従業員のドキュメント管理: 会社の記録を整理する

人事部門は、多くの場合、機密情報を含む複雑なドキュメントの本拠地です。

これらのファイルは、従業員の記録でいっぱいになったファイル キャビネットの中で整理されていない可能性があります。 または、従業員のドキュメント管理システムのおかげで、それらを安全かつ確実に整理して保管できます。

による効果的な従業員文書管理  人事サービス提供ソフトウェア  すべての従業員データを簡単に検索、保存、管理できます。 このようにして、ファイルや従業員の記録にアクセスする必要がある場合、膨大な量の事務処理をふるいにかけることなく、すばやく見つけることができます。

従業員ドキュメント管理の設定方法

必要な手順がわかれば、従業員のドキュメント管理戦略を作成するのは簡単です。 開始方法は次のとおりです。

1. 必要書類の決定

まず、あなたの会社が収集するファイルと記録を特定します。 ドキュメントは通常、部門が扱う人事機能に関連しています。

2. アクセス制限を定義する

一部の HR ドキュメントは機密情報であるか、特定の従業員へのアクセスを制限する必要があります。 ファイルを整理するときは、アクセスの必要性を定義する必要があります。

レコードへのアクセスを制御するには、すべての従業員、マネージャー、または人事部だけがドキュメントにアクセスする必要があるかどうかを検討してください。 また、いつ、どのくらいの頻度でこれらのユーザーがそれらのファイルを必要とする可能性があるかによって、アクセス許可を決定することもできます。 さらに、これらの個人がこれらの特定のドキュメントにアクセスする方法を検討してください。

3. 情報の有効期限を特定する

多忙な人事担当者として、1 つのドキュメントを 1 回作成するだけで完了できると便利です。

これらのファイル内のデータには有効期限がある場合があるため、通常はそうではありません。 さらに、ドキュメントが無効になる前に、特定の期間ドキュメントを保持することが人事チームの責任である場合があります。 従業員のドキュメント管理を設定するときは、有効期限のあるファイルを確認し、有効期限が切れたときのリマインダーを設定することを検討してください。 ケース管理は、特定の問題の始まりと終わりを判断するのにも役立ちます。

4. セキュリティ レベルを決定する

ドキュメント管理プロセスを合理化すると、一部のレコードには他のレコードよりもセキュリティと保護が必要であることがわかります。 たとえば、これらのファイル内の一部の情報は、従業員のファイル フォルダーとは別に保管する必要がある医療情報や障害情報など、法律で保護されている場合があります。

さらに、ドキュメントの有効期限が切れた場合、または組織が保持する必要がなくなった場合、どのように破棄できますか? 古いトレーニング ドキュメントなどの一部のファイルは、簡単に破棄できます。 過去または現在の従業員に関する個人情報を含むも​​のは細断する必要があります。

5. ファイルの保管とアーカイブの計画を立てる

ファイルに必要なセキュリティをよりよく理解したら、ファイル管理に進むことができます。 どのファイルを紙のコピーとして残すか (最終的に細断する必要があるファイルなど)、どのファイルをデジタルで保存できるかを判断する必要があります。 完全にペーパーレス化できるのであれば、これが最も簡単な選択肢かもしれません。

次に、ファイルをグループ化する方法を決定できます。 たとえば、従業員は保険や税金に関する重要な情報を含むリソースのライブラリにアクセスでき、マネージャーやチーム リーダーは従業員の記録にアクセスできます。

6. ソフトウェアを活用する

組織が適切な人事サービス配信ソフトウェアを見つけるのに時間がかかる場合、このツールを利用して従業員のドキュメント管理を簡素化するのは簡単です。 必要なすべてのファイルが 1 か所にあるため、パラメーター、制限、およびセキュリティ設定を最も必要とするレコードに簡単に設定できます。

従業員文書管理システムの利点

組織や業界に関係なく、HR チーム内に従業員ドキュメント管理システムを実装することには多くの利点があります。

コンプライアンスを維持する

HR ファイルのドキュメント管理システムの主な利点の 1 つは、組織が安全でコンプライアンスを維持できることです。 これらのシステムにより、人事チームは、どのドキュメントがファイルに保存されているか、欠落しているか、期限切れまたは準拠していないかを簡単に確認できます。 包括的な文書保管システムを導入することで、組織は関連するすべての要件に確実に準拠することができます。

法的保護

全体的なビジネス ニーズに関しては、常に法律の制約内にとどまりたいと考えています。 雇用主が特定の従業員記録を保存することを義務付ける連邦法が多数あるため、従業員のドキュメント管理でソフトウェアを利用することは絶対に必要です。 これらの連邦要件に加えて、特定の訴訟、規制監査と問い合わせ、および従業員の苦情に答えるために、従業員のドキュメントに簡単にアクセスできる必要があります。

たとえば、従業員が組織に対して差別の苦情を申し立てた場合、HR は過去の業績評価、報酬データ、および出席記録を参照する必要がある可能性があります。 苦情が法的な調査になり、雇用機会均等委員会 (EEOC) が関与する場合、人事チームはこれらの記録を利用して組織を訴訟から守ることができます。

セキュリティとプライバシーを維持する

特定の従業員記録は安全に保管する必要がありますが、他の記録には特定の保持期間があるため、これらすべてを 1 か所に保管することをお勧めします。 雇用主は、医療情報、障害に関する詳細、社会保障番号、その他の個人情報に関するファイルなど、従業員の機密データを保護することを法的に義務付けられています。

従業員の文書管理システムを導入すると、これらの法的要件を満たすセキュリティ プロトコルが確立されます。

人事の生産性を向上
ドキュメントを簡単に検索し、従業員ファイルの一貫性を改善できると、人事部門の生産性が向上します。 整理されていない書類でいっぱいのファイリング キャビネットや箱の中を探す時間が減り、管理などの日常的な役割により多くの時間を費やすことができるようになります。   従業員との関係。

たとえば、社内異動や転勤などの従業員タスクの管理にかかる時間と労力を想像してみてください。 すべてのファイルが 1 か所にあることを確認すると、移動管理がさらに簡単になります。

ワークフローの改善

紙のファイルを電子文書に変換するプロセスを自動化することで、人事部門だけでなく、他のマネージャーや経営幹部のワークフローも改善されます。 重要な従業員記録がいつ必要になるか、いつ変更が必要になるかは関係ありません。   福利厚生管理  そうすることで、迅速かつ効率的に行うことができます。

人事チームやその他のマネージャーのワークフローを改善するだけでなく、これらのファイルを安全に整理してクラウドベースのドキュメント管理システムに保存することで、従業員は人事チームに支援を求めることなく、必要なドキュメントに簡単にアクセスできるようになります。 .

従業員文書管理システムの課題

反対に、従業員のドキュメント管理システムの実装にはいくつかの課題があります。 主な課題の 1 つは、新しいプロセスを初めて利用するトレーニング プロセスです。 この新しいソフトウェアへの投資に加えて、時間と労力を費やして、準拠した安全な方法でソフトウェアを使用する方法についてスタッフをトレーニングする必要があります。

ビジネスで選択するツールによっては、紙のファイルからペーパーレス ファイルへの移行にも時間がかかる場合があります。 慣れるまでに時間がかかり、メリットを享受するには完全にランプアップする必要があります。

デジタルワークプレイスへの移行

従業員の重要なファイルを探すのに何時間も費やす必要がなくなり、従業員のドキュメント管理を活用できます。 「あの紙はどこに置いたの？」と疑問に思うでしょう。 代わりに、成功に向けて適切なプロセスが整っていることを確認することに集中する時間が増えます。

従業員のドキュメント管理システム内にすべての重要なファイルを配置したら、組織の HR コンプライアンスを改善する他の方法を確認してください。