직원 문서 관리: 회사 기록 정리

인사 부서에는 민감한 정보가 포함된 복잡한 문서가 있는 경우가 많습니다.

이러한 파일은 직원 기록으로 가득 찬 파일 캐비닛 내부에서 정리되지 않을 수 있습니다. 또는 직원 문서 관리 시스템 덕분에 안전하고 안전하게 잘 정리된 상태로 보관할 수 있습니다.

를 통한 효과적인 직원 문서 관리   HR 서비스 제공 소프트웨어   모든 직원 데이터를 쉽게 검색, 저장 및 관리할 수 있습니다. 이렇게 하면 파일이나 직원 기록에 액세스해야 하는 경우 끝없는 양의 서류 작업을 샅샅이 뒤지지 않고 빠르게 찾을 수 있습니다.

직원 문서 관리를 설정하는 방법

필요한 단계를 알면 직원 문서 관리 전략을 쉽게 만들 수 있습니다. 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 필요한 서류 결정

먼저 비즈니스에서 수집하는 파일과 기록을 확인합니다. 문서는 일반적으로 부서에서 처리하는 HR 기능과 관련이 있습니다.

2. 접근 제한 정의

일부 HR 문서는 기밀이거나 특정 직원에 대한 액세스를 제한해야 합니다. 파일을 구성할 때 액세스 요구 사항을 정의해야 합니다.

기록에 대한 액세스를 제어하려면 모든 직원, 관리자 또는 HR 부서만 문서에 액세스해야 하는지 여부를 고려하십시오. 또한 이러한 사람들이 해당 파일을 필요로 하는 시기와 빈도에 따라 권한을 결정할 수도 있습니다. 또한 이러한 개인이 이러한 특정 문서에 액세스할 수 있는 방법을 고려하십시오.

3. 정보의 만료 확인

바쁜 HR 전문가로서 한 번만 문서를 만들고 끝낼 수 있으면 도움이 됩니다.

때때로 이러한 파일 내의 데이터에 만료 날짜가 있기 때문에 일반적으로 그렇지 않습니다. 또한 문서가 무효가 되기 전에 특정 기간 동안 문서를 보관하는 것이 인사팀에 달려 있는 경우도 있습니다. 직원 문서 관리를 설정할 때 만료 날짜가 있는 파일을 살펴보고 만료 날짜에 대한 미리 알림을 설정하는 것을 고려하십시오. 사례 관리는 또한 특정 문제의 시작과 끝을 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

4. 보안 수준 결정

문서 관리 프로세스를 간소화하면서 일부 레코드에는 다른 레코드보다 더 많은 보안과 보호가 필요하다는 것을 알게 될 것입니다. 예를 들어, 직원 파일 폴더와 별도로 보관해야 하는 의료 및 장애 정보와 같이 이러한 파일의 일부 정보는 법으로 보호될 수 있습니다.

또한 문서가 만료되었거나 더 이상 조직에서 보관할 필요가 없는 경우 어떻게 폐기할 수 있습니까? 오래된 교육 문서와 같은 일부 파일은 그냥 버릴 수 있습니다. 과거 또는 현재 직원에 대한 개인 정보가 포함된 것은 파쇄되어야 합니다.

5. 파일 저장 및 보관 계획 수립

파일에 필요한 보안을 더 잘 이해하면 파일 관리를 진행할 수 있습니다. 어떤 파일이 종이 사본으로 남을지(최종적으로 파쇄해야 할 파일과 같이) 어떤 파일이 디지털로 저장될지 결정하고 싶을 것입니다. 완전히 종이를 사용하지 않을 수 있다면 이것이 가장 쉬운 옵션이 될 수 있습니다.

그런 다음 파일을 그룹화하는 방법을 결정할 수 있습니다. 예를 들어 직원은 보험이나 세금에 대한 주요 정보가 있는 리소스 라이브러리에 액세스할 수 있고 관리자와 팀장은 직원 기록에 액세스할 수 있습니다.

6. 소프트웨어 활용

조직에서 적절한 HR 서비스 제공 소프트웨어를 찾는 데 시간이 걸리면 이 도구를 활용하여 직원 문서 관리를 단순화하기 쉽습니다. 필요한 모든 파일이 한 곳에 있으므로 가장 필요한 레코드에 대한 매개변수, 제한 및 보안 설정을 쉽게 설정할 수 있습니다.

직원 문서 관리 시스템의 이점

조직이나 산업에 관계없이 HR 팀 내에서 직원 문서 관리 시스템을 구현하면 많은 이점이 있습니다.

규정 준수

HR 파일용 문서 관리 시스템의 주요 이점 중 하나는 조직이 보안을 유지하고 규정을 준수할 수 있다는 것입니다. 이러한 시스템을 통해 인사팀은 어떤 문서가 파일에 있거나 누락되었거나 오래되었거나 규정을 준수하는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 포괄적인 문서 저장 시스템을 보유하면 조직이 모든 관련 요구 사항을 준수할 수 있습니다.

법적 보호

전반적인 비즈니스 요구 사항에 관해서는 항상 법률의 제약을 벗어나지 않기를 원합니다. 고용주가 특정 직원 기록을 저장하도록 요구하는 수많은 연방법에서 직원 문서 관리와 함께 소프트웨어를 활용하는 것은 절대적으로 필요합니다. 이러한 연방 요구 사항 외에도 특정 소송, 규제 감사 및 문의, 직원 불만 사항에 답변하기 위해 직원 문서에 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다.

예를 들어 직원이 조직에 대해 차별 불만을 제기하는 경우 HR은 과거 성과 평가, 보상 데이터 및 출석 기록을 참조해야 할 것입니다. 불만 사항이 법적 조사로 바뀌고 평등 고용 기회 위원회(EEOC)와 관련된 경우 HR 팀은 이러한 기록을 활용하여 조직을 소송으로부터 보호할 수 있습니다.

보안 및 개인 정보 보호 유지

특정 직원 기록은 안전하게 저장해야 하는 반면 다른 기록은 특정 보존 기간이 있으므로 이러한 모든 기록을 한 곳에 보관하는 것이 가장 좋습니다. 고용주는 법적으로 의료 정보, 장애에 대한 세부 정보, 사회 보장 번호 및 기타 개인 정보와 관련된 파일과 같은 민감한 직원 데이터를 보호해야 합니다.

직원 문서 관리 시스템을 갖추면 이러한 법적 요구 사항을 충족하는 보안 프로토콜을 갖게 됩니다.

HR 생산성 향상
HR 부서는 문서를 쉽게 검색하고 직원 파일 일관성을 개선할 수 있을 때 생산성이 더 높아집니다. 정리되지 않은 문서로 가득 찬 서류 캐비넷이나 상자를 검색하는 시간을 줄이고 관리와 같은 일상적인 역할을 수행하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.   직원 관계.

예를 들어 내부 이동 또는 재배치와 같은 직원 작업을 관리하는 데 드는 시간과 노력을 상상해 보십시오. 모든 파일이 한 곳에 있는지 확인하면 이동 관리 프로세스를 훨씬 더 간단하게 만들 수 있습니다.

워크플로 개선

종이 파일을 전자 문서로 변환하는 프로세스를 자동화하면 HR 부서는 물론 다른 관리자 및 최고위 경영진의 워크플로가 향상됩니다. 중요한 직원 기록이 필요할 때나 변경해야 할 때   복리후생 관리   정책에 따라 신속하고 효율적으로 수행할 수 있습니다.

HR 팀 및 기타 관리자의 워크플로를 개선하는 것 외에도 이러한 파일을 클라우드 기반 문서 관리 시스템에 안전하게 정리 및 저장하면 직원이 HR 팀에 도움을 요청할 필요 없이 필요한 문서에 쉽게 액세스할 수 있습니다. .

직원 문서 관리 시스템의 과제

반면에 직원 문서 관리 시스템을 구현하는 데는 몇 가지 어려움이 따릅니다. 주요 과제 중 하나는 처음으로 새로운 프로세스를 활용하는 것과 함께 진행되는 교육 프로세스입니다. 이 새로운 소프트웨어에 투자하는 것 외에도 규정을 준수하고 안전한 방식으로 사용하는 방법에 대해 직원을 교육하는 데 시간과 노력을 투자해야 합니다.

비즈니스에서 선택하는 도구에 따라 종이 파일에서 종이 없는 파일로 전환하는 데 시간이 걸릴 수도 있습니다. 익숙해지는 데 시간이 걸리고 혜택을 누리기 전에 완전히 증가해야 합니다.

디지털 작업 공간으로의 이동

중요한 직원 파일을 찾는 데 시간을 낭비하지 말고 직원 문서 관리를 활용하십시오. "내가 그 종이를 어디에 뒀지?"라고 묻는 자신을 발견하게 될 것입니다. 훨씬 덜하고 대신 성공을 위해 올바른 프로세스가 마련되어 있는지 확인하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

직원 문서 관리 시스템에 중요한 파일이 모두 있으면 조직의 HR 규정 준수를 개선할 수 있는 다른 방법을 알아보십시오.