Achiziții digitale: lăsați în urmă metoda tradițională

Procesul de achiziție a software-ului a parcurs un drum lung de când software-ul a fost trimis prin poștă pe CD-uri.

Astăzi, mii de produse software-as-a-service (SaaS) specializate oferă soluții pentru aproape orice implementat imediat prin cloud. De fapt, companiile de cloud au înregistrat recent o capitalizare de piață record de peste 2 trilioane de dolari, exemplificând modul în care tehnologia SaaS avansează și rapid.

Cu toate acestea, procesul de achiziție digitală nu evoluează în același ritm. Mulți lideri în domeniul achizițiilor încă păstrează procesele tradiționale de achiziție la plată. Software-ul este implementat digital, dar, în multe feluri, este încă tratat ca vechea metodă CD.

De ce?

Există câteva motive pentru reținere. Majoritatea liderilor de achiziții își exprimă încrederea scăzută în abilitățile lor de management al schimbării, iar alții sunt pur și simplu nepregătiți să aleagă și să implementeze tehnologia potrivită pentru afacerea lor.

Aceasta nu mai poate fi o scuză. Este timpul ca companiile să treacă de la procesele tradiționale de cumpărare la achizițiile digitale. Numai atunci pot folosi tehnologia pioniera pentru achiziții proactive, predictive și automate.

Iată o analiză mai profundă a modului în care cumpărătorii pot ține pasul cu industria și pot deveni lideri în achizițiile digitale.

Cum arată achizițiile tradiționale?

Achizițiile tradiționale au fost modelate de un peisaj IT în care opțiunile de produse erau limitate și câțiva furnizori dominau piața. Adesea, întreprinderile au inclus mai întâi un furnizor și apoi și-au dat seama ce produse să cumpere, bazându-se pe suite de produse de la câteva companii populare precum Oracle, Microsoft și SAP.

De atunci, achizițiile au rămas în urmă față de alte departamente și durează cel mai mult timp pentru a trece la un sistem de operare complet digitizat. Doar 15% dintre companii cred că sunt fie „cel mai bun din clasă”, fie „lider în industrie” atunci când își transformă digital procesele de achiziții și modelele de operare.

Un proces de achiziție tradițional tipic arată adesea astfel:

Sursa: Quolum

1. Un utilizator de afaceri identifică o problemă de rezolvat, apoi trimite o solicitare către IT.
2. Echipa IT cercetează opțiunile disponibile prin Google sau vizitează site-uri de revizuire a software-ului, cum ar fi G2, pentru a înțelege peisajul furnizorului și le selectează pe baza unei liste de caracteristici.
3. Echipa IT alege câteva opțiuni diferite.
4. IT depune chitanțe de cheltuieli.
5. Vânzătorul reînnoiește abonamentul, iar compania este taxată din nou.
6. Procesul se repetă de la pasul 4.

Fiecare dintre acești pași este mai degrabă izolat decât integrat. De exemplu, echipa IT este responsabilă de selecția furnizorilor. Odată ce IT-ul are recomandările sale, predă procesul echipei de achiziții, care apoi ia decizii în funcție de costuri și nevoile de afaceri. Cerințele tehnice și de afaceri se aliniază cu greu în acest proces.

Odată ce IT alege un instrument, echipele tradiționale de achiziții se concentrează doar pe a fi plătit, nu pe optimizarea valorii instrumentelor lor. De asemenea, nu măsoară consumul și nici nu urmăresc rentabilitatea investiției (ROI). Mai rău, echipa IT nu mai este implicată deloc și poate nici măcar să nu știe despre achiziție de luni de zile.

Ce sa schimbat? Vânturile SaaS

Lumea SaaS s-a schimbat semnificativ, în timp ce metodele de achiziție au rămas în urmă. În special, trecerea la cloud a perturbat modul în care vânzările, marketingul, inginerie și toate celelalte departamente își gestionează munca de zi cu zi. Peste 1,3 trilioane de dolari în cheltuielile IT ale întreprinderilor se vor transfera probabil către cloud în 2022 – un număr estimat să crească la 1,8 trilioane de dolari până în 2025.

Odată cu această schimbare, se schimbă și felul în care companiile cumpără instrumente digitale și, în ultimul timp, cumpără foarte mult. În 2021, companiile din întreaga lume au folosit în medie 110 aplicații SaaS. Achizițiile de astăzi se confruntă cu provocări complet diferite față de acum cinci sau zece ani.

Iată trei moduri prin care SaaS ajută la atenuarea provocărilor legate de achiziții.

1. SaaS este acum descentralizat – oricine poate începe să folosească o aplicație

Cumpărarea de software nu mai este o decizie IT centralizată. Orice altă echipă din companie poate cerceta, testa și cumpăra cu ușurință produse online. În loc să aștepte luni sau ani pentru ca IT să decidă asupra unui furnizor, să selecteze parteneri de integrare și să implementeze soluții în stack-ul lor de tehnologie, echipele pot alege instrumentele care le satisfac nevoile unice.

Descentralizarea vine, de asemenea, cu consecințe neașteptate, cum ar fi proliferarea IT-ului umbră, în care angajații fac achiziții despre care IT-ul nu știe, sunt la raft și nu sunt niciodată folosite.

2. Gata cu pachetele de furnizori; totul este despre cele mai bune produse din rasă

În loc să aleagă instrumente suplimentare bazate pe limitările furnizorului dvs., cumpărătorii selectează acum dintre sute, dacă nu mii, de cele mai bune produse din clasă pentru a se potrivi nevoilor lor. Popularitatea software-ului plug-and-play și ușurința de implementare au dus la o explozie a achizițiilor și utilizării SaaS.

Concurența este acerbă, așa că furnizorii nu își mai ascund planurile de prețuri de pe site-urile lor web. Trebuie să fie foarte transparenți cu privire la funcționalitatea, caracteristicile și măsurile de securitate.

3. Freemium, prime și multe altele: totul este un abonament

Software-ul de achiziții digitale are un contract și un model de plată complet diferit față de achizițiile tradiționale. Se numește model de abonament. În loc de soluții on-premise, achizițiile pot cumpăra și deține, de obicei cu un contract de întreținere.

Abonamentele oferă flexibilitate. Achizițiile pot decide când să schimbe furnizorii în funcție de valoarea pe care o oferă, în loc să se concentreze pe costurile nefondate. Acest lucru permite companiilor să rămână agile, în special cu acorduri de abonament lunar. Companiile se pot muta rapid pe o altă platformă, în loc să se retragă dintr-un sistem vechi înrădăcinat.

Abonamentele pot fi, de asemenea, destul de problematice. Oricine poate crea o perioadă de încercare gratuită de șapte zile, dar asta nu înseamnă că oamenii folosesc efectiv contul. Este ușor pentru un angajat să cumpere în numele companiei și apoi să părăsească instrumentul și să-și uite contractul.

De obicei vedem acest lucru cu modelele de afaceri freemium. Achizițiile ar trebui să se ferească de încercările „gratuite” care impun cumpărătorilor să introducă informațiile despre cardul de credit înainte de activare. Companiile se pot angaja la un contract de abonament pentru o lună sau chiar un an.

Prin ce diferă achizițiile digitale de achizițiile tradiționale?

Acum echipele de achiziții se confruntă cu două opțiuni: fie să recunoască și să se adapteze la noile metode de achiziții digitale, fie să rămână cu vechile metode tradiționale, care nu mai au sens.

Iată cum poți face alegerea corectă.

Achizițiile digitale completează noul proces de cumpărare SaaS. O platformă bună de achiziții digitale creează un loc central pentru monitorizarea fiecărei aplicații și abonament.

Gestionarea furnizorilor reduce costurile totale și ajută la determinarea instrumentelor care oferă valoarea potrivită pentru costul lor și pot fi eliminate complet din stiva tehnologică. De asemenea, ajută la consolidarea datelor în întreaga organizație, astfel încât liderii să poată analiza modul în care instrumentele interacționează între ele în stiva lor de tehnologie.

Achizițiile moderne vede, de asemenea, luarea deciziilor repetându-se lună după lună și an după an. Vă puteți gândi la aproape orice reînnoire a abonamentului ca la o decizie autonomă de cumpărare.

Rezultatul? Cumpărători inteligenți care doresc să își optimizeze cheltuielile în fiecare etapă a călătoriei lor de cumpărare. Achizițiile digitale atenuează, de asemenea, riscurile care decurg din ceea ce numim „achiziții digitale necinstite”.

Riscurile achizițiilor digitale necinstite

Deși achiziționarea de instrumente SaaS este mai ușoară ca niciodată, poate deveni oarecum gratuită fără o platformă digitală de achiziții.

Angajații pot implementa ei înșiși instrumentele SaaS printr-un clic – tot ce trebuie să facă este să accepte termenii și condițiile (pe care, desigur, majoritatea dintre noi le citim integral, nu?). Acest lucru poate prezenta riscuri de securitate și poate genera costuri ascunse, cunoscute și sub denumirea de shadow IT și dark billing.

Shadow IT

Shadow IT este un software achiziționat fără implicarea echipei IT. Cu atât de multe instrumente SaaS disponibile și fără un sistem central de management SaaS, IT-ul umbră se poate acumula rapid, creând riscuri semnificative pentru companie. Aceasta înseamnă că banii ies pe ușă fără documente, lăsând organizațiile vulnerabile la încălcări de securitate.

Achiziționarea SaaS descentralizată face și mai ușor să se strecoare pentru shadow IT. Echipele centralizate cumpără de obicei instrumente precum Google Suite, Slack, Zoom și furnizorii de salarizare. Dar angajații achiziționează direct sute de alte instrumente care nu sunt supuse verificărilor de conformitate înainte de a fi integrate în restul stivei de tehnologie.

Acest lucru expune organizațiile la riscuri de conformitate cu reglementările și securitatea. Multe instrumente nu respectă politicile de confidențialitate a datelor, cum ar fi Controlul sistemului și organizației (SOC), Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) și Portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA).

Chiar dacă aceste reglementări nu sunt relevante pentru o soluție specifică, folosirea unor soluții neconforme pune o companie în pericol de scurgere de date. În plus, angajații pot lăsa în urmă aplicații orfane atunci când părăsesc compania. Sau mai rău, au încă acces la aceste aplicații.

Toate acestea indică necesitatea unui instrument digital de management al achizițiilor.

Facturare întunecată

Deșeurile SaaS reprezintă o altă problemă majoră pentru companiile fără un proces și un sistem centralizat de achiziții. Acest lucru poate duce la cheltuieli ascunse prin modele întunecate de facturare. Cu mulți furnizori de tehnologie care respectă valori agresive anuale de afaceri, cum ar fi reținerea netă a dolarului crescut, aceștia recurg la practici de facturare îndoielnice pentru a îndeplini obiectivele anuale, inclusiv:

• Nu informați clienții când o versiune de încercare gratuită se transformă într-un cont plătit. Un card de credit este de obicei necesar atunci când vă înscrieți pentru o perioadă de încercare gratuită, în speranța că utilizatorii nu vor rata termenul limită și vor trece automat la un cont plătit. Condițiile acceptate pentru utilizarea versiunii de încercare fac adesea imposibilă retragerea din contract.
• Tranzacții silentioase și recurente. Majoritatea furnizorilor SaaS vând servicii de abonament care necesită plăți în avans lunare, trimestriale sau anuale. Deși ar trebui să notifice clienții de fiecare dată când o taxă viitoare este în așteptare, adesea nu trimit nicio notificare. Aceste taxe pot rămâne nedetectate dacă companiile nu își verifică extrasele bancare și ale cardului de credit.
• Facturare proporțională. Cu serviciile de abonament, companiile convin în prealabil că vor plăti, în orice caz, o sumă minimă pe an. Abonamentul se poate baza pe licențe, apeluri API sau consumul de date. Dacă compania nu folosește toate unitățile achiziționate, trebuie să plătească în continuare pentru ele. De asemenea, trebuie să plătească taxe suplimentare dacă depășesc unitățile contractate.

De ce aveți nevoie de o platformă digitală de achiziții

O platformă digitală de achiziții leagă achizițiile tradiționale de lumea SaaS modernă. Oferă o privire de ansamblu asupra tuturor achizițiilor, urmărește utilizarea pentru a determina ce instrumente sunt valoroase și când trebuie să fie tăiate și oferă o locație centrală pentru echipele de întreprindere pentru a gestiona și vizualiza în siguranță toate instrumentele SaaS.

Cu o platformă digitală de achiziții, puteți optimiza fiecare aspect al procesului de achiziție, în special în următoarele patru domenii.

Instrumente optimizate

Majoritatea companiilor adoptă instrumente optimizate pentru munca lor zilnică sau trec complet la acestea. Aprovizionarea corectă și gestionarea costurilor este următorul pas. Software-ul de automatizare a proceselor vă ajută să vă eficientizați stiva de instrumente de achiziții prin urmărirea tuturor costurilor, achizițiilor și furnizorilor și reducând munca manuală asociată cu comenzile, aprobările, facturarea și multe altele.

Costuri optimizate

Unul dintre cele mai dezorganizate aspecte ale achizițiilor la scară largă este supravegherea cheltuielilor. Companiile își pot optimiza costurile cu o vizualizare de ultimă oră a banilor cheltuiți și a bugetului disponibil, reducând sistemele și contractele redundante.

Una dintre cele mai ușoare modalități de optimizare a costurilor este urmărirea consumului de software. Liderii financiari moderni tratează fiecare cheltuială ca pe o investiție și măsoară utilizarea și rezultatele. Nu fi surprins dacă mai multe organizații încep să urmărească câte întâlniri Zoom au loc pe licență plătită!

Creștere optimizată

Instrumentele centralizate de achiziții fac companiile mai flexibile în achiziții, oferind aprovizionare predictivă și proactivă. Cel mai important, organizațiile pot colabora mai bine cu furnizorii lor pentru a finanța investiții strategice care să avanseze afacerea, mai degrabă decât să implementeze soluții punctuale în întreaga întreprindere.

Proprietate optimizată

Pe măsură ce afacerile cresc, achizițiile centralizate pot deveni un obstacol, încetinind capacitatea echipelor de a achiziționa și implementa sisteme strategice. O platformă de management al achizițiilor poate sprijini echipele pe parcursul procesului de achiziții, în timp ce îndeplinește cerințele de politică și buget. Eliberând personalul și îndepărtându-se de fluxurile de lucru obositoare de aprobare, companiile se pot concentra pe ceea ce contează cu adevărat – munca în sine.

Cum să configurați un proces de achiziție digitală de succes

Până acum, știți cum arată procesul modern de achiziții. Dar de unde și cum începi? Iată câteva dintre cele mai bune practici pentru a vă ajuta să renunțați la metodele tradiționale de aprovizionare cu CD-uri și să deveniți un expert în achiziții digitale.

Sursa: Quolum

1. Pregătiți-vă în avans

Companiile pot urmări toate achizițiile digitale cu platformele de gestionare a cheltuielilor SaaS. Aceste platforme pot suporta trei domenii specifice:

• Gestionarea licențelor software: Monitorizați adoptarea și consumul de licențe de utilizator pentru fiecare furnizor SaaS. Aflați când o unealtă este folosită sau irosită.
• Gestionarea furnizorilor de software: în loc să atrageți furnizori SaaS numai în timpul unei probleme, cum ar fi taxele excedentare sau problemele de acceptare, construiți o relație puternică cu furnizorii care vă va ajuta afacerea să obțină cele mai bune prețuri, să profite de toate funcțiile și să vă reînnoiți fără probleme acordurile.
• Gestionarea cheltuielilor software: controlați costurile și planificați investițiile strategice. IT centralizează gestionarea cheltuielilor pentru fiecare software conectat la tehnologia dvs., făcând mai ușor pentru diferite unități de afaceri să cumpere ceea ce au nevoie.

2. Evaluează-ți cheltuielile actuale pentru SaaS

Următorul pas către achizițiile digitale de succes este auditarea tehnologiilor existente. Aflați ce folosesc echipele dvs. cu acești pași:

• Listați aplicațiile dvs.
• Identificați aplicații noi de când v-ați verificat ultima dată stiva de tehnologie.
• Urmăriți conectările și utilizarea. De exemplu, licențele și funcțiile utilizate.
• Măsurați modificările autentificărilor și activității de-a lungul timpului pentru a determina valoarea fiecărei aplicații.
• Planificați și vizualizați reînnoiri de software pentru a identifica unde anulările sau downgrade-urile pot economisi bani.

3. Implicați părțile interesate potrivite

Achizițiile digitale nu pot avea loc izolat. Este important să aveți părți interesate din fiecare echipă implicate atunci când decideți instrumentele de cumpărat, cât să cumpărați și dacă să vă reînnoiți acordul. Acești factori interesați sunt:

• CTO sau CIO
• Echipa de achizitii
• Echipa financiară
• Echipa juridică
• Șefii de departament
• manager IT sau manager SaaS
• Utilizatorii finali pentru validare

4. Prioritizează negocierile contractuale

Puteți achiziționa produse digitale în două moduri. Primul este acordurile prin clic, iar al doilea este negocierile contractuale. Acordurile prin clic nu oferă concesii cu privire la prețuri, taxe, planuri de plată sau angajamente de securitate.

Prin negocierea unui contract direct cu un reprezentant de vânzări al furnizorului, organizațiile pot valida cerințele de conformitate, pot asigura reduceri și pot atenua încălcarea datelor și indemnizația.

Adaptarea la lumea SaaS

Procesele tradiționale de achiziții nu mai sunt compatibile cu lumea SaaS bazată pe cloud. Liderii cu gândire de viitor pot profita din plin de cele mai bune tehnologii proactive și predictive, trecând de la achizițiile învechite și nereglementate la achizițiile digitale.

La urma urmei, trăim într-o lume de soluții și instrumente SaaS nesfârșite, cu un potențial incredibil de creștere și de rezolvare a problemelor. Este timpul ca metodele de achiziție să ajungă din urmă.

Cheltuiește software-ul găuri în portofel? Aflați de ce companiile se luptă cu inventarul de software și evitați cheltuirea excesivă a produselor SaaS.