Comment automatiser le processus de conseil en 7 étapes

En tant que consultant, vous souhaitez vous démarquer en offrant à chaque client des conseils personnalisés à chaque étape du processus. Donner des conseils professionnels à un niveau personnel s'accompagne de nombreux défis, comme un manque de temps et de ressources, ce qui entraîne un problème d'inefficacité.

Construire et maintenir une relation personnelle avec votre client tout au long du projet prend du temps. Plus vous passez de temps sur un client, moins vous pouvez entreprendre de projets.

La grande question est donc : la personnalisation et l'automatisation peuvent-elles aller de pair ?

Découvrons-le.

Qu'est-ce qu'un processus de conseil automatisé ?

L'automatisation a aidé de nombreuses industries à rationaliser leurs processus, à devenir plus efficaces et à générer plus de revenus. L'industrie du conseil ne devrait pas être différente.

L'automatisation du processus de conseil consiste à tirer parti de la technologie pour prendre en charge des tâches répétitives et banales. La réduction de l'intervention humaine permet de réduire les erreurs, d'augmenter la vitesse et de vous permettre de faire évoluer votre activité de conseil.

L'un des avantages les plus importants de l'automatisation est qu'elle permet d'accélérer le processus de collecte de données. Et en tant que consultant, les données sont l'épine dorsale de votre entreprise.

Pour commencer à automatiser le processus de conseil, vous devez analyser les processus métier de votre client et suivre ces étapes :

Comprendre les processus existants

Auditez les processus d'affaires existants de votre client. Cela vous permettra de voir les inefficacités du processus que vous pouvez améliorer avec l'automatisation.

Définir la maturité de l'entreprise de votre client

À l'aide d'une évaluation de la maturité , évaluez la maturité de l'entreprise de votre client dans divers domaines. Cela vous permettra de mieux comprendre où ils se trouvent et les étapes nécessaires pour faire passer leur entreprise au niveau supérieur.

Source : Enquête n'importe où

Identifier les points douloureux et les défis

Pour mieux servir vos clients, vous devez comprendre clairement leurs points faibles et leurs défis. Vous pouvez utiliser un logiciel d'évaluation des besoins ou d'enquête pour recueillir ces informations - une étape que vous pouvez facilement automatiser.

Suggérer des améliorations dans leur cadre spécifique

Une fois que vous avez les informations des trois premières étapes, vous pouvez générer un rapport avec vos conclusions et recommandations.

Source : Enquête n'importe où

Vous pouvez également automatiser vos activités de reporting.

Mise en œuvre de vos conseils

Maintenant, il est temps de mettre en œuvre vos conseils. Selon la complexité de l'industrie, vous pouvez vous attendre à être pratique dans certains aspects de la mise en œuvre. Définissez les étapes que vous souhaitez suivre avec votre client. Cette partie sera principalement un processus manuel.

Suivi

Une fois que votre client a mis en œuvre vos conseils, suivez les effets. Votre suivi doit inclure l'évaluation du nouveau processus et des résultats obtenus. Cela implique également d'évaluer si le client (ou son équipe) trouve le nouveau processus plus facile ou plus compliqué.

Amélioration continue du processus

En tant qu'entité vivante, l'entreprise de votre client évoluera continuellement. Si vous faites du bon travail, vous devrez évaluer et améliorer les processus en permanence.

La plupart des étapes ci-dessus peuvent être automatisées, ce qui vous aide à éliminer le travail manuel.

Pourquoi automatiser le processus de conseil ?

Je pense que vous avez déjà compris mon point. L'automatisation de votre processus de conseil est possible à différentes phases de vos projets. Voyons cela d'un point de vue commercial. Vous voulez vous démarquer des autres consultants, non ?

Le conseil est l'une des industries qui prospèrent grâce aux interactions individuelles avec les clients.

Cela ne signifie-t-il pas que l'automatisation fera plus de mal que de bien ? Ne perdrez-vous pas des clients parce que vous aurez moins de contacts personnels avec chaque client ?

Pas du tout. Examinons quelques raisons pour lesquelles l'automatisation du processus de conseil est nécessaire.

Suivez la tendance de la transformation numérique

La quatrième révolution industrielle (4RI) bat son plein et chaque industrie et entreprise a déjà subi ou est en train de subir une transformation numérique. En tant que consultant, vous devez vous transformer numériquement pour améliorer votre entreprise et mieux comprendre vos clients.

Soyez un pionnier

En dépit d'être le domaine qui conseille aux autres entreprises de s'améliorer, l'industrie du conseil est toujours à la traîne dans le domaine de l'automatisation. La mise en œuvre de l'automatisation dans votre entreprise vous donnera une longueur d'avance sur la concurrence, car vous serez l'un des premiers à le faire.

Deuxièmement, vous donnerez également le bon exemple à vos clients.

Gagnez du temps et de l'argent

L'un des avantages les plus importants de l'automatisation est qu'elle vous permet de gagner du temps lors de travaux manuels. En conséquence, cela vous libère du temps pour effectuer un travail plus stratégique, être plus créatif et prendre plus de clients. En conséquence, vous économisez de l'argent et, en fin de compte, augmentez vos revenus.

Limiter les effectifs

Les frais généraux de personnel sont l'une des dépenses les plus importantes engagées par les entreprises. Leur réduction entraîne une augmentation des profits. Et c'est exactement ce que l'automatisation vous permet de faire : réduire vos effectifs.

Améliorer l'expérience client

Votre entreprise de conseil a besoin d'un ingrédient principal pour réussir : les clients. Et la meilleure façon de fidéliser les clients est de leur offrir une expérience exceptionnelle. L'expérience client (CX) est devenue un élément important de l'équation du succès pour chaque entreprise.

La source: SuperOffice

Une expérience positive est également essentielle pour attirer de nouveaux clients, car elle encourage les références de vos clients actuels. L'automatisation de votre processus de conseil est un excellent moyen de vous assurer d'offrir une expérience client de premier ordre.

Meilleure transparence des processus

L'automatisation rend vos résultats plus quantifiables. Il vous permet, à vous et à vos clients, de comprendre vos processus et de mieux mesurer les résultats. C'est grâce aux moteurs d'analyse qui aident à mesurer et à rapporter vos KPI critiques.

Standardiser les livrables

La standardisation de vos livrables de conseil est un élément essentiel de la rationalisation de votre entreprise et de l'augmentation de votre efficacité. L'automatisation vous permet de mieux regrouper vos services et de créer des livrables standardisés. Les deux contribueront à minimiser le travail manuel généralement nécessaire à la personnalisation des packages et des livrables. Cela permet également d'accélérer votre processus.

Développez votre entreprise

En raison du temps gagné et du travail manuel réduit par l'automatisation, la mise à l'échelle devient plus facile. Non seulement l'automatisation vous permet d'évoluer en prenant plus de clients, mais elle vous permet également d'augmenter les forfaits et les services que vous proposez.

Exploitez vos données pour vous établir en tant que leader d'opinion

La collecte et l'analyse de données qui accompagnent l'automatisation changent la donne pour les consultants. C'est parce qu'il vous permet de :

• Établir des références de l'industrie
• Partagez des données agrégées sous la forme de rapports sectoriels

Vous pouvez tirer parti de ces avantages (et bien d'autres) de la collecte de données pour vous établir en tant que leader d'opinion dans votre secteur.

Comme vous pouvez le constater, il existe d'innombrables raisons pour lesquelles vous devriez adopter l'automatisation dans votre activité de conseil. Si vous ne parvenez pas à automatiser, vous serez désavantagé par rapport à la concurrence.

7 étapes pour automatiser efficacement le conseil

Maintenant que vous connaissez l'importance d'automatiser le processus de conseil, commençons par un exemple, puis examinons les sept étapes pour vous aider à le faire.

Alors préparons-nous et examinons les sept étapes pour démarrer votre propre transformation numérique.

1. Évaluez votre besoin d'automatisation et identifiez les opportunités

La première étape de la transformation numérique de votre activité de conseil consiste à évaluer votre besoin d'automatisation. Cela commence par l'analyse de chaque étape de votre processus de conseil, y compris :

• Analyser ce que vous travaillez actuellement
• Analyser le temps que vous passez sur différentes tâches
• Analyser les domaines qui peuvent être améliorés

Pour mieux identifier les processus que vous pouvez automatiser, recherchez ceux qui sont basés sur des règles. Ce sont des processus qui suivent un ordre logique strict et ne nécessitent pas de jugement humain. Assurez-vous également que ces processus sont bien définis et ne changent pas.

En analysant tous vos processus sous cet angle, il devient plus facile d'identifier les processus d'automatisation et les opportunités.

Voyons maintenant comment vous pouvez mettre en place un plan d'automatisation pour votre entreprise.

2. Élaborez un plan d'automatisation basé sur votre expertise

Maintenant que vous avez évalué votre processus métier et identifié les opportunités d'automatisation, vous devez décider comment vous allez mettre en œuvre l'automatisation.

Vous devez élaborer un plan d'automatisation basé sur vos données et votre expertise.

Voici quelques conseils pour vous aider dans cette étape :

Créez un aperçu des parties de votre processus qui peuvent être automatisées

Pour mieux planifier votre automatisation, vous devez d'abord créer un aperçu des parties de votre processus qui peuvent être automatisées. Il serait utile que vous considériez également comment :

• Ils sont connectés
• Ils se rapportent les uns aux autres
• Ils impactent et influencent l'expérience client

Cela garantit que vos séquences automatisées sont efficaces et se traduisent par un bon parcours client.

Faites un plan pour chaque étape que vous souhaitez automatiser

Après avoir obtenu un aperçu des parties du processus que vous souhaitez automatiser, vous devez planifier comment les automatiser. Voici quelques conseils :

• Calculer le potentiel d'automatisation . Ce n'est pas parce que vous pouvez automatiser une étape particulière du processus que vous devriez le faire. Pesez les avantages de l'automatisation et demandez-vous si l'automatisation aura suffisamment d'élan pour en valoir la peine.
• Décidez de votre budget . Les outils d'automatisation ont un prix. Considérez si vous avez le budget pour automatiser tous les aspects qui peuvent être automatisés. Si ce n'est pas le cas, priorisez ceux qui vous offriront le meilleur retour sur investissement (ROI).
• Définir les fonctionnalités dont vous avez besoin (méthodologie) . Définir les fonctionnalités dont vous avez besoin vous aidera à tracer un plan de la façon dont vous allez mettre en œuvre l'automatisation pour chaque étape.

3. Identifier les meilleurs outils ou systèmes d'automatisation à utiliser

Avec un plan d'automatisation en place, vous savez maintenant ce que vous allez automatiser et comment. Il est maintenant temps d'identifier les outils qui vous aideront à y parvenir. Pour ce faire, analysez une collection d'outils appropriés qui correspondent à votre budget. Une fois que vous avez présélectionné les meilleurs candidats possibles :

• Tester la sélection de la technologie . Inscrivez-vous pour des essais gratuits des outils qui vous intéressent et testez-les minutieusement. Cela vous aidera à identifier ceux qui conviennent le mieux à votre situation. En cas de doute, planifiez un appel de démonstration avec les meilleurs logiciels candidats, afin de pouvoir poser des questions plus approfondies.
• Sélectionnez le ou les outils d'automatisation finaux . Une fois vos tests terminés, choisissez votre sélection finale d'outils. Assurez-vous qu'ils fonctionnent bien ensemble et s'intègrent à vos outils actuels.
• Mettre en œuvre des outils dans votre processus . Implémentez vos nouveaux outils dans votre processus métier et surveillez leurs performances.

N'oubliez pas que tous les outils d'automatisation ne sont pas construits de la même manière. Le succès de votre programme d'automatisation dépend de la recherche des bons outils pour votre entreprise.

4. Établir un workflow d'automatisation

L'automatisation n'est pas automatique. Pour travailler efficacement, vous devez établir un flux de travail d'automatisation qui garantit que tous les éléments de votre processus fonctionnent sans effort en synchronisation. Pour cela, vous devez commencer par définir les activités qui seront automatisées et celles qui resteront manuelles. Prochain:

Intégrez des tâches automatisées et manuelles pour optimiser votre flux de travail

Assurez-vous qu'il y a une continuité fluide là où vos tâches automatisées et manuelles se rencontrent. Lorsque ceux-ci sont synchronisés, il en résulte un flux de travail optimisé.

Établissez une procédure accessible sur laquelle vous (et votre équipe) pouvez vous appuyer

Créez un document décrivant comment vous utiliserez le nouveau processus d'automatisation. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe savent comment utiliser les outils d'automatisation que vous utiliserez. Si nécessaire, investissez dans la formation pour les aider à accélérer rapidement.

Parce que les outils peuvent parfois échouer, vous devez également définir la procédure pour garder les cuisses fluides lorsque cela se produit. Encore une fois, rendez-le facilement accessible afin que tous les membres de votre équipe sachent quoi faire.

5. Mettre en œuvre le processus d'automatisation

Maintenant que les bases appropriées sont posées, il est temps de mettre en œuvre le processus d'automatisation . Tout le travail acharné a été fait dans les phases de planification, et il ne vous reste plus qu'à déployer vos outils d'automatisation. Une fois que vous avez fait cela :

Suivre de près la mise en œuvre

Surveillez les changements que l'automatisation a apportés à votre processus.

Répond-il à vos attentes ?

Si c'est le cas, excellent travail. Si ce n'est pas le cas, vous devrez déterminer les pièces automatisées en cause et pourquoi elles n'améliorent pas votre processus. Ensuite, évaluez si cette partie nécessite vraiment une automatisation ou si vous la remettez en mode manuel. Vous pouvez également envisager d'utiliser un autre outil d'automatisation.

Communiquer le changement de flux de travail en interne et en externe

Un aspect crucial de la réussite de la mise en œuvre de votre processus d'automatisation consiste à communiquer le changement de flux de travail à toutes les parties prenantes. Cela signifie communiquer avec vos employés (en interne) et vos clients (en externe). Tout le monde doit savoir à quoi s'attendre pour assurer une transition en douceur.

6. Mesurer les changements et les performances

Une fois que votre système automatisé a fonctionné pendant un certain temps, vous devez mesurer et voir s'il a amélioré ou non vos performances.

Source : SweetProcess

Vous devez disposer des données de votre processus entièrement manuel à utiliser comme référence pour ce faire. C'est là que vous découvrirez l'une des beautés de l'automatisation : le suivi et les rapports automatisés. La plupart des outils d'automatisation sont livrés avec un tableau de bord d'analyse intégré pour vous aider à suivre vos métriques les plus importantes. En conséquence, la collecte et l'analyse des données deviennent beaucoup plus faciles.

Pour mesurer efficacement l'impact de l'automatisation sur votre activité de conseil, posez les questions suivantes :

• Analysez les performances avant et après l'automatisation. L'automatisation a-t-elle contribué à augmenter les performances et le nombre de livrables que vous pouvez produire ?
• Sondez vos clients. Sont-ils satisfaits de votre nouvelle façon de faire les choses ?
• Vérifiez votre retour sur investissement. Y a-t-il une augmentation due à l'automatisation ?

Si vous répondez oui aux questions ci-dessus, votre automatisation a atteint son objectif.

7. Évaluer et atténuer les risques

Ce n'est pas parce que vous avez réussi une stratégie de transformation numérique que vous pouvez vous asseoir sur vos lauriers et vous attendre au meilleur. Aussi géniale que soit la technologie, elle est également sujette aux erreurs.

C'est pourquoi vous devez évaluer votre processus automatisé et identifier les risques potentiels. Cela vous aidera à atténuer ces risques et à mettre en place des plans d'urgence. Voici quelques conseils pour y parvenir :

• Prenez suffisamment de temps avant d'évaluer . Les résultats de l'automatisation peuvent ne pas s'afficher immédiatement. Donnez-lui suffisamment de temps avant de commencer à comparer les résultats. Vous devrez faire preuve d'un peu de patience à cet égard.
• Considérez les résultats . Une fois que vous avez évalué les résultats, demandez-vous s'ils correspondent à vos attentes. L'automatisation a-t-elle amélioré l'efficacité ? Cela vous a-t-il donné des opportunités de faire évoluer votre entreprise ?
• Possible perte de personnalisation . Une chose que les gens apprécient en consultation est la touche personnelle. Déterminez si le passage à un processus automatisé a entraîné une perte de personnalisation.

Comme vous le savez, franchir de nouvelles frontières comporte toujours des risques. C'est pourquoi vous devez toujours évaluer votre processus d'automatisation et rechercher les facteurs de risque. Cela contribuera à les atténuer et à assurer la fluidité de votre activité.

Exemple d'automatisation

Afin de rendre cela plus tangible, regardons un exemple.

L'une des premières et des plus importantes phases de l'activité de conseil consiste à obtenir des clients. Pour y parvenir, vous devez convaincre les prospects que vous êtes le meilleur choix.

Étape 1 : Évaluez votre besoin d'automatisation

Lors de votre premier appel avec un nouveau prospect, vous posez toujours plus ou moins la même série de questions, n'est-ce pas ? Ces conversations peuvent prendre beaucoup de temps.

Étape 2 : Élaboration d'un plan d'automatisation basé sur votre expertise

Vous avez suffisamment d'expérience pour savoir quelles questions poser et à quelles réponses vous pouvez vous attendre. Ainsi, vous pouvez proposer à vos clients un questionnaire en ligne (automatisation #1) qui génère automatiquement pour vous un rapport d'analyse client (automatisation #2), et un rapport pour le prospect (automatisation #3).

Source : Enquête n'importe où

Vous aurez un aperçu immédiat de ce que recherche votre prospect, et celui-ci recevra un résumé et des recommandations principales adaptées à sa problématique, qui prouveront votre expertise et le convaincront de vous sélectionner pour son projet.

Étape 3 : Identifier les meilleurs outils d'automatisation

Vous devrez consacrer beaucoup de temps et d'efforts à créer un bon questionnaire et à y associer un rapport personnalisé. Trouvez le bon logiciel d'évaluation pour votre plan d'automatisation.

Étape 4 : Établir un workflow d'automatisation

Toutes les activités de cette phase ne doivent pas être couvertes par l'évaluation ou le rapport. Assurez-vous de définir où vous préférez le contact humain plutôt que l'automatisation pour créer une conversation équilibrée avec le prospect ou le client.

Étape 5 : Mettre en œuvre le processus d'automatisation

Si vous avez trouvé un logiciel d'évaluation pour créer une évaluation des besoins du client et un rapport personnalisé dans une seule application, vous pouvez commencer par la mise en œuvre. Communiquez clairement vos méthodes à vos prospects, afin qu'ils sachent à quoi s'attendre.

Étape 6 : Mesurez les changements et les performances

Obtenez-vous plus de clients à un rythme plus rapide, maintenant que vous avez automatisé cette partie du processus ? Les clients vous donnent-ils des commentaires positifs sur vos rapports personnalisés ? Y a-t-il un gain d'efficacité : avez-vous plus de temps pour le travail stratégique ?

Étape 7 : Évaluer et atténuer les risques

N'ayez pas peur de réévaluer si vos résultats ne sont pas ceux attendus. Y a-t-il des risques que vous n'avez pas pris en compte ? Demandez à votre équipe et à vos clients des commentaires. Revenez aux processus manuels là où l'automatisation ne s'est pas avérée efficace.

Prérequis de l'automatisation du conseil

Lorsque vous réfléchissez à la manière d'automatiser le conseil, il est facile de penser que vous pouvez automatiser chaque processus. Il est également tentant de penser que chaque type d'entreprise de conseil peut bénéficier de n'importe quel type d'automatisation.

Les deux scénarios ne sont pas vrais.

Vous devez examiner attentivement votre type d'activité de conseil et les conditions préalables requises pour l'automatisation. Bien sûr, le principal est que vous devez être prêt pour l'automatisation. Voici quelques questions pour vous aider à savoir si vous êtes :

• Vos processus sont-ils clairement définis et standardisés ?
• Avez-vous les ressources (temps, financières et humaines) pour mettre en œuvre des changements aussi invasifs ?
• Votre entreprise est-elle suffisamment stable pour mener à bien une transformation numérique ?
• Vos clients sont-ils prêts pour l'automatisation ?

Si vous répondez oui à ce qui précède, vous êtes définitivement prêt à passer à des processus automatisés.

Avantages et défis de l'automatisation du processus de conseil

Nous avons examiné l'importance d'automatiser votre activité de conseil et comment savoir si vous êtes prêt pour le changement. Avant de conclure, examinons rapidement les avantages et les défis de l'automatisation du processus de conseil.

Avantages de l'automatisation du conseil

Commençons par les avantages de l'automatisation. Voici nos trois premiers :

• Évoluer sans augmenter les effectifs. C'est probablement le plus grand avantage que vous obtenez de l'automatisation. Avec autant de tâches manuelles prises en charge efficacement et rapidement, vous aurez plus de bande passante pour la croissance sans avoir besoin d'ajouter de nouveaux membres à l'équipe.
• Prouver votre maturité numérique. Étant à l'ère numérique, vos clients ont probablement déjà adopté la 4IR. Ainsi, lorsqu'ils recherchent un consultant pour les aider dans leur entreprise, ils font confiance à celui qui a évolué avec son temps. C'est pourquoi prouver votre maturité digitale est un aspect essentiel pour gagner la confiance de vos prospects.
• Flux de travail standardisés. La standardisation de votre flux de travail vous permet de définir des attentes claires pour vos clients. Cela vous permet de brosser plus facilement un tableau des résultats que votre client recevra. Cela vous aide également à tirer parti des témoignages de clients pour vous commercialiser, car vous pouvez présenter en toute confiance les mêmes résultats à vos prospects.

Les défis de l'automatisation du conseil

Bien que l'automatisation présente de nombreux avantages, elle présente également certains défis. Voici les plus significatifs :

• Entretenir une relation personnelle avec les clients. L'interaction avec les clients 1-on-1 est un aspect essentiel de la gestion d'une entreprise de conseil réussie. Pour vous assurer de ne pas perdre cet ingrédient essentiel, planifiez délibérément des moments qui vous aideront à maintenir des relations personnelles avec vos clients.
• Perte de contact humain. L'un des dangers de l'automatisation du processus de conseil est la perte du contact humain. Cependant, cela est généralement le résultat d'une mauvaise mise en œuvre de l'automatisation. Vous pouvez perdre le contact humain si vous ne parvenez pas à personnaliser vos interactions automatisées avec les clients.
• Les processus complexes peuvent nécessiter une automatisation avancée. Lorsque vous êtes dans un domaine complexe, vos processus sont forcément plus compliqués. Cela nécessitera une automatisation avancée, ce qui entraînera un coût d'automatisation plus élevé.

Votre consultation en automatisation est terminée

Si vous vous demandez comment automatiser le processus de conseil, nous espérons que cet article vous a aidé. N'oubliez pas que l'automatisation du processus de conseil présente plusieurs avantages, dont les principaux sont : la rationalisation de vos processus et l'augmentation de l'efficacité, vous permettant d'évoluer facilement sans augmenter vos effectifs, la standardisation de vos flux de travail et de vos livrables.

C'est pourquoi, si vous ne l'avez pas encore fait, vous devez évaluer vos processus et envisager d'automatiser certaines de vos tâches répétitives. L'automatisation se traduira par plus de clients et augmentera vos revenus. Donc oui. L'automatisation du processus de conseil vaut vraiment l'investissement.