如何在建立、启动和发展业务时管理库存

当有人提到库存管理时，我们想象一名员工在后台盘点或煞费苦心地更新复杂的 Excel 电子表格。

这些情景与事实相去甚远。

早期创业者专注于创造需求； 他们使用 Excel 来跟踪预售商品和供应商。 成长中的品牌希望实现自动化和优化。 大型企业将卓越运营作为公司范围内的责任，从供应链到会计、人力资源再到销售和营销。

电子商务商家和企业主在业务发展过程的每个阶段都面临运营挑战，包括人工容易出错的订单管理、未支付的供应商发票、过高的销售预测、缺乏需求预测以及劳动力和材料过剩。 其中，库存管理对任何以商品为基础的公司来说都是最重要的。

库存等于现金。

对您的产品的高需求但库存不足可能意味着将客户流失给竞争对手。 产品太多而销量不足意味着赔钱。 未售出的商品还意味着您必须支付存储和安全费用，从而阻碍您的现金流。

对于任何类型的业务，现金为王。 这是你的命脉。 优化现金流的最佳方式是通过有效的库存管理。

什么是库存管理？

库存管理是一种获取、存储非资本资产（如原材料和成品）并从中获利的系统方法。 合适的库存、合适的水平、合适的地点、合适的时间和合适的成本。

零售是描述企业对消费者 (B2C) 销售的最广泛的术语。 基本上有两种类型的零售，根据销售的方式和地点来区分：

• 首先，在线零售（电子商务）以数字方式进行购买
• 第二，线下零售，通过实体店面或销售人员进行实体购买

另一方面，批发是指企业对企业 (B2B) 销售。 了解零售和批发的差异和最佳实践对于库存成功至关重要。

大多数企业在多个渠道以及多个地点维护库存。 零售库存管理的多样性增加了其复杂性，并凸显了其对您品牌的重要性。

在深入研究策略和技术之前，让我们先了解一些适合初学者的库存管理基础知识； 复习术语和公式。

库存管理术语

• 条形码扫描仪：用于在内部履行中心和第三方仓库登记和登记库存的物理设备
• Bundles：作为单个产品销售的产品组：将相机、镜头和包作为一个 SKU 销售
• 销货成本 (COGS)：与生产相关的直接成本以及储存这些货物的成本
• 滞销商品：从未出售给客户或由客户使用的商品（通常是因为它在某些方面已经过时了）
• 脱钩库存：又称安全库存或脱钩库存； 是指留出作为安全网的库存，以降低在一个或多个组件不可用时完全停产的风险
• 经济订货量 (EOQ)： EOQ 是指您应该重新订货的数量，考虑到需求和您的库存持有成本
• 持有成本：也称为持有成本； 在将库存出售给客户之前，您的企业在仓库中存储和保留库存所产生的成本
• 到岸成本：这些是运输、储存、进口费用、关税、税收和其他与运输和购买库存相关的费用
• 交货时间：下订单后供应商交付货物所需的时间以及企业重新订购需求的时间范围
• 订单履行：订单的完整生命周期，从销售点到拣货和包装再到运输到客户交付
• 订单管理：管理接收订单、处理付款以及履行、跟踪和与客户沟通的后端或“后台”机制
• 采购订单 (PO)：供应商和买方之间的商业文件 (B2B)，概述产品或服务的类型、数量和商定价格
• 管道库存：处于企业供应链“管道”中的任何库存（例如，在生产或运输中）但尚未到达最终目的地的任何库存
• 再订货点：设置库存配额，确定何时应该进行再订货，同时考虑当前和未来的需求以及提前期
• 安全库存：也称为缓冲库存； 为防止短缺而保留的库存
• 销售订单：在购买之后但在订单完成之前发送给客户的交易文件
• 库存单位 (SKU)：分配给每个产品的唯一跟踪代码（字母数字），指示样式、尺寸、颜色和其他属性
• 第三方物流 (3PL)：第三方物流是指使用外部供应商来处理您的部分或全部仓储、履行、运输或任何其他与库存相关的操作。 第四方物流 (4PL) 通过为企业管理资源、技术、基础设施和全面的供应链解决方案，更进一步
• 变体：产品的独特版本，例如特定颜色或尺寸

四大库存管理公式

公式 #1 经济订货量 (EOQ) 公式

您的 EOQ 是您应该购买的最佳产品数量，以最大限度地减少订购或持有库存的总成本。 弄清楚您的 EOQ 可能会为您节省大量资金。

EOQ = √(2DK / H)，或 (2 x D x K / H) 的平方根

在哪里：

• D =设置成本（每个订单，通常包括运输和处理）
• K =需求率（每年销售的数量）
• H =持有成本（每年，每单位）

公式 #2 天库存未清 (DIO) 公式

库存未结天数 (DIO)，也称为库存销售天数 (DSI)，是指库存转化为销售额所需的天数。 平均库存天数因行业而异，但一般来说，DIO 较低是首选。

公式#3 再订货点公式

再订货点公式回答了一个古老的问题：什么时候是订购更多库存的合适时机？ 计算您的再订货点需要三个步骤：

• 以天为单位确定您的交货时间需求
• 以天为单位计算您的安全库存
• 总结您的交货时间需求和安全库存

公式 #4 安全库存公式

安全库存充当紧急缓冲，当您看起来即将售罄时，您可以突围。 您希望有足够的安全库存来满足需求，但又不至于增加的持有成本最终使您的财务紧张。

虽然这听起来像是常识，但诀窍是决定要携带多少安全库存：

• 将您的最大每日使用量乘以您的最大交货时间（以天为单位）
• 将您的平均每日使用量乘以您的平均交货时间（以天为单位）
• 计算两者之间的差异以确定您的安全库存

操作注意事项

您的企业在业务发展的每个阶段都会有不同的需求并面临挑战。 我们概述了运营注意事项、简短的案例研究以及在您的业务的每个阶段（从构建到启动和增长）生存和发展的建议。

构建阶段

一个想法诞生了。 您可以通过直销作为市场研究的一种方式来开始您的创业之旅。 此策略允许您提供范围广泛的产品，而无需实际购买和存储库存。 几个月后，一些企业家发现了足够的消费者需求来保证他们自己的衍生品牌产品。

通过这种验证，狡猾的 DIYer 可以开发一个原型，并在内部或与制造商一起创建小批量产品。

制作自己的产品可以让您享受相对较低的生产成本，对于许多电子商务企业来说，这可以构成其启动成本的大部分。 它还为您提供对产品和业务敏捷性的全面质量控制，以适应需求和规格。 但是，产量受限于您的技能和资源，让您有更少的时间来处理业务的其他方面。

那些对产品的适销性有信心但对自己的制造商技能没有信心的人会将原型制作工作外包给经过审查的制造商。 这样做有助于早期创业者通过直销或批发采购获得最大的利润。 但它带来的风险最高，因为制造商需要最少的订单——这是不可避免的启动成本。 原型制作、打样、提炼和最终生产的过程也需要很长时间； 语言、文化和时区的差异进一步放大——如果您选择将其外包到海外。

在这个阶段，许多企业家预售商品以提高早期采用者的意识，他们以拥有全新、与众不同且引人注目的产品为荣。 如果他们对您的产品坚信不疑，他们既可以成为您最大的拥护者，也可以成为您最严厉的批评者。

听取他们的意见并保持沟通渠道畅通。 为他们提供分享反馈的平台，这对您的产品的下一次迭代很有价值。 在公开发布之前，使用他们的评论进行必要的修改。

接下来，请牢记您的理想客户。 你正在解决他们面临的什么问题？ 他们在使用您的产品时应该期待什么？ 他们是否已经在使用类似的产品？ 哪些？为什么？ 你的产品能做得更好吗？ 您可以收集哪些人口统计数据？ 他们喜欢或不喜欢什么？ 他们在哪里购物？

此练习将帮助您创建买家角色，从而更轻松地建立品牌。 例如，如果您要创建男士美容系列，您可能会避免使用柔和的调色板或孩子气的图标。 如果您了解到您的理想客户（准妈妈）希望被视为时尚，您会在您的品牌摄影和内容中引用这一点。 一个经过适当研究的买家角色将帮助您创建一个可以毫不费力地与理想客户建立联系的品牌。

将您的产品推向世界需要时间，而且该产品的市场规模很小。 这意味着销售量低而且往往很慢，因此在与供应商合作时保持相对较低的库存水平很重要，供应商很灵活，可以以可承受的成本促进快速原型制作。 这对您的早期成功至关重要。

相反，研发和营销等成本可能很高，尤其是在竞争激烈的利基市场。

在此阶段，通常使用 Excel 电子表格来管理采购订单、库存和跟踪供应商。 网上有许多免费的库存模板，找到适合您的。 如果您知道如何正确使用它，您就可以生成各种极具价值的库存公式，帮助您跟踪库存、销售、采购订单、供应商等。

Excel 确实有其缺点，尤其是当您的业务开始扩张时。 但是，如果您的产品和销售渠道数量有限，请相信自己在输入时仔细检查数字，有可用的时间，并且需要简单且具有成本效益的东西，Excel 可以很好地完成这项工作。

发射阶段

起飞时间到！ 您的产品现在可以购买了。 但是，仅仅因为你建造了它，并不意味着人们会来。 你必须创造需求。

为了提高品牌知名度，企业家采取了多种策略，包括媒体关系、直邮、有影响力的营销或名人外展。 其他人则转向数字营销（例如：PPC、SEM、社交媒体广告）以将源源不断的在线访问者引导至他们的电子商务商店。 如果正确设置并随着时间的推移进行优化，这些网站访问者应该会迅速转化为客户。

直接面向消费者 (DTC) 品牌利用千禧一代受众在社交媒体上的分享习惯颠覆了传统营销方式。 例如，Rent the Runway 鼓励顾客发布自己穿着连衣裙的照片，这些照片与每个产品页面集成在一起。 看到不同体型和体型的真实女性的照片，对于那些还在犹豫是否要租一条裙子的人来说，是一种强大的营销激励。

开设自己的快闪店或将产品放在快闪陈列室怎么样？ 这些空间通常没有携带实物商品，而是配备高度专心、手持 iPad 的员工，以帮助推动购物者进入他们的电子商务体验，以获取详细的产品信息和购买机会。 这是一个值得注意的策略，可以成功捕获有价值的客户数据，并帮助您进一步培养长期关系。

准备是关键。 在这个阶段，从第一次生产运行开始。 保持低库存水平并随着需求的增长而增加。 考虑如何完成订单、运送给客户或现场交付给实体供应商。

想想您当前的系统和流程。 你的电子表格能跟上吗？

Honest Brew 首先使用包含所有客户姓名的电子表格日历来手动跟踪库存和订阅条款。 预测和增长指标完全基于估计。 不久，Honest Brew 就对手动操作的苦涩感到畏缩。 他们需要对库存、SKU、采购流程和发票进行最新的可见性和控制。

如果您在 Excel 上花费太多时间，或者害怕每周进行库存盘点，您可能需要将系统升级到专用的库存管理解决方案。 它不仅可以自动化许多耗时的手动任务，而且还允许您将所有工具集成在一起，以协助从采购到履行的所有工作。 从现在开始，这项工作只会增加。

随着全球对您产品的需求增加，您的运输和劳动力成本、风险以及对世界一流服务的期望也会增加。 您需要考虑跨多个仓库高效管理库存和库存。

增加一两个仓库的需求不仅限于跨国企业，在分散地区、难以到达的地方或物流有限的地区经营的公司也会考虑。 其他企业主希望为以防万一或最坏情况（例如：洪水、火灾、地震等）提供保费保险计划涵盖的备用仓库。

成长阶段

现在您有了一个有效的营销计划、稳定的订单流、更大的场所和增加的劳动力。

恭喜！ 这些都是业务增长的健康迹象。

您可能不想听到它，但如此迅速的成功也有不利之处。 大多数企业在这个阶段失败是因为它们没有为可持续增长做好准备。

现在是优化流程和自动化活动以提高销售额和净利润率的时候了。 您还需要管理不同类型的库存以获得最大利润和最低成本。 但是你知道怎么做吗？

使用 ABC 库存分析和管理，您可以从最畅销到最不畅销，以及从最低到最高库存成本的角度查看您的库存。 这是一种库存优化方法，它假设并非所有产品都具有同等价值，应更多地关注关键产品。

ABC 库存分析还允许您进行战略定价，从而对盈利能力、预测需求和设置优先考虑 A 级高价值客户的客户服务水平产生积极影响。

虽然划分产品没有硬性规定，但类别通常如下所示：

• A项：产品的20%，消费价值的70%～80%
• B项：产品的30%，占消费价值的10%~20%
• C Items : 50%的产品，最高占消费价值的10%

该模型可以调整以适应不同类型的产品和业务，重点是识别和培养畅销产品以提高盈利能力。

正如我们之前提到的，您可能会考虑雇用更多人来跟上日益增长的复杂性和大批量销售。 但是，如果没有适当的工具和系统，就会犯错误，而且这些错误会随着时间的推移而加剧。

100 万美元以下的企业每个月在库存管理、产品采购以及管理采购和销售订单上花费 90 多个小时。 订单管理的过程比简单地接受销售订单并归档要复杂得多。 当你分解它时，它真正代表的是一连串的事件，这些事件波及你的组织，影响其整个运营生态系统。 其中包括需要：

• 接收和跟踪销售订单
• 预测未来潜在需求
• 保管和维护客户数据
• 实时更新多个销售渠道
• 准确及时地完成订单
• 处理多种货币的付款并更新会计分类帐
• 跟踪、监控、更新和补充（或制造）库存

而且，最重要的是，继续进行完美的销售和营销运营。

通过优化和自动化您的业务后端并实施订单管理系统，您最终将能够赢回被手动或低效工作流程偷走的时间。

强大的库存和订单管理解决方案还将帮助您避免常见的履行陷阱：缺货、手动和容易出错的对账、资金不足以及客户满意度下降。

它还将为您提供订单和库存水平的实时可见性、预测需求，并与您的工具、仓库和第三方物流合作伙伴集成以实现无缝履行流程。

结论

要真正发展和扩展您的业务，请重新检查其构建的基础以及您选择用来支持它的系统。 但是您不应等到业务的后期阶段才探索这一点。 从一开始，请注意您可以简化运营、提高效率和迭代胜利的领域，以便在时机成熟时，您不仅实施创可贴补救措施，而且是一个有助于您的业务蓬勃发展的整体集成系统在当前和未来的市场条件下。