Achats numériques : abandonnez la méthode traditionnelle

Le processus d'achat de logiciels a parcouru un long chemin depuis que les logiciels ont été expédiés sur CD.

Aujourd'hui, des milliers de produits logiciels en tant que service (SaaS) spécialisés offrent des solutions pour presque tout ce qui est mis en œuvre immédiatement via le cloud. En fait, les entreprises de cloud computing ont récemment enregistré une capitalisation boursière record de plus de 2 000 milliards de dollars, illustrant à quel point la technologie SaaS progresse rapidement.

Cependant, le processus d'approvisionnement numérique n'évolue pas au même rythme. De nombreux responsables des achats s'en tiennent encore aux processus traditionnels d'approvisionnement au paiement. Le logiciel est implémenté numériquement mais, à bien des égards, toujours traité comme l'ancienne méthode du CD.

Pourquoi?

Il y a plusieurs raisons au retard. La plupart des responsables des achats expriment une faible confiance dans leurs compétences en gestion du changement, et d'autres ne sont tout simplement pas préparés à choisir et à mettre en œuvre la bonne technologie pour leur entreprise.

Cela ne peut plus être une excuse. Il est temps pour les entreprises de passer des processus d'achat traditionnels à l'approvisionnement numérique. Ce n'est qu'alors qu'ils pourront utiliser une technologie pionnière pour des achats proactifs, prédictifs et automatisés.

Voici une plongée plus approfondie dans la façon dont les acheteurs peuvent suivre l'industrie et devenir des leaders de l'approvisionnement numérique.

À quoi ressemble l'approvisionnement traditionnel ?

L'approvisionnement traditionnel était façonné par un paysage informatique où les options de produits étaient limitées et où quelques fournisseurs dominaient le marché. Les entreprises ont souvent d'abord intégré un fournisseur, puis déterminé les produits à acheter, en s'appuyant sur les suites de produits d'une poignée d'entreprises populaires comme Oracle, Microsoft et SAP.

Depuis lors, les achats ont pris du retard par rapport aux autres départements et prennent le plus de temps pour passer à un système d'exploitation entièrement numérisé. Seulement 15 % des entreprises pensent qu'elles sont soit "les meilleures de leur catégorie" soit "les leaders de l'industrie" lorsqu'elles transforment numériquement leurs processus d'approvisionnement et leurs modèles opérationnels.

Un processus d'approvisionnement traditionnel typique ressemble souvent à ceci :

Source : Quolum

1. Un utilisateur métier identifie un problème à résoudre, puis envoie une requête au service informatique.
2. L'équipe informatique recherche les options disponibles via Google ou visite des sites d'évaluation de logiciels comme G2 pour comprendre le paysage des fournisseurs et sélectionne en fonction d'une liste de fonctionnalités.
3. L'équipe informatique choisit quelques options différentes.
4. Le service informatique soumet les reçus de dépenses.
5. Le fournisseur renouvelle l'abonnement et l'entreprise est à nouveau facturée.
6. Le processus se répète à partir de l'étape 4.

Chacune de ces étapes est isolée plutôt qu'intégrée. Par exemple, l'équipe informatique est responsable de la sélection des fournisseurs. Une fois que le service informatique a ses recommandations, il transmet le processus à l'équipe d'approvisionnement, qui prend ensuite des décisions en fonction des coûts et des besoins de l'entreprise. Les exigences techniques et commerciales ne s'alignent guère dans ce processus.

Une fois que le service informatique a choisi un outil, les équipes d'approvisionnement traditionnelles se concentrent uniquement sur le paiement, et non sur l'optimisation de la valeur de leurs outils. Ils ne mesurent pas non plus la consommation ni ne suivent le retour sur investissement (ROI). Pire encore, l'équipe informatique n'est plus du tout impliquée et peut même ne pas être au courant de l'achat pendant des mois.

Qu'est-ce qui a changé ? Les vents du SaaS

Le monde SaaS a considérablement changé tandis que les méthodes d'approvisionnement ont pris du retard. En particulier, le passage au cloud a perturbé la façon dont les ventes, le marketing, l'ingénierie et tous les autres départements gèrent leur travail quotidien. Plus de 1,3 billion de dollars de dépenses informatiques d'entreprise passeront probablement au cloud en 2022 - un chiffre qui devrait atteindre 1,8 billion de dollars d'ici 2025.

Avec ce changement, la façon dont les entreprises achètent des outils numériques change également, et dernièrement, elles achètent beaucoup. En 2021, les entreprises du monde entier ont utilisé en moyenne 110 applications SaaS. Aujourd'hui, les achats sont confrontés à des défis complètement différents de ceux d'il y a cinq ou dix ans.

Voici trois façons dont le SaaS aide à atténuer les problèmes d'approvisionnement.

1. Le SaaS est maintenant décentralisé - n'importe qui peut commencer à utiliser une application

L'achat de logiciels n'est plus une décision informatique centralisée. Toutes les autres équipes de l'entreprise peuvent facilement rechercher, tester et acheter des produits en ligne. Plutôt que d'attendre des mois ou des années que le service informatique choisisse un fournisseur, sélectionne des partenaires d'intégration et implémente des solutions dans leur pile technologique, les équipes peuvent choisir les outils qui répondent à leurs besoins uniques.

La décentralisation a également des conséquences inattendues, telles que la prolifération de l'informatique fantôme, où les employés effectuent des achats dont l'informatique n'est pas au courant, sont prêts à l'emploi et ne sont jamais utilisés.

2. Plus de bundles de fournisseurs ; il s'agit de produits de qualité supérieure

Plutôt que de choisir des outils supplémentaires en fonction des limites de votre fournisseur, les acheteurs sélectionnent désormais parmi des centaines, voire des milliers, les meilleurs produits de leur catégorie pour répondre à leurs besoins. La popularité des logiciels plug-and-play et la facilité de mise en œuvre ont conduit à une explosion des achats et de l'utilisation du SaaS.

La concurrence est féroce, de sorte que les fournisseurs ne cachent plus leurs plans tarifaires sur leurs sites Web. Ils doivent être très transparents sur leurs fonctionnalités, leurs caractéristiques et leurs mesures de sécurité.

3. Freemiums, premiums, et plus : tout est un abonnement

Le logiciel d'approvisionnement numérique a un modèle de contrat et de paiement entièrement différent de l'approvisionnement traditionnel. C'est ce qu'on appelle le modèle d'abonnement. Au lieu de solutions sur site, l'approvisionnement peut acheter et posséder, généralement avec un contrat de maintenance.

Les abonnements offrent de la flexibilité. L'approvisionnement peut décider quand changer de fournisseur en fonction de la valeur qu'ils offrent au lieu de se concentrer sur le coût irrécupérable. Cela permet aux entreprises de rester agiles, en particulier avec des accords d'abonnement mensuels. Les entreprises peuvent passer rapidement à une autre plate-forme plutôt que de se retirer d'un système hérité enraciné.

Les abonnements peuvent également être assez problématiques. N'importe qui peut créer un essai gratuit de sept jours, mais cela ne signifie pas que les gens utilisent réellement le compte. Il est facile pour un employé d'acheter au nom de son entreprise, puis de quitter l'outil et d'oublier son contrat.

Nous le voyons généralement avec les modèles commerciaux freemium. L'approvisionnement doit se méfier des essais « gratuits » qui obligent les acheteurs à saisir les informations de leur carte de crédit avant l'activation. Les entreprises peuvent s'engager sur un contrat d'abonnement d'un mois voire d'un an.

En quoi l'approvisionnement numérique diffère-t-il de l'approvisionnement traditionnel ?

Désormais, les équipes achats sont confrontées à deux choix : soit reconnaître et s'adapter aux nouveaux modes d'achats numériques, soit rester fidèles aux anciennes méthodes traditionnelles, qui n'ont plus de sens.

Voici comment vous pouvez faire le bon choix.

L'approvisionnement numérique complète le nouveau processus d'achat SaaS. Une bonne plateforme d'approvisionnement numérique crée un lieu central pour surveiller chaque application et chaque abonnement.

La gestion des fournisseurs réduit les coûts globaux et aide à déterminer quels outils offrent la bonne valeur pour leur coût et peuvent être entièrement supprimés de la pile technologique. Il aide également à consolider les données à travers l'organisation afin que les dirigeants puissent analyser comment les outils interagissent les uns avec les autres à travers leur pile technologique.

L'approvisionnement moderne voit également la prise de décision se répéter mois après mois et année après année. Vous pouvez considérer presque tout renouvellement d'abonnement comme une décision d'achat autonome.

Le résultat? Les acheteurs avertis qui souhaitent optimiser leurs dépenses à chaque étape de leur parcours d'achat. L'approvisionnement numérique atténue également les risques découlant de ce que nous appelons « l'approvisionnement numérique malveillant ».

Les risques des achats numériques malveillants

Bien que l'achat d'outils SaaS soit plus facile que jamais, il peut devenir quelque peu gratuit pour tous sans plate-forme d'approvisionnement numérique.

Les employés peuvent implémenter eux-mêmes les outils SaaS en un clic - tout ce qu'ils ont à faire est d'accepter les termes et conditions (que, bien sûr, la plupart d'entre nous lisent en entier, n'est-ce pas ?). Cela peut poser des risques de sécurité et générer des coûts cachés, également connus sous le nom de shadow IT et dark billing.

L'informatique fantôme

Le Shadow IT est un logiciel acheté sans l'intervention de l'équipe informatique. Avec autant d'outils SaaS disponibles et sans système central de gestion SaaS, le shadow IT peut rapidement s'accumuler, créant un risque important pour l'entreprise. Cela signifie que l'argent sort sans papiers, laissant les organisations vulnérables aux failles de sécurité.

L'achat SaaS décentralisé facilite en outre l'accès de l'informatique fantôme. Les équipes centralisées achètent généralement des outils tels que Google Suite, Slack, Zoom et les fournisseurs de paie. Mais les employés achètent directement des centaines d'autres outils qui ne sont pas soumis à des contrôles de conformité avant d'être intégrés au reste de la pile technologique.

Cela expose les organisations à des risques de conformité réglementaire et de sécurité. De nombreux outils ne sont pas conformes aux politiques de confidentialité des données, telles que les contrôles du système et de l'organisation (SOC), le règlement général sur la protection des données (RGPD) et la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA).

Même si ces réglementations ne sont pas pertinentes pour une solution spécifique, l'utilisation de solutions non conformes expose une entreprise à un risque de fuite de données. De plus, les employés peuvent laisser derrière eux des applications orphelines lorsqu'ils quittent l'entreprise. Ou pire, ils ont toujours accès à ces applications.

Tout cela souligne la nécessité d'un outil numérique de gestion des achats.

Facturation sombre

Le gaspillage de SaaS est un autre problème majeur pour les entreprises qui ne disposent pas d'un processus et d'un système d'approvisionnement centralisés. Cela peut entraîner des dépenses cachées grâce à des modèles de facturation sombres. Alors que de nombreux fournisseurs de technologie s'en tiennent à des mesures commerciales annuelles agressives, telles qu'une rétention accrue du dollar net, ils ont recours à des pratiques de facturation douteuses pour atteindre leurs objectifs annuels, notamment :

• Ne pas informer les clients lorsqu'un essai gratuit est converti en compte payant. Une carte de crédit est généralement requise lors de l'inscription à un essai gratuit dans l'espoir que les utilisateurs ne manqueront pas la date limite et passeront automatiquement à un compte payant. Les conditions acceptées pour l'utilisation de la version d'essai rendent souvent impossible la résiliation du contrat.
• Transactions silencieuses et récurrentes. La plupart des fournisseurs SaaS vendent des services d'abonnement qui nécessitent des paiements initiaux mensuels, trimestriels ou annuels. Bien qu'ils doivent informer les clients chaque fois qu'un débit à venir est en attente, ils n'envoient souvent aucune notification. Ces frais peuvent passer inaperçus si les entreprises ne vérifient pas leurs relevés bancaires et de carte de crédit.
• Facturation au prorata. Avec les services d'abonnement, les entreprises s'engagent à l'avance à payer, dans tous les cas, un montant minimum pour l'année. L'abonnement peut être basé sur les licences, les appels d'API ou la consommation de données. Si l'entreprise n'utilise pas toutes les unités achetées, elle doit quand même les payer. De plus, ils doivent payer des frais supplémentaires s'ils dépassent les unités contractées.

Pourquoi avez-vous besoin d'une plateforme d'approvisionnement numérique

Une plateforme d'approvisionnement numérique relie l'approvisionnement traditionnel au monde SaaS moderne. Il fournit une vue d'ensemble de tous les achats, suit l'utilisation pour déterminer quels outils sont précieux et quand ils doivent être coupés, et fournit un emplacement central aux équipes d'entreprise pour gérer et afficher en toute sécurité tous les outils SaaS.

Avec une plateforme d'approvisionnement numérique, vous pouvez optimiser chaque aspect du processus d'approvisionnement, en particulier dans les quatre domaines suivants.

Des outils optimisés

La plupart des entreprises adoptent des outils optimisés pour leur travail quotidien ou les adoptent totalement. Une bonne gestion de l'approvisionnement et des coûts est la prochaine étape. Un logiciel d'automatisation des processus permet de rationaliser votre pile d'outils d'approvisionnement en suivant tous les coûts, achats et fournisseurs, et en réduisant le travail manuel associé aux commandes, aux approbations, à la facturation, etc.

Coûts optimisés

L'un des aspects les plus désorganisés des achats à grande échelle est la surveillance des dépenses. Les entreprises peuvent optimiser leurs coûts grâce à une vue en temps réel de l'argent dépensé et du budget disponible, réduisant ainsi les systèmes et les contrats redondants.

L'un des moyens les plus simples d'optimiser les coûts consiste à suivre la consommation de logiciels. Les leaders financiers modernes traitent chaque dépense comme un investissement et mesurent l'utilisation et les résultats. Ne soyez pas surpris si davantage d'organisations commencent à suivre le nombre de réunions Zoom organisées par licence payante !

Croissance optimisée

Les outils d'approvisionnement centralisés rendent les entreprises plus flexibles dans leurs achats en offrant un sourcing prédictif et proactif. Plus important encore, les organisations peuvent mieux s'associer à leurs fournisseurs pour financer des investissements stratégiques qui font avancer l'entreprise plutôt que de déployer des solutions ponctuelles dans toute l'entreprise.

Propriété optimisée

À mesure que les entreprises se développent, l'approvisionnement centralisé peut devenir un obstacle, ralentissant la capacité des équipes à acheter et à mettre en œuvre des systèmes stratégiques. Une plateforme de gestion des achats peut aider les équipes tout au long du processus d'approvisionnement tout en respectant les exigences politiques et budgétaires. En libérant du personnel et en s'éloignant des workflows d'approbation fastidieux, les entreprises peuvent se concentrer sur ce qui compte vraiment : le travail lui-même.

Comment mettre en place un processus d'achat numérique réussi

À présent, vous savez à quoi ressemble le processus d'approvisionnement moderne. Mais par où et comment commencer ? Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à vous débarrasser des méthodes traditionnelles d'approvisionnement en CD et à devenir un expert en approvisionnement numérique.

Source : Quolum

1. Préparez-vous à l'avance

Les entreprises peuvent suivre tous les achats numériques grâce aux plateformes de gestion des dépenses SaaS. Ces plateformes peuvent prendre en charge trois domaines spécifiques :

• Gestion des licences logicielles : surveillez l'adoption et la consommation des licences utilisateur pour chaque fournisseur SaaS. Sachez quand un outil est utilisé ou gaspillé.
• Gestion des fournisseurs de logiciels : au lieu de faire appel à des fournisseurs SaaS uniquement en cas de problème, tel que des frais de dépassement ou des problèmes d'acceptation, établissez une relation solide avec les fournisseurs qui aidera votre entreprise à obtenir les meilleurs prix, à tirer parti de toutes les fonctionnalités et à renouveler vos accords en toute transparence.
• Gestion des dépenses logicielles : contrôlez les coûts et planifiez les investissements stratégiques. L'informatique centralise la gestion des dépenses pour chaque logiciel connecté à votre pile technologique, ce qui permet aux différentes unités commerciales d'acheter plus facilement ce dont elles ont besoin.

2. Évaluez vos dépenses SaaS actuelles

La prochaine étape d'un approvisionnement numérique réussi consiste à auditer vos technologies existantes. Découvrez ce que vos équipes utilisent avec ces étapes :

• Listez vos candidatures.
• Identifiez les nouvelles applications depuis la dernière vérification de votre pile technologique.
• Suivre les connexions et l'utilisation. Par exemple, les licences et les fonctions utilisées.
• Mesurez les changements dans les connexions et l'activité au fil du temps pour déterminer la valeur de chaque application.
• Planifiez et visualisez les renouvellements de logiciels pour identifier où les annulations ou les rétrogradations peuvent vous faire économiser de l'argent.

3. Impliquez les bonnes parties prenantes

L'approvisionnement numérique ne peut pas avoir lieu isolément. Il est important que les parties prenantes de chaque équipe soient impliquées lors du choix des outils à acheter, de la quantité à acheter et du renouvellement ou non de votre accord. Ces intervenants sont :

• CTO ou CIO
• Équipe d'approvisionnement
• Équipe des finances
• Équipe juridique
• Chefs de département
• Responsable informatique ou responsable SaaS
• Utilisateurs finaux pour validation

4. Prioriser les négociations contractuelles

Vous pouvez acheter des produits numériques de deux manières. Le premier concerne les accords de clics et le second les négociations contractuelles. Les accords de clic n'offrent pas de concessions sur les prix, les frais, les plans de paiement ou les engagements de sécurité.

En négociant un contrat directement avec un représentant commercial du fournisseur, les organisations peuvent valider les exigences de conformité, obtenir des remises et atténuer les violations de données et les indemnités.

S'adapter au monde SaaS

Les processus d'approvisionnement traditionnels ne sont plus compatibles avec le monde SaaS basé sur le cloud. Les dirigeants avant-gardistes peuvent tirer pleinement parti des meilleures technologies proactives et prédictives en passant d'un approvisionnement obsolète et non réglementé à un approvisionnement numérique.

Après tout, nous vivons dans un monde de solutions et d'outils SaaS sans fin avec un potentiel incroyable de croissance et de résolution de problèmes. Il est temps que les méthodes d'approvisionnement rattrapent leur retard.

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