Tot ce trebuie să știți despre infrastructura de e-mail de clasă mondială

Deși partea bună a marketingului prin e-mail este aceea de a vă asigura că mesajul rămâne în mintea cititorului, se întâmplă multe dedesubt.

Există zeci de părți mobile responsabile pentru livrarea e-mailului: servere, sisteme de nume de domenii, adrese IP și altele. Toate acestea sunt cunoscute în mod colectiv ca infrastructură de e-mail.

De regulă, echipele de marketing nu configurează singur infrastructura, lăsând aspectele tehnice în sarcina departamentului IT. Acestea fiind spuse, indiferent dacă sunteți manager de marketing sau proprietar de afaceri, înțelegerea modului în care toate roțile mașinii de infrastructură funcționează împreună vă va ajuta să obțineți o perspectivă asupra performanței campaniei.

Ce este infrastructura de e-mail?

Infrastructura de e-mail este un sistem creat pentru a alimenta livrarea tuturor buletinelor informative sau a e-mailurilor tranzacționale pe care le trimiteți. Acesta constă de obicei din următoarele componente: adrese IP, agenți de corespondență, bucle de feedback și instrumente de gestionare a reputației e-mailului.

adresa IP

Adresele IP sunt șiruri de numere pe care numele sistemului de domeniu (DNS) le atașează domeniilor. Datorită acestora, putem folosi litere (google.com și altele) în loc de cifre (256.58.217.06) pentru a vizita site-uri web.

Ori de câte ori tastați „google.com”, DNS îl procesează pentru a vă conecta la IP

Există două tipuri de adrese IP la care vă puteți atașa domeniul: una dedicată și una partajată.

• Un IP dedicat este cel care este atribuit numai domeniului site-ului dvs. web. De obicei, va trebui să plătiți o taxă mică pentru a utiliza o astfel de adresă. În schimb, veți obține siguranță și libertate.
• Un IP partajat este o adresă pe care câteva domenii o folosesc simultan.

În marketingul prin e-mail, IP-urile reprezintă o parte importantă a reputației unui expeditor. Un furnizor de găzduire urmărește toate acțiunile pe care un proprietar de afaceri le face înapoi la IP și atribuie un scor de reputație pe baza acestora. Dacă împărtășiți un IP cu alte site-uri web, sunt șanse ca acestea să nu fie la fel de sârguincioși în a urma practicile de marketing prin e-mail ca și dvs. Și din moment ce împărtășiți o adresă, veți coborî împreună.

A nu avea control asupra reputației IP poate deteriora ratele de livrare prin e-mail ale campaniilor dvs., motiv pentru care se recomandă utilizarea unui IP dedicat pentru campaniile de marketing prin e-mail în bloc.

Agenți de corespondență

Un agent de e-mail este un instrument care vă ajută să vizualizați, să răspundeți sau să transferați e-mailuri între un expeditor și un destinatar. O infrastructură tipică de e-mail utilizează mai mulți agenți de corespondență în diferite etape ale călătoriei unui e-mail.

Călătoria unui e-mail de la expeditor la căsuța de e-mail a destinatarului

• Agent utilizator de e-mail: un termen de lux pentru clienții de e-mail. Fie că este vorba despre o interfață software sau desktop, MUA stochează e-mailuri, permite utilizatorilor să citească și să răspundă la mesaje, să le ștergă sau să semnaleze ca spam.
• Agent de transfer de e-mail: un instrument care implementează serverul și partea client a protocolului de transfer de e-mail. MTA permite schimbul de e-mailuri între dispozitivul unui destinatar și cel al unui expeditor.
• Agent de livrare a mesajelor: această componentă a arhitecturii acceptă un e-mail de la agentul de transfer și îl stochează într-un mediu de cititor (inbox). Agentul de livrare local este un alt nume comun pentru MDA.

Server SMTP

Un server SMTP este o aplicație pe care un client de e-mail ales o folosește pentru a schimba e-mailuri între utilizatori. Fiecare furnizor de server dedicat ark are o adresă SMTP diferită - aspectul general este: smtp.serveraddress.com

De exemplu, SMTP-ul Gmail este smtp.gmail.com, Outlook este smtp.outlook.com și așa mai departe.

Serverele SMTP sunt accesate în mod repetat în timpul procesului de livrare a e-mailului

Care este scopul unui server SMTP? Pe scurt, procesează datele de e-mail și le transmite în căsuța de e-mail a destinatarului, validând câteva condiții în proces:

• Dacă contul unui expeditor este activ
• Dacă adresa destinatarului este validă
• Validarea reputației de e-mail. Dacă este scăzut, serverele SMTP vor probabil lista neagră de e-mail

Dacă un cititor folosește un filtru anti-spam, acesta este un alt motiv pentru care serverul SMTP ar putea să nu livreze e-mailul și în căsuța de e-mail țintă.

Bucla de feedback

O buclă de feedback (FBL) este unul dintre procesele cheie împuternicite de infrastructura de e-mail. Dacă un expeditor al campaniei stabilește o buclă de feedback, el va putea afla cum a interacționat cititorul cu un e-mail. În acest fel, echipele de marketing pot elimina abonații slab implicați din listă pentru a se asigura că conținutul este pe deplin relevant pentru public.

O defalcare vizuală a buclei de feedback prin e-mail

Pentru a se înregistra pentru un FBL, un proprietar de afaceri trebuie să îndeplinească un set de condiții:

• Dețineți un domeniu sau un IP sau aveți privilegii de administrator
• Aveți o adresă @postmaster activă atașată domeniului
• Scor bun de reputație a e-mailului (corect sau ridicat).

Monitorizați frecvent buclele de feedback pentru a evalua relevanța conținutului pe care îl partajați cu abonații și pentru a menține lista de abonați curată.

Instrumente de gestionare a reputației prin e-mail

Pentru a avea un contact mai puternic cu publicul de e-mail, echipele de marketing adaugă infrastructurii instrumente de business intelligence și de analiză. Aceste soluții ajută la monitorizarea conversiilor și a ratelor de deschidere ale e-mailurilor tale, automatizează gestionarea campaniei, urmărește KPI-uri și îți oferă încredere în performanța campaniei.

Specialiștii de marketing folosesc de obicei instrumente de gestionare a reputației prin e-mail pentru a atinge aceste obiective:

• Segmentarea listei de e-mail
• Urmărirea ratelor de deschidere și a angajamentului
• Monitorizarea livrării e-mailului
• Urmărirea reputației IP și a domeniului

8 sfaturi pentru scalarea infrastructurii de e-mail

Gestionarea bazei dvs. de utilizatori de e-mail ar putea fi ușoară atunci când nu există mai mult de câteva sute de persoane pe lista de abonați. Cu toate acestea, pe măsură ce numărul de cititori crește, păstrarea unei reputații stelare și a reacției devine considerabil mai dificilă.

De aceea, la un moment dat, agenții de marketing prin e-mail și echipa de dezvoltare trebuie să revizuiască arhitectura existentă ținând cont de nevoile de scalabilitate. Pentru a vă asigura că coloana vertebrală de marketing prin e-mail poate face față provocărilor de extindere, urmați aceste sfaturi testate și adevărate.

1. Creați răspunsuri predefinite pentru e-mailuri cu trimitere rapidă

Este obișnuit ca agenții de marketing să sublinieze importanța personalizării. Cu toții dorim să îi facem pe clienți să simtă că sunt importanți pentru noi și să încercăm să evităm pe cât posibil copierea generică.

Cu toate acestea, dacă analizați fila „Poștă trimisă” a companiei dvs., cel mai probabil, vor exista o mulțime de răspunsuri repetitive. Pentru a vă asigura că nu trebuie să introduceți manual „Ne pare rău, sunt indisponibil în acest moment”, economisiți timp pre-proiectând șabloane pentru cele mai frecvente conversații cu clienții. De asemenea, puteți utiliza răspunsurile automate prin e-mail pentru a vă asigura că răspunsurile sunt trimise la timp și fără nicio bătaie de cap. Iată câteva idei.

Pentru a explica de ce nu răspunzi

Uneori, un client pune o întrebare aprofundată la care nu poți răspunde fără să avertizeze echipa. Sunt șanse să primiți e-mailuri de informare și în weekend sau în vacanțe. Iată cum puteți folosi un răspuns predefinit pentru a vă asigura că nu pierdeți potențiali clienți potențiali.

Bună [Nume],

Vă mulțumim că ați contactat cu privire la [numele subiectului]. Deocamdată, voi analiza asta și voi reveni cu un răspuns detaliat până vineri. Anunță-mă dacă este în regulă cu tine!

Cel mai bun,

[Numele dumneavoastră]

Pentru a răspunde la feedbackul utilizatorilor

Acest șablon vă va ajuta să faceți față criticilor fără a pune în pericol reputația companiei.

Bună [Nume],

Apreciez feedback-ul tău și am fost interesat să aud despre punctul tău de vedere. Pot să văd ce te-a făcut să te simți așa și mi-ar plăcea să fac inconvenientul în funcție de tine.

Sper că putem discuta despre [numele subiectului] la un apel sau o întâlnire? Spune-mi care dintre ele funcționează mai bine pentru tine. Cred că putem rezolva lucrurile și putem continua colaborarea.

Ai grijă,

[Numele dumneavoastră]

Pentru a refuza o ofertă irelevantă

Uneori, cu toții primim oferte imposibil de acceptat. Cu toate acestea, incapacitatea de a contribui la proiect nu înseamnă întotdeauna că ar trebui să tăiați legăturile cu cel care a oferit oportunitatea. În schimb, puteți concepe un răspuns politicos și eficient pentru a rămâne în contact și pentru a vă asigura că persoana de pe cealaltă parte a e-mailului nu are resentimente.

Bună [Nume],

Mulțumesc că m-ai contactat cu oferta. Aș fi bucuros să mă încadrez la bord - cu toate acestea, nu am suficient timp să mă angajez în proiecte noi. Aș fi bucuros să împărtășesc contactul unui profesionist care se ocupă și de acest tip de proiecte.

Te-ar ajuta asta în vreun fel?

Salutari,

[Numele dumneavoastră]

Creați cinci până la șapte șabloane pre-planificate și utilizați-le pentru a gestiona e-mailurile repetitive în câteva minute. Fiți deosebit de atenți să introduceți date dinamice în loc de etichete [nume] sau [subiect]. Lăsarea lor este o greșeală comună și este considerată un ton prost în comunicarea prin e-mail.

2. Asigurați-vă că aveți un formular de captare a clienților potențiali

Odată cu proliferarea chatbot-urilor, tot mai multe companii se aruncă pe „Formulele de generare de lead-uri sunt moarte”. Cu toate acestea, s-ar putea să fie prea devreme pentru a ajunge la astfel de concluzii generale.

De fapt, 49,7% dintre oameni au numit formularele de e-mail pentru clienți potențiali drept instrumentele de marketing cu cea mai mare conversie. În mod surprinzător, formele de captare în mai multe etape s-au dovedit a fi mai eficiente decât cele cu un singur pas.

Pentru a îmbunătăți eficiența marketingului prin e-mail, concentrați-vă pe captarea mai multor utilizatori printr-un formular de înscriere la fața locului. Proprietarii de afaceri remarcă faptul că partajarea magneților potențiali gratuit - cărți electronice, liste de verificare și altele - este una dintre cele mai eficiente modalități de a colecta date despre utilizatori și de a intra în legătură cu potențiali potențiali.

Potrivit HubSpot , formularele web sunt încă instrumentul de captare a clienților potențiali cu cea mai mare conversie

3. Fii consecvent în trimiterea e-mailurilor și asigură-te că acestea sunt pline cu conținut obișnuit

Marketingul prin e-mail nu este un remediu instantaneu pentru implicarea scăzută a utilizatorilor – obținerea unei rate de deschidere constantă și a CTR-urilor poate dura săptămâni. Datorită naturii sale pe distanță lungă, derularea campaniilor de marketing prin e-mail necesită o consistență incredibilă.

În loc să trimiteți e-mailuri o dată la două zile în mod sporadic, programați toate e-mailurile pentru o zi și o oră stabilite. Iată cum consecvența marketingului prin e-mail va ajuta să profitați la maximum de o infrastructură de e-mail cu buget redus:

• Educarea utilizatorilor și creșterea motivației acestora de a alege produsul . Distribuirea obișnuită a conținutului de învățare este o modalitate bună de a împinge cititorii în mod constant în pâlnia de vânzări, convingându-i cum produsul pe care îl oferiți va stimula dezvoltarea personală și profesională.
• Se remarcă printre concurenți . Dintre două mărci similare, un client potențial este mai probabil să aleagă pe cel cu care se conectează în mod regulat, spre deosebire de compania care trimite e-mailuri de câteva ori pe an.
• Încălzirea IP-ului și construirea unei reputații . Trimiterea unor loturi mici de e-mailuri pare mai naturală pentru furnizorii de găzduire de e-mail decât să producă mii de scrisori în câteva zile doar pentru a fi AWOL luni de zile după aceea. Consecvența este atât de importantă încât clienții de e-mail o promovează oficial. Orientările pentru expeditori Gmail menționează în mod special importanța unui program fix de e-mail.

4. Configurați un flux de lucru fiabil de testare a e-mailului

Cu cât trimiteți mai multe e-mailuri, cu atât puteți face mai multe greșeli. Mai ales când vine vorba de e-mailuri tranzacționale. În primul rând, protejează-ți clienții/abonații de e-mailurile tale de testare. Izolați mediul dvs. de testare de producție, unul real. Utilizați soluții complexe de testare a e-mailului pentru a vă testa scripturile, conținutul mesajelor și capacitatea de livrare, păstrând datele de testare bine organizate într-un singur loc. Mai jos este ce și cum puteți testa în general.

Verificați șablonul dvs

Verificarea conținutului de e-mail este destul de evidentă, dar nu uitați de adresa „de la”, linia de subiect și antet. Asigurați-vă că linkurile funcționează corect și că imaginile sunt afișate pe diferiți clienți de e-mail. În acest scop, puteți utiliza capabilitățile software-ului dvs. de marketing prin e-mail și, de asemenea, instrumentele terțelor părți.

Testați personalizarea

Dacă utilizați orice tip de conținut dinamic (cum ar fi numele destinatarului), verificați dacă îmbinarea corespondenței funcționează cu adevărat. Furnizorul dvs. de e-mail marketing ar trebui să se ocupe de îmbinarea corespondenței și de scripturi, iar responsabilitatea dvs. este să vă păstrați corect baza de date.

Când trimiteți e-mailuri tranzacționale cu combinația de instrumente și infrastructura dvs., este recomandat să efectuați teste amănunțite pentru întreaga bază de date. Cel mai simplu mod este să utilizați un API de testare a e-mailului, astfel încât să puteți rula teste automate.

Efectuați verificări spam

Sarcina ta aici este să te asiguri că mesajul tău nu ajunge în dosarul de spam. Puteți efectua verificări manuale sau puteți folosi un instrument dedicat pentru a vă ajuta.

5. Utilizați software de marketing prin e-mail pentru a automatiza procesul

Motivul pentru care campaniile de marketing prin e-mail eșuează adesea este că echipa de marketing vede fiecare scrisoare ca o singură dată, nu o parte a imaginii de ansamblu. Pe măsură ce proiectați o strategie de conectare cu abonații, rețineți că un singur e-mail nu este suficient pentru a încuraja abonații să ia o decizie de cumpărare.

Utilizarea software-ului de automatizare a e-mailului îi ajută pe proprietarii de afaceri să salveze text, să cunoască mai bine publicul și să ofere cititorilor conținutul de care nu știau niciodată că au nevoie. Iată cum instrumentele de automatizare îmbunătățesc eficiența campaniilor dvs.

Direcționare și segmentare de înaltă precizie

Instrumentele de automatizare a e-mailului împuternicesc campaniile cu oferte individualizate, ajută la gruparea oamenilor în funcție de interese și distribuie conținut care rezonează cu fiecare cititor dintr-un motiv personal. În acest fel, un proprietar de afaceri are șanse mai mari de a intra în legătură cu publicul, deoarece 90% dintre consumatori apreciază personalizarea în e-mailurile tranzacționale.

Îmbunătățirea productivității echipei de marketing  

Aceleași date au arătat că 59% dintre agenții de marketing au recunoscut că automatizarea ar ajuta la economisirea de până la șase ore pe zi de lucru. Echipa ta poate realoca acest timp pentru a descoperi noi canale de promovare sau pentru a îmbunătăți produsul de bază al afacerii.

Susținerea echipelor în creștere

Trimiterea a o sută de e-mailuri manual ar putea să nu pară o povară prea mare. Cu toate acestea, pe măsură ce lista de abonați se extinde la mii de cititori, găzduirea unei baze atât de mari de utilizatori va fi din ce în ce mai dificilă. Majoritatea instrumentelor de scalabilitate sunt capabile să facă față creșterilor bruște de audiență, chiar dacă numărul de abonați se va tripla peste noapte, echipa de marketing va avea toate instrumentele necesare pentru a păstra noi cititori.

6. Îmbunătățiți securitatea serverelor dvs

Fie că este vorba de programe malware, atacuri de phishing sau alte tipuri de amenințări, o parte echitabilă a riscurilor de securitate e-mail sunt bazate pe server. De aceea construirea liniei de apărare a e-mailului începe cu securizarea SMTP și a altor servere.

Iată sfaturile pe care le puteți urma pentru a evita atacurile terților:

• Specificați parametrii de retransmisie de e-mail, astfel încât e-mailul dvs. să nu fie unul de retransmisie deschis.
• Configurați un algoritm de autentificare pentru a vă asigura că niciun terț nu poate accesa serverul.
• Utilizați Reverse DNS ca protecție falsă a expeditorului. Algoritmul se va asigura că IP-ul expeditorului se potrivește cu domeniul din sistemul de nume de domeniu.
• Utilizați liste de blocare în timp real a adreselor URL spam pentru a vă asigura că niciun link din e-mail nu este rupt sau infectat cu malware.
• Păstrați o înregistrare de rezervă MX (schimb de e-mail). În acest fel, puteți conta întotdeauna pe o configurație de failover și vă puteți asigura că un domeniu poate trimite e-mailuri în mod continuu.

7. Facilitarea renunțării

Lucrăm din greu pentru a obține noi abonați la e-mail; desigur, vrem să le păstrăm cât mai mult timp posibil. Așadar, puteți găsi agenți de marketing mergând până la a ascunde butonul „Dezabonare” sau a-l elimina cu totul.

Pe scurt, aceasta nu este abordarea potrivită pentru succesul de marketing prin e-mail pe termen lung. În primul rând, conform actului CAN-SPAM al FTC, un expeditor trebuie să ofere utilizatorilor o modalitate de a nu mai primi e-mailuri viitoare. Pentru nerespectarea regulilor, puteți fi amendat cu până la 41.484 USD.

Chiar dacă guvernul nu te amendează, este posibil ca reputația adresei tale să aibă un impact dacă vei continua să trimiți mesaje cititorilor neinteresați. În loc să se dezaboneze, un utilizator iritat va semnala mesajul ca spam, crescând șansele de a ajunge pe lista neagră.

La sfârșitul zilei, este în interesul tău să lași utilizatorii neangajați să plece. Iată cum puteți facilita renunțarea fără a atrage prea mult atenția asupra butonului „Dezabonare”.

Încurajează abonamentele selective

Dacă unui utilizator nu-i place o parte din conținutul pe care îl partajați, nu este un lucru sigur că nu vrea să audă de la dvs. În loc să tăiați complet legăturile cu un cititor, dați-i șansa să reconsidere condițiile abonamentului.

Iată cum face Bonobos:

Atunci când utilizatorii aleg tipul de conținut de care sunt interesați, este mai ușor pentru marketeri să mențină cititorii fericiți și implicați.

Aflați de ce

Chiar dacă un utilizator dorește să se despartă de tine, asigurați-vă că profitați la maximum de timpul petrecut împreună. În primul rând, află de ce un cititor nu mai dorește să obțină conținut de la companie. Oferiți o listă cu cele mai probabile motive de renunțare sau încurajați-i pe oameni să-și listeze propriile lor.

Aceste date vor fi utile atunci când planificați campanii viitoare; echipa de marketing va ști ce a mers prost ultima dată și se va pregăti pentru un rezultat mai bun.

Iată un exemplu de a lăsa un utilizator să iasă din cârlig cu un scurt sondaj de urmărire:

Sondajele de feedback pentru renunțare sunt o sursă valoroasă de informații pentru planificarea campaniilor de marketing prin e-mail

Asigurați-vă că linkul de renunțare este sigur

Nu este suficient să puneți „Dezabonare” la vedere - trebuie să vă asigurați că pagina țintă respectă regulile de securitate ale paginii web (cum ar fi utilizarea protocolului HTTPS) și că nu este ruptă sau infectată cu malware. În caz contrar, un utilizator va primi un avertisment de sistem și nu va putea finaliza cu succes renunțarea.

Dacă o pagină de renunțare este infectată cu programe malware, utilizatorii nu au nicio modalitate de a se elimina din lista de abonați

8. Prioritizează reținerea față de achiziție

Când te gândești la scalabilitate, obținerea de noi utilizatori devine prioritatea principală. Cu toate acestea, o cale mai sigură către o audiență implicată și care conversie este de a profita de cititorii existenți, nu de a vă grăbi să obțineți alții noi.

Ai șanse de 10 ori mai mari să vinzi un produs unui client existent decât unui client potențial nou achiziționat. În timp ce specialiștii în marketing ar trebui să se concentreze pe răspândirea buletinului informativ, este la fel de important să analizăm comportamentul cititorilor implicați și să ne asigurăm că aceștia se bucură de interacțiunile cu marca. Haideți să explorăm cum le puteți îmbunătăți experiența.

• Optimizați designul de e-mail pentru mobil . În acest fel, mesajele dvs. sunt accesibile oriunde și oricând.
• Solicitați feedback și utilizați-l pentru a ajusta marketingul de conținut . Fă-ți un obicei din a afla ce le-ar plăcea cititorilor tăi să acopere e-mailurile. După ce ați colectat feedback concludent, modificați copia în funcție de interesele și nevoile publicului.
• Încurajați conexiuni mai profunde . Spune-le cititorilor cum se pot conecta cu tine - fie la nivel față în față, la telefon sau prin intermediul rețelelor sociale. În acest fel, vă veți conecta cu publicul la un nivel mai personal și vă veți marca ca alegerea de preferat a unui potențial client.

Concluzie

La fel cum o casă bună trebuie să aibă o bază bună, campaniile de e-mail de succes trebuie să se bazeze pe o infrastructură sigură și robustă. Este util pentru proprietarii de afaceri și agenții de marketing prin e-mail să urmeze cele mai bune practici din industrie, cum ar fi asigurarea siguranței serverelor și adresei IP sau utilizarea instrumentelor de automatizare pentru a supraveghea campaniile.

În acest fel, veți evita riscurile de reputație și veți proteja e-mailul împotriva trecerii pe lista neagră. Rețineți că inițial a evita filtrele de spam este de multe ori mai ușor decât să vă găsiți calea înapoi. Fiți atenți la conținutul pe care îl partajați utilizatorilor, urmăriți răspunsurile acestora și folosiți informațiile colectate pentru a ajusta strategiile campaniei.

Utilizați instrumente dedicate de testare a e-mailului și toate software-urile adecvate pentru a sprijini colectarea datelor și luarea deciziilor și veți fi cu un pas mai aproape de un #NoFailMail.