Compras digitales: deje atrás el método tradicional

El proceso de adquisición de software ha recorrido un largo camino desde que el software se enviaba por correo en CD.

Hoy en día, miles de productos especializados de software como servicio (SaaS) ofrecen soluciones para casi todo lo que se implementa inmediatamente a través de la nube. De hecho, las empresas de la nube vieron recientemente una capitalización de mercado récord de más de $ 2 billones, lo que ejemplifica cómo la tecnología SaaS está avanzando y rápidamente.

Sin embargo, el proceso de adquisición digital no está evolucionando al mismo ritmo. Muchos líderes de compras todavía se aferran a los procesos tradicionales de compra a pago. El software se implementa digitalmente pero, en muchos sentidos, todavía se trata como el antiguo método de CD.

¿Por qué?

Hay algunas razones para el atraco. La mayoría de los líderes de adquisiciones expresan poca confianza en sus habilidades de gestión de cambios y otros simplemente no están preparados para elegir e implementar la tecnología adecuada para su negocio.

Esto ya no puede ser una excusa. Es hora de que las empresas hagan la transición de los procesos de compra tradicionales a la adquisición digital. Solo entonces pueden usar tecnología pionera para compras proactivas, predictivas y automatizadas.

Aquí hay una inmersión más profunda en cómo los compradores pueden mantenerse al día con la industria y convertirse en líderes de adquisiciones digitales.

¿Cómo es la contratación tradicional?

La adquisición tradicional fue moldeada por un panorama de TI donde las opciones de productos eran limitadas y unos pocos proveedores dominaban el mercado. Las empresas a menudo primero incorporaban a un proveedor y luego descubrían qué productos comprar, confiando en conjuntos de productos de un puñado de compañías populares como Oracle, Microsoft y SAP.

Desde entonces, el departamento de compras se ha quedado atrás con respecto a otros departamentos y es el que más tarda en hacer la transición a un sistema operativo completamente digitalizado. Solo el 15 % de las empresas creen que son "las mejores de su clase" o "líderes de la industria" cuando transforman digitalmente sus procesos de adquisición y modelos operativos.

Un proceso de adquisición tradicional típico a menudo se ve así:

Fuente: Quolum

1. Un usuario empresarial identifica un problema para resolverlo y luego envía una solicitud a TI.
2. El equipo de TI investiga las opciones disponibles a través de Google o visita sitios de revisión de software como G2 para comprender el panorama de proveedores y selecciona en función de una lista de características.
3. El equipo de TI elige algunas opciones diferentes.
4. TI envía recibos de gastos.
5. El proveedor renueva la suscripción y se vuelve a cobrar a la empresa.
6. El proceso se repite desde el paso 4.

Cada uno de estos pasos está aislado en lugar de integrado. Por ejemplo, el equipo de TI es responsable de la selección de proveedores. Una vez que TI tiene sus recomendaciones, pasa el proceso al equipo de adquisiciones, quien luego toma decisiones basadas en los costos y las necesidades comerciales. Los requisitos técnicos y comerciales difícilmente se alinean en este proceso.

Una vez que TI elige una herramienta, los equipos de compras tradicionales solo se enfocan en recibir el pago, no en optimizar el valor de sus herramientas. Tampoco miden el consumo ni rastrean el retorno de la inversión (ROI). Peor aún, el equipo de TI ya no está involucrado en absoluto y es posible que ni siquiera se entere de la compra durante meses.

¿Qué ha cambiado? Los vientos de SaaS

El mundo de SaaS cambió significativamente mientras que los métodos de adquisición se retrasaron. En particular, el paso a la nube interrumpió la forma en que los departamentos de ventas, marketing, ingeniería y todos los demás manejan su trabajo diario. Es probable que más de 1,3 billones de dólares en gastos de TI empresarial se desplacen a la nube en 2022, una cifra que se espera que aumente a 1,8 billones de dólares para 2025.

Con este cambio, la forma en que las empresas compran herramientas digitales también está cambiando y, últimamente, están comprando mucho. En 2021, las empresas de todo el mundo utilizaron un promedio de 110 aplicaciones SaaS. La compra de hoy enfrenta desafíos completamente diferentes a los de hace cinco o diez años.

Aquí hay tres formas en que SaaS ayuda a mitigar los desafíos de adquisición.

1. SaaS ahora está descentralizado: cualquiera puede comenzar a usar una aplicación

La compra de software ya no es una decisión de TI centralizada. Todos los demás equipos de la empresa pueden investigar, probar y comprar productos en línea fácilmente. En lugar de esperar meses o años para que TI decida sobre un proveedor, seleccione socios de integración e implemente soluciones en su pila tecnológica, los equipos pueden elegir las herramientas que satisfagan sus necesidades únicas.

La descentralización también tiene consecuencias inesperadas, como la proliferación de TI en la sombra, donde los empleados realizan compras que TI no conoce, están listas para usar y nunca se usan.

2. No más paquetes de proveedores; se trata de los mejores productos en su clase

En lugar de elegir herramientas adicionales basadas en las limitaciones de su proveedor, los compradores ahora seleccionan entre cientos, si no miles, de los mejores productos de su clase para satisfacer sus necesidades. La popularidad del software plug-and-play y la facilidad de implementación ha llevado a una explosión en las compras y el uso de SaaS.

La competencia es feroz, por lo que los proveedores ya no ocultan sus planes de precios de sus sitios web. Deben ser muy transparentes sobre su funcionalidad, características y medidas de seguridad.

3. Freemiums, premium y más: todo es suscripción

El software de contratación digital tiene un modelo de contrato y pago completamente diferente al de la contratación tradicional. Se llama el modelo de suscripción. En lugar de soluciones en las instalaciones, la adquisición puede comprar y poseer, generalmente con un contrato de mantenimiento.

Las suscripciones ofrecen flexibilidad. Compras puede decidir cuándo cambiar de proveedor en función del valor que entregan en lugar de centrarse en el costo irrecuperable. Esto permite que las empresas se mantengan ágiles, especialmente con acuerdos de suscripción de mes a mes. Las empresas pueden pasar rápidamente a otra plataforma en lugar de retirarse de un sistema heredado arraigado.

Las suscripciones también pueden ser bastante problemáticas. Cualquiera puede crear una prueba gratuita de siete días, pero eso no significa que las personas realmente usen la cuenta. Es fácil para un empleado comprar en nombre de su empresa y luego salir de la herramienta y olvidar su contrato.

Por lo general, vemos esto con los modelos comerciales freemium. Compras debe tener cuidado con las pruebas "gratuitas" que requieren que los compradores ingresen la información de la tarjeta de crédito antes de la activación. Las empresas pueden comprometerse con un contrato de suscripción por un mes o incluso un año.

¿En qué se diferencia la contratación digital de la contratación tradicional?

Ahora los equipos de compras se enfrentan a dos opciones: reconocer y adaptarse a los nuevos métodos de compras digitales o quedarse con los viejos métodos tradicionales, que ya no tienen sentido.

Así es como puede tomar la decisión correcta.

La adquisición digital complementa el nuevo proceso de compra de SaaS. Una buena plataforma de adquisición digital crea un lugar central para monitorear cada aplicación y suscripción.

La gestión de proveedores reduce los costos generales y ayuda a determinar qué herramientas ofrecen el valor correcto por su costo y pueden eliminarse por completo de la pila tecnológica. También ayuda a consolidar los datos en toda la organización para que los líderes puedan analizar cómo las herramientas interactúan entre sí en su pila de tecnología.

La adquisición moderna también ve la toma de decisiones repitiéndose mes tras mes y año tras año. Puede pensar en casi cualquier renovación de suscripción como una decisión de compra autónoma.

¿El resultado? Compradores inteligentes que desean optimizar sus gastos en cada etapa de su proceso de compra. La adquisición digital también mitiga los riesgos derivados de lo que llamamos "adquisición digital no autorizada".

Los riesgos de la contratación digital no autorizada

Si bien la compra de herramientas SaaS es más fácil que nunca, puede convertirse en algo gratuito para todos sin una plataforma de adquisición digital.

Los empleados pueden implementar herramientas SaaS ellos mismos con solo hacer clic en un botón: todo lo que tienen que hacer es aceptar los términos y condiciones (que, por supuesto, la mayoría de nosotros leemos en su totalidad, ¿verdad?). Esto puede plantear riesgos de seguridad y generar costos ocultos, también conocidos como TI en la sombra y facturación oscura.

TI en la sombra

Shadow IT es un software comprado sin la participación del equipo de TI. Con tantas herramientas SaaS disponibles y sin un sistema central de administración de SaaS, la TI en la sombra puede acumularse rápidamente, creando un riesgo significativo para la empresa. Esto significa que el dinero sale sin documentos, dejando a las organizaciones vulnerables a las violaciones de seguridad.

La compra descentralizada de SaaS facilita aún más la entrada de TI en la sombra. Los equipos centralizados suelen comprar herramientas como Google Suite, Slack, Zoom y proveedores de nómina. Pero los empleados compran directamente cientos de otras herramientas que no se someten a controles de cumplimiento antes de integrarse en el resto de la pila tecnológica.

Esto expone a las organizaciones a riesgos de cumplimiento normativo y de seguridad. Muchas herramientas no cumplen con las políticas de privacidad de datos, como los Controles de sistemas y organizaciones (SOC), el Reglamento general de protección de datos (GDPR) y la Portabilidad y responsabilidad del seguro médico (HIPAA).

Incluso si estas regulaciones no son relevantes para una solución específica, el empleo de soluciones que no cumplen pone a la empresa en riesgo de fuga de datos. Además, los empleados pueden dejar aplicaciones huérfanas cuando dejan la empresa. O peor aún, todavía tienen acceso a estas aplicaciones.

Todo esto apunta a la necesidad de una herramienta de gestión de compras digital.

facturación oscura

El desperdicio de SaaS es otro problema importante para las empresas que no tienen un proceso y un sistema de adquisición centralizados. Esto puede dar lugar a gastos ocultos a través de patrones de facturación oscuros. Dado que muchos proveedores de tecnología se apegan a métricas comerciales anuales agresivas, como una mayor retención de dólares netos, recurren a prácticas de facturación cuestionables para cumplir con los objetivos anuales, que incluyen:

• No informar a los clientes cuando una prueba gratuita se convierte en una cuenta paga. Por lo general, se requiere una tarjeta de crédito cuando se registra para una prueba gratuita con la esperanza de que los usuarios no pierdan la fecha límite y cambien automáticamente a una cuenta paga. Las condiciones aceptadas para el uso de la versión de prueba a menudo hacen que sea imposible desistir del contrato.
• Transacciones silenciosas y recurrentes. La mayoría de los proveedores de SaaS venden servicios de suscripción que requieren pagos por adelantado mensuales, trimestrales o anuales. Si bien deben notificar a los clientes cada vez que hay un cargo pendiente, a menudo no envían ninguna notificación. Estos cargos pueden pasar desapercibidos si las empresas no verifican sus extractos bancarios y de tarjetas de crédito.
• Facturación prorrateada. Con los servicios de suscripción, las empresas acuerdan de antemano que pagarán, en cualquier caso, una cantidad mínima para el año. La suscripción puede basarse en licencias, llamadas API o consumo de datos. Si la empresa no utiliza todas las unidades compradas, todavía tiene que pagar por ellas. Además, tienen que pagar tarifas adicionales si superan las unidades contratadas.

Por qué necesita una plataforma de contratación digital

Una plataforma de adquisición digital vincula la adquisición tradicional con el mundo SaaS moderno. Proporciona una descripción general de todas las compras, realiza un seguimiento del uso para determinar qué herramientas son valiosas y cuándo deben recortarse, y proporciona una ubicación central para que los equipos empresariales administren y vean de forma segura todas las herramientas SaaS.

Con una plataforma de contratación digital, puede optimizar todos los aspectos del proceso de contratación, especialmente en las siguientes cuatro áreas.

Herramientas optimizadas

La mayoría de las empresas adoptan herramientas optimizadas para su trabajo diario o cambian por completo a ellas. El siguiente paso es el abastecimiento adecuado y la gestión de costes. El software de automatización de procesos ayuda a agilizar su pila de herramientas de compras mediante el seguimiento de todos los costos, compras y proveedores, y reduce el trabajo manual asociado con pedidos, aprobaciones, facturación y más.

Costos optimizados

Uno de los aspectos más desorganizados de las adquisiciones a gran escala es la supervisión del gasto. Las empresas pueden optimizar sus costos con una vista actualizada al minuto del dinero gastado y el presupuesto disponible, reduciendo sistemas y contratos redundantes.

Una de las formas más sencillas de optimizar costos es rastrear el consumo de software. Los líderes financieros modernos tratan cada gasto como una inversión y miden el uso y los resultados. ¡No se sorprenda si más organizaciones comienzan a rastrear cuántas reuniones de Zoom se realizan por licencia paga!

Crecimiento optimizado

Las herramientas de compras centralizadas hacen que las empresas sean más flexibles en las compras al ofrecer un abastecimiento predictivo y proactivo. Lo que es más importante, las organizaciones pueden asociarse mejor con sus proveedores para financiar inversiones estratégicas que hagan avanzar el negocio en lugar de implementar soluciones puntuales en toda la empresa.

Propiedad optimizada

A medida que crecen las empresas, la adquisición centralizada puede convertirse en un obstáculo, lo que ralentiza la capacidad de los equipos para comprar e implementar sistemas estratégicos. Una plataforma de gestión de adquisiciones puede ayudar a los equipos a través del proceso de adquisición mientras cumple con los requisitos de política y presupuesto. Al liberar personal y alejarse de los tediosos flujos de trabajo de aprobación, las empresas pueden concentrarse en lo que realmente importa: el trabajo en sí.

Cómo configurar un proceso de adquisición digital exitoso

A estas alturas, ya sabe cómo es el proceso de adquisición moderno. Pero, ¿dónde y cómo empezar? Estas son algunas de las mejores prácticas para ayudarlo a deshacerse de los métodos tradicionales de abastecimiento de CD y convertirse en un experto en adquisiciones digitales.

Fuente: Quolum

1. Prepárate con anticipación

Las empresas pueden realizar un seguimiento de todas las compras digitales con las plataformas de gestión de gastos SaaS. Estas plataformas pueden soportar tres áreas específicas:

• Gestión de licencias de software: Supervise las métricas de adopción y consumo de licencias de usuario para cada proveedor de SaaS. Sepa cuándo se usa o se desperdicia una herramienta.
• Gestión de proveedores de software: en lugar de traer proveedores de SaaS solo durante un problema, como cargos por exceso o problemas de aceptación, cree una relación sólida con el proveedor que ayudará a su empresa a obtener los mejores precios, aprovechar todas las funciones y renovar sus acuerdos sin problemas.
• Gestión de gastos de software: controle los costes y planifique las inversiones estratégicas. TI centraliza la gestión de gastos para cada software conectado a su pila de tecnología, lo que facilita que las diferentes unidades de negocio compren lo que necesitan.

2. Evalúe su gasto actual en SaaS

El siguiente paso para una adquisición digital exitosa es auditar sus tecnologías existentes. Descubra lo que usan sus equipos con estos pasos:

• Enumere sus aplicaciones.
• Identifique nuevas aplicaciones desde la última vez que revisó su pila tecnológica.
• Seguimiento de inicios de sesión y uso. Por ejemplo, las licencias y funciones utilizadas.
• Mida los cambios en los inicios de sesión y la actividad a lo largo del tiempo para determinar el valor de cada aplicación.
• Planifique y visualice las renovaciones de software para identificar dónde las cancelaciones o las versiones anteriores pueden ahorrar dinero.

3. Involucrar a las partes interesadas adecuadas

La contratación digital no puede tener lugar de forma aislada. Es importante que las partes interesadas de cada equipo participen al decidir qué herramientas comprar, cuánto comprar y si renovar su acuerdo. Estos interesados ​​son:

• CTO o CIO
• Equipo de procuramiento
• Equipo de finanzas
• Equipo legal
• Líderes de departamento
• Gerente de TI o gerente de SaaS
• Usuarios finales para la validación

4. Priorizar las negociaciones de contratos

Puede comprar productos digitales de dos maneras. El primero son los acuerdos de clic y el segundo son las negociaciones de contratos. Los acuerdos de clic no ofrecen concesiones en precios, tarifas, planes de pago o compromisos de seguridad.

Al negociar un contrato directamente con un representante de ventas del proveedor, las organizaciones pueden validar los requisitos de cumplimiento, obtener reembolsos y mitigar las violaciones de datos y la indemnización.

Adaptarse al mundo SaaS

Los procesos de adquisición tradicionales ya no son compatibles con el mundo SaaS basado en la nube. Los líderes con visión de futuro pueden aprovechar al máximo las mejores tecnologías proactivas y predictivas al pasar de las adquisiciones obsoletas y no reguladas a las adquisiciones digitales.

Después de todo, vivimos en un mundo de infinitas soluciones y herramientas SaaS con un increíble potencial de crecimiento y resolución de problemas. Es hora de que los métodos de adquisición se pongan al día.

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