemasaran bisa tinggi, terutama di ceruk yang kompetitif.

Pada tahap ini, biasanya menggunakan spreadsheet Excel untuk mengelola pesanan pembelian, inventaris, dan melacak vendor. Ada banyak templat inventaris gratis yang tersedia secara online, temukan yang sesuai untuk Anda. Jika Anda tahu cara menggunakannya dengan benar, Anda dapat menghasilkan berbagai formula inventaris yang sangat berharga yang akan membantu Anda melacak stok, penjualan, pesanan pembelian, vendor, dan banyak lagi.

Excel memang memiliki kekurangan, terutama ketika bisnis Anda mulai berkembang. Namun, jika Anda memiliki jumlah produk dan saluran penjualan yang terbatas, percayakan diri Anda untuk memeriksa ulang angka saat Anda memasukkannya, memiliki waktu yang tersedia, dan membutuhkan sesuatu yang sederhana dan hemat biaya, Excel melakukan pekerjaan dengan baik.

Tahap Peluncuran

Waktu untuk lepas landas! Produk Anda sekarang tersedia untuk dibeli. Tapi, hanya karena Anda membangunnya, bukan berarti orang akan datang. Anda harus menciptakan permintaan.

Untuk memulai kesadaran merek, pengusaha terlibat dalam kombinasi strategi termasuk hubungan media, surat langsung, pemasaran influencer, atau penjangkauan selebriti. Lainnya beralih ke pemasaran digital (misalnya: PPC, SEM, iklan media sosial) untuk mengarahkan aliran pengunjung online ke toko e-niaga mereka. Jika disiapkan dengan benar dan dioptimalkan dari waktu ke waktu, pengunjung situs tersebut akan dengan cepat berkonversi menjadi pelanggan.

Merek Direct-to-consumer (DTC) telah mengubah pemasaran tradisional dengan memanfaatkan kebiasaan berbagi audiens milenial di media sosial. Rent the Runway, misalnya, mendorong pelanggan untuk memposting foto diri mereka mengenakan gaun, yang terintegrasi dengan setiap halaman produk. Melihat foto wanita sejati dengan berbagai bentuk dan ukuran adalah insentif pemasaran yang kuat bagi mereka yang masih ragu untuk menyewa gaun.

Bagaimana dengan meluncurkan toko popup Anda sendiri atau menempatkan produk Anda di showroom popup? Alih-alih membawa barang-barang fisik, ruang-ruang ini sering kali menampilkan staf pembawa iPad yang sangat penuh perhatian untuk membantu mendorong pembeli ke dalam pengalaman e-niaga mereka untuk informasi produk terperinci dan kesempatan untuk membeli. Ini adalah strategi penting yang berhasil menangkap data pelanggan yang berharga, dan membantu Anda lebih jauh memelihara hubungan untuk jangka panjang.

Persiapan adalah kuncinya. Pada tahap ini, mulailah dari yang kecil dengan produksi pertama Anda. Pertahankan tingkat persediaan yang rendah dan tingkatkan seiring dengan meningkatnya permintaan. Pertimbangkan bagaimana pesanan akan dipenuhi, dikirim ke pelanggan atau dikirim di tempat ke vendor fisik.

Pikirkan tentang sistem dan proses Anda saat ini. Bisakah spreadsheet Anda mengikuti?

Honest Brew pertama kali memulai dengan kalender spreadsheet yang berisi semua nama pelanggan mereka untuk melacak inventaris dan persyaratan langganan secara manual. Peramalan dan metrik pertumbuhan hanya didasarkan pada perkiraan. Tidak lama kemudian Honest Brew merasa ngeri dengan rasa pahit dari operasi manual. Mereka membutuhkan visibilitas dan kontrol terkini atas inventaris, SKU, proses pembelian, dan faktur mereka.

Jika Anda menghabiskan terlalu banyak waktu di Excel, atau takut melakukan pengambilan stok mingguan, Anda mungkin ingin memutakhirkan sistem Anda ke solusi manajemen inventaris khusus. Tidak hanya akan mengotomatiskan banyak tugas manual yang memakan waktu, tetapi juga memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan semua alat Anda bersama-sama untuk membantu semuanya mulai dari pengadaan hingga pemenuhan. Pekerjaan hanya akan meningkat mulai sekarang.

Seiring dengan meningkatnya permintaan global untuk produk Anda, demikian juga biaya transportasi dan tenaga kerja, risiko, dan harapan Anda untuk layanan kelas dunia. Anda harus mempertimbangkan untuk mengelola stok dan inventaris secara efisien di beberapa gudang.

Kebutuhan satu atau dua gudang tambahan tidak hanya terbatas pada bisnis multinasional saja, tetapi juga dipertimbangkan oleh perusahaan yang beroperasi di wilayah yang terfragmentasi, tempat yang sulit dijangkau atau wilayah dengan logistik yang terbatas. Pemilik bisnis lain ingin memiliki gudang cadangan yang dicakup oleh paket asuransi premium untuk skenario just-in-case atau skenario terburuk (misalnya: banjir, kebakaran, gempa bumi, dll.).

Tahap Pertumbuhan

Sekarang Anda memiliki rencana pemasaran yang efektif, aliran pesanan masuk yang stabil, mempertimbangkan tempat yang lebih besar, dan meningkatkan tenaga kerja Anda.

Selamat! Ini semua adalah tanda-tanda pertumbuhan bisnis yang sehat.

Anda mungkin tidak ingin mendengarnya, tetapi ada kerugian dari kesuksesan yang meroket seperti itu. Sebagian besar bisnis gagal pada tahap ini karena mereka tidak siap untuk pertumbuhan yang berkelanjutan.

Saatnya untuk mengoptimalkan proses Anda dan mengotomatisasi aktivitas untuk meningkatkan penjualan dan margin bersih Anda. Anda juga harus mengelola berbagai jenis inventaris untuk keuntungan maksimum dan biaya terendah. Tapi apakah Anda tahu caranya?

Dengan Analisis dan Manajemen Inventaris ABC, Anda dapat melihat inventaris Anda dari perspektif penjualan terbaik hingga penjualan terendah, serta biaya inventaris terendah hingga tertinggi. Ini adalah pendekatan pengoptimalan inventaris yang mengasumsikan tidak semua produk memiliki nilai yang sama dan lebih banyak perhatian harus diberikan pada produk penting.

Analisis Inventaris ABC juga memungkinkan Anda melakukan penetapan harga strategis yang dapat berdampak positif terhadap profitabilitas, memperkirakan permintaan, dan menetapkan tingkat layanan pelanggan yang mengutamakan pelanggan kelas A yang bernilai tinggi.

Meskipun tidak ada aturan keras dan cepat untuk membagi produk, kategori biasanya terlihat seperti ini:

• A Item: 20% produk, yang menyumbang 70% hingga 80% dari nilai konsumsi
• B Item: 30% produk, yang menyumbang 10% hingga 20% dari nilai konsumsi
• C Item : 50% dari produk, yang menyumbang hingga 10% dari nilai konsumsi

Model ini dapat disesuaikan agar sesuai dengan berbagai jenis produk dan bisnis, dengan fokus utama adalah mengidentifikasi dan memelihara penjual teratas untuk mendorong profitabilitas yang lebih tinggi.

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, Anda dapat mempertimbangkan untuk mempekerjakan lebih banyak orang untuk mengikuti kompleksitas yang berkembang dan penjualan volume tinggi. Tetapi tanpa alat dan sistem yang tepat, kesalahan akan dibuat dan kesalahan ini akan bertambah seiring waktu.

Bisnis di bawah $ 1 juta menghabiskan lebih dari 90 jam untuk manajemen inventaris, sumber produk, dan mengelola pesanan pembelian dan penjualan setiap bulan. Proses manajemen pesanan jauh lebih kompleks daripada sekadar menerima pesanan penjualan dan mengajukannya. Saat Anda memecahnya, apa yang sebenarnya diwakilinya adalah rangkaian peristiwa yang beriak di seluruh organisasi Anda yang memengaruhi seluruh ekosistem operasionalnya. Di dalamnya termasuk kebutuhan untuk:

• Menerima dan melacak pesanan penjualan
• Perkirakan potensi permintaan di masa depan
• Menyimpan dan memelihara data pelanggan
• Perbarui beberapa saluran penjualan secara real time
• Memenuhi pesanan secara akurat dan tepat waktu
• Memproses pembayaran dalam berbagai mata uang dan memperbarui buku besar akuntansi
• Lacak, pantau, perbarui, dan isi kembali (atau buat) inventaris

Dan, di atas semua itu, terus jalankan operasi penjualan dan pemasaran yang sempurna.

Dengan mengoptimalkan dan mengotomatisasi back-end bisnis Anda dan menerapkan sistem manajemen pesanan, Anda akhirnya dapat memenangkan kembali waktu yang dicuri oleh alur kerja manual atau tidak efisien.

Solusi manajemen inventaris dan pesanan yang kuat juga akan membantu Anda menghindari jebakan pemenuhan umum: kehabisan stok, rekonsiliasi manual dan rawan kesalahan, kekurangan modal, dan penurunan kepuasan pelanggan.

Ini juga akan memberi Anda visibilitas waktu nyata ke dalam pesanan dan tingkat inventaris, perkiraan permintaan, dan berintegrasi dengan alat, gudang, dan mitra logistik pihak ketiga Anda untuk proses pemenuhan yang mulus.

Kesimpulan

Untuk benar-benar menumbuhkan dan memperluas bisnis Anda, periksa kembali fondasi yang menjadi landasannya dan sistem yang Anda pilih untuk mendukungnya. Tetapi Anda tidak harus menunggu sampai tahap selanjutnya dari bisnis Anda untuk mengeksplorasi ini. Sejak awal, perhatikan area di mana Anda dapat merampingkan operasi, menghilangkan efisiensi, dan mengulangi kemenangan sehingga ketika saatnya tiba, Anda tidak hanya menerapkan solusi plester tetapi sistem holistik dan terintegrasi yang akan membantu bisnis Anda berkembang dalam kondisi pasar saat ini dan masa depan.