デジタル調達: 従来の方法を捨てる

公開: 2022-06-09

ソフトウェアの調達プロセスは、ソフトウェアが CD で郵送されて以来、長い道のりを歩んできました。

今日、何千もの専門的なサービスとしてのソフトウェア (SaaS) 製品が、クラウドを介してすぐに実装されるほとんどすべてのソリューションを提供しています。実際、クラウド企業は最近、2 兆ドルを超える記録的な時価総額を記録しており、SaaS テクノロジーがいかに急速に進歩しているかを実証しています。

しかし、デジタル調達プロセスは同じペースで進化していません。多くの調達リーダーは、今でも従来の調達から支払いまでのプロセスに固執しています。ソフトウェアはデジタルで実装されていますが、多くの点で依然として古い CD 方式として扱われています。

なんで？

ホールドアップにはいくつかの理由があります。ほとんどの調達リーダーは、自分の変更管理スキルに自信がないことを表明しており、他のリーダーは、ビジネスに適したテクノロジーを選択して実装する準備ができていません。

これはもはや言い訳にはなりません。企業が従来の購買プロセスからデジタル調達に移行する時が来ました。そうして初めて、先駆的なテクノロジーを使用して、プロアクティブで予測的かつ自動化された購入を行うことができます。

ここでは、バイヤーが業界に遅れずについていき、デジタル調達のリーダーになる方法について詳しく説明します。

従来の調達とはどのようなものですか?

従来の調達は、製品の選択肢が限られており、少数のベンダーが市場を支配していた IT ランドスケープによって形成されていました。企業は多くの場合、最初にベンダーをオンボーディングしてから、Oracle、Microsoft、SAP などの少数の人気企業の製品スイートに依存して、どの製品を購入するかを考え出しました。

それ以来、調達部門は他の部門に遅れをとっており、完全にデジタル化されたオペレーティングシステムへの移行に最も時間がかかっています。調達プロセスと運用モデルをデジタル変革する際に、自社が「クラス最高」または「業界リーダー」であると考えている企業はわずか 15% です。

典型的な従来の調達プロセスは、多くの場合、次のようになります。

出典：クォーラム

ビジネスユーザーは解決すべき問題を特定し、IT 部門にリクエストを送信します。
IT チームは、Google で利用可能なオプションを調査するか、G2 などのソフトウェアレビューサイトにアクセスして、ベンダーの状況を理解し、機能のリストに基づいて選択します。
IT チームは、いくつかの異なるオプションを選択します。
IT 部門は経費領収書を提出します。
ベンダーはサブスクリプションを更新し、会社は再び請求されます。
プロセスはステップ 4 から繰り返されます。

これらの各ステップは、統合されているのではなく、分離されています。たとえば、IT チームはベンダーの選択を担当しています。 IT は推奨事項を受け取ると、プロセスを調達チームに引き渡します。調達チームは、コストとビジネスニーズに基づいて決定を下します。このプロセスでは、技術要件とビジネス要件がほとんど一致しません。

IT 部門がツールを選択すると、従来の調達チームは支払いを受けることだけに集中し、ツールの価値を最適化することはありません。また、消費を測定したり、投資収益率 (ROI) を追跡したりしません。さらに悪いことに、IT チームはもはやまったく関与しておらず、購入について何ヶ月も知らない可能性さえあります。

変更点SaaSの風

SaaS の世界は、調達方法が遅れている間に大きく変化しました。特に、クラウドへの移行は、営業、マーケティング、エンジニアリング、およびその他すべての部門が日常業務を管理する方法を混乱させました。 2022 年には 1.3 兆ドルを超える企業の IT 支出がクラウドに移行する可能性が高く、この数字は 2025 年までに 1.8 兆ドルに増加すると予想されています。

この変化に伴い、企業のデジタルツールの購入方法も変化しており、最近では多くの購入が行われています。 2021 年には、世界中の企業が平均 110 個の SaaS アプリケーションを使用していました。今日の購買は、5 ～ 10 年前とはまったく異なる課題に直面しています。

SaaS が調達の課題を軽減するのに役立つ 3 つの方法を次に示します。

1. SaaS は分散化されました – 誰でもアプリを使い始めることができます

ソフトウェアの購入は、もはや IT 部門が一元的に決定するものではありません。会社の他のすべてのチームは、製品をオンラインで簡単に調査、テスト、および購入できます。 IT 部門がベンダーの決定、統合パートナーの選択、ソリューションの技術スタックへの実装を数か月または数年待つのではなく、チームは独自のニーズを満たすツールを選択できます。

分散化には、予期せぬ結果も伴います。たとえば、従業員が IT の知らない購入を行うシャドー IT が急増し、既製品であり、使用されることはありません。

2. ベンダーバンドルはもうありません。最高の製品がすべてです

バイヤーは、ベンダーの制限に基づいて追加のツールを選択するのではなく、数千とは言わないまでも数百のクラス最高の製品からニーズに合わせて選択するようになりました。プラグアンドプレイソフトウェアの人気と実装の容易さにより、SaaS の購入と使用が急増しています。

競争は熾烈であるため、プロバイダーは料金プランをウェブサイトから隠す必要がなくなりました。機能、機能、およびセキュリティ対策について、非常に透明性が高い必要があります。

3. フリーミアム、プレミアムなど: すべてがサブスクリプションです

デジタル調達ソフトウェアには、従来の調達とはまったく異なる契約および支払いモデルがあります。サブスクリプションモデルと呼ばれています。オンプレミスソリューションの代わりに、通常は保守契約で購入して所有することができます。

サブスクリプションは柔軟性を提供します。調達部門は、サンクコストに注目するのではなく、ベンダーが提供する価値に基づいて、いつベンダーを変更するかを決定できます。これにより、企業は、特に月々のサブスクリプション契約で機敏性を維持できます。企業は、定着したレガシーシステムから撤退するのではなく、別のプラットフォームにすばやく移行できます。

サブスクリプションもかなり問題になる可能性があります。誰でも 7 日間の無料試用版を作成できますが、それは実際にアカウントを使用するという意味ではありません。従業員が会社に代わって購入した後、ツールを終了して契約を忘れてしまうのは簡単です。

これは通常、フリーミアムビジネスモデルで見られます。購入者は、アクティブ化の前にクレジットカード情報を入力する必要がある「無料」の試用版には注意する必要があります。企業は、1 か月または 1 年間のサブスクリプション契約を結ぶことができます。

デジタル調達は従来の調達とどう違うのですか?

現在、調達チームは 2 つの選択肢に直面しています。新しいデジタル調達方法を認識して適応するか、もはや意味をなさない古い従来の方法に固執するかです。

正しい選択を行う方法は次のとおりです。

デジタル調達は、新しい SaaS 購入プロセスを補完します。優れたデジタル調達プラットフォームは、すべてのアプリケーションとサブスクリプションを監視するための中心的な場所を作成します。

ベンダー管理は、全体的なコストを削減し、どのツールがコストに対して適切な価値を提供し、技術スタックから完全に削除できるかを判断するのに役立ちます. また、組織全体のデータを統合するのにも役立つため、リーダーはテクノロジースタック全体でツールがどのように相互作用するかを分析できます。

現代の調達では、意思決定が毎月、毎年繰り返されます。ほとんどすべてのサブスクリプションの更新は、自律的な購入決定と考えることができます。

結果？購入過程のあらゆる段階で支出を最適化したいと考えている賢明な購入者。デジタル調達は、私たちが「不正なデジタル調達」と呼ぶものから生じるリスクも軽減します。

不正なデジタル調達のリスク

SaaS ツールの購入はこれまでになく簡単になりましたが、デジタル調達プラットフォームがなければ、いくらか無料になる可能性があります。

従業員は、ボタンをクリックするだけで SaaS ツールを自分で実装できます。従業員がしなければならないことは、利用規約に同意することだけです (もちろん、ほとんどの人は利用規約をすべて読んでいますよね?)。これは、セキュリティリスクをもたらし、シャドー IT やダークビリングとも呼ばれる隠れたコストを生み出す可能性があります。

シャドー IT

シャドー ITは、IT チームの関与なしに購入されたソフトウェアです。非常に多くの SaaS ツールが利用可能であり、一元的な SaaS 管理システムがなければ、シャドー IT が急速に蓄積され、会社に重大なリスクをもたらす可能性があります。これは、お金が文書化されずに出て行くことを意味し、組織はセキュリティ侵害に対して脆弱になります。

分散型の SaaS 購入は、シャドー IT の侵入をさらに容易にします。集中化されたチームは通常、Google Suite、Slack、Zoom、給与計算プロバイダーなどのツールを購入します。しかし、従業員は、他の技術スタックに統合される前にコンプライアンスチェックを受けていない他の何百ものツールを直接購入します。

これにより、組織は規制およびセキュリティコンプライアンスのリスクにさらされます。多くのツールは、System and Organization Controls (SOC)、General Data Protection Regulation (GDPR)、Health Insurance Portability and Accountability (HIPAA) などのデータプライバシーポリシーに準拠していません。

これらの規制が特定のソリューションに関連していなくても、準拠していないソリューションを採用すると、企業はデータ漏洩のリスクにさらされます。さらに、従業員は退職時に孤立したアプリケーションを残すことができます。さらに悪いことに、彼らはまだこれらのアプリケーションにアクセスできます。

これらすべてが、デジタル調達管理ツールの必要性を示しています。

ダークビリング

一元化された調達プロセスとシステムを持たない企業にとって、SaaS の無駄はもう 1 つの大きな問題です。これは、暗い請求パターンを通じて隠れた費用につながる可能性があります。多くのテクノロジーベンダーは、正味ドル保持の増加などの積極的な年間ビジネス指標に固執しているため、次のような年間目標を達成するために疑わしい請求方法に頼っています。

無料試用版が有料アカウントに切り替わったときに顧客に通知しない。 ユーザーが締め切りに間に合わず、自動的に有料アカウントに切り替わることを期待して、通常、無料試用版にサインアップするときにクレジットカードが必要です。試用版を使用するために受け入れられた条件により、多くの場合、契約を撤回することができなくなります。
サイレントで定期的なトランザクション。 ほとんどの SaaS プロバイダーは、毎月、四半期ごと、または毎年の前払いが必要なサブスクリプションサービスを販売しています。今後の請求が保留されるたびに顧客に通知する必要がありますが、通知を送信しないことがよくあります。企業が銀行やクレジットカードの明細書を確認しないと、これらの手数料が検出されない可能性があります。
日割り請求。 サブスクリプションサービスでは、企業は、いずれにせよ、その年の最低額を支払うことに事前に同意します。サブスクリプションは、ライセンス、API 呼び出し、またはデータ消費に基づくことができます。会社が購入したすべてのユニットを使用しない場合でも、それらの費用を支払う必要があります。また、契約単位を超えた場合、追加料金を支払う必要があります。

デジタル調達プラットフォームが必要な理由

デジタル調達プラットフォームは、従来の調達を最新の SaaS の世界に結び付けます。すべての購入の概要を提供し、使用状況を追跡してどのツールが価値があり、いつトリミングが必要かを判断し、エンタープライズチームがすべての SaaS ツールを安全に管理および表示できる中心的な場所を提供します。

デジタル調達プラットフォームを使用すると、特に次の 4 つの領域で、調達プロセスのあらゆる側面を最適化できます。

最適化されたツール

ほとんどの企業は、日常業務に最適化されたツールを採用するか、完全に切り替えています。適切な調達とコスト管理が次のステップです。プロセス自動化ソフトウェアは、すべてのコスト、購入、サプライヤーを追跡し、注文、承認、請求などに関連する手作業を削減することで、調達ツールスタックを合理化するのに役立ちます。

最適化されたコスト

大規模な調達で最もまとまりのない側面の 1 つは、支出の監視です。企業は、費やされた金額と利用可能な予算の最新のビューを使用してコストを最適化し、冗長なシステムと契約を削減できます。

コストを最適化する最も簡単な方法の 1 つは、ソフトウェアの使用量を追跡することです。現代の金融リーダーは、すべての費用を投資として扱い、使用状況と結果を測定します。有料ライセンスごとに開催される Zoom ミーティングの数を追跡する組織が増えても驚かないでください。

最適化された成長

一元化された調達ツールは、予測的かつ積極的な調達を提供することで、企業の購買をより柔軟にします。最も重要なことは、組織は、企業全体にポイントソリューションを展開するのではなく、ビジネスを前進させる戦略的投資に資金を提供するために、ベンダーとより適切に連携できることです。

所有権の最適化

ビジネスが成長するにつれて、一元化された調達が障害となり、チームが戦略的システムを購入して実装する能力が低下する可能性があります。調達管理プラットフォームは、ポリシーと予算の要件を満たしながら、調達プロセスを通じてチームをサポートできます。スタッフを解放し、退屈な承認ワークフローから離れることで、企業は本当に重要なこと、つまり仕事そのものに集中できます。

成功するデジタル調達プロセスを設定する方法

ここまでで、最新の調達プロセスがどのようなものかがわかりました。しかし、どこから、どのように始めますか? ここでは、従来の CD 調達方法から脱却し、デジタル調達のエキスパートになるためのベストプラクティスをいくつか紹介します。

デジタル調達プロセス

出典：クォーラム

1.事前準備

企業は、SaaS 支出管理プラットフォームを使用して、すべてのデジタル購入を追跡できます。これらのプラットフォームは、次の 3 つの特定の領域をサポートできます。

ソフトウェアライセンス管理:各 SaaS プロバイダーのユーザーライセンスの採用と消費の指標を監視します。ツールがいつ使用または無駄になるかを把握します。
ソフトウェアベンダー管理:超過料金や承認の問題などの問題が発生したときにのみ SaaS ベンダーを利用するのではなく、強力なベンダー関係を構築して、ビジネスが最適な価格を取得し、すべての機能を活用し、契約をシームレスに更新できるようにします。
ソフトウェア支出管理:コストを管理し、戦略的投資を計画します。 IT は、テクノロジスタックに接続されたすべてのソフトウェアの支出管理を一元化し、さまざまなビジネスユニットが必要なものを簡単に購入できるようにします。

2.現在の SaaS 支出を評価する

デジタル調達を成功させるための次のステップは、既存のテクノロジーを監査することです。次の手順で、チームが何を使用しているかを調べます。

アプリケーションを一覧表示します。
技術スタックを最後にチェックしてからの新しいアプリケーションを特定します。
ログインと使用状況を追跡します。たとえば、使用するライセンスと機能。
ログインとアクティビティの経時変化を測定して、各アプリケーションの価値を判断します。
ソフトウェアの更新を計画および視覚化して、キャンセルまたはダウングレードによって費用を節約できる場所を特定します。

3. 適切な利害関係者を巻き込む

デジタル調達は単独で行うことはできません。購入するツール、購入する金額、および契約を更新するかどうかを決定する際には、各チームの利害関係者が関与することが重要です。これらの利害関係者は次のとおりです。

CTOまたはCIO
調達チーム
財務チーム
法務チーム
部門リーダー
IT マネージャーまたは SaaS マネージャー
検証のためのエンドユーザー

4. 契約交渉を優先する

デジタル製品は 2 つの方法で購入できます。 1 つ目はクリックスルー契約、2 つ目は契約交渉です。クリックスルー契約では、価格、手数料、支払い計画、またはセキュリティコミットメントに関する譲歩は提供されません。

ベンダーの営業担当者と直接契約を交渉することで、組織はコンプライアンス要件を検証し、リベートを確保し、データ侵害と補償を軽減できます。

SaaS の世界への適応

従来の調達プロセスは、もはやクラウドベースの SaaS の世界と互換性がありません。先見の明のあるリーダーは、時代遅れで規制されていない調達からデジタル調達に移行することで、最高のプロアクティブで予測的なテクノロジーを最大限に活用できます。

結局のところ、私たちは無限の SaaS ソリューションとツールの世界に住んでおり、成長と問題解決の驚くべき可能性を秘めています。調達方法が追いつく時が来ました。

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