Pengadaan Digital: Tinggalkan Metode Tradisional

Proses pengadaan perangkat lunak telah berjalan jauh sejak perangkat lunak dikirimkan dalam bentuk CD.

Saat ini, ribuan produk software-as-a-service (SaaS) khusus menawarkan solusi untuk hampir semua hal yang langsung diimplementasikan melalui cloud. Faktanya, perusahaan cloud baru-baru ini melihat kapitalisasi pasar yang memecahkan rekor lebih dari $ 2 triliun, yang menunjukkan bagaimana teknologi SaaS bergerak maju, dan cepat.

Namun, proses pengadaan digital tidak berkembang dengan kecepatan yang sama. Banyak pemimpin pengadaan masih berpegang pada proses pengadaan-untuk-bayar tradisional. Perangkat lunak diimplementasikan secara digital tetapi, dalam banyak hal, masih diperlakukan sebagai metode CD lama.

Mengapa?

Ada beberapa alasan untuk penangguhan. Sebagian besar pemimpin pengadaan mengungkapkan kepercayaan diri yang rendah dalam keterampilan manajemen perubahan mereka, dan yang lainnya tidak siap untuk memilih dan menerapkan teknologi yang tepat untuk bisnis mereka.

Ini tidak bisa lagi menjadi alasan. Saatnya bagi perusahaan untuk beralih dari proses pembelian tradisional menuju pengadaan digital. Hanya dengan begitu mereka dapat menggunakan teknologi perintis untuk pembelian proaktif, prediktif, dan otomatis.

Berikut adalah penjelasan lebih dalam tentang bagaimana pembeli dapat mengikuti perkembangan industri dan menjadi pemimpin pengadaan digital.

Seperti apa pengadaan tradisional?

Pengadaan tradisional dibentuk oleh lanskap TI di mana pilihan produk terbatas, dan beberapa vendor mendominasi pasar. Perusahaan sering kali pertama kali memasang vendor dan kemudian mencari tahu produk apa yang harus dibeli, mengandalkan rangkaian produk dari segelintir perusahaan populer seperti Oracle, Microsoft, dan SAP.

Sejak itu, pengadaan tertinggal dari departemen lain dan membutuhkan waktu paling lama untuk transisi ke sistem operasi yang sepenuhnya digital. Hanya 15% perusahaan yang percaya bahwa mereka “terbaik di kelasnya” atau “pemimpin industri” ketika mentransformasikan proses pengadaan dan model operasi mereka secara digital.

Proses pengadaan tradisional yang khas sering terlihat seperti ini:

Sumber: Quolum

1. Seorang pengguna bisnis mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan, kemudian mengirimkan permintaan ke TI.
2. Tim TI meneliti opsi yang tersedia melalui Google atau mengunjungi situs tinjauan perangkat lunak seperti G2 untuk memahami lanskap vendor dan memilih berdasarkan daftar fitur.
3. Tim TI memilih beberapa opsi berbeda.
4. TI menyerahkan kuitansi pengeluaran.
5. Vendor memperbarui langganan, dan perusahaan ditagih lagi.
6. Proses berulang dari langkah 4.

Masing-masing langkah ini terisolasi daripada terintegrasi. Misalnya, tim TI bertanggung jawab atas pemilihan vendor. Setelah TI mendapatkan rekomendasinya, ia menyerahkan prosesnya kepada tim pengadaan, yang kemudian membuat keputusan berdasarkan biaya dan kebutuhan bisnis. Persyaratan teknis dan bisnis hampir tidak selaras dalam proses ini.

Setelah TI memilih alat, tim pengadaan tradisional hanya fokus pada pembayaran, bukan mengoptimalkan nilai alat mereka. Mereka juga tidak mengukur konsumsi atau melacak pengembalian investasi (ROI). Lebih buruk lagi, tim IT tidak lagi terlibat sama sekali dan bahkan mungkin tidak tahu tentang pembelian selama berbulan-bulan.

Apa yang berubah? Angin SaaS

Dunia SaaS berubah secara signifikan sementara metode pengadaan tertinggal. Secara khusus, perpindahan ke cloud mengganggu cara penjualan, pemasaran, teknik, dan semua departemen lain mengelola pekerjaan sehari-hari mereka. Lebih dari $1,3 triliun dalam pengeluaran TI perusahaan kemungkinan akan beralih ke cloud pada tahun 2022 – jumlah yang diperkirakan akan tumbuh menjadi $1,8 triliun pada tahun 2025.

Dengan pergeseran ini, cara perusahaan membeli alat digital juga berubah, dan akhir-akhir ini, mereka membeli banyak. Pada tahun 2021, perusahaan di seluruh dunia menggunakan rata-rata 110 aplikasi SaaS. Pembelian hari ini menghadapi tantangan yang sama sekali berbeda dari yang terjadi lima atau sepuluh tahun yang lalu.

Berikut adalah tiga cara SaaS membantu mengurangi tantangan pengadaan.

1. SaaS sekarang terdesentralisasi – siapa pun dapat mulai menggunakan aplikasi

Membeli perangkat lunak bukan lagi keputusan TI yang terpusat. Setiap tim lain di perusahaan dapat dengan mudah meneliti, menguji, dan membeli produk secara online. Daripada menunggu berbulan-bulan atau bertahun-tahun bagi TI untuk memutuskan vendor, memilih mitra integrasi, dan menerapkan solusi ke dalam tumpukan teknologi mereka, tim dapat memilih alat yang memenuhi kebutuhan unik mereka.

Desentralisasi juga datang dengan konsekuensi yang tidak terduga, seperti proliferasi TI bayangan, di mana karyawan melakukan pembelian yang tidak diketahui TI, tidak tersedia, dan tidak pernah digunakan.

2. Tidak ada lagi bundel vendor; ini semua tentang produk terbaik

Daripada memilih alat tambahan berdasarkan keterbatasan vendor Anda, pembeli sekarang memilih dari ratusan, bahkan ribuan, produk terbaik di kelasnya untuk memenuhi kebutuhan mereka. Popularitas perangkat lunak plug-and-play dan kemudahan implementasi telah menyebabkan ledakan dalam pembelian dan penggunaan SaaS.

Persaingan sangat ketat, sehingga penyedia tidak lagi menyembunyikan paket harga mereka dari situs web mereka. Mereka harus sangat transparan tentang fungsionalitas, fitur, dan langkah-langkah keamanan mereka.

3. Freemium, premium, dan lainnya: semuanya adalah langganan

Perangkat lunak pengadaan digital memiliki kontrak dan model pembayaran yang sama sekali berbeda dari pengadaan tradisional. Ini disebut model berlangganan. Alih-alih solusi di tempat, pengadaan dapat membeli dan memiliki, biasanya dengan kontrak pemeliharaan.

Langganan menawarkan fleksibilitas. Pengadaan dapat memutuskan kapan harus mengganti vendor berdasarkan berapa banyak nilai yang mereka berikan alih-alih berfokus pada biaya hangus. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk tetap gesit, terutama dengan perjanjian berlangganan dari bulan ke bulan. Perusahaan dapat bergerak cepat ke platform lain daripada menarik diri dari sistem warisan yang sudah mengakar.

Berlangganan juga bisa sangat bermasalah. Siapa pun dapat membuat uji coba gratis selama tujuh hari, tetapi itu tidak berarti orang benar-benar menggunakan akun tersebut. Sangat mudah bagi seorang karyawan untuk membeli atas nama perusahaan mereka dan kemudian keluar dari alat dan melupakan kontrak mereka.

Kami biasanya melihat ini dengan model bisnis freemium. Pengadaan harus mewaspadai uji coba "gratis" yang mengharuskan pembeli memasukkan informasi kartu kredit sebelum aktivasi. Bisnis dapat berkomitmen untuk kontrak berlangganan selama satu bulan atau bahkan satu tahun.

Bagaimana pengadaan digital berbeda dari pengadaan tradisional?

Sekarang tim pengadaan dihadapkan pada dua pilihan: mengakui dan beradaptasi dengan metode pengadaan digital baru atau tetap menggunakan metode tradisional lama, yang tidak lagi masuk akal.

Inilah cara Anda dapat membuat pilihan yang tepat.

Pengadaan digital melengkapi proses pembelian SaaS yang baru. Platform pengadaan digital yang baik menciptakan tempat sentral untuk memantau setiap aplikasi dan langganan.

Manajemen vendor menurunkan biaya keseluruhan dan membantu menentukan alat mana yang menawarkan nilai yang tepat untuk biayanya dan dapat dihapus seluruhnya dari tumpukan teknologi. Ini juga membantu mengkonsolidasikan data di seluruh organisasi sehingga para pemimpin dapat menganalisis bagaimana alat berinteraksi satu sama lain di seluruh tumpukan teknologi mereka.

Pengadaan modern juga melihat pengambilan keputusan berulang dari bulan ke bulan dan tahun ke tahun. Anda dapat menganggap hampir semua pembaruan langganan sebagai keputusan pembelian mandiri.

Hasil? Pembeli cerdas yang ingin mengoptimalkan pengeluaran mereka di setiap tahap perjalanan pembelian mereka. Pengadaan digital juga mengurangi risiko yang berasal dari apa yang kami sebut “pengadaan digital nakal”.

Risiko pengadaan digital nakal

Meskipun membeli alat SaaS lebih mudah dari sebelumnya, itu bisa menjadi sesuatu yang gratis untuk semua tanpa platform pengadaan digital.

Karyawan dapat mengimplementasikan alat SaaS sendiri dengan mengklik tombol – yang harus mereka lakukan hanyalah menerima syarat dan ketentuan (yang, tentu saja, sebagian besar dari kita membaca secara lengkap, bukan?). Ini dapat menimbulkan risiko keamanan dan menghasilkan biaya tersembunyi, yang juga dikenal sebagai TI bayangan dan penagihan gelap.

Bayangan IT

Shadow IT adalah perangkat lunak yang dibeli tanpa keterlibatan tim TI. Dengan begitu banyak alat SaaS yang tersedia dan tanpa sistem manajemen SaaS pusat, bayangan TI dapat dengan cepat terakumulasi, menciptakan risiko yang signifikan bagi perusahaan. Ini berarti uang keluar dari pintu tanpa dokumen, membuat organisasi rentan terhadap pelanggaran keamanan.

Pembelian SaaS yang terdesentralisasi semakin memudahkan TI bayangan untuk menyelinap masuk. Tim terpusat biasanya membeli alat seperti Google Suite, Slack, Zoom, dan penyedia penggajian. Tetapi karyawan langsung membeli ratusan alat lain yang tidak menjalani pemeriksaan kepatuhan sebelum diintegrasikan ke dalam tumpukan teknologi lainnya.

Ini menghadapkan organisasi pada risiko kepatuhan terhadap peraturan dan keamanan. Banyak alat yang tidak mematuhi kebijakan privasi data, seperti Kontrol Sistem dan Organisasi (SOC), Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR), dan Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA).

Bahkan jika peraturan ini tidak relevan dengan solusi tertentu, menggunakan solusi yang tidak sesuai akan menempatkan perusahaan pada risiko kebocoran data. Selanjutnya, karyawan dapat meninggalkan aplikasi yatim piatu ketika mereka meninggalkan perusahaan. Atau lebih buruk lagi, mereka masih memiliki akses ke aplikasi ini.

Semua ini menunjukkan perlunya alat manajemen pengadaan digital.

Penagihan gelap

Limbah SaaS adalah masalah besar lainnya bagi perusahaan tanpa proses dan sistem pengadaan yang terpusat. Ini dapat menyebabkan pengeluaran tersembunyi melalui pola penagihan yang gelap. Dengan banyak vendor teknologi yang berpegang teguh pada metrik bisnis tahunan yang agresif, seperti peningkatan retensi dolar bersih, mereka menggunakan praktik penagihan yang meragukan untuk memenuhi tujuan tahunan, termasuk:

• Tidak memberi tahu pelanggan saat uji coba gratis dikonversi ke akun berbayar. Kartu kredit biasanya diperlukan saat mendaftar untuk uji coba gratis dengan harapan pengguna tidak akan melewatkan tenggat waktu dan secara otomatis beralih ke akun berbayar. Kondisi yang diterima untuk menggunakan versi percobaan sering membuat tidak mungkin untuk menarik diri dari kontrak.
• Transaksi diam dan berulang. Sebagian besar penyedia SaaS menjual layanan berlangganan yang memerlukan pembayaran di muka bulanan, triwulanan, atau tahunan. Meskipun mereka harus memberi tahu pelanggan setiap kali tagihan yang akan datang tertunda, mereka sering tidak mengirim pemberitahuan apa pun. Biaya ini bisa tidak terdeteksi jika bisnis tidak memverifikasi laporan bank dan kartu kredit mereka.
• Penagihan prorata. Dengan layanan berlangganan, perusahaan setuju sebelumnya bahwa mereka akan, bagaimanapun, membayar jumlah minimum untuk tahun tersebut. Langganan dapat didasarkan pada lisensi, panggilan API, atau konsumsi data. Jika perusahaan tidak menggunakan semua unit yang dibeli, perusahaan tetap harus membayarnya. Juga, mereka harus membayar biaya tambahan jika melebihi unit yang dikontrak.

Mengapa Anda membutuhkan platform pengadaan digital

Platform pengadaan digital menghubungkan pengadaan tradisional dengan dunia SaaS modern. Ini memberikan gambaran umum tentang semua pembelian, melacak penggunaan untuk menentukan alat mana yang berharga dan kapan harus dipangkas, dan menyediakan lokasi pusat bagi tim perusahaan untuk mengelola dan melihat semua alat SaaS dengan aman.

Dengan platform pengadaan digital, Anda dapat mengoptimalkan setiap aspek proses pengadaan, terutama di empat area berikut.

Alat yang dioptimalkan

Sebagian besar perusahaan mengadopsi alat yang dioptimalkan untuk pekerjaan sehari-hari mereka atau sepenuhnya beralih ke alat tersebut. Sumber yang tepat dan manajemen biaya adalah langkah berikutnya. Perangkat lunak otomatisasi proses membantu merampingkan tumpukan alat pengadaan Anda dengan melacak semua biaya, pembelian, dan pemasok, serta mengurangi pekerjaan manual yang terkait dengan pesanan, persetujuan, pembuatan faktur, dan banyak lagi.

Biaya yang dioptimalkan

Salah satu aspek yang paling tidak terorganisir dari pengadaan skala besar adalah pengawasan pengeluaran. Bisnis dapat mengoptimalkan biaya mereka dengan tampilan terkini dari uang yang dihabiskan dan anggaran yang tersedia, mengurangi sistem dan kontrak yang berlebihan.

Salah satu cara termudah untuk mengoptimalkan biaya adalah melacak konsumsi perangkat lunak. Pemimpin keuangan modern memperlakukan setiap pengeluaran sebagai investasi dan mengukur penggunaan dan hasil. Jangan kaget jika semakin banyak organisasi mulai melacak berapa banyak rapat Zoom yang diadakan per lisensi berbayar!

Pertumbuhan yang dioptimalkan

Alat pengadaan terpusat membuat perusahaan lebih fleksibel dalam pembelian dengan menawarkan sumber prediktif dan proaktif. Yang terpenting, organisasi dapat bermitra lebih baik dengan vendor mereka untuk mendanai investasi strategis yang memajukan bisnis daripada menyebarkan solusi titik di seluruh perusahaan.

Kepemilikan yang dioptimalkan

Seiring pertumbuhan bisnis, pengadaan terpusat dapat menjadi hambatan, memperlambat kemampuan tim untuk membeli dan menerapkan sistem strategis. Platform manajemen pengadaan dapat mendukung tim melalui proses pengadaan sambil memenuhi persyaratan kebijakan dan anggaran. Dengan membebaskan staf dan menjauh dari alur kerja persetujuan yang membosankan, perusahaan dapat fokus pada apa yang benar-benar penting – pekerjaan itu sendiri.

Cara mengatur proses pengadaan digital yang sukses

Sekarang, Anda tahu seperti apa proses pengadaan modern. Tapi di mana dan bagaimana Anda memulainya? Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk membantu Anda menghilangkan metode pengadaan CD tradisional dan menjadi ahli pengadaan digital.

Sumber: Quolum

1. Siapkan terlebih dahulu

Bisnis dapat melacak semua pembelian digital dengan platform manajemen pengeluaran SaaS. Platform ini dapat mendukung tiga area spesifik:

• Manajemen lisensi perangkat lunak: Pantau adopsi lisensi pengguna dan metrik konsumsi untuk setiap penyedia SaaS. Ketahui kapan suatu alat digunakan atau disia-siakan.
• Manajemen vendor perangkat lunak: Alih-alih membawa vendor SaaS hanya selama masalah, seperti biaya kelebihan penggunaan atau masalah penerimaan, bangun hubungan vendor yang kuat yang akan membantu bisnis Anda mendapatkan harga terbaik, memanfaatkan semua fitur, dan memperbarui perjanjian Anda dengan mulus.
• Manajemen pengeluaran perangkat lunak: Kontrol biaya dan rencanakan investasi strategis. TI memusatkan manajemen pengeluaran untuk setiap perangkat lunak yang terhubung ke tumpukan teknologi Anda, sehingga memudahkan unit bisnis yang berbeda untuk membeli apa yang mereka butuhkan.

2. Nilai pengeluaran SaaS Anda saat ini

Langkah selanjutnya menuju pengadaan digital yang sukses adalah mengaudit teknologi yang ada. Cari tahu apa yang digunakan tim Anda dengan langkah-langkah berikut:

• Daftar aplikasi Anda.
• Identifikasi aplikasi baru sejak terakhir kali Anda memeriksa tumpukan teknologi Anda.
• Lacak login dan penggunaan. Misalnya, lisensi dan fungsi yang digunakan.
• Ukur perubahan login dan aktivitas dari waktu ke waktu untuk menentukan nilai setiap aplikasi.
• Rencanakan dan visualisasikan pembaruan perangkat lunak untuk mengidentifikasi di mana pembatalan atau penurunan versi dapat menghemat uang.

3. Libatkan pemangku kepentingan yang tepat

Pengadaan digital tidak dapat dilakukan secara terpisah. Penting untuk melibatkan pemangku kepentingan dari setiap tim saat memutuskan alat yang akan dibeli, berapa banyak yang harus dibeli, dan apakah akan memperbarui perjanjian Anda. Pemangku kepentingan tersebut adalah:

• CTO atau CIO
• Tim pengadaan
• tim keuangan
• Tim hukum
• Pemimpin departemen
• Manajer TI atau manajer SaaS
• Pengguna akhir untuk validasi

4. Prioritaskan negosiasi kontrak

Anda dapat membeli produk digital dengan dua cara. Yang pertama adalah perjanjian klik-tayang, dan yang kedua adalah negosiasi kontrak. Perjanjian klik-tayang tidak menawarkan konsesi pada harga, biaya, rencana pembayaran, atau komitmen keamanan.

Dengan menegosiasikan kontrak secara langsung dengan perwakilan penjualan vendor, organisasi dapat memvalidasi persyaratan kepatuhan, mengamankan potongan harga, dan mengurangi pelanggaran data dan ganti rugi.

Beradaptasi dengan dunia SaaS

Proses pengadaan tradisional tidak lagi kompatibel dengan dunia SaaS berbasis cloud. Para pemimpin yang berpikiran maju dapat memanfaatkan sepenuhnya teknologi proaktif dan prediktif terbaik dengan beralih dari pengadaan yang ketinggalan zaman dan tidak diatur ke pengadaan digital.

Bagaimanapun, kita hidup di dunia solusi dan alat SaaS tanpa akhir dengan potensi luar biasa untuk pertumbuhan dan pemecahan masalah. Sudah waktunya untuk metode pengadaan untuk mengejar ketinggalan.

Apakah perangkat lunak menghabiskan membakar lubang di dompet Anda? Cari tahu mengapa perusahaan berjuang dengan inventaris perangkat lunak dan hindari pengeluaran berlebihan untuk produk SaaS.