Tutto quello che devi sapere sull'infrastruttura di posta elettronica di prim'ordine

Anche se il lato positivo dell'email marketing consiste nell'assicurarsi che il messaggio rimanga nella mente del lettore, sotto sotto c'è molto da fare.

Esistono dozzine di parti mobili responsabili della consegna della posta elettronica: server, sistemi di nomi di dominio, indirizzi IP e altri. Tutti questi sono noti collettivamente come infrastruttura di posta elettronica.

Come regola generale, i team di marketing non configurano l'infrastruttura da soli, lasciando gli aspetti tecnici al reparto IT. Detto questo, che tu sia un responsabile marketing o un imprenditore, la comprensione di come tutte le ruote della macchina dell'infrastruttura lavorano insieme ti aiuterà a ottenere informazioni dettagliate sulle prestazioni della campagna.

Che cos'è l'infrastruttura di posta elettronica?

L'infrastruttura e-mail è un sistema creato per alimentare la consegna di tutte le newsletter o e-mail transazionali che invii. In genere è costituito dai seguenti componenti: indirizzi IP, agenti di posta, cicli di feedback e strumenti di gestione della reputazione della posta elettronica.

indirizzo IP

Gli indirizzi IP sono stringhe di numeri che il DNS (Domain System Name) associa ai domini. Grazie a questi, possiamo utilizzare le lettere (google.com e simili) al posto dei numeri (256.58.217.06) per visitare i siti web.

Ogni volta che digiti "google.com", il DNS lo elabora per connetterti all'IP

Esistono due tipi di indirizzi IP a cui puoi allegare il tuo dominio: uno dedicato e uno condiviso.

• Un IP dedicato è quello assegnato solo al dominio del tuo sito web. In genere, dovrai pagare una piccola tassa per utilizzare tale indirizzo. In cambio, otterrai sicurezza e libertà.
• Un IP condiviso è un indirizzo utilizzato da alcuni domini contemporaneamente.

Nell'email marketing, gli IP sono una parte enorme della reputazione di un mittente. Un provider di hosting traccia tutte le azioni eseguite da un imprenditore sull'IP e assegna un punteggio di reputazione sulla base di queste. Se condividi un IP con altri siti Web, è probabile che non siano così diligenti nel seguire le pratiche di email marketing come te. E poiché condividi un indirizzo, scenderai insieme.

Non avere alcun controllo sulla reputazione dell'IP può danneggiare i tassi di consegna delle e-mail delle tue campagne, motivo per cui si consiglia di utilizzare un IP dedicato per le campagne di email marketing di massa.

Agenti di posta

Un agente di posta è uno strumento che aiuta a visualizzare, rispondere o trasferire e-mail tra un mittente e un destinatario. Una tipica infrastruttura e-mail utilizza diversi agenti di posta in diverse fasi del percorso di un'e-mail.

Il viaggio di un'e-mail dalla posta in arrivo del mittente alla posta in arrivo del destinatario

• Agente utente di posta: un termine di fantasia per i client di posta elettronica. Che si tratti di un'interfaccia software o desktop, MUA archivia le e-mail, consente agli utenti di leggere e rispondere ai messaggi, eliminarli o contrassegnarli come spam.
• Mail transfer agent: uno strumento che implementa il server e il lato client del protocollo di trasferimento e-mail. MTA consente lo scambio di e-mail tra il dispositivo di un destinatario e quello di un mittente.
• Agente di recapito dei messaggi: questo componente dell'architettura accetta un'e-mail dall'agente di trasferimento e la archivia in un ambiente di lettura (posta in arrivo). L'agente di consegna locale è un altro nome comune per MDA.

Server SMTP

Un server SMTP è un'applicazione che un client di posta elettronica scelto utilizza per scambiare e-mail tra utenti. Ogni provider di server dedicato ark ha un indirizzo SMTP diverso: l'aspetto generale è: smtp.serveraddress.com

Ad esempio, l'SMTP di Gmail è smtp.gmail.com, quello di Outlook è smtp.outlook.com e così via.

Si accede ripetutamente ai server SMTP durante il processo di recapito dell'e-mail

Qual è lo scopo di un server SMTP? In poche parole, elabora i dati e-mail e li passa alla posta in arrivo del destinatario, convalidando alcune condizioni nel processo:

• Se l'account di un mittente è attivo
• Se l'indirizzo del destinatario è valido
• Convalida della reputazione dell'e-mail. Se è basso, è probabile che i server SMTP inseriscano l'e-mail nella blacklist

Se un lettore utilizza un filtro anti-spam, questo è un altro motivo per cui il server SMTP potrebbe non riuscire a recapitare l'e-mail anche alla posta in arrivo di destinazione.

Ciclo di feedback

Un feedback loop (FBL) è uno dei processi chiave potenziati dall'infrastruttura di posta elettronica. Se un mittente di una campagna imposta un ciclo di feedback, sarà in grado di scoprire come il lettore ha interagito con un'e-mail. In questo modo, i team di marketing possono rimuovere dall'elenco gli abbonati scarsamente coinvolti per assicurarsi che il contenuto sia pienamente pertinente per il pubblico.

Una ripartizione visiva di un ciclo di feedback e-mail

Per registrarsi a un FBL, un imprenditore deve soddisfare una serie di condizioni:

• Possedere un dominio o un IP o disporre dei privilegi di amministratore
• Avere un indirizzo @postmaster attivo allegato al dominio
• Buon punteggio di reputazione dell'e-mail (equo o alto).

Monitora frequentemente i cicli di feedback per valutare la pertinenza del contenuto che condividi con gli iscritti e mantenere pulito l'elenco degli iscritti.

Strumenti di gestione della reputazione della posta elettronica

Per avere un contatto più forte con il pubblico di posta elettronica, i team di marketing aggiungono business intelligence e strumenti di analisi all'infrastruttura. Queste soluzioni aiutano a tenere sotto controllo le conversioni e i tassi di apertura delle tue e-mail, automatizzare la gestione delle campagne, tenere traccia dei KPI e darti fiducia nelle prestazioni della campagna.

Gli esperti di marketing di solito utilizzano strumenti di gestione della reputazione e-mail per raggiungere questi obiettivi:

• Segmentazione della mailing list
• Monitoraggio dei tassi di apertura e del coinvolgimento
• Monitoraggio della consegna delle e-mail
• Monitoraggio IP e reputazione del dominio

8 suggerimenti per ridimensionare la tua infrastruttura di posta elettronica

Gestire la tua base di utenti di posta elettronica potrebbe essere un gioco da ragazzi quando non ci sono più di poche centinaia di persone nell'elenco degli iscritti. Tuttavia, con l'aumentare del numero di lettori, mantenere una reputazione stellare e rimanere reattivi diventa notevolmente più difficile.

Ecco perché, a un certo punto, gli e-mail marketer e il team di sviluppo devono rivedere l'architettura esistente tenendo conto delle esigenze di scalabilità. Per assicurarti che la tua spina dorsale di email marketing sia in grado di gestire le sfide di espansione, segui questi suggerimenti collaudati.

1. Crea risposte predefinite per e-mail di invio rapido

È comune per i professionisti del marketing sottolineare l'importanza della personalizzazione. Vogliamo tutti far sentire i clienti importanti per noi e cercare di evitare il più possibile la copia generica.

Tuttavia, se analizzi la scheda "Posta inviata" della tua azienda, molto probabilmente ci saranno molte risposte ripetitive. Per assicurarti di non dover digitare manualmente "Mi dispiace, al momento non sono disponibile", risparmia tempo progettando i modelli per le conversazioni più comuni con i clienti. Puoi anche sfruttare le risposte e-mail automatizzate per assicurarti che le tue risposte vengano inviate in tempo e senza problemi. Ecco alcune idee.

Per spiegare perché non rispondi

A volte, un cliente fa una domanda approfondita a cui non puoi rispondere senza avvisare il team. È probabile che tu riceva e-mail di sensibilizzazione anche nei fine settimana o durante le vacanze. Ecco come puoi utilizzare una risposta predefinita per assicurarti di non perdere potenziali contatti.

Ciao [Nome],

Grazie per averci contattato in merito a [nome argomento]. Per ora, esaminerò la questione e ti risponderò con una risposta dettagliata entro venerdì. Fammi sapere se per te va bene!

Migliore,

[Il tuo nome]

Per rispondere al feedback degli utenti

Questo modello ti aiuterà ad affrontare le critiche senza mettere a rischio la reputazione dell'azienda.

Ciao [Nome],

Apprezzo il tuo feedback ed ero interessato a conoscere il tuo punto di vista. Posso vedere cosa ti ha fatto sentire in questo modo e mi piacerebbe risolvere l'inconveniente a te.

Spero che possiamo discutere di [nome argomento] durante una chiamata o una riunione? Fammi sapere quale funziona meglio per te. Credo che possiamo sistemare le cose e continuare la collaborazione.

Stai attento,

[Il tuo nome]

Rifiutare un'offerta irrilevante

A volte, riceviamo tutti offerte impossibili da accettare. Tuttavia, l'impossibilità di contribuire al progetto non significa sempre che dovresti tagliare i legami con colui che ha offerto l'opportunità. Invece, puoi progettare una risposta educata ed efficiente per rimanere in contatto e assicurarti che la persona dall'altra parte dell'e-mail non abbia rancore.

Ciao [Nome],

Grazie per avermi contattato con l'offerta. Sarei felice di salire a bordo, tuttavia non ho abbastanza tempo per impegnarmi in nuovi progetti. Sarei felice di condividere il contatto di un professionista che gestisce anche questo tipo di progetto.

Questo ti aiuterebbe in qualche modo?

Saluti,

[Il tuo nome]

Crea da cinque a sette modelli pre-pianificati e usali per gestire e-mail ripetitive in pochi minuti. Fai molta attenzione a inserire dati dinamici al posto dei tag [nome] o [argomento]. Lasciarli è un errore comune ed è considerato un tono mauvais nelle comunicazioni e-mail.

2. Assicurati di avere un modulo di acquisizione dei lead

Con la proliferazione dei chatbot, sempre più aziende stanno saltando sul carrozzone "I moduli di generazione di lead sono morti". Tuttavia, potrebbe essere troppo presto per saltare a conclusioni così radicali.

In effetti, il 49,7% delle persone ha indicato i moduli per i lead di posta elettronica come gli strumenti di marketing con la conversione più alta. Sorprendentemente, i moduli di acquisizione in più passaggi si sono rivelati più efficienti di quelli in un passaggio.

Per migliorare l'efficienza dell'email marketing, concentrati sull'acquisizione di più utenti tramite un modulo di registrazione in loco. Gli imprenditori sottolineano che la condivisione di lead magnet gratuiti - eBook, liste di controllo e altri - è uno dei modi più efficienti per raccogliere i dati degli utenti e connettersi con potenziali lead.

Secondo HubSpot , i moduli web sono ancora lo strumento di acquisizione dei lead con la conversione più alta

3. Sii coerente nell'invio delle tue e-mail e assicurati che siano piene di contenuti regolari

L'email marketing non è un rimedio istantaneo per il basso coinvolgimento degli utenti: ottenere un tasso di apertura costante e CTR potrebbe richiedere settimane. A causa della sua natura a lungo raggio, l'esecuzione di campagne di email marketing richiede un'incredibile coerenza.

Invece di inviare e-mail a giorni alterni su base sporadica, pianifica tutte le e-mail per un giorno e un'ora prestabiliti. Ecco come la coerenza dell'email marketing aiuterà a ottenere il massimo da un'infrastruttura di posta elettronica a basso budget:

• Educare gli utenti e aumentare la loro motivazione a scegliere il prodotto . La condivisione di contenuti didattici regolari è un buon modo per spingere costantemente i lettori verso il basso nella canalizzazione di vendita, convincendoli come il prodotto che offri aumenterà lo sviluppo personale e professionale.
• Distinguersi tra i concorrenti . Tra due marchi simili, è più probabile che un potenziale cliente scelga quello con cui si collega regolarmente rispetto all'azienda che invia e-mail un paio di volte all'anno.
• Riscaldare l'IP e costruire una reputazione . Inviare piccoli lotti di e-mail in modo coerente sembra più naturale per i provider di hosting di posta elettronica che sfornare migliaia di lettere in un paio di giorni solo per andare AWOL per mesi dopo. La coerenza è così importante che i client di posta elettronica la promuovono ufficialmente. Le linee guida per i mittenti di Gmail menzionano specificamente l'importanza di una pianificazione e-mail fissa.

4. Configurare un flusso di lavoro di test e-mail affidabile

Più email invii, più errori puoi fare. Soprattutto quando si tratta di email transazionali. Prima di tutto, proteggi i tuoi clienti/abbonati dalle tue email di prova. Isola il tuo ambiente di test dalla produzione, uno reale. Utilizza complesse soluzioni di test e-mail per testare script, contenuto dei messaggi e deliverability, mantenendo i dati di test ben organizzati in un unico posto. Di seguito è riportato cosa e come è possibile testare in generale.

Controlla il tuo modello

La verifica del contenuto dell'e-mail è abbastanza ovvia, ma non dimenticare l'indirizzo "da", la riga dell'oggetto e la pre-intestazione. Assicurati che i collegamenti funzionino correttamente e che le immagini vengano visualizzate su diversi client di posta elettronica. A tale scopo, puoi utilizzare le funzionalità del tuo software di email marketing e anche gli strumenti di terze parti.

Testare la personalizzazione

Se utilizzi qualsiasi tipo di contenuto dinamico (come il nome del destinatario), verifica che la stampa unione funzioni davvero. Il tuo provider di email marketing dovrebbe occuparsi della stampa unione e degli script e la tua responsabilità è mantenere il tuo database corretto.

Quando si inviano e-mail transazionali con la combinazione di strumenti e infrastruttura, si consiglia di eseguire test approfonditi per l'intero database. Il modo più semplice è utilizzare un'API di test e-mail in modo da poter eseguire test automatici.

Esegui controlli antispam

Il tuo compito qui è assicurarti che il tuo messaggio non arrivi nella cartella spam. Puoi effettuare controlli manuali o utilizzare uno strumento dedicato per aiutarti.

5. Utilizzare il software di email marketing per automatizzare il processo

Il motivo per cui le campagne di email marketing falliscono è spesso che il team di marketing vede ogni lettera come una tantum, non come una parte del quadro più ampio. Mentre progetti una strategia per connetterti con gli abbonati, tieni presente che una singola e-mail non è sufficiente per incoraggiare gli abbonati a prendere una decisione di acquisto.

L'uso del software di automazione della posta elettronica aiuta i proprietari di aziende a salvare i caratteri, a conoscere meglio il pubblico e a offrire ai lettori i contenuti di cui non sapevano di aver bisogno. Ecco come gli strumenti di automazione migliorano l'efficienza delle tue campagne.

Targeting e segmentazione ad alta precisione

Gli strumenti di automazione della posta elettronica potenziano le campagne con offerte personalizzate, aiutano a raggruppare le persone in base agli interessi e a condividere contenuti che risuonano con ogni lettore per motivi personali. In questo modo, un imprenditore ha maggiori possibilità di connettersi con il pubblico, poiché il 90% dei consumatori apprezza la personalizzazione nelle e-mail transazionali.

Migliorare la produttività del team di marketing  

Gli stessi dati hanno mostrato che il 59% degli esperti di marketing ha riconosciuto che l'automazione aiuterebbe a risparmiare fino a sei ore al giorno lavorativo. Il tuo team può riassegnare questo tempo alla scoperta di nuovi canali di promozione o al miglioramento del prodotto principale dell'azienda.

Sostenere le squadre in crescita

L'invio manuale di cento e-mail potrebbe non sembrare un onere eccessivo. Tuttavia, poiché l'elenco degli abbonati si espande a migliaia di lettori, accogliere una base di utenti così ampia sarà sempre più difficile. La maggior parte degli strumenti di scalabilità è in grado di gestire picchi di pubblico improvvisi, anche se il numero di abbonati dovesse triplicare dall'oggi al domani, il team di marketing disporrà di tutti gli strumenti necessari per trattenere nuovi lettori.

6. Migliora la sicurezza dei tuoi server

Che si tratti di malware, attacchi di phishing o altri tipi di minacce, una buona parte dei rischi per la sicurezza della posta elettronica è basata sul server. Ecco perché la costruzione della linea di difesa dell'e-mail inizia con la protezione di SMTP e altri server.

Ecco i suggerimenti che puoi seguire per evitare attacchi di terze parti:

• Specifica i parametri di inoltro e-mail in modo che la tua e-mail non sia un inoltro aperto.
• Configura un algoritmo di autenticazione per assicurarti che nessuna terza parte possa accedere al server.
• Usa il DNS inverso come protezione del mittente fasullo. L'algoritmo garantirà che l'IP del mittente corrisponda al dominio nel sistema dei nomi di dominio.
• Utilizza gli elenchi di blocco in tempo reale degli URL spam per assicurarti che nessun collegamento nell'e-mail sia interrotto o infetto da malware.
• Conserva un record MX (scambio e-mail) di backup. In questo modo, puoi sempre contare su una configurazione di failover e assicurarti che un dominio possa inviare e-mail continuamente.

7. Facilitare l'opt-out

Lavoriamo sodo per ottenere nuovi abbonati e-mail; naturalmente, vogliamo conservarli il più a lungo possibile. Quindi, puoi trovare esperti di marketing che arrivano al punto di nascondere il pulsante "Annulla iscrizione" o rimuoverlo del tutto.

Per farla breve, questo non è l'approccio giusto per il successo dell'email marketing a lungo termine. Per prima cosa, secondo la legge CAN-SPAM della FTC, un mittente deve fornire agli utenti un modo per smettere di ricevere email future. Per il mancato rispetto delle linee guida, puoi essere multato fino a $ 41.484.

Anche se il governo non ti multa, è probabile che la reputazione del tuo indirizzo prenda un pedaggio se continui a inviare messaggi a lettori disinteressati. Invece di annullare l'iscrizione, un utente irritato contrassegnerà il messaggio come spam, aumentando le tue probabilità di finire nella lista nera.

Alla fine della giornata, lasciare andare gli utenti non coinvolti è nel tuo migliore interesse. Ecco come puoi facilitare la rinuncia senza attirare troppa attenzione sul pulsante "Annulla iscrizione".

Incoraggiare abbonamenti selettivi

Se a un utente non piacciono alcuni dei contenuti che condividi, non è detto che non voglia sentirti del tutto. Piuttosto che tagliare completamente i legami con un lettore, dagli la possibilità di riconsiderare i termini dell'abbonamento.

Ecco come lo fa Bonobos:

Quando gli utenti scelgono il tipo di contenuto a cui sono interessati, è più facile per gli esperti di marketing mantenere i lettori felici e coinvolti.

Scopri il perché

Anche se un utente vuole separarsi da te, assicurati di sfruttare al massimo il tempo trascorso insieme. Per uno, scopri perché un lettore non vuole più ottenere contenuti dall'azienda. Offri un elenco dei più probabili motivi di rinuncia o incoraggia le persone a elencare i propri.

Questi dati torneranno utili quando si pianificano campagne future; il team di marketing saprà cosa è andato storto l'ultima volta e si preparerà per un risultato migliore.

Ecco un esempio di come lasciare un utente fuori dai guai con un breve sondaggio di follow-up:

I sondaggi di feedback sulla rinuncia sono una preziosa fonte di informazioni per la pianificazione delle campagne di email marketing

Assicurati che il link di opt-out sia sicuro

Non è sufficiente mettere "Annulla iscrizione" in bella vista: è necessario assicurarsi che la pagina di destinazione soddisfi le linee guida sulla sicurezza della pagina Web (come l'utilizzo del protocollo HTTPS) e non sia danneggiata o infetta da malware. In caso contrario, un utente riceverà un avviso di sistema e non sarà in grado di completare correttamente l'opt-out.

Se una pagina di opt-out è infetta da malware, gli utenti non hanno modo di rimuoversi dall'elenco degli iscritti

8. Dai priorità alla conservazione rispetto all'acquisizione

Quando si pensa alla scalabilità, acquisire nuovi utenti diventa la priorità assoluta. Tuttavia, un percorso più sicuro per un pubblico coinvolto e in conversione è sfruttare i lettori esistenti, senza affrettarsi a riceverne di nuovi.

Hai 10 volte più probabilità di vendere un prodotto a un cliente esistente rispetto a un lead appena acquisito. Mentre gli esperti di marketing dovrebbero concentrarsi sulla diffusione della newsletter, è altrettanto importante analizzare il comportamento dei lettori coinvolti e assicurarsi che apprezzino le interazioni con il marchio. Esploriamo come puoi migliorare la loro esperienza.

• Ottimizza i progetti di posta elettronica per dispositivi mobili . In questo modo, i tuoi messaggi sono accessibili ovunque e in qualsiasi momento.
• Chiedi un feedback e utilizzalo per modificare il marketing dei contenuti . Prendi l'abitudine di scoprire cosa i tuoi lettori vorrebbero coprire con le e-mail. Dopo aver raccolto un feedback conclusivo, modifica la copia in base agli interessi e alle esigenze del pubblico.
• Incoraggiare connessioni più profonde . Spiega ai lettori in che altro modo possono entrare in contatto con te, a livello faccia a faccia, al telefono o tramite i social media. In questo modo, ti connetterai con il pubblico a un livello più personale e ti marchierai come la scelta di riferimento di un potenziale cliente.

Conclusione

Analogamente a come una buona casa deve avere una buona base, le campagne e-mail di successo devono basarsi su un'infrastruttura solida e sicura. È utile per i proprietari di aziende e gli esperti di marketing tramite posta elettronica seguire le migliori pratiche del settore, come garantire la sicurezza dei server e dell'indirizzo IP o utilizzare strumenti di automazione per supervisionare le campagne.

In questo modo, eviterai rischi per la reputazione e proteggerai l'e-mail dall'inserimento nella lista nera. Tieni presente che inizialmente evitare i filtri antispam è molte volte più facile che ritrovare la strada. Presta attenzione ai contenuti che condividi con gli utenti, tieni traccia delle loro risposte e utilizza le informazioni raccolte per modificare le strategie della campagna.

Usa strumenti di test e-mail dedicati e tutti i software appropriati per supportare la raccolta dei dati e il processo decisionale e sarai un passo più vicino a un #NoFailMail.