您需要了解的有關世界級電子郵件基礎設施的所有信息

儘管電子郵件營銷的光明面就是確保信息留在讀者的腦海中，但下面還有很多事情要做。

有幾十個活動部件負責電子郵件傳遞：服務器、域名系統、IP 地址等。 所有這些統稱為電子郵件基礎設施。

根據經驗，營銷團隊不會自行設置基礎架構，而是將技術問題留給 IT 部門。 話雖如此，無論您是營銷經理還是企業主，了解基礎設施機器的所有輪子如何協同工作都將幫助您深入了解活動的績效。

什麼是電子郵件基礎架構？

電子郵件基礎設施是一個系統，旨在推動您發送的所有新聞通訊或交易電子郵件的交付。 它通常由以下組件組成：IP 地址、郵件代理、反饋循環和電子郵件信譽管理工具。

IP地址

IP 地址是域系統名稱 (DNS) 附加到域的數字字符串。 多虧了這些，我們可以使用字母（google.com 等）而不是數字（256.58.217.06）來訪問網站。

每當您鍵入“google.com”時，DNS 都會對其進行處理以將您連接到 IP

您可以將域附加到兩種類型的 IP 地址：專用的和共享的。

• 專用 IP是僅分配給您網站的域的 IP。 通常，您需要支付少量費用才能使用這樣的地址。 作為回報，您將獲得安全和自由。
• 共享 IP是幾個域同時使用的地址。

在電子郵件營銷中，IP 是發件人聲譽的重要組成部分。 託管服務提供商會跟踪企業所有者對 IP 採取的所有操作，並根據這些操作分配信譽評分。 如果您與其他網站共享 IP，很可能他們在遵循電子郵件營銷實踐方面沒有您那麼勤奮。 而且由於您共享一個地址，因此您將一起下降。

無法控制 IP 聲譽可能會損害您的活動的電子郵件送達率，這就是為什麼建議使用專用 IP 進行批量電子郵件營銷活動的原因。

郵件代理

郵件代理是一種工具，可幫助查看、回复或在發件人和收件人之間傳輸電子郵件。 典型的電子郵件基礎架構在電子郵件旅程的不同階段使用多個郵件代理。

電子郵件從發件人到收件人收件箱的旅程

• 郵件用戶代理：電子郵件客戶端的一個奇特術語。 無論是軟件還是桌面界面，MUA 都可以存儲電子郵件，允許用戶閱讀和回复郵件、刪除郵件或標記為垃圾郵件。
• 郵件傳輸代理：實現郵件傳輸協議的服務器端和客戶端的工具。 MTA 支持在收件人設備和發件人設備之間交換電子郵件。
• 消息傳遞代理：架構的這個組件接受來自傳輸代理的電子郵件並將其存儲在讀者的環境（收件箱）中。 本地交付代理是 MDA 的另一個常用名稱。

SMTP 服務器

SMTP 服務器是所選電子郵件客戶端用來在用戶之間交換電子郵件的應用程序。 每個 ark 專用服務器提供商都有不同的 SMTP 地址 - 大致看起來是： smtp.serveraddress.com

例如，Gmail 的 SMTP 是 smtp.gmail.com，Outlook 的 smtp.outlook.com 等等。

郵件投遞過程中反复訪問 SMTP 服務器

SMTP 服務器的用途是什麼？ 簡而言之，它處理電子郵件數據並將其傳遞到收件人的收件箱，驗證過程中的一些條件：

• 如果發件人的帳戶處於活動狀態
• 如果收件人地址有效
• 驗證電子郵件信譽。 如果它很低，SMTP 服務器可能會將電子郵件列入黑名單

如果讀者使用反垃圾郵件過濾器，這也是 SMTP 服務器可能無法將電子郵件發送到目標收件箱的另一個原因。

反饋迴路

反饋循環 (FBL) 是電子郵件基礎架構支持的關鍵流程之一。 如果活動發送者設置了反饋循環，他將能夠了解讀者如何與電子郵件進行交互。 這樣，營銷團隊可以從列表中刪除參與度不高的訂閱者，以確保內容與受眾完全相關。

電子郵件反饋循環的可視化分解

要註冊 FBL，企業主需要滿足一組條件：

• 擁有域或 IP 或擁有管理員權限
• 有一個活動的@postmaster 地址附加到域
• 良好的電子郵件信譽評分（一般或高）。

經常監控反饋循環，以評估您與訂閱者共享的內容的相關性，並保持訂閱者列表乾淨。

電子郵件信譽管理工具

為了與電子郵件受眾建立更緊密的聯繫，營銷團隊將商業智能和分析工具添加到基礎架構中。 這些解決方案有助於密切關注電子郵件的轉化率和打開率、自動化營銷活動管理、跟踪 KPI 並讓您對營銷活動的表現充滿信心。

營銷人員通常使用電子郵件信譽管理工具來實現這些目標：

• 分割電子郵件列表
• 跟踪開放率和參與度
• 監控電子郵件傳遞
• 跟踪 IP 和域聲譽

擴展電子郵件基礎架構的 8 個技巧

當訂閱者列表中的人數不超過幾百人時，處理您的電子郵件用戶群可能會輕而易舉。 然而，隨著讀者數量的增長，保持良好的聲譽和保持響應變得相當困難。

這就是為什麼在某些時候，電子郵件營銷人員和開發團隊需要在考慮可擴展性需求的情況下審查現有架構。 為確保您的電子郵件營銷主幹能夠應對擴展挑戰，請遵循這些久經考驗的技巧。

1. 為快速發送電子郵件創建預設回复

營銷人員通常會強調個性化的重要性。 我們都想讓客戶覺得他們對我們很重要，並儘量避免通用複制。

但是，如果您分析公司的“已發送郵件”選項卡，很可能會有很多重複的回复。 為確保您不必手動輸入“抱歉，我現在不可用”，請通過預先設計模板來與客戶進行最常見的對話，從而節省您的時間。 您還可以利用自動電子郵件回復來確保您的回复按時發送且沒有任何麻煩。 這裡有一些想法。

解釋你為什麼不回答

有時，客戶會問一個深入的問題，如果不給團隊一個提示，您就無法回答。 很有可能，您也會在周末或假期收到外展電子郵件。 以下是您可以如何使用罐頭回復來確保您不會錯過潛在的潛在客戶。

嗨[姓名]，

感謝您聯繫 [主題名稱]。 現在，我將對其進行調查，並在星期五之前給你一個詳細的答复。 讓我知道這是否適合您！

最好的，

[你的名字]

回答用戶反饋

此模板將幫助您處理批評，而不會危及公司的聲譽。

嗨[姓名]，

感謝您的反饋，並有興趣了解您的觀點。 我知道是什麼讓您有這種感覺，並且很樂意為您帶來不便。

我希望我們可以通過電話或會議討論[主題名稱]？ 讓我知道哪一個更適合你。 我相信我們可以解決問題並繼續合作。

小心，

[你的名字]

拒絕不相關的提議

有時，我們都會收到無法接受的報價。 但是，無法為項目做出貢獻並不總是意味著您應該與提供機會的人斷絕關係。 相反，您可以設計一個禮貌而有效的回復來保持聯繫，並確保電子郵件另一端的人沒有難過的感覺。

嗨[姓名]，

感謝您與我聯繫並提供報價。 我很樂意加入 - 但是，我沒有足夠的時間投入到新項目中。 我很樂意分享處理此類項目的專業人士的聯繫方式。

這會對您有任何幫助嗎？

問候，

[你的名字]

創建五到七個預先計劃的模板，並使用它們在幾分鐘內處理重複的電子郵件。 插入動態數據而不是 [name] 或 [topic] 標記時要格外小心。 將它們留在裡面是一個常見的錯誤，並且被認為是電子郵件通信中的一種莫韋風格。

2.確保有一個潛在客戶捕獲表

隨著聊天機器人的普及，越來越多的企業加入了“領先一代已死”的潮流。 然而，現在下結論可能還為時過早。

事實上，49.7% 的人將電子郵件潛在客戶表單列為轉化率最高的營銷工具。 令人驚訝的是，事實證明，多步捕獲形式比一步捕獲形式更有效。

要提高電子郵件營銷效率，請專注於通過現場註冊表單吸引更多用戶。 企業主表示，共享免費的線索磁鐵——電子書、清單等——是收集用戶數據和與潛在線索聯繫的最有效方式之一。

據HubSpot 稱，網絡表單仍然是轉化率最高的潛在客戶捕獲工具

3. 始終如一地發送您的電子郵件，並確保它們充滿常規內容

電子郵件營銷並不是解決用戶參​​與度低的即時補救措施——獲得穩定的打開率和點擊率可能需要數週時間。 由於其長期性質，運行電子郵件營銷活動需要令人難以置信的一致性。

不要每隔一天偶爾發送一次電子郵件，而是將所有電子郵件安排在設定的日期和時間。 以下是電子郵件營銷一致性如何幫助充分利用低預算電子郵件基礎設施：

• 教育用戶，增加他們選擇產品的動力。 分享定期學習內容是持續推動讀者進入銷售渠道的好方法，讓他們相信您提供的產品將如何促進個人和專業發展。
• 在競爭對手中脫穎而出。 在兩個相似的品牌中，潛在客戶更有可能選擇他經常聯繫的品牌，而不是每年發送幾次電子郵件的公司。
• 熱身IP，建立口碑。 對於電子郵件託管服務提供商而言，始終發送小批量電子郵件似乎比在幾天內大量發送數千封信件然後在幾個月後擅離職守更自然。 一致性是如此重要，以至於電子郵件客戶正式推廣它。 Gmail 發件人指南特別提到了固定電子郵件時間表的重要性。

4. 建立可靠的電子郵件測試工作流程

您發送的電子郵件越多，您可能犯的錯誤就越多。 尤其是在交易電子郵件方面。 首先，保護您的客戶/訂戶免受您的測試電子郵件的影響。 將您的測試環境與真實的生產環境隔離開來。 使用複雜的電子郵件測試解決方案來測試您的腳本、消息內容和可傳遞性，將您的測試數據井井有條地保存在一個地方。 以下是一般測試的內容和方式。

檢查您的模板

驗證電子郵件內容非常明顯，但不要忘記“發件人”地址、主題行和前標頭。 確保鏈接正常工作並且圖像在不同的電子郵件客戶端中顯示。 為此，您可以使用電子郵件營銷軟件以及第三方工具的功能。

測試個性化

如果您使用任何類型的動態內容（如收件人姓名），請確認郵件合併確實有效。 您的電子郵件營銷提供商應負責郵件合併和腳本，而您的責任是保持數據庫正確。

當使用工具和您的基礎設施組合發送事務性電子郵件時，建議對整個數據庫運行徹底的測試。 最簡單的方法是使用電子郵件測試 API，以便您可以運行自動化測試。

執行垃圾郵件檢查

您的任務是確保您的郵件不會進入垃圾郵件文件夾。 您可以進行手動檢查或使用專用工具來幫助您。

5.使用電子郵件營銷軟件自動化流程

電子郵件營銷活動失敗的原因通常是營銷團隊認為每封信都是一次性的，而不是大局的一部分。 當您設計與訂閱者聯繫的策略時，請記住，一封電子郵件不足以鼓勵訂閱者做出購買決定。

使用電子郵件自動化軟件可以幫助企業主節省類型，更好地了解受眾，並為讀者提供他們從不知道自己需要的內容。 以下是自動化工具如何提高廣告系列的效率。

高精度定位和分割

電子郵件自動化工具為營銷活動提供個性化的優惠，幫助按興趣對人們進行分組，並分享因個人原因引起每位讀者共鳴的內容。 這樣，企業主就有更高的機會與受眾建立聯繫，因為 90% 的消費者重視交易電子郵件中的個性化。

提高營銷團隊的生產力 

同樣的數據顯示，59% 的營銷人員承認自動化將有助於在每個工作日節省多達 6小時。 您的團隊可以將這段時間重新分配到發現新的促銷渠道或改進業務的核心產品上。

維持成長中的團隊

手動發送一百封電子郵件似乎不是太大的負擔。 然而，隨著訂閱者名單擴大到數千名讀者，容納如此龐大的用戶群將變得越來越具有挑戰性。 大多數可擴展性工具都能夠處理突然的受眾高峰，即使訂閱者數量在一夜之間增加了兩倍，營銷團隊也將擁有留住新讀者所需的所有工具。

6. 提高服務器的安全性

無論是惡意軟件、網絡釣魚攻擊還是其他類型的威脅，相當一部分電子郵件安全風險是基於服務器的。 這就是為什麼要從保護 SMTP 和其他服務器開始構建電子郵件的防線。

以下是避免第三方攻擊的提示：

• 指定電子郵件中繼參數，以便您的電子郵件不是開放式中繼電子郵件。
• 設置身份驗證算法以確保沒有第三方可以訪問服務器。
• 使用反向 DNS 作為虛假髮件人保護。 該算法將確保發件人的IP與域名系統中的域匹配。
• 使用垃圾郵件 URL 實時阻止列表來確保電子郵件中的鏈接沒有損壞或被惡意軟件感染。
• 保留備份 MX（電子郵件交換）記錄。 這樣，您始終可以依靠故障轉移配置並確保域可以連續發送電子郵件。

7. 促進退出

我們努力爭取新的電子郵件訂閱者； 自然，我們希望盡可能長時間地保留它們。 因此，您可以找到營銷人員隱藏“取消訂閱”按鈕或將其完全刪除。

長話短說，這不是長期電子郵件營銷成功的正確方法。 一方面，根據 FTC 的 CAN-SPAM 法案，發件人必須為用戶提供一種停止接收未來電子郵件的方法。 對於不遵守指南的行為，您可能會被處以最高 41,484 美元的罰款。

即使政府沒有對您處以罰款，如果您繼續向不感興趣的讀者發送信息，您的地址的聲譽也可能會受到影響。 煩躁的用戶不會取消訂閱，而是將郵件標記為垃圾郵件，從而增加您最終進入黑名單的機率。

歸根結底，讓未參與的用戶離開符合您的最大利益。 以下是如何在不過多關注“取消訂閱”按鈕的情況下促進退出的方法。

鼓勵選擇性訂閱

如果用戶不喜歡您分享的某些內容，則並不是他完全不想收到您的來信。 與其完全切斷與讀者的聯繫，不如讓他有機會重新考慮訂閱條款。

以下是倭黑猩猩的做法：

當用戶選擇他們感興趣的內容類型時，營銷人員更容易讓讀者保持快樂和參與。

了解原因

即使用戶想與您分道揚鑣，也要確保您充分利用在一起的時間。 一方面，找出讀者不再想從公司獲取內容的原因。 提供最可能的退出原因列表，或鼓勵人們列出自己的原因。

在計劃未來的活動時，這些數據將派上用場； 營銷團隊會知道上次出了什麼問題，並會為更好的結果做準備。

這是一個通過簡短的後續調查讓用戶擺脫困境的示例：

選擇退出反饋調查是電子郵件營銷活動計劃的寶貴洞察力來源

確保退出鏈接是安全的

將“取消訂閱”放在顯眼的位置是不夠的 - 您需要確保目標頁面符合網頁安全準則（例如使用 HTTPS 協議）並且沒有被破壞或感染惡意軟件。 否則，用戶將收到系統警告，並且無法成功完成退出。

如果選擇退出頁面感染了惡意軟件，則用戶無法將自己從訂閱者列表中刪除

8. 保留優先於獲取

當您考慮可擴展性時，獲取新用戶成為重中之重。 然而，吸引和轉換受眾的更可靠途徑是利用現有讀者，而不是急於獲得新讀者。

您向現有客戶銷售產品的可能性是向新獲得的潛在客戶銷售產品的可能性的 10 倍。 雖然營銷人員應該專注於傳播新聞通訊，但分析參與讀者的行為並確保他們享受與品牌的互動同樣重要。 讓我們探索如何改善他們的體驗。

• 優化移動電子郵件設計。 這樣，您的消息可以隨時隨地訪問。
• 徵求反饋並用它來調整內容營銷。 養成一種習慣，找出你的讀者喜歡電子郵件涵蓋的內容。 收集結論性反饋後，根據受眾的興趣和需求調整文案。
• 鼓勵更深層次的聯繫。 告訴讀者他們還能如何與您聯繫——無論是面對面、電話還是通過社交媒體。 這樣，您將在更個人的層面上與觀眾建立聯繫，並將自己塑造為潛在客戶的首選。

結論

與好房子需要有良好基礎的方式類似，成功的電子郵件活動必須基於安全、強大的基礎設施。 企業主和電子郵件營銷人員遵循最佳行業實踐很有幫助，例如確保服務器和 IP 地址的安全或使用自動化工具來監督活動。

這樣，您將避免聲譽風險並保護電子郵件不被列入黑名單。 請記住，最初避開垃圾郵件過濾器比找到備份方式要容易很多倍。 注意您與用戶分享的內容，跟踪他們的反應，並使用收集到的見解來調整活動策略。

使用專用的電子郵件測試工具和所有適當的軟件來支持數據收集和決策，您將離#NoFailMail 更近一步。