如何通过 7 个步骤自动化咨询流程

作为一名顾问，您希望在流程的每一步都为每位客户提供个性化的建议，从而脱颖而出。 在个人层面提供专业建议会带来许多挑战，例如缺乏时间和资源，从而导致效率低下的问题。

在整个项目中与客户建立和维护个人关系需要时间。 你花在一个客户身上的时间越多，你能承担的项目就越少。

所以最大的问题是：个性化和自动化可以齐头并进吗？

让我们来了解一下。

什么是自动化咨询流程？

自动化已帮助许多行业简化流程、提高效率并产生更多收入。 咨询行业不应该有任何不同。

自动化咨询过程是指利用技术来接管重复和平凡的任务。 减少人为干预有助于减少错误、提高速度，并使您能够扩展您的咨询业务。

自动化最显着的优势之一是它有助于加快数据收集过程。 作为顾问，数据是您业务的支柱。

要开始自动化咨询流程，您必须分析客户的业务流程并遵循以下步骤：

了解现有流程

审核客户现有的业务流程。 这样做可以让您看到可以通过自动化改进的流程中的低效率。

定义客户业务的成熟度

使用成熟度评估，衡量客户业务在各个领域的成熟度。 这将使您更好地了解他们的位置以及将他们的业务提升到新水平所需的步骤。

资料来源：调查任何地方

识别痛点和挑战

为了最好地为您的客户服务，您需要清楚地了解他们的痛点和挑战。 您可以使用需求评估或调查软件来收集这些信息——您可以轻松地自动化这一步骤。

在其特定框架内提出改进建议

获得前三个步骤的信息后，您可以生成包含您的发现和建议的报告。

资料来源：调查任何地方

您也可以自动化您的报告活动。

实施您的建议

现在，是时候实施您的建议了。 根据行业的复杂性，您可以期望在实施的某些方面亲自动手。 定义您希望与客户一起采取的步骤。 这部分主要是手动过程。

跟进

一旦您的客户实施了您的建议，请跟进效果。 您的后续行动必须包括评估新流程和取得的结果。 它还涉及衡量客户（或他们的团队）是否发现新流程更容易或更复杂。

不断改进流程

作为一个活生生的实体，您客户的业务将不断发展。 如果您做得很好，则需要不断评估和改进流程。

上述大部分步骤都可以自动化，帮助您消除手动工作。

为什么要自动化咨询流程？

我想你已经明白我的意思了。 在项目的不同阶段自动化您的咨询过程是可能的。 让我们从商业的角度来看它。 你想从其他顾问中脱颖而出，对吧？

咨询是与客户进行一对一互动的行业之一。

那么这是否意味着自动化弊大于利？ 您不会因为与每个客户的个人接触减少而失去客户吗？

一点也不。 让我们看看为什么需要自动化咨询流程的几个原因。

紧跟数字化转型趋势

第四次工业革命（4IR）如火如荼，各行各业都已经或正在经历数字化转型。 作为一名顾问，您需要进行数字化转型以改善您的业务并更好地了解您的客户。

做先锋

尽管是建议其他企业改进的领域，但咨询行业在自动化领域仍然落后。 在您的业务中实施自动化将使您在竞争中处于领先地位，因为您将是第一个这样做的人。

其次，你也会为你的客户树立一个好榜样。

节省时间和金钱

自动化最显着的优势之一是它可以节省您花在手动工作上的时间。 因此，它可以让您腾出时间来做更多的战略性工作，更有创意，并吸引更多的客户。 因此，您可以节省资金，并最终增加您的收入。

限制人数

人员管理费用是企业承担的最重要的费用之一。 减少它们会导致利润增加。 而这正是自动化使您能够做到的——减少员工人数。

改善客户体验

您的咨询业务需要一个主要要素才能成功——客户。 留住客户的最佳方式是为他们提供非凡的体验。 客户体验 (CX) 已成为每个企业成功等式的重要组成部分。

资源： 超级办公室

积极的体验对于吸引新客户也很重要，因为它可以鼓励现有客户的推荐。 自动化您的咨询流程是确保您提供一流客户体验的绝佳方式。

更好的流程透明度

自动化使您的结果更加可量化。 它使您和您的客户能够更好地了解您的流程并衡量结果。 这要归功于有助于衡量和报告关键 KPI 的分析引擎。

标准化可交付成果

标准化您的咨询可交付成果是精简业务和提高效率的重要组成部分。 自动化使您能够更好地打包服务并创建标准化的可交付成果。 两者都将有助于最大限度地减少通常用于定制包和可交付成果的手动工作。 它还有助于加快您的流程。

扩展您的业务

由于节省了时间并通过自动化减少了手动工作，因此扩展变得更容易。 自动化不仅可以让您通过接纳更多客户来扩大规模，还可以让您增加所提供的套餐和服务。

利用您的数据将自己确立为思想领袖

自动化带来的数据收集和分析改变了顾问的游戏规则。 那是因为它允许您：

• 树立行业标杆
• 以行业报告的形式分享汇总数据

您可以利用这些（以及更多）数据收集优势将自己确立为垂直领域的思想领袖。

如您所见，您应该在咨询业务中采用自动化的原因不计其数。 未能实现自动化将使您处于竞争劣势。

有效自动化咨询的 7 个步骤

既然您知道自动化咨询流程的重要性，让我们从一个示例开始，然后看一下帮助您实现这一目标的七个步骤。

因此，让我们做好准备，看看开始您自己的数字化转型的七个步骤。

1. 评估您对自动化的需求并发现机会

对咨询业务进行数字化转型的第一步是评估您对自动化的需求。 首先分析咨询过程的每一步，包括：

• 分析你目前的工作
• 分析您在不同任务上花费的时间
• 分析哪些地方可以改进

为了最好地识别您可以自动化的流程，请检查那些基于规则的流程。 这些过程遵循严格的逻辑顺序，不需要人为判断。 此外，请确保这些流程定义明确且不会更改。

通过从这个角度分析您的所有流程，识别自动化流程和机会变得更加容易。

现在，让我们看看如何为您的企业设置自动化计划。

2. 根据您的专业知识制定自动化计划

现在您已经评估了您的业务流程并确定了自动化机会，您需要决定如何实施自动化。

您需要根据您的数据和专业知识制定自动化计划。

这里有一些提示可以帮助您完成此步骤：

创建流程的哪些部分可以自动化的概览

为了更好地规划您的自动化，您必须首先创建可自动化流程部分的概览。 如果您还考虑如何：

• 他们有联系
• 它们相互关联
• 它们影响并影响客户的体验

这样做可确保您的自动化序列高效并带来良好的客户旅程。

为要自动化的每个步骤制定计划

在大致了解要自动化的流程部分之后，您需要计划如何自动化它们。 这里的一些建议包括：

• 计算自动化潜力。 仅仅因为您可以自动化流程的特定步骤并不意味着您应该这样做。 权衡自动化的好处，并考虑自动化是否有足够的动力值得。
• 决定你的预算。 自动化工具是有代价的。 考虑一下您是否有预算来自动化可以自动化的每个方面。 如果没有，请优先考虑那些能给您带来最佳投资回报 (ROI) 的产品。
• 定义您需要的功能（方法） 。 定义您需要的功能将帮助您绘制如何为每个步骤实现自动化的蓝图。

3. 确定要使用的最佳自动化工具或系统

有了自动化计划，您现在就知道要自动化什么以及如何实现自动化。 现在是时候确定可以帮助您实现目标的工具了。 为此，请分析一组适合您预算的合适工具。 一旦你入围了最好的候选人：

• 测试选择技术。 注册免费试用您感兴趣的工具并对其进行彻底测试。 这将帮助您确定最适合您情况的那些。 如果您有疑问，请安排与最佳软件候选人的演示电话，以便您可以提出更深入的问题。
• 选择最终的自动化工具。 测试完成后，选择最终选择的工具。 确保它们可以很好地协同工作并与您当前的工具集成。
• 在您的流程中实施工具。 在您的业务流程中实施您的新工具并监控其性能。

请记住，并非所有自动化工具都是相同的。 自动化程序的成功取决于为您的业务找到合适的工具。

4. 建立自动化工作流程

自动化不是自动的。 为了有效地工作，您必须建立一个自动化工作流程，以确保您的流程的所有部分都能毫不费力地同步工作。 为此，您必须首先定义将自动化的活动和将保持手动的活动。 下一个：

集成自动化和手动任务以优化您的工作流程

确保您的自动化和手动任务能够顺利进行。 当这些同步时，它会产生优化的工作流程。

设置您（和您的团队）可以依赖的可访问程序

创建一个文档，概述您将如何使用新的自动化流程。 确保团队中的每个人都知道如何使用您将使用的自动化工具。 如有必要，投资培训以帮助他们快速上手。

因为工具有时会失败，所以您还需要定义程序以在发生这种情况时保持大腿流动。 再一次，让它易于访问，以便团队中的每个人都知道该怎么做。

5. 实施自动化流程

现在奠定了适当的基础，是时候实施自动化流程了。 所有艰苦的工作都已在规划阶段完成，您现在需要做的就是部署您的自动化工具。 一旦你这样做了：

密切跟踪执行情况

监控自动化为您的流程带来的变化。

它符合您的期望吗？

如果是这样，那就太好了。 如果没有，您将需要确定有故障的自动化部件以及它们为什么没有改进您的流程。 然后，评估该部分是否真的需要自动化或将其改回手动。 您还可以考虑使用不同的自动化工具。

内部和外部沟通工作流程的变化

成功实施自动化流程的一个关键方面是与所有利益相关者沟通工作流程变更。 这意味着与您的员工（内部）和您的客户（外部）进行沟通。 每个人都应该知道如何确保顺利过渡。

6. 衡量变化和绩效

一旦您的自动化系统运行了一段时间，您就需要测量并查看它是否提高了您的性能。

资料来源： SweetProcess

您需要从完全手动过程中获取数据，以用作执行此操作的基准。 在这里，您会发现自动化的魅力之一——自动跟踪和报告。 大多数自动化工具都带有内置的分析仪表板，可帮助您跟踪最重要的指标。 因此，数据收集和分析变得更加容易。

为了有效地衡量自动化对您的咨询业务的影响，如下问题：

• 分析自动化前和自动化后的性能。 自动化是否有助于提高绩效和您可以生产的可交付成果的数量？
• 调查您的客户。 他们对你的新做事方式满意吗？
• 检查您的投资回报率。 是否因自动化而增加？

如果您对上述问题的回答是肯定的，那么您的自动化已经达到了它的目的。

7. 评估和降低风险

仅仅因为您已经实施了成功的数字化转型战略，并不意味着您可以高枕无忧并期待最好的结果。 尽管技术很棒，但它也容易出错。

这就是为什么您必须评估您的自动化流程并识别任何潜在风险的原因。 这样做将帮助您减轻这些风险并制定应急计划。 执行此操作的一些提示包括：

• 在评估之前花足够的时间。 自动化的结果可能不会立即显现。 在开始比较结果之前给它足够的时间。 在这方面，您需要耐心一点。
• 考虑结果。 评估结果后，请考虑它们是否符合您的预期。 自动化提高了效率吗？ 它是否为您提供了扩展业务的机会？
• 可能失去个性化。 人们在咨询中重视的一件事是个人接触。 考虑转向自动化流程是否会导致个性化损失。

如您所知，进入新领域总是会带来一些风险。 这就是为什么您必须始终评估您的自动化过程并寻找风险因素的原因。 这样做将有助于减轻它们并确保您的业务顺利进行。

自动化示例

为了使这更具体，让我们看一个例子。

咨询业务的第一个也是最重要的阶段之一是获得客户。 为了实现这一目标，您需要让潜在客户相信您是最佳选择。

第 1 步：评估您对自动化的需求

在与新潜在客户的第一次通话中，您总是问或多或少相同的一系列问题，对吗？ 这些对话可能非常耗时。

第 2 步：根据您的专业知识制定自动化计划

你有足够的经验知道要问什么问题，以及你可能期望得到什么样的答复。 因此，您可以为您的客户提供在线调查问卷（自动化 #1），自动为您生成客户分析报告（自动化 #2），并为潜在客户生成报告（自动化 #3）。

资料来源：调查任何地方

您将立即了解您的潜在客户正在寻找什么，并且潜在客户会获得针对他们的问题量身定制的摘要和主要建议，这将证明您的专业知识并说服他们为他们的项目选择您。

第 3 步：确定最佳自动化工具

您必须花费大量时间和精力来创建一个好的问卷并将自定义报告链接到它。 为您的自动化计划找到合适的评估软件。

第 4 步：建立自动化工作流程

并非此阶段的所有活动都应包含在评估或报告中。 确保定义您更喜欢人工接触而不是自动化的位置，以与潜在客户或客户建立平衡的对话。

第 5 步：实施自动化流程

如果您找到了一个评估软件来在一个应用程序中创建客户需求评估和自定义报告，您可以从实施开始。 向潜在客户清楚地传达您的方法，以便他们知道会发生什么。

第 6 步：衡量变化和绩效

既然您已经自动化了这部分流程，您是否正在以更快的速度获得更多客户？ 客户是否对您的个性化报告给予了积极的反馈？ 是否有效率胜利：您是否有更多时间进行战略工作？

第 7 步：评估和降低风险

如果您的结果不符合预期，请不要害怕重新评估。 有没有你没有考虑到的风险？ 向您的团队和客户寻求反馈。 回到自动化尚未证明有效的手动流程。

自动化咨询的先决条件

在考虑如何自动化咨询时，很容易认为您可以自动化每个流程。 人们也很容易认为每种类型的咨询业务都可以从任何类型的自动化中受益。

这两种情况都不成立。

您需要仔细考虑您的咨询业务类型以及自动化所需的先决条件。 当然，最主要的是您需要为自动化做好准备。 这里有几个问题可以帮助您了解您是否是：

• 您的流程是否明确定义和标准化？
• 您是否有资源（时间、财务和人力）来实施此类侵入性变革？
• 您的业​​务是否足够稳定，可以进行数字化转型？
• 您的客户准备好自动化了吗？

如果您对上述问题的回答是肯定的，那么您肯定已经准备好转向自动化流程。

自动化咨询流程的好处和挑战

我们已经研究了自动化您的咨询业务的重要性以及如何知道您是否已为转变做好准备。 在结束之前，让我们快速了解一下自动化咨询流程的好处和挑战。

自动化咨询的好处

让我们从自动化的好处开始。 以下是我们的前三名：

• 在不增加员工人数的情况下扩大规模。 这可能是您从自动化中获得的最大好处。 由于高效、快速地处理了如此多的手动任务，您将拥有更多的增长带宽，而无需添加任何新的团队成员。
• 证明您的数字成熟度。 在数字时代，您的客户可能已经接受了 4IR。 因此，当他们寻找一位顾问来帮助他们开展业务时，他们会相信一位与时俱进的顾问。 这就是为什么证明您的数字成熟度是获得潜在客户信任的重要方面。
• 标准化的工作流程。 标准化您的工作流程使您能够为客户设定明确的期望。 它使您可以更轻松地描绘客户将收到的结果。 它还可以帮助您利用客户推荐来推销自己，因为您可以自信地向潜在客户推销相同的结果。

自动化咨询的挑战

虽然自动化有很多好处，但也有一些挑战。 以下是最重要的：

• 与客户保持私人关系。 与客户进行一对一的互动是成功开展咨询业务的重要方面。 为确保您不会失去这一基本要素，请谨慎计划有助于您与客户保持个人关系的时刻。
• 失去人情味。 使咨询过程自动化的一个危险是失去了人情味。 但是，这通常是错误实施自动化的结果。 如果您未能个性化与客户的自动交互，您可能会失去人情味。
• 复杂的流程可能需要高级自动化。 当您处于复杂领域时，您的流程必然会更加复杂。 这将需要先进的自动化，这将导致自动化成本更高。

您的自动化咨询已完成

如果您一直想知道如何自动化咨询流程，我们希望本文对您有所帮助。 请记住，自动化咨询流程有几个好处，主要是：简化流程并提高效率，使您能够在不增加员工人数的情况下轻松扩展，标准化您的工作流程和可交付成果。

这就是为什么，如果您还没有，您必须评估您的流程并考虑自动化您的一些重复性任务。 自动化将带来更多客户并增加您的收入。 所以，是的。 自动化咨询流程绝对值得投资。