Cómo Automatizar el Proceso de Consultoría en 7 Pasos

Como consultor, desea destacarse brindando a cada cliente un asesoramiento personalizado en cada paso del proceso. Brindar asesoramiento profesional a nivel personal conlleva muchos desafíos, como la falta de tiempo y recursos, lo que genera un problema de ineficiencia.

Construir y mantener una relación personal con su cliente a lo largo de todo el proyecto lleva tiempo. Cuanto más tiempo dedique a un cliente, menos proyectos podrá realizar.

Entonces, la gran pregunta es: ¿Pueden la personalización y la automatización ir de la mano?

Vamos a averiguar.

¿Qué es un proceso de consultoría automatizado?

La automatización ha ayudado a muchas industrias a optimizar sus procesos, volverse más eficientes y generar más ingresos. La industria de la consultoría no debería ser diferente.

Automatizar el proceso de consultoría se refiere a aprovechar la tecnología para hacerse cargo de tareas repetitivas y mundanas. La reducción de la intervención humana ayuda a reducir los errores, aumenta la velocidad y le permite escalar su negocio de consultoría.

Una de las ventajas más significativas de la automatización es que ayuda a acelerar el proceso de recopilación de datos. Y como consultor, los datos son la columna vertebral de su negocio.

Para comenzar a automatizar el proceso de consultoría, debe analizar los procesos comerciales de su cliente y seguir estos pasos:

Comprender los procesos existentes.

Audite los procesos comerciales existentes de su cliente. Hacer esto le permitirá ver ineficiencias en el proceso que puede mejorar con la automatización.

Define la madurez del negocio de tu cliente

Usando una evaluación de madurez , mida la madurez del negocio de su cliente en varias áreas. Esto le dará una mejor comprensión de dónde están y los pasos necesarios para llevar su negocio al siguiente nivel.

Fuente: Encuesta en cualquier lugar

Identificar puntos débiles y desafíos

Para servir mejor a sus clientes, debe comprender claramente sus puntos débiles y desafíos. Puede usar una evaluación de necesidades o un software de encuestas para recopilar esta información, un paso que puede automatizar fácilmente.

Sugerir mejoras dentro de su marco específico

Una vez que tenga la información de los primeros tres pasos, puede generar un informe con sus hallazgos y recomendaciones.

Fuente: Encuesta en cualquier lugar

También puede automatizar sus actividades de generación de informes.

Poniendo en práctica tu consejo

Ahora, es el momento de poner en práctica su consejo. Dependiendo de la complejidad de la industria, puede esperar ser práctico en algunos aspectos de la implementación. Define los pasos que quieres dar junto con tu cliente. Esta parte será principalmente un proceso manual.

Siguiendo

Una vez que su cliente haya implementado su consejo, haga un seguimiento de los efectos. Su seguimiento debe incluir la evaluación del nuevo proceso y los resultados alcanzados. También implica medir si el cliente (o su equipo) encuentra el nuevo proceso más fácil o más complicado.

Mejorar continuamente el proceso.

Como entidad viva, el negocio de su cliente evolucionará continuamente. Si está haciendo un buen trabajo, deberá evaluar y mejorar los procesos continuamente.

La mayoría de los pasos anteriores se pueden automatizar, ayudándote a eliminar el trabajo manual.

¿Por qué automatizar el proceso de consultoría?

Creo que ya entiendes mi punto. Automatizar tu proceso de consultoría es posible en diferentes fases de tus proyectos. Echémosle un vistazo desde una perspectiva empresarial. Quieres destacarte de los otros consultores, ¿verdad?

La consultoría es una de las industrias que prosperan en las interacciones uno a uno con los clientes.

Entonces, ¿no significa eso que la automatización hará más daño que bien? ¿No perderá clientes porque tendrá menos contacto personal con todos y cada uno de los clientes?

De nada. Veamos algunas razones por las que es necesario automatizar el proceso de consultoría.

Seguir la tendencia de transformación digital

La cuarta revolución industrial (4IR) está en pleno apogeo, y todas las industrias y empresas ya han experimentado o están experimentando una transformación digital. Como consultor, necesita transformarse digitalmente para mejorar su negocio y comprender mejor a sus clientes.

ser un pionero

A pesar de ser el campo que aconseja a otros negocios a mejorar, la industria de la consultoría aún se encuentra rezagada en el área de la automatización. Implementar la automatización en su negocio lo pondrá por delante de la competencia, ya que será uno de los primeros en hacerlo.

En segundo lugar, también darás un buen ejemplo a tus clientes.

Ahorre tiempo y dinero

Una de las ventajas más significativas de la automatización es que le ahorra tiempo dedicado a realizar trabajos manuales. Como resultado, libera su tiempo para hacer un trabajo más estratégico, ser más creativo y captar más clientes. Como resultado, puede ahorrar dinero y, en última instancia, aumentar sus ingresos.

Limitar el número de empleados

Los gastos generales de personal son uno de los gastos más importantes que realizan las empresas. Reducirlos conduce a un aumento de los beneficios. Y eso es exactamente lo que la automatización le permite hacer: reducir su plantilla.

Mejorar la experiencia del cliente

Su negocio de consultoría necesita un ingrediente principal para tener éxito: los clientes. Y la mejor forma de fidelizar clientes es brindándoles una experiencia excepcional. La experiencia del cliente (CX) se ha convertido en una parte importante de la ecuación del éxito de todas las empresas.

Fuente: superoficina

Una experiencia positiva también es esencial para obtener nuevos clientes, ya que fomenta las referencias de sus clientes actuales. Automatizar su proceso de consultoría es una excelente manera de garantizar que brinde experiencias de primer nivel a sus clientes.

Mejor transparencia del proceso

La automatización hace que sus resultados sean más cuantificables. Le permite a usted y a sus clientes comprender sus procesos y medir mejor los resultados. Esto es gracias a los motores de análisis que ayudan a medir e informar sus KPI críticos.

Estandarizar los entregables

La estandarización de sus entregables de consultoría es una parte esencial para optimizar su negocio y aumentar su eficiencia. La automatización le permite empaquetar mejor sus servicios y crear entregables estandarizados. Ambos ayudarán a minimizar el trabajo manual que suele implicar la confección de paquetes y entregables. También ayuda a acelerar su proceso.

Escala tu negocio

Debido al ahorro de tiempo y al trabajo manual reducido por la automatización, el escalado se vuelve más fácil. La automatización no solo le permite escalar tomando más clientes, sino que también le permite aumentar los paquetes y servicios que ofrece.

Aproveche sus datos para establecerse como un líder de pensamiento

La recopilación y el análisis de datos que viene con la automatización es un cambio de juego para los consultores. Eso es porque te permite:

• Establecer puntos de referencia de la industria
• Comparta datos agregados en forma de informes de la industria

Puede aprovechar estas (y más) ventajas de recopilación de datos para establecerse como un líder de pensamiento en su vertical.

Como puede ver, hay innumerables razones por las que debería adoptar la automatización en su negocio de consultoría. La falta de automatización lo pondrá en una desventaja competitiva.

7 pasos para automatizar efectivamente la consultoría

Ahora que conoce la importancia de automatizar el proceso de consultoría, comencemos con un ejemplo y luego veamos los siete pasos que lo ayudarán a hacerlo.

Así que preparémonos y echemos un vistazo a los siete pasos para comenzar su propia transformación digital.

1. Evalúe su necesidad de automatización e identifique oportunidades

El primer paso para transformar digitalmente su negocio de consultoría es evaluar su necesidad de automatización. Esto comienza con el análisis de cada paso de su proceso de consultoría, que incluye:

• Analizando lo que estás trabajando actualmente
• Analizar la cantidad de tiempo que dedicas a diferentes tareas
• Analizar qué áreas se pueden mejorar

Para identificar mejor los procesos que puede automatizar, busque aquellos que estén basados ​​en reglas. Estos son procesos que siguen un estricto orden lógico y no requieren juicio humano. Además, asegúrese de que estos procesos estén bien definidos y no cambien.

Al analizar todos sus procesos bajo esta luz, se vuelve más fácil identificar procesos y oportunidades de automatización.

Ahora, echemos un vistazo a cómo puede configurar un plan de automatización para su negocio.

2. Elabore un plan de automatización basado en su experiencia

Ahora que evaluó su proceso comercial e identificó oportunidades de automatización, debe decidir cómo implementará la automatización.

Debe elaborar un plan de automatización basado en sus datos y experiencia.

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo con este paso:

Cree una descripción general de qué partes de su proceso se pueden automatizar

Para planificar mejor su automatización, primero debe crear una descripción general de las partes de su proceso que se pueden automatizar. Sería útil si también consideraras cómo:

• estan conectados
• Se relacionan entre si
• Impactan e influyen en la experiencia del cliente

Hacer esto garantiza que sus secuencias automatizadas sean eficientes y den como resultado un buen recorrido del cliente.

Haz un plan para cada paso que quieras automatizar

Después de obtener una descripción general de las partes del proceso que desea automatizar, debe planificar cómo automatizarlas. Algunos consejos aquí incluyen:

• Calcular el potencial de automatización . El hecho de que pueda automatizar un paso particular del proceso no significa que deba hacerlo. Sopese los beneficios de automatizarlo y considere si la automatización tendrá suficiente impulso para que valga la pena.
• Decide tu presupuesto . Las herramientas de automatización tienen un precio. Considere si tiene el presupuesto para automatizar todos los aspectos que se pueden automatizar. De lo contrario, priorice aquellos que le darán el mejor retorno de la inversión (ROI).
• Define las funcionalidades que necesitas (metodología) . Definir las funcionalidades que necesita lo ayudará a trazar un plan de cómo implementará la automatización para cada paso.

3. Identifique las mejores herramientas o sistemas de automatización para usar

Con un plan de automatización implementado, ahora sabe qué va a automatizar y cómo. Ahora es el momento de identificar las herramientas que lo ayudarán a lograrlo. Para ello, analiza una colección de herramientas adecuadas que se ajusten a tu presupuesto. Una vez que haya preseleccionado a los mejores candidatos posibles:

• Prueba de selección de tecnología . Regístrese para obtener pruebas gratuitas de las herramientas que le interesan y pruébelas a fondo. Esto le ayudará a identificar los que mejor se adapten a su situación. Si tiene dudas, programe una llamada de demostración con los mejores candidatos de software, para que pueda hacer preguntas más detalladas.
• Seleccione la(s) herramienta(s) de automatización final . Una vez que haya completado sus pruebas, elija su selección final de herramientas. Asegúrese de que funcionen bien juntos y se integren con sus herramientas actuales.
• Implemente herramientas en su proceso . Implemente sus nuevas herramientas en su proceso comercial y controle su rendimiento.

Recuerde, no todas las herramientas de automatización se construyen de la misma manera. El éxito de su programa de automatización depende de encontrar las herramientas adecuadas para su negocio.

4. Establezca un flujo de trabajo de automatización

La automatización no es automática. Para trabajar de manera efectiva, debe establecer un flujo de trabajo de automatización que garantice que todas las piezas de su proceso funcionen sincronizadas sin esfuerzo. Para ello, debe comenzar definiendo las actividades que se automatizarán y las que permanecerán manuales. Próximo:

Integre tareas automatizadas y manuales para optimizar su flujo de trabajo

Asegúrese de que haya una continuación fluida donde se encuentren sus tareas automatizadas y manuales. Cuando estos están sincronizados, da como resultado un flujo de trabajo optimizado.

Establezca un procedimiento accesible al que usted (y su equipo) puedan recurrir

Cree un documento que describa cómo utilizará el nuevo proceso de automatización. Asegúrese de que todos en su equipo sepan cómo usar las herramientas de automatización que usará. Si es necesario, invierta en capacitación para ayudarlos a acelerar rápidamente.

Debido a que las herramientas a veces pueden fallar, también debe definir el procedimiento para mantener los muslos fluidos cuando eso suceda. Nuevamente, haga que esto sea fácilmente accesible para que todos en su equipo sepan qué hacer.

5. Implementar el proceso de automatización

Con la base adecuada ya establecida, es hora de implementar el proceso de automatización . Todo el trabajo duro se ha realizado en las fases de planificación y todo lo que necesita hacer ahora es implementar sus herramientas de automatización. Una vez que hayas hecho eso:

Seguir de cerca la implementación

Supervise los cambios que la automatización ha traído a su proceso.

¿Cumple con tus expectativas?

Si lo hace, gran trabajo. De lo contrario, deberá determinar las partes automatizadas que fallan y por qué no están mejorando su proceso. Luego, evalúe si esa parte realmente requiere automatización o volver a cambiarla a manual. También puede considerar usar una herramienta de automatización diferente.

Comunicar el cambio en el flujo de trabajo interna y externamente

Un aspecto crucial para implementar con éxito su proceso de automatización es comunicar el cambio de flujo de trabajo a todas las partes interesadas. Esto significa comunicarse con sus empleados (internamente) y sus clientes (externamente). Todos deben saber qué esperar para garantizar una transición sin problemas.

6. Medir los cambios y el rendimiento

Una vez que su sistema automatizado ha estado funcionando durante algún tiempo, debe medir y ver si ha mejorado su rendimiento o no.

Fuente: SweetProcess

Necesita tener datos de su proceso completamente manual para usarlos como punto de referencia para hacer esto. Aquí es donde descubrirá una de las bellezas de la automatización: seguimiento e informes automatizados. La mayoría de las herramientas de automatización vienen con un panel de análisis incorporado para ayudarlo a realizar un seguimiento de sus métricas más importantes. Como resultado, la recopilación y el análisis de datos se vuelven mucho más fáciles.

Para medir efectivamente el impacto de la automatización en su negocio de consultoría, como las siguientes preguntas:

• Analice el rendimiento previo y posterior a la automatización. ¿La automatización ha ayudado a aumentar el rendimiento y la cantidad de entregables que puede producir?
• Encuesta a tus clientes. ¿Están contentos con tu nueva forma de hacer las cosas?
• Compruebe su ROI. ¿Hay un aumento debido a la automatización?

Si responde afirmativamente a las preguntas anteriores, su automatización ha logrado su propósito.

7. Evaluar y mitigar riesgos

El hecho de que haya logrado una estrategia de transformación digital exitosa no significa que pueda sentarse en sus laureles y esperar lo mejor. Por muy buena que sea la tecnología, también es propensa a errores.

Es por eso que debe evaluar su proceso automatizado e identificar cualquier riesgo potencial. Hacerlo lo ayudará a mitigar esos riesgos y establecer planes de contingencia. Algunos consejos para hacer esto incluyen:

• Tómese el tiempo suficiente antes de evaluar . Es posible que los resultados de la automatización no se muestren de inmediato. Dale suficiente tiempo antes de comenzar a comparar resultados. Tendrás que ejercitar un poco de paciencia en este sentido.
• Considere los resultados . Una vez que evalúe los resultados, considere si son lo que esperaba. ¿La automatización mejoró la eficiencia? ¿Le ha brindado oportunidades para escalar su negocio?
• Posible pérdida de personalización . Una cosa que la gente valora en la consulta es el toque personal. Considere si cambiar a un proceso automatizado ha llevado a una pérdida en la personalización.

Como sabes, adentrarse en nuevas fronteras siempre conlleva cierto riesgo. Es por eso que siempre debe evaluar su proceso de automatización y buscar factores de riesgo. Si lo hace, ayudará a mitigarlos y garantizará un flujo fluido de su negocio.

Ejemplo de automatización

Para hacer esto más tangible, veamos un ejemplo.

Una de las primeras y más importantes fases en el negocio de la consultoría es conseguir clientes. Para lograr esto, debe convencer a los prospectos de que usted es la mejor opción.

Paso 1: Evalúe su necesidad de automatización

En tu primera llamada con un nuevo prospecto, siempre haces más o menos la misma serie de preguntas, ¿verdad? Estas conversaciones pueden llevar bastante tiempo.

Paso 2: elaboración de un plan de automatización basado en su experiencia

Tiene suficiente experiencia para saber qué preguntas hacer y qué respuestas puede esperar. Por lo tanto, puede ofrecer a sus clientes un cuestionario en línea (automatización n.º 1) que genera automáticamente un informe de análisis del cliente para usted (automatización n.º 2) y un informe para el cliente potencial (automatización n.º 3).

Fuente: Encuesta en cualquier lugar

Tendrá una visión general inmediata de lo que busca su cliente potencial, y el cliente potencial obtiene un resumen y recomendaciones principales adaptadas a su problema, lo que demostrará su experiencia y lo convencerá de seleccionarlo para su proyecto.

Paso 3: Identifique las mejores herramientas de automatización

Tendrá que dedicar mucho tiempo y esfuerzo a crear un buen cuestionario y vincularlo con un informe personalizado. Encuentre el software de evaluación adecuado para su plan de automatización.

Paso 4: establecer un flujo de trabajo de automatización

No todas las actividades en esta fase deben estar cubiertas por la evaluación o el informe. Asegúrese de definir dónde prefiere el contacto humano sobre la automatización para crear una conversación equilibrada con el cliente potencial o potencial.

Paso 5: Implementar el proceso de automatización

Si encontró un software de evaluación para crear una evaluación de las necesidades del cliente y un informe personalizado en una aplicación, puede comenzar con la implementación. Comunique sus métodos claramente a sus prospectos, para que sepan qué esperar.

Paso 6: Mida los cambios y el rendimiento

¿Está obteniendo más clientes a un ritmo más rápido, ahora que ha automatizado esta parte del proceso? ¿Los clientes le dan comentarios positivos sobre sus informes personalizados? ¿Hay una ganancia de eficiencia: tiene más tiempo para el trabajo estratégico?

Paso 7: Evaluar y mitigar los riesgos

No tenga miedo de volver a evaluar si sus resultados no son los esperados. ¿Hay algún riesgo que no hayas tenido en cuenta? Pídele a tu equipo y a tus clientes que te den su opinión. Regrese a los procesos manuales donde la automatización no ha demostrado ser efectiva.

Requisitos previos de la automatización de la consultoría

Al considerar cómo automatizar la consultoría, es fácil pensar que puede automatizar todos los procesos. También es tentador pensar que cualquier tipo de negocio de consultoría puede beneficiarse de cualquier tipo de automatización.

Ambos escenarios no son ciertos.

Debe considerar cuidadosamente su tipo de negocio de consultoría y los requisitos previos necesarios para la automatización. Por supuesto, el principal es que debe estar listo para la automatización. Aquí hay algunas preguntas para ayudarlo a saber si usted es:

• ¿Están sus procesos claramente definidos y estandarizados?
• ¿Tiene los recursos (tiempo, financieros y humanos) para implementar cambios tan invasivos?
• ¿Tu negocio es lo suficientemente estable para llevar a cabo una transformación digital?
• ¿Están sus clientes listos para la automatización?

Si responde afirmativamente a lo anterior, definitivamente está listo para cambiar a procesos automatizados.

Beneficios y desafíos de automatizar el proceso de consultoría

Hemos analizado la importancia de automatizar su negocio de consultoría y cómo saber si está listo para el cambio. Antes de terminar, veamos rápidamente los beneficios y desafíos de automatizar el proceso de consultoría.

Beneficios de automatizar la consultoría

Comencemos con los beneficios de la automatización. Aquí están nuestros tres principales:

• Escalar sin aumentar la plantilla. Este es probablemente el mayor beneficio que obtiene de la automatización. Con tantas tareas manuales atendidas de manera eficiente y rápida, tendrá más ancho de banda para crecer sin necesidad de agregar nuevos miembros al equipo.
• Demostrando tu madurez digital. Al estar en la era digital, sus clientes probablemente ya hayan adoptado 4IR. Así que cuando busquen un consultor que les ayude con su negocio, confiarán en uno que se haya adaptado a los tiempos. Es por eso que demostrar su madurez digital es un aspecto esencial para ganarse la confianza de sus prospectos.
• Flujos de trabajo estandarizados. La estandarización de su flujo de trabajo le permite establecer expectativas claras para sus clientes. Le facilita pintar una imagen de los resultados que recibirá su cliente. También lo ayuda a aprovechar los testimonios de los clientes para promocionarse, ya que puede presentar con confianza los mismos resultados a sus prospectos.

Desafíos de la automatización de la consultoría

Si bien la automatización tiene muchos beneficios, también presenta algunos desafíos. Aquí están los más significativos:

• Mantener una relación personal con los clientes. Interactuar con los clientes 1 a 1 es un aspecto esencial para administrar un negocio de consultoría exitoso. Para asegurarse de no perder este ingrediente esencial, sea deliberado en la planificación de los momentos que le ayudarán a mantener relaciones personales con sus clientes.
• Pérdida del contacto humano. Un peligro de automatizar el proceso de consultoría es la pérdida del toque humano. Sin embargo, esto suele ser el resultado de una implementación incorrecta de la automatización. Puede perder el toque humano si no personaliza sus interacciones automatizadas con los clientes.
• Los procesos complejos pueden requerir una automatización avanzada. Cuando se encuentra en un campo complejo, sus procesos seguramente serán más complicados. Esto requerirá una automatización avanzada, lo que dará como resultado que el costo de la automatización sea más alto.

Su consulta de automatización está completa

Si te has estado preguntando cómo automatizar el proceso de consultoría, esperamos que este artículo te haya ayudado. Recuerde, la automatización del proceso de consultoría tiene varios beneficios, siendo los principales: optimizar sus procesos y aumentar la eficiencia, lo que le permite escalar fácilmente sin aumentar su personal, estandarizar sus flujos de trabajo y entregables.

Por eso, si aún no lo ha hecho, debe evaluar sus procesos y considerar la posibilidad de automatizar algunas de sus tareas repetitivas. La automatización dará como resultado más clientes y aumentará sus ingresos. Entonces sí. La inversión en la automatización del proceso de consultoría definitivamente vale la pena.