Come gestire l'inventario mentre crei, avvii e fai crescere la tua attività

Quando qualcuno menziona la gestione dell'inventario, immaginiamo un dipendente che fa un bilancio in un retrobottega o aggiorna scrupolosamente un foglio di calcolo Excel complesso.

Questi scenari non sono troppo lontani dalla verità.

Gli imprenditori nella fase iniziale sono concentrati sulla creazione della domanda; usano Excel per tenere traccia delle merci e dei fornitori prevenduti. I marchi in crescita cercano di automatizzare e ottimizzare. Le grandi imprese fanno dell'eccellenza operativa una responsabilità a livello aziendale, dalla catena di fornitura alla contabilità, dalle risorse umane alle vendite e al marketing.

I commercianti e gli imprenditori di e-commerce affrontano sfide operative in ogni fase del processo di sviluppo aziendale, tra cui la gestione manuale degli ordini soggetta a errori, fatture dei fornitori non pagate, proiezioni di vendita elevate, mancanza di previsione della domanda e manodopera e materiali in eccesso. Tra questi, la gestione dell'inventario è la più critica per qualsiasi azienda di beni.

L'inventario equivale a contanti.

L'elevata domanda per i tuoi prodotti ma una quantità insufficiente di scorte potrebbe significare perdere clienti a favore della concorrenza. Troppi prodotti e poche vendite significano perdere soldi. Le merci invendute significano anche che devi pagare per lo stoccaggio e la sicurezza, bloccando il tuo flusso di cassa.

Con qualsiasi tipo di attività, il denaro è il re. È la tua linfa vitale. Il modo migliore per ottimizzare il flusso di cassa è attraverso una gestione efficiente dell'inventario.

Che cos'è la gestione dell'inventario?

La gestione dell'inventario è un approccio sistematico per ottenere, immagazzinare e trarre profitto da beni non strumentali (come materie prime e prodotti finiti). Lo stock giusto, ai giusti livelli, nel posto giusto, al momento giusto e al giusto costo.

La vendita al dettaglio è il termine più generico per descrivere la vendita business-to-consumer (B2C). Esistono essenzialmente due tipi di vendita al dettaglio, separati da come e dove avviene una vendita:

• Innanzitutto, vendita al dettaglio online (e-commerce) in cui l'acquisto avviene digitalmente
• In secondo luogo, la vendita al dettaglio offline in cui l'acquisto è fisico tramite una vetrina fisica o un venditore

Wholesale, invece, si riferisce alla vendita business-to-business (B2B). Conoscere le differenze e le migliori pratiche di vendita al dettaglio e all'ingrosso è fondamentale per il successo dell'inventario.

La maggior parte delle aziende mantiene l'inventario su più canali e in più sedi. La diversità della gestione dell'inventario al dettaglio ne aumenta la complessità e ne conferma l'importanza per il tuo marchio.

Prima di approfondire strategie e tecniche, diamo un'occhiata ad alcune nozioni di base sulla gestione dell'inventario per principianti; un aggiornamento su terminologia e formule.

Terminologia di gestione dell'inventario

• Scanner di codici a barre: dispositivi fisici utilizzati per il check-in e il check-out dell'inventario presso i centri logistici interni e i magazzini di terze parti
• Pacchetti: gruppi di prodotti venduti come un singolo prodotto: vendita di una fotocamera, un obiettivo e una borsa come un unico SKU
• Costo dei beni venduti (COGS): costi diretti associati alla produzione insieme ai costi di stoccaggio di tali beni
• Scorte esaurite: articoli che non sono mai stati venduti o utilizzati da un cliente (in genere perché in qualche modo obsoleti)
• Inventario di disaccoppiamento: noto anche come scorta di sicurezza o scorta di disaccoppiamento; si riferisce all'inventario messo da parte come rete di sicurezza per mitigare il rischio di un arresto completo della produzione se uno o più componenti non sono disponibili
• Quantità di ordine economico (EOQ): EOQ si riferisce a quanto dovresti riordinare, tenendo conto della domanda e dei costi di mantenimento dell'inventario
• Costi di mantenimento: noti anche come costi di mantenimento; i costi sostenuti dalla tua azienda per conservare e conservare l'inventario in un magazzino fino a quando non viene venduto al cliente
• Costi di sbarco: questi sono i costi di spedizione, immagazzinamento, tasse di importazione, dazi, tasse e altre spese associate al trasporto e all'acquisto dell'inventario
• Tempo di consegna : il tempo necessario a un fornitore per consegnare le merci dopo che è stato effettuato un ordine insieme ai tempi per le esigenze di riordino di un'azienda
• Evasione dell'ordine: ciclo di vita completo di un ordine dal punto vendita al ritiro e imballaggio alla spedizione alla consegna al cliente
• Gestione degli ordini: meccanismi di backend o "back office" che regolano la ricezione degli ordini, l'elaborazione dei pagamenti, nonché l'evasione, il monitoraggio e la comunicazione con i clienti
• Ordine di acquisto (PO): documento commerciale (B2B) tra un fornitore e un acquirente che delinea tipi, quantità e prezzi concordati per prodotti o servizi
• Inventario della pipeline: qualsiasi inventario che si trova nella "pipeline" della catena di approvvigionamento di un'azienda, ad esempio nella produzione o nella spedizione, ma non ha ancora raggiunto la destinazione finale
• Punto di riordino: imposta le quote di inventario che determinano quando deve avvenire il riordino, tenendo conto della domanda attuale e futura e dei tempi di consegna
• Scorta di sicurezza: nota anche come scorta tampone; inventario tenuto in una riserva per proteggersi da carenze
• Ordine di vendita: un documento transazionale inviato ai clienti dopo l'acquisto, ma prima dell'evasione dell'ordine
• Stock Keeping Unit (SKU): codice di monitoraggio univoco (alfanumerico) assegnato a ciascuno dei tuoi prodotti, che indica lo stile, la taglia, il colore e altri attributi
• Logistica di terze parti (3PL): la logistica di terze parti si riferisce all'uso di un fornitore esterno per gestire parte o tutte le operazioni di magazzino, evasione, spedizione o qualsiasi altra operazione relativa all'inventario. La logistica di quarta parte (4PL) fa un ulteriore passo avanti gestendo risorse, tecnologia, infrastruttura e soluzioni per la catena di approvvigionamento su vasta scala per le aziende
• Variante: versioni uniche di un prodotto, come un colore o una taglia specifici

Quattro formule di gestione dell'inventario

Formula #1 Economic Order Quantity (EOQ) Formula

Il tuo EOQ è il numero ottimale di prodotti che dovresti acquistare per ridurre al minimo il costo totale dell'ordinazione o della conservazione dell'inventario. Capire il tuo EOQ può potenzialmente farti risparmiare una notevole quantità di denaro.

EOQ = √(2DK / H), o la radice quadrata di (2 x D x K / H)

In cui si:

• D = Costi di installazione (per ordine, generalmente include spedizione e gestione)
• K = Tasso di domanda (quantità venduta all'anno)
• H = Costi di mantenimento (per anno, per unità)

Formula #2 Days Inventory Outstanding (DIO) Formula

Days Inventory Outstanding (DIO), noto anche come Days Sales of Inventory (DSI), si riferisce al numero di giorni necessari affinché l'inventario si trasformi in vendite. I giorni medi di inventario in sospeso variano da settore a settore, ma in genere si preferisce una DIO inferiore.

Formula #3 Formula del punto di riordino

La formula del punto di riordino risponde all'annosa domanda: quando è il momento giusto per ordinare più stock? Il calcolo del punto di riordino richiede tre passaggi:

• Determina la tua richiesta di lead time in giorni
• Calcola la tua scorta di sicurezza in giorni
• Somma la tua domanda di lead time e le tue scorte di sicurezza

Formula #4 Formula di scorta di sicurezza

Le scorte di sicurezza fungono da cuscinetto di emergenza che puoi rompere quando sembra che tu sia sul punto di svendere. Vuoi avere abbastanza scorte di sicurezza per soddisfare la domanda, ma non così tanto che l'aumento dei costi di trasporto finisce per mettere a dura prova le tue finanze.

Anche se questo suona come un buon senso, il trucco è decidere quanta scorta di sicurezza portare:

• Moltiplica l'utilizzo giornaliero massimo per il lead time massimo in giorni
• Moltiplica l'utilizzo medio giornaliero per il lead time medio in giorni
• Calcola la differenza tra i due per determinare la tua scorta di sicurezza

Considerazioni operative

La tua azienda avrà esigenze diverse e affronterà sfide in ogni fase dello sviluppo aziendale. Abbiamo delineato considerazioni operative, brevi casi di studio e raccomandazioni per sopravvivere e prosperare in ogni fase, dalla creazione al lancio e alla crescita, della tua attività.

La fase di costruzione

Nasce un'idea. Potresti iniziare il tuo viaggio imprenditoriale dropshipping come mezzo di ricerca di mercato. Questa strategia ti consente di offrire un'ampia gamma di prodotti senza dover effettivamente acquistare e conservare l'inventario. In pochi mesi, alcuni imprenditori scoprono una domanda da parte dei consumatori sufficiente a giustificare il proprio prodotto di marca spin-off.

Con questa convalida, un abile fai-da-te potrebbe sviluppare un prototipo e creare un piccolo lotto di prodotti internamente o con un produttore.

Realizzare i tuoi prodotti ti consente di godere di costi di produzione relativamente bassi, che per molte attività di e-commerce possono costituire la maggior parte dei costi di avvio. Ti dà anche il pieno controllo della qualità sul tuo prodotto e l'agilità aziendale per adeguarti alle richieste e alle specifiche. Tuttavia, il volume di produzione è limitato alle tue capacità e risorse e ti lascia meno tempo per lavorare su altri aspetti della tua attività.

Coloro che sono fiduciosi nella commerciabilità del prodotto, ma non nelle proprie capacità di produttore, esternalizzerebbero il lavoro di prototipazione a un produttore verificato. Ciò aiuta gli imprenditori nella fase iniziale a ottenere i maggiori margini rispetto al dropshipping o all'acquisto all'ingrosso. Ma rappresenta il rischio più elevato poiché i produttori richiedono un numero minimo di ordini, un costo di avvio inevitabile. Anche il processo di prototipazione, campionatura, raffinazione e produzione finale richiede molto tempo; ulteriormente amplificato dalle differenze di lingue, culture e fusi orari - se dovessi scegliere di esternalizzare questo all'estero.

In questa fase, molti imprenditori pre-vendono beni per generare consapevolezza con i primi utenti, che sono orgogliosi di avere in mano un prodotto nuovo di zecca, diverso e avvincente. Se la loro fede nel tuo prodotto è forte, possono essere i tuoi più grandi sostenitori ma anche i tuoi critici più severi.

Ascoltali e mantieni aperte le linee di comunicazione. Offri loro la piattaforma per condividere feedback, che sarà prezioso per la prossima iterazione del tuo prodotto. Usa i loro commenti per apportare le modifiche necessarie prima di un lancio pubblico.

Quindi, tieni a mente il tuo cliente ideale. Quale problema affrontano che stai risolvendo? Cosa dovrebbero aspettarsi quando usano il tuo prodotto? Usano già prodotti simili? Quali e perché? Il tuo prodotto può fare un lavoro migliore? Quali dati demografici puoi raccogliere? Cosa preferiscono o non amano? Dove fanno la spesa?

Questo esercizio ti aiuterà a creare una buyer persona, facilitando la creazione di un marchio. Ad esempio, se stai creando una linea per la cura del corpo maschile, potresti evitare una tavolozza di colori pastello o icone infantili. Se impari che il tuo cliente ideale (future mamme) vuole essere visto come elegante, lo invocherai nella fotografia e nei contenuti del tuo marchio. Un buyer persona adeguatamente studiato ti aiuterà a creare un marchio che si connette senza sforzo con il tuo cliente ideale.

L'introduzione del tuo prodotto nel mondo richiederà tempo e la dimensione del mercato per il prodotto è piccola. Ciò significa che le vendite sono basse e tendono ad essere lente, quindi è importante mantenere i livelli di inventario relativamente bassi mentre si lavora con fornitori, quelli che sono flessibili e possono facilitare la prototipazione rapida a un costo accessibile. Questo sarà essenziale per il tuo successo iniziale.

Al contrario, il costo di cose come ricerca, sviluppo e marketing può essere elevato, specialmente in una nicchia competitiva.

In questa fase, è comune utilizzare un foglio di calcolo Excel per gestire gli ordini di acquisto, l'inventario e tenere traccia dei fornitori. Ci sono molti modelli di inventario gratuiti disponibili online, trova quello che fa per te. Se sai come utilizzarlo correttamente, puoi generare una varietà di formule di inventario di grande valore che ti aiuteranno a tenere traccia di scorte, vendite, ordini di acquisto, fornitori e altro ancora.

Excel ha i suoi svantaggi, specialmente quando la tua attività inizia ad espandersi. Ma se disponi di un numero limitato di prodotti e canali di vendita, fidati di ricontrollare le cifre man mano che le inserisci, hai il tempo disponibile e hai bisogno di qualcosa che sia semplice ed economico, Excel fa bene il lavoro.

La fase di lancio

È ora del decollo! Il tuo prodotto è ora disponibile per l'acquisto. Ma, solo perché lo costruisci, non significa che le persone verranno. Devi creare domanda.

Per avviare la consapevolezza del marchio, gli imprenditori si impegnano in una combinazione di strategie tra cui relazioni con i media, posta diretta, marketing di influencer o sensibilizzazione delle celebrità. Altri si rivolgono al marketing digitale (ad esempio: PPC, SEM, annunci sui social media) per indirizzare un flusso costante di visitatori online al loro negozio di e-commerce. Se impostati correttamente e ottimizzati nel tempo, i visitatori del sito dovrebbero convertirsi rapidamente in clienti.

I marchi Direct-to-consumer (DTC) hanno rivoluzionato il marketing tradizionale sfruttando le abitudini di condivisione del pubblico millenario sui social media. Rent the Runway, ad esempio, incoraggia i clienti a pubblicare foto di se stessi indossando abiti, che sono integrati con ogni pagina del prodotto. Vedere foto di donne reali di diverse forme e dimensioni è un potente incentivo di marketing per coloro che sono ancora indecisi sull'affitto di un vestito.

Che ne dici di lanciare il tuo negozio popup o di posizionare il tuo prodotto in uno showroom popup? Invece di trasportare beni fisici, questi spazi spesso dispongono di personale molto attento e dotato di iPad per aiutare gli acquirenti a entrare nella loro esperienza di e-commerce per informazioni dettagliate sui prodotti e l'opportunità di acquistare. È una strategia degna di nota che acquisisce con successo dati preziosi sui clienti e ti aiuta a coltivare ulteriormente le relazioni a lungo termine.

La preparazione è fondamentale. In questa fase, inizia in piccolo con il tuo primo ciclo di produzione. Mantenere bassi livelli di inventario e aumentare con l'aumentare della domanda. Considera come verranno evasi gli ordini, spediti ai clienti o consegnati in loco a fornitori fisici.

Pensa ai tuoi sistemi e processi attuali. Il tuo foglio di calcolo può tenere il passo?

Honest Brew ha iniziato con un calendario di fogli di calcolo contenente tutti i nomi dei clienti per tenere traccia manualmente dell'inventario e dei termini di abbonamento. Le previsioni e le metriche di crescita si basavano esclusivamente su stime. Non passò molto tempo prima che Honest Brew rabbrividì per il sapore amaro delle operazioni manuali. Avevano bisogno di visibilità e controllo aggiornati su inventario, SKU, processi di acquisto e fatturazione.

Se trascorri troppo tempo in Excel o temi di fare scorte settimanali, potresti voler aggiornare il tuo sistema a una soluzione di gestione dell'inventario dedicata. Non solo automatizzerà molte attività manuali che richiedono tempo, ma ti consentirà anche di integrare tutti i tuoi strumenti insieme per assisterti in tutto, dall'approvvigionamento all'adempimento. Il lavoro non farà che aumentare da qui in poi.

Con l'aumento della domanda globale per il tuo prodotto, aumenteranno anche i costi di trasporto e manodopera, i rischi e le aspettative per un servizio di livello mondiale. Dovrai considerare la gestione efficiente delle scorte e dell'inventario in più magazzini.

La necessità di uno o due magazzini aggiuntivi non è limitata alle sole imprese multinazionali, ma considerata anche da aziende che operano in regioni frammentate, luoghi difficili da raggiungere o aree con logistica limitata. Altri imprenditori desiderano avere magazzini di backup coperti da piani assicurativi premium per scenari just-in-case o peggiori (ad esempio: inondazioni, incendi, terremoti, ecc.).

La fase di crescita

Ora hai un piano di marketing efficace, un flusso stabile di ordini in arrivo, considerando locali più grandi e aumentando la tua forza lavoro.

Congratulazioni! Questi sono tutti segnali salutari di crescita aziendale.

Potresti non volerlo ascoltare, ma ci sono aspetti negativi in ​​​​un tale successo fulmineo. La maggior parte delle aziende fallisce in questa fase perché non è predisposta per una crescita sostenibile.

È tempo di ottimizzare i processi e automatizzare le attività per aumentare le vendite e i margini netti. Dovrai anche gestire diversi tipi di inventario per ottenere il massimo profitto e il minor costo. Ma sapresti come?

Con ABC Inventory Analysis and Management, puoi visualizzare il tuo inventario dal punto di vista del best-seller al meno venduto, così come dei costi di inventario più bassi al più alto. È un approccio di ottimizzazione dell'inventario che presuppone che non tutti i prodotti abbiano lo stesso valore e che si dovrebbe prestare maggiore attenzione ai prodotti critici.

ABC Inventory Analysis consente inoltre di stabilire prezzi strategici che potrebbero avere un impatto positivo sulla redditività, prevedere la domanda e impostare livelli di servizio clienti che diano la precedenza ai clienti di classe A di alto valore.

Sebbene non ci siano regole rigide per dividere i prodotti, le categorie in genere hanno un aspetto simile a questo:

• A Articoli: 20% dei prodotti, che rappresenta dal 70% all'80% del valore di consumo
• Articoli B: 30% dei prodotti, che rappresenta dal 10% al 20% del valore del consumo
• C Articoli: 50% dei prodotti, che rappresenta fino al 10% del valore del consumo

Questo modello può essere regolato per adattarsi a diversi tipi di prodotti e attività, con l'obiettivo principale di identificare e coltivare i migliori venditori per aumentare la redditività.

Come accennato in precedenza, potresti prendere in considerazione l'assunzione di più persone per stare al passo con la crescente complessità e le vendite ad alto volume. Ma senza gli strumenti e i sistemi adeguati, verranno commessi errori e questi errori si aggraveranno nel tempo.

Le aziende con meno di 1 milione di dollari trascorrono ogni mese oltre 90 ore nella gestione dell'inventario, nell'approvvigionamento dei prodotti e nella gestione degli ordini di acquisto e vendita. Il processo di gestione degli ordini è molto più complesso rispetto alla semplice acquisizione degli ordini di vendita e alla loro archiviazione. Quando lo scomponi, ciò che rappresenta veramente è una cascata di eventi che si propagano attraverso la tua organizzazione che interessano il suo intero ecosistema operativo. Al suo interno include la necessità di:

• Ricevi e tieni traccia degli ordini di vendita
• Previsione della domanda potenziale futura
• Ospitare e mantenere i dati dei clienti
• Aggiorna più canali di vendita in tempo reale
• Evadere gli ordini in modo accurato e tempestivo
• Elabora pagamenti in più valute e aggiorna i libri contabili
• Traccia, monitora, aggiorna e rifornisci (o produci) l'inventario

E, oltre a tutto ciò, continua a gestire un'operazione di vendita e marketing impeccabile.

Ottimizzando e automatizzando il back-end della tua attività e implementando un sistema di gestione degli ordini, sarai finalmente in grado di riconquistare il tempo che veniva rubato da flussi di lavoro manuali o inefficienti.

Una solida soluzione di gestione dell'inventario e degli ordini ti aiuterà anche a evitare le comuni insidie ​​di evasione degli ordini: esaurimento scorte, riconciliazione manuale e soggetta a errori, insufficienza di capitale e diminuzione della soddisfazione del cliente.

Ti fornirà anche visibilità in tempo reale sugli ordini e sui livelli di inventario, previsione della domanda e si integrerà con i tuoi strumenti, magazzini e partner logistici di terze parti per un processo di evasione senza soluzione di continuità.

Conclusione

Per far crescere veramente ed espandere la tua attività, riesamina le fondamenta su cui è costruita e i sistemi che hai selezionato per supportarla. Ma non dovresti aspettare fino alle fasi successive della tua attività per esplorarlo. Fin dall'inizio, prendi nota delle aree in cui puoi semplificare le operazioni, appianare l'efficienza e ripetere le vittorie, quindi quando arriva il momento, non stai semplicemente implementando rimedi cerotto, ma un sistema olistico e integrato che aiuterà la tua azienda a prosperare nelle condizioni di mercato attuali e future.