7 つのステップでコンサルティング プロセスを自動化する方法
公開: 2022-01-12コンサルタントとして、プロセスのあらゆる段階ですべてのクライアントに個別のアドバイスを提供することで、際立った存在になりたいと考えています。 個人レベルで専門的なアドバイスを行うことは、時間やリソースの不足などの多くの課題を伴い、非効率的な問題につながります。
プロジェクト全体を通じてクライアントとの個人的な関係を構築し、維持するには時間がかかります。 1 人のクライアントに費やす時間が長いほど、引き受けられるプロジェクトは少なくなります。
ですから大きな問題は、パーソナライゼーションと自動化を両立させることができるのかということです。
確認してみましょう。
自動化されたコンサルティング プロセスとは何ですか?
自動化は、多くの業界がプロセスを合理化し、効率を高め、収益を上げるのに役立っています。 コンサルティング業界も例外ではありません。
コンサルティング プロセスの自動化とは、テクノロジを活用して反復的で日常的なタスクを引き継ぐことを指します。 人間の介入を減らすことで、エラーを減らし、速度を上げ、コンサルティング ビジネスを拡大できます。
自動化の最も重要な利点の 1 つは、データ収集プロセスの高速化に役立つことです。 コンサルタントにとって、データはビジネスのバックボーンです。
コンサルティング プロセスの自動化を開始するには、クライアントのビジネス プロセスを分析し、次の手順に従う必要があります。
既存のプロセスを理解する
クライアントの既存のビジネス プロセスを監査します。 これを行うことで、自動化によって改善できるプロセスの非効率性を確認できます。
クライアントのビジネスの成熟度を定義する
成熟度評価を使用して、クライアントのビジネスの成熟度をさまざまな分野で評価します。 これにより、彼らがどこにいるのか、そして彼らのビジネスを次のレベルに引き上げるために必要なステップをよりよく理解できるようになります.
出典:どこでも調査
問題点と課題を特定する
顧客に最高のサービスを提供するには、顧客の問題点と課題を明確に理解する必要があります。 ニーズ評価または調査ソフトウェアを使用してこの情報を収集できます。このステップは簡単に自動化できます。
特定のフレームワーク内で改善を提案する
最初の 3 つのステップからの情報を取得したら、調査結果と推奨事項を含むレポートを生成できます。
出典:どこでも調査
レポート活動も自動化できます。
アドバイスを実行する
さあ、あなたのアドバイスを実行する時が来ました。 業界の複雑さに応じて、実装のいくつかの側面で実践的になることが期待できます。 クライアントと一緒に実行する手順を定義します。 この部分は、ほとんどが手動のプロセスになります。
フォローアップ
クライアントがアドバイスを実行したら、その効果をフォローアップします。 フォローアップには、新しいプロセスと達成された結果の評価を含める必要があります。 また、クライアント (またはそのチーム) が新しいプロセスをより簡単に感じるか、より複雑に感じるかを測定することも含まれます。
プロセスの継続的な改善
生命体として、クライアントのビジネスは継続的に進化します。 良い仕事をしている場合は、プロセスを継続的に評価して改善する必要があります。
上記の手順のほとんどは自動化できるため、手作業をなくすことができます。
コンサルティング プロセスを自動化する理由
あなたはすでに私の主張を理解していると思います。 プロジェクトのさまざまな段階で、コンサルティング プロセスを自動化できます。 ビジネスの観点から見てみましょう。 あなたは他のコンサルタントより目立ちたいと思っていますよね?
コンサルティングは、クライアントとの 1 対 1 のやり取りで成功する業界の 1 つです。
では、自動化は良いことよりも悪いことの方が多いということではないでしょうか? 一人一人のクライアントとの個人的な接触が少なくなるため、クライアントを失うことはありませんか?
全くない。 コンサルティング プロセスの自動化が必要な理由をいくつか見てみましょう。
デジタル変革の傾向に従う
第 4 次産業革命 (4IR) が本格化し、あらゆる業界やビジネスでデジタル トランスフォーメーションがすでに完了したか、進行中です。 コンサルタントとして、ビジネスを改善し、クライアントをよりよく理解するために、デジタル変革を行う必要があります。
パイオニアになる
コンサルティング業界は、他のビジネスに改善を勧める分野であるにもかかわらず、自動化の分野では依然として遅れをとっています。 ビジネスに自動化を実装すると、最初に実装した企業の 1 つであり、競争で優位に立つことができます。
第二に、クライアントにも良い模範を示します。
時間とお金を節約
自動化の最も重要な利点の 1 つは、手作業に費やす時間を節約できることです。 その結果、より戦略的な仕事をしたり、より創造的になったり、より多くのクライアントを引き受けるための時間を解放できます。 その結果、お金を節約でき、最終的には収入を増やすことができます。
人数制限
人件費は、企業が負担する最も重要な費用の 1 つです。 それらを減らすことは利益の増加につながります。 そしてそれこそが、自動化によって可能になることです — 人員を削減します。
クライアント エクスペリエンスの向上
コンサルティング ビジネスを成功させるには、クライアントという 1 つの主要な要素が必要です。 そして、顧客を維持する最善の方法は、顧客に特別な体験を提供することです。 カスタマー エクスペリエンス (CX) は、あらゆるビジネスの成功方程式の重要な部分になっています。
ソース: スーパーオフィス
肯定的な経験は、現在の顧客からの紹介を促進するため、新しい顧客を獲得するためにも不可欠です. コンサルティング プロセスを自動化することは、一流のクライアント エクスペリエンスを確実に提供するための優れた方法です。
プロセスの透明性の向上
自動化により、結果をより定量化できます。 これにより、あなたとあなたのクライアントがプロセスを理解し、結果をより適切に測定できるようになります。 これは、重要な KPI の測定と報告に役立つ分析エンジンのおかげです。
成果物を標準化する
コンサルティングの成果物を標準化することは、ビジネスを合理化し、効率を高める上で不可欠です。 自動化により、サービスをより適切にパッケージ化し、標準化された成果物を作成できます。 どちらも、パッケージと成果物を調整するために通常行われる手作業を最小限に抑えるのに役立ちます。 また、プロセスのスピードアップにも役立ちます。
ビジネスを拡大する
自動化による時間の節約と手作業の削減により、スケーリングが容易になります。 自動化により、より多くの顧客を獲得して規模を拡大できるだけでなく、提供するパッケージやサービスを増やすこともできます。
データを活用して、ソート リーダーとしての地位を確立する
自動化に伴うデータ収集と分析は、コンサルタントにとってゲームチェンジャーです。 これは、次のことができるためです。
- 業界のベンチマークを設定する
- 集約されたデータを業界レポートの形で共有する
これら (およびそれ以上) のデータ収集の利点を活用して、業界のソート リーダーとしての地位を確立できます。
おわかりのように、コンサルティング ビジネスで自動化を採用すべき理由は無数にあります。 自動化に失敗すると、競争上の不利な立場に置かれます。
コンサルティングを効果的に自動化するための 7 つのステップ
コンサルティング プロセスを自動化することの重要性がわかったところで、例から始めて、自動化を支援するための 7 つのステップを見てみましょう。
それでは、準備を整えて、独自のデジタル トランスフォーメーションを開始するための 7 つのステップを見てみましょう。
1. 自動化の必要性を評価し、機会を特定する
コンサルティング ビジネスのデジタル トランスフォーメーションの最初のステップは、自動化の必要性を評価することです。 これは、次のようなコンサルティング プロセスのすべてのステップを分析することから始まります。
- 現在取り組んでいることを分析する
- さまざまなタスクに費やした時間を分析する
- 改善できる領域を分析する
自動化できるプロセスを特定するには、ルールベースのプロセスを確認してください。 これらは厳密な論理的順序に従い、人間の判断を必要としないプロセスです。 また、これらのプロセスが明確に定義され、変更されていないことを確認してください。
この観点からすべてのプロセスを分析することで、自動化プロセスと機会を特定しやすくなります。
それでは、ビジネスの自動化プランを設定する方法を見てみましょう。
2. 専門知識に基づいて自動化計画を立てる
ビジネス プロセスを評価し、自動化の機会を特定したので、次は自動化の実装方法を決定する必要があります。
データと専門知識に基づいて自動化計画を立てる必要があります。
このステップに役立ついくつかのヒントを次に示します。
プロセスのどの部分を自動化できるかの概要を作成します
自動化をより適切に計画するには、まず、自動化できるプロセスの部分の概要を作成する必要があります。 次の方法も検討すると役立ちます。
- 彼らはつながっている
- 彼らはお互いに関連しています
- それらはクライアントの経験に影響を与え、影響を与えます
これを行うことで、自動化されたシーケンスが効率的になり、優れたカスタマー ジャーニーが実現します。
自動化したい各ステップの計画を立てる
自動化するプロセスの部分の概要を把握したら、それらを自動化する方法を計画する必要があります。 ここでのいくつかの指針は次のとおりです。
- 自動化の可能性を計算します。 プロセスの特定のステップを自動化できるからといって、そうすべきだというわけではありません。 自動化のメリットを比較検討し、自動化に十分な勢いがあるかどうかを検討してください。
- 予算を決めます。 自動化ツールには代償が伴います。 自動化できるすべての側面を自動化する予算があるかどうかを検討してください。 そうでない場合は、最高の投資収益率 (ROI) が得られるものを優先してください。
- 必要な機能を定義します (方法論) 。 必要な機能を定義すると、各ステップの自動化を実装する方法の青写真をマッピングするのに役立ちます。
3. 使用するのに最適な自動化ツールまたはシステムを特定する
自動化計画が整ったら、何をどのように自動化するかがわかります。 次に、それを実現するのに役立つツールを特定します。 これを行うには、予算に合った適切なツールのコレクションを分析します。 可能な限り最良の候補を絞り込んだら、次のようにします。
- 技術のテスト選択。 興味のあるツールの無料トライアルにサインアップして、徹底的にテストしてください。 これは、状況に最も適したものを特定するのに役立ちます。 確信が持てない場合は、最適なソフトウェア候補とのデモ コールをスケジュールして、より詳細な質問をすることができます。
- 最終的な自動化ツールを選択します。 テストが完了したら、最終的に選択するツールを選択します。 それらがうまく連携し、現在のツールと統合されていることを確認してください。
- ツールをプロセスに実装します。 新しいツールをビジネス プロセスに実装し、そのパフォーマンスを監視します。
すべての自動化ツールが同じように構築されているわけではないことに注意してください。 自動化プログラムの成功は、ビジネスに適したツールを見つけることにかかっています。

4. 自動化ワークフローを確立する
自動化は自動的ではありません。 効果的に作業するには、プロセスのすべての部分が簡単に同期して動作するようにする自動化ワークフローを確立する必要があります。 そのためには、自動化するアクティビティと手動のままにするアクティビティを定義することから始める必要があります。 次:
自動タスクと手動タスクを統合してワークフローを最適化
自動化されたタスクと手動のタスクが出会う場所でスムーズな継続があることを確認してください。 これらが同期すると、ワークフローが最適化されます。
あなた (およびあなたのチーム) が利用できるアクセス可能な手順を設定する
新しい自動化プロセスの使用方法を概説するドキュメントを作成します。 チームの全員が、これから使用する自動化ツールの使い方を知っていることを確認してください。 必要に応じて、トレーニングに投資して、迅速に習得できるようにします。
ツールが故障することもあるため、そのような場合に大腿部の流れを維持するための手順も定義する必要があります。 繰り返しになりますが、これを簡単にアクセスできるようにして、チームの全員が何をすべきかを理解できるようにします。
5. 自動化プロセスを実装する
適切な基盤が構築されたので、自動化プロセスを実装します。 計画段階での大変な作業はすべて完了しており、あとは自動化ツールをデプロイするだけです。 それが終わったら:
実装を綿密にフォローアップする
自動化によってプロセスにもたらされた変更を監視します。
それはあなたの期待に応えますか?
もしそうなら、素晴らしい仕事です。 そうでない場合は、障害のある自動化されたパーツと、それらがプロセスを改善しない理由を特定する必要があります。 次に、その部分が本当に自動化または手動に戻す必要があるかどうかを評価します。 別の自動化ツールの使用を検討することもできます。
ワークフローの変更を社内外に伝える
自動化プロセスの実装を成功させるための重要な側面は、ワークフローの変更をすべての利害関係者に伝えることです。 これは、従業員 (内部) およびクライアント (外部) とのコミュニケーションを意味します。 スムーズな移行を確実にするために何を期待すべきかを誰もが知っておく必要があります。
6. 変化とパフォーマンスを測定する
自動化されたシステムがしばらく実行されたら、パフォーマンスが向上したかどうかを測定して確認する必要があります。
ソース: SweetProcess
これを行うには、完全に手動のプロセスからのデータをベンチマークとして使用する必要があります。 ここで、自動化の優れた点の 1 つ、自動化された追跡とレポートを発見できます。 ほとんどの自動化ツールには、最も重要な指標を追跡するのに役立つ分析ダッシュボードが組み込まれています。 その結果、データの収集と分析がはるかに簡単になります。
コンサルティング ビジネスに対する自動化の影響を効果的に測定するには、次の質問を行います。
- 自動化前と自動化後のパフォーマンスを分析します。 自動化によってパフォーマンスが向上し、作成できる成果物が増えましたか?
- クライアントを調査します。 彼らはあなたの新しいやり方に満足していますか?
- ROI を確認します。 自動化による増加はありますか?
上記の質問に「はい」と答えた場合、自動化は目的を達成しています。
7. リスクを評価して軽減する
デジタル トランスフォーメーション戦略を成功させたからといって、現状に甘んじて最善を期待できるわけではありません。 テクノロジーは優れていますが、エラーが発生しやすいものでもあります。
そのため、自動化されたプロセスを評価し、潜在的なリスクを特定する必要があります。 そうすることで、これらのリスクを軽減し、緊急時対応計画を立てるのに役立ちます。 これを行うためのいくつかのヒントは次のとおりです。
- 評価する前に十分な時間をとってください。 自動化の結果はすぐには表示されない場合があります。 結果の比較を開始する前に、十分な時間をとってください。 この点については、少し忍耐が必要です。
- 結果を検討してください。 結果を評価したら、期待どおりかどうかを検討します。 自動化によって効率が向上しましたか? それはあなたのビジネスを拡大する機会をあなたに与えましたか?
- パーソナライゼーションが失われる可能性。 相談で人々が重視することの 1 つは、個人的な対応です。 自動化されたプロセスに移行したことで、パーソナライズが失われたかどうかを検討してください。
ご存知のように、新しいフロンティアに足を踏み入れることには、常にリスクが伴います。 そのため、常に自動化プロセスを評価し、リスク要因を探す必要があります。 そうすることで、それらを軽減し、ビジネスの流れをスムーズにすることができます。
自動化の例
これをより具体的にするために、例を見てみましょう。
コンサルティング ビジネスの最初の最も重要なフェーズの 1 つは、顧客を獲得することです。 これを達成するには、あなたが最良の選択であることを見込み客に納得させる必要があります。
ステップ 1: 自動化の必要性を評価する
新しい見込み客との最初の電話では、常に多かれ少なかれ同じ一連の質問をしますよね? これらの会話は非常に時間がかかる場合があります。
ステップ 2: 専門知識に基づいて自動化計画を立てる
どのような質問をすればよいか、どのような回答が期待できるかを知るのに十分な経験があります。 そのため、クライアントにオンライン アンケート (自動化 #1) を提供して、クライアント分析レポートを自動的に生成し (自動化 #2)、見込み客向けのレポート (自動化 #3) を提供できます。
出典:どこでも調査
見込み客が探しているものの概要をすぐに把握でき、見込み客は問題に合わせた概要と主要な推奨事項を受け取ります。これにより、見込み客はあなたの専門知識を証明し、プロジェクトにあなたを選択するよう説得できます。
ステップ 3: 最適な自動化ツールを特定する
優れたアンケートを作成し、カスタマイズされたレポートをそれにリンクするには、かなりの時間と労力を費やす必要があります。 自動化計画に適した評価ソフトウェアを見つけてください。
ステップ 4: 自動化ワークフローを確立する
このフェーズのすべての活動を評価またはレポートでカバーする必要はありません。 見込み客やクライアントとのバランスの取れた会話を作成するために、自動化よりも人間との接触を好む場所を必ず定義してください。
ステップ 5: 自動化プロセスを実装する
クライアントのニーズ評価とカスタマイズされたレポートを 1 つのアプリで作成する評価ソフトウェアを見つけた場合は、実装から始めることができます。 方法を見込み客に明確に伝えて、見込み客が何を期待できるかを理解できるようにします。
ステップ 6: 変化とパフォーマンスを測定する
プロセスのこの部分を自動化したので、より速いペースでより多くのクライアントを獲得していますか? クライアントは、パーソナライズされたレポートについて肯定的なフィードバックを提供していますか? 効率の向上はありますか: 戦略的な作業により多くの時間を割くことができますか?
ステップ 7: リスクを評価して軽減する
結果が期待どおりでない場合は、再評価することを恐れないでください。 考慮していないリスクはありますか? チームとクライアントにフィードバックを求めます。 自動化が効果的であることが証明されていない場合は、手動プロセスに戻ります。
コンサルティングの自動化の前提条件
コンサルティングを自動化する方法を考えるとき、すべてのプロセスを自動化できると考えるのは簡単です。 また、あらゆる種類のコンサルティング ビジネスがあらゆる種類の自動化の恩恵を受けることができると考えたくなります。
どちらのシナリオも正しくありません。
コンサルティング ビジネスのタイプと、自動化に必要な前提条件を慎重に検討する必要があります。 もちろん、主なものは、自動化の準備ができている必要があるということです。 以下の質問に答えて、あなたが以下の状態にあるかどうかを確認してください。
- プロセスは明確に定義され、標準化されていますか?
- そのような侵襲的な変更を実装するためのリソース (時間、財政、および人的資源) はありますか?
- あなたのビジネスは、デジタル トランスフォーメーションを実行するのに十分なほど安定していますか?
- クライアントは自動化の準備ができていますか?
上記に「はい」と答えた場合は、間違いなく自動化されたプロセスに移行する準備ができています。
コンサルティングプロセスを自動化するメリットと課題
コンサルタント業務を自動化することの重要性と、移行の準備ができているかどうかを知る方法について説明しました。 最後に、コンサルティング プロセスを自動化することのメリットと課題について簡単に見ていきましょう。
コンサルティングを自動化するメリット
自動化の利点から始めましょう。 上位 3 つは次のとおりです。
- 人員を増やさずにスケーリング。 これはおそらく、自動化によって得られる最大のメリットです。 非常に多くの手動タスクが効率的かつ迅速に処理されるため、新しいチーム メンバーを追加する必要なく、成長のための余裕ができます。
- あなたのデジタル成熟度を証明します。 デジタル時代にあるため、クライアントはおそらくすでに 4IR を採用しています。 そのため、ビジネスを支援するコンサルタントを探すとき、彼らは時代とともに動いたコンサルタントを信頼するでしょう。 そのため、デジタル成熟度を証明することは、見込み顧客の信頼を得るために不可欠な側面です。
- 標準化されたワークフロー。 ワークフローを標準化することで、クライアントに明確な期待を設定できます。 クライアントが受け取る結果のイメージを描きやすくなります。 また、見込み客に同じ結果を自信を持って売り込むことができるため、クライアントの証言を活用して自分自身を売り込むのにも役立ちます.
コンサルティングの自動化の課題
自動化には多くの利点がありますが、いくつかの課題もあります。 最も重要なものは次のとおりです。
- クライアントとの個人的な関係を維持する。 クライアントと 1 対 1 でやり取りすることは、コンサルティング ビジネスを成功させるために不可欠な要素です。 この重要な要素を失わないようにするために、クライアントとの個人的な関係を維持するのに役立つ瞬間を慎重に計画してください.
- 人間味の喪失。 コンサルティング プロセスを自動化することの 1 つの危険は、人間のタッチが失われることです。 ただし、これは通常、自動化の実装が間違っている結果です。 クライアントとの自動化されたやり取りをパーソナライズしないと、人間味を失う可能性があります。
- 複雑なプロセスには、高度な自動化が必要になる場合があります。 複雑な分野にいる場合、プロセスはより複雑になります。 これには高度な自動化が必要となり、自動化のコストが高くなります。
自動化のコンサルティングが完了しました
コンサルティング プロセスを自動化する方法を知りたい場合は、この記事がお役に立てば幸いです。 コンサルティング プロセスの自動化にはいくつかのメリットがあります。主なメリットは、プロセスの合理化と効率の向上、人員を増やさずに簡単に拡張できること、ワークフローと成果物を標準化できることです。
そのため、まだ行っていない場合は、プロセスを評価し、反復タスクの一部を自動化することを検討する必要があります。 自動化により、より多くのクライアントが生まれ、収益が向上します。 あ、はい。 コンサルティング プロセスの自動化は、間違いなく投資する価値があります。