Todo lo que necesita saber sobre la infraestructura de correo electrónico de clase mundial

Aunque el lado positivo del marketing por correo electrónico se trata de asegurarse de que el mensaje permanezca en la mente del lector, hay muchas cosas detrás.

Hay docenas de partes móviles responsables de la entrega de correo electrónico: servidores, sistemas de nombres de dominio, direcciones IP y otros. Todos estos se conocen colectivamente como infraestructura de correo electrónico.

Como regla general, los equipos de marketing no configuran la infraestructura por su cuenta, dejando los aspectos técnicos al departamento de TI. Habiendo dicho eso, ya sea que sea gerente de marketing o propietario de un negocio, comprender cómo funcionan juntas todas las ruedas de la máquina de infraestructura lo ayudará a obtener información sobre el rendimiento de la campaña.

¿Qué es la infraestructura de correo electrónico?

La infraestructura de correo electrónico es un sistema creado para impulsar la entrega de todos los boletines o correos electrónicos transaccionales que envíe. Por lo general, consta de los siguientes componentes: direcciones IP, agentes de correo, bucles de comentarios y herramientas de administración de reputación de correo electrónico.

dirección IP

Las direcciones IP son cadenas de números que el nombre del sistema de dominio (DNS) adjunta a los dominios. Gracias a estos, podemos usar letras (google.com y similares) en lugar de números (256.58.217.06) para visitar sitios web.

Cada vez que escribes 'google.com', DNS lo procesa para conectarte a la IP

Hay dos tipos de direcciones IP a las que puede adjuntar su dominio: una dedicada y una compartida.

• Una IP dedicada es la que se asigna únicamente al dominio de tu sitio web. Por lo general, deberá pagar una pequeña tarifa para usar dicha dirección. A cambio, obtendrás seguridad y libertad.
• Una IP compartida es una dirección que algunos dominios usan simultáneamente.

En el marketing por correo electrónico, las direcciones IP son una parte importante de la reputación de un remitente. Un proveedor de alojamiento rastrea todas las acciones que el propietario de una empresa realiza en la IP y asigna una puntuación de reputación basada en ellas. Si comparte una IP con otros sitios web, lo más probable es que no sean tan diligentes en seguir las prácticas de marketing por correo electrónico como usted. Y como comparten una dirección, bajarán juntos.

No tener control sobre la reputación de IP puede dañar las tasas de entrega de correo electrónico de sus campañas, por lo que se recomienda utilizar una IP dedicada para campañas de marketing por correo electrónico masivo.

agentes de correo

Un agente de correo es una herramienta que ayuda a ver, responder o transferir correos electrónicos entre un remitente y un destinatario. Una infraestructura de correo electrónico típica utiliza varios agentes de correo en diferentes etapas del viaje de un correo electrónico.

El viaje de un correo electrónico desde la bandeja de entrada del remitente hasta la del destinatario

• Agente de usuario de correo: un término elegante para los clientes de correo electrónico. Ya sea una interfaz de software o de escritorio, MUA almacena correos electrónicos, permite a los usuarios leer y responder mensajes, eliminarlos o marcarlos como correo no deseado.
• Agente de transferencia de correo: una herramienta que implementa el servidor y el lado del cliente del protocolo de transferencia de correo electrónico. MTA permite el intercambio de correos electrónicos entre el dispositivo de un destinatario y el de un remitente.
• Agente de entrega de mensajes: este componente de la arquitectura acepta un correo electrónico del agente de transferencia y lo almacena en el entorno de un lector (la bandeja de entrada). Agente de entrega local es otro nombre común para MDA.

servidor SMTP

Un servidor SMTP es una aplicación que utiliza un cliente de correo electrónico elegido para intercambiar correos electrónicos entre usuarios. Cada proveedor de servidor dedicado ark tiene una dirección SMTP diferente; el aspecto general es: smtp.serveraddress.com

Por ejemplo, el SMTP de Gmail es smtp.gmail.com, el de Outlook es smtp.outlook.com, etc.

Se accede repetidamente a los servidores SMTP durante el proceso de entrega de correo electrónico

¿Cuál es el propósito de un servidor SMTP? En pocas palabras, procesa los datos del correo electrónico y los pasa a la bandeja de entrada del destinatario, validando algunas condiciones en el proceso:

• Si la cuenta de un remitente está activa
• Si la dirección del destinatario es válida
• Validación de la reputación del correo electrónico. Si es bajo, es probable que los servidores SMTP incluyan el correo electrónico en la lista negra.

Si un lector utiliza un filtro antispam, esta es otra razón por la que el servidor SMTP también podría fallar al enviar el correo electrónico a la bandeja de entrada de destino.

Bucle de retroalimentación

Un bucle de retroalimentación (FBL) es uno de los procesos clave empoderados por la infraestructura de correo electrónico. Si el remitente de una campaña configura un ciclo de comentarios, podrá averiguar cómo interactuó el lector con un correo electrónico. De esta forma, los equipos de marketing pueden eliminar de la lista a los suscriptores poco comprometidos para asegurarse de que el contenido sea completamente relevante para la audiencia.

Un desglose visual de un ciclo de retroalimentación por correo electrónico

Para registrarse en un FBL, el propietario de una empresa debe cumplir una serie de condiciones:

• Poseer un dominio o una IP o tener privilegios de administrador
• Tener una dirección @postmaster activa adjunta al dominio
• Buen puntaje de reputación de correo electrónico (regular o alto).

Supervise los bucles de comentarios con frecuencia para evaluar la relevancia del contenido que comparte con los suscriptores y mantenga limpia la lista de suscriptores.

Herramientas de gestión de reputación de correo electrónico

Para tener un contacto más fuerte con las audiencias de correo electrónico, los equipos de marketing agregan herramientas de análisis e inteligencia empresarial a la infraestructura. Estas soluciones ayudan a controlar las conversiones y las tasas de apertura de sus correos electrónicos, automatizar la administración de campañas, realizar un seguimiento de los KPI y brindarle confianza en el rendimiento de la campaña.

Los profesionales del marketing suelen utilizar herramientas de gestión de la reputación del correo electrónico para lograr estos objetivos:

• Segmentación de la lista de correo electrónico
• Seguimiento de tasas de apertura y participación
• Supervisión de la entrega de correo electrónico
• Seguimiento de IP y reputación de dominio

8 consejos para escalar su infraestructura de correo electrónico

Manejar su base de usuarios de correo electrónico puede ser muy fácil cuando no hay más de unos cientos de personas en la lista de suscriptores. Sin embargo, a medida que crece el número de lectores, mantener una reputación estelar y responder se vuelve considerablemente más difícil.

Es por eso que, en algún momento, los especialistas en marketing por correo electrónico y el equipo de desarrollo deben revisar la arquitectura existente teniendo en cuenta las necesidades de escalabilidad. Para asegurarse de que su columna vertebral de marketing por correo electrónico pueda manejar los desafíos de expansión, siga estos consejos comprobados.

1. Cree respuestas enlatadas para correos electrónicos de envío rápido

Es común que los especialistas en marketing enfaticen la importancia de la personalización. Todos queremos que los clientes sientan que son importantes para nosotros y tratamos de evitar la copia genérica tanto como sea posible.

Sin embargo, si analiza la pestaña 'Correo enviado' de su empresa, lo más probable es que haya muchas respuestas repetitivas. Para asegurarse de no tener que escribir 'Lo siento, no estoy disponible en este momento' manualmente, ahorre tiempo prediseñando plantillas para las conversaciones más comunes con los clientes. También puede aprovechar las respuestas automáticas por correo electrónico para asegurarse de que sus respuestas se envíen a tiempo y sin problemas. Aquí hay algunas ideas.

Para explicar por qué no contestas

A veces, un cliente hace una pregunta profunda que no puede responder sin avisar al equipo. Lo más probable es que también reciba correos electrónicos de divulgación los fines de semana o las vacaciones. Así es como puede usar una respuesta enlatada para asegurarse de que no se está perdiendo posibles clientes potenciales.

Nombre Hola],

Gracias por contactarnos sobre [nombre del tema]. Por ahora, voy a investigarlo y le daré una respuesta detallada antes del viernes. ¡Déjame saber si esto está bien contigo!

Mejor,

[Su nombre]

Para responder a los comentarios de los usuarios

Esta plantilla lo ayudará a lidiar con las críticas sin poner en riesgo la reputación de la empresa.

Nombre Hola],

Agradezco sus comentarios y estaba interesado en conocer su punto de vista. Puedo ver lo que te hizo sentir de esta manera y me encantaría compensarte por las molestias.

Espero que podamos discutir el [nombre del tema] durante una llamada o una reunión. Déjame saber cuál funciona mejor para ti. Creo que podemos resolver las cosas y continuar la colaboración.

Cuídate,

[Su nombre]

Rechazar una oferta irrelevante

A veces, todos recibimos ofertas que son imposibles de aceptar. Sin embargo, la imposibilidad de contribuir al proyecto no siempre significa que debas cortar los lazos con quien te ofreció la oportunidad. En su lugar, puede diseñar una respuesta cortés y eficiente para mantenerse en contacto y asegurarse de que la persona al otro lado del correo electrónico no tenga resentimientos.

Nombre Hola],

Gracias por contactarme con la oferta. Me encantaría participar; sin embargo, no tengo suficiente tiempo para comprometerme con nuevos proyectos. Estaría feliz de compartir el contacto de un profesional que maneja este tipo de proyecto también.

¿Te ayudaría esto de alguna manera?

Saludos,

[Su nombre]

Cree de cinco a siete plantillas planificadas previamente y utilícelas para tratar correos electrónicos repetitivos en cuestión de minutos. Tenga mucho cuidado de insertar datos dinámicos en lugar de etiquetas [nombre] o [tema]. Dejarlos es un error común y se considera un tono mauvais en la comunicación por correo electrónico.

2. Asegúrate de tener un formulario de captura de leads

Con la proliferación de chatbots, más empresas se están subiendo al carro de 'los formularios de generación de prospectos están muertos'. Sin embargo, podría ser demasiado pronto para saltar a conclusiones tan radicales.

De hecho, el 49,7% de las personas mencionaron los formularios de correo electrónico para clientes potenciales como las herramientas de marketing de mayor conversión. Sorprendentemente, los formularios de captura de varios pasos demostraron ser más eficientes que los de un solo paso.

Para mejorar la eficiencia del marketing por correo electrónico, concéntrese en capturar más usuarios a través de un formulario de registro en el sitio. Los dueños de negocios comentan que compartir imanes de prospectos gratuitos (libros electrónicos, listas de verificación y otros) es una de las formas más eficientes de recopilar datos de usuarios y conectarse con posibles prospectos.

Según HubSpot , los formularios web siguen siendo la herramienta de captura de clientes potenciales con mayor conversión

3. Sea constante al enviar sus correos electrónicos y asegúrese de que estén llenos de contenido regular

El marketing por correo electrónico no es un remedio instantáneo para la baja participación del usuario: obtener una tasa de apertura constante y CTR puede llevar semanas. Debido a su naturaleza de largo recorrido, ejecutar campañas de marketing por correo electrónico requiere una consistencia increíble.

En lugar de enviar correos electrónicos cada dos días de forma esporádica, programe todos los correos electrónicos para un día y hora determinados. Así es como la coherencia del marketing por correo electrónico ayudará a aprovechar al máximo una infraestructura de correo electrónico de bajo presupuesto:

• Educar a los usuarios y aumentar su motivación para elegir el producto . Compartir contenido de aprendizaje regular es una buena manera de impulsar constantemente a los lectores hacia el embudo de ventas, convenciéndolos de cómo el producto que ofreces impulsará el desarrollo personal y profesional.
• Destacándose entre los competidores . De dos marcas similares, es más probable que un posible cliente elija aquella con la que se conecta regularmente en lugar de la empresa que envía correos electrónicos un par de veces al año.
• Calentando la IP y construyendo una reputación . Enviar pequeños lotes de correos electrónicos constantemente parece más natural para los proveedores de alojamiento de correo electrónico que enviar miles de cartas durante un par de días solo para ausentarse sin permiso durante meses después. La consistencia es tan importante que los clientes de correo electrónico la promocionan oficialmente. Las pautas del remitente de Gmail mencionan específicamente la importancia de un horario fijo de correo electrónico.

4. Configure un flujo de trabajo de prueba de correo electrónico confiable

Cuantos más correos electrónicos envíe, más errores puede cometer. Especialmente cuando se trata de correos electrónicos transaccionales. En primer lugar, proteja a sus clientes/suscriptores de sus correos electrónicos de prueba. Aísle su entorno de prueba de la producción, uno real. Use soluciones de prueba de correo electrónico complejas para probar sus guiones, el contenido de los mensajes y la capacidad de entrega, manteniendo sus datos de prueba bien organizados en un solo lugar. A continuación se muestra qué y cómo puede probar en general.

Revisa tu plantilla

Verificar el contenido del correo electrónico es bastante obvio, pero no se olvide de la dirección "de", la línea de asunto y el preencabezado. Asegúrese de que los enlaces funcionen correctamente y que las imágenes se muestren en diferentes clientes de correo electrónico. Para este propósito, puede utilizar las capacidades de su software de marketing por correo electrónico y también las herramientas de terceros.

Personalización de pruebas

Si usa algún tipo de contenido dinámico (como el nombre del destinatario), verifique que la combinación de correspondencia realmente funcione. Su proveedor de marketing por correo electrónico debe encargarse de la combinación de correspondencia y los scripts, y su responsabilidad es mantener su base de datos correcta.

Al enviar correos electrónicos transaccionales con la combinación de herramientas y su infraestructura, se recomienda realizar pruebas exhaustivas para toda la base de datos. La forma más fácil es utilizar una API de prueba de correo electrónico para que pueda ejecutar pruebas automatizadas.

Realizar comprobaciones de spam

Su tarea aquí es asegurarse de que su mensaje no llegue a la carpeta de correo no deseado. Puede realizar comprobaciones manuales o utilizar una herramienta dedicada para ayudarle.

5. Utilice un software de marketing por correo electrónico para automatizar el proceso

La razón por la que las campañas de marketing por correo electrónico fallan es a menudo que el equipo de marketing ve cada letra como única, no como parte del panorama general. Cuando diseñe una estrategia para conectarse con los suscriptores, tenga en cuenta que un solo correo electrónico no es suficiente para alentar a los suscriptores a tomar una decisión de compra.

El uso de software de automatización de correo electrónico ayuda a los dueños de negocios a ahorrar texto, conocer mejor a la audiencia y ofrecer a los lectores el contenido que nunca supieron que necesitaban. Así es como las herramientas de automatización mejoran la eficiencia de sus campañas.

Orientación y segmentación de alta precisión

Las herramientas de automatización de correo electrónico potencian las campañas con ofertas individualizadas, ayudan a agrupar a las personas por intereses y comparten contenido que resuena con cada lector por un motivo personal. De esta manera, el dueño de un negocio tiene más posibilidades de conectarse con la audiencia, ya que el 90% de los consumidores valoran la personalización en los correos electrónicos transaccionales.

Mejorar la productividad del equipo de marketing  

Los mismos datos mostraron que el 59 % de los especialistas en marketing reconocieron que la automatización ayudaría a ahorrar hasta seis horas por día laboral. Su equipo puede reasignar este tiempo para descubrir nuevos canales de promoción o mejorar el producto principal del negocio.

Mantener equipos en crecimiento

Enviar cientos de correos electrónicos manualmente puede no parecer una carga demasiado pesada. Sin embargo, a medida que la lista de suscriptores se expande a miles de lectores, acomodar una base de usuarios tan grande será cada vez más desafiante. La mayoría de las herramientas de escalabilidad son capaces de manejar picos repentinos de audiencia, incluso si la cantidad de suscriptores se triplicara de la noche a la mañana, el equipo de marketing tendrá todas las herramientas necesarias para retener a los nuevos lectores.

6. Mejora la seguridad de tus servidores

Ya sea malware, ataques de phishing u otros tipos de amenazas, una buena parte de los riesgos de seguridad del correo electrónico se basan en el servidor. Es por eso que la construcción de la línea de defensa del correo electrónico comienza con la protección de SMTP y otros servidores.

Estos son los consejos que puede seguir para evitar ataques de terceros:

• Especifique los parámetros de retransmisión de correo electrónico para que su correo electrónico no sea de retransmisión abierta.
• Configure un algoritmo de autenticación para asegurarse de que ningún tercero pueda acceder al servidor.
• Utilice DNS inverso como protección contra remitentes falsos. El algoritmo se asegurará de que la IP del remitente coincida con el dominio en el sistema de nombres de dominio.
• Use listas de bloqueo de URL de spam en tiempo real para asegurarse de que ningún enlace en el correo electrónico esté roto o infectado con malware.
• Mantenga un registro MX (intercambio de correo electrónico) de respaldo. De esta manera, siempre puede contar con una configuración de conmutación por error y asegurarse de que un dominio pueda enviar correos electrónicos continuamente.

7. Facilitar la exclusión voluntaria

Trabajamos duro para conseguir nuevos suscriptores de correo electrónico; naturalmente, queremos conservarlos el mayor tiempo posible. Por lo tanto, puede encontrar vendedores que van tan lejos como para ocultar el botón 'Cancelar suscripción' o eliminarlo por completo.

En pocas palabras, este no es el enfoque correcto para el éxito del marketing por correo electrónico a largo plazo. Por un lado, de acuerdo con la ley CAN-SPAM de la FTC, un remitente debe proporcionar a los usuarios una forma de dejar de recibir correos electrónicos en el futuro. Si no cumple con las pautas, puede recibir una multa de hasta $ 41,484.

Incluso si el gobierno no lo multa, es probable que la reputación de su dirección pase factura si continúa enviando mensajes a lectores desinteresados. En lugar de cancelar la suscripción, un usuario irritado marcará el mensaje como spam, lo que aumentará sus probabilidades de terminar en la lista negra.

Al final del día, dejar ir a los usuarios no comprometidos es lo mejor para usted. Así es como puede facilitar la exclusión voluntaria sin llamar demasiado la atención sobre el botón "Cancelar suscripción".

Fomentar las suscripciones selectivas

Si a un usuario no le gusta parte del contenido que comparte, no es seguro que no quiera saber nada de usted. En lugar de cortar los lazos con un lector por completo, dale la oportunidad de reconsiderar los términos de la suscripción.

Así es como Bonobos lo hace:

Cuando los usuarios eligen el tipo de contenido que les interesa, es más fácil para los especialistas en marketing mantener a los lectores felices y comprometidos.

Conoce el porqué

Incluso si un usuario quiere separarse de usted, asegúrese de aprovechar al máximo el tiempo que pasan juntos. Por un lado, descubra por qué un lector ya no quiere obtener contenido de la empresa. Ofrezca una lista de los motivos de exclusión más probables o anime a las personas a enumerar los suyos propios.

Estos datos serán útiles a la hora de planificar futuras campañas; el equipo de marketing sabrá qué salió mal la última vez y se preparará para un mejor resultado.

Aquí hay un ejemplo de cómo liberar a un usuario con una breve encuesta de seguimiento:

Las encuestas de comentarios de exclusión voluntaria son una fuente valiosa de información para la planificación de campañas de marketing por correo electrónico.

Asegúrese de que el enlace de exclusión voluntaria sea seguro

No es suficiente poner 'Cancelar suscripción' a la vista: debe asegurarse de que la página de destino cumpla con las pautas de seguridad de la página web (como el uso del protocolo HTTPS) y no esté rota o infectada con malware. De lo contrario, el usuario recibirá una advertencia del sistema y no podrá completar la opción de exclusión con éxito.

Si una página de exclusión está infectada con malware, no hay forma de que los usuarios se eliminen de la lista de suscriptores.

8. Prioriza la retención sobre la adquisición

Cuando piensa en la escalabilidad, la adquisición de nuevos usuarios se convierte en la principal prioridad. Sin embargo, un camino más seguro hacia una audiencia comprometida y que convierte es aprovechar a los lectores existentes, sin apresurarse a obtener nuevos.

Tiene 10 veces más probabilidades de vender un producto a un cliente existente que a un cliente potencial recién adquirido. Si bien los especialistas en marketing deben concentrarse en difundir el boletín informativo, es igual de importante analizar el comportamiento de los lectores comprometidos y asegurarse de que disfruten de las interacciones con la marca. Exploremos cómo puede mejorar su experiencia.

• Optimice los diseños de correo electrónico para dispositivos móviles . De esta manera, sus mensajes son accesibles en cualquier lugar y en cualquier momento.
• Solicite comentarios y utilícelos para ajustar el marketing de contenidos . Acostúmbrese a averiguar qué les gustaría a sus lectores que cubrieran los correos electrónicos. Después de recopilar comentarios concluyentes, modifique la copia en función de los intereses y necesidades de la audiencia.
• Fomentar conexiones más profundas . Dígales a los lectores cómo pueden conectarse con usted, ya sea cara a cara, por teléfono o a través de las redes sociales. De esta manera, se conectará con la audiencia en un nivel más personal y se marcará a sí mismo como la opción preferida de un posible cliente.

Conclusión

De manera similar a cómo una buena casa necesita tener una buena base, las campañas de correo electrónico exitosas deben basarse en una infraestructura sólida y segura. Es útil para los dueños de negocios y los especialistas en marketing por correo electrónico seguir las mejores prácticas de la industria, como garantizar la seguridad de sus servidores y direcciones IP o usar herramientas de automatización para supervisar campañas.

De esta manera, evitará riesgos de reputación y protegerá el correo electrónico para que no se incluya en la lista negra. Tenga en cuenta que inicialmente evitar los filtros de spam es muchas veces más fácil que encontrar el camino de regreso. Tenga en cuenta el contenido que comparte con los usuarios, realice un seguimiento de sus respuestas y utilice la información recopilada para ajustar las estrategias de la campaña.

Utilice herramientas de prueba de correo electrónico dedicadas y todo el software apropiado para respaldar la recopilación de datos y la toma de decisiones, y estará un paso más cerca de un #NoFailMail.