Appalti digitali: lasciati alle spalle il metodo tradizionale

Il processo di approvvigionamento del software ha fatto molta strada da quando il software è stato inviato per posta su CD.

Oggi, migliaia di prodotti software-as-a-service (SaaS) specializzati offrono soluzioni per quasi tutto ciò che viene implementato immediatamente tramite il cloud. In effetti, le società cloud hanno recentemente visto una capitalizzazione di mercato da record di oltre $ 2 trilioni, esemplificando come la tecnologia SaaS sta andando avanti e velocemente.

Tuttavia, il processo di approvvigionamento digitale non si sta evolvendo allo stesso ritmo. Molti leader del procurement si attengono ancora ai tradizionali processi procure-to-pay. Il software è implementato digitalmente ma, per molti versi, è ancora trattato come il vecchio metodo CD.

Come mai?

Ci sono alcune ragioni per il blocco. La maggior parte dei responsabili dell'approvvigionamento esprime scarsa fiducia nelle proprie capacità di gestione del cambiamento, mentre altri sono semplicemente impreparati a scegliere e implementare la tecnologia giusta per la propria attività.

Questa non può più essere una scusa. È giunto il momento per le aziende di passare dai processi di acquisto tradizionali all'approvvigionamento digitale. Solo così potranno utilizzare la tecnologia pionieristica per acquisti proattivi, predittivi e automatizzati.

Ecco un'analisi più approfondita di come gli acquirenti possono stare al passo con il settore e diventare leader nell'approvvigionamento digitale.

Che aspetto ha l'approvvigionamento tradizionale?

L'approvvigionamento tradizionale è stato modellato da un panorama IT in cui le opzioni di prodotto erano limitate e alcuni fornitori dominavano il mercato. Le aziende spesso prima si affidavano a un fornitore e poi decidevano quali prodotti acquistare, basandosi sulle suite di prodotti di alcune aziende famose come Oracle, Microsoft e SAP.

Da allora, l'approvvigionamento è rimasto indietro rispetto ad altri dipartimenti e sta impiegando più tempo per passare a un sistema operativo completamente digitalizzato. Solo il 15% delle aziende ritiene di essere "best in class" o "leader del settore" quando trasforma digitalmente i propri processi di approvvigionamento e modelli operativi.

Un tipico processo di approvvigionamento tradizionale spesso si presenta così:

Fonte: Quolum

1. Un utente aziendale identifica un problema da risolvere, quindi invia una richiesta all'IT.
2. Il team IT ricerca le opzioni disponibili tramite Google o visita siti di revisione del software come G2 per comprendere il panorama dei fornitori e seleziona in base a un elenco di funzionalità.
3. Il team IT sceglie alcune opzioni diverse.
4. L'IT invia le ricevute di spesa.
5. Il fornitore rinnova l'abbonamento e la società viene addebitata nuovamente.
6. Il processo si ripete dal passaggio 4.

Ciascuno di questi passaggi è isolato anziché integrato. Ad esempio, il team IT è responsabile della selezione dei fornitori. Una volta che l'IT ha le sue raccomandazioni, passa il processo al team di approvvigionamento, che quindi prende le decisioni in base ai costi e alle esigenze aziendali. I requisiti tecnici e aziendali difficilmente si allineano in questo processo.

Una volta che l'IT sceglie uno strumento, i team di approvvigionamento tradizionali si concentrano solo sull'essere pagati, non sull'ottimizzazione del valore dei propri strumenti. Inoltre, non misurano il consumo né tengono traccia del ritorno sull'investimento (ROI). Peggio ancora, il team IT non è più coinvolto e potrebbe non essere nemmeno a conoscenza dell'acquisto per mesi.

Cosa è cambiato? I venti di SaaS

Il mondo SaaS è cambiato in modo significativo mentre i metodi di approvvigionamento sono rimasti indietro. In particolare, il passaggio al cloud ha interrotto il modo in cui le vendite, il marketing, l'ingegneria e tutti gli altri reparti gestiscono il proprio lavoro quotidiano. Più di 1,3 trilioni di dollari di spesa IT aziendale passeranno probabilmente al cloud nel 2022, un numero che dovrebbe crescere fino a 1,8 trilioni di dollari entro il 2025.

Con questo cambiamento, anche il modo in cui le aziende acquistano gli strumenti digitali sta cambiando e, ultimamente, stanno acquistando molto. Nel 2021, le aziende di tutto il mondo hanno utilizzato in media 110 applicazioni SaaS. L'acquisto di oggi deve affrontare sfide completamente diverse rispetto a cinque o dieci anni fa.

Ecco tre modi in cui SaaS aiuta a mitigare le sfide di approvvigionamento.

1. SaaS è ora decentralizzato: chiunque può iniziare a utilizzare un'app

L'acquisto di software non è più una decisione IT centralizzata. Ogni altro team dell'azienda può facilmente ricercare, testare e acquistare prodotti online. Invece di aspettare mesi o anni prima che l'IT decida su un fornitore, seleziona i partner di integrazione e implementa le soluzioni nel proprio stack tecnologico, i team possono scegliere gli strumenti che soddisfano le loro esigenze specifiche.

La decentralizzazione comporta anche conseguenze inaspettate, come la proliferazione dell'IT ombra, in cui i dipendenti effettuano acquisti di cui l'IT non è a conoscenza, sono standard e non vengono mai utilizzati.

2. Niente più bundle dei fornitori; si tratta di prodotti migliori

Invece di scegliere strumenti aggiuntivi in ​​base ai limiti del tuo fornitore, gli acquirenti ora scelgono tra centinaia, se non migliaia, dei migliori prodotti per soddisfare le loro esigenze. La popolarità del software plug-and-play e la facilità di implementazione hanno portato a un'esplosione negli acquisti e nell'utilizzo di SaaS.

La concorrenza è agguerrita, quindi i fornitori non nascondono più i loro piani tariffari dai loro siti web. Devono essere molto trasparenti sulle loro funzionalità, caratteristiche e misure di sicurezza.

3. Freemium, premium e altro: tutto è un abbonamento

Il software per gli appalti digitali ha un modello di contratto e pagamento completamente diverso rispetto agli appalti tradizionali. Si chiama modello di abbonamento. Invece delle soluzioni in sede, l'approvvigionamento può acquistare e possedere, in genere con un contratto di manutenzione.

Gli abbonamenti offrono flessibilità. Gli appalti possono decidere quando cambiare fornitore in base a quanto valore forniscono invece di concentrarsi sul costo irrecuperabile. Ciò consente alle aziende di rimanere agili, soprattutto con accordi di abbonamento mensili. Le aziende possono passare rapidamente a un'altra piattaforma anziché ritirarsi da un sistema legacy radicato.

Anche gli abbonamenti possono essere piuttosto problematici. Chiunque può creare una prova gratuita di sette giorni, ma ciò non significa che le persone utilizzino effettivamente l'account. È facile per un dipendente acquistare per conto della propria azienda e poi uscire dallo strumento e dimenticare il contratto.

Di solito lo vediamo con i modelli di business freemium. L'approvvigionamento dovrebbe diffidare delle prove "gratuite" che richiedono agli acquirenti di inserire i dati della carta di credito prima dell'attivazione. Le aziende possono impegnarsi in un contratto di abbonamento per un mese o addirittura un anno.

In che modo il digital procurement è diverso dal procurement tradizionale?

Ora i team di approvvigionamento devono affrontare due scelte: riconoscere e adattarsi ai nuovi metodi di approvvigionamento digitale o attenersi ai vecchi metodi tradizionali, che non hanno più senso.

Ecco come puoi fare la scelta giusta.

L'approvvigionamento digitale integra il nuovo processo di acquisto SaaS. Una buona piattaforma di approvvigionamento digitale crea un luogo centrale per monitorare ogni applicazione e abbonamento.

La gestione dei fornitori riduce i costi complessivi e aiuta a determinare quali strumenti offrono il giusto valore per il loro costo e possono essere rimossi completamente dallo stack tecnologico. Aiuta inoltre a consolidare i dati all'interno dell'organizzazione in modo che i leader possano analizzare il modo in cui gli strumenti interagiscono tra loro nel loro stack tecnologico.

Gli appalti moderni vedono anche il processo decisionale ripetersi mese dopo mese e anno dopo anno. Puoi pensare a quasi tutti i rinnovi dell'abbonamento come a una decisione di acquisto autonoma.

Il risultato? Acquirenti intelligenti che vogliono ottimizzare la spesa in ogni fase del loro percorso di acquisto. Gli appalti digitali mitigano anche i rischi derivanti da ciò che chiamiamo "appalti digitali canaglia".

I rischi degli acquisti digitali canaglia

Sebbene l'acquisto di strumenti SaaS sia più facile che mai, può diventare in qualche modo gratuito per tutti senza una piattaforma di approvvigionamento digitale.

I dipendenti possono implementare autonomamente gli strumenti SaaS con un semplice clic: tutto ciò che devono fare è accettare i termini e le condizioni (che, ovviamente, la maggior parte di noi legge per intero, giusto?). Ciò può comportare rischi per la sicurezza e generare costi nascosti, noti anche come shadow IT e dark billing.

Ombra IT

Shadow IT è un software acquistato senza il coinvolgimento del team IT. Con così tanti strumenti SaaS disponibili e senza un sistema di gestione SaaS centrale, l'IT ombra può accumularsi rapidamente, creando rischi significativi per l'azienda. Ciò significa che il denaro esce senza documenti, lasciando le organizzazioni vulnerabili alle violazioni della sicurezza.

L'acquisto di SaaS decentralizzato rende ancora più facile l'infiltrazione dell'IT ombra. I team centralizzati di solito acquistano strumenti come Google Suite, Slack, Zoom e fornitori di buste paga. Ma i dipendenti acquistano direttamente centinaia di altri strumenti che non vengono sottoposti a controlli di conformità prima di essere integrati nel resto dello stack tecnologico.

Ciò espone le organizzazioni a rischi di conformità alle normative e alla sicurezza. Molti strumenti non sono conformi alle politiche sulla privacy dei dati, come i controlli di sistema e organizzazione (SOC), il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e la portabilità e responsabilità dell'assicurazione sanitaria (HIPAA).

Anche se queste normative non sono rilevanti per una soluzione specifica, l'utilizzo di soluzioni non conformi mette un'azienda a rischio di fuga di dati. Inoltre, i dipendenti possono lasciare applicazioni orfane quando lasciano l'azienda. O peggio, hanno ancora accesso a queste applicazioni.

Tutto ciò indica la necessità di uno strumento di gestione degli appalti digitali.

Fatturazione scura

I rifiuti SaaS sono un altro grave problema per le aziende che non dispongono di un processo e di un sistema di approvvigionamento centralizzato. Ciò può portare a spese nascoste a causa di schemi di fatturazione oscuri. Con molti fornitori di tecnologia che si attengono a metriche aziendali annuali aggressive, come l'aumento della ritenzione di dollari netti, ricorrono a pratiche di fatturazione discutibili per raggiungere gli obiettivi annuali, tra cui:

• Non informare i clienti quando una prova gratuita si converte in un account a pagamento. Di solito è richiesta una carta di credito quando si registra per una prova gratuita nella speranza che gli utenti non manchino la scadenza e passino automaticamente a un account a pagamento. Le condizioni accettate per l'utilizzo della versione di prova spesso comportano l'impossibilità di recedere dal contratto.
• Transazioni silenziose e ricorrenti. La maggior parte dei fornitori SaaS vende servizi in abbonamento che richiedono pagamenti anticipati mensili, trimestrali o annuali. Sebbene dovrebbero avvisare i clienti ogni volta che un addebito imminente è in sospeso, spesso non inviano alcuna notifica. Queste commissioni possono non essere rilevate se le aziende non verificano gli estratti conto bancari e della carta di credito.
• Fatturazione proporzionale. Con i servizi in abbonamento le aziende si impegnano preventivamente a pagare comunque un importo minimo annuale. L'abbonamento può essere basato su licenze, chiamate API o consumo di dati. Se l'azienda non utilizza tutte le unità acquistate, deve comunque pagarle. Inoltre, devono pagare commissioni aggiuntive se superano le unità contratte.

Perché hai bisogno di una piattaforma di approvvigionamento digitale

Una piattaforma di approvvigionamento digitale lega l'approvvigionamento tradizionale al moderno mondo SaaS. Fornisce una panoramica di tutti gli acquisti, tiene traccia dell'utilizzo per determinare quali strumenti sono preziosi e quando devono essere tagliati e fornisce una posizione centrale per i team aziendali per gestire e visualizzare in modo sicuro tutti gli strumenti SaaS.

Con una piattaforma di approvvigionamento digitale, puoi ottimizzare ogni aspetto del processo di approvvigionamento, in particolare nelle quattro aree seguenti.

Strumenti ottimizzati

La maggior parte delle aziende adotta strumenti ottimizzati per il proprio lavoro quotidiano o li passa completamente. Il passaggio successivo è il corretto approvvigionamento e la gestione dei costi. Il software di automazione dei processi aiuta a semplificare lo stack di strumenti di approvvigionamento monitorando tutti i costi, gli acquisti e i fornitori e riducendo il lavoro manuale associato a ordini, approvazioni, fatturazione e altro ancora.

Costi ottimizzati

Uno degli aspetti più disorganizzati degli appalti su larga scala è il controllo della spesa. Le aziende possono ottimizzare i propri costi con una visione aggiornata del denaro speso e del budget disponibile, riducendo i sistemi e i contratti ridondanti.

Uno dei modi più semplici per ottimizzare i costi è tenere traccia del consumo di software. I leader finanziari moderni considerano ogni spesa come un investimento e misurano l'utilizzo e i risultati. Non sorprenderti se più organizzazioni iniziano a tenere traccia di quante riunioni Zoom si tengono per licenza a pagamento!

Crescita ottimizzata

Gli strumenti di approvvigionamento centralizzato rendono le aziende più flessibili negli acquisti offrendo un approvvigionamento predittivo e proattivo. Ancora più importante, le organizzazioni possono collaborare meglio con i loro fornitori per finanziare investimenti strategici che fanno avanzare il business piuttosto che implementare soluzioni puntuali in tutta l'azienda.

Proprietà ottimizzata

Con la crescita delle aziende, l'approvvigionamento centralizzato può diventare un ostacolo, rallentando la capacità dei team di acquistare e implementare sistemi strategici. Una piattaforma di gestione degli appalti può supportare i team durante il processo di appalto, soddisfacendo al contempo i requisiti politici e di budget. Liberando personale e allontanandosi dai noiosi flussi di lavoro di approvazione, le aziende possono concentrarsi su ciò che conta davvero: il lavoro stesso.

Come impostare un processo di acquisto digitale di successo

Ormai sai come appare il moderno processo di approvvigionamento. Ma da dove e come si inizia? Ecco alcune best practice per aiutarti a scrollarti di dosso i tradizionali metodi di approvvigionamento di CD e diventare un esperto di approvvigionamento digitale.

Fonte: Quolum

1. Prepararsi in anticipo

Le aziende possono tenere traccia di tutti gli acquisti digitali con le piattaforme di gestione della spesa SaaS. Queste piattaforme possono supportare tre aree specifiche:

• Gestione delle licenze software: monitora l'adozione delle licenze utente e le metriche di consumo per ciascun provider SaaS. Sapere quando uno strumento viene utilizzato o sprecato.
• Gestione dei fornitori di software: invece di coinvolgere i fornitori SaaS solo durante un problema, come ad esempio addebiti in eccesso o problemi di accettazione, crea una solida relazione con i fornitori che aiuterà la tua azienda a ottenere i prezzi migliori, sfruttare tutte le funzionalità e rinnovare senza problemi i tuoi accordi.
• Gestione della spesa software: controllo dei costi e pianificazione degli investimenti strategici. L'IT centralizza la gestione della spesa per ogni software connesso al tuo stack tecnologico, rendendo più facile per le diverse unità aziendali acquistare ciò di cui hanno bisogno.

2. Valuta la tua spesa SaaS attuale

Il prossimo passo per un approvvigionamento digitale di successo è l'audit delle tue tecnologie esistenti. Scopri cosa usano i tuoi team con questi passaggi:

• Elenca le tue applicazioni.
• Identifica nuove applicazioni dall'ultima volta che hai controllato il tuo stack tecnologico.
• Tieni traccia degli accessi e dell'utilizzo. Ad esempio, le licenze e le funzioni utilizzate.
• Misura le modifiche degli accessi e dell'attività nel tempo per determinare il valore di ciascuna applicazione.
• Pianifica e visualizza i rinnovi del software per identificare dove cancellazioni o downgrade possono far risparmiare denaro.

3. Coinvolgere le parti interessate giuste

Gli appalti digitali non possono avvenire in isolamento. È importante coinvolgere gli stakeholder di ciascun team quando decidono gli strumenti da acquistare, quanto acquistare e se rinnovare il contratto. Questi stakeholder sono:

• CTO o CIO
• Squadra di approvvigionamento
• Squadra finanziaria
• Team legale
• Capi dipartimento
• Responsabile IT o responsabile SaaS
• Utenti finali per la convalida

4. Dare priorità alle trattative contrattuali

Puoi acquistare prodotti digitali in due modi. Il primo sono gli accordi click-through e il secondo sono le negoziazioni contrattuali. Gli accordi click-through non offrono agevolazioni su prezzi, commissioni, piani di pagamento o impegni di sicurezza.

Negoziando un contratto direttamente con un rappresentante di vendita del fornitore, le organizzazioni possono convalidare i requisiti di conformità, garantire sconti e mitigare le violazioni dei dati e l'indennità.

Adattarsi al mondo SaaS

I processi di approvvigionamento tradizionali non sono più compatibili con il mondo SaaS basato su cloud. I leader lungimiranti possono sfruttare appieno le migliori tecnologie proattive e predittive passando da appalti obsoleti e non regolamentati a appalti digitali.

Dopotutto, viviamo in un mondo di infinite soluzioni e strumenti SaaS con un incredibile potenziale di crescita e risoluzione dei problemi. È tempo che i metodi di approvvigionamento recuperino.

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