数字化采购:摒弃传统方法
已发表: 2022-06-09自从软件通过 CD 邮寄以来,软件采购过程已经走过了漫长的道路。
如今,数以千计的专业软件即服务 (SaaS) 产品为几乎所有通过云立即实施的事物提供了解决方案。 事实上,云公司最近的市值达到了创纪录的 2 万亿美元,这说明 SaaS 技术是如何快速向前发展的。
然而,数字采购流程并没有以同样的速度发展。 许多采购领导者仍然坚持传统的采购到付款流程。 软件以数字方式实现,但在许多方面仍被视为旧的 CD 方法。
为什么?
滞留有几个原因。 大多数采购领导者对他们的变革管理技能缺乏信心,而其他人则根本没有准备好为他们的业务选择和实施正确的技术。
这不能再成为借口了。 现在是公司从传统采购流程向数字采购过渡的时候了。 只有这样,他们才能使用开创性技术进行主动、预测和自动化采购。
以下是对买家如何跟上行业并成为数字采购领导者的深入探讨。
传统采购是什么样的?
传统采购是由 IT 环境塑造的,产品选择有限,少数供应商主导市场。 企业通常首先选择供应商,然后根据 Oracle、Microsoft 和 SAP 等少数流行公司的产品套件确定要购买的产品。
从那时起,采购部门一直落后于其他部门,并且需要最长的时间才能过渡到完全数字化的操作系统。 只有 15% 的公司认为他们在对采购流程和运营模式进行数字化转型时是“同类最佳”或“行业领导者”。
典型的传统采购流程通常如下所示:
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- 业务用户确定要解决的问题,然后向 IT 发送请求。
- IT 团队通过 Google 研究可用选项或访问 G2 等软件评论网站以了解供应商格局并根据功能列表进行选择。
- IT 团队选择了几个不同的选项。
- IT 提交费用收据。
- 供应商续订订阅,并再次向公司收费。
- 该过程从步骤 4 开始重复。
这些步骤中的每一个都是孤立的,而不是集成的。 例如,IT 团队负责选择供应商。 一旦 IT 部门提出建议,就会将流程移交给采购团队,然后由采购团队根据成本和业务需求做出决策。 在这个过程中,技术和业务需求几乎不匹配。
一旦 IT 选择了一种工具,传统的采购团队只关注获得报酬,而不是优化他们工具的价值。 他们也不衡量消费或跟踪投资回报率 (ROI)。 更糟糕的是,IT 团队根本不再参与其中,甚至可能几个月都不知道购买。
有什么改变? SaaS之风
SaaS 世界发生了巨大变化,而采购方法却滞后了。 特别是,迁移到云的过程扰乱了销售、营销、工程和所有其他部门管理日常工作的方式。 到 2022 年,超过 1.3 万亿美元的企业 IT 支出可能会转移到云端——预计到 2025 年这一数字将增长到 1.8 万亿美元。
随着这种转变,公司购买数字工具的方式也在发生变化,最近,他们购买了很多东西。 2021 年,全球公司平均使用 110 个 SaaS 应用程序。 今天的采购面临着与五年或十年前完全不同的挑战。
以下是 SaaS 帮助缓解采购挑战的三种方式。
1. SaaS 现在是去中心化的——任何人都可以开始使用应用程序
购买软件不再是集中的 IT 决策。 公司中的每个其他团队都可以轻松地在线研究、测试和购买产品。 无需等待数月或数年等待 IT 决定供应商、选择集成合作伙伴并将解决方案实施到他们的技术堆栈中,团队可以选择满足其独特需求的工具。
权力下放还会带来意想不到的后果,例如影子 IT 的激增,员工购买 IT 不知道的、现成的、从未使用过的东西。
2.没有更多的供应商捆绑; 一切都是关于同类产品中的佼佼者
现在,买家不再根据供应商的限制选择其他工具,而是从数百种甚至数千种一流产品中进行选择,以满足他们的需求。 即插即用软件的流行和易于实施导致了 SaaS 购买和使用的爆炸式增长。
竞争非常激烈,因此供应商不再在他们的网站上隐藏他们的定价计划。 他们需要对其功能、特性和安全措施非常透明。
3. 免费增值、保费等:一切都是订阅
数字采购软件具有与传统采购完全不同的合同和支付模式。 它被称为订阅模型。 采购可以购买和拥有,而不是本地解决方案,通常通过维护合同进行。
订阅提供了灵活性。 采购部门可以根据供应商交付的价值来决定何时更换供应商,而不是关注沉没成本。 这使公司能够保持灵活,尤其是在按月订阅协议的情况下。 公司可以快速迁移到另一个平台,而不是退出根深蒂固的遗留系统。
订阅也可能存在很大问题。 任何人都可以创建 7 天免费试用,但这并不意味着人们实际使用该帐户。 员工很容易代表他们的公司购买,然后退出工具并忘记他们的合同。
我们通常在免费增值业务模式中看到这一点。 采购应警惕要求买家在激活前输入信用卡信息的“免费”试用。 企业可以签订一个月甚至一年的订阅合同。
数字化采购与传统采购有何不同?
现在采购团队面临两个选择:要么承认并适应新的数字采购方式,要么坚持旧的传统方式,这不再有意义。
以下是您如何做出正确选择的方法。
数字采购补充了新的 SaaS 采购流程。 一个好的数字采购平台可以创建一个中心位置来监控每个应用程序和订阅。
供应商管理降低了总体成本,并帮助确定哪些工具为其成本提供了正确的价值,并且可以完全从技术堆栈中删除。 它还有助于整合整个组织的数据,以便领导者可以分析工具如何在其技术堆栈中相互交互。
现代采购还看到决策月复一月、年复一年地重复。 您几乎可以将任何订阅续订视为自主购买决定。
结果? 希望在购买过程的每个阶段优化支出的精明买家。 数字采购还降低了我们所说的“流氓数字采购”带来的风险。
流氓数字采购的风险
虽然购买 SaaS 工具比以往任何时候都容易,但如果没有数字采购平台,它可能会变得有点免费。
员工可以通过单击按钮自己实施 SaaS 工具——他们所要做的就是接受条款和条件(当然,我们大多数人都完整地阅读了这些条款和条件,对吗?)。 这可能会带来安全风险并产生隐藏成本,也称为影子 IT 和暗计费。
影子 IT
影子 IT是在没有 IT 团队参与的情况下购买的软件。 有这么多可用的 SaaS 工具且没有中央 SaaS 管理系统,影子 IT 会迅速积累,给公司带来重大风险。 这意味着资金无证流出,使组织容易受到安全漏洞的影响。
去中心化的 SaaS 采购进一步使影子 IT 更容易潜入。集中式团队通常会购买 Google Suite、Slack、Zoom 和薪资提供商等工具。 但员工直接购买了数百种其他工具,这些工具在集成到技术堆栈的其余部分之前没有经过合规性检查。

这使组织面临监管和安全合规风险。 许多工具不符合数据隐私政策,例如系统和组织控制 (SOC)、通用数据保护条例 (GDPR) 和健康保险流通与责任 (HIPAA)。
即使这些法规与特定解决方案无关,采用不合规的解决方案也会使公司面临数据泄露的风险。 此外,员工在离开公司时可以留下孤立的应用程序。 或者更糟的是,他们仍然可以访问这些应用程序。
所有这些都表明需要数字采购管理工具。
暗计费
对于没有集中采购流程和系统的公司来说,SaaS 浪费是另一个主要问题。 这可能会通过黑暗的计费模式导致隐藏的费用。 由于许多技术供应商坚持积极的年度业务指标,例如增加净美元保留率,他们采用有问题的计费做法来实现年度目标,包括:
- 免费试用版转换为付费帐户时不通知客户。 注册免费试用时通常需要信用卡,希望用户不会错过截止日期并自动切换到付费帐户。 使用试用版所接受的条件通常使得无法退出合同。
- 无声的和经常性的交易。 大多数 SaaS 提供商销售的订阅服务需要按月、按季或按年预付费用。 虽然他们应该在每次即将到来的费用未决时通知客户,但他们通常不会发送任何通知。 如果企业不验证他们的银行和信用卡对账单,这些费用可能不会被发现。
- 按比例计费。 通过订阅服务,公司事先同意他们将在任何情况下支付当年的最低金额。 订阅可以基于许可证、API 调用或数据消耗。 如果公司没有使用所有购买的单位,它仍然需要支付费用。 此外,如果超出合同单位,他们必须支付额外费用。
为什么需要数字采购平台
数字采购平台将传统采购与现代 SaaS 世界联系起来。 它提供了所有购买的概览,跟踪使用情况以确定哪些工具有价值以及何时需要修剪它们,并为企业团队提供一个中心位置,以安全地管理和查看所有 SaaS 工具。
借助数字化采购平台,您可以优化采购流程的各个方面,尤其是以下四个方面。
优化工具
大多数公司在日常工作中采用优化工具或完全切换到它们。 下一步是适当的采购和成本管理。 流程自动化软件通过跟踪所有成本、采购和供应商,并减少与订单、批准、发票等相关的手动工作,帮助简化您的采购工具堆栈。
优化成本
大规模采购中最混乱的方面之一是支出监督。 企业可以通过最新的资金支出和可用预算视图来优化成本,从而减少冗余系统和合同。
优化成本的最简单方法之一是跟踪软件消耗。 现代财务领导者将每笔费用视为一项投资,并衡量使用情况和结果。 如果更多组织开始跟踪每个付费许可证举行了多少次 Zoom 会议,请不要感到惊讶!
优化增长
集中采购工具通过提供预测性和主动性采购,使公司在采购方面更加灵活。 最重要的是,组织可以更好地与供应商合作,为推动业务发展的战略投资提供资金,而不是在整个企业中部署单点解决方案。
优化所有权
随着业务的增长,集中采购可能成为障碍,减缓团队购买和实施战略系统的能力。 采购管理平台可以支持团队完成采购流程,同时满足政策和预算要求。 通过释放员工并摆脱繁琐的审批工作流程,公司可以专注于真正重要的事情——工作本身。
如何建立一个成功的数字采购流程
到目前为止,您已经知道现代采购流程是什么样子了。 但是你从哪里开始以及如何开始呢? 以下是一些帮助您摆脱传统 CD 采购方法并成为数字采购专家的最佳实践。
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1、提前准备
企业可以使用 SaaS 支出管理平台跟踪所有数字购买。 这些平台可以支持三个特定领域:
- 软件许可证管理:监控每个 SaaS 提供商的用户许可证采用和消耗指标。 了解工具何时被使用或浪费。
- 软件供应商管理:与其仅在出现问题(例如超额收费或验收问题)时引入 SaaS 供应商,不如建立强大的供应商关系,帮助您的企业获得最优惠的价格、利用所有功能并无缝续签协议。
- 软件支出管理:控制成本并规划战略投资。 IT 对连接到您的技术堆栈的每个软件集中进行支出管理,使不同的业务部门更容易购买他们需要的东西。
2. 评估您当前的 SaaS 支出
成功数字采购的下一步是审核您现有的技术。 通过以下步骤了解您的团队使用了什么:
- 列出您的应用程序。
- 识别自您上次检查技术堆栈以来的新应用程序。
- 跟踪登录和使用情况。 例如,使用的许可证和功能。
- 衡量登录和活动随时间的变化以确定每个应用程序的价值。
- 计划和可视化软件续订,以确定取消或降级可以节省资金的地方。
3. 让正确的利益相关者参与
数字采购不能孤立进行。 在决定购买工具、购买多少以及是否续订协议时,让每个团队的利益相关者都参与其中是很重要的。 这些利益相关者是:
- 首席技术官或首席信息官
- 采购团队
- 财务团队
- 法律团队
- 部门领导
- IT 经理或 SaaS 经理
- 最终用户进行验证
4. 优先考虑合同谈判
您可以通过两种方式购买数字产品。 第一个是点击协议,第二个是合同谈判。 点击协议不提供价格、费用、付款计划或安全承诺方面的让步。
通过直接与供应商销售代表协商合同,组织可以验证合规性要求、确保回扣并减少数据泄露和赔偿。
适应 SaaS 世界
传统的采购流程不再与基于云的 SaaS 世界兼容。 有远见的领导者可以通过从过时的、不受监管的采购转向数字采购,充分利用最好的主动和预测技术。
毕竟,我们生活在一个拥有无穷无尽的 SaaS 解决方案和工具的世界中,这些解决方案和工具具有令人难以置信的增长和解决问题的潜力。 现在是采购方法赶上的时候了。
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