Cum să automatizezi procesul de consultanță în 7 pași

În calitate de consultant, doriți să vă remarcați oferind fiecărui client consiliere personalizată la fiecare pas al procesului. Oferirea de sfaturi profesionale la nivel personal vine cu multe provocări, cum ar fi lipsa de timp și resurse, ceea ce duce la o problemă de ineficiență.

Construirea și menținerea unei relații personale cu clientul dvs. pe parcursul întregului proiect necesită timp. Cu cât petreceți mai mult timp pentru un singur client, cu atât mai puține proiecte puteți prelua.

Așadar, marea întrebare este: Personalizarea și automatizarea pot merge mână în mână?

Să aflăm.

Ce este un proces de consultanță automatizat?

Automatizarea a ajutat multe industrii să-și eficientizeze procesele, să devină mai eficiente și să genereze mai multe venituri. Industria de consultanță nu ar trebui să fie diferită.

Automatizarea procesului de consultanță se referă la utilizarea tehnologiei pentru a prelua sarcini repetitive și banale. Reducerea intervenției umane ajută la reducerea erorilor, la creșterea vitezei și vă permite să vă extindeți afacerea de consultanță.

Unul dintre cele mai semnificative avantaje ale automatizării este că ajută la accelerarea procesului de colectare a datelor. Și ca consultant, datele sunt coloana vertebrală a afacerii tale.

Pentru a începe automatizarea procesului de consultanță, trebuie să analizați procesele de afaceri ale clientului dvs. și să urmați acești pași:

Înțelegeți procesele existente

Auditați procesele de afaceri existente ale clientului dvs. Acest lucru vă va permite să vedeți ineficiențe în proces pe care le puteți îmbunătăți cu automatizare.

Definiți maturitatea afacerii clientului dvs

Folosind o evaluare a maturității , măsurați maturitatea afacerii clientului dvs. în diferite domenii. Acest lucru vă va oferi o mai bună înțelegere a locului în care se află și a pașilor necesari pentru a-și duce afacerea la următorul nivel.

Sursa: Survey Anyplace

Identificați punctele dureroase și provocările

Pentru a vă servi cel mai bine clienții, trebuie să înțelegeți clar punctele dureroase și provocările acestora. Puteți utiliza un software de evaluare a nevoilor sau de sondaj pentru a aduna aceste informații - un pas pe care îl puteți automatiza cu ușurință.

Sugerați îmbunătățiri în cadrul lor specific

Odată ce aveți informațiile din primii trei pași, puteți genera un raport cu constatările și recomandările dvs.

Sursa: Survey Anyplace

Vă puteți automatiza și activitățile de raportare.

Punerea în aplicare a sfatului dvs

Acum, este timpul să puneți în aplicare sfaturile dvs. În funcție de complexitatea industriei, vă puteți aștepta să fiți practic în unele aspecte ale implementării. Definiți pașii pe care doriți să-i faceți împreună cu clientul dvs. Această parte va fi în mare parte un proces manual.

Urmărind

Odată ce clientul dvs. a implementat sfatul dvs., urmăriți efectele. Urmărirea dumneavoastră trebuie să includă evaluarea noului proces și a rezultatelor obținute. De asemenea, implică măsurarea dacă clientul (sau echipa sa) consideră noul proces mai ușor sau mai complicat.

Îmbunătățirea continuă a procesului

Ca entitate vie, afacerea clientului dvs. va evolua continuu. Dacă faceți o treabă bună, va trebui să evaluați și să îmbunătățiți continuu procesele.

Majoritatea pașilor de mai sus pot fi automatizați, ajutându-vă să eliminați munca manuală.

De ce să automatizăm procesul de consultanță?

Cred că ai înțeles deja punctul meu de vedere. Automatizarea procesului dumneavoastră de consultanță este posibilă în diferite faze ale proiectelor dumneavoastră. Să aruncăm o privire la asta din perspectivă de afaceri. Vrei să ieși în evidență față de ceilalți consultanți, nu?

Consultanța este una dintre industriile care prosperă pe interacțiunile unu-la-unu cu clienții.

Deci nu înseamnă că automatizarea va face mai mult rău decât bine? Nu vei pierde clienți pentru că vei avea mai puțin contact personal cu fiecare client?

Deloc. Să ne uităm la câteva motive pentru care automatizarea procesului de consultanță este necesară.

Urmăriți tendința de transformare digitală

A patra revoluție industrială (4IR) este în plină desfășurare și fiecare industrie și afacere a trecut deja sau este în curs de transformare digitală. În calitate de consultant, trebuie să vă transformați digital pentru a vă îmbunătăți afacerea și a vă înțelege mai bine clienții.

Fii un pionier

În ciuda faptului că este domeniul care sfătuiește alte afaceri să se îmbunătățească, industria de consultanță este încă în urmă în domeniul automatizării. Implementarea automatizării în afacerea dvs. vă va pune înaintea concurenței, deoarece veți fi unul dintre primii care vor face acest lucru.

În al doilea rând, vei da un exemplu bun și clienților tăi.

Economisiți timp și bani

Unul dintre cele mai semnificative avantaje ale automatizării este că vă economisește timpul petrecut în lucrul manual. Ca rezultat, îți eliberează timp pentru a face mai multă muncă strategică, a fi mai creativ și a atrage mai mulți clienți. Drept urmare, puteți economisi bani și, în cele din urmă, vă creșteți veniturile.

Limitați numărul de angajați

Cheltuielile generale de personal sunt una dintre cele mai importante cheltuieli pe care le asumă companiile. Reducerea acestora duce la o creștere a profitului. Și exact asta vă permite automatizarea: reduceți numărul de angajați.

Îmbunătățiți experiența clientului

Afacerea dumneavoastră de consultanță are nevoie de un ingredient principal pentru a reuși: clienții. Și cel mai bun mod de a păstra clienții este oferindu-le o experiență excepțională. Experiența clienților (CX) a devenit o parte semnificativă a ecuației succesului pentru fiecare afacere.

Sursă: SuperOffice

O experiență pozitivă este, de asemenea, esențială pentru a obține clienți noi, deoarece încurajează recomandările de la clienții actuali. Automatizarea procesului dvs. de consultanță este o modalitate excelentă de a vă asigura că oferiți experiențe de vârf pentru clienți.

O mai bună transparență a procesului

Automatizarea vă face rezultatele mai cuantificabile. Vă permite dvs. și clienților dvs. să înțelegeți mai bine procesele și să măsurați rezultatele. Acest lucru se datorează motoarelor de analiză care ajută la măsurarea și raportarea KPI-urilor dvs. critice.

Standardizați livrabile

Standardizarea livrabilelor de consultanță este o parte esențială a eficientizării afacerii și a creșterii eficienței. Automatizarea vă permite să vă împachetați mai bine serviciile și să creați livrabile standardizate. Ambele vor contribui la minimizarea lucrărilor manuale care sunt de obicei implicate în personalizarea pachetelor și a livrabilelor. De asemenea, vă ajută să vă accelerați procesul.

Extinde-ți afacerea

Datorită timpului economisit și a muncii manuale reduse prin automatizare, scalarea devine mai ușoară. Nu numai că automatizarea vă permite să extindeți prin preluarea mai multor clienți, ci vă permite și să creșteți pachetele și serviciile pe care le oferiți.

Folosiți-vă datele pentru a vă stabili ca lider de gândire

Colectarea și analiza datelor care vine odată cu automatizarea este o schimbare de joc pentru consultanți. Asta pentru că vă permite să:

• Stabiliți repere în industrie
• Partajați date agregate sub formă de rapoarte industriale

Puteți profita de aceste (și mai multe) avantaje de colectare a datelor pentru a vă stabili ca lider de gândire în verticala dvs.

După cum puteți vedea, există nenumărate motive pentru care ar trebui să adoptați automatizarea în afacerea dvs. de consultanță. Eșecul automatizării vă va pune într-un dezavantaj competitiv.

7 pași pentru automatizarea eficientă a consultanței

Acum că știți importanța automatizării procesului de consultanță, să începem cu un exemplu, apoi să aruncăm o privire la cei șapte pași care vă vor ajuta să faceți acest lucru.

Așa că haideți să vă pregătim și să aruncăm o privire asupra celor șapte pași pentru a începe propria dvs. transformare digitală.

1. Evaluează-ți nevoia de automatizare și identifică oportunitățile

Primul pas în transformarea digitală a afacerii dvs. de consultanță este să vă evaluați nevoia de automatizare. Aceasta începe cu analizarea fiecărui pas al procesului dumneavoastră de consultanță, inclusiv:

• Analizând ceea ce lucrați în prezent
• Analizând cantitatea de timp pe care o petreceți diferitelor sarcini
• Analizarea zonelor care pot fi îmbunătățite

Pentru a identifica cel mai bine procesele pe care le puteți automatiza, verificați dacă sunt bazate pe reguli. Acestea sunt procese care urmează o ordine logică strictă și nu necesită judecată umană. De asemenea, asigurați-vă că aceste procese sunt bine definite și nu se modifică.

Analizând toate procesele dumneavoastră în această lumină, devine mai ușor să identificați procesele și oportunitățile de automatizare.

Acum, să aruncăm o privire la modul în care puteți configura un plan de automatizare pentru afacerea dvs.

2. Elaborați un plan de automatizare bazat pe experiența dumneavoastră

Acum că v-ați evaluat procesul de afaceri și ați identificat oportunitățile de automatizare, trebuie să decideți cum veți implementa automatizarea.

Trebuie să elaborați un plan de automatizare bazat pe datele și expertiza dvs.

Iată câteva indicații care să vă ajute în acest pas:

Creați o prezentare generală a părților procesului dvs. care pot fi automatizate

Pentru a planifica mai bine automatizarea dvs., trebuie mai întâi să creați o prezentare generală a părților procesului dvs. care pot fi automatizate. Ar fi de ajutor dacă ați lua în considerare și cum:

• Sunt conectați
• Ei se raportează unul la altul
• Ele influențează și influențează experiența clientului

Acest lucru vă asigură că secvențele dvs. automatizate sunt eficiente și au ca rezultat o călătorie bună pentru clienți.

Faceți un plan pentru fiecare pas pe care doriți să îl automatizați

După ce obțineți o prezentare generală a părților procesului pe care doriți să le automatizați, trebuie să planificați cum să le automatizați. Câteva indicații aici includ:

• Calculați potențialul de automatizare . Doar pentru că poți automatiza un anumit pas al procesului nu înseamnă că ar trebui. Cântăriți beneficiile automatizării acestuia și luați în considerare dacă automatizarea va avea suficient impuls pentru a merita.
• Decide-ți bugetul . Instrumentele de automatizare au un preț. Luați în considerare dacă aveți bugetul necesar pentru a automatiza fiecare aspect care poate fi automatizat. Dacă nu, acordați prioritate celor care vă vor oferi cea mai bună rentabilitate a investiției (ROI).
• Definiți funcționalitățile de care aveți nevoie (metodologie) . Definirea funcționalităților de care aveți nevoie vă va ajuta să mapați un plan al modului în care veți implementa automatizarea pentru fiecare pas.

3. Identificați cele mai bune instrumente sau sisteme de automatizare de utilizat

Cu un plan de automatizare în vigoare, acum știți ce veți automatiza și cum. Acum este timpul să identificați instrumentele care vă vor ajuta să reușiți. Pentru a face acest lucru, analizați o colecție de instrumente potrivite care se potrivesc bugetului dvs. După ce ați selectat cei mai buni candidați posibili:

• Testați selecția tehnologiei . Înscrieți-vă pentru teste gratuite ale instrumentelor care vă interesează și testați-le cu atenție. Acest lucru vă va ajuta să identificați cele care se potrivesc cel mai bine situației dvs. Dacă aveți îndoieli, programați un apel demonstrativ cu cei mai buni candidați software, astfel încât să puteți adresa întrebări mai aprofundate.
• Selectați instrumentele finale de automatizare . Odată ce testele sunt finalizate, alegeți selecția finală de instrumente. Asigurați-vă că funcționează bine împreună și că se integrează cu instrumentele dvs. actuale.
• Implementați instrumente în procesul dvs. . Implementați noile instrumente în procesul dvs. de afaceri și monitorizați performanța acestora.

Amintiți-vă, nu toate instrumentele de automatizare sunt construite la fel. Succesul programului dumneavoastră de automatizare depinde de găsirea instrumentelor potrivite pentru afacerea dumneavoastră.

4. Stabiliți un flux de lucru de automatizare

Automatizarea nu este automată. Pentru a funcționa eficient, trebuie să stabiliți un flux de lucru de automatizare care să vă asigure că toate părțile procesului dumneavoastră funcționează în sincronizare fără efort. Pentru a face asta, trebuie să începeți prin a defini activitățile care vor fi automatizate și cele care vor rămâne manuale. Următorul:

Integrați sarcinile automate și manuale pentru a vă optimiza fluxul de lucru

Asigurați-vă că există o continuare fără probleme acolo unde sarcinile dvs. automate și manuale se întâlnesc. Când acestea sunt sincronizate, rezultă un flux de lucru optimizat.

Configurați o procedură accesibilă la care dumneavoastră (și echipa dvs.) puteți să apelați

Creați un document care descrie modul în care veți utiliza noul proces de automatizare. Asigurați-vă că toată lumea din echipa dvs. știe cum să folosească instrumentele de automatizare pe care le veți folosi. Dacă este necesar, investește în antrenament pentru a-i ajuta să accelereze rapid.

Deoarece instrumentele pot eșua uneori, trebuie să definiți și procedura pentru a menține coapsele curgătoare atunci când se întâmplă acest lucru. Din nou, faceți acest lucru ușor accesibil, astfel încât toată lumea din echipa dvs. să știe ce să facă.

5. Implementați procesul de automatizare

Cu bazele adecvate puse acum, este timpul să implementăm procesul de automatizare . Toată munca grea a fost făcută în fazele de planificare și tot ce trebuie să faceți acum este să vă implementați instrumentele de automatizare. Odată ce ai făcut asta:

Urmăriți îndeaproape implementarea

Monitorizați schimbările pe care automatizarea le-a adus în procesul dvs.

Îți îndeplinește așteptările?

Dacă o face, mare treabă. Dacă nu, va trebui să determinați piesele automate care sunt defectuoase și de ce nu vă îmbunătățesc procesul. Apoi, evaluați dacă acea parte necesită într-adevăr automatizare sau schimbarea din nou la manual. De asemenea, puteți lua în considerare utilizarea unui alt instrument de automatizare.

Comunicați schimbarea fluxului de lucru intern și extern

Un aspect crucial al implementării cu succes a procesului de automatizare este comunicarea schimbării fluxului de lucru cu toate părțile interesate. Aceasta înseamnă comunicarea cu angajații tăi (intern) și clienții tăi (extern). Toată lumea ar trebui să știe la ce să se aștepte pentru a asigura o tranziție fără probleme.

6. Măsurați schimbările și performanța

Odată ce sistemul dvs. automatizat a funcționat de ceva timp, trebuie să măsurați și să vedeți dacă v-a îmbunătățit sau nu performanța.

Sursa: SweetProcess

Pentru a face acest lucru, trebuie să aveți date din procesul dumneavoastră complet manual pentru a le utiliza ca etalon. Aici veți descoperi una dintre frumusețile automatizării - urmărirea și raportarea automate. Majoritatea instrumentelor de automatizare vin cu un tablou de bord de analiză încorporat pentru a vă ajuta să urmăriți cele mai importante valori ale dvs. Ca urmare, colectarea și analiza datelor devin mult mai ușoare.

Pentru a măsura în mod eficient impactul automatizării asupra afacerii dvs. de consultanță, cu următoarele întrebări:

• Analizați performanța de pre-automatizare și post-automatizare. A ajutat automatizarea la creșterea performanței și a numărului de livrabile pe care le puteți produce?
• Sondajează-ți clienții. Sunt mulțumiți de noul tău mod de a face lucrurile?
• Verificați rentabilitatea investiției. Există o creștere din cauza automatizării?

Dacă răspundeți da la întrebările de mai sus, automatizarea dvs. și-a atins scopul.

7. Evaluați și reduceți riscurile

Doar pentru că ai realizat o strategie de transformare digitală de succes nu înseamnă că poți să te aștepți la ce este mai bun. Oricât de grozavă este tehnologia, este și predispusă la erori.

De aceea trebuie să vă evaluați procesul automatizat și să identificați orice riscuri potențiale. Acest lucru vă va ajuta să reduceți aceste riscuri și să puneți în aplicare planuri de urgență. Câteva sfaturi pentru a face acest lucru includ:

• Acordați suficient timp înainte de a evalua . Este posibil ca rezultatele automatizării să nu apară imediat. Acordați-i suficient timp înainte de a începe să comparați rezultatele. Va trebui să aveți puțină răbdare în acest sens.
• Luați în considerare rezultatele . Odată ce evaluați rezultatele, luați în considerare dacă sunt ceea ce vă așteptați. Automatizarea a îmbunătățit eficiența? Ți-a oferit oportunități de a-ți extinde afacerea?
• Posibilă pierdere a personalizării . Un lucru pe care oamenii îl apreciază în consultanță este atingerea personală. Luați în considerare dacă trecerea la un proces automatizat a dus la o pierdere a personalizării.

După cum știți, pășirea în noi frontiere implică întotdeauna un anumit risc. De aceea trebuie să vă evaluați întotdeauna procesul de automatizare și să căutați factori de risc. Acest lucru va ajuta la atenuarea acestora și la asigurarea unui flux fluid al afacerii dvs.

Exemplu de automatizare

Pentru a face acest lucru mai tangibil, să ne uităm la un exemplu.

Una dintre primele și cele mai importante faze din afacerea de consultanță este obținerea de clienți. Pentru a realiza acest lucru, trebuie să convingi clienții potențiali că ești cea mai bună alegere.

Pasul 1: Evaluează-ți nevoia de automatizare

La primul tău apel cu un nou prospect, pui mereu mai mult sau mai puțin aceeași serie de întrebări, nu? Aceste conversații pot consuma destul de mult timp.

Pasul 2: Elaborarea unui plan de automatizare bazat pe expertiza dvs

Aveți suficientă experiență pentru a ști ce întrebări să puneți și la ce răspunsuri vă puteți aștepta. Așadar, puteți oferi clienților dumneavoastră un chestionar online (automatizare #1) care generează automat un raport de analiză a clienților pentru dvs. (automatizare #2) și un raport pentru prospect (automatizare #3).

Sursa: Survey Anyplace

Veți avea o imagine de ansamblu imediată asupra a ceea ce caută prospectul dvs., iar prospectul primește un rezumat și recomandări primare adaptate problemei sale, care vă vor dovedi expertiza și îl vor convinge să vă selecteze pentru proiectul său.

Pasul 3: Identificați cele mai bune instrumente de automatizare

Va trebui să depuneți timp și efort considerabil pentru a crea un chestionar bun și a lega un raport personalizat la acesta. Găsiți software- ul de evaluare potrivit pentru planul dvs. de automatizare.

Pasul 4: Stabiliți un flux de lucru de automatizare

Nu toate activitățile din această fază ar trebui să fie acoperite de evaluare sau de raport. Asigurați-vă că definiți unde preferați contactul uman decât automatizarea pentru a crea o conversație echilibrată cu prospectul sau clientul.

Pasul 5: Implementați procesul de automatizare

Dacă ați găsit un software de evaluare pentru a crea o evaluare a nevoilor clienților și un raport personalizat într-o singură aplicație, puteți începe cu implementarea. Comunicați-vă metodele în mod clar clienților potențiali, astfel încât aceștia să știe la ce să se aștepte.

Pasul 6: Măsurați schimbările și performanța

Obțineți mai mulți clienți într-un ritm mai rapid, acum că ați automatizat această parte a procesului? Clienții vă oferă feedback pozitiv despre rapoartele dvs. personalizate? Există un câștig de eficiență: aveți mai mult timp pentru munca strategică?

Pasul 7: Evaluați și reduceți riscurile

Nu vă fie teamă să reevaluați dacă rezultatele nu sunt cele așteptate. Există riscuri pe care nu le-ați luat în considerare? Solicitați feedback echipei și clienților dvs. Reveniți la procesele manuale în care automatizarea nu s-a dovedit a fi eficientă.

Condiții preliminare pentru automatizarea consultanței

Când vă gândiți la modul de automatizare a consultanței, este ușor să credeți că puteți automatiza fiecare proces. De asemenea, este tentant să credem că orice tip de afacere de consultanță poate beneficia de orice tip de automatizare.

Ambele scenarii nu sunt adevărate.

Trebuie să luați în considerare cu atenție tipul dvs. de afacere de consultanță și cerințele prealabile necesare pentru automatizare. Desigur, principalul este că trebuie să fii pregătit pentru automatizare. Iată câteva întrebări pentru a vă ajuta să știți dacă sunteți:

• Sunt procesele dumneavoastră clar definite și standardizate?
• Aveți resursele (timp, financiare și umane) pentru a implementa astfel de schimbări invazive?
• Este afacerea dvs. suficient de stabilă pentru a duce o transformare digitală?
• Sunt clienții tăi pregătiți pentru automatizare?

Dacă răspundeți da la cele de mai sus, sunteți cu siguranță gata să treceți la procese automate.

Beneficiile și provocările automatizării procesului de consultanță

Am analizat importanța automatizării afacerii dvs. de consultanță și cum să știți dacă sunteți pregătit pentru tură. Înainte de a încheia, să ne uităm rapid la beneficiile și provocările automatizării procesului de consultanță.

Beneficiile automatizării consultanței

Să începem cu beneficiile automatizării. Iată primele noastre trei:

• Scalare fără creșterea numărului de angajați. Acesta este probabil cel mai mare beneficiu pe care îl obțineți de la automatizare. Cu atât de multe sarcini manuale rezolvate eficient și rapid, veți avea mai multă lățime de bandă pentru creștere, fără a fi nevoie să adăugați noi membri ai echipei.
• Demonstrându-ți maturitatea digitală. Fiind în era digitală, probabil că clienții tăi au îmbrățișat deja 4IR. Așa că atunci când caută un consultant care să le ajute în afacerea lor, vor avea încredere în unul care s-a mutat cu vremurile. De aceea, demonstrarea maturității digitale este un aspect esențial al câștigării încrederii potențialilor dvs.
• Fluxuri de lucru standardizate. Standardizarea fluxului de lucru vă permite să stabiliți așteptări clare pentru clienții dvs. Îți este mai ușor să pictezi o imagine a rezultatelor pe care le va primi clientul tău. De asemenea, vă ajută să utilizați mărturiile clienților pentru a vă promova, deoarece puteți prezenta cu încredere aceleași rezultate clienților potențiali.

Provocări ale automatizării consultanței

În timp ce automatizarea are numeroasele sale beneficii, are și unele provocări. Iată cele mai semnificative:

• Mentinerea unei relatii personale cu clientii. Interacțiunea individuală cu clienții este un aspect esențial al conducerii unei afaceri de consultanță de succes. Pentru a vă asigura că nu pierdeți acest ingredient esențial, planificați cu atenție momentele care vă vor ajuta să mențineți relații personale cu clienții dvs.
• Pierderea atingerii umane. Un pericol al automatizării procesului de consultanță este pierderea contactului uman. Cu toate acestea, acesta este de obicei rezultatul implementării greșite a automatizării. Puteți pierde atingerea umană dacă nu reușiți să vă personalizați interacțiunile automate cu clienții.
• Procesele complexe pot necesita automatizare avansată. Când vă aflați într-un domeniu complex, procesele dumneavoastră vor fi cu siguranță mai complicate. Acest lucru va necesita automatizare avansată, ceea ce va duce la costul automatizării mai mare.

Consultația dvs. de automatizare este completă

Dacă v-ați întrebat cum să automatizați procesul de consultanță, sperăm că acest articol v-a ajutat. Amintiți-vă, automatizarea procesului de consultanță are mai multe beneficii, principalele fiind: simplificarea proceselor și creșterea eficienței, permițându-vă să vă scalați cu ușurință fără a vă crește numărul de angajați, standardizarea fluxurilor de lucru și a livrabilelor.

De aceea, dacă nu ați făcut-o încă, trebuie să vă evaluați procesele și să vă gândiți la automatizarea unor sarcini repetitive. Automatizarea va avea ca rezultat mai mulți clienți și vă va crește veniturile. Deci da. Automatizarea procesului de consultanță merită cu siguranță investiția.