İşinizi Oluştururken, Başlatırken ve Büyütürken Envanter Nasıl Yönetilir

Biri envanter yönetiminden bahsettiğinde, bir arka odada stok yapan veya karmaşık bir Excel elektronik tablosunu özenle güncelleyen bir çalışan hayal ediyoruz.

Bu senaryolar gerçeklerden çok uzak değil.

Erken aşama girişimciler talep yaratmaya odaklanır; önceden satılan malları ve tedarikçileri takip etmek için Excel'i kullanırlar. Büyüyen markalar otomatikleştirmeye ve optimize etmeye çalışıyor. Büyük işletmeler, operasyonel mükemmelliği tedarik zincirinden muhasebeye, insan kaynaklarına, satış ve pazarlamaya kadar şirket çapında bir sorumluluk haline getirir.

E-ticaret tüccarları ve işletme sahipleri, manuel hataya açık sipariş yönetimi, ödenmemiş satıcı faturaları, yüksek satış tahminleri, talep tahmini eksikliği ve fazla işçilik ve malzeme dahil olmak üzere iş geliştirme sürecinin her aşamasında operasyonel zorluklarla karşı karşıyadır. Bunlar arasında envanter yönetimi, herhangi bir mal bazlı şirket için en kritik olanıdır.

Envanter nakit eşittir.

Ürünleriniz için yüksek talep ancak yetersiz stok, müşterileri rakiplerinize kaptırmak anlamına gelebilir. Çok fazla ürün ve yetersiz satış, para kaybetmek demektir. Satılmayan mallar aynı zamanda nakit akışınızı durdurarak depolama ve güvenlik için ödeme yapmanız gerektiği anlamına gelir.

Her türlü işte nakit kraldır. O senin can damarın. Nakit akışını optimize etmenin en iyi yolu verimli envanter yönetimidir.

Envanter Yönetimi Nedir?

Envanter yönetimi, sermaye dışı varlıklardan (hammaddeler ve bitmiş ürünler gibi) elde etmeye, depolamaya ve bunlardan yararlanmaya yönelik sistematik bir yaklaşımdır. Doğru stok, doğru seviyelerde, doğru yerde, doğru zamanda ve doğru maliyetle.

Perakende, işletmeden tüketiciye (B2C) satışı tanımlayan en geniş kapsamlı terimdir. Bir satışın nasıl ve nerede gerçekleştiğine göre ayrılan esasen iki tür perakende vardır:

• İlk olarak, satın almanın dijital olarak gerçekleştiği çevrimiçi perakende (e-ticaret)
• İkincisi, satın almanın fiziksel bir mağaza vitrini veya bir satış görevlisi aracılığıyla fiziksel olduğu çevrimdışı perakende

Toptan satış ise işletmeden işletmeye (B2B) satış anlamına gelir. Perakende ve toptan satışın farklılıklarını ve en iyi uygulamalarını bilmek, envanter başarısı için kritik öneme sahiptir.

Çoğu işletme, envanteri birden çok kanalda ve birden çok yerde tutar. Perakende envanter yönetiminin çeşitliliği, karmaşıklığına katkıda bulunur ve markanız için önemini ortaya çıkarır.

Stratejileri ve teknikleri incelemeden önce, yeni başlayanlar için bazı envanter yönetimi temellerine bir göz atalım; terminoloji ve formüller hakkında bir tazeleme.

Envanter Yönetimi Terminolojisi

• Barkod Tarayıcı: Şirket içi sipariş karşılama merkezlerinde ve üçüncü taraf depolarda envanteri kontrol etmek ve kontrol etmek için kullanılan fiziksel cihazlar
• Paketler: Tek bir ürün olarak satılan ürün grupları: Bir kamera, lens ve çantayı tek bir SKU olarak satmak
• Satılan Malların Maliyeti (COGS): Bu malları depolama maliyetleriyle birlikte üretimle ilgili doğrudan maliyetler
• Deadstock: Bir müşteriye hiç satılmamış veya müşteri tarafından kullanılmamış ürünler (genellikle bir şekilde eski olduğu için)
• Ayrıştırma Envanteri: Emniyet stoğu veya ayrıştırma stoğu olarak da bilinir; bir veya daha fazla bileşenin kullanılamaması durumunda üretimin tamamen durması riskini azaltmak için güvenlik ağı olarak ayrılan envanteri ifade eder.
• Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ): EOQ, talebi ve envanter tutma maliyetlerini dikkate alarak ne kadar yeniden sipariş vermeniz gerektiğini ifade eder.
• Elde Tutma Maliyetleri: Taşıma maliyetleri olarak da bilinir; işletmenizin müşteriye satılana kadar bir depoda envanter depolamak ve tutmak için maruz kaldığı maliyetler
• İrsaliye Maliyetleri: Bunlar, nakliye, depolama, ithalat ücretleri, vergiler, vergiler ve envanterin taşınması ve satın alınmasıyla ilgili diğer masraflardır.
• Teslim Süresi: Bir sipariş verildikten sonra bir tedarikçinin malları teslim etmesi için geçen süre ile bir işletmenin yeniden sipariş ihtiyaçları için zaman çerçevesi
• Sipariş Karşılama: Bir siparişin satış noktasından toplamaya ve paketlemeye, sevkiyata ve müşteriye teslimata kadar tüm yaşam döngüsü
• Sipariş Yönetimi: Siparişleri almayı, ödemeleri işlemeyi, ayrıca yerine getirmeyi, izlemeyi ve müşterilerle iletişimi yöneten arka uç veya "arka ofis" mekanizmaları
• Satınalma Siparişi (PO): Bir tedarikçi ile bir alıcı arasında, ürün veya hizmetler için türleri, miktarları ve üzerinde anlaşılan fiyatları ana hatlarıyla belirten ticari belge (B2B)
• Boru Hattı Envanteri: Bir işletmenin tedarik zincirinin "boru hattında" bulunan, örneğin üretimde veya sevkiyatta olan ancak henüz nihai hedefine ulaşmamış herhangi bir envanter
• Yeniden Sipariş Noktası: Mevcut ve gelecekteki talebin yanı sıra tedarik sürelerini de hesaba katarak yeniden siparişin ne zaman gerçekleşeceğini belirleyen envanter kotaları ayarlayın.
• Emniyet Stoku: Tampon stok olarak da bilinir; kıtlıklara karşı korunmak için bir yedekte tutulan envanter
• Satış Siparişi: Bir satın alma yapıldıktan sonra ancak sipariş karşılanmadan önce müşterilere gönderilen işlem belgesi
• Stok Tutma Birimi (SKU): Ürünlerinizin her birine atanan, stili, boyutu, rengi ve diğer özellikleri gösteren benzersiz izleme kodu (alfanümerik)
• Üçüncü Taraf Lojistik (3PL): Üçüncü taraf lojistik, depolama, sipariş karşılama, nakliye veya envanterle ilgili diğer herhangi bir işleminizin bir kısmını veya tamamını yürütmek için harici bir sağlayıcının kullanılması anlamına gelir. Dördüncü taraf lojistik (4PL), işletmeler için kaynakları, teknolojiyi, altyapıyı ve tam ölçekli tedarik zinciri çözümlerini yöneterek bunu bir adım öteye taşıyor.
• Varyant: Belirli bir renk veya boyut gibi bir ürünün benzersiz sürümleri

Dört Envanter Yönetimi Formülü

Formül #1 Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ) Formülü

EOQ'nuz, toplam sipariş verme veya envanter tutma maliyetini en aza indirmek için satın almanız gereken optimum ürün sayısıdır. EOQ'nuzu bulmak, potansiyel olarak size önemli miktarda para kazandırabilir.

EOQ = √(2DK / H) veya karekökü (2 x D x K / H)

Neresi:

• D = Kurulum maliyetleri (sipariş başına, genellikle nakliye ve taşımayı içerir)
• K = Talep oranı (yılda satılan miktar)
• H = Tutma maliyetleri (yıllık, birim başına)

Formül #2 Gün Envanteri Olağanüstü (DIO) Formülü

Envanter Gün Satışı (DSİ) olarak da bilinen Kalan Gün Stoku (DIO), envanterin satışa dönüşmesi için geçen gün sayısını ifade eder. Ortalama envanter günleri, endüstriden endüstriye değişir, ancak genellikle daha düşük bir DIO tercih edilir.

Formül #3 Yeniden Sıralama Noktası Formülü

Yeniden sipariş noktası formülü, asırlık soruyu yanıtlıyor: Daha fazla stok sipariş etmek için doğru zaman ne zaman? Yeniden sipariş noktanızı hesaplamak üç adımdan oluşur:

• Teslim süresi talebinizi gün olarak belirleyin
• Güvenlik stoğunuzu gün cinsinden hesaplayın
• Teslim süresi talebinizi ve emniyet stoğunuzu toplayın

Formül #4 Güvenlik Stok Formülü

Güvenlik stoğu, satmanın eşiğindeymiş gibi göründüğünüzde dışarı atabileceğiniz bir acil durum tamponu görevi görür. Talebi karşılamak için yeterli güvenlik stoğuna sahip olmak istiyorsunuz, ancak artan taşıma maliyetleri mali durumunuzu zorlayacak kadar değil.

Bu kulağa sağduyu gibi gelse de işin püf noktası ne kadar güvenlik stoğunun taşınacağına karar vermektir:

• Maksimum günlük kullanımınızı, gün cinsinden maksimum teslim sürenizle çarpın
• Ortalama günlük kullanımınızı, gün cinsinden ortalama teslim sürenizle çarpın
• Emniyet stoğunuzu belirlemek için ikisi arasındaki farkı hesaplayın

Operasyonel Hususlar

İşletmenizin değişen ihtiyaçları olacak ve iş geliştirmenin her aşamasında zorluklarla karşılaşacaktır. İşletmenizin kuruluşundan lansmanına ve büyümesine kadar her aşamada hayatta kalmak ve gelişmek için operasyonel hususları, kısa vaka çalışmalarını ve önerileri özetledik.

Yapı Aşaması

Bir fikir doğar. Pazar araştırması aracı olarak dropshipping yaparak girişimcilik yolculuğunuza başlayabilirsiniz. Bu strateji, envanter satın almadan ve depolamadan geniş bir ürün yelpazesi sunmanıza olanak tanır. Birkaç ay içinde, bazı girişimciler, kendi yan ürünü markalı ürününü garanti altına almak için yeterli tüketici talebini keşfederler.

Bu doğrulama ile, kurnaz bir DIYer bir prototip geliştirebilir ve ya şirket içinde ya da bir üreticiyle birlikte küçük bir ürün grubu oluşturabilir.

Kendi ürünlerinizi yapmak, birçok e-ticaret işletmesi için başlangıç ​​maliyetlerinin büyük kısmını oluşturabilen nispeten düşük üretim maliyetlerinin keyfini çıkarmanıza olanak tanır. Ayrıca, ürününüz üzerinde tam kalite kontrolü ve taleplere ve spesifikasyonlara uyum sağlamak için iş çevikliği sağlar. Ancak, üretim hacmi becerileriniz ve kaynaklarınızla sınırlıdır ve işinizin diğer yönleri üzerinde çalışmak için size daha az zaman bırakır.

Ürünün pazarlanabilirliğine güvenen, ancak kendi imalatçı becerilerine güvenmeyenler, prototipleme işini deneyimli bir üreticiye yaptırabilir. Bunu yapmak, erken aşamadaki girişimcilerin stoksuz satış veya toptan satın alma konusunda en büyük marjları elde etmelerine yardımcı olur. Ancak üreticiler minimum sayıda sipariş gerektirdiğinden en yüksek riski oluşturur - kaçınılmaz bir başlangıç ​​maliyeti. Prototipleme, numune alma, rafine etme ve nihai üretim süreci de uzun zaman alıyor; diller, kültürler ve zaman dilimlerindeki farklılıklar ile daha da güçleniyor - bunu yurtdışından yaptırmayı seçerseniz.

Bu aşamada, birçok girişimci, yepyeni, farklı ve çekici bir ürüne sahip olmaktan gurur duyan erken benimseyenler ile farkındalık yaratmak için malları önceden satar. Ürününüze olan inançları güçlüyse, hem en büyük savunucularınız hem de en sert eleştirmenleriniz olabilirler.

Onları dinleyin ve iletişim hatlarını açık tutun. Onlara, ürününüzün bir sonraki yinelemesi için değerli olacak geri bildirimleri paylaşmaları için bir platform verin. Herkese açık bir lansmandan önce gerekli değişiklikleri yapmak için yorumlarını kullanın.

Ardından, ideal müşterinizi aklınızda tutun. Sizin çözdüğünüz hangi problemle karşılaşıyorlar? Ürününüzü kullanırken ne beklemeliler? Zaten benzer ürünler kullanıyorlar mı? Hangileri ve neden? Ürününüz daha iyi bir iş çıkarabilir mi? Hangi demografik verileri toplayabilirsiniz? Neyi tercih ederler veya sevmezler? Nereden alışveriş yapıyorlar?

Bu alıştırma, bir alıcı kişiliği oluşturmanıza yardımcı olacak ve bir marka oluşturmayı kolaylaştıracaktır. Örneğin, bir erkek bakım serisi oluşturuyorsanız, pastel renk paletinden veya çocuksu simgelerden kaçınabilirsiniz. İdeal müşterinizin (müstakbel anneler) şık görünmek istediğini öğrenirseniz, bunu marka fotoğrafçılığınızda ve içeriğinizde kullanırsınız. Uygun şekilde araştırılmış bir alıcı kişiliği, ideal müşterinizle zahmetsizce bağlantı kuran bir marka oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Ürününüzün dünyaya tanıtılması zaman alacak ve ürünün pazar boyutu küçük olacaktır. Bu, satışların düşük olduğu ve yavaş olma eğiliminde olduğu anlamına gelir; bu nedenle, esnek olan ve uygun bir maliyetle hızlı prototiplemeyi kolaylaştırabilen tedarikçilerle çalışırken envanter seviyelerini nispeten düşük tutmak önemlidir. Bu, erken başarınız için çok önemli olacaktır.

Tersine, araştırma ve geliştirme ve pazarlama gibi şeylerin maliyeti, özellikle rekabetçi bir niş içinde yüksek olabilir.

Bu aşamada, satınalma siparişlerini, envanteri yönetmek ve satıcıları takip etmek için bir Excel elektronik tablosu kullanmak yaygındır. Çevrimiçi olarak kullanılabilen birçok ücretsiz envanter şablonu vardır, sizin için uygun olanı bulun. Nasıl doğru kullanılacağını biliyorsanız, stok, satış, satınalma siparişleri, satıcılar ve daha fazlasını takip etmenize yardımcı olacak çeşitli çok değerli envanter formülleri oluşturabilirsiniz.

Excel'in dezavantajları vardır, özellikle işiniz genişlemeye başladığında. Ancak, sınırlı sayıda ürününüz ve satış kanalınız varsa, rakamları koyarken iki kez kontrol etmek için kendinize güvenin, uygun zamanınız varsa ve basit ve uygun maliyetli bir şeye ihtiyacınız varsa, Excel işi iyi yapar.

Lansman Aşaması

Kalkış zamanı! Ürününüz artık satın alınabilir. Ancak, siz inşa ettiğiniz için insanların geleceği anlamına gelmez. Talep oluşturmalısınız.

Marka farkındalığını hızlı bir şekilde başlatmak için girişimciler medya ilişkileri, doğrudan posta, etkileyici pazarlama veya ünlülere ulaşma gibi stratejilerin bir kombinasyonuna girerler. Diğerleri, sürekli bir çevrimiçi ziyaretçi akışını e-ticaret mağazalarına yönlendirmek için dijital pazarlamaya (örneğin: PPC, SEM, sosyal medya reklamları) yönelir. Doğru şekilde kurulur ve zaman içinde optimize edilirse, bu site ziyaretçileri hızla müşteriye dönüşmelidir.

Doğrudan tüketiciye (DTC) markalar, bin yıllık kitlenin sosyal medyadaki paylaşım alışkanlıklarından yararlanarak geleneksel pazarlamayı alt üst etti. Örneğin Rent the Runway, müşterileri, her bir ürün sayfasıyla entegre olan elbise giymiş fotoğraflarını yayınlamaya teşvik ediyor. Farklı şekil ve boyutlardaki gerçek kadınların fotoğraflarını görmek, elbise kiralama konusunda hala kararsız olanlar için güçlü bir pazarlama teşvikidir.

Kendi pop-up mağazanızı açmaya veya ürününüzü bir pop-up showroom'a yerleştirmeye ne dersiniz? Bu mekanlar, fiziksel malları taşımak yerine, alışveriş yapanları ayrıntılı ürün bilgileri ve satın alma fırsatı için e-ticaret deneyimlerine yönlendirmeye yardımcı olmak için genellikle son derece özenli, iPad'li personele sahiptir. Değerli müşteri verilerini başarıyla yakalayan ve uzun vadede ilişkileri daha da geliştirmenize yardımcı olan dikkate değer bir stratejidir.

Hazırlık anahtardır. Bu aşamada, ilk üretim çalışmanızla küçük başlayın. Düşük stok seviyelerini koruyun ve talep arttıkça artırın. Siparişlerin nasıl karşılanacağını, müşterilere sevk edileceğini veya yerinde satış yapan satıcılara nasıl teslim edileceğini düşünün.

Mevcut sistemlerinizi ve süreçlerinizi düşünün. E-tablonuz devam edebilir mi?

Honest Brew ilk olarak envanter ve abonelik şartlarını manuel olarak takip etmek için tüm müşterilerinin adlarını içeren bir elektronik tablo takvimi ile başladı. Tahmin ve büyüme metrikleri tamamen tahminlere dayanıyordu. Honest Brew'in manuel işlemlerin acı tadı karşısında sinmesi çok uzun sürmedi. Envanterleri, SKU'ları, satın alma süreçleri ve faturalandırma üzerinde güncel görünürlük ve kontrole ihtiyaçları vardı.

Excel'de çok fazla zaman harcıyorsanız veya haftalık stok sayımı yapmaktan korkuyorsanız, sisteminizi özel bir envanter yönetimi çözümüne yükseltmek isteyebilirsiniz. Yalnızca çok sayıda manuel, zaman alıcı görevi otomatikleştirmekle kalmaz, aynı zamanda tedarikten gerçekleştirmeye kadar her konuda yardımcı olmak için tüm araçlarınızı bir araya getirmenize de olanak tanır. İş bundan sonra daha da artacak.

Ürününüze yönelik küresel talep arttıkça, nakliye ve işçilik maliyetleriniz, riskleriniz ve birinci sınıf hizmet beklentileriniz de artacaktır. Birden fazla depoda stok ve envanteri verimli bir şekilde yönetmeyi düşünmeniz gerekir.

Ek bir veya iki depo ihtiyacı sadece çok uluslu işletmelerle sınırlı değildir, aynı zamanda parçalanmış bölgelerde, ulaşılması zor yerlerde veya sınırlı lojistiğe sahip alanlarda faaliyet gösteren şirketler tarafından da dikkate alınır. Diğer işletme sahipleri, her ihtimale karşı veya en kötü durum senaryoları için (örneğin: sel, yangın, deprem vb.)

Büyüme Aşaması

Artık etkili bir pazarlama planınız var, daha büyük tesisleri göz önünde bulundurarak ve iş gücünüzü artırarak gelen istikrarlı bir sipariş akışına sahipsiniz.

Tebrikler! Bunların hepsi, ticari büyümenin sağlıklı işaretleridir.

Bunu duymak istemeyebilirsiniz, ancak böylesine hızlı bir başarının olumsuz yanları vardır. Çoğu işletme bu aşamada başarısız oluyor çünkü sürdürülebilir büyüme için hazır değiller.

Satışlarınızı ve net kar marjlarınızı artırmak için süreçlerinizi optimize etme ve faaliyetleri otomatikleştirme zamanı. Ayrıca maksimum kâr ve en düşük maliyet için farklı envanter türlerini yönetmeniz gerekir. Ama nasıl olduğunu biliyor musun?

ABC Envanter Analizi ve Yönetimi ile envanterinizi en çok satandan en az satana, en düşük envanter maliyetlerinden en yükseğe doğru görüntüleyebilirsiniz. Tüm ürünlerin eşit değerde olmadığını ve kritik ürünlere daha fazla dikkat edilmesi gerektiğini varsayan bir envanter optimizasyon yaklaşımıdır.

ABC Envanter Analizi ayrıca karlılığı olumlu yönde etkileyebilecek stratejik fiyatlandırma yapmanıza, talebi tahmin etmenize ve A sınıfı yüksek değerli müşterilere öncelik veren müşteri hizmetleri seviyeleri belirlemenize olanak tanır.

Ürünleri bölmek için kesin kurallar olmasa da, kategoriler genellikle şöyle görünür:

• A Öğeleri: Tüketim değerinin %70 ila %80'ini oluşturan ürünlerin %20'si
• B Öğeleri: Tüketim değerinin %10 ila %20'sini oluşturan ürünlerin %30'u
• C Öğeleri: Tüketim değerinin %10'unu oluşturan ürünlerin %50'si

Bu model, farklı ürün ve işletme türlerine uyacak şekilde ayarlanabilir ve ana odak noktası, daha yüksek kârlılık sağlamak için en çok satanları belirlemek ve beslemektir.

Daha önce de belirttiğimiz gibi, artan karmaşıklığa ve yüksek hacimli satışlara ayak uydurmak için daha fazla insanı işe almayı düşünebilirsiniz. Ancak uygun araçlar ve sistemler olmadan hatalar yapılacak ve bu hatalar zamanla artacaktır.

1 milyon doların altındaki işletmeler her ay envanter yönetimi, ürün tedariği ve satın alma ve satış siparişlerini yönetmeye 90 saatten fazla zaman harcıyor. Sipariş yönetimi süreci, sadece satış siparişlerini alıp dosyalamaktan çok daha karmaşıktır. Onu parçaladığınızda, gerçekte temsil ettiği şey, organizasyonunuzda dalgalanan ve tüm operasyonel ekosistemi etkileyen bir olaylar dizisidir. Bunun içinde aşağıdakilere ihtiyaç vardır:

• Satış siparişlerini alın ve takip edin
• Gelecekteki potansiyel talebi tahmin edin
• Müşteri verilerini barındırın ve koruyun
• Birden çok satış kanalını gerçek zamanlı olarak güncelleyin
• Siparişleri doğru ve zamanında yerine getirmek
• Ödemeleri birden fazla para biriminde işleyin ve muhasebe defterlerini güncelleyin
• Envanteri takip edin, izleyin, güncelleyin ve doldurun (veya üretin)

Ve hepsinden öte, kusursuz bir satış ve pazarlama operasyonu yürütmeye devam etmek.

İşletmenizin arka ucunu optimize edip otomatikleştirerek ve bir sipariş yönetim sistemi uygulayarak, sonunda manuel veya verimsiz iş akışları tarafından çalınan zamanı geri kazanabileceksiniz.

Sağlam bir envanter ve sipariş yönetimi çözümü, aynı zamanda sık karşılaşılan sipariş karşılama tuzaklarından kaçınmanıza yardımcı olur: Stok yokluğu, manuel ve hataya açık mutabakat, sermaye yetersizliği ve azalan müşteri memnuniyeti.

Ayrıca, siparişlere ve envanter seviyelerine ilişkin gerçek zamanlı görünürlük, tahmini talep ve sorunsuz bir sipariş karşılama süreci için araçlarınız, depolarınız ve üçüncü taraf lojistik ortaklarınızla entegre olmanızı sağlar.

Çözüm

İşinizi gerçekten büyütmek ve genişletmek için, üzerine inşa edildiği temeli ve onu desteklemek için seçtiğiniz sistemleri yeniden inceleyin. Ancak bunu keşfetmek için işinizin sonraki aşamalarını beklememelisiniz. En başından itibaren, operasyonları düzene sokabileceğiniz, verimlilikleri azaltabileceğiniz ve kazançları yineleyebileceğiniz alanları not edin, böylece zamanı geldiğinde, sadece yara bandı çözümlerini değil, işinizin gelişmesine yardımcı olacak bütünsel ve entegre bir sistem uygulamış olursunuz. Mevcut ve gelecekteki piyasa koşullarında.