Yang Perlu Anda Ketahui Tentang Infrastruktur Email Kelas Dunia

Meskipun sisi baiknya dari pemasaran email adalah memastikan bahwa pesan tetap ada di benak pembaca, ada banyak hal yang terjadi di baliknya.

Ada lusinan bagian yang bergerak yang bertanggung jawab untuk pengiriman email: server, sistem nama domain, alamat IP, dan lainnya. Semua ini dikenal secara kolektif sebagai infrastruktur email.

Sebagai aturan praktis, tim pemasaran tidak mengatur infrastruktur sendiri, menyerahkan teknis ke departemen TI. Karena itu, apakah Anda seorang manajer pemasaran atau pemilik bisnis, pemahaman tentang bagaimana semua roda mesin infrastruktur bekerja sama akan membantu Anda mendapatkan wawasan tentang kinerja kampanye.

Apa itu infrastruktur email?

Infrastruktur email adalah sistem yang dibangun untuk mendorong pengiriman semua buletin atau email transaksional yang Anda kirim. Biasanya terdiri dari komponen berikut: alamat IP, agen email, loop umpan balik, dan alat manajemen reputasi email.

alamat IP

Alamat IP adalah rangkaian angka yang dilampirkan oleh nama sistem domain (DNS) ke domain. Berkat ini, kita dapat menggunakan huruf (google.com dan semacamnya) alih-alih angka (256.58.217.06) untuk mengunjungi situs web.

Setiap kali Anda mengetik 'google.com,' DNS memprosesnya untuk menghubungkan Anda ke IP

Ada dua jenis alamat IP yang dapat Anda lampirkan ke domain Anda: alamat khusus dan alamat bersama.

• IP khusus adalah IP yang ditetapkan hanya untuk domain situs web Anda. Biasanya, Anda perlu membayar sedikit biaya untuk menggunakan alamat tersebut. Sebagai imbalannya, Anda akan mendapatkan keamanan dan kebebasan.
• IP bersama adalah alamat yang digunakan beberapa domain secara bersamaan.

Dalam pemasaran email, IP adalah bagian besar dari reputasi pengirim. Penyedia hosting melacak semua tindakan yang dilakukan pemilik bisnis kembali ke IP dan memberikan skor reputasi berdasarkan ini. Jika Anda berbagi IP dengan situs web lain, kemungkinan besar, mereka tidak rajin mengikuti praktik pemasaran email seperti Anda. Dan karena Anda berbagi alamat, Anda akan turun bersama.

Tidak memiliki kendali atas reputasi IP dapat merusak tingkat pengiriman email kampanye Anda, itulah sebabnya disarankan menggunakan IP khusus untuk kampanye pemasaran email massal.

Agen surat

Agen surat adalah alat yang membantu melihat, membalas, atau mentransfer email antara pengirim dan penerima. Infrastruktur email biasa menggunakan beberapa agen email pada berbagai tahap perjalanan email.

Perjalanan email dari pengirim ke inbox penerima

• Agen pengguna email: istilah mewah untuk klien email. Baik itu antarmuka perangkat lunak atau desktop, MUA menyimpan email, memungkinkan pengguna membaca dan membalas pesan, menghapusnya, atau menandainya sebagai spam.
• Agen transfer email: alat yang mengimplementasikan server dan sisi klien dari protokol transfer email. MTA memberdayakan pertukaran email antara perangkat penerima dan pengirim.
• Agen pengiriman pesan: komponen arsitektur ini menerima email dari agen transfer dan menyimpannya di lingkungan pembaca (kotak masuk). Agen pengiriman lokal adalah nama umum lain untuk MDA.

server SMTP

Server SMTP adalah aplikasi yang digunakan klien email terpilih untuk bertukar email antar pengguna. Setiap penyedia server khusus bahtera memiliki alamat SMTP yang berbeda - tampilan umumnya adalah: smtp.serveraddress.com

Misalnya, SMTP Gmail adalah smtp.gmail.com, Outlook adalah smtp.outlook.com, dan seterusnya.

Server SMTP diakses berulang kali selama proses pengiriman email

Apa tujuan dari server SMTP? Singkatnya, ini memproses data email dan meneruskannya ke kotak masuk penerima, memvalidasi beberapa kondisi dalam proses:

• Jika akun pengirim aktif
• Jika alamat penerima valid
• Memvalidasi reputasi email. Jika rendah, server SMTP kemungkinan akan memasukkan email ke daftar hitam

Jika pembaca menggunakan filter anti-spam, ini adalah alasan lain mengapa server SMTP mungkin gagal mengirimkan email ke kotak masuk target juga.

Lingkaran umpan balik

Umpan balik (FBL) adalah salah satu proses utama yang diberdayakan oleh infrastruktur email. Jika pengirim kampanye menyiapkan umpan balik, dia akan dapat mengetahui bagaimana pembaca berinteraksi dengan email. Dengan cara ini, tim pemasaran dapat menghapus pelanggan yang kurang terlibat dari daftar untuk memastikan konten sepenuhnya relevan dengan audiens.

Perincian visual dari loop umpan balik email

Untuk mendaftar FBL, pemilik bisnis harus memenuhi serangkaian persyaratan:

• Memiliki domain atau IP atau memiliki hak admin
• Memiliki alamat @postmaster aktif yang dilampirkan ke domain
• Skor reputasi email yang baik (cukup atau tinggi).

Pantau umpan balik secara berkala untuk menilai relevansi konten yang Anda bagikan dengan pelanggan dan menjaga daftar pelanggan tetap bersih.

Alat manajemen reputasi email

Untuk memiliki kontak yang lebih kuat dengan audiens email, tim pemasaran menambahkan kecerdasan bisnis dan alat analitik ke infrastruktur. Solusi ini membantu mengawasi konversi dan rasio buka email Anda, mengotomatiskan manajemen kampanye, melacak KPI, dan memberi Anda kepercayaan diri dalam kinerja kampanye.

Pemasar biasanya menggunakan alat manajemen reputasi email untuk mencapai tujuan ini:

• Segmentasi daftar email
• Melacak tarif terbuka dan keterlibatan
• Memantau pengiriman email
• Melacak IP dan reputasi domain

8 tips untuk menskalakan infrastruktur email Anda

Menangani basis pengguna email Anda mungkin sangat mudah ketika tidak lebih dari beberapa ratus orang dalam daftar pelanggan. Namun, seiring bertambahnya jumlah pembaca, menjaga reputasi bintang dan tetap responsif menjadi jauh lebih sulit.

Itu sebabnya, pada titik tertentu, pemasar email dan tim pengembangan perlu meninjau arsitektur yang ada dengan mempertimbangkan kebutuhan skalabilitas. Untuk memastikan tulang punggung pemasaran email Anda dapat menangani tantangan ekspansi, ikuti tips yang sudah terbukti benar ini.

1. Buat balasan kalengan untuk mengirim email cepat

Sudah umum bagi pemasar untuk menekankan pentingnya personalisasi. Kita semua ingin membuat pelanggan merasa bahwa mereka penting bagi kita dan berusaha menghindari salinan generik sebanyak mungkin.

Namun, jika Anda menganalisis tab 'Surat terkirim' perusahaan Anda, kemungkinan besar, akan ada banyak balasan berulang. Untuk memastikan Anda tidak perlu mengetik 'Maaf, saya tidak tersedia sekarang' secara manual, hemat waktu Anda dengan merancang template untuk percakapan paling umum dengan klien. Anda juga dapat memanfaatkan tanggapan email otomatis untuk memastikan balasan Anda dikirim tepat waktu dan tanpa kerumitan. Berikut adalah beberapa ide.

Untuk menjelaskan mengapa Anda tidak menjawab

Terkadang, klien mengajukan pertanyaan mendalam yang tidak dapat Anda jawab tanpa memberi tahu tim terlebih dahulu. Kemungkinannya adalah, Anda juga mendapatkan email penjangkauan pada akhir pekan atau liburan. Inilah cara Anda dapat menggunakan balasan kalengan untuk memastikan Anda tidak kehilangan prospek prospektif.

Hai [Nama],

Terima kasih telah menghubungi kami tentang [nama topik]. Untuk saat ini, saya akan memeriksanya dan menghubungi Anda kembali dengan jawaban terperinci pada hari Jumat. Beri tahu saya jika ini baik-baik saja dengan Anda!

Terbaik,

[Namamu]

Untuk menjawab umpan balik pengguna

Template ini akan membantu Anda menghadapi kritik tanpa membahayakan reputasi perusahaan.

Hai [Nama],

Saya menghargai umpan balik Anda dan tertarik untuk mendengar tentang sudut pandang Anda. Saya dapat melihat apa yang membuat Anda merasa seperti ini dan ingin membuat ketidaknyamanan ini terserah Anda.

Saya harap kita bisa mendiskusikan [nama topik] melalui telepon atau rapat? Beri tahu saya mana yang lebih cocok untuk Anda. Saya percaya kita bisa menyelesaikan masalah dan melanjutkan kolaborasi.

Hati hati,

[Namamu]

Untuk menolak tawaran yang tidak relevan

Terkadang, kita semua mendapatkan penawaran yang tidak mungkin diambil. Namun, ketidakmampuan untuk berkontribusi pada proyek tidak selalu berarti Anda harus memutuskan hubungan dengan orang yang menawarkan kesempatan itu. Sebagai gantinya, Anda dapat merancang balasan yang sopan dan efisien untuk tetap berhubungan dan memastikan orang di sisi lain email tidak merasa tersinggung.

Hai [Nama],

Terima kasih telah menghubungi saya dengan tawaran itu. Saya akan senang untuk bergabung - namun, saya tidak punya cukup waktu untuk berkomitmen pada proyek baru. Saya akan dengan senang hati membagikan kontak seorang profesional yang menangani proyek jenis ini juga.

Apakah ini membantu Anda dengan cara apa pun?

Salam,

[Namamu]

Buat lima hingga tujuh templat yang telah direncanakan sebelumnya dan gunakan untuk menangani email berulang dalam hitungan menit. Berhati-hatilah untuk memasukkan data dinamis alih-alih tag [nama] atau [topik]. Membiarkan mereka masuk adalah kesalahan umum dan dianggap sebagai nada mauvais dalam komunikasi email.

2. Pastikan untuk memiliki formulir penangkapan prospek

Dengan menjamurnya chatbot, semakin banyak bisnis yang ikut-ikutan 'Bentuk generasi pemimpin sudah mati'. Namun, mungkin terlalu dini untuk melompat ke kesimpulan besar seperti itu.

Faktanya, 49,7% orang menyebut formulir prospek email sebagai alat pemasaran dengan konversi tertinggi. Anehnya, formulir pengambilan multi-langkah terbukti lebih efisien daripada yang satu langkah.

Untuk meningkatkan efisiensi pemasaran email, fokuslah untuk menangkap lebih banyak pengguna melalui formulir pendaftaran di tempat. Pemilik bisnis berkomentar bahwa berbagi magnet prospek gratis - eBuku, daftar periksa, dan lainnya - adalah salah satu cara paling efisien untuk mengumpulkan data pengguna dan terhubung dengan prospek prospektif.

Menurut HubSpot , formulir web masih merupakan alat penangkap prospek dengan konversi tertinggi

3. Konsisten dalam mengirim email Anda, dan pastikan mereka diisi dengan konten biasa

Pemasaran email bukanlah solusi instan untuk keterlibatan pengguna yang rendah – mendapatkan rasio buka yang stabil dan RKT dapat memakan waktu berminggu-minggu. Karena sifatnya yang jangka panjang, menjalankan kampanye pemasaran email membutuhkan konsistensi yang luar biasa.

Alih-alih mengirim email setiap hari secara sporadis, jadwalkan semua email untuk hari dan waktu yang ditentukan. Inilah cara konsistensi pemasaran email akan membantu memaksimalkan infrastruktur email beranggaran rendah:

• Mendidik pengguna dan meningkatkan motivasi mereka untuk memilih produk . Berbagi konten pembelajaran reguler adalah cara yang baik untuk secara konsisten mendorong pembaca ke saluran penjualan, meyakinkan mereka bagaimana produk yang Anda tawarkan akan meningkatkan pengembangan pribadi dan profesional.
• Menonjol di antara pesaing . Dari dua merek serupa, calon klien lebih cenderung memilih merek yang terhubung dengannya secara teratur dibandingkan dengan perusahaan yang mengirim email beberapa kali dalam setahun.
• Pemanasan IP dan membangun reputasi . Mengirim sejumlah kecil email secara konsisten tampaknya lebih alami untuk penyedia hosting email daripada mengaduk-aduk ribuan surat selama beberapa hari hanya untuk pergi AWOL selama berbulan-bulan sesudahnya. Konsistensi sangat penting sehingga klien email mempromosikannya secara resmi. Pedoman pengirim Gmail secara khusus menyebutkan pentingnya jadwal email yang tetap.

4. Siapkan alur kerja pengujian email yang andal

Semakin banyak email yang Anda kirim, semakin banyak kesalahan yang dapat Anda buat. Terutama dalam hal email transaksional. Pertama, lindungi pelanggan/pelanggan Anda dari email pengujian Anda. Pisahkan lingkungan pengujian Anda dari produksi, yang asli. Gunakan solusi pengujian email yang kompleks untuk menguji skrip, konten pesan, dan kemampuan pengiriman Anda, menjaga data pengujian Anda tetap terorganisir dengan baik di satu tempat. Di bawah ini adalah apa dan bagaimana Anda dapat menguji secara umum.

Periksa template Anda

Memverifikasi konten email cukup jelas, tetapi jangan lupa tentang alamat "dari", baris subjek, dan judul awal. Pastikan tautan berfungsi dengan baik dan gambar ditampilkan di berbagai klien email. Untuk tujuan ini, Anda dapat menggunakan kemampuan perangkat lunak pemasaran email Anda dan juga alat pihak ketiga.

Uji personalisasi

Jika Anda menggunakan segala jenis konten dinamis (seperti nama penerima), verifikasi bahwa gabungan surat benar-benar berfungsi. Penyedia pemasaran email Anda harus menangani gabungan surat dan skrip, dan tanggung jawab Anda adalah menjaga database Anda tetap benar.

Saat mengirim email transaksional dengan kombinasi alat dan infrastruktur Anda, disarankan untuk menjalankan pengujian menyeluruh untuk seluruh database. Cara termudah adalah dengan memanfaatkan API pengujian email sehingga Anda dapat menjalankan pengujian otomatis.

Lakukan pemeriksaan spam

Tugas Anda di sini adalah memastikan bahwa pesan Anda tidak masuk ke folder spam. Anda dapat melakukan pemeriksaan manual atau menggunakan alat khusus untuk membantu Anda.

5. Gunakan perangkat lunak pemasaran email untuk mengotomatisasi proses

Alasan mengapa kampanye pemasaran email gagal sering kali karena tim pemasaran melihat setiap huruf sebagai satu-satunya, bukan bagian dari gambaran yang lebih besar. Saat Anda merancang strategi untuk terhubung dengan pelanggan, ingatlah bahwa satu email tidak cukup untuk mendorong pelanggan membuat keputusan pembelian.

Menggunakan perangkat lunak otomatisasi email membantu pemilik bisnis menghemat jenis, mengenal audiens dengan lebih baik, dan menawarkan kepada pembaca konten yang mereka tidak pernah tahu mereka butuhkan. Berikut cara alat otomatisasi meningkatkan efisiensi kampanye Anda.

Penargetan dan segmentasi presisi tinggi

Alat otomatisasi email memberdayakan kampanye dengan penawaran individual, membantu mengelompokkan orang berdasarkan minat, dan berbagi konten yang sesuai dengan setiap pembaca karena alasan pribadi. Dengan cara ini, pemilik bisnis memiliki peluang lebih tinggi untuk terhubung dengan audiens, karena 90% konsumen menghargai personalisasi dalam email transaksional.

Meningkatkan produktivitas tim pemasaran  

Data yang sama menunjukkan 59% pemasar mengakui bahwa otomatisasi akan membantu menghemat sebanyak enam jam per hari kerja. Tim Anda dapat mengalokasikan kembali waktu ini untuk menemukan saluran promosi baru atau meningkatkan produk inti bisnis.

Mempertahankan tim yang berkembang

Mengirim seratus email secara manual mungkin tidak terlalu membebani. Namun, seiring bertambahnya daftar pelanggan hingga ribuan pembaca, mengakomodasi basis pengguna yang begitu besar akan semakin menantang. Sebagian besar alat skalabilitas mampu menangani lonjakan audiens yang tiba-tiba, bahkan jika jumlah pelanggan menjadi tiga kali lipat dalam semalam, tim pemasaran akan memiliki semua alat yang diperlukan untuk mempertahankan pembaca baru.

6. Tingkatkan keamanan server Anda

Baik itu malware, serangan phishing, atau jenis ancaman lainnya, sebagian besar risiko keamanan email berbasis server. Itu sebabnya membangun garis pertahanan email dimulai dengan mengamankan SMTP dan server lainnya.

Berikut adalah tips yang dapat Anda ikuti untuk menghindari serangan pihak ketiga:

• Tentukan parameter relai email sehingga email Anda bukan relai terbuka.
• Siapkan algoritme autentikasi untuk memastikan tidak ada pihak ketiga yang dapat mengakses server.
• Gunakan Reverse DNS sebagai perlindungan pengirim palsu. Algoritme akan memastikan bahwa IP pengirim cocok dengan domain dalam sistem nama domain.
• Gunakan daftar blokir real-time URL spam untuk memastikan bahwa tidak ada tautan dalam email yang rusak atau terinfeksi malware.
• Simpan catatan MX (pertukaran email) cadangan. Dengan cara ini, Anda selalu dapat mengandalkan konfigurasi failover dan memastikan bahwa domain dapat mengirimkan email secara terus-menerus.

7. Memfasilitasi opt-out

Kami bekerja keras untuk mendapatkan pelanggan email baru; tentu saja, kami ingin mempertahankannya selama mungkin. Jadi, Anda dapat menemukan pemasar yang menyembunyikan tombol 'Berhenti Berlangganan' atau menghapusnya sama sekali.

Singkat cerita, ini bukan pendekatan yang tepat untuk kesuksesan pemasaran email jangka panjang. Untuk satu hal, menurut tindakan CAN-SPAM FTC, pengirim harus menyediakan cara bagi pengguna untuk berhenti menerima email di masa mendatang. Untuk ketidakpatuhan terhadap pedoman, Anda dapat didenda hingga $41.484.

Bahkan jika pemerintah tidak mendenda Anda, reputasi alamat Anda kemungkinan akan merugikan jika Anda terus mengirim pesan ke pembaca yang tidak tertarik. Alih-alih berhenti berlangganan, pengguna yang kesal akan menandai pesan sebagai spam, meningkatkan peluang Anda untuk berakhir di daftar hitam.

Pada akhirnya, membiarkan pengguna yang tidak terlibat pergi adalah demi kepentingan terbaik Anda. Inilah cara Anda dapat memfasilitasi penyisihan tanpa terlalu memperhatikan tombol 'Berhenti Berlangganan'.

Dorong langganan selektif

Jika pengguna tidak menyukai beberapa konten yang Anda bagikan, bukan berarti dia tidak ingin mendengar dari Anda sama sekali. Daripada memutuskan hubungan dengan pembaca sepenuhnya, beri dia kesempatan untuk mempertimbangkan kembali persyaratan berlangganan.

Begini cara Bonobo melakukannya:

Saat pengguna memilih jenis konten yang mereka minati, lebih mudah bagi pemasar untuk membuat pembaca senang dan terlibat.

Kenali alasannya

Bahkan jika pengguna ingin berpisah dengan Anda, pastikan Anda memanfaatkan waktu yang dihabiskan bersama dengan sebaik-baiknya. Pertama, cari tahu mengapa pembaca tidak lagi ingin mendapatkan konten dari perusahaan. Tawarkan daftar alasan penolakan yang paling mungkin atau dorong orang untuk membuat daftar mereka sendiri.

Data ini akan berguna saat merencanakan kampanye mendatang; tim pemasaran akan tahu apa yang salah terakhir kali dan akan bersiap untuk hasil yang lebih baik.

Berikut adalah contoh membiarkan pengguna lolos dengan survei tindak lanjut singkat:

Survei umpan balik opt-out adalah sumber wawasan yang berharga untuk perencanaan kampanye pemasaran email

Pastikan tautan penyisihan aman

Tidaklah cukup untuk menempatkan 'Berhenti Berlangganan' di depan mata - Anda perlu memastikan halaman target memenuhi pedoman keamanan halaman web (seperti menggunakan protokol HTTPS) dan tidak rusak atau terinfeksi malware. Jika tidak, pengguna akan mendapatkan peringatan sistem dan tidak akan berhasil menyelesaikan penyisihan.

Jika halaman penyisihan terinfeksi malware, tidak ada cara bagi pengguna untuk menghapus diri mereka sendiri dari daftar pelanggan

8. Prioritaskan retensi daripada akuisisi

Ketika Anda memikirkan skalabilitas, mendapatkan pengguna baru menjadi prioritas utama. Namun, jalan yang lebih pasti menuju audiens yang terlibat dan berkonversi adalah dengan memanfaatkan pembaca yang ada, tidak terburu-buru untuk mendapatkan yang baru.

Anda 10 kali lebih mungkin menjual produk ke pelanggan yang sudah ada daripada ke prospek yang baru diperoleh. Sementara pemasar harus fokus menyebarkan berita buletin, sama pentingnya untuk menganalisis perilaku pembaca yang terlibat dan memastikan mereka menikmati interaksi dengan merek. Mari kita jelajahi bagaimana Anda dapat meningkatkan pengalaman mereka.

• Optimalkan desain email untuk seluler . Dengan cara ini, pesan Anda dapat diakses di mana saja, kapan saja.
• Mintalah umpan balik dan gunakan untuk menyesuaikan pemasaran konten . Biasakan untuk mencari tahu apa yang ingin diliput oleh pembaca Anda melalui email. Setelah mengumpulkan umpan balik yang meyakinkan, sesuaikan salinannya berdasarkan minat dan kebutuhan audiens.
• Mendorong koneksi yang lebih dalam . Beri tahu pembaca bagaimana lagi mereka dapat terhubung dengan Anda - baik secara tatap muka, di telepon, atau melalui media sosial. Dengan cara ini, Anda akan terhubung dengan audiens pada tingkat yang lebih pribadi dan mencap diri Anda sebagai pilihan utama calon pelanggan.

Kesimpulan

Sama halnya dengan bagaimana rumah yang bagus harus memiliki fondasi yang baik, kampanye email yang sukses harus didasarkan pada infrastruktur yang aman dan kuat. Sangat membantu bagi pemilik bisnis dan pemasar email untuk mengikuti praktik industri terbaik, seperti memastikan keamanan server dan alamat IP Anda atau menggunakan alat otomatisasi untuk mengawasi kampanye.

Dengan cara ini, Anda akan menghindari risiko reputasi dan melindungi email agar tidak masuk daftar hitam. Ingatlah bahwa awalnya menghindari filter spam berkali-kali lebih mudah daripada menemukan jalan kembali. Perhatikan konten yang Anda bagikan dengan pengguna, lacak respons mereka, dan gunakan wawasan yang dikumpulkan untuk menyesuaikan strategi kampanye.

Gunakan alat pengujian email khusus dan semua perangkat lunak yang sesuai untuk mendukung pengumpulan data dan pengambilan keputusan, dan Anda akan selangkah lebih dekat ke #NoFailMail.