您需要了解的有关世界级电子邮件基础设施的所有信息

尽管电子邮件营销的光明面就是确保信息留在读者的脑海中，但下面还有很多事情要做。

有几十个活动部件负责电子邮件传递：服务器、域名系统、IP 地址等。 所有这些统称为电子邮件基础设施。

根据经验，营销团队不会自行设置基础架构，而是将技术问题留给 IT 部门。 话虽如此，无论您是营销经理还是企业主，了解基础设施机器的所有轮子如何协同工作都将帮助您深入了解活动的绩效。

什么是电子邮件基础架构？

电子邮件基础设施是一个系统，旨在推动您发送的所有新闻通讯或交易电子邮件的交付。 它通常由以下组件组成：IP 地址、邮件代理、反馈循环和电子邮件信誉管理工具。

IP地址

IP 地址是域系统名称 (DNS) 附加到域的数字字符串。 多亏了这些，我们可以使用字母（google.com 等）而不是数字（256.58.217.06）来访问网站。

每当您键入“google.com”时，DNS 都会对其进行处理以将您连接到 IP

您可以将域附加到两种类型的 IP 地址：专用的和共享的。

• 专用 IP是仅分配给您网站的域的 IP。 通常，您需要支付少量费用才能使用这样的地址。 作为回报，您将获得安全和自由。
• 共享 IP是几个域同时使用的地址。

在电子邮件营销中，IP 是发件人声誉的重要组成部分。 托管服务提供商会跟踪企业所有者对 IP 采取的所有操作，并根据这些操作分配信誉分数。 如果您与其他网站共享 IP，很可能他们在遵循电子邮件营销实践方面没有您那么勤奋。 而且由于您共享一个地址，因此您将一起下降。

无法控制 IP 声誉可能会损害您的活动的电子邮件送达率，这就是为什么建议使用专用 IP 进行批量电子邮件营销活动的原因。

邮件代理

邮件代理是一种工具，可帮助查看、回复或在发件人和收件人之间传输电子邮件。 典型的电子邮件基础架构在电子邮件旅程的不同阶段使用多个邮件代理。

电子邮件从发件人到收件人收件箱的旅程

• 邮件用户代理：电子邮件客户端的一个奇特术语。 无论是软件还是桌面界面，MUA 都可以存储电子邮件，允许用户阅读和回复邮件、删除邮件或标记为垃圾邮件。
• 邮件传输代理：实现邮件传输协议的服务器端和客户端的工具。 MTA 支持在收件人设备和发件人设备之间交换电子邮件。
• 消息传递代理：架构的这个组件接受来自传输代理的电子邮件并将其存储在读者的环境（收件箱）中。 本地交付代理是 MDA 的另一个常用名称。

SMTP 服务器

SMTP 服务器是所选电子邮件客户端用来在用户之间交换电子邮件的应用程序。 每个 ark 专用服务器提供商都有不同的 SMTP 地址 - 大致看起来是： smtp.serveraddress.com

例如，Gmail 的 SMTP 是 smtp.gmail.com，Outlook 的 smtp.outlook.com 等等。

邮件投递过程中反复访问 SMTP 服务器

SMTP 服务器的用途是什么？ 简而言之，它处理电子邮件数据并将其传递到收件人的收件箱，验证过程中的一些条件：

• 如果发件人的帐户处于活动状态
• 如果收件人地址有效
• 验证电子邮件信誉。 如果它很低，SMTP 服务器可能会将电子邮件列入黑名单

如果读者使用反垃圾邮件过滤器，这也是 SMTP 服务器可能无法将电子邮件发送到目标收件箱的另一个原因。

反馈回路

反馈循环 (FBL) 是电子邮件基础架构支持的关键流程之一。 如果活动发送者设置了反馈循环，他将能够了解读者如何与电子邮件进行交互。 这样，营销团队可以从列表中删除参与度不高的订阅者，以确保内容与受众完全相关。

电子邮件反馈循环的可视化分解

要注册 FBL，企业主需要满足一组条件：

• 拥有域或 IP 或拥有管理员权限
• 有一个活动的@postmaster 地址附加到域
• 良好的电子邮件信誉评分（一般或高）。

经常监控反馈循环，以评估您与订阅者共享的内容的相关性，并保持订阅者列表干净。

电子邮件信誉管理工具

为了与电子邮件受众建立更紧密的联系，营销团队将商业智能和分析工具添加到基础架构中。 这些解决方案有助于密切关注电子邮件的转化率和打开率、自动化营销活动管理、跟踪 KPI 并让您对营销活动的表现充满信心。

营销人员通常使用电子邮件信誉管理工具来实现这些目标：

• 分割电子邮件列表
• 跟踪开放率和参与度
• 监控电子邮件传递
• 跟踪 IP 和域声誉

扩展电子邮件基础架构的 8 个技巧

当订阅者列表中的人数不超过几百人时，处理您的电子邮件用户群可能会轻而易举。 然而，随着读者数量的增长，保持良好的声誉和保持响应变得相当困难。

这就是为什么在某些时候，电子邮件营销人员和开发团队需要在考虑可扩展性需求的情况下审查现有架构。 为确保您的电子邮件营销主干能够应对扩展挑战，请遵循这些久经考验的技巧。

1. 为快速发送电子邮件创建预设回复

营销人员通常会强调个性化的重要性。 我们都想让客户觉得他们对我们很重要，并尽量避免通用复制。

但是，如果您分析公司的“已发送邮件”选项卡，很可能会有很多重复的回复。 为确保您不必手动输入“抱歉，我现在不可用”，请通过预先设计模板来与客户进行最常见的对话，从而节省您的时间。 您还可以利用自动电子邮件回复来确保您的回复按时发送且没有任何麻烦。 这里有一些想法。

解释你为什么不回答

有时，客户会问一个深入的问题，如果不给团队一个提示，您就无法回答。 很有可能，您也会在周末或假期收到外展电子邮件。 以下是您可以如何使用罐头回复来确保您不会错过潜在的潜在客户。

嗨[姓名]，

感谢您联系 [主题名称]。 现在，我将对其进行调查，并在星期五之前给你一个详细的答复。 让我知道这是否适合您！

最好的，

[你的名字]

回答用户反馈

此模板将帮助您处理批评，而不会危及公司的声誉。

嗨[姓名]，

感谢您的反馈，并有兴趣了解您的观点。 我知道是什么让您有这种感觉，并且很乐意为您带来不便。

我希望我们可以通过电话或会议讨论[主题名称]？ 让我知道哪一个更适合你。 我相信我们可以解决问题并继续合作。

小心，

[你的名字]

拒绝不相关的提议

有时，我们都会收到无法接受的报价。 但是，无法为项目做出贡献并不总是意味着您应该与提供机会的人断绝关系。 相反，您可以设计一个礼貌而有效的回复来保持联系，并确保电子邮件另一端的人没有难过的感觉。

嗨[姓名]，

感谢您与我联系并提供报价。 我很乐意加入 - 但是，我没有足够的时间投入到新项目中。 我很乐意分享处理此类项目的专业人士的联系方式。

这会对您有任何帮助吗？

问候，

[你的名字]

创建五到七个预先计划的模板，并使用它们在几分钟内处理重复的电子邮件。 插入动态数据而不是 [name] 或 [topic] 标记时要格外小心。 将它们留在里面是一个常见的错误，并且被认为是电子邮件通信中的一种莫韦风格。

2.确保有一个潜在客户捕获表

随着聊天机器人的普及，越来越多的企业加入了“领先一代已死”的潮流。 然而，现在下结论可能还为时过早。

事实上，49.7% 的人将电子邮件潜在客户表单列为转化率最高的营销工具。 令人惊讶的是，事实证明，多步捕获形式比一步捕获形式更有效。

要提高电子邮件营销效率，请专注于通过现场注册表单吸引更多用户。 企业主表示，共享免费的线索磁铁——电子书、清单等——是收集用户数据和与潜在线索联系的最有效方式之一。

据HubSpot 称，网络表单仍然是转化率最高的潜在客户捕获工具

3. 始终如一地发送您的电子邮件，并确保它们充满常规内容

电子邮件营销并不是解决用户参与度低的即时补救措施——获得稳定的打开率和点击率可能需要数周时间。 由于其长期性质，运行电子邮件营销活动需要令人难以置信的一致性。

不要每隔一天偶尔发送一次电子邮件，而是将所有电子邮件安排在设定的日期和时间。 以下是电子邮件营销一致性如何帮助充分利用低预算电子邮件基础设施：

• 教育用户，增加他们选择产品的动力。 分享定期学习内容是持续推动读者进入销售渠道的好方法，让他们相信您提供的产品将如何促进个人和专业发展。
• 在竞争对手中脱颖而出。 在两个相似的品牌中，潜在客户更有可能选择他经常联系的品牌，而不是每年发送几次电子邮件的公司。
• 热身IP，建立口碑。 对于电子邮件托管服务提供商而言，始终发送小批量电子邮件似乎比在几天内大量发送数千封信件然后在几个月后擅离职守更自然。 一致性是如此重要，以至于电子邮件客户正式推广它。 Gmail 发件人指南特别提到了固定电子邮件时间表的重要性。

4. 建立可靠的电子邮件测试工作流程

您发送的电子邮件越多，您可能犯的错误就越多。 尤其是在交易电子邮件方面。 首先，保护您的客户/订户免受您的测试电子邮件的影响。 将您的测试环境与真实的生产环境隔离开来。 使用复杂的电子邮件测试解决方案来测试您的脚本、消息内容和可传递性，将您的测试数据井井有条地保存在一个地方。 以下是一般测试的内容和方式。

检查您的模板

验证电子邮件内容非常明显，但不要忘记“发件人”地址、主题行和前标头。 确保链接正常工作并且图像在不同的电子邮件客户端中显示。 为此，您可以使用电子邮件营销软件以及第三方工具的功能。

测试个性化

如果您使用任何类型的动态内容（如收件人姓名），请确认邮件合并确实有效。 您的电子邮件营销提供商应负责邮件合并和脚本，而您的责任是保持数据库正确。

当使用工具和您的基础设施组合发送事务性电子邮件时，建议对整个数据库运行彻底的测试。 最简单的方法是使用电子邮件测试 API，以便您可以运行自动化测试。

执行垃圾邮件检查

您的任务是确保您的邮件不会进入垃圾邮件文件夹。 您可以进行手动检查或使用专用工具来帮助您。

5.使用电子邮件营销软件自动化流程

电子邮件营销活动失败的原因通常是营销团队认为每封信都是一次性的，而不是大局的一部分。 当您设计与订阅者联系的策略时，请记住，一封电子邮件不足以鼓励订阅者做出购买决定。

使用电子邮件自动化软件可以帮助企业主节省类型，更好地了解受众，并为读者提供他们从不知道自己需要的内容。 以下是自动化工具如何提高广告系列的效率。

高精度定位和分割

电子邮件自动化工具为营销活动提供个性化的优惠，帮助按兴趣对人们进行分组，并分享因个人原因引起每位读者共鸣的内容。 这样，企业主就有更高的机会与受众建立联系，因为 90% 的消费者重视交易电子邮件中的个性化。

提高营销团队的生产力 

同样的数据显示，59% 的营销人员承认自动化将有助于在每个工作日节省多达 6小时。 您的团队可以将这段时间重新分配到发现新的促销渠道或改进业务的核心产品上。

维持成长中的团队

手动发送一百封电子邮件似乎不是太大的负担。 然而，随着订阅者名单扩大到数千名读者，容纳如此庞大的用户群将变得越来越具有挑战性。 大多数可扩展性工具都能够处理突然的受众高峰，即使订阅者数量在一夜之间增加了两倍，营销团队也将拥有留住新读者所需的所有工具。

6. 提高服务器的安全性

无论是恶意软件、网络钓鱼攻击还是其他类型的威胁，相当一部分电子邮件安全风险是基于服务器的。 这就是为什么要从保护 SMTP 和其他服务器开始构建电子邮件的防线。

以下是避免第三方攻击的提示：

• 指定电子邮件中继参数，以便您的电子邮件不是开放式中继电子邮件。
• 设置身份验证算法以确保没有第三方可以访问服务器。
• 使用反向 DNS 作为虚假发件人保护。 该算法将确保发件人的IP与域名系统中的域匹配。
• 使用垃圾邮件 URL 实时阻止列表来确保电子邮件中的链接没有损坏或被恶意软件感染。
• 保留备份 MX（电子邮件交换）记录。 这样，您始终可以依靠故障转移配置并确保域可以连续发送电子邮件。

7. 促进退出

我们努力争取新的电子邮件订阅者； 自然，我们希望尽可能长时间地保留它们。 因此，您可以找到营销人员隐藏“取消订阅”按钮或将其完全删除。

长话短说，这不是长期电子邮件营销成功的正确方法。 一方面，根据 FTC 的 CAN-SPAM 法案，发件人必须为用户提供一种停止接收未来电子邮件的方法。 对于不遵守指南的行为，您可能会被处以最高 41,484 美元的罚款。

即使政府没有对您处以罚款，如果您继续向不感兴趣的读者发送信息，您的地址的声誉也可能会受到影响。 烦躁的用户不会取消订阅，而是将邮件标记为垃圾邮件，从而增加您最终进入黑名单的几率。

归根结底，让未参与的用户离开符合您的最大利益。 以下是如何在不过多关注“取消订阅”按钮的情况下促进退出的方法。

鼓励选择性订阅

如果用户不喜欢您分享的某些内容，则并不是他完全不想收到您的来信。 与其完全切断与读者的联系，不如让他有机会重新考虑订阅条款。

以下是倭黑猩猩的做法：

当用户选择他们感兴趣的内容类型时，营销人员更容易让读者保持快乐和参与。

了解原因

即使用户想与您分道扬镳，也要确保您充分利用在一起的时间。 一方面，找出读者不再想从公司获取内容的原因。 提供最可能的退出原因列表，或鼓励人们列出自己的原因。

在计划未来的活动时，这些数据将派上用场； 营销团队会知道上次出了什么问题，并会为更好的结果做准备。

这是一个通过简短的后续调查让用户摆脱困境的示例：

选择退出反馈调查是电子邮件营销活动计划的宝贵洞察力来源

确保退出链接是安全的

将“取消订阅”放在显眼的位置是不够的 - 您需要确保目标页面符合网页安全准则（例如使用 HTTPS 协议）并且没有被破坏或感染恶意软件。 否则，用户将收到系统警告，并且无法成功完成退出。

如果选择退出页面感染了恶意软件，则用户无法将自己从订阅者列表中删除

8. 保留优先于获取

当您考虑可扩展性时，获取新用户成为重中之重。 然而，吸引和转换受众的更可靠途径是利用现有读者，而不是急于获得新读者。

您向现有客户销售产品的可能性是向新获得的潜在客户销售产品的可能性的 10 倍。 虽然营销人员应该专注于传播新闻通讯，但分析参与读者的行为并确保他们享受与品牌的互动同样重要。 让我们探索如何改善他们的体验。

• 优化移动电子邮件设计。 这样，您的消息可以随时随地访问。
• 征求反馈并用它来调整内容营销。 养成一种习惯，找出你的读者喜欢电子邮件涵盖的内容。 收集结论性反馈后，根据受众的兴趣和需求调整文案。
• 鼓励更深层次的联系。 告诉读者他们还能如何与您联系——无论是面对面、电话还是通过社交媒体。 这样，您将在更个人的层面上与观众建立联系，并将自己塑造为潜在客户的首选。

结论

与好房子需要有良好基础的方式类似，成功的电子邮件活动必须基于安全、强大的基础设施。 企业主和电子邮件营销人员遵循最佳行业实践很有帮助，例如确保服务器和 IP 地址的安全或使用自动化工具来监督活动。

这样，您将避免声誉风险并保护电子邮件不被列入黑名单。 请记住，最初避开垃圾邮件过滤器比找到备份方式要容易很多倍。 注意您与用户分享的内容，跟踪他们的反应，并使用收集到的见解来调整活动策略。

使用专用的电子邮件测试工具和所有适当的软件来支持数据收集和决策，您将离#NoFailMail 更近一步。