المشتريات الرقمية: اترك الطريقة التقليدية وراءك

لقد قطعت عملية شراء البرامج شوطًا طويلاً منذ أن تم إرسال البرنامج بالبريد على أقراص مضغوطة.

اليوم ، تقدم الآلاف من منتجات البرمجيات كخدمة (SaaS) المتخصصة حلولًا تقريبًا لأي شيء يتم تنفيذه على الفور عبر السحابة. في الواقع ، شهدت الشركات السحابية مؤخرًا سقفًا قياسيًا في السوق تجاوز 2 تريليون دولار ، مما يدل على كيفية تقدم تقنية SaaS للأمام وبسرعة.

ومع ذلك ، فإن عملية الشراء الرقمية لا تتطور بنفس الوتيرة. لا يزال العديد من قادة المشتريات متمسكين بعمليات الشراء إلى الدفع التقليدية. يتم تنفيذ البرنامج رقميًا ولكن ، من نواحٍ عديدة ، لا يزال يُعامل على أنه طريقة القرص المضغوط القديمة.

لماذا ا؟

هناك عدة أسباب لهذا التعطيل. يعبر معظم قادة المشتريات عن ثقتهم المنخفضة في مهاراتهم في إدارة التغيير ، والبعض الآخر ببساطة غير مستعدين لاختيار وتنفيذ التكنولوجيا المناسبة لأعمالهم.

لم يعد هذا عذرا. حان الوقت لكي تنتقل الشركات من عمليات الشراء التقليدية إلى الشراء الرقمي. عندها فقط يمكنهم استخدام التكنولوجيا الرائدة للشراء الاستباقي والتنبؤي والآلي.

فيما يلي نظرة أعمق حول كيفية تمكن المشترين من مواكبة الصناعة وأن يصبحوا قادة المشتريات الرقمية.

كيف تبدو المشتريات التقليدية؟

تم تشكيل المشتريات التقليدية من خلال مشهد تكنولوجيا المعلومات حيث كانت خيارات المنتجات محدودة ، وسيطر عدد قليل من البائعين على السوق. غالبًا ما استعانت الشركات بمورد أولاً ثم حددت المنتجات التي يجب شراؤها ، بالاعتماد على مجموعات المنتجات من عدد قليل من الشركات الشهيرة مثل Oracle و Microsoft و SAP.

منذ ذلك الحين ، تخلفت المشتريات عن الإدارات الأخرى وتستغرق وقتًا أطول للانتقال إلى نظام تشغيل رقمي بالكامل. يعتقد 15٪ فقط من الشركات أنها إما "الأفضل في فئتها" أو "رائدة في الصناعة" عند إجراء تحويل رقمي لعمليات الشراء ونماذج التشغيل الخاصة بها.

غالبًا ما تبدو عملية الشراء التقليدية النموذجية كما يلي:

المصدر: Quolum

1. يحدد مستخدم الأعمال مشكلة لحلها ، ثم يرسل طلبًا إلى قسم تكنولوجيا المعلومات.
2. يبحث فريق تكنولوجيا المعلومات عن الخيارات المتاحة عبر Google أو يزور مواقع مراجعة البرامج مثل G2 لفهم طبيعة البائعين والاختيار بناءً على قائمة الميزات.
3. يختار فريق تكنولوجيا المعلومات بضعة خيارات مختلفة.
4. يرسل قسم تكنولوجيا المعلومات إيصالات المصروفات.
5. يقوم البائع بتجديد الاشتراك ، ويتم تحصيل الرسوم من الشركة مرة أخرى.
6. تتكرر العملية من الخطوة 4.

يتم عزل كل خطوة من هذه الخطوات بدلاً من دمجها. على سبيل المثال ، فريق تكنولوجيا المعلومات مسؤول عن اختيار البائعين. بمجرد أن يقدم قسم تكنولوجيا المعلومات توصياته ، فإنه يسلم العملية إلى فريق المشتريات ، الذي يتخذ بعد ذلك القرارات بناءً على التكلفة واحتياجات العمل. لا تكاد تتوافق المتطلبات الفنية والتجارية في هذه العملية.

بمجرد أن يختار قسم تكنولوجيا المعلومات أداة ما ، تركز فرق المشتريات التقليدية فقط على الحصول على أموال ، وليس تحسين قيمة أدواتهم. كما أنهم لا يقيسون الاستهلاك أو يتتبعون عائد الاستثمار (ROI). والأسوأ من ذلك ، أن فريق تكنولوجيا المعلومات لم يعد مشاركًا على الإطلاق وقد لا يعرف حتى عن الشراء لعدة أشهر.

ما الذي تغير؟ رياح SaaS

تغير عالم SaaS بشكل كبير بينما تأخرت طرق الشراء. على وجه الخصوص ، أدى الانتقال إلى السحابة إلى تعطيل طريقة إدارة المبيعات والتسويق والهندسة وجميع الأقسام الأخرى لأعمالهم اليومية. من المرجح أن يتحول أكثر من 1.3 تريليون دولار من إنفاق الشركات على تكنولوجيا المعلومات إلى السحابة في عام 2022 - وهو رقم من المتوقع أن ينمو إلى 1.8 تريليون دولار بحلول عام 2025.

مع هذا التحول ، تتغير أيضًا الطريقة التي تشتري بها الشركات الأدوات الرقمية ، وفي الآونة الأخيرة ، تشتري الكثير. في عام 2021 ، استخدمت الشركات في جميع أنحاء العالم ما معدله 110 تطبيقات SaaS. يواجه الشراء اليوم تحديات مختلفة تمامًا عما كان عليه قبل خمس أو عشر سنوات.

فيما يلي ثلاث طرق تساعد SaaS في التخفيف من تحديات الشراء.

1. أصبحت SaaS الآن لا مركزية - يمكن لأي شخص البدء في استخدام التطبيق

لم يعد شراء البرامج قرارًا مركزيًا في مجال تكنولوجيا المعلومات. يمكن لكل فريق آخر في الشركة البحث عن المنتجات واختبارها وشرائها بسهولة عبر الإنترنت. بدلاً من الانتظار لأشهر أو سنوات حتى يقرر قسم تكنولوجيا المعلومات البائع ، واختيار شركاء التكامل ، وتنفيذ الحلول في مجموعة التكنولوجيا الخاصة بهم ، يمكن للفرق اختيار الأدوات التي تلبي احتياجاتهم الفريدة.

تأتي اللامركزية أيضًا مع عواقب غير متوقعة ، مثل انتشار الظل لتقنية المعلومات ، حيث يقوم الموظفون بإجراء عمليات شراء لا تعرفها تكنولوجيا المعلومات ، وتكون جاهزة ، ولا يتم استخدامها أبدًا.

2. لا مزيد من حزم البائعين. يتعلق الأمر كله بالمنتجات الأفضل في فئتها

بدلاً من اختيار أدوات إضافية بناءً على قيود البائع الخاص بك ، يختار المشترون الآن من بين المئات ، إن لم يكن الآلاف ، من أفضل المنتجات في فئتها لتناسب احتياجاتهم. أدت شعبية برامج التوصيل والتشغيل وسهولة التنفيذ إلى انفجار في عمليات شراء واستخدام SaaS.

المنافسة شرسة ، لذا لم يعد مقدمو الخدمة يخفون خطط التسعير الخاصة بهم من مواقعهم على الويب. يجب أن يكونوا شفافين للغاية بشأن وظائفهم وميزاتهم وإجراءات الأمان الخاصة بهم.

3. فريميومز وأقساط التأمين والمزيد: كل شيء هو اشتراك

برامج المشتريات الرقمية لها عقد ونموذج دفع مختلفان تمامًا عن المشتريات التقليدية. يطلق عليه نموذج الاشتراك. بدلاً من الحلول في أماكن العمل ، يمكن للمشتريات الشراء والامتلاك ، عادةً بموجب عقد صيانة.

توفر الاشتراكات المرونة. يمكن للمشتريات أن تقرر موعد تغيير البائعين بناءً على مقدار القيمة التي يقدمونها بدلاً من التركيز على التكلفة الغارقة. يمكّن هذا الشركات من الحفاظ على ذكائها ، خاصةً مع اتفاقيات الاشتراك الشهرية. يمكن للشركات الانتقال بسرعة إلى منصة أخرى بدلاً من الانسحاب من نظام قديم راسخ.

يمكن أن تكون الاشتراكات أيضًا مشكلة كبيرة. يمكن لأي شخص إنشاء نسخة تجريبية مجانية مدتها سبعة أيام ، لكن هذا لا يعني أن الأشخاص يستخدمون الحساب بالفعل. من السهل على الموظف الشراء نيابة عن شركته ثم الخروج من الأداة ونسيان عقده.

عادة ما نرى هذا مع نماذج الأعمال المجانية. يجب أن تكون المشتريات حذرة من التجارب "المجانية" التي تتطلب من المشترين إدخال معلومات بطاقة الائتمان قبل التنشيط. يمكن للشركات الالتزام بعقد اشتراك لمدة شهر أو حتى عام.

كيف تختلف المشتريات الرقمية عن المشتريات التقليدية؟

تواجه فرق المشتريات الآن خيارين: إما الاعتراف بأساليب الشراء الرقمية الجديدة والتكيف معها أو الالتزام بالطرق التقليدية القديمة ، والتي لم تعد منطقية.

إليك كيف يمكنك اتخاذ القرار الصحيح.

الشراء الرقمي يكمل عملية شراء SaaS الجديدة. تخلق منصة المشتريات الرقمية الجيدة مكانًا مركزيًا لمراقبة كل تطبيق واشتراك.

تعمل إدارة البائعين على خفض التكاليف الإجمالية وتساعد على تحديد الأدوات التي تقدم القيمة المناسبة لتكلفتها ويمكن إزالتها بالكامل من مكدس التكنولوجيا. كما أنه يساعد على دمج البيانات عبر المؤسسة حتى يتمكن القادة من تحليل كيفية تفاعل الأدوات مع بعضها البعض عبر مجموعة التكنولوجيا الخاصة بهم.

كما تشهد المشتريات الحديثة أن عملية صنع القرار تكرر نفسها شهرًا بعد شهر وعامًا بعد عام. يمكنك التفكير في أي تجديد اشتراك تقريبًا كقرار شراء مستقل.

النتائج؟ المشترون الأذكياء الذين يرغبون في تحسين إنفاقهم في كل مرحلة من مراحل رحلة الشراء الخاصة بهم. تعمل المشتريات الرقمية أيضًا على تخفيف المخاطر الناشئة عن ما نسميه "المشتريات الرقمية المارقة".

مخاطر المشتريات الرقمية المارقة

في حين أن شراء أدوات SaaS أصبح أسهل من أي وقت مضى ، إلا أنه يمكن أن يصبح مجانيًا إلى حد ما للجميع بدون منصة شراء رقمية.

يمكن للموظفين تنفيذ أدوات SaaS بأنفسهم بنقرة زر واحدة - كل ما عليهم فعله هو قبول الشروط والأحكام (والتي ، بالطبع ، يقرأها معظمنا بالكامل ، أليس كذلك؟). يمكن أن يشكل ذلك مخاطر أمنية وينشئ تكاليف خفية ، تُعرف أيضًا باسم Shadow IT والفوترة الداكنة.

Shadow IT

Shadow IT هو برنامج تم شراؤه بدون مشاركة فريق تكنولوجيا المعلومات. مع توفر العديد من أدوات SaaS وبدون نظام إدارة SaaS مركزي ، يمكن أن تتراكم تقنية shadow IT بسرعة ، مما يخلق مخاطر كبيرة للشركة. هذا يعني أن الأموال تخرج من الباب دون وثائق ، مما يجعل المنظمات عرضة للانتهاكات الأمنية.

كما أن شراء SaaS اللامركزي يجعل من السهل على shadow IT التسلل إليها. عادة ما تشتري الفرق المركزية أدوات مثل Google Suite و Slack و Zoom ومقدمي كشوف المرتبات. لكن الموظفين يشترون بشكل مباشر مئات الأدوات الأخرى التي لا تخضع لفحوصات الامتثال قبل دمجها في بقية المجموعة التقنية.

هذا يعرض المؤسسات لمخاطر الامتثال التنظيمي والأمني. لا تتوافق العديد من الأدوات مع سياسات خصوصية البيانات ، مثل ضوابط النظام والمؤسسة (SOC) ، واللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ، وقابلية التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA).

حتى إذا لم تكن هذه اللوائح ذات صلة بحل معين ، فإن استخدام حلول غير متوافقة يعرض الشركة لخطر تسرب البيانات. علاوة على ذلك ، يمكن للموظفين أن يتركوا وراءهم طلبات يتيمة عندما يغادرون الشركة. أو ما هو أسوأ من ذلك ، لا يزال بإمكانهم الوصول إلى هذه التطبيقات.

كل هذا يشير إلى الحاجة إلى أداة لإدارة المشتريات الرقمية.

فاتورة داكنة

تعتبر نفايات SaaS مشكلة رئيسية أخرى للشركات التي ليس لديها عملية ونظام شراء مركزي. هذا يمكن أن يؤدي إلى نفقات مخفية من خلال أنماط الفواتير المظلمة. مع التزام العديد من بائعي التكنولوجيا بمقاييس الأعمال السنوية القوية ، مثل زيادة الاحتفاظ بالدولار ، يلجأون إلى ممارسات الفوترة المشكوك فيها لتحقيق الأهداف السنوية ، بما في ذلك:

• عدم إبلاغ العملاء عند تحويل نسخة تجريبية مجانية إلى حساب مدفوع. عادة ما تكون بطاقة الائتمان مطلوبة عند التسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية على أمل ألا يفوت المستخدمون الموعد النهائي وأن يتحولوا تلقائيًا إلى حساب مدفوع. غالبًا ما تجعل الشروط المقبولة لاستخدام الإصدار التجريبي من المستحيل الانسحاب من العقد.
• المعاملات الصامتة والمتكررة. يبيع معظم مزودي SaaS خدمات الاشتراك التي تتطلب مدفوعات شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. على الرغم من أنه يجب عليهم إخطار العملاء في كل مرة يتم فيها تعليق رسوم قادمة ، إلا أنهم في كثير من الأحيان لا يرسلون أي إشعار. يمكن ألا يتم اكتشاف هذه الرسوم إذا لم تتحقق الشركات من بيانات البنك وكشوفات بطاقات الائتمان الخاصة بها.
• الفواتير الموزعة. مع خدمات الاشتراك ، توافق الشركات مقدمًا على أنها ستدفع ، في أي حال ، حدًا أدنى للمبلغ للسنة. يمكن أن يعتمد الاشتراك على التراخيص أو مكالمات واجهة برمجة التطبيقات أو استهلاك البيانات. إذا لم تستخدم الشركة جميع الوحدات المشتراة ، فلا يزال يتعين عليها دفع ثمنها. كما يتعين عليهم دفع رسوم إضافية إذا تجاوزوا الوحدات المتعاقد عليها.

لماذا تحتاج إلى منصة مشتريات رقمية

تربط منصة المشتريات الرقمية المشتريات التقليدية بعالم SaaS الحديث. يوفر نظرة عامة على جميع عمليات الشراء ، ويتتبع الاستخدام لتحديد الأدوات ذات القيمة ومتى يجب قطعها ، ويوفر موقعًا مركزيًا لفرق المؤسسة لإدارة وعرض جميع أدوات SaaS بأمان.

باستخدام منصة المشتريات الرقمية ، يمكنك تحسين كل جانب من جوانب عملية الشراء ، خاصة في المجالات الأربعة التالية.

أدوات محسّنة

تعتمد معظم الشركات أدوات محسّنة لعملها اليومي أو تتحول إليها بالكامل. الخطوة التالية هي تحديد المصادر المناسبة وإدارة التكاليف. يساعد برنامج أتمتة العمليات في تبسيط مجموعة أدوات الشراء الخاصة بك عن طريق تتبع جميع التكاليف والمشتريات والموردين وتقليل العمل اليدوي المرتبط بالطلبات والموافقات والفواتير والمزيد.

التكاليف المثلى

يعد الإشراف على الإنفاق من أكثر الجوانب تشوشًا في عمليات الشراء واسعة النطاق. يمكن للشركات تحسين تكاليفها من خلال عرض محدث للأموال التي يتم إنفاقها والميزانية المتاحة ، مما يقلل من الأنظمة والعقود الزائدة عن الحاجة.

إحدى أسهل الطرق لتحسين التكاليف هي تتبع استهلاك البرامج. يتعامل القادة الماليون الحديثون مع كل حساب على أنه استثمار ويقيسون الاستخدام والنتائج. لا تتفاجأ إذا بدأت المزيد من المؤسسات في تتبع عدد اجتماعات Zoom التي يتم عقدها لكل ترخيص مدفوع!

النمو الأمثل

تجعل أدوات الشراء المركزية الشركات أكثر مرونة في الشراء من خلال تقديم مصادر تنبؤية واستباقية. الأهم من ذلك ، يمكن للمؤسسات أن تشارك بشكل أفضل مورديها لتمويل الاستثمارات الإستراتيجية التي تدفع الأعمال إلى الأمام بدلاً من نشر حلول النقاط عبر المؤسسة.

ملكية مُحسَّنة

مع نمو الأعمال التجارية ، يمكن أن تصبح المشتريات المركزية عقبة ، مما يؤدي إلى إبطاء قدرة الفرق على شراء وتنفيذ الأنظمة الاستراتيجية. يمكن لمنصة إدارة المشتريات دعم الفرق من خلال عملية الشراء مع تلبية متطلبات السياسة والميزانية. من خلال تحرير الموظفين والابتعاد عن مهام سير عمل الموافقة المملة ، يمكن للشركات التركيز على ما يهم حقًا - العمل نفسه.

كيفية إعداد عملية شراء رقمية ناجحة

الآن ، أنت تعرف كيف تبدو عملية الشراء الحديثة. لكن من أين وكيف تبدأ؟ فيما يلي بعض أفضل الممارسات لمساعدتك على التخلص من الأساليب التقليدية للحصول على الأقراص المضغوطة لتصبح خبيرًا في المشتريات الرقمية.

المصدر: Quolum

1. استعد مقدما

يمكن للشركات تتبع جميع عمليات الشراء الرقمية باستخدام منصات إدارة الإنفاق SaaS. يمكن أن تدعم هذه المنصات ثلاثة مجالات محددة:

• إدارة ترخيص البرامج: راقب اعتماد ترخيص المستخدم ومقاييس الاستهلاك لكل مزود SaaS. اعرف متى يتم استخدام الأداة أو إهدارها.
• إدارة بائعي البرامج: بدلاً من جلب بائعي SaaS فقط أثناء حدوث مشكلة ، مثل الرسوم الزائدة أو مشكلات القبول ، قم ببناء علاقة بائع قوية من شأنها أن تساعد عملك في الحصول على أفضل الأسعار ، والاستفادة من جميع الميزات ، وتجديد اتفاقياتك بسلاسة.
• إدارة نفقات البرامج: التحكم في التكاليف والتخطيط للاستثمارات الاستراتيجية. تعمل تقنية المعلومات على إضفاء الطابع المركزي على إدارة الإنفاق لكل برنامج متصل بمكدس التكنولوجيا لديك ، مما يسهل على وحدات الأعمال المختلفة شراء ما يحتاجون إليه.

2. قم بتقييم إنفاقك الحالي على SaaS

تتمثل الخطوة التالية للمشتريات الرقمية الناجحة في تدقيق التقنيات الموجودة لديك. اكتشف ما تستخدمه فرقك من خلال هذه الخطوات:

• قائمة التطبيقات الخاصة بك.
• حدد التطبيقات الجديدة منذ آخر مرة قمت فيها بالتحقق من مكدس التكنولوجيا الخاص بك.
• تتبع عمليات تسجيل الدخول والاستخدام. على سبيل المثال ، التراخيص والوظائف المستخدمة.
• قم بقياس التغييرات في عمليات تسجيل الدخول والنشاط بمرور الوقت لتحديد قيمة كل تطبيق.
• قم بتخطيط وتصور تجديدات البرامج لتحديد الأماكن التي يمكن أن توفر فيها عمليات الإلغاء أو التخفيض أموالك.

3. إشراك أصحاب المصلحة المناسبين

لا يمكن أن تتم المشتريات الرقمية بمعزل عن غيرها. من المهم إشراك أصحاب المصلحة من كل فريق عند تحديد الأدوات للشراء ومقدار الشراء وما إذا كنت ستجدد اتفاقيتك أم لا. أصحاب المصلحة هؤلاء هم:

• CTO أو CIO
• فريق المشتريات
• فريق المالية
• الفريق القانوني
• قادة الأقسام
• مدير تكنولوجيا المعلومات أو مدير SaaS
• المستخدمين النهائيين للتحقق من الصحة

4. إعطاء الأولوية لمفاوضات العقد

يمكنك شراء المنتجات الرقمية بطريقتين. الأول هو اتفاقيات النقر ، والثاني هو مفاوضات العقد. لا تقدم اتفاقيات النقر تنازلات على الأسعار أو الرسوم أو خطط الدفع أو الالتزامات الأمنية.

من خلال التفاوض على عقد مباشرةً مع مندوب مبيعات البائع ، يمكن للمؤسسات التحقق من متطلبات الامتثال وتأمين الخصومات وتخفيف انتهاكات البيانات والتعويض.

التكيف مع عالم SaaS

لم تعد عمليات الشراء التقليدية متوافقة مع عالم SaaS القائم على السحابة. يمكن للقادة ذوي التفكير المستقبلي الاستفادة الكاملة من أفضل التقنيات الاستباقية والتنبؤية من خلال الابتعاد عن المشتريات القديمة وغير المنظمة إلى المشتريات الرقمية.

بعد كل شيء ، نحن نعيش في عالم من الحلول والأدوات SaaS التي لا نهاية لها مع إمكانات لا تصدق للنمو وحل المشكلات. حان وقت اللحاق بأساليب الشراء.

هل ينفق البرنامج ثقوبًا في محفظتك؟ اكتشف لماذا تكافح الشركات مع مخزون البرامج وتجنب الإفراط في الإنفاق على منتجات SaaS.