Cómo administrar el inventario a medida que construye, lanza y hace crecer su negocio

Cuando alguien menciona la gestión de inventario, imaginamos a un empleado haciendo inventario en una trastienda o actualizando minuciosamente una compleja hoja de cálculo de Excel.

Estos escenarios no se alejan demasiado de la verdad.

Los emprendedores en etapa temprana se centran en crear demanda; utilizan Excel para realizar un seguimiento de los productos y proveedores vendidos previamente. Las marcas en crecimiento buscan automatizar y optimizar. Las grandes empresas hacen de la excelencia operativa una responsabilidad de toda la empresa, desde la cadena de suministro hasta la contabilidad, los recursos humanos, las ventas y el marketing.

Los comerciantes de comercio electrónico y los propietarios de negocios enfrentan desafíos operativos en cada etapa del proceso de desarrollo comercial, incluida la gestión manual de pedidos propensa a errores, facturas de proveedores impagas, elevadas proyecciones de ventas, falta de pronóstico de demanda y exceso de mano de obra y materiales. Entre estos, la gestión de inventario es la más crítica para cualquier empresa basada en productos.

El inventario es igual al efectivo.

La alta demanda de sus productos, pero una cantidad insuficiente de existencias, podría significar la pérdida de clientes frente a la competencia. Demasiados productos y pocas ventas significan perder dinero. Los bienes no vendidos también significa que tiene que pagar por el almacenamiento y la seguridad, lo que frena su flujo de caja.

Con cualquier tipo de negocio, el efectivo es el rey. Es tu sangre vital. La mejor forma de optimizar el flujo de caja es mediante una gestión de inventario eficiente.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario es un enfoque sistemático para obtener, almacenar y rentabilizar los activos que no son de capital (como materias primas y productos terminados). El stock correcto, en los niveles correctos, en el lugar correcto, en el momento correcto y al precio correcto.

El comercio minorista es el término general más amplio para describir la venta de empresa a consumidor (B2C). Básicamente, existen dos tipos de venta minorista, separados por cómo y dónde se realiza una venta:

• Primero, el comercio minorista en línea (comercio electrónico) donde la compra se realiza de forma digital
• En segundo lugar, el comercio minorista fuera de línea donde la compra es física a través de una tienda física o un vendedor

La venta al por mayor, por otro lado, se refiere a la venta de empresa a empresa (B2B). Conocer las diferencias y las mejores prácticas del comercio minorista y mayorista es fundamental para el éxito del inventario.

La mayoría de las empresas mantienen un inventario en varios canales y en varias ubicaciones. La diversidad de la gestión del inventario minorista aumenta su complejidad y resalta la importancia que tiene para su marca.

Antes de profundizar en estrategias y técnicas, echemos un vistazo a algunos conceptos básicos de gestión de inventario para principiantes; un repaso sobre terminología y fórmulas.

Terminología de gestión de inventario

• Escáner de código de barras: dispositivos físicos que se utilizan para registrar y retirar el inventario en los centros de cumplimiento internos y almacenes de terceros.
• Paquetes: grupos de productos que se venden como un solo producto: venta de una cámara, lente y bolso como un solo SKU
• Costo de bienes vendidos (COGS): costos directos asociados con la producción junto con los costos de almacenamiento de esos bienes
• Stock agotado: artículos que nunca han sido vendidos o utilizados por un cliente (generalmente porque están desactualizados de alguna manera)
• Inventario de desacoplamiento: también conocido como stock de seguridad o stock de desacoplamiento; se refiere al inventario que se reserva como una red de seguridad para mitigar el riesgo de una interrupción completa de la producción si uno o más componentes no están disponibles
• Cantidad de pedido económico (EOQ): EOQ se refiere a cuánto debe reordenar, teniendo en cuenta la demanda y los costos de mantenimiento de su inventario.
• Costos de mantenimiento : también conocidos como costos de mantenimiento; los costos en que incurre su empresa para almacenar y mantener el inventario en un almacén hasta que se vende al cliente
• Costos de destino: estos son los costos de envío, almacenamiento, tarifas de importación, aranceles, impuestos y otros gastos asociados con el transporte y la compra de inventario.
• Plazo de entrega : el tiempo que le toma a un proveedor entregar los bienes después de que se realiza un pedido junto con el plazo para las necesidades de reorden de una empresa.
• Cumplimiento de pedidos: ciclo de vida completo de un pedido desde el punto de venta hasta el pick-and-pack hasta el envío y la entrega al cliente
• Gestión de pedidos: mecanismos de backend o "back office" que rigen la recepción de pedidos, el procesamiento de pagos, así como el cumplimiento, el seguimiento y la comunicación con los clientes.
• Orden de compra (PO): documento comercial (B2B) entre un proveedor y un comprador que describe los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios.
• Inventario en canalización : cualquier inventario que se encuentre en la "canalización" de la cadena de suministro de una empresa, por ejemplo, en producción o en envío, pero que aún no ha llegado a su destino final.
• Punto de reorden: establezca cuotas de inventario que determinen cuándo se debe realizar el reordenamiento, teniendo en cuenta la demanda actual y futura, así como los plazos de entrega.
• Stock de seguridad: también conocido como stock de reserva; inventario mantenido en una reserva para protegerse contra la escasez
• Pedido de venta: un documento transaccional enviado a los clientes después de que se realiza una compra pero antes de que se complete un pedido.
• Stock Keeping Unit (SKU): código de seguimiento único (alfanumérico) asignado a cada uno de sus productos, que indica el estilo, tamaño, color y otros atributos
• Logística de terceros (3PL): La logística de terceros se refiere al uso de un proveedor externo para manejar parte o la totalidad de su almacenamiento, cumplimiento, envío o cualquier otra operación relacionada con el inventario. La logística de cuarta parte (4PL) lleva esto un paso más allá al administrar recursos, tecnología, infraestructura y soluciones de cadena de suministro a gran escala para empresas.
• Variante: versiones únicas de un producto, como un color o tamaño específico

Cuatro fórmulas de gestión de inventario

Fórmula # 1 Fórmula de cantidad de orden económica (EOQ)

Su EOQ es la cantidad óptima de productos que debe comprar para minimizar el costo total de ordenar o mantener inventario. Averiguar su EOQ puede potencialmente ahorrarle una cantidad significativa de dinero.

EOQ = √ (2DK / H), o la raíz cuadrada de (2 x D x K / H)

Donde:

• D = Costos de instalación (por pedido, generalmente incluye envío y manejo)
• K = Tasa de demanda (cantidad vendida por año)
• H = Costos de tenencia (por año, por unidad)

Fórmula # Fórmula de inventario pendiente de 2 días (DIO)

Días de inventario pendientes (DIO), también conocido como Días de ventas de inventario (DSI), se refiere a la cantidad de días que tarda el inventario en convertirse en ventas. El promedio de días de inventario pendientes varía de una industria a otra, pero en general, se prefiere un DIO más bajo.

Fórmula n. ° 3 Fórmula de punto de reorden

La fórmula del punto de pedido responde a la antigua pregunta: ¿Cuándo es el momento adecuado para pedir más stock? El cálculo de su punto de pedido requiere tres pasos:

• Determine su demanda de tiempo de entrega en días
• Calcule su stock de seguridad en días
• Sume su demanda de tiempo de entrega y su stock de seguridad

Fórmula # 4 Fórmula de stock de seguridad

Las existencias de seguridad actúan como un amortiguador de emergencia que puede romper cuando parece que está a punto de venderse. Desea tener suficientes existencias de seguridad para satisfacer la demanda, pero no tanto como para que el aumento de los costos de transporte termine por sobrecargar sus finanzas.

Si bien esto suena a sentido común, el truco consiste en decidir cuántas existencias de seguridad llevar:

• Multiplique su uso diario máximo por su tiempo máximo de entrega en días
• Multiplique su uso diario promedio por su tiempo de entrega promedio en días
• Calcule la diferencia entre los dos para determinar su stock de seguridad.

Consideraciones operacionales

Su empresa tendrá diferentes necesidades y enfrentará desafíos en cada etapa del desarrollo empresarial. Hemos descrito consideraciones operativas, breves estudios de casos y recomendaciones para sobrevivir y prosperar en cada etapa, desde la construcción hasta el lanzamiento y el crecimiento, de su negocio.

La etapa de construcción

Nace una idea. Puede comenzar su viaje empresarial mediante el envío directo como medio de investigación de mercado. Esta estrategia le permite ofrecer una amplia gama de productos sin tener que comprar y almacenar inventario. En unos pocos meses, algunos empresarios descubren suficiente demanda de los consumidores como para justificar su propio producto de marca derivado.

Con esta validación, un aficionado al bricolaje astuto podría desarrollar un prototipo y crear un pequeño lote de productos, ya sea internamente o con un fabricante.

Hacer sus propios productos le permite disfrutar de costos de producción relativamente bajos, que para muchas empresas de comercio electrónico pueden representar la mayor parte de sus costos de inicio. También le brinda control de calidad total sobre su producto y agilidad comercial para ajustarse a las demandas y especificaciones. Sin embargo, el volumen de producción se limita a sus habilidades y recursos, y le deja menos tiempo para trabajar en otros aspectos de su negocio.

Aquellos que confían en la comerciabilidad del producto, pero no en sus propias habilidades de fabricante, subcontratarían el trabajo de creación de prototipos a un fabricante examinado. Hacerlo ayuda a los emprendedores en etapa inicial a lograr los mayores márgenes sobre el envío directo o la compra al por mayor. Pero presenta el mayor riesgo ya que los fabricantes requieren un número mínimo de pedidos, un costo de inicio inevitable. El proceso de creación de prototipos, muestreo, refinamiento y producción final también lleva mucho tiempo; amplificado aún más por las diferencias en idiomas, culturas y zonas horarias, en caso de que opte por subcontratar esto en el extranjero.

En esta etapa, muchos empresarios pre-venden productos para generar conciencia entre los primeros usuarios, quienes se enorgullecen de tener un producto en la mano que es completamente nuevo, diferente y atractivo. Si creen firmemente en su producto, pueden ser sus mayores defensores, pero también sus críticos más duros.

Escúchalos y mantén abiertas las líneas de comunicación. Bríndeles la plataforma para compartir comentarios, que serán valiosos para la próxima iteración de su producto. Utilice sus comentarios para realizar las modificaciones necesarias antes de un lanzamiento público.

A continuación, tenga en cuenta a su cliente ideal. ¿Qué problema enfrentan que estás resolviendo? ¿Qué deben esperar al usar su producto? ¿Usan ya productos similares? ¿Cuáles y por qué? ¿Puede su producto hacer un mejor trabajo? ¿Qué datos demográficos puede obtener? ¿Qué prefieren o qué les disgusta? ¿Dónde compran?

Este ejercicio le ayudará a crear una personalidad de comprador, lo que facilitará la creación de una marca. Por ejemplo, si está creando una línea de cuidado personal para hombres, puede evitar una paleta de colores pastel o íconos infantiles. Si se entera de que su cliente ideal (futuras mamás) quiere ser visto como elegante, lo invocará en la fotografía y el contenido de su marca. Una persona de comprador debidamente investigada lo ayudará a crear una marca que se conecte sin esfuerzo con su cliente ideal.

La introducción de su producto al mundo llevará tiempo y el tamaño del mercado para el producto es pequeño. Esto significa que las ventas son bajas y tienden a ser lentas, por lo que es importante mantener los niveles de inventario relativamente bajos mientras trabaja con proveedores, que son flexibles y pueden facilitar la creación rápida de prototipos a un costo asequible. Esto será esencial para su éxito inicial.

Por el contrario, el costo de cosas como la investigación y el desarrollo y el marketing puede ser alto, especialmente en un nicho competitivo.

En esta etapa, es común utilizar una hoja de cálculo de Excel para administrar las órdenes de compra, el inventario y realizar un seguimiento de los proveedores. Hay muchas plantillas de inventario gratuitas disponibles en línea, encuentre la que funcione para usted. Si sabe cómo utilizarlo correctamente, puede generar una variedad de fórmulas de inventario de gran valor que lo ayudarán a realizar un seguimiento de las existencias, las ventas, las órdenes de compra, los proveedores y más.

Excel tiene sus desventajas, especialmente cuando su negocio comienza a expandirse. Pero, si tiene un número limitado de productos y canales de venta, confíe en usted mismo para verificar las cifras a medida que las ingrese, tenga el tiempo disponible y necesite algo que sea simple y rentable, Excel hace bien el trabajo.

La etapa de lanzamiento

¡Es hora de despegar! Su producto ya está disponible para su compra. Pero, solo porque lo construyas, no significa que la gente vendrá. Debes crear demanda.

Para impulsar el conocimiento de la marca, los emprendedores se involucran en una combinación de estrategias que incluyen relaciones con los medios, correo directo, marketing de influencers o difusión de celebridades. Otros recurren al marketing digital (por ejemplo: PPC, SEM, anuncios en redes sociales) para dirigir un flujo constante de visitantes en línea a su tienda de comercio electrónico. Si se configura correctamente y se optimiza con el tiempo, los visitantes del sitio deberían convertirse rápidamente en clientes.

Las marcas directas al consumidor (DTC) han revolucionado el marketing tradicional al aprovechar los hábitos de uso compartido de la audiencia millennial en las redes sociales. Rent the Runway, por ejemplo, anima a los clientes a publicar fotos de ellos mismos con vestidos, que se integran en la página de cada producto. Ver fotos de mujeres reales de diferentes formas y tamaños es un poderoso incentivo de marketing para quienes aún están indecisos acerca de alquilar un vestido.

¿Qué tal abrir su propia tienda emergente o colocar su producto en una sala de exposición emergente? En lugar de llevar bienes físicos, estos espacios a menudo cuentan con personal altamente atento con iPad para ayudar a los compradores a acceder a su experiencia de comercio electrónico para obtener información detallada del producto y la oportunidad de comprar. Es una estrategia digna de mención que captura con éxito datos valiosos de los clientes y lo ayuda a fortalecer aún más las relaciones a largo plazo.

La preparación es clave. En esta etapa, comience poco a poco con su primera producción. Mantenga bajos niveles de inventario y aumente a medida que crece la demanda. Considere cómo se cumplirán los pedidos, se enviarán a los clientes o se entregarán en el lugar a los proveedores tradicionales.

Piense en sus sistemas y procesos actuales. ¿Puede su hoja de cálculo mantenerse al día?

Honest Brew comenzó con un calendario de hoja de cálculo que contenía todos los nombres de sus clientes para realizar un seguimiento manual de los términos de inventario y suscripción. Las métricas de pronóstico y crecimiento se basaron exclusivamente en estimaciones. No pasó mucho tiempo antes de que Honest Brew se encogiera ante el amargo sabor de las operaciones manuales. Necesitaban visibilidad y control actualizados sobre su inventario, SKU, procesos de compra y facturación.

Si pasa demasiado tiempo en Excel, o teme hacer inventarios semanales, es posible que desee actualizar su sistema a una solución de gestión de inventario dedicada. No solo automatizará muchas tareas manuales que requieren mucho tiempo, sino que también le permitirá integrar todas sus herramientas para ayudarlo con todo, desde la adquisición hasta el cumplimiento. El trabajo solo aumentará de aquí en adelante.

A medida que aumenta la demanda global de su producto, también lo harán sus costos de transporte y mano de obra, los riesgos y las expectativas de un servicio de clase mundial. Deberá considerar administrar el inventario y las existencias de manera eficiente en varios almacenes.

La necesidad de uno o dos almacenes adicionales no se limita solo a las empresas multinacionales, sino que también la consideran las empresas que operan en regiones fragmentadas, lugares de difícil acceso o áreas con logística limitada. Otros propietarios de negocios quieren tener almacenes de respaldo cubiertos por planes de seguro premium para escenarios por si acaso o en el peor de los casos (por ejemplo: inundaciones, incendios, terremotos, etc.).

La etapa de crecimiento

Ahora tiene un plan de marketing eficaz, un flujo estable de pedidos, considerando instalaciones más grandes y aumentando su fuerza laboral.

¡Felicidades! Todos estos son signos saludables de crecimiento empresarial.

Puede que no quieras escucharlo, pero hay desventajas en un éxito tan meteórico. La mayoría de las empresas fracasan en esta etapa porque no están preparadas para un crecimiento sostenible.

Es hora de optimizar sus procesos y automatizar actividades para impulsar sus ventas y márgenes netos. También deberá administrar diferentes tipos de inventario para obtener el máximo beneficio y el menor costo. Pero, ¿sabrías cómo?

Con ABC Inventory Analysis and Management, puede ver su inventario desde la perspectiva de los más vendidos a los menos vendidos, así como los costos de inventario más bajos a los más altos. Es un enfoque de optimización de inventario que asume que no todos los productos tienen el mismo valor y se debe prestar más atención a los productos críticos.

ABC Inventory Analysis también le permite establecer precios estratégicos que podrían impactar positivamente la rentabilidad, pronosticar la demanda y establecer niveles de servicio al cliente que dan prioridad a los clientes de clase A de alto valor.

Si bien no existen reglas estrictas para dividir productos, las categorías suelen tener este aspecto:

• Artículos A: 20% de los productos, lo que representa del 70% al 80% del valor de consumo
• Artículos B: 30% de los productos, lo que representa del 10% al 20% del valor de consumo.
• Artículos C: 50% de los productos, lo que representa hasta el 10% del valor de consumo.

Este modelo se puede ajustar para adaptarse a diferentes tipos de productos y negocios, con el enfoque clave en identificar y nutrir a los mejores vendedores para impulsar una mayor rentabilidad.

Como mencionamos anteriormente, puede considerar contratar a más personas para mantenerse al día con la creciente complejidad y las ventas de alto volumen. Pero sin las herramientas y los sistemas adecuados, se cometerán errores y estos errores se agravarán con el tiempo.

Las empresas de menos de $ 1 millón invierten más de 90 horas en la gestión de inventario, el abastecimiento de productos y la gestión de pedidos de compra y venta todos los meses. El proceso de gestión de pedidos es mucho más complejo que simplemente tomar pedidos de cliente y archivarlos. Cuando lo desglosa, lo que realmente representa es una cascada de eventos que se propagan por toda su organización y afectan a todo su ecosistema operativo. Dentro de ella se incluye la necesidad de:

• Reciba y realice un seguimiento de los pedidos de venta
• Pronosticar la demanda potencial futura
• Alojar y mantener los datos de los clientes
• Actualice múltiples canales de venta en tiempo real
• Cumplir con los pedidos de manera precisa y oportuna
• Procese pagos en varias monedas y actualice los libros contables
• Rastrear, monitorear, actualizar y reabastecer (o fabricar) el inventario

Y, además de todo eso, continúe ejecutando una operación de ventas y marketing impecable.

Al optimizar y automatizar el back-end de su negocio e implementar un sistema de gestión de pedidos, finalmente podrá recuperar el tiempo que le estaban robando los flujos de trabajo manuales o ineficientes.

Una solución sólida de gestión de pedidos e inventario también lo ayudará a evitar los problemas más comunes de cumplimiento: desabastecimientos, conciliación manual y propensa a errores, insuficiencia de capital y disminución de la satisfacción del cliente.

También le proporcionará visibilidad en tiempo real de los pedidos y los niveles de inventario, pronosticará la demanda y se integrará con sus herramientas, almacenes y socios logísticos externos para un proceso de cumplimiento perfecto.

Conclusión

Para hacer crecer y expandir realmente su negocio, vuelva a examinar la base sobre la que se basa y los sistemas que ha seleccionado para respaldarlo. Pero no debe esperar hasta las últimas etapas de su negocio para explorar esto. Desde el principio, tome nota de las áreas en las que puede agilizar las operaciones, mejorar la eficiencia e iterar las victorias para que, cuando llegue el momento, no esté simplemente implementando remedios de curita, sino un sistema holístico e integrado que ayudará a que su negocio prospere. en las condiciones actuales y futuras del mercado.