Как автоматизировать процесс консультирования за 7 шагов

Как консультант, вы хотите выделиться, предоставляя каждому клиенту индивидуальные советы на каждом этапе процесса. Предоставление профессиональных советов на личном уровне связано со многими проблемами, такими как нехватка времени и ресурсов, что приводит к проблеме неэффективности.

Создание и поддержание личных отношений с вашим клиентом на протяжении всего проекта требует времени. Чем больше времени вы тратите на одного клиента, тем меньше проектов вы можете взять на себя.

Итак, большой вопрос: могут ли персонализация и автоматизация идти рука об руку?

Давай выясним.

Что такое автоматизированный процесс консультирования?

Автоматизация помогла многим отраслям оптимизировать процессы, повысить эффективность и увеличить прибыль. Индустрия консалтинга не должна быть исключением.

Автоматизация процесса консультирования относится к использованию технологий для выполнения повторяющихся и рутинных задач. Сокращение вмешательства человека помогает уменьшить количество ошибок, увеличить скорость и позволяет масштабировать консалтинговый бизнес.

Одним из наиболее значительных преимуществ автоматизации является то, что она помогает ускорить процесс сбора данных. А для консультанта данные — это основа вашего бизнеса.

Чтобы приступить к автоматизации процесса консультирования, вы должны проанализировать бизнес-процессы вашего клиента и выполнить следующие шаги:

Понимание существующих процессов

Аудит существующих бизнес-процессов вашего клиента. Это позволит вам увидеть неэффективность процесса, которую вы можете улучшить с помощью автоматизации.

Определите зрелость бизнеса вашего клиента

Используя оценку зрелости , определите зрелость бизнеса вашего клиента в различных областях. Это даст вам лучшее понимание того, где они находятся, и шагов, необходимых для вывода их бизнеса на новый уровень.

Источник: Опрос в любом месте .

Выявление болевых точек и проблем

Чтобы лучше обслуживать своих клиентов, вам необходимо четко понимать их болевые точки и проблемы. Вы можете использовать программное обеспечение для оценки потребностей или опроса для сбора этой информации — шаг, который вы можете легко автоматизировать.

Предлагать улучшения в рамках своей конкретной структуры

Получив информацию из первых трех шагов, вы можете создать отчет со своими выводами и рекомендациями.

Источник: Опрос в любом месте .

Вы также можете автоматизировать отчетность.

Выполнение вашего совета

Теперь пришло время реализовать ваш совет. В зависимости от сложности отрасли вы можете рассчитывать на практическое участие в некоторых аспектах внедрения. Определите шаги, которые вы хотите предпринять вместе с вашим клиентом. Эта часть будет в основном ручным процессом.

Последующие действия

После того, как ваш клиент применил ваш совет, следите за эффектами. Ваше последующее наблюдение должно включать оценку нового процесса и достигнутых результатов. Это также включает в себя оценку того, считает ли клиент (или его команда) новый процесс более простым или сложным.

Постоянно улучшаем процесс

Как живое существо, бизнес вашего клиента будет постоянно развиваться. Если вы хорошо справляетесь со своей задачей, вам нужно будет постоянно оценивать и улучшать процессы.

Большинство описанных выше шагов можно автоматизировать, что поможет вам исключить ручную работу.

Зачем автоматизировать процесс консультирования?

Думаю, вы уже поняли мою мысль. Автоматизация процесса консультирования возможна на разных этапах ваших проектов. Давайте посмотрим на это с точки зрения бизнеса. Вы хотите выделиться среди других консультантов, верно?

Консалтинг — одна из отраслей, которая процветает благодаря взаимодействию с клиентами один на один.

Так не означает ли это, что автоматизация принесет больше вреда, чем пользы? Не потеряете ли вы клиентов, потому что у вас будет меньше личных контактов с каждым клиентом?

Нисколько. Давайте рассмотрим несколько причин, по которым необходима автоматизация процесса консультирования.

Следуйте тенденции цифровой трансформации

Четвертая промышленная революция (4IR) идет полным ходом, и каждая отрасль и бизнес уже прошли или проходят цифровую трансформацию. Как консультанту, вам необходимо провести цифровую трансформацию, чтобы улучшить свой бизнес и лучше понять своих клиентов.

Будь первооткрывателем

Несмотря на то, что консалтинговая отрасль консультирует другие предприятия по совершенствованию, она все еще отстает в области автоматизации. Внедрение автоматизации в вашем бизнесе позволит вам опередить конкурентов, поскольку вы будете одним из первых, кто это сделает.

Во-вторых, вы подадите хороший пример и своим клиентам.

Экономьте время и деньги

Одним из наиболее значительных преимуществ автоматизации является то, что она экономит ваше время, затрачиваемое на ручную работу. В результате это высвобождает ваше время для выполнения большей стратегической работы, творчества и привлечения большего числа клиентов. В результате вы экономите деньги и, в конечном итоге, увеличиваете свой доход.

Ограничить численность персонала

Накладные расходы на персонал — одна из самых значительных статей расходов, которую берет на себя бизнес. Их уменьшение приводит к увеличению прибыли. И это именно то, что автоматизация позволяет вам сделать — сократить штат.

Улучшить клиентский опыт

Для успеха вашего консалтингового бизнеса необходим один основной ингредиент — клиенты. И лучший способ удержать клиентов — предоставить им исключительный опыт. Клиентский опыт (CX) стал важной частью уравнения успеха для каждого бизнеса.

Источник: Суперофис

Положительный опыт также важен для привлечения новых клиентов, поскольку он поощряет рефералов от ваших текущих клиентов. Автоматизация процесса консультирования — отличный способ обеспечить первоклассное обслуживание клиентов.

Лучшая прозрачность процесса

Автоматизация делает ваши результаты более измеримыми. Это позволяет вам и вашим клиентам лучше понимать ваши процессы и измерять результаты. Это благодаря аналитическим механизмам, которые помогают измерять и сообщать о ваших критических KPI.

Стандартизируйте результаты

Стандартизация результатов вашего консалтинга является важной частью рационализации вашего бизнеса и повышения эффективности. Автоматизация позволяет вам лучше упаковывать свои услуги и создавать стандартизированные результаты. И то, и другое поможет свести к минимуму ручную работу, которая обычно связана с подгонкой пакетов и результатов. Это также помогает ускорить процесс.

Масштабируйте свой бизнес

Из-за экономии времени и сокращения ручной работы за счет автоматизации масштабирование становится проще. Автоматизация не только позволяет вам масштабироваться, привлекая больше клиентов, но также позволяет увеличить количество предлагаемых вами пакетов и услуг.

Используйте свои данные, чтобы зарекомендовать себя как идейный лидер

Сбор и анализ данных, которые сопровождаются автоматизацией, меняют правила игры для консультантов. Это потому, что он позволяет вам:

• Установите отраслевые ориентиры
• Делитесь агрегированными данными в виде отраслевых отчетов

Вы можете использовать эти (и многие другие) преимущества сбора данных, чтобы зарекомендовать себя в качестве идейного лидера в своей вертикали.

Как видите, существует бесчисленное множество причин, по которым вам следует автоматизировать свой консультационный бизнес. Отказ от автоматизации поставит вас в невыгодное положение.

7 шагов для эффективной автоматизации консалтинга

Теперь, когда вы знаете о важности автоматизации процесса консультирования, давайте начнем с примера, а затем рассмотрим семь шагов, которые помогут вам в этом.

Итак, давайте подготовим вас и рассмотрим семь шагов к началу собственной цифровой трансформации.

1. Оцените свою потребность в автоматизации и определите возможности

Первым шагом в цифровом преобразовании вашего консалтингового бизнеса является оценка вашей потребности в автоматизации. Это начинается с анализа каждого шага вашего консультационного процесса, включая:

• Анализ того, над чем вы сейчас работаете
• Анализ количества времени, которое вы тратите на различные задачи
• Анализ областей, которые можно улучшить

Чтобы лучше определить процессы, которые вы можете автоматизировать, отметьте те, которые основаны на правилах. Это процессы, которые следуют строгому логическому порядку и не требуют человеческого суждения. Кроме того, убедитесь, что эти процессы четко определены и не изменяются.

Анализируя все ваши процессы с этой точки зрения, становится легче определить процессы и возможности автоматизации.

Теперь давайте посмотрим, как вы можете настроить план автоматизации для своего бизнеса.

2. Разработайте план автоматизации на основе своего опыта

Теперь, когда вы оценили свой бизнес-процесс и определили возможности автоматизации, вам нужно решить, как вы будете внедрять автоматизацию.

Вам необходимо разработать план автоматизации на основе ваших данных и опыта.

Вот несколько советов, которые помогут вам на этом этапе:

Создайте обзор того, какие части вашего процесса можно автоматизировать

Чтобы лучше спланировать свою автоматизацию, вы должны сначала создать обзор частей вашего процесса, которые можно автоматизировать. Было бы полезно, если бы вы также рассмотрели, как:

• они связаны
• Они относятся друг к другу
• Они влияют и влияют на опыт клиента

Это гарантирует, что ваши автоматические последовательности будут эффективными и приведут к хорошему пути клиента.

Составьте план для каждого шага, который вы хотите автоматизировать

После получения обзора частей процесса, которые вы хотите автоматизировать, вам необходимо спланировать, как их автоматизировать. Вот несколько указателей:

• Рассчитать потенциал автоматизации . Тот факт, что вы можете автоматизировать определенный шаг процесса, не означает, что вы должны это делать. Взвесьте преимущества автоматизации и подумайте, будет ли автоматизация иметь достаточный импульс, чтобы она того стоила.
• Определитесь со своим бюджетом . Инструменты автоматизации имеют свою цену. Подумайте, есть ли у вас бюджет для автоматизации каждого аспекта, который можно автоматизировать. Если нет, отдайте предпочтение тем, которые дадут вам наибольшую отдачу от инвестиций (ROI).
• Определите необходимые функции (методология) . Определение необходимых вам функций поможет вам составить план того, как вы будете внедрять автоматизацию для каждого шага.

3. Определите лучшие инструменты или системы автоматизации для использования

Имея план автоматизации, вы теперь знаете, что и как вы будете автоматизировать. Теперь пришло время определить инструменты, которые помогут вам это осуществить. Для этого проанализируйте коллекцию подходящих инструментов, которые соответствуют вашему бюджету. После того, как вы составили список лучших возможных кандидатов:

• Пробный выбор техники . Подпишитесь на бесплатные пробные версии интересующих вас инструментов и тщательно протестируйте их. Это поможет вам определить те, которые лучше всего подходят для вашей ситуации. Если вы сомневаетесь, запланируйте демо-звонок с лучшими кандидатами на программное обеспечение, чтобы вы могли задать более подробные вопросы.
• Выберите окончательный инструмент(ы) автоматизации . После завершения тестов выберите окончательный набор инструментов. Убедитесь, что они хорошо работают вместе и интегрируются с вашими текущими инструментами.
• Внедрите инструмент(ы) в свой процесс . Внедряйте новые инструменты в бизнес-процессы и следите за их эффективностью.

Помните, что не все инструменты автоматизации построены одинаково. Успех вашей программы автоматизации зависит от выбора правильных инструментов для вашего бизнеса.

4. Установите рабочий процесс автоматизации

Автоматизация не автоматическая. Чтобы работать эффективно, вы должны установить рабочий процесс автоматизации, который гарантирует, что все части вашего процесса без труда синхронизируются. Для этого вы должны начать с определения действий, которые будут автоматизированы, и тех, которые останутся ручными. Следующий:

Интегрируйте автоматизированные и ручные задачи, чтобы оптимизировать рабочий процесс

Убедитесь, что ваши автоматические и ручные задачи встречаются плавно. Когда они синхронизированы, это приводит к оптимизированному рабочему процессу.

Настройте доступную процедуру, к которой вы (и ваша команда) можете прибегнуть

Создайте документ , описывающий, как вы будете использовать новый процесс автоматизации. Убедитесь, что все в вашей команде знают, как использовать инструменты автоматизации, которые вы будете использовать. При необходимости инвестируйте в обучение, чтобы помочь им быстро освоиться.

Поскольку инструменты иногда могут выйти из строя, вам также необходимо определить процедуру, чтобы бедра оставались плавными, когда это происходит. Опять же, сделайте это легко доступным, чтобы все в вашей команде знали, что делать.

5. Внедрите процесс автоматизации

Теперь, когда заложен надлежащий фундамент, пришло время реализовать процесс автоматизации . Вся тяжелая работа была проделана на этапах планирования, и все, что вам нужно сделать сейчас, это развернуть ваши инструменты автоматизации. Как только вы это сделаете:

Внимательно следите за реализацией

Отслеживайте изменения, внесенные автоматизацией в ваш процесс.

Соответствует ли оно вашим ожиданиям?

Если это так, отличная работа. Если нет, вам нужно будет определить неисправные автоматизированные части и почему они не улучшают ваш процесс. Затем оцените, действительно ли эта часть требует автоматизации или возврата к ручному управлению. Вы также можете рассмотреть возможность использования другого инструмента автоматизации.

Сообщайте об изменениях в рабочем процессе внутри и снаружи

Важнейшим аспектом успешного внедрения процесса автоматизации является информирование всех заинтересованных сторон об изменении рабочего процесса. Это означает общение с вашими сотрудниками (внутри) и вашими клиентами (внешне). Каждый должен знать, чего ожидать, чтобы обеспечить плавный переход.

6. Измеряйте изменения и производительность

После того, как ваша автоматизированная система проработала какое-то время, вам нужно измерить и посмотреть, улучшила ли она вашу производительность или нет.

Источник: SweetProcess

Вам нужно иметь данные из полностью ручного процесса, чтобы использовать его в качестве эталона для этого. Здесь вы откроете для себя одну из прелестей автоматизации — автоматическое отслеживание и отчетность. Большинство инструментов автоматизации поставляются со встроенной аналитической панелью, которая поможет вам отслеживать наиболее важные показатели. В результате сбор и анализ данных становятся намного проще.

Чтобы эффективно измерить влияние автоматизации на ваш консультационный бизнес, ответьте на следующие вопросы:

• Анализ производительности до и после автоматизации. Помогла ли автоматизация повысить производительность и количество результатов, которые вы можете произвести?
• Опросите своих клиентов. Довольны ли они вашим новым способом ведения дел?
• Проверьте рентабельность инвестиций. Есть ли увеличение за счет автоматизации?

Если вы ответили утвердительно на приведенные выше вопросы, ваша автоматизация достигла своей цели.

7. Оценивайте и снижайте риски

Тот факт, что вы реализовали успешную стратегию цифровой трансформации, не означает, что вы можете почивать на лаврах и ожидать лучшего. Как бы ни была хороша технология, она также подвержена ошибкам.

Вот почему вы должны оценить свой автоматизированный процесс и определить любые потенциальные риски. Это поможет вам снизить эти риски и разработать планы на случай непредвиденных обстоятельств. Вот несколько советов по этому поводу:

• Потратьте достаточно времени, прежде чем оценивать . Результаты автоматизации могут проявиться не сразу. Дайте ему достаточно времени, прежде чем начать сравнивать результаты. В этом отношении вам нужно проявить немного терпения.
• Рассмотрим результаты . Как только вы оцените результаты, подумайте, соответствуют ли они вашим ожиданиям. Повысила ли автоматизация эффективность? Дало ли это вам возможность масштабировать свой бизнес?
• Возможна потеря персонализации . Одна вещь, которую люди ценят в консультации, - это личный контакт. Подумайте, не привел ли переход к автоматизированному процессу к потере персонализации.

Как известно, выход на новые рубежи всегда сопряжен с определенным риском. Вот почему вы всегда должны оценивать свой процесс автоматизации и искать факторы риска. Это поможет смягчить их и обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса.

Пример автоматизации

Чтобы сделать это более осязаемым, давайте рассмотрим пример.

Одним из первых и наиболее важных этапов в консалтинговом бизнесе является привлечение клиентов. Для этого вам нужно убедить потенциальных клиентов, что вы лучший выбор.

Шаг 1. Оцените потребность в автоматизации

Во время вашего первого разговора с новым потенциальным клиентом вы всегда задаете более или менее одни и те же вопросы, верно? Эти разговоры могут занять довольно много времени.

Шаг 2: Разработка плана автоматизации на основе вашего опыта

У вас достаточно опыта, чтобы знать, какие вопросы задавать и какие ответы вы можете ожидать. Таким образом, вы можете предложить своим клиентам онлайн-анкету (автоматизация №1), которая автоматически генерирует для вас отчет по анализу клиента (автоматизация №2) и отчет для потенциального клиента (автоматизация №3).

Источник: Опрос в любом месте .

У вас будет немедленный обзор того, что ищет ваш потенциальный клиент, а потенциальный клиент получит сводку и основные рекомендации, адаптированные к его проблеме, которые подтвердят ваш опыт и убедит их выбрать вас для своего проекта.

Шаг 3. Определите лучшие инструменты автоматизации

Вам придется потратить немало времени и усилий на создание хорошей анкеты и привязку к ней настроенного отчета. Найдите подходящее программное обеспечение для оценки вашего плана автоматизации.

Шаг 4. Установите рабочий процесс автоматизации

Не каждое действие на этом этапе должно быть охвачено оценкой или отчетом. Обязательно определите, где вы предпочитаете человеческий контакт, а не автоматизацию, чтобы создать сбалансированный разговор с потенциальным клиентом или клиентом.

Шаг 5: Внедрите процесс автоматизации

Если вы нашли программное обеспечение для оценки потребностей клиентов и создания индивидуального отчета в одном приложении, вы можете начать с внедрения. Четко сообщите о своих методах потенциальным клиентам, чтобы они знали, чего ожидать.

Шаг 6. Измерьте изменения и производительность

Вы получаете больше клиентов быстрее, теперь, когда вы автоматизировали эту часть процесса? Дают ли клиенты положительные отзывы о ваших персонализированных отчетах? Есть ли выигрыш в эффективности: у вас есть больше времени для стратегической работы?

Шаг 7. Оцените и снизьте риски

Не бойтесь переоценивать, если ваши результаты не соответствуют ожиданиям. Есть ли риски, которые вы не учли? Попросите вашу команду и клиентов оставить отзыв. Вернитесь к ручным процессам там, где автоматизация не доказала свою эффективность.

Предпосылки автоматизации консультирования

Думая о том, как автоматизировать консультирование, легко подумать, что можно автоматизировать каждый процесс. Также заманчиво думать, что каждый тип консалтингового бизнеса может выиграть от любого вида автоматизации.

Оба сценария не соответствуют действительности.

Вам необходимо тщательно продумать свой тип консультационного бизнеса и предварительные условия, необходимые для автоматизации. Конечно, главное — нужно быть готовым к автоматизации. Вот несколько вопросов, которые помогут вам узнать, являетесь ли вы:

• Являются ли ваши процессы четко определенными и стандартизированными?
• Есть ли у вас ресурсы (время, финансовые и человеческие) для реализации таких инвазивных изменений?
• Достаточно ли стабилен ваш бизнес для проведения цифровой трансформации?
• Готовы ли ваши клиенты к автоматизации?

Если вы ответили «да» на вышеизложенное, вы определенно готовы перейти на автоматизированные процессы.

Преимущества и проблемы автоматизации процесса консультирования

Мы рассмотрели важность автоматизации вашего консультационного бизнеса и то, как узнать, готовы ли вы к переходу. Прежде чем мы закончим, давайте быстро рассмотрим преимущества и проблемы автоматизации процесса консультирования.

Преимущества автоматизации консалтинга

Начнем с преимуществ автоматизации. Вот наша тройка лидеров:

• Масштабирование без увеличения численности персонала. Это, вероятно, самое большое преимущество, которое вы получаете от автоматизации. С таким количеством ручных задач, выполняемых эффективно и быстро, у вас будет больше пропускной способности для роста без необходимости добавления новых членов команды.
• Доказательство вашей цифровой зрелости. В цифровую эпоху ваши клиенты, вероятно, уже используют 4IR. Поэтому, когда они ищут консультанта, который поможет им в их бизнесе, они будут доверять тому, кто идет в ногу со временем. Вот почему доказательство вашей цифровой зрелости является важным аспектом завоевания доверия ваших потенциальных клиентов.
• Стандартизированные рабочие процессы. Стандартизация вашего рабочего процесса позволяет вам установить четкие ожидания для ваших клиентов. Вам будет легче нарисовать картину результатов, которые получит ваш клиент. Это также помогает вам использовать отзывы клиентов для продвижения себя, поскольку вы можете уверенно предлагать те же результаты своим потенциальным клиентам.

Проблемы автоматизации консалтинга

Хотя автоматизация имеет множество преимуществ, она также имеет некоторые проблемы. Вот наиболее значимые из них:

• Поддержание личных отношений с клиентами. Взаимодействие с клиентами один на один является важным аспектом успешного ведения консалтингового бизнеса. Чтобы убедиться, что вы не потеряли этот важный ингредиент, тщательно планируйте моменты, которые помогут вам поддерживать личные отношения с вашими клиентами.
• Потеря контакта с человеком. Одной из опасностей автоматизации процесса консультирования является потеря человеческого контакта. Однако, как правило, это результат неправильной реализации автоматизации. Вы можете потерять человеческий контакт, если не сможете персонализировать автоматизированное взаимодействие с клиентами.
• Сложные процессы могут потребовать расширенной автоматизации. Когда вы работаете в сложной области, ваши процессы неизбежно усложняются. Это потребует расширенной автоматизации, что приведет к увеличению стоимости автоматизации.

Ваша консультация по автоматизации завершена

Если вам интересно, как автоматизировать процесс консультирования, мы надеемся, что эта статья вам помогла. Помните, что автоматизация процесса консультирования имеет несколько преимуществ, основными из которых являются: оптимизация ваших процессов и повышение эффективности, позволяющая легко масштабироваться без увеличения численности персонала, стандартизация рабочих процессов и результатов.

Вот почему, если вы еще этого не сделали, вы должны оценить свои процессы и подумать об автоматизации некоторых повторяющихся задач. Автоматизация приведет к большему количеству клиентов и увеличит ваш доход. Так да. Автоматизация процесса консультирования определенно стоит вложений.