Zamówienia cyfrowe: zostaw tradycyjną metodę za sobą

Proces zakupu oprogramowania przeszedł długą drogę, odkąd oprogramowanie zostało wysłane na płytach CD.

Obecnie tysiące wyspecjalizowanych produktów typu oprogramowanie jako usługa (SaaS) oferuje rozwiązania dla niemal wszystkiego, co jest wdrażane natychmiast za pośrednictwem chmury. W rzeczywistości firmy działające w chmurze odnotowały ostatnio rekordową kapitalizację rynkową w wysokości ponad 2 bilionów dolarów, co jest przykładem tego, jak szybko rozwija się technologia SaaS.

Jednak proces zakupów cyfrowych nie ewoluuje w tym samym tempie. Wielu liderów zakupów nadal trzyma się tradycyjnych procesów od zakupu do zapłaty. Oprogramowanie jest implementowane cyfrowo, ale pod wieloma względami nadal traktowane jest jako stara metoda CD.

Czemu?

Powodów zatoru jest kilka. Większość liderów zakupów wyraża niskie zaufanie do swoich umiejętności zarządzania zmianą, a inni są po prostu nieprzygotowani na wybór i wdrożenie odpowiedniej technologii dla swojej firmy.

To już nie może być wymówką. Nadszedł czas, aby firmy przeszły od tradycyjnych procesów zakupowych do zakupów cyfrowych. Tylko wtedy mogą korzystać z pionierskiej technologii do proaktywnych, predykcyjnych i zautomatyzowanych zakupów.

Oto głębsze spojrzenie na to, jak kupujący mogą nadążyć za branżą i stać się liderami zakupów cyfrowych.

Jak wyglądają tradycyjne zakupy?

Tradycyjne zamówienia zostały ukształtowane przez środowisko IT, w którym opcje produktów były ograniczone, a kilku dostawców zdominowało rynek. Przedsiębiorstwa często najpierw wprowadzały dostawcę, a następnie zastanawiały się, jakie produkty kupić, opierając się na pakietach produktów kilku popularnych firm, takich jak Oracle, Microsoft i SAP.

Od tego czasu zaopatrzenie pozostaje w tyle za innymi działami i najdłużej trwa przejście na w pełni zdigitalizowany system operacyjny. Tylko 15% firm uważa, że ​​jest „najlepsze w swojej klasie” lub „liderem w branży”, dokonując cyfrowej transformacji procesów zakupowych i modeli operacyjnych.

Typowy tradycyjny proces zakupowy często wygląda tak:

Źródło: Quolum

1. Użytkownik biznesowy identyfikuje problem do rozwiązania, a następnie wysyła żądanie do działu IT.
2. Zespół IT bada dostępne opcje za pośrednictwem Google lub odwiedza witryny z recenzjami oprogramowania, takie jak G2, aby zrozumieć krajobraz dostawców i dokonuje wyboru na podstawie listy funkcji.
3. Zespół IT wybiera kilka różnych opcji.
4. IT przedstawia rachunki za wydatki.
5. Dostawca odnawia subskrypcję, a firma jest obciążana ponownie.
6. Proces powtarza się od kroku 4.

Każdy z tych kroków jest odizolowany, a nie zintegrowany. Na przykład zespół IT jest odpowiedzialny za wybór dostawcy. Gdy dział IT otrzyma swoje zalecenia, przekazuje proces zespołowi zaopatrzenia, który następnie podejmuje decyzje w oparciu o koszty i potrzeby biznesowe. W tym procesie wymagania techniczne i biznesowe prawie się nie pokrywają.

Gdy dział IT wybierze narzędzie, tradycyjne zespoły zakupowe skupiają się tylko na otrzymywaniu zapłaty, a nie na optymalizacji wartości narzędzi. Nie mierzą również zużycia ani nie śledzą zwrotu z inwestycji (ROI). Co gorsza, zespół IT nie jest już w ogóle zaangażowany i może nawet nie wiedzieć o zakupie przez wiele miesięcy.

Co się zmieniło? Wiatry SaaS

Świat SaaS zmienił się znacząco, podczas gdy metody zaopatrzenia pozostawały w tyle. W szczególności przejście do chmury zakłóciło sposób, w jaki działy sprzedaży, marketingu, inżynierii i inne działy zarządzają codzienną pracą. W 2022 r. do chmury przeniesie się prawdopodobnie ponad 1,3 biliona dolarów wydatków na IT – oczekuje się, że do 2025 r. liczba ta wzrośnie do 1,8 biliona dolarów.

Wraz z tą zmianą zmienia się również sposób, w jaki firmy kupują narzędzia cyfrowe, a ostatnio dużo kupują. W 2021 r. firmy na całym świecie korzystały średnio ze 110 aplikacji SaaS. Dzisiejsze zakupy stają przed zupełnie innymi wyzwaniami niż pięć czy dziesięć lat temu.

Oto trzy sposoby, w jakie SaaS pomaga złagodzić wyzwania związane z zakupami.

1. SaaS jest teraz zdecentralizowany – każdy może zacząć korzystać z aplikacji

Zakup oprogramowania nie jest już scentralizowaną decyzją IT. Każdy inny zespół w firmie może łatwo badać, testować i kupować produkty online. Zamiast czekać miesiącami lub latami, aż dział IT zdecyduje się na dostawcę, wybierze partnerów integracyjnych i wdroży rozwiązania do swojego stosu technologicznego, zespoły mogą wybrać narzędzia, które spełniają ich unikalne potrzeby.

Decentralizacja wiąże się również z nieoczekiwanymi konsekwencjami, takimi jak rozpowszechnienie ukrytych rozwiązań IT, w których pracownicy dokonują zakupów, o których IT nie ma pojęcia, są one gotowe i nigdy nie są używane.

2. Nigdy więcej pakietów dostawców; chodzi o najlepsze w swojej klasie produkty

Zamiast wybierać dodatkowe narzędzia w oparciu o ograniczenia dostawcy, kupujący wybierają teraz spośród setek, jeśli nie tysięcy, najlepszych w swojej klasie produktów, które odpowiadają ich potrzebom. Popularność oprogramowania typu plug-and-play i łatwość implementacji doprowadziły do ​​eksplozji zakupów i użytkowania SaaS.

Konkurencja jest ostra, więc dostawcy nie ukrywają już swoich planów cenowych na swoich stronach internetowych. Muszą być bardzo przejrzyste, jeśli chodzi o ich funkcjonalność, funkcje i środki bezpieczeństwa.

3. Freemium, premie i nie tylko: wszystko jest subskrypcją

Oprogramowanie do zakupów cyfrowych ma zupełnie inny model umowy i płatności niż tradycyjne zakupy. Nazywa się to modelem subskrypcji. Zamiast rozwiązań on-premise, zaopatrzenie może kupować i posiadać, zwykle z umową serwisową.

Subskrypcje zapewniają elastyczność. Zaopatrzenie może decydować, kiedy zmienić dostawcę w oparciu o dostarczaną przez nich wartość, zamiast skupiać się na kosztach utopionych. Pozwala to firmom zachować elastyczność, zwłaszcza w przypadku umów abonamentowych z miesiąca na miesiąc. Firmy mogą szybko przejść na inną platformę, zamiast wycofywać się z ugruntowanego, starszego systemu.

Subskrypcje również mogą być dość problematyczne. Każdy może utworzyć siedmiodniowy bezpłatny okres próbny, ale to nie znaczy, że ludzie faktycznie korzystają z konta. Pracownikowi łatwo jest dokonać zakupu w imieniu swojej firmy, a następnie wyjść z narzędzia i zapomnieć o umowie.

Zwykle widzimy to w modelach biznesowych freemium. Zaopatrzenie powinno uważać na „bezpłatne” wersje próbne, które wymagają od kupujących podania danych karty kredytowej przed aktywacją. Firmy mogą zobowiązać się do umowy abonamentowej na miesiąc lub nawet rok.

Czym różnią się zakupy cyfrowe od zakupów tradycyjnych?

Teraz zespoły zakupowe stoją przed dwoma wyborami: albo uznać i dostosować się do nowych cyfrowych metod zakupów, albo pozostać przy starych tradycyjnych metodach, które nie mają już sensu.

Oto, jak dokonać właściwego wyboru.

Zakupy cyfrowe uzupełniają nowy proces zakupu SaaS. Dobra cyfrowa platforma zakupów tworzy centralne miejsce do monitorowania każdej aplikacji i subskrypcji.

Zarządzanie dostawcami obniża ogólne koszty i pomaga określić, które narzędzia oferują odpowiednią wartość w stosunku do ich kosztów i można je całkowicie usunąć ze stosu technologicznego. Pomaga również skonsolidować dane w całej organizacji, dzięki czemu liderzy mogą analizować wzajemne interakcje narzędzi w stosie technologicznym.

W nowoczesnych zamówieniach również proces podejmowania decyzji powtarza się miesiąc po miesiącu i rok po roku. Możesz myśleć o prawie każdym odnowieniu subskrypcji jako samodzielnej decyzji o zakupie.

Wynik? Inteligentni kupujący, którzy chcą zoptymalizować swoje wydatki na każdym etapie swojej podróży zakupowej. Zakupy cyfrowe łagodzą również ryzyko wynikające z tego, co nazywamy „nieuczciwymi zakupami cyfrowymi”.

Ryzyko nieuczciwych zakupów cyfrowych

Chociaż zakup narzędzi SaaS jest łatwiejszy niż kiedykolwiek, może stać się nieco darmowy dla wszystkich bez cyfrowej platformy zakupowej.

Pracownicy mogą sami wdrażać narzędzia SaaS jednym kliknięciem – wystarczy, że zaakceptują regulamin (który oczywiście większość z nas przeczytała w całości, prawda?). Może to stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa i generować ukryte koszty, znane również jako shadow IT i dark billing.

Cień IT

Shadow IT to oprogramowanie zakupione bez udziału zespołu IT. Przy tak wielu dostępnych narzędziach SaaS i bez centralnego systemu zarządzania SaaS, shadow IT może szybko się akumulować, stwarzając znaczne ryzyko dla firmy. Oznacza to, że pieniądze idą przez drzwi nieudokumentowane, narażając organizacje na ryzyko naruszenia bezpieczeństwa.

Zdecentralizowane zakupy SaaS jeszcze bardziej ułatwiają wkradanie się ukrytym działom IT. Scentralizowane zespoły zwykle kupują narzędzia, takie jak Google Suite, Slack, Zoom i dostawcy płac. Ale pracownicy bezpośrednio kupują setki innych narzędzi, które nie przechodzą kontroli zgodności przed włączeniem ich do reszty stosu technologicznego.

Naraża to organizacje na ryzyko związane z przepisami i bezpieczeństwem. Wiele narzędzi jest niezgodnych z politykami prywatności danych, takimi jak kontrola systemu i organizacji (SOC), ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) oraz przenośność i rozliczalność ubezpieczenia zdrowotnego (HIPAA).

Nawet jeśli przepisy te nie dotyczą konkretnego rozwiązania, zastosowanie rozwiązań niezgodnych naraża firmę na ryzyko wycieku danych. Ponadto pracownicy mogą pozostawić osierocone aplikacje po opuszczeniu firmy. Albo, co gorsza, nadal mają dostęp do tych aplikacji.

Wszystko to wskazuje na potrzebę cyfrowego narzędzia do zarządzania zamówieniami.

Ciemne rozliczenia

Marnotrawstwo SaaS to kolejny poważny problem dla firm bez scentralizowanego procesu i systemu zamówień. Może to prowadzić do ukrytych wydatków poprzez ciemne wzorce rozliczeń. Ponieważ wielu dostawców technologii trzyma się agresywnych rocznych wskaźników biznesowych, takich jak zwiększone zatrzymanie dolara netto, uciekają się do wątpliwych praktyk rozliczeniowych, aby osiągnąć roczne cele, w tym:

• Nie informowanie klientów o zamianie bezpłatnej wersji próbnej na płatne konto. Karta kredytowa jest zwykle wymagana podczas rejestracji na bezpłatny okres próbny w nadziei, że użytkownicy nie przegapią terminu i automatycznie przełączą się na płatne konto. Przyjęte warunki korzystania z wersji testowej często uniemożliwiają odstąpienie od umowy.
• Transakcje ciche i cykliczne. Większość dostawców SaaS sprzedaje usługi subskrypcji, które wymagają miesięcznych, kwartalnych lub rocznych płatności z góry. Chociaż powinni powiadamiać klientów za każdym razem, gdy zbliża się opłata, często nie wysyłają żadnego powiadomienia. Opłaty te mogą pozostać niewykryte, jeśli firmy nie zweryfikują wyciągów bankowych i wyciągów z kart kredytowych.
• Rozliczenie proporcjonalne. W przypadku usług abonamentowych firmy z góry uzgadniają, że w każdym przypadku zapłacą minimalną kwotę za rok. Subskrypcja może być oparta na licencjach, wywołaniach API lub zużyciu danych. Jeśli firma nie wykorzysta wszystkich zakupionych jednostek, nadal musi za nie zapłacić. Muszą także uiszczać dodatkowe opłaty, jeśli przekraczają zakontraktowane jednostki.

Dlaczego potrzebujesz cyfrowej platformy zakupowej

Cyfrowa platforma zakupów łączy tradycyjne zakupy z nowoczesnym światem SaaS. Zapewnia przegląd wszystkich zakupów, śledzi użycie, aby określić, które narzędzia są cenne i kiedy należy je przyciąć, oraz zapewnia centralną lokalizację dla zespołów korporacyjnych do bezpiecznego zarządzania i przeglądania wszystkich narzędzi SaaS.

Dzięki cyfrowej platformie zakupowej możesz zoptymalizować każdy aspekt procesu zakupowego, zwłaszcza w następujących czterech obszarach.

Zoptymalizowane narzędzia

Większość firm stosuje zoptymalizowane narzędzia do codziennej pracy lub w pełni się na nie przestawia. Właściwe zaopatrzenie i zarządzanie kosztami to kolejny krok. Oprogramowanie do automatyzacji procesów pomaga usprawnić stos narzędzi zaopatrzeniowych, śledząc wszystkie koszty, zakupy i dostawców oraz zmniejszając ilość pracy ręcznej związanej z zamówieniami, zatwierdzeniami, fakturowaniem i innymi.

Zoptymalizowane koszty

Jednym z najbardziej niezorganizowanych aspektów zamówień na dużą skalę jest nadzór nad wydatkami. Firmy mogą optymalizować swoje koszty dzięki aktualnemu podglądowi wydanych pieniędzy i dostępnego budżetu, redukując zbędne systemy i umowy.

Jednym z najprostszych sposobów optymalizacji kosztów jest śledzenie zużycia oprogramowania. Współcześni liderzy finansowi traktują każdy wydatek jako inwestycję i mierzą wykorzystanie oraz wyniki. Nie zdziw się, jeśli więcej organizacji zacznie śledzić, ile spotkań Zoom odbywa się na płatną licencję!

Zoptymalizowany wzrost

Scentralizowane narzędzia zaopatrzenia sprawiają, że firmy są bardziej elastyczne w zakupach, oferując predykcyjne i proaktywne zaopatrzenie. Co najważniejsze, organizacje mogą lepiej współpracować ze swoimi dostawcami w celu finansowania strategicznych inwestycji, które posuwają biznes do przodu, zamiast wdrażania rozwiązań punktowych w całym przedsiębiorstwie.

Zoptymalizowana własność

W miarę rozwoju firm scentralizowane zakupy mogą stać się przeszkodą, spowalniając zdolność zespołów do zakupu i wdrażania systemów strategicznych. Platforma zarządzania zakupami może wspierać zespoły w procesie zakupowym, spełniając jednocześnie wymagania dotyczące polityki i budżetu. Uwalniając personel i odchodząc od żmudnych procedur zatwierdzania, firmy mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne – na samej pracy.

Jak skonfigurować skuteczny proces zakupów cyfrowych?

Już wiesz, jak wygląda nowoczesny proces zakupowy. Ale gdzie i jak zacząć? Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą Ci pozbyć się tradycyjnych metod pozyskiwania płyt CD i stać się ekspertem ds. zamówień cyfrowych.

Źródło: Quolum

1. Przygotuj się wcześniej

Firmy mogą śledzić wszystkie zakupy cyfrowe dzięki platformom do zarządzania wydatkami SaaS. Platformy te mogą obsługiwać trzy konkretne obszary:

• Zarządzanie licencjami oprogramowania: Monitoruj metryki przyjęcia i zużycia licencji użytkowników dla każdego dostawcy SaaS. Wiedz, kiedy narzędzie jest używane lub marnowane.
• Zarządzanie dostawcami oprogramowania: zamiast zatrudniać dostawców SaaS tylko podczas problemów, takich jak opłaty za nadwyżki lub problemy z akceptacją, zbuduj silną relację z dostawcą, która pomoże Twojej firmie uzyskać najlepsze ceny, wykorzystać wszystkie funkcje i bezproblemowo odnowić umowy.
• Zarządzanie wydatkami na oprogramowanie: Kontroluj koszty i planuj inwestycje strategiczne. Dział IT centralizuje zarządzanie wydatkami na każde oprogramowanie podłączone do stosu technologicznego, ułatwiając różnym jednostkom biznesowym kupowanie tego, czego potrzebują.

2. Oceń swoje obecne wydatki na SaaS

Następnym krokiem do udanego zaopatrzenia cyfrowego jest audyt istniejących technologii. Dowiedz się, czego używają Twoje zespoły, wykonując te czynności:

• Wymień swoje aplikacje.
• Identyfikuj nowe aplikacje od ostatniego sprawdzania stosu technicznego.
• Śledź logowanie i użycie. Na przykład używane licencje i funkcje.
• Mierz zmiany logowania i aktywności w czasie, aby określić wartość każdej aplikacji.
• Planuj i wizualizuj odnowienia oprogramowania, aby określić, gdzie anulowanie lub obniżenie wersji może zaoszczędzić pieniądze.

3. Zaangażuj właściwych interesariuszy

Zamówienia cyfrowe nie mogą odbywać się w izolacji. Ważne jest, aby przy podejmowaniu decyzji o zakupie narzędzi, ilości i odnowieniu umowy zaangażowani byli interesariusze z każdego zespołu. Tymi interesariuszami są:

• CTO lub CIO
• Zespół zakupowy
• Zespół finansowy
• Zespół prawny
• Liderzy departamentów
• Menedżer IT lub menedżer SaaS
• Użytkownicy końcowi do walidacji

4. Nadaj priorytet negocjacjom kontraktowym

Produkty cyfrowe możesz kupować na dwa sposoby. Pierwsza to umowy typu click-through, a druga to negocjacje umowy. Umowy typu click-through nie oferują ustępstw w zakresie cen, opłat, planów płatności ani zobowiązań dotyczących bezpieczeństwa.

Negocjując umowę bezpośrednio z przedstawicielem handlowym dostawcy, organizacje mogą weryfikować wymagania dotyczące zgodności, zabezpieczać rabaty oraz łagodzić naruszenia danych i odszkodowania.

Adaptacja do świata SaaS

Tradycyjne procesy zakupowe nie są już kompatybilne ze światem SaaS w chmurze. Liderzy myślący przyszłościowo mogą w pełni wykorzystać najlepsze technologie proaktywne i predykcyjne, odchodząc od przestarzałych, nieuregulowanych zakupów na rzecz zakupów cyfrowych.

W końcu żyjemy w świecie niekończących się rozwiązań i narzędzi SaaS o niesamowitym potencjale rozwoju i rozwiązywania problemów. Czas nadrobić zaległości w metodach zaopatrzenia.

Czy oprogramowanie spędza wypalanie dziur w portfelu? Dowiedz się, dlaczego firmy mają problemy z inwentaryzacją oprogramowania i unikaj nadmiernych wydatków na produkty SaaS.