Como automatizar o processo de consultoria em 7 etapas

Como consultor, você quer se destacar fornecendo a cada cliente um aconselhamento personalizado em todas as etapas do processo. Dar conselhos profissionais a nível pessoal vem com muitos desafios, como falta de tempo e recursos, levando a um problema de ineficiência.

Construir e manter um relacionamento pessoal com seu cliente ao longo de todo o projeto leva tempo. Quanto mais tempo você gasta em um cliente, menos projetos você pode assumir.

Portanto, a grande questão é: personalização e automação podem andar de mãos dadas?

Vamos descobrir.

O que é um processo de consultoria automatizado?

A automação ajudou muitos setores a otimizar seus processos, tornar-se mais eficientes e gerar mais receita. A indústria de consultoria não deve ser diferente.

Automatizar o processo de consultoria refere-se a alavancar a tecnologia para assumir tarefas repetitivas e mundanas. Reduzir a intervenção humana ajuda a reduzir erros, aumentar a velocidade e permitir que você dimensione seus negócios de consultoria.

Uma das vantagens mais significativas da automação é que ela ajuda a acelerar o processo de coleta de dados. E como consultor, os dados são a espinha dorsal do seu negócio.

Para começar a automatizar o processo de consultoria, você deve analisar os processos de negócios do seu cliente e seguir estas etapas:

Entenda os processos existentes

Audite os processos de negócios existentes do seu cliente. Isso permitirá que você veja ineficiências no processo que você pode melhorar com a automação.

Defina a maturidade do negócio do seu cliente

Utilizando uma avaliação de maturidade , avalie a maturidade do negócio do seu cliente em diversas áreas. Isso lhe dará uma melhor compreensão de onde eles estão e as etapas necessárias para levar seus negócios para o próximo nível.

Fonte: Survey Anyplace

Identificar pontos de dor e desafios

Para melhor atender seus clientes, você precisa entender claramente seus pontos problemáticos e desafios. Você pode usar um software de avaliação de necessidades ou pesquisa para coletar essas informações - uma etapa que você pode automatizar facilmente.

Sugerir melhorias dentro de sua estrutura específica

Depois de obter as informações das três primeiras etapas, você pode gerar um relatório com suas descobertas e recomendações.

Fonte: Survey Anyplace

Você também pode automatizar suas atividades de relatórios.

Implementando seu conselho

Agora, é hora de implementar seu conselho. Dependendo da complexidade do setor, você pode esperar ser prático em alguns aspectos da implementação. Defina as etapas que deseja realizar junto com seu cliente. Esta parte será principalmente um processo manual.

Seguindo

Uma vez que seu cliente tenha implementado seu conselho, acompanhe os efeitos. Seu acompanhamento deve incluir a avaliação do novo processo e os resultados alcançados. Também envolve avaliar se o cliente (ou sua equipe) acha o novo processo mais fácil ou mais complicado.

Melhorando continuamente o processo

Como uma entidade viva, o negócio do seu cliente estará em constante evolução. Se você estiver fazendo um bom trabalho, precisará avaliar e melhorar os processos continuamente.

A maioria das etapas acima pode ser automatizada, ajudando você a eliminar o trabalho manual.

Por que automatizar o processo de consultoria?

Acho que você já entendeu meu ponto. Automatizar seu processo de consultoria é possível em diferentes fases de seus projetos. Vamos dar uma olhada nisso de uma perspectiva de negócios. Você quer se destacar dos outros consultores, certo?

A consultoria é uma das indústrias que prosperam em interações individuais com os clientes.

Então, isso não significa que a automação fará mais mal do que bem? Você não perderá clientes porque terá menos contato pessoal com cada cliente?

De jeito nenhum. Vejamos algumas razões pelas quais é necessário automatizar o processo de consultoria.

Siga a tendência de transformação digital

A quarta revolução industrial (4IR) está em pleno andamento, e todos os setores e negócios já passaram ou estão passando pela transformação digital. Como consultor, você precisa se transformar digitalmente para melhorar seus negócios e entender melhor seus clientes.

Seja um pioneiro

Apesar de ser o campo que aconselha outras empresas a melhorar, a indústria de consultoria ainda está atrasada na área de automação. A implementação da automação em seu negócio o colocará à frente da concorrência, pois você será um dos primeiros a fazê-lo.

Em segundo lugar, você também será um bom exemplo para seus clientes.

Economize tempo e dinheiro

Uma das vantagens mais significativas da automação é que ela economiza o tempo gasto no trabalho manual. Como resultado, libera seu tempo para fazer um trabalho mais estratégico, ser mais criativo e conquistar mais clientes. Como resultado, você economiza dinheiro e, em última análise, aumenta sua receita.

Limitar o número de funcionários

As despesas gerais com pessoal são uma das despesas mais significativas que as empresas realizam. Reduzi-los leva a um aumento nos lucros. E é exatamente isso que a automação permite que você faça: reduza seu número de funcionários.

Melhore a experiência do cliente

Seu negócio de consultoria precisa de um ingrediente principal para ter sucesso – clientes. E a melhor maneira de reter clientes é proporcionando a eles uma experiência excepcional. A experiência do cliente (CX) tornou-se uma parte significativa da equação de sucesso para todos os negócios.

Fonte: SuperOffice

Uma experiência positiva também é essencial para obter novos clientes, pois incentiva referências de seus clientes atuais. Automatizar seu processo de consultoria é uma excelente maneira de garantir que você forneça experiências de alto nível ao cliente.

Melhor transparência do processo

A automação torna seus resultados mais quantificáveis. Ele permite que você e seus clientes entendam seus processos e meçam melhor os resultados. Isso se deve aos mecanismos de análise que ajudam a medir e relatar seus KPIs críticos.

Padronizar entregas

Padronizar suas entregas de consultoria é uma parte essencial para agilizar seus negócios e aumentar sua eficiência. A automação permite que você empacote melhor seus serviços e crie entregas padronizadas. Ambos ajudarão a minimizar o trabalho manual que geralmente envolve a personalização de pacotes e entregas. Também ajuda a acelerar o seu processo.

Escale seu negócio

Por causa do tempo economizado e do trabalho manual reduzido pela automação, o dimensionamento se torna mais fácil. A automação não apenas permite escalar ao aceitar mais clientes, mas também permite aumentar os pacotes e serviços que você oferece.

Aproveite seus dados para se estabelecer como um líder de pensamento

A coleta e análise de dados que vem com a automação é um divisor de águas para os consultores. Isso porque permite que você:

• Defina benchmarks do setor
• Compartilhe dados agregados na forma de relatórios do setor

Você pode aproveitar essas (e mais) vantagens de coleta de dados para se estabelecer como um líder de pensamento em sua vertical.

Como você pode ver, existem inúmeras razões pelas quais você deve adotar a automação em seu negócio de consultoria. A falha em automatizar o colocará em desvantagem competitiva.

7 passos para automatizar a consultoria de forma eficaz

Agora que você sabe a importância de automatizar o processo de consultoria, vamos começar com um exemplo e depois dar uma olhada nas sete etapas para ajudá-lo a fazer isso.

Então, vamos prepará-lo e dar uma olhada nas sete etapas para iniciar sua própria transformação digital.

1. Avalie sua necessidade de automação e identifique oportunidades

O primeiro passo para transformar digitalmente seu negócio de consultoria é avaliar sua necessidade de automação. Isso começa com a análise de cada etapa do seu processo de consultoria, incluindo:

• Analisando o que você está trabalhando atualmente
• Analisando a quantidade de tempo que você gasta em diferentes tarefas
• Analisando quais áreas podem ser melhoradas

Para identificar melhor os processos que você pode automatizar, verifique aqueles que são baseados em regras. São processos que seguem uma ordem lógica estrita e não requerem julgamento humano. Além disso, certifique-se de que esses processos estejam bem definidos e não mudem.

Ao analisar todos os seus processos sob esse prisma, fica mais fácil identificar processos e oportunidades de automação.

Agora, vamos dar uma olhada em como você pode configurar um plano de automação para sua empresa.

2. Elabore um plano de automação com base em sua experiência

Agora que você avaliou seu processo de negócios e identificou oportunidades de automação, precisa decidir como implementará a automação.

Você precisa elaborar um plano de automação com base em seus dados e experiência.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo nesta etapa:

Crie uma visão geral de quais partes do seu processo podem ser automatizadas

Para planejar melhor sua automação, você deve primeiro criar uma visão geral das partes do seu processo que podem ser automatizadas. Ajudaria se você também considerasse como:

• Eles estão conectados
• Eles se relacionam entre si
• Eles impactam e influenciam a experiência do cliente

Isso garante que suas sequências automatizadas sejam eficientes e resultem em uma boa jornada do cliente.

Faça um plano para cada etapa que você deseja automatizar

Depois de obter uma visão geral das partes do processo que você deseja automatizar, você precisa planejar como automatizá-las. Algumas dicas aqui incluem:

• Calcule o potencial de automação . Só porque você pode automatizar uma etapa específica do processo não significa que você deveria. Pese os benefícios de automatizá-la e considere se a automação terá impulso suficiente para valer a pena.
• Decida sobre o seu orçamento . As ferramentas de automação têm um preço. Considere se você tem orçamento para automatizar todos os aspectos que podem ser automatizados. Caso contrário, priorize aqueles que lhe darão o melhor retorno sobre o investimento (ROI).
• Defina as funcionalidades que você precisa (metodologia) . Definir as funcionalidades necessárias o ajudará a mapear um plano de como você implementará a automação para cada etapa.

3. Identifique as melhores ferramentas ou sistemas de automação para usar

Com um plano de automação implementado, agora você sabe o que vai automatizar e como. Agora é hora de identificar as ferramentas que o ajudarão a realizá-lo. Para fazer isso, analise uma coleção de ferramentas adequadas que cabem no seu orçamento. Depois de selecionar os melhores candidatos possíveis:

• Teste de seleção de tecnologia . Inscreva-se para testes gratuitos das ferramentas de seu interesse e teste-as completamente. Isso irá ajudá-lo a identificar aqueles que melhor se adequam à sua situação. Em caso de dúvida, agende uma chamada de demonstração com os melhores candidatos de software, para que você possa fazer perguntas mais aprofundadas.
• Selecione a(s) ferramenta(s) final(is) de automação . Quando seus testes estiverem concluídos, escolha sua seleção final de ferramentas. Certifique-se de que eles funcionem bem juntos e integrem-se às suas ferramentas atuais.
• Implemente ferramenta(s) em seu processo . Implemente suas novas ferramentas em seu processo de negócios e monitore seu desempenho.

Lembre-se, nem todas as ferramentas de automação são construídas da mesma forma. O sucesso do seu programa de automação depende de encontrar as ferramentas certas para o seu negócio.

4. Estabeleça um fluxo de trabalho de automação

A automação não é automática. Para trabalhar de forma eficaz, você deve estabelecer um fluxo de trabalho de automação que garanta que todas as partes do seu processo funcionem sem esforço em sincronia. Para isso, você deve começar definindo as atividades que serão automatizadas e aquelas que permanecerão manuais. Próximo:

Integre tarefas automatizadas e manuais para otimizar seu fluxo de trabalho

Certifique-se de que há uma continuação suave onde suas tarefas automatizadas e manuais se encontram. Quando eles estão em sincronia, isso resulta em um fluxo de trabalho otimizado.

Configure um procedimento acessível ao qual você (e sua equipe) possa recorrer

Crie um documento que descreva como você usará o novo processo de automação. Certifique-se de que todos em sua equipe saibam como usar as ferramentas de automação que você usará. Se necessário, invista em treinamento para ajudá-los a acelerar rapidamente.

Como as ferramentas às vezes podem falhar, você também precisa definir o procedimento para manter as coxas fluindo quando isso acontecer. Novamente, torne isso facilmente acessível para que todos em sua equipe saibam o que fazer.

5. Implemente o processo de automação

Com a base adequada agora estabelecida, é hora de implementar o processo de automação . Todo o trabalho duro foi feito nas fases de planejamento e tudo o que você precisa fazer agora é implantar suas ferramentas de automação. Depois de fazer isso:

Acompanhe de perto a implementação

Monitore as mudanças que a automação trouxe para o seu processo.

Atende suas expectativas?

Se isso acontecer, ótimo trabalho. Caso contrário, você precisará determinar as peças automatizadas com falha e por que elas não estão melhorando seu processo. Em seguida, avalie se essa parte realmente requer automação ou altere-a novamente para manual. Você também pode considerar o uso de uma ferramenta de automação diferente.

Comunique a mudança no fluxo de trabalho interna e externamente

Um aspecto crucial da implementação bem-sucedida do seu processo de automação é comunicar a mudança do fluxo de trabalho com todas as partes interessadas. Isso significa se comunicar com seus funcionários (internamente) e seus clientes (externa). Todos devem saber o que esperar para garantir uma transição suave.

6. Meça as mudanças e o desempenho

Depois que seu sistema automatizado estiver em execução por algum tempo, você precisa medir e ver se ele melhorou seu desempenho ou não.

Fonte: SweetProcess

Você precisa ter dados do seu processo totalmente manual para usar como referência para fazer isso. É aqui que você descobrirá uma das belezas da automação – rastreamento e relatórios automatizados. A maioria das ferramentas de automação vem com um painel de análise integrado para ajudá-lo a acompanhar suas métricas mais importantes. Como resultado, a coleta e análise de dados se tornam muito mais fáceis.

Para medir efetivamente o impacto da automação no seu negócio de consultoria, conforme as seguintes perguntas:

• Analise o desempenho de pré-automação e pós-automação. A automação ajudou a aumentar o desempenho e o número de entregas que você pode produzir?
• Pesquise seus clientes. Eles estão felizes com sua nova maneira de fazer as coisas?
• Verifique seu ROI. Existe um aumento devido à automação?

Se você responder sim às perguntas acima, sua automação atingiu seu objetivo.

7. Avaliar e mitigar riscos

Só porque você executou uma estratégia de transformação digital bem-sucedida não significa que você pode sentar-se sobre os louros e esperar o melhor. Grande como a tecnologia é, também é propensa a erros.

É por isso que você deve avaliar seu processo automatizado e identificar quaisquer riscos potenciais. Isso o ajudará a mitigar esses riscos e a implementar planos de contingência. Algumas dicas sobre como fazer isso incluem:

• Tome bastante tempo antes de avaliar . Os resultados da automação podem não aparecer imediatamente. Dê tempo suficiente antes de começar a comparar os resultados. Você precisará exercitar um pouco de paciência a esse respeito.
• Considere os resultados . Depois de avaliar os resultados, considere se eles são o que você esperava. A automação melhorou a eficiência? Deu-lhe oportunidades para escalar o seu negócio?
• Possível perda de personalização . Uma coisa que as pessoas valorizam na consulta é o toque pessoal. Considere se a mudança para um processo automatizado levou a uma perda na personalização.

Como você sabe, entrar em novas fronteiras sempre traz algum risco. Por isso, você deve sempre avaliar seu processo de automação e buscar fatores de risco. Isso ajudará a mitigá-los e garantir um fluxo suave de seus negócios.

Exemplo de automação

Para tornar isso mais tangível, vejamos um exemplo.

Uma das primeiras e mais importantes fases do negócio de consultoria é a captação de clientes. Para conseguir isso, você precisa convencer os clientes em potencial de que você é a melhor escolha.

Etapa 1: avalie sua necessidade de automação

Em sua primeira ligação com um novo cliente em potencial, você sempre faz mais ou menos a mesma série de perguntas, certo? Essas conversas podem ser bastante demoradas.

Etapa 2: elaborar um plano de automação com base em sua experiência

Você tem experiência suficiente para saber quais perguntas fazer e quais respostas você pode esperar. Assim, você pode oferecer aos seus clientes um questionário online (automação nº 1) que gera automaticamente um relatório de análise do cliente para você (automação nº 2) e um relatório para o cliente em potencial (automação nº 3).

Fonte: Survey Anyplace

Você terá uma visão geral imediata do que seu cliente em potencial está procurando, e o cliente em potencial receberá um resumo e recomendações primárias adaptadas ao seu problema, o que provará sua experiência e o convencerá a selecioná-lo para o projeto.

Etapa 3: identificar as melhores ferramentas de automação

Você terá que dedicar tempo e esforço consideráveis ​​para criar um bom questionário e vincular um relatório personalizado a ele. Encontre o software de avaliação certo para o seu plano de automação.

Etapa 4: estabeleça um fluxo de trabalho de automação

Nem todas as atividades nesta fase devem ser cobertas pela avaliação ou pelo relatório. Certifique-se de definir onde você prefere o contato humano sobre a automação para criar uma conversa equilibrada com o prospect ou cliente.

Etapa 5: implementar o processo de automação

Se você encontrou um software de avaliação para criar uma avaliação das necessidades do cliente e um relatório personalizado em um aplicativo, você pode começar com a implementação. Comunique seus métodos claramente aos seus clientes em potencial, para que eles saibam o que esperar.

Etapa 6: medir as mudanças e o desempenho

Você está conseguindo mais clientes em um ritmo mais rápido, agora que automatizou essa parte do processo? Os clientes estão dando feedback positivo sobre seus relatórios personalizados? Existe um ganho de eficiência: você tem mais tempo para o trabalho estratégico?

Etapa 7: avaliar e mitigar riscos

Não tenha medo de reavaliar se seus resultados não forem os esperados. Há algum risco que você não levou em consideração? Peça feedback à sua equipe e clientes. Volte para os processos manuais onde a automação não provou ser eficaz.

Pré-requisitos para automatizar a consultoria

Ao considerar como automatizar a consultoria, é fácil pensar que você pode automatizar todos os processos. Também é tentador pensar que todo tipo de empresa de consultoria pode se beneficiar de qualquer tipo de automação.

Ambos os cenários não são verdadeiros.

Você precisa considerar cuidadosamente seu tipo de negócio de consultoria e os pré-requisitos necessários para automação. Claro, o principal é que você precisa estar pronto para a automação. Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a saber se você é:

• Seus processos estão claramente definidos e padronizados?
• Você tem os recursos (tempo, financeiros e humanos) para implementar mudanças tão invasivas?
• Sua empresa é estável o suficiente para realizar uma transformação digital?
• Seus clientes estão prontos para a automação?

Se você responder sim ao acima, você definitivamente está pronto para mudar para processos automatizados.

Benefícios e desafios de automatizar o processo de consultoria

Analisamos a importância de automatizar seu negócio de consultoria e como saber se você está pronto para a mudança. Antes de encerrarmos, vamos analisar rapidamente os benefícios e desafios de automatizar o processo de consultoria.

Benefícios de automatizar a consultoria

Vamos começar com os benefícios da automação. Aqui estão os nossos três principais:

• Escalar sem aumentar o número de funcionários. Este é provavelmente o maior benefício que você obtém da automação. Com tantas tarefas manuais executadas com eficiência e rapidez, você terá mais largura de banda para crescimento sem precisar adicionar novos membros à equipe.
• Provando sua maturidade digital. Estando na era digital, seus clientes provavelmente já adotaram o 4IR. Assim, quando procuram um consultor para ajudar em seus negócios, confiam em alguém que mudou com os tempos. É por isso que provar sua maturidade digital é um aspecto essencial para ganhar a confiança de seus clientes potenciais.
• Fluxos de trabalho padronizados. Padronizar seu fluxo de trabalho permite que você defina expectativas claras para seus clientes. Isso torna mais fácil para você pintar uma imagem dos resultados que seu cliente receberá. Também ajuda você a aproveitar os depoimentos de clientes para se promover, pois você pode apresentar com confiança os mesmos resultados para seus clientes em potencial.

Desafios da automação de consultoria

Embora a automação tenha muitos benefícios, ela também apresenta alguns desafios. Aqui estão os mais significativos:

• Manter um relacionamento pessoal com os clientes. Interagir com os clientes individualmente é um aspecto essencial para administrar um negócio de consultoria bem-sucedido. Para garantir que você não perca esse ingrediente essencial, planeje deliberadamente os momentos que o ajudarão a manter relacionamentos pessoais com seus clientes.
• Perda do toque humano. Um perigo de automatizar o processo de consultoria é a perda do toque humano. No entanto, isso geralmente é o resultado da implementação errada da automação. Você pode perder o toque humano se não personalizar suas interações automatizadas com os clientes.
• Processos complexos podem exigir automação avançada. Quando você está em um campo complexo, seus processos tendem a ser mais complicados. Isso exigirá automação avançada, o que resultará em um custo de automação mais alto.

Sua consultoria de automação está completa

Se você está se perguntando como automatizar o processo de consultoria, esperamos que este artigo tenha ajudado. Lembre-se, automatizar o processo de consultoria tem vários benefícios, sendo os principais: agilizar seus processos e aumentar a eficiência, permitindo escalar facilmente sem aumentar seu quadro de funcionários, padronizando seus fluxos de trabalho e entregas.

É por isso que, se você ainda não o fez, deve avaliar seus processos e considerar automatizar algumas de suas tarefas repetitivas. A automação resultará em mais clientes e aumentará sua receita. Então sim. Automatizar o processo de consultoria definitivamente vale o investimento.