Come automatizzare il processo di consulenza in 7 passaggi

In qualità di consulente, vuoi distinguerti fornendo a ogni cliente una consulenza personalizzata in ogni fase del processo. Dare una consulenza professionale a livello personale comporta molte sfide come la mancanza di tempo e risorse, che portano a un problema di inefficienza.

Costruire e mantenere una relazione personale con il cliente durante l'intero progetto richiede tempo. Più tempo dedichi a un cliente, meno progetti puoi intraprendere.

Quindi la grande domanda è: personalizzazione e automazione possono andare di pari passo?

Scopriamolo.

Che cos'è un processo di consulenza automatizzato?

L'automazione ha aiutato molti settori a semplificare i propri processi, diventare più efficienti e generare maggiori entrate. Il settore della consulenza non dovrebbe essere diverso.

L'automazione del processo di consulenza si riferisce allo sfruttamento della tecnologia per assumere compiti ripetitivi e banali. La riduzione dell'intervento umano aiuta a ridurre gli errori, aumentare la velocità e consente di scalare la propria attività di consulenza.

Uno dei vantaggi più significativi dell'automazione è che aiuta ad accelerare il processo di raccolta dei dati. E come consulente, i dati sono la spina dorsale della tua attività.

Per iniziare ad automatizzare il processo di consulenza, devi analizzare i processi aziendali del tuo cliente e seguire questi passaggi:

Comprendere i processi esistenti

Verifica i processi aziendali esistenti del tuo cliente. In questo modo potrai vedere le inefficienze nel processo che puoi migliorare con l'automazione.

Definisci la maturità dell'attività del tuo cliente

Utilizzando una valutazione della maturità , misura la maturità dell'attività del tuo cliente in varie aree. Questo ti darà una migliore comprensione di dove si trovano e dei passaggi necessari per portare la loro attività al livello successivo.

Fonte: sondaggio ovunque

Identifica i punti deboli e le sfide

Per servire al meglio i tuoi clienti, devi comprendere chiaramente i loro punti deboli e le loro sfide. È possibile utilizzare un software di valutazione delle esigenze o di indagine per raccogliere queste informazioni, un passaggio che è possibile automatizzare facilmente.

Suggerire miglioramenti all'interno del loro quadro specifico

Una volta che hai le informazioni dai primi tre passaggi, puoi generare un rapporto con i tuoi risultati e consigli.

Fonte: sondaggio ovunque

Puoi anche automatizzare le tue attività di reporting.

Attuando il tuo consiglio

Ora è il momento di mettere in pratica i tuoi consigli. A seconda della complessità del settore, puoi aspettarti di essere pratico in alcuni aspetti dell'implementazione. Definisci i passi che vuoi intraprendere insieme al tuo cliente. Questa parte sarà principalmente un processo manuale.

Seguito da

Una volta che il tuo cliente ha implementato il tuo consiglio, segui gli effetti. Il tuo follow-up deve includere la valutazione del nuovo processo e dei risultati raggiunti. Implica anche valutare se il cliente (o il suo team) trova il nuovo processo più facile o più complicato.

Migliorare continuamente il processo

In quanto entità vivente, l'attività del tuo cliente sarà in continua evoluzione. Se stai facendo un buon lavoro, dovrai valutare e migliorare continuamente i processi.

La maggior parte dei passaggi precedenti può essere automatizzata, aiutandoti a eliminare il lavoro manuale.

Perché automatizzare il processo di consulenza?

Penso che tu abbia già capito il mio punto. Automatizzare il tuo processo di consulenza è possibile in diverse fasi dei tuoi progetti. Diamo un'occhiata dal punto di vista del business. Vuoi distinguerti dagli altri consulenti, giusto?

La consulenza è uno dei settori che prosperano grazie alle interazioni individuali con i clienti.

Quindi non significa che l'automazione farà più male che bene? Non perderai clienti perché avrai meno contatti personali con ogni singolo cliente?

Affatto. Diamo un'occhiata ad alcuni motivi per cui è necessario automatizzare il processo di consulenza.

Segui la tendenza alla trasformazione digitale

La quarta rivoluzione industriale (4IR) è in pieno svolgimento e ogni settore e azienda ha già subito o sta subendo una trasformazione digitale. In qualità di consulente, devi trasformarti digitalmente per migliorare la tua attività e comprendere meglio i tuoi clienti.

Sii un pioniere

Nonostante sia il campo che consiglia ad altre aziende di migliorare, il settore della consulenza è ancora in ritardo nell'area dell'automazione. L'implementazione dell'automazione nella tua azienda ti metterà davanti alla concorrenza poiché sarai uno dei primi a farlo.

In secondo luogo, darai il buon esempio anche ai tuoi clienti.

Risparmia tempo e denaro

Uno dei vantaggi più significativi dell'automazione è che consente di risparmiare tempo dedicato al lavoro manuale. Di conseguenza, libera il tuo tempo per svolgere un lavoro più strategico, essere più creativo e assumere più clienti. Di conseguenza, puoi risparmiare denaro e, in definitiva, aumentare le tue entrate.

Limita l'organico

Le spese generali per il personale sono una delle spese più significative che le aziende intraprendono. La loro riduzione porta ad un aumento dei profitti. Ed è esattamente ciò che l'automazione ti consente di fare: ridurre il personale.

Migliora l'esperienza del cliente

La tua attività di consulenza ha bisogno di un ingrediente principale per avere successo: i clienti. E il modo migliore per fidelizzare i clienti è offrire loro un'esperienza eccezionale. L'esperienza del cliente (CX) è diventata una parte significativa dell'equazione del successo per ogni azienda.

Fonte: SuperUfficio

Un'esperienza positiva è anche essenziale per ottenere nuovi clienti poiché incoraggia i referral dei tuoi attuali clienti. L'automazione del processo di consulenza è un modo eccellente per garantire ai clienti esperienze di prim'ordine.

Migliore trasparenza del processo

L'automazione rende i tuoi risultati più quantificabili. Consente a te e ai tuoi clienti di comprendere i processi e misurare meglio i risultati. Questo grazie ai motori di analisi che aiutano a misurare e riportare i tuoi KPI critici.

Standardizzare i risultati

La standardizzazione dei risultati della consulenza è una parte essenziale per ottimizzare la tua attività e aumentare la tua efficienza. L'automazione ti consente di confezionare meglio i tuoi servizi e creare risultati standardizzati. Entrambi aiuteranno a ridurre al minimo il lavoro manuale che di solito viene svolto nella personalizzazione di pacchetti e prodotti da consegnare. Aiuta anche ad accelerare il processo.

Scala la tua attività

Grazie al tempo risparmiato e al lavoro manuale ridotto dall'automazione, il ridimensionamento diventa più semplice. L'automazione non solo ti consente di scalare assumendo più clienti, ma ti consente anche di aumentare i pacchetti e i servizi che offri.

Sfrutta i tuoi dati per affermarti come leader di pensiero

La raccolta e l'analisi dei dati fornite con l'automazione è un punto di svolta per i consulenti. Questo perché ti permette di:

• Stabilisci parametri di riferimento del settore
• Condividi i dati aggregati sotto forma di rapporti di settore

Puoi sfruttare questi (e altri) vantaggi della raccolta di dati per affermarti come leader di pensiero nel tuo verticale.

Come puoi vedere, ci sono innumerevoli ragioni per cui dovresti abbracciare l'automazione nella tua attività di consulenza. La mancata automazione ti metterà in uno svantaggio competitivo.

7 passaggi per automatizzare efficacemente la consulenza

Ora che conosci l'importanza di automatizzare il processo di consulenza, iniziamo con un esempio, quindi diamo un'occhiata ai sette passaggi per aiutarti a farlo.

Quindi, ti prepariamo e diamo un'occhiata ai sette passaggi per avviare la tua trasformazione digitale.

1. Valuta la tua esigenza di automazione e identifica le opportunità

Il primo passo per trasformare digitalmente la tua attività di consulenza è valutare la tua esigenza di automazione. Ciò inizia con l'analisi di ogni fase del processo di consulenza, tra cui:

• Analizzando ciò che stai attualmente lavorando
• Analizzare la quantità di tempo che dedichi a diverse attività
• Analizzare quali aree possono essere migliorate

Per identificare al meglio i processi che puoi automatizzare, controlla quelli basati su regole. Questi sono processi che seguono un rigoroso ordine logico e non richiedono il giudizio umano. Inoltre, assicurati che questi processi siano ben definiti e non cambino.

Analizzando tutti i tuoi processi in questa luce, diventa più facile identificare processi e opportunità di automazione.

Ora, diamo un'occhiata a come impostare un piano di automazione per la tua azienda.

2. Elabora un piano di automazione basato sulla tua esperienza

Ora che hai valutato il tuo processo aziendale e identificato le opportunità di automazione, devi decidere come implementare l'automazione.

Devi elaborare un piano di automazione basato sui tuoi dati e sulla tua esperienza.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti in questo passaggio:

Crea una panoramica di quali parti del tuo processo possono essere automatizzate

Per pianificare meglio la tua automazione, devi prima creare una panoramica delle parti del tuo processo che possono essere automatizzate. Sarebbe utile se considerassi anche come:

• Sono collegati
• Si relazionano tra loro
• Hanno un impatto e influenzano l'esperienza del cliente

In questo modo si garantisce che le sequenze automatizzate siano efficienti e si traducano in un buon percorso del cliente.

Crea un piano per ogni passaggio che desideri automatizzare

Dopo aver ottenuto una panoramica delle parti del processo che si desidera automatizzare, è necessario pianificare come automatizzarle. Alcuni suggerimenti qui includono:

• Calcola il potenziale di automazione . Solo perché puoi automatizzare un particolare passaggio del processo non significa che dovresti. Valuta i vantaggi dell'automazione e considera se l'automazione avrà abbastanza slancio per valerne la pena.
• Decidi il tuo budget . Gli strumenti di automazione hanno un prezzo. Considera se hai il budget per automatizzare ogni aspetto che può essere automatizzato. In caso contrario, dai la priorità a quelli che ti daranno il miglior ritorno sull'investimento (ROI).
• Definisci le funzionalità di cui hai bisogno (metodologia) . Definire le funzionalità di cui hai bisogno ti aiuterà a mappare un progetto di come implementerai l'automazione per ogni passaggio.

3. Identificare i migliori strumenti o sistemi di automazione da utilizzare

Con un piano di automazione in atto, ora sai cosa automatizzare e come. Ora è il momento di identificare gli strumenti che ti aiuteranno a farcela. Per fare ciò, analizza una raccolta di strumenti adatti che si adattano al tuo budget. Dopo aver selezionato i migliori candidati possibili:

• Provare la selezione della tecnologia . Iscriviti per prove gratuite degli strumenti che ti interessano e testali a fondo. Questo ti aiuterà a identificare quelli che si adattano meglio alla tua situazione. In caso di dubbi, programma una chiamata demo con i migliori candidati software, in modo da poter porre domande più approfondite.
• Seleziona gli strumenti di automazione finali . Una volta completati i test, scegli la tua selezione finale di strumenti. Assicurati che funzionino bene insieme e si integrino con i tuoi strumenti attuali.
• Implementa gli strumenti nel tuo processo . Implementa i tuoi nuovi strumenti nel tuo processo aziendale e monitora le loro prestazioni.

Ricorda, non tutti gli strumenti di automazione sono costruiti allo stesso modo. Il successo del tuo programma di automazione dipende dalla ricerca degli strumenti giusti per la tua attività.

4. Stabilire un flusso di lavoro di automazione

L'automazione non è automatica. Per lavorare in modo efficace, è necessario stabilire un flusso di lavoro di automazione che garantisca che tutte le parti del processo funzionino senza sforzo e sincronizzate. Per farlo, devi iniziare definendo le attività che saranno automatizzate e quelle che rimarranno manuali. Prossimo:

Integra attività automatizzate e manuali per ottimizzare il flusso di lavoro

Assicurati che ci sia una continuazione fluida nel punto in cui le tue attività automatizzate e manuali si incontrano. Quando questi sono sincronizzati, si ottiene un flusso di lavoro ottimizzato.

Imposta una procedura accessibile su cui tu (e il tuo team) potete fare affidamento

Crea un documento che descriva come utilizzerai il nuovo processo di automazione. Assicurati che tutti i membri del tuo team sappiano come utilizzare gli strumenti di automazione che utilizzerai. Se necessario, investi nella formazione per aiutarli ad accelerare rapidamente.

Poiché gli strumenti a volte possono fallire, devi anche definire la procedura per mantenere le cosce in movimento quando ciò accade. Ancora una volta, rendilo facilmente accessibile in modo che tutti i membri del tuo team sappiano cosa fare.

5. Implementare il processo di automazione

Con le basi adeguate ora gettate, è tempo di implementare il processo di automazione . Tutto il duro lavoro è stato svolto nelle fasi di pianificazione e tutto ciò che devi fare ora è implementare i tuoi strumenti di automazione. Dopo averlo fatto:

Segui da vicino l'attuazione

Monitora le modifiche apportate dall'automazione al tuo processo.

Soddisfa le tue aspettative?

Se lo fa, ottimo lavoro. In caso contrario, dovrai determinare le parti automatizzate difettose e il motivo per cui non stanno migliorando il tuo processo. Quindi, valuta se quella parte richiede davvero l'automazione o se la riporta in manuale. Puoi anche considerare l'utilizzo di uno strumento di automazione diverso.

Comunicare il cambiamento nel flusso di lavoro internamente ed esternamente

Un aspetto cruciale per implementare con successo il processo di automazione è comunicare il cambiamento del flusso di lavoro con tutte le parti interessate. Ciò significa comunicare con i tuoi dipendenti (internamente) e con i tuoi clienti (esternamente). Tutti dovrebbero sapere cosa aspettarsi per garantire una transizione senza intoppi.

6. Misura i cambiamenti e le prestazioni

Una volta che il tuo sistema automatizzato è in esecuzione da un po' di tempo, devi misurare e vedere se ha migliorato le tue prestazioni o meno.

Fonte: SweetProcess

Devi disporre dei dati del tuo processo completamente manuale da utilizzare come benchmark per farlo. È qui che scoprirai una delle bellezze dell'automazione: monitoraggio e reporting automatizzati. La maggior parte degli strumenti di automazione è dotata di un dashboard di analisi integrato per aiutarti a tenere traccia delle tue metriche più importanti. Di conseguenza, la raccolta e l'analisi dei dati diventano molto più semplici.

Per misurare efficacemente l'impatto dell'automazione sulla tua attività di consulenza, come le seguenti domande:

• Analizza le prestazioni di pre-automazione e post-automazione. L'automazione ha contribuito ad aumentare le prestazioni e il numero di risultati che puoi produrre?
• Sonda i tuoi clienti. Sono contenti del tuo nuovo modo di fare le cose?
• Controlla il tuo ROI. C'è un aumento dovuto all'automazione?

Se rispondi sì alle domande di cui sopra, la tua automazione ha raggiunto il suo scopo.

7. Valutare e mitigare i rischi

Solo perché hai messo a punto una strategia di trasformazione digitale di successo non significa che puoi sederti sugli allori e aspettarti il ​​meglio. Per quanto grande sia la tecnologia, è anche soggetta a errori.

Ecco perché è necessario valutare il processo automatizzato e identificare eventuali rischi potenziali. Ciò ti aiuterà a mitigare tali rischi e a mettere in atto piani di emergenza. Alcuni suggerimenti per farlo includono:

• Prenditi abbastanza tempo prima di valutare . I risultati dell'automazione potrebbero non essere visualizzati immediatamente. Dagli abbastanza tempo prima di iniziare a confrontare i risultati. Dovrai esercitare un po' di pazienza in questo senso.
• Considera i risultati . Una volta valutati i risultati, valuta se sono quelli che ti aspettavi. L'automazione ha migliorato l'efficienza? Ti ha dato l'opportunità di scalare il tuo business?
• Possibile perdita di personalizzazione . Una cosa che le persone apprezzano nella consultazione è il tocco personale. Considera se il passaggio a un processo automatizzato ha portato a una perdita di personalizzazione.

Come sapete, entrare in nuove frontiere comporta sempre dei rischi. Ecco perché devi sempre valutare il tuo processo di automazione e cercare i fattori di rischio. In questo modo contribuirai a mitigarli e a garantire un flusso regolare della tua attività.

Esempio di automazione

Per renderlo più tangibile, diamo un'occhiata a un esempio.

Una delle prime e più importanti fasi dell'attività di consulenza è l'acquisizione di clienti. Per raggiungere questo obiettivo, devi convincere i potenziali clienti che sei la scelta migliore.

Passaggio 1: valuta la tua esigenza di automazione

Nella tua prima chiamata con un nuovo potenziale cliente, fai sempre più o meno la stessa serie di domande, giusto? Queste conversazioni possono richiedere molto tempo.

Passaggio 2: elaborazione di un piano di automazione basato sulla tua esperienza

Hai abbastanza esperienza per sapere quali domande porre e quali risposte potresti aspettarti. Quindi, puoi offrire ai tuoi clienti un questionario online (automazione n. 1) che genera automaticamente un rapporto di analisi del cliente per te (automazione n. 2) e un rapporto per il potenziale cliente (automazione n. 3).

Fonte: sondaggio ovunque

Avrai una panoramica immediata di ciò che il tuo potenziale cliente sta cercando e il potenziale cliente riceverà un riepilogo e raccomandazioni primarie su misura per il suo problema, che dimostreranno la tua esperienza e lo convinceranno a selezionarti per il loro progetto.

Passaggio 3: identificare i migliori strumenti di automazione

Dovrai dedicare molto tempo e sforzi alla creazione di un buon questionario e al collegamento di un rapporto personalizzato ad esso. Trova il software di valutazione giusto per il tuo piano di automazione.

Passaggio 4: stabilire un flusso di lavoro di automazione

Non tutte le attività in questa fase dovrebbero essere coperte dalla valutazione o dal rapporto. Assicurati di definire dove preferisci il contatto umano rispetto all'automazione per creare una conversazione equilibrata con il potenziale cliente o il cliente.

Passaggio 5: implementare il processo di automazione

Se hai trovato un software di valutazione per creare una valutazione delle esigenze del cliente e un rapporto personalizzato in un'unica app, puoi iniziare con l'implementazione. Comunica chiaramente i tuoi metodi ai tuoi potenziali clienti, in modo che sappiano cosa aspettarsi.

Passaggio 6: misurare i cambiamenti e le prestazioni

Stai ottenendo più clienti a un ritmo più veloce, ora che hai automatizzato questa parte del processo? I clienti ti stanno dando un feedback positivo sui tuoi report personalizzati? C'è una vittoria in termini di efficienza: hai più tempo per il lavoro strategico?

Passaggio 7: valutare e mitigare i rischi

Non aver paura di rivalutare se i risultati non sono quelli previsti. Ci sono dei rischi che non hai preso in considerazione? Chiedi un feedback al tuo team e ai tuoi clienti. Torna ai processi manuali in cui l'automazione non si è dimostrata efficace.

Prerequisiti per automatizzare la consulenza

Quando si considera come automatizzare la consulenza, è facile pensare di poter automatizzare ogni processo. Si è anche tentati di pensare che ogni tipo di attività di consulenza possa trarre vantaggio da qualsiasi tipo di automazione.

Entrambi gli scenari non sono veri.

È necessario considerare attentamente il tipo di attività di consulenza ei prerequisiti richiesti per l'automazione. Naturalmente, il principale è che devi essere pronto per l'automazione. Ecco alcune domande per aiutarti a sapere se sei:

• I vostri processi sono chiaramente definiti e standardizzati?
• Avete le risorse (tempo, finanziarie e umane) per attuare cambiamenti così invasivi?
• La tua azienda è abbastanza stabile per portare avanti una trasformazione digitale?
• I tuoi clienti sono pronti per l'automazione?

Se rispondi sì a quanto sopra, sei sicuramente pronto per passare ai processi automatizzati.

Vantaggi e sfide dell'automazione del processo di consulenza

Abbiamo esaminato l'importanza di automatizzare la tua attività di consulenza e come sapere se sei pronto per il turno. Prima di concludere, esaminiamo rapidamente i vantaggi e le sfide dell'automazione del processo di consulenza.

Vantaggi dell'automazione della consulenza

Cominciamo con i vantaggi dell'automazione. Ecco i nostri primi tre:

• Ridimensionamento senza aumentare l'organico. Questo è probabilmente il più grande vantaggio che ottieni dall'automazione. Con così tante attività manuali gestite in modo efficiente e rapido, avrai più larghezza di banda per la crescita senza dover aggiungere nuovi membri del team.
• Dimostrare la tua maturità digitale. Essendo nell'era digitale, i tuoi clienti probabilmente hanno già abbracciato 4IR. Quindi, quando cercano un consulente che li aiuti con la loro attività, si fideranno di uno che è al passo con i tempi. Ecco perché dimostrare la tua maturità digitale è un aspetto essenziale per ottenere la fiducia dei tuoi potenziali clienti.
• Flussi di lavoro standardizzati. La standardizzazione del flusso di lavoro consente di definire aspettative chiare per i clienti. Ti rende più facile dipingere un quadro dei risultati che il tuo cliente riceverà. Ti aiuta anche a sfruttare le testimonianze dei clienti per commercializzare te stesso in quanto puoi proporre con sicurezza gli stessi risultati ai tuoi potenziali clienti.

Le sfide dell'automazione della consulenza

Sebbene l'automazione abbia i suoi numerosi vantaggi, presenta anche alcune sfide. Ecco i più significativi:

• Mantenere un rapporto personale con i clienti. L'interazione con i clienti 1 contro 1 è un aspetto essenziale per gestire un'attività di consulenza di successo. Per assicurarti di non perdere questo ingrediente essenziale, sii deliberato nella pianificazione di momenti che ti aiuteranno a mantenere relazioni personali con i tuoi clienti.
• Perdita del tocco umano. Un pericolo dell'automazione del processo di consulenza è la perdita del tocco umano. Tuttavia, questo è solitamente il risultato di un'implementazione errata dell'automazione. Puoi perdere il tocco umano se non riesci a personalizzare le tue interazioni automatizzate con i clienti.
• I processi complessi possono richiedere un'automazione avanzata. Quando ti trovi in ​​un campo complesso, i tuoi processi sono destinati a essere più complicati. Ciò richiederà un'automazione avanzata, che comporterà un aumento del costo dell'automazione.

La tua consulenza sull'automazione è completa

Se ti stai chiedendo come automatizzare il processo di consulenza, speriamo che questo articolo ti sia stato d'aiuto. Ricorda, l'automazione del processo di consulenza ha diversi vantaggi, i principali sono: snellire i processi e aumentare l'efficienza, consentendoti di scalare facilmente senza aumentare il tuo personale, standardizzando i flussi di lavoro e i risultati.

Ecco perché, se non l'hai ancora fatto, devi valutare i tuoi processi e considerare l'automazione di alcune delle tue attività ripetitive. L'automazione si tradurrà in più clienti e aumenterà le tue entrate. Quindi sì. L'automazione del processo di consulenza vale sicuramente l'investimento.