Cum să gestionați inventarul pe măsură ce vă construiți, lansați și dezvoltați afacerea

Când cineva menționează gestionarea stocurilor, ne imaginăm că un angajat face bilanț într-o cameră din spate sau actualizează cu grijă o foaie de calcul Excel complexă.

Aceste scenarii nu sunt prea departe de adevăr.

Antreprenorii din faza incipientă se concentrează pe crearea cererii; utilizează Excel pentru a ține evidența bunurilor pre-vândute și a furnizorilor. Brandurile în creștere caută să automatizeze și să optimizeze. Întreprinderile mari fac din excelența operațională o responsabilitate la nivelul întregii companii, de la lanțul de aprovizionare la contabilitate, la resurse umane, la vânzări și marketing.

Comercianții de comerț electronic și proprietarii de afaceri se confruntă cu provocări operaționale în fiecare etapă a procesului de dezvoltare a afacerii, inclusiv gestionarea manuală a comenzilor predispuse la erori, facturi neplătite ale furnizorilor, proiecții ridicate de vânzări, lipsa previziunii cererii și excesul de forță de muncă și materiale. Dintre acestea, gestionarea stocurilor este cea mai importantă pentru orice companie bazată pe bunuri.

Inventarul este egal cu numerarul.

Cererea mare pentru produsele dvs., dar o cantitate insuficientă de stoc ar putea însemna pierderea clienților față de concurenți. Prea multe produse și insuficiența vânzărilor înseamnă a pierde bani. Bunurile nevândute înseamnă, de asemenea, că trebuie să plătiți pentru depozitare și securitate, menținând fluxul de numerar.

Cu orice tip de afacere, numerarul este rege. Este sângele tău de viață. Cel mai bun mod de a optimiza fluxul de numerar este printr-o gestionare eficientă a stocurilor.

Ce este managementul stocurilor?

Gestionarea stocurilor este o abordare sistematică a obținerii, depozitării și profitului de active necapitare (cum ar fi materiile prime și bunurile finite). Stocul potrivit, la nivelurile potrivite, la locul potrivit, la momentul potrivit și la costul corect.

Comerțul cu amănuntul este cel mai larg termen captiv pentru a descrie vânzarea între companii și consumatori (B2C). În esență, există două tipuri de comerț cu amănuntul, separate de modul și locul în care are loc o vânzare:

• În primul rând, vânzarea cu amănuntul online (comerț electronic) în care achiziția are loc digital
• În al doilea rând, vânzare cu amănuntul offline, în cazul în care achiziția este fizică printr-o vitrină sau un agent de vânzări

Comerțul cu ridicata, pe de altă parte, se referă la vânzarea între companii (B2B). Cunoașterea diferențelor și a celor mai bune practici de vânzare cu amănuntul și cu ridicata este esențială pentru succesul inventarului.

Majoritatea companiilor mențin inventarul pe mai multe canale, precum și în mai multe locații. Diversitatea gestionării inventarului cu amănuntul adaugă complexității sale și conduce acasă importanța sa pentru marca dvs.

Înainte de a căuta în strategii și tehnici, să aruncăm o privire la câteva elemente de bază pentru gestionarea inventarului pentru începători; o reîmprospătare a terminologiei și a formulelor.

Terminologia managementului inventarului

• Scaner de coduri de bare: Dispozitive fizice utilizate pentru înregistrarea și verificarea inventarului la centrele de îndeplinire interne și la depozitele terțe
• Pachete: grupuri de produse care sunt vândute ca un singur produs: vânzarea unui aparat de fotografiat, obiectiv și geantă ca un singur SKU
• Costul mărfurilor vândute (COGS): costuri directe asociate cu producția, împreună cu costurile de depozitare a acestor bunuri
• Stoc: articole care nu au fost niciodată vândute sau utilizate de un client (de obicei, deoarece sunt învechite într-un fel)
• Inventar de decuplare: De asemenea, cunoscut sub numele de stoc de siguranță sau stoc de decuplare; se referă la inventarul rezervat ca o plasă de siguranță pentru a atenua riscul unei întreruperi complete a producției în cazul în care una sau mai multe componente nu sunt disponibile
• Cantitatea comenzii economice (EOQ): EOQ se referă la cât de mult ar trebui să reordonați, luând în considerare cererea și costurile dvs. de stocare
• Costuri de deținere: De asemenea, cunoscut sub numele de costuri contabile; costurile aferente afacerii dvs. pentru stocarea și păstrarea inventarului într-un depozit până când este vândut clientului
• Costuri de aterizare: Acestea sunt costurile de expediere, depozitare, taxe de import, taxe, impozite și alte cheltuieli asociate transportului și cumpărării inventarului
• Termen de livrare: timpul necesar unui furnizor pentru a livra bunuri după plasarea unei comenzi, împreună cu termenul pentru nevoile de reordonare a unei companii
• Realizarea comenzii: ciclul de viață complet al unei comenzi de la punctul de vânzare până la preluare și ambalare până la livrare până la livrarea clientului
• Gestionarea comenzilor: mecanisme backend sau „back office” care guvernează primirea comenzilor, procesarea plăților, precum și îndeplinirea, urmărirea și comunicarea cu clienții
• Comandă de cumpărare (PO): document comercial (B2B) între un furnizor și un cumpărător care prezintă tipurile, cantitățile și prețurile convenite pentru produse sau servicii
• Inventar de conducte: orice inventar care se află în „conducta” unui lanț de aprovizionare al unei companii - de exemplu, în producție sau în transport maritim - dar care nu a ajuns încă la destinația finală
• Punct de reordonare: stabiliți cote de inventar care determină momentul în care ar trebui să aibă loc reordonarea, ținând cont de cererea actuală și viitoare, precum și de termenele de livrare
• Stoc de siguranță: De asemenea, cunoscut sub numele de stoc tampon; inventar păstrat într-o rezervă pentru a proteja împotriva penuriei
• Comandă de vânzare: un document tranzacțional trimis clienților după efectuarea unei achiziții, dar înainte ca o comandă să fie îndeplinită
• Unitatea de păstrare a stocurilor (SKU): cod unic de urmărire (alfanumeric) atribuit fiecărui produs, indicând stilul, dimensiunea, culoarea și alte atribute
• Logistică terță parte (3PL): logistica terță parte se referă la utilizarea unui furnizor extern pentru a gestiona parțial sau integral depozitarea, îndeplinirea, transportul sau orice altă operațiune legată de inventar. Logistica de la patru părți (4PL) face acest lucru cu un pas mai departe, gestionând resurse, tehnologie, infrastructură și soluții de lanț de aprovizionare pe scară largă pentru companii
• Variantă: versiuni unice ale unui produs, cum ar fi o anumită culoare sau dimensiune

Patru formule de gestionare a inventarului

Formula # 1 Cantitatea comenzii economice (EOQ) Formula

EOQ este numărul optim de produse pe care ar trebui să le achiziționați pentru a minimiza costul total al comenzii sau al deținerii inventarului. Descoperirea EOQ vă poate economisi o sumă semnificativă de bani.

EOQ = √ (2DK / H), sau rădăcina pătrată a (2 x D x K / H)

Unde:

• D = Costurile de configurare (pe comandă, în general includ transportul și manipularea)
• K = Rata cererii (cantitate vândută pe an)
• H = Costuri de deținere (pe an, pe unitate)

Formula # 2 Days Inventory Outstanding (DIO) Formula

Days Inventory Outstanding (DIO), cunoscut și sub numele de Days Sales of Inventory (DSI), se referă la numărul de zile necesare pentru ca inventarul să se transforme în vânzări. Zilele medii de inventar restante variază de la industrie la industrie, dar, în general, este preferat un DIO mai mic.

Formula # 3 Reorder Point Formula

Formula punctului de reordonare răspunde la întrebarea veche: Când este momentul potrivit pentru a comanda mai multe stocuri? Calculul punctului de reordonare durează trei pași:

• Stabiliți cererea dvs. de plumb în zile
• Calculați stocul de siguranță în câteva zile
• Sumați cererea dvs. de plumb și stocul dvs. de siguranță

Formula # 4 Formula stocurilor de siguranță

Stocul de siguranță acționează ca un tampon de urgență pe care îl puteți izbucni atunci când se pare că sunteți pe punctul de a vă vinde. Doriți să aveți suficient stoc de siguranță pentru a satisface cererea, dar nu atât de mult încât costurile de transport crescute să ajungă să vă tensioneze finanțele.

Deși acest lucru pare a fi de bun simț, trucul este să decideți cât de mult stoc de siguranță să transportați:

• Înmulțiți-vă utilizarea zilnică maximă cu timpul maxim de plumb în zile
• Înmulțiți-vă utilizarea zilnică medie cu timpul mediu de plumb în zile
• Calculați diferența dintre cele două pentru a vă determina stocul de siguranță

Considerații operaționale

Afacerea dvs. va avea nevoi diferite și se va confrunta cu provocări în fiecare etapă a dezvoltării afacerii. Am prezentat considerații operaționale, studii de caz scurte și recomandări pentru a supraviețui și a prospera în fiecare etapă - de la construire până la lansare și creștere - a afacerii dvs.

Etapa de construcție

Se naște o idee. Puteți începe călătoria dvs. antreprenorială prin dropshipping ca mijloc de cercetare de piață. Această strategie vă permite să oferiți o gamă largă de produse fără a achiziționa și stoca efectiv inventarul. În câteva luni, unii antreprenori descoperă suficientă cerere a consumatorilor pentru a-și justifica propriul produs derivat, de marcă.

Cu această validare, un bricolaj deștept ar putea dezvolta un prototip și fie să creeze un mic lot de produse, fie în interior, fie cu un producător.

Realizarea propriilor produse vă permite să vă bucurați de costuri de producție relativ mici, care, pentru multe companii de comerț electronic, pot reprezenta cea mai mare parte a costurilor de pornire. De asemenea, vă oferă un control complet al calității asupra agilității produsului și afacerii dvs. pentru a vă adapta cerințelor și specificațiilor. Cu toate acestea, volumul de producție este limitat la abilitățile și resursele dvs. și vă lasă mai puțin timp pentru a lucra la alte aspecte ale afacerii dvs.

Cei care sunt încrezători în comercializarea produsului, dar nu și în propriile abilități de producător, ar externaliza munca de prototipare către un producător verificat. Acest lucru îi ajută pe antreprenorii din stadiul incipient să atingă cele mai mari marje în ceea ce privește dropshipping-ul sau achiziționarea cu ridicata. Dar prezintă cel mai mare risc, deoarece producătorii necesită un număr minim de comenzi - un cost de pornire inevitabil. Procesul de prototipare, eșantionare, rafinare și producție finală durează, de asemenea, mult timp; amplificat în continuare de diferențele de limbi, culturi și fusuri orare - dacă alegeți să externalizați acest lucru în străinătate.

În acest stadiu, mulți antreprenori pre-vând bunuri pentru a genera conștientizare cu adoptatorii timpurii, care se mândresc cu un produs în mână nou, diferit și convingător. Dacă credința lor în produsul tău este puternică, ei pot fi cei mai mari avocați ai tăi, dar și cei mai duri critici ai tăi.

Ascultați-le și păstrați liniile de comunicare deschise. Oferiți-le platforma pentru a împărtăși feedback, care va fi valoros pentru următoarea iterație a produsului dvs. Folosiți comentariile lor pentru a face modificările necesare înainte de o lansare publică.

Apoi, țineți cont de clientul ideal. Cu ce ​​problemă se confruntă ei pe care o rezolvi? La ce ar trebui să se aștepte atunci când utilizează produsul dvs.? Folosesc deja produse similare? Care și de ce? Produsul dvs. poate face o treabă mai bună? Ce date demografice puteți culege? Ce preferă sau nu le place? Unde fac cumpărături?

Acest exercițiu vă va ajuta să creați o persoană de cumpărător, facilitând construirea unui brand. De exemplu, dacă creați o linie de îngrijire pentru bărbați, puteți evita o paletă de culori pastelate sau pictograme pentru copii. Dacă aflați că clientul dvs. ideal (viitoarele mame) doresc să fie văzut ca elegant, ați invoca acest lucru în fotografia și conținutul dvs. de marcă. O persoană de cumpărător bine cercetată vă va ajuta să creați un brand care să se conecteze fără efort cu clientul ideal.

Introducerea produsului dvs. în lume va necesita timp, iar dimensiunea pieței pentru produs este mică. Aceasta înseamnă că vânzările sunt scăzute și tind să fie lente, deci este important să mențineți nivelurile de inventar relativ scăzute pe măsură ce lucrați cu furnizori, cei care sunt flexibili și care pot facilita prototiparea rapidă la un cost accesibil. Acest lucru va fi esențial pentru succesul dvs. timpuriu.

În schimb, costul unor lucruri precum cercetarea și dezvoltarea și marketingul poate fi ridicat, mai ales într-o nișă competitivă.

În această etapă, este obișnuit să folosiți o foaie de calcul Excel pentru a gestiona comenzile de cumpărare, a inventarului și pentru a ține evidența furnizorilor. Există multe șabloane de inventar gratuite disponibile online, găsiți cel care funcționează pentru dvs. Dacă știți cum să îl utilizați corect, puteți genera o varietate de formule de inventar extrem de valoroase, care vă vor ajuta să țineți evidența stocului, vânzărilor, comenzilor de cumpărare, furnizorilor și multe altele.

Excel are dezavantajele sale, mai ales atunci când afacerea dvs. începe să se extindă. Dar, dacă aveți un număr limitat de produse și canale de vânzare, aveți încredere în dumneavoastră pentru a verifica cifrele în timp ce le introduceți, pentru a avea timpul disponibil și pentru a avea nevoie de ceva simplu și rentabil, Excel face treaba bine.

Etapa de lansare

E timpul pentru decolare! Produsul dvs. este acum disponibil pentru cumpărare. Dar, doar pentru că îl construiești, nu înseamnă că vor veni oamenii. Trebuie să creați cerere.

Pentru a stimula gradul de conștientizare a mărcii, antreprenorii se angajează într-o combinație de strategii, inclusiv relații cu mass-media, poștă directă, marketing cu influențatori sau informare despre celebrități. Alții apelează la marketingul digital (de exemplu: anunțuri PPC, SEM, social media) pentru a direcționa un flux constant de vizitatori online către magazinul lor de comerț electronic. Dacă este configurat corect și optimizat în timp, acei vizitatori ai site-ului ar trebui să se convertească rapid la clienți.

Mărcile direct către consumator (DTC) au îmbunătățit marketingul tradițional profitând de obiceiurile de partajare ale publicului milenar pe rețelele de socializare. Rent the Runway, de exemplu, încurajează clienții să posteze fotografii cu ei înșiși purtând rochii, care sunt integrate cu fiecare pagină a produsului. Vederea fotografiilor cu femei reale de diferite forme și dimensiuni este un puternic stimulent de marketing pentru cei care încă se află pe gard despre închirierea unei rochii.

Cum rămâne cu lansarea propriului magazin popup sau plasarea produsului într-un showroom popup? În loc să transporte mărfuri fizice, aceste spații prezintă adesea personal extrem de atent, care se ocupă de iPad, pentru a-i ajuta pe cumpărători să aibă experiența lor de comerț electronic pentru informații detaliate despre produs și posibilitatea de a cumpăra. Este o strategie demnă de remarcat, care captează cu succes date valoroase ale clienților și vă ajută să întrețineți în continuare relațiile pe termen lung.

Pregătirea este cheia. În acest stadiu, începeți mic cu prima dvs. serie de producție. Mențineți niveluri scăzute de inventar și creșteți pe măsură ce crește cererea. Luați în considerare modul în care comenzile vor fi îndeplinite, expediate clienților sau livrate la fața locului către vânzătorii de cărămizi.

Gândiți-vă la sistemele și procesele dvs. actuale. Foaia dvs. de calcul poate ține pasul?

Honest Brew a început mai întâi cu un calendar de foi de calcul care conține toate numele clienților lor pentru a ține evidența manuală a termenilor de inventar și abonament. Previziunile și valorile de creștere s-au bazat pur pe estimări. Nu a trecut mult timp înainte ca Honest Brew să se lase de gustul amar al operațiilor manuale. Aveau nevoie de vizibilitate și control actualizat asupra inventarului, SKU-urilor, proceselor de achiziție și facturării.

Dacă vă petreceți prea mult timp în Excel sau vă temeți să faceți stocuri săptămânale, vă recomandăm să vă actualizați sistemul la o soluție dedicată de gestionare a stocurilor. Nu numai că va automatiza o mulțime de sarcini manuale, care consumă mult timp, dar vă va permite, de asemenea, să vă integrați toate instrumentele împreună pentru a vă ajuta, de la achiziții până la îndeplinire. Munca va crește doar de aici înainte.

Pe măsură ce cererea globală pentru produsul dvs. crește, la fel și costurile, riscurile și așteptările transportului și forței de muncă pentru servicii de nivel mondial. Va trebui să luați în considerare gestionarea eficientă a stocurilor și a stocurilor în mai multe depozite.

Nevoia unui depozit suplimentar sau două nu se limitează doar la întreprinderi multinaționale, ci este luată în considerare și de companiile care operează în regiuni fragmentate, locuri greu accesibile sau zone cu logistică limitată. Alți proprietari de afaceri doresc să aibă depozite de rezervă acoperite de planuri de asigurare premium pentru scenarii just-in-case sau cele mai nefavorabile (de exemplu: inundații, incendii, cutremure etc.).

Etapa de creștere

Acum aveți un plan de marketing eficient, un flux stabil de comenzi care intră, având în vedere spații mai mari și creșterea forței de muncă.

Felicitări! Toate acestea sunt semne sănătoase ale creșterii afacerii.

Poate că nu doriți să o auziți, dar există dezavantaje ale unui asemenea succes meteoric. Majoritatea companiilor eșuează în acest stadiu, deoarece nu sunt create pentru o creștere durabilă.

Este timpul să vă optimizați procesele și să automatizați activitățile pentru a vă spori vânzările și marjele nete. De asemenea, va trebui să gestionați diferite tipuri de inventar pentru profit maxim și cel mai mic cost. Dar ai ști cum?

Cu ABC Inventory Analysis and Management, puteți vizualiza inventarul dvs. din perspectiva celor mai bine vândute la cele mai puțin vândute, precum și a celor mai mici costuri de stocare la cele mai mari. Este o abordare de optimizare a inventarului care presupune că nu toate produsele au o valoare egală și ar trebui acordată o atenție sporită produselor critice.

Analiza inventarului ABC vă permite, de asemenea, să faceți prețuri strategice care ar putea avea un impact pozitiv asupra profitabilității, prognozează cererea și pot stabili niveluri de servicii pentru clienți, care să primeze clienții de valoare înaltă din clasa A.

Deși nu există reguli dificile și rapide pentru divizarea produselor, categoriile arată de obicei așa:

• A Articole: 20% din produse, care reprezintă 70% până la 80% din valoarea consumului
• B Produse: 30% din produse, care reprezintă 10% până la 20% din valoarea consumului
• C Produse: 50% din produse, care reprezintă până la 10% din valoarea consumului

Acest model poate fi ajustat pentru a se potrivi diferitelor tipuri de produse și companii, accentul principal fiind identificarea și încurajarea vânzătorilor de top pentru a genera o rentabilitate mai mare.

Așa cum am menționat mai devreme, vă recomandăm să angajați mai multe persoane pentru a ține pasul cu complexitatea tot mai mare și cu vânzările cu volum mare. Dar fără instrumentele și sistemele adecvate, vor fi făcute greșeli și aceste erori se vor agrava în timp.

Companiile sub 1 milion de dolari petrec peste 90 de ore în gestionarea stocurilor, aprovizionarea produselor și gestionarea comenzilor de cumpărare și de vânzare în fiecare lună. Procesul de gestionare a comenzilor este mult mai complex decât simpla preluare a comenzilor de vânzare și depunerea acestora. Când îl descompuneți, ceea ce reprezintă cu adevărat este o cascadă de evenimente care se desfășoară prin organizația dvs. afectând întregul său ecosistem operațional. În cadrul acestuia include necesitatea:

• Primiți și urmăriți comenzile de vânzare
• Prognoza viitoare a cererii potențiale
• Găsește și menține datele despre clienți
• Actualizați mai multe canale de vânzare în timp real
• Executați comenzile cu precizie și în timp util
• Procesați plăți în mai multe valute și actualizați registrele contabile
• Urmăriți, monitorizați, actualizați și completați (sau fabricați) inventarul

Și, pe lângă toate acestea, continuați să derulați o operațiune de vânzări și marketing impecabilă.

Optimizând și automatizând back-end-ul afacerii dvs. și implementând un sistem de gestionare a comenzilor, veți putea în cele din urmă să câștigați timpul care a fost furat de fluxurile de lucru manuale sau ineficiente.

O soluție robustă de gestionare a stocurilor și a comenzilor vă va ajuta, de asemenea, să evitați capcanele de îndeplinire obișnuite: stocuri, reconciliere manuală și predispusă la erori, insuficiență de capital și scăderea satisfacției clienților.

De asemenea, vă va oferi vizibilitate în timp real a comenzilor și a nivelurilor de inventar, a previziona cererea și se va integra cu instrumentele, depozitele și partenerii logistici terți pentru un proces de îndeplinire fără probleme.

Concluzie

Pentru a vă dezvolta cu adevărat și a vă extinde afacerea, reexaminați baza pe care este construită și sistemele pe care le-ați selectat pentru a o susține. Dar nu ar trebui să așteptați până la etapele ulterioare ale afacerii dvs. pentru a explora acest lucru. Încă de la început, luați notă de domeniile în care puteți simplifica operațiunile, eliminați eficiența și iterați câștigurile, astfel încât, când va veni momentul, nu purtați pur și simplu remedii pentru bandă, ci un sistem integrat și holistic care vă va ajuta afacerea să prospere în condițiile pieței actuale și viitoare.