Цифровые закупки: забудьте о традиционных методах

Процесс закупки программного обеспечения прошел долгий путь с тех пор, как ПО рассылалось по почте на компакт-дисках.

Сегодня тысячи специализированных продуктов «программное обеспечение как услуга» (SaaS) предлагают решения практически для всего, что можно сразу реализовать через облако. Фактически, облачные компании недавно добились рекордной рыночной капитализации, превышающей 2 триллиона долларов, что свидетельствует о том, как технология SaaS движется вперед и быстро.

Однако процесс цифровых закупок развивается не такими темпами. Многие руководители отделов закупок по-прежнему придерживаются традиционных процессов «от закупки до оплаты». Программное обеспечение реализовано в цифровом виде, но во многих отношениях все еще рассматривается как старый метод CD.

Почему?

Причин задержки несколько. Большинство руководителей отдела закупок выражают низкую уверенность в своих навыках управления изменениями, а другие просто не готовы выбрать и внедрить правильную технологию для своего бизнеса.

Это уже не может быть оправданием. Компаниям пора перейти от традиционных процессов закупок к цифровым закупкам. Только тогда они смогут использовать новаторскую технологию для упреждающих, прогнозирующих и автоматических закупок.

Вот более глубокое погружение в то, как покупатели могут не отставать от отрасли и стать лидерами цифровых закупок.

Как выглядят традиционные закупки?

Традиционные закупки были сформированы ИТ-ландшафтом, где варианты продуктов были ограничены, а на рынке доминировало несколько поставщиков. Предприятия часто сначала выбирают поставщика, а затем выясняют, какие продукты покупать, полагаясь на наборы продуктов от нескольких популярных компаний, таких как Oracle, Microsoft и SAP.

С тех пор отдел закупок отстает от других отделов, и ему требуется больше всего времени для перехода на полностью оцифрованную операционную систему. Только 15% компаний считают себя «лучшими в своем классе» или «лидерами отрасли» при цифровом преобразовании своих процессов закупок и операционных моделей.

Типичный традиционный процесс закупок часто выглядит следующим образом:

Источник: Quolum

1. Бизнес-пользователь определяет проблему, которую необходимо решить, а затем отправляет запрос в ИТ-отдел.
2. ИТ-команда изучает доступные варианты через Google или посещает сайты с обзорами программного обеспечения, такие как G2, чтобы понять рынок поставщиков и выбрать на основе списка функций.
3. ИТ-команда выбирает несколько разных вариантов.
4. ИТ представляет квитанции о расходах.
5. Поставщик продлевает подписку, и с компании снова взимается плата.
6. Процесс повторяется с шага 4.

Каждый из этих шагов изолирован, а не интегрирован. Например, ИТ-команда отвечает за выбор поставщика. Получив рекомендации, ИТ-отдел передает процесс отделу закупок, который затем принимает решения на основе затрат и потребностей бизнеса. В этом процессе технические и бизнес-требования едва ли совпадают.

Как только ИТ-отдел выбирает инструмент, традиционные отделы закупок сосредотачиваются только на получении оплаты, а не на оптимизации ценности своих инструментов. Они также не измеряют потребление и не отслеживают возврат инвестиций (ROI). Хуже того, ИТ-команда больше не участвует вообще и может месяцами даже не знать о покупке.

Что изменилось? Ветер SaaS

Мир SaaS значительно изменился, а методы закупок отстали. В частности, переход в облако нарушил то, как отделы продаж, маркетинга, проектирования и всех других отделов управляют своей повседневной работой. В 2022 году более 1,3 трлн долларов корпоративных расходов на ИТ, скорее всего, переместятся в облако, а к 2025 году эта цифра вырастет до 1,8 трлн долларов.

С этим сдвигом меняется и то, как компании покупают цифровые инструменты, и в последнее время они покупают много. В 2021 году компании по всему миру использовали в среднем 110 приложений SaaS. Закупки сегодня сталкиваются с совершенно другими проблемами, чем пять или десять лет назад.

Вот три способа, которыми SaaS помогает смягчить проблемы с закупками.

1. SaaS теперь децентрализован — любой может начать использовать приложение

Покупка программного обеспечения больше не является централизованным ИТ-решением. Любая другая команда в компании может легко исследовать, тестировать и покупать продукты в Интернете. Вместо того, чтобы ждать месяцы или годы, пока ИТ-отдел выберет поставщика, выберет партнеров по интеграции и внедрит решения в свой технологический стек, команды могут выбрать инструменты, отвечающие их уникальным потребностям.

Децентрализация также приводит к неожиданным последствиям, таким как распространение теневых ИТ, когда сотрудники совершают покупки, о которых ИТ не знает, которые готовы и никогда не используются.

2. Больше никаких вендорных пакетов; это все о лучших в своем классе продуктах

Вместо того, чтобы выбирать дополнительные инструменты в зависимости от ограничений вашего поставщика, покупатели теперь выбирают из сотен, если не тысяч лучших в своем классе продуктов, отвечающих их потребностям. Популярность программного обеспечения plug-and-play и простота внедрения привели к резкому увеличению числа покупок и использования SaaS.

Конкуренция жесткая, поэтому провайдеры больше не скрывают свои тарифные планы со своих сайтов. Они должны быть очень прозрачными в отношении своей функциональности, функций и мер безопасности.

3. Фримиум, премиум и многое другое: все по подписке

Программное обеспечение для цифровых закупок имеет совершенно другую модель контракта и оплаты, чем традиционные закупки. Это называется моделью подписки. Вместо локальных решений закупщики могут покупать и владеть, как правило, с контрактом на техническое обслуживание.

Подписки обеспечивают гибкость. Отдел снабжения может решить, когда сменить поставщика, исходя из того, какую ценность они приносят, вместо того, чтобы сосредотачиваться на безвозвратных затратах. Это позволяет компаниям оставаться гибкими, особенно с ежемесячными соглашениями о подписке. Компании могут быстро перейти на другую платформу, а не отказываться от укоренившейся устаревшей системы.

Подписки также могут быть довольно проблематичными. Любой может создать семидневную бесплатную пробную версию, но это не означает, что люди действительно используют учетную запись. Сотруднику легко совершить покупку от имени своей компании, а затем выйти из инструмента и забыть о своем контракте.

Обычно мы видим это в бизнес-моделях фримиум. Отдел закупок должен с осторожностью относиться к «бесплатным» пробным версиям, которые требуют от покупателей ввода данных кредитной карты перед активацией. Предприятия могут заключить договор о подписке на месяц или даже на год.

Чем цифровые закупки отличаются от традиционных закупок?

Теперь отделы закупок сталкиваются с двумя вариантами: либо признать и адаптироваться к новым цифровым методам закупок, либо придерживаться старых традиционных методов, которые больше не имеют смысла.

Вот как вы можете сделать правильный выбор.

Цифровые закупки дополняют новый процесс покупки SaaS. Хорошая платформа цифровых закупок создает центральное место для мониторинга каждой заявки и подписки.

Управление поставщиками снижает общие затраты и помогает определить, какие инструменты предлагают правильное соотношение цены и качества и могут быть полностью удалены из стека технологий. Это также помогает консолидировать данные по всей организации, чтобы руководители могли анализировать, как инструменты взаимодействуют друг с другом в их технологическом стеке.

В современных закупках процесс принятия решений повторяется месяц за месяцем и год за годом. Почти любое продление подписки можно рассматривать как самостоятельное решение о покупке.

Результат? Умные покупатели, которые хотят оптимизировать свои расходы на каждом этапе пути к покупке. Цифровые закупки также снижают риски, связанные с тем, что мы называем «мошенническими цифровыми закупками».

Риски мошеннических цифровых закупок

Хотя приобрести инструменты SaaS проще, чем когда-либо, они могут стать бесплатными для всех без платформы цифровых закупок.

Сотрудники могут сами внедрять инструменты SaaS одним нажатием кнопки — все, что им нужно сделать, это принять условия (которые, конечно, большинство из нас читает полностью, верно?). Это может создавать риски для безопасности и генерировать скрытые расходы, также известные как теневые ИТ и скрытое выставление счетов.

Теневые ИТ

Shadow IT — это программное обеспечение, приобретаемое без участия ИТ-команды. С таким количеством доступных инструментов SaaS и без центральной системы управления SaaS теневые ИТ могут быстро накапливаться, создавая значительный риск для компании. Это означает, что деньги уходят без документов, что делает организации уязвимыми для нарушений безопасности.

Децентрализованная покупка SaaS еще больше упрощает проникновение теневых ИТ-отделов. Централизованные команды обычно покупают такие инструменты, как Google Suite, Slack, Zoom и поставщиков платежных ведомостей. Но сотрудники напрямую покупают сотни других инструментов, которые не проходят проверку на соответствие перед тем, как будут интегрированы в остальную часть технологического стека.

Это подвергает организации рискам соблюдения нормативных требований и безопасности. Многие инструменты не соответствуют политикам конфиденциальности данных, таким как Системный и организационный контроль (SOC), Общее положение о защите данных (GDPR) и Переносимость и подотчетность медицинского страхования (HIPAA).

Даже если эти правила не относятся к конкретному решению, использование решений, не соответствующих требованиям, подвергает компанию риску утечки данных. Кроме того, сотрудники могут оставить потерянные приложения, когда уходят из компании. Или, что еще хуже, у них все еще есть доступ к этим приложениям.

Все это указывает на необходимость цифрового инструмента управления закупками.

Темный биллинг

Отходы SaaS — еще одна серьезная проблема для компаний без централизованного процесса и системы закупок. Это может привести к скрытым расходам из-за темных шаблонов выставления счетов. Поскольку многие поставщики технологий придерживаются агрессивных годовых бизнес-показателей, таких как увеличение чистого удержания долларов, они прибегают к сомнительной практике выставления счетов для достижения годовых целей, в том числе:

• Не информировать клиентов о преобразовании бесплатной пробной версии в платную учетную запись. Кредитная карта обычно требуется при подписке на бесплатную пробную версию в надежде, что пользователи не пропустят крайний срок и автоматически переключатся на платную учетную запись. Условия, принятые для использования пробной версии, часто делают невозможным отказ от договора.
• Тихие и повторяющиеся транзакции. Большинство поставщиков SaaS продают услуги по подписке, которые требуют ежемесячных, ежеквартальных или ежегодных авансовых платежей. Хотя они должны уведомлять клиентов каждый раз, когда ожидается предстоящее списание средств, они часто не отправляют никаких уведомлений. Эти сборы могут остаться незамеченными, если компании не проверят свои банковские выписки и выписки по кредитным картам.
• Пропорциональное выставление счетов. С услугами по подписке компании заранее договариваются, что они в любом случае будут платить минимальную сумму за год. Подписка может основываться на лицензиях, вызовах API или потреблении данных. Если компания не использует все купленные единицы, она все равно должна заплатить за них. Кроме того, они должны платить дополнительные сборы, если они превышают контрактные единицы.

Зачем вам цифровая платформа закупок

Платформа цифровых закупок связывает традиционные закупки с современным миром SaaS. Он предоставляет обзор всех покупок, отслеживает использование, чтобы определить, какие инструменты являются ценными и когда их нужно урезать, а также предоставляет корпоративным командам центральное место для безопасного управления и просмотра всех инструментов SaaS.

С помощью платформы цифровых закупок вы можете оптимизировать каждый аспект процесса закупок, особенно в следующих четырех областях.

Оптимизированные инструменты

Большинство компаний принимают оптимизированные инструменты для своей повседневной работы или полностью переходят на них. Следующим шагом является правильный поиск поставщиков и управление затратами. Программное обеспечение для автоматизации процессов помогает оптимизировать набор инструментов для закупок, отслеживая все расходы, закупки и поставщиков, а также сокращая ручную работу, связанную с заказами, утверждениями, выставлением счетов и т. д.

Оптимизированные расходы

Одним из наиболее неорганизованных аспектов крупномасштабных закупок является контроль над расходами. Предприятия могут оптимизировать свои расходы, получая актуальную информацию о потраченных деньгах и доступном бюджете, сокращая количество избыточных систем и контрактов.

Один из самых простых способов оптимизации затрат — отслеживание потребления программного обеспечения. Современные финансовые лидеры рассматривают все расходы как инвестиции и оценивают использование и результаты. Не удивляйтесь, если все больше организаций начнут отслеживать количество собраний Zoom, проводимых в расчете на одну платную лицензию!

Оптимизированный рост

Централизованные инструменты закупок делают компании более гибкими в закупках, предлагая предсказуемый и упреждающий поиск поставщиков. Самое главное, организации могут лучше сотрудничать со своими поставщиками для финансирования стратегических инвестиций, которые продвигают бизнес вперед, а не для развертывания точечных решений по всему предприятию.

Оптимизированное владение

По мере роста бизнеса централизованные закупки могут стать препятствием, замедляющим возможности команд по приобретению и внедрению стратегических систем. Платформа управления закупками может поддерживать команды в процессе закупок, соблюдая при этом требования политики и бюджета. Освобождая персонал и отказываясь от утомительных рабочих процессов утверждения, компании могут сосредоточиться на том, что действительно важно — на самой работе.

Как настроить успешный процесс цифровых закупок

К настоящему времени вы знаете, как выглядит современный процесс закупок. Но с чего и как начать? Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам отказаться от традиционных методов поиска компакт-дисков и стать экспертом по цифровым закупкам.

Источник: Quolum

1. Подготовьтесь заранее

Компании могут отслеживать все цифровые покупки с помощью платформ управления расходами SaaS. Эти платформы могут поддерживать три конкретных области:

• Управление лицензиями на программное обеспечение: отслеживайте показатели внедрения и использования пользовательских лицензий для каждого поставщика SaaS. Знайте, когда инструмент используется или потрачен впустую.
• Управление поставщиками программного обеспечения: вместо того, чтобы привлекать поставщиков SaaS только в случае возникновения проблем, таких как плата за излишки или проблемы с приемкой, создайте прочные отношения с поставщиками, которые помогут вашему бизнесу получать лучшие цены, использовать все функции и беспрепятственно продлевать соглашения.
• Управление затратами на программное обеспечение: контролируйте затраты и планируйте стратегические инвестиции. ИТ централизует управление затратами на каждое программное обеспечение, подключенное к вашему технологическому стеку, упрощая приобретение того, что нужно различным бизнес-подразделениям.

2. Оцените свои текущие расходы на SaaS

Следующим шагом к успешным цифровым закупкам является аудит существующих технологий. Узнайте, что используют ваши команды, выполнив следующие шаги:

• Перечислите свои приложения.
• Определите новые приложения с тех пор, как вы в последний раз проверяли свой технический стек.
• Отслеживайте входы в систему и использование. Например, используемые лицензии и функции.
• Измеряйте изменения в логинах и активности с течением времени, чтобы определить ценность каждого приложения.
• Планируйте и визуализируйте обновления программного обеспечения, чтобы определить, где отмена или переход на более раннюю версию могут сэкономить деньги.

3. Привлекайте нужных стейкхолдеров

Цифровые закупки не могут осуществляться изолированно. Важно, чтобы заинтересованные лица из каждой команды участвовали в принятии решения о том, какие инструменты покупать, сколько покупать и нужно ли продлевать соглашение. Этими заинтересованными сторонами являются:

• технический директор или директор по информационным технологиям
• Команда по закупкам
• Финансовая команда
• Юридическая команда
• Руководители отделов
• IT-менеджер или SaaS-менеджер
• Конечные пользователи для проверки

4. Отдавайте приоритет переговорам по контракту

Вы можете приобрести цифровые продукты двумя способами. Первый — это переходные соглашения, а второй — переговоры по контракту. Соглашения о переходе по ссылке не предполагают уступок в отношении цен, комиссий, планов платежей или обязательств по обеспечению безопасности.

Заключая договор напрямую с торговым представителем поставщика, организации могут проверять требования соответствия, обеспечивать скидки и минимизировать утечку данных и компенсацию.

Адаптация к миру SaaS

Традиционные процессы закупок больше не совместимы с облачным миром SaaS. Дальновидные лидеры могут в полной мере воспользоваться преимуществами лучших проактивных и прогнозирующих технологий, перейдя от устаревших нерегулируемых закупок к цифровым закупкам.

В конце концов, мы живем в мире бесконечных решений и инструментов SaaS с невероятным потенциалом роста и решения проблем. Пришло время для методов закупок, чтобы наверстать упущенное.

Расходы на программное обеспечение прожигают дыры в вашем кошельке? Узнайте, почему компании борются с запасами программного обеспечения и избегают перерасхода средств на продукты SaaS.