如何通過 7 個步驟自動化諮詢流程

作為一名顧問，您希望在流程的每一步都為每位客戶提供個性化的建議，從而脫穎而出。 在個人層面提供專業建議會帶來許多挑戰，例如缺乏時間和資源，從而導致效率低下的問題。

在整個項目中與客戶建立和維護個人關係需要時間。 你花在一個客戶身上的時間越多，你能承擔的項目就越少。

所以最大的問題是：個性化和自動化可以齊頭並進嗎？

讓我們來了解一下。

什麼是自動化諮詢流程？

自動化已幫助許多行業簡化流程、提高效率並產生更多收入。 諮詢行業不應該有任何不同。

自動化諮詢過程是指利用技術來接管重複和平凡的任務。 減少人為乾預有助於減少錯誤、提高速度，並使您能夠擴展您的諮詢業務。

自動化最顯著的優勢之一是它有助於加快數據收集過程。 作為顧問，數據是您業務的支柱。

要開始自動化諮詢流程，您必須分析客戶的業務流程並遵循以下步驟：

了解現有流程

審核客戶現有的業務流程。 這樣做可以讓您看到可以通過自動化改進的流程中的低效率。

定義客戶業務的成熟度

使用成熟度評估，衡量客戶業務在各個領域的成熟度。 這將使您更好地了解他們的位置以及將他們的業務提升到新水平所需的步驟。

資料來源：調查任何地方

識別痛點和挑戰

為了最好地為您的客戶服務，您需要清楚地了解他們的痛點和挑戰。 您可以使用需求評估或調查軟件來收集這些信息——您可以輕鬆地自動化這一步驟。

在其特定框架內提出改進建議

獲得前三個步驟的信息後，您可以生成包含您的發現和建議的報告。

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您也可以自動化您的報告活動。

實施您的建議

現在，是時候實施您的建議了。 根據行業的複雜性，您可以期望在實施的某些方面親自動手。 定義您希望與客戶一起採取的步驟。 這部分主要是手動過程。

跟進

一旦您的客戶實施了您的建議，請跟進效果。 您的後續行動必須包括評估新流程和取得的結果。 它還涉及衡量客戶（或他們的團隊）是否發現新流程更容易或更複雜。

不斷改進流程

作為一個活生生的實體，您客戶的業務將不斷發展。 如果您做得很好，則需要不斷評估和改進流程。

上述大部分步驟都可以自動化，幫助您消除手動工作。

為什麼要自動化諮詢流程？

我想你已經明白我的意思了。 在項目的不同階段自動化您的諮詢過程是可能的。 讓我們從商業的角度來看它。 你想從其他顧問中脫穎而出，對吧？

諮詢是與客戶進行一對一互動的行業之一。

那麼這是否意味著自動化弊大於利？ 您不會因為與每個客戶的個人接觸減少而失去客戶嗎？

一點也不。 讓我們看看為什麼需要自動化諮詢流程的幾個原因。

緊跟數字化轉型趨勢

第四次工業革命（4IR）如火如荼，各行各業都已經或正在經歷數字化轉型。 作為一名顧問，您需要進行數字化轉型以改善您的業務並更好地了解您的客戶。

做先鋒

儘管是建議其他企業改進的領域，但諮詢行業在自動化領域仍然落後。 在您的業務中實施自動化將使您在競爭中處於領先地位，因為您將是第一個這樣做的人。

其次，你也會為你的客戶樹立一個好榜樣。

節省時間和金錢

自動化最顯著的優勢之一是它可以節省您花在手動工作上的時間。 因此，它可以讓您騰出時間來做更多的戰略性工作，更有創意，並吸引更多的客戶。 因此，您可以節省資金，並最終增加您的收入。

限制人數

人員管理費用是企業承擔的最重要的費用之一。 減少它們會導致利潤增加。 而這正是自動化使您能夠做到的——減少員工人數。

改善客戶體驗

您的諮詢業務需要一個主要要素才能成功——客戶。 留住客戶的最佳方式是為他們提供非凡的體驗。 客戶體驗 (CX) 已成為每個企業成功等式的重要組成部分。

資源： 超級辦公室

積極的體驗對於吸引新客戶也很重要，因為它可以鼓勵現有客戶的推薦。 自動化您的諮詢流程是確保您提供一流客戶體驗的絕佳方式。

更好的流程透明度

自動化使您的結果更加可量化。 它使您和您的客戶能夠更好地了解您的流程並衡量結果。 這要歸功於有助於衡量和報告關鍵 KPI 的分析引擎。

標準化可交付成果

標準化您的諮詢可交付成果是精簡業務和提高效率的重要組成部分。 自動化使您能夠更好地打包服務並創建標準化的可交付成果。 兩者都將有助於最大限度地減少通常用於定制包和可交付成果的手動工作。 它還有助於加快您的流程。

擴展您的業務

由於節省了時間並通過自動化減少了手動工作，因此擴展變得更容易。 自動化不僅可以讓您通過接納更多客戶來擴大規模，還可以讓您增加所提供的套餐和服務。

利用您的數據將自己確立為思想領袖

自動化帶來的數據收集和分析改變了顧問的遊戲規則。 那是因為它允許您：

• 樹立行業標杆
• 以行業報告的形式分享匯總數據

您可以利用這些（以及更多）數據收集優勢將自己確立為垂直領域的思想領袖。

如您所見，您應該在諮詢業務中採用自動化的原因不計其​​數。 未能實現自動化將使您處於競爭劣勢。

有效自動化諮詢的 7 個步驟

既然您知道自動化諮詢流程的重要性，讓我們從一個示例開始，然後看一下幫助您實現這一目標的七個步驟。

因此，讓我們做好準備，看看開始您自己的數字化轉型的七個步驟。

1. 評估您對自動化的需求並發現機會

對諮詢業務進行數字化轉型的第一步是評估您對自動化的需求。 首先分析諮詢過程的每一步，包括：

• 分析你目前的工作
• 分析您在不同任務上花費的時間
• 分析哪些地方可以改進

為了最好地識別您可以自動化的流程，請檢查那些基於規則的流程。 這些過程遵循嚴格的邏輯順序，不需要人為判斷。 此外，請確保這些流程定義明確且不會更改。

通過從這個角度分析您的所有流程，識別自動化流程和機會變得更加容易。

現在，讓我們看看如何為您的企業設置自動化計劃。

2. 根據您的專業知識制定自動化計劃

現在您已經評估了您的業務流程並確定了自動化機會，您需要決定如何實施自動化。

您需要根據您的數據和專業知識制定自動化計劃。

這裡有一些提示可以幫助您完成此步驟：

創建流程的哪些部分可以自動化的概覽

為了更好地規劃您的自動化，您必須首先創建可自動化流程部分的概覽。 如果您還考慮如何：

• 他們有聯繫
• 它們相互關聯
• 它們影響並影響客戶的體驗

這樣做可確保您的自動化序列高效並帶來良好的客戶旅程。

為要自動化的每個步驟制定計劃

在大致了解要自動化的流程部分之後，您需要計劃如何自動化它們。 這裡的一些建議包括：

• 計算自動化潛力。 僅僅因為您可以自動化流程的特定步驟並不意味著您應該這樣做。 權衡自動化的好處，並考慮自動化是否有足夠的動力值得。
• 決定你的預算。 自動化工具是有代價的。 考慮一下您是否有預算來自動化可以自動化的每個方面。 如果沒有，請優先考慮那些能給您帶來最佳投資回報 (ROI) 的產品。
• 定義您需要的功能（方法） 。 定義您需要的功能將幫助您繪製如何為每個步驟實現自動化的藍圖。

3. 確定要使用的最佳自動化工具或系統

有了自動化計劃，您現在就知道要自動化什麼以及如何實現自動化。 現在是時候確定可以幫助您實現目標的工具了。 為此，請分析一組適合您預算的合適工具。 一旦你入圍了最好的候選人：

• 測試選擇技術。 註冊免費試用您感興趣的工具並對其進行徹底測試。 這將幫助您確定最適合您情況的那些。 如果您有疑問，請安排與最佳軟件候選人的演示電話，以便您可以提出更深入的問題。
• 選擇最終的自動化工具。 測試完成後，選擇最終選擇的工具。 確保它們可以很好地協同工作並與您當前的工具集成。
• 在您的流程中實施工具。 在您的業務流程中實施您的新工具並監控其性能。

請記住，並非所有自動化工具都是相同的。 自動化程序的成功取決於為您的業務找到合適的工具。

4. 建立自動化工作流程

自動化不是自動的。 為了有效地工作，您必須建立一個自動化工作流程，以確保您的流程的所有部分都能毫不費力地同步工作。 為此，您必須首先定義將自動化的活動和將保持手動的活動。 下一個：

集成自動化和手動任務以優化您的工作流程

確保您的自動化和手動任務能夠順利進行。 當這些同步時，它會產生優化的工作流程。

設置您（和您的團隊）可以依賴的可訪問程序

創建一個文檔，概述您將如何使用新的自動化流程。 確保團隊中的每個人都知道如何使用您將使用的自動化工具。 如有必要，投資培訓以幫助他們快速上手。

因為工具有時會失敗，所以您還需要定義程序以在發生這種情況時保持大腿流動。 再一次，讓它易於訪問，以便團隊中的每個人都知道該怎麼做。

5. 實施自動化流程

現在奠定了適當的基礎，是時候實施自動化流程了。 所有艱苦的工作都已在規劃階段完成，您現在需要做的就是部署您的自動化工具。 一旦你這樣做了：

密切跟踪執行情況

監控自動化為您的流程帶來的變化。

它符合您的期望嗎？

如果是這樣，那就太好了。 如果沒有，您將需要確定有故障的自動化部件以及它們為什麼沒有改進您的流程。 然後，評估該部分是否真的需要自動化或將其改回手動。 您還可以考慮使用不同的自動化工具。

內部和外部溝通工作流程的變化

成功實施自動化流程的一個關鍵方面是與所有利益相關者溝通工作流程變更。 這意味著與您的員工（內部）和您的客戶（外部）進行溝通。 每個人都應該知道如何確保順利過渡。

6. 衡量變化和績效

一旦您的自動化系統運行了一段時間，您就需要測量並查看它是否提高了您的性能。

資料來源： SweetProcess

您需要從完全手動過程中獲取數據，以用作執行此操作的基準。 在這裡，您會發現自動化的魅力之一——自動跟踪和報告。 大多數自動化工具都帶有內置的分析儀表板，可幫助您跟踪最重要的指標。 因此，數據收集和分析變得更加容易。

為了有效地衡量自動化對您的諮詢業務的影響，如下問題：

• 分析自動化前和自動化後的性能。 自動化是否有助於提高績效和您可以生產的可交付成果的數量？
• 調查您的客戶。 他們對你的新做事方式滿意嗎？
• 檢查您的投資回報率。 是否因自動化而增加？

如果您對上述問題的回答是肯定的，那麼您的自動化已經達到了它的目的。

7. 評估和降低風險

僅僅因為您已經實施了成功的數字化轉型戰略，並不意味著您可以高枕無憂並期待最好的結果。 儘管技術很棒，但它也容易出錯。

這就是為什麼您必須評估您的自動化流程並識別任何潛在風險的原因。 這樣做將幫助您減輕這些風險並製定應急計劃。 執行此操作的一些提示包括：

• 在評估之前花足夠的時間。 自動化的結果可能不會立即顯現。 在開始比較結果之前給它足夠的時間。 在這方面，您需要耐心一點。
• 考慮結果。 評估結果後，請考慮它們是否符合您的預期。 自動化提高了效率嗎？ 它是否為您提供了擴展業務的機會？
• 可能失去個性化。 人們在諮詢中重視的一件事是個人接觸。 考慮轉向自動化流程是否會導致個性化損失。

如您所知，進入新領域總是會帶來一些風險。 這就是為什麼您必須始終評估您的自動化過程並尋找風險因素的原因。 這樣做將有助於減輕它們並確保您的業務順利進行。

自動化示例

為了使這更具體，讓我們看一個例子。

諮詢業務的第一個也是最重要的階段之一是獲得客戶。 為了實現這一目標，您需要讓潛在客戶相信您是最佳選擇。

第 1 步：評估您對自動化的需求

在與新潛在客戶的第一次通話中，您總是問或多或少相同的一系列問題，對嗎？ 這些對話可能非常耗時。

第 2 步：根據您的專業知識制定自動化計劃

你有足夠的經驗知道要問什麼問題，以及你可能期望得到什麼樣的答复。 因此，您可以為您的客戶提供在線調查問卷（自動化 #1），自動為您生成客戶分析報告（自動化 #2），並為潛在客戶生成報告（自動化 #3）。

資料來源：調查任何地方

您將立即了解您的潛在客戶正在尋找什麼，並且潛在客戶會獲得針對他們的問題量身定制的摘要和主要建議，這將證明您的專業知識並說服他們為他們的項目選擇您。

第 3 步：確定最佳自動化工具

您必須花費大量時間和精力來創建一個好的問卷並將自定義報告鏈接到它。 為您的自動化計劃找到合適的評估軟件。

第 4 步：建立自動化工作流程

並非此階段的所有活動都應包含在評估或報告中。 確保定義您更喜歡人工接觸而不是自動化的位置，以與潛在客戶或客戶建立平衡的對話。

第 5 步：實施自動化流程

如果您找到了一個評估軟件來在一個應用程序中創建客戶需求評估和自定義報告，您可以從實施開始。 向潛在客戶清楚地傳達您的方法，以便他們知道會發生什麼。

第 6 步：衡量變化和績效

既然您已經自動化了這部分流程，您是否正在以更快的速度獲得更多客戶？ 客戶是否對您的個性化報告給予了積極的反饋？ 是否有效率勝利：您是否有更多時間進行戰略工作？

第 7 步：評估和降低風險

如果您的結果不符合預期，請不要害怕重新評估。 有沒有你沒有考慮到的風險？ 向您的團隊和客戶尋求反饋。 回到自動化尚未證明有效的手動流程。

自動化諮詢的先決條件

在考慮如何自動化諮詢時，很容易認為您可以自動化每個流程。 人們也很容易認為每種類型的諮詢業務都可以從任何類型的自動化中受益。

這兩種情況都不成立。

您需要仔細考慮您的諮詢業務類型以及自動化所需的先決條件。 當然，最主要的是您需要為自動化做好準備。 這裡有幾個問題可以幫助您了解您是否是：

• 您的流程是否明確定義和標準化？
• 您是否有資源（時間、財務和人力）來實施此類侵入性變革？
• 您的業務是否足夠穩定，可以進行數字化轉型？
• 您的客戶準備好自動化了嗎？

如果您對上述問題的回答是肯定的，那麼您肯定已經準備好轉向自動化流程。

自動化諮詢流程的好處和挑戰

我們已經研究了自動化您的諮詢業務的重要性以及如何知道您是否已為轉變做好準備。 在結束之前，讓我們快速了解一下自動化諮詢流程的好處和挑戰。

自動化諮詢的好處

讓我們從自動化的好處開始。 以下是我們的前三名：

• 在不增加員工人數的情況下擴大規模。 這可能是您從自動化中獲得的最大好處。 由於高效、快速地處理瞭如此多的手動任務，您將擁有更多的增長帶寬，而無需添加任何新的團隊成員。
• 證明您的數字成熟度。 在數字時代，您的客戶可能已經接受了 4IR。 因此，當他們尋找一位顧問來幫助他們開展業務時，他們會相信一位與時俱進的顧問。 這就是為什麼證明您的數字成熟度是獲得潛在客戶信任的重要方面。
• 標準化的工作流程。 標準化您的工作流程使您能夠為客戶設定明確的期望。 它使您可以更輕鬆地描繪客戶將收到的結果。 它還可以幫助您利用客戶推薦來推銷自己，因為您可以自信地向潛在客戶推銷相同的結果。

自動化諮詢的挑戰

雖然自動化有很多好處，但也有一些挑戰。 以下是最重要的：

• 與客戶保持私人關係。 與客戶進行一對一的互動是成功開展諮詢業務的重要方面。 為確保您不會失去這一基本要素，請謹慎計劃有助於您與客戶保持個人關係的時刻。
• 失去人情味。 使諮詢過程自動化的一個危險是失去了人情味。 但是，這通常是錯誤實施自動化的結果。 如果您未能個性化與客戶的自動交互，您可能會失去人情味。
• 複雜的流程可能需要高級自動化。 當您處於復雜領域時，您的流程必然會更加複雜。 這將需要先進的自動化，這將導致自動化成本更高。

您的自動化諮詢已完成

如果您一直想知道如何自動化諮詢流程，我們希望本文對您有所幫助。 請記住，自動化諮詢流程有幾個好處，主要是：簡化流程並提高效率，使您能夠在不增加員工人數的情況下輕鬆擴展，標準化您的工作流程和可交付成果。

這就是為什麼，如果您還沒有，您必須評估您的流程並考慮自動化您的一些重複性任務。 自動化將帶來更多客戶並增加您的收入。 所以，是的。 自動化諮詢流程絕對值得投資。