數字化採購：摒棄傳統方法

自從軟件通過 CD 郵寄以來，軟件採購過程已經走過了漫長的道路。

如今，數以千計的專業軟件即服務 (SaaS) 產品為幾乎所有通過雲立即實施的事物提供了解決方案。 事實上，雲計算公司最近的市值達到了創紀錄的 2 萬億美元，這體現了 SaaS 技術如何快速向前發展。

然而，數字採購流程並沒有以同樣的速度發展。 許多采購領導者仍然堅持傳統的採購到付款流程。 軟件以數字方式實現，但在許多方面仍被視為舊的 CD 方法。

為什麼？

滯留有幾個原因。 大多數採購領導者對他們的變革管理技能缺乏信心，而其他人則根本沒有準備好為他們的業務選擇和實施正確的技術。

這不能再成為藉口了。 現在是公司從傳統採購流程向數字採購過渡的時候了。 只有這樣，他們才能使用開創性技術進行主動、預測和自動化採購。

以下是對買家如何跟上行業並成為數字採購領導者的深入探討。

傳統採購是什麼樣的？

傳統採購是由 IT 環境塑造的，產品選擇有限，少數供應商主導市場。 企業通常首先選擇供應商，然後根據 Oracle、Microsoft 和 SAP 等少數流行公司的產品套件確定要購買的產品。

從那時起，採購部門一直落後於其他部門，並且需要最長的時間才能過渡到完全數字化的操作系統。 只有 15% 的公司認為他們在對採購流程和運營模式進行數字化轉型時是“同類最佳”或“行業領導者”。

典型的傳統採購流程通常如下所示：

資料來源：崑崙

1. 業務用戶確定要解決的問題，然後向 IT 發送請求。
2. IT 團隊通過 Google 研究可用選項或訪問 G2 等軟件評論網站以了解供應商格局並根據功能列表進行選擇。
3. IT 團隊選擇了幾個不同的選項。
4. IT 提交費用收據。
5. 供應商續訂訂閱，並再次向公司收費。
6. 該過程從步驟 4 開始重複。

這些步驟中的每一個都是孤立的，而不是集成的。 例如，IT 團隊負責選擇供應商。 一旦 IT 部門提出建議，就會將流程移交給採購團隊，然後由採購團隊根據成本和業務需求做出決策。 在這個過程中，技術和業務需求幾乎不匹配。

一旦 IT 選擇了一種工具，傳統的採購團隊只關注獲得報酬，而不是優化他們工具的價值。 他們也不衡量消費或跟踪投資回報率 (ROI)。 更糟糕的是，IT 團隊根本不再參與其中，甚至可能幾個月都不知道購買。

有什麼改變？ SaaS之風

SaaS 世界發生了巨大變化，而採購方法卻滯後了。 特別是，遷移到雲的過程擾亂了銷售、營銷、工程和所有其他部門管理日常工作的方式。 到 2022 年，超過 1.3 萬億美元的企業 IT 支出可能會轉移到雲端——預計到 2025 年這一數字將增長到 1.8 萬億美元。

隨著這種轉變，公司購買數字工具的方式也在發生變化，最近，他們購買了很多東西。 2021 年，全球公司平均使用 110 個 SaaS 應用程序。 今天的採購面臨著與五年或十年前完全不同的挑戰。

以下是 SaaS 幫助緩解採購挑戰的三種方式。

1. SaaS 現在是去中心化的——任何人都可以開始使用應用程序

購買軟件不再是集中的 IT 決策。 公司中的每個其他團隊都可以輕鬆地在線研究、測試和購買產品。 無需等待數月或數年等待 IT 決定供應商、選擇集成合作夥伴並將解決方案實施到他們的技術堆棧中，團隊可以選擇滿足其獨特需求的工具。

權力下放還會帶來意想不到的後果，例如影子 IT 的激增，員工購買 IT 不知道的、現成的、從未使用過的東西。

2.沒有更多的供應商捆綁； 一切都是關於同類產品中的佼佼者

現在，買家不再根據供應商的限制選擇其他工具，而是從數百種甚至數千種一流產品中進行選擇，以滿足他們的需求。 即插即用軟件的流行和易於實施導致了 SaaS 購買和使用的爆炸式增長。

競爭非常激烈，因此供應商不再在他們的網站上隱藏他們的定價計劃。 他們需要對其功能、特性和安全措施非常透明。

3. 免費增值、保費等：一切都是訂閱

數字採購軟件具有與傳統採購完全不同的合同和支付模式。 它被稱為訂閱模型。 採購可以購買和擁有，而不是本地解決方案，通常通過維護合同進行。

訂閱提供了靈活性。 採購部門可以根據供應商交付的價值來決定何時更換供應商，而不是關注沉沒成本。 這使公司能夠保持敏捷，尤其是在按月訂閱協議的情況下。 公司可以快速遷移到另一個平台，而不是退出根深蒂固的遺留系統。

訂閱也可能存在很大問題。 任何人都可以創建 7 天免費試用，但這並不意味著人們實際使用該帳戶。 員工很容易代表他們的公司購買，然後退出工具並忘記他們的合同。

我們通常在免費增值業務模式中看到這一點。 採購應警惕要求買家在激活前輸入信用卡信息的“免費”試用。 企業可以簽訂一個月甚至一年的訂閱合同。

數字化採購與傳統採購有何不同？

現在採購團隊面臨兩個選擇：要么承認並適應新的數字採購方式，要么堅持舊的傳統方式，這不再有意義。

以下是您如何做出正確選擇的方法。

數字採購補充了新的 SaaS 採購流程。 一個好的數字採購平台可以創建一個中心位置來監控每個應用程序和訂閱。

供應商管理降低了總體成本，並幫助確定哪些工具為其成本提供了正確的價值，並且可以完全從技術堆棧中刪除。 它還有助於整合整個組織的數據，以便領導者可以分析工具如何在其技術堆棧中相互交互。

現代採購還看到決策月復一月、年復一年地重複。 您幾乎可以將任何訂閱續訂視為自主購買決定。

結果？ 希望在購買過程的每個階段優化支出的精明買家。 數字採購還降低了我們所說的“流氓數字採購”帶來的風險。

流氓數字採購的風險

雖然購買 SaaS 工具比以往任何時候都容易，但如果沒有數字採購平台，它可能會變得有點免費。

員工只需單擊按鈕即可自行實施 SaaS 工具——他們所要做的就是接受條款和條件（當然，我們大多數人都完整閱讀了這些條款和條件，對吧？）。 這可能會帶來安全風險並產生隱藏成本，也稱為影子 IT 和暗計費。

影子 IT

影子 IT是在沒有 IT 團隊參與的情況下購買的軟件。 有這麼多可用的 SaaS 工具且沒有中央 SaaS 管理系統，影子 IT 會迅速積累，給公司帶來重大風險。 這意味著資金無證流出，使組織容易受到安全漏洞的影響。

去中心化的 SaaS 採購進一步使影子 IT 更容易潛入。集中式團隊通常會購買 Google Suite、Slack、Zoom 和薪資提供商等工具。 但員工直接購買了數百種其他工具，這些工具在集成到技術堆棧的其餘部分之前沒有經過合規性檢查。

這使組織面臨監管和安全合規風險。 許多工具不符合數據隱私政策，例如係統和組織控制 (SOC)、通用數據保護條例 (GDPR) 和健康保險流通與責任 (HIPAA)。

即使這些法規與特定解決方案無關，採用不合規的解決方案也會使公司面臨數據洩露的風險。 此外，員工在離開公司時可以留下孤立的應用程序。 或者更糟的是，他們仍然可以訪問這些應用程序。

所有這些都表明需要數字採購管理工具。

暗計費

對於沒有集中採購流程和系統的公司來說，SaaS 浪費是另一個主要問題。 這可能會通過黑暗的計費模式導致隱藏的費用。 由於許多技術供應商堅持積極的年度業務指標，例如增加淨美元保留率，他們採用有問題的計費做法來實現年度目標，包括：

• 免費試用版轉換為付費帳戶時不通知客戶。 註冊免費試用時通常需要信用卡，希望用戶不會錯過截止日期並自動切換到付費帳戶。 使用試用版所接受的條件通常使得無法退出合同。
• 無聲的和經常性的交易。 大多數 SaaS 提供商銷售的訂閱服務需要按月、按季或按年預付費用。 雖然他們應該在每次即將到來的費用未決時通知客戶，但他們通常不會發送任何通知。 如果企業不驗證他們的銀行和信用卡對賬單，這些費用可能不會被發現。
• 按比例計費。 通過訂閱服務，公司事先同意他們將在任何情況下支付當年的最低金額。 訂閱可以基於許可證、API 調用或數據消耗。 如果公司沒有使用所有購買的單位，它仍然需要支付費用。 此外，如果超出合同單位，他們必須支付額外費用。

為什麼需要數字採購平台

數字採購平台將傳統採購與現代 SaaS 世界聯繫起來。 它提供了所有購買的概覽，跟踪使用情況以確定哪些工具有價值以及何時需要修剪它們，並為企業團隊提供一個中心位置，以安全地管理和查看所有 SaaS 工具。

借助數字化採購平台，您可以優化採購流程的各個方面，尤其是以下四個方面。

優化工具

大多數公司在日常工作中採用優化工具或完全切換到它們。 下一步是適當的採購和成本管理。 流程自動化軟件通過跟踪所有成本、採購和供應商，並減少與訂單、批准、發票等相關的手動工作，幫助簡化您的採購工具堆棧。

優化成本

大規模採購中最混亂的方面之一是支出監督。 企業可以通過最新的資金支出和可用預算視圖來優化成本，從而減少冗餘系統和合同。

優化成本的最簡單方法之一是跟踪軟件消耗。 現代財務領導者將每筆費用視為一項投資，並衡量使用情況和結果。 如果更多組織開始跟踪每個付費許可證舉行了多少次 Zoom 會議，請不要感到驚訝！

優化增長

集中採購工具通過提供預測性和主動性採購，使公司在採購方面更加靈活。 最重要的是，組織可以更好地與供應商合作，為推動業務發展的戰略投資提供資金，而不是在整個企業中部署單點解決方案。

優化所有權

隨著業務的增長，集中採購可能成為障礙，減緩團隊購買和實施戰略系統的能力。 採購管理平台可以支持團隊完成採購流程，同時滿足政策和預算要求。 通過釋放員工並擺脫繁瑣的審批工作流程，公司可以專注於真正重要的事情——工作本身。

如何建立一個成功的數字採購流程

到目前為止，您已經知道現代採購流程是什麼樣子了。 但是你從哪裡開始以及如何開始呢？ 以下是一些幫助您擺脫傳統 CD 採購方法並成為數字採購專家的最佳實踐。

資料來源：崑崙

1.提前準備

企業可以使用 SaaS 支出管理平台跟踪所有數字購買。 這些平台可以支持三個特定領域：

• 軟件許可證管理：監控每個 SaaS 提供商的用戶許可證採用和消耗指標。 了解工具何時被使用或浪費。
• 軟件供應商管理：與其僅在出現問題（例如超額收費或驗收問題）時引入 SaaS 供應商，不如建立強大的供應商關係，幫助您的企業獲得最優惠的價格、利用所有功能並無縫續簽協議。
• 軟件支出管理：控製成本並規劃戰略投資。 IT 對連接到您的技術堆棧的每個軟件集中進行支出管理，使不同的業務部門更容易購買他們需要的東西。

2. 評估您當前的 SaaS 支出

成功數字採購的下一步是審核您現有的技術。 通過以下步驟了解您的團隊使用了什麼：

• 列出您的應用程序。
• 識別自您上次檢查技術堆棧以來的新應用程序。
• 跟踪登錄和使用情況。 例如，使用的許可證和功能。
• 衡量登錄和活動隨時間的變化以確定每個應用程序的價值。
• 計劃和可視化軟件續訂，以確定取消或降級可以節省資金的地方。

3. 讓正確的利益相關者參與

數字採購不能孤立進行。 在決定購買工具、購買多少以及是否續訂協議時，讓每個團隊的利益相關者參與進來很重要。 這些利益相關者是：

• 首席技術官或首席信息官
• 採購團隊
• 財務團隊
• 法律團隊
• 部門領導
• IT 經理或 SaaS 經理
• 最終用戶進行驗證

4. 優先考慮合同談判

您可以通過兩種方式購買數字產品。 第一個是點擊協議，第二個是合同談判。 點擊協議不提供價格、費用、付款計劃或安全承諾方面的讓步。

通過直接與供應商銷售代表協商合同，組織可以驗證合規性要求、確保回扣並減少數據洩露和賠償。

適應 SaaS 世界

傳統的採購流程不再與基於雲的 SaaS 世界兼容。 有遠見的領導者可以通過從過時的、不受監管的採購轉向數字採購，充分利用最好的主動和預測技術。

畢竟，我們生活在一個擁有無窮無盡的 SaaS 解決方案和工具的世界中，這些解決方案和工具具有令人難以置信的增長和解決問題的潛力。 現在是採購方法迎頭趕上的時候了。

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