디지털 조달: 전통적인 방식을 버리고

소프트웨어가 CD로 우편 발송된 이후로 소프트웨어 조달 프로세스는 먼 길을 왔습니다.

오늘날 수천 개의 전문 SaaS(Software-as-a-Service) 제품이 클라우드를 통해 즉시 구현되는 거의 모든 것에 대한 솔루션을 제공합니다. 실제로 클라우드 회사는 최근 2조 달러 이상의 기록적인 시가 총액을 확인했으며, 이는 SaaS 기술이 어떻게 빠르게 발전하고 있는지를 보여줍니다.

그러나 디지털 조달 프로세스는 동일한 속도로 진화하지 않습니다. 많은 조달 리더들은 여전히 ​​전통적인 조달-지불 프로세스를 고수하고 있습니다. 소프트웨어는 디지털 방식으로 구현되지만 여러 면에서 여전히 오래된 CD 방식으로 취급됩니다.

왜요?

보류에는 몇 가지 이유가 있습니다. 대부분의 조달 리더는 자신의 변경 관리 기술에 대해 낮은 자신감을 표현하고 나머지는 비즈니스에 적합한 기술을 선택하고 구현할 준비가 되어 있지 않습니다.

이것은 더 이상 변명이 될 수 없습니다. 기업이 전통적인 구매 프로세스에서 디지털 조달로 전환해야 할 때입니다. 그래야만 선제적이고 예측적이며 자동화된 구매를 위해 선구적인 기술을 사용할 수 있습니다.

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전통적인 조달은 어떤 모습입니까?

전통적인 조달은 제품 옵션이 제한되어 있고 일부 공급업체가 시장을 지배하는 IT 환경에 의해 형성되었습니다. 기업은 종종 먼저 공급업체를 등록한 다음 Oracle, Microsoft 및 SAP와 같은 소수의 인기 있는 회사의 제품군에 의존하여 구매할 제품을 파악했습니다.

그 이후로 조달은 다른 부서보다 ​​뒤쳐져 있으며 완전히 디지털화된 운영 체제로 전환하는 데 가장 오랜 시간이 걸립니다. 기업의 15%만이 조달 프로세스 및 운영 모델을 디지털 방식으로 혁신할 때 "동급 최고" 또는 "업계 리더"라고 생각합니다.

일반적인 전통적인 조달 프로세스는 다음과 같습니다.

출처: 쿼럼

1. 비즈니스 사용자는 해결할 문제를 식별한 다음 IT에 요청을 보냅니다.
2. IT 팀은 Google을 통해 사용 가능한 옵션을 조사하거나 G2와 같은 소프트웨어 검토 사이트를 방문하여 공급업체 환경을 이해하고 기능 목록을 기반으로 선택합니다.
3. IT 팀은 몇 가지 다른 옵션을 선택합니다.
4. IT는 비용 영수증을 제출합니다.
5. 공급업체가 구독을 갱신하면 회사에 다시 요금이 청구됩니다.
6. 프로세스는 4단계부터 반복됩니다.

이러한 각 단계는 통합되기보다는 분리되어 있습니다. 예를 들어 IT 팀은 공급업체 선택을 담당합니다. IT에서 권장 사항이 있으면 조달 팀에 프로세스를 넘긴 다음 비용 및 비즈니스 요구 사항에 따라 결정을 내립니다. 기술 및 비즈니스 요구 사항은 이 프로세스에서 거의 일치하지 않습니다.

IT가 도구를 선택하면 기존 조달 팀은 도구의 가치를 최적화하지 않고 지불에만 집중합니다. 또한 소비를 측정하거나 투자 수익(ROI)을 추적하지 않습니다. 설상가상으로 IT 팀은 더 이상 관여하지 않으며 몇 달 동안 구매에 대해 알지 못할 수도 있습니다.

변경된 사항은 무엇입니까? SaaS의 바람

조달 방법이 뒤처지는 동안 SaaS 세계는 크게 바뀌었습니다. 특히, 클라우드로의 전환은 영업, 마케팅, 엔지니어링 및 기타 모든 부서가 일상 업무를 관리하는 방식을 혼란에 빠뜨렸습니다. 2022년에는 1조 3000억 달러 이상의 기업 IT 지출이 클라우드로 전환될 것이며, 2025년에는 1조 8000억 달러로 증가할 것으로 예상됩니다.

이러한 변화와 함께 기업이 디지털 도구를 구매하는 방식도 바뀌고 있으며 최근에는 많이 구매하고 있습니다. 2021년에 전 세계 기업은 평균 110개의 SaaS 애플리케이션을 사용했습니다. 오늘날의 구매는 5~10년 전과 완전히 다른 문제에 직면해 있습니다.

다음은 SaaS가 조달 문제를 완화하는 데 도움이 되는 세 가지 방법입니다.

1. SaaS는 이제 탈중앙화되어 누구나 앱 사용을 시작할 수 있습니다.

소프트웨어 구매는 더 이상 중앙 집중식 IT 결정이 아닙니다. 회사의 다른 모든 팀은 온라인으로 제품을 쉽게 조사, 테스트 및 구매할 수 있습니다. IT 팀이 공급업체를 결정하고 통합 파트너를 선택하고 기술 스택에 솔루션을 구현하는 데 몇 달 또는 몇 년을 기다리는 대신 팀은 고유한 요구 사항을 충족하는 도구를 선택할 수 있습니다.

분산화는 또한 직원이 IT가 알지 못하는 구매를 하고 기성품이며 사용하지 않는 섀도우 IT의 확산과 같은 예기치 않은 결과를 낳습니다.

2. 더 이상 공급업체 번들을 제공하지 않습니다. 동급 최고의 제품에 관한 모든 것입니다.

공급업체의 제한 사항에 따라 추가 도구를 선택하는 대신 구매자는 이제 수천 가지가 아니라 수백 가지의 동급 최고의 제품 중에서 필요에 맞게 선택합니다. 플러그 앤 플레이 소프트웨어의 인기와 구현 용이성으로 인해 SaaS 구매 및 사용이 폭발적으로 증가했습니다.

경쟁이 치열하므로 공급자는 더 이상 웹 사이트에서 가격 계획을 숨기지 않습니다. 기능, 기능 및 보안 조치에 대해 매우 투명해야 합니다.

3. 프리미엄, 프리미엄 등: 모든 것이 구독입니다.

디지털 조달 소프트웨어는 기존 조달과 완전히 다른 계약 및 지불 모델을 가지고 있습니다. 구독 모델이라고 합니다. 온프레미스 솔루션 대신 조달은 일반적으로 유지 관리 계약을 통해 구매 및 소유할 수 있습니다.

구독은 유연성을 제공합니다. 조달 부서는 매몰 비용에 초점을 맞추는 대신 그들이 제공하는 가치에 따라 공급업체를 변경할 시기를 결정할 수 있습니다. 이를 통해 회사는 특히 월간 구독 계약을 통해 민첩성을 유지할 수 있습니다. 기업은 확고한 레거시 시스템에서 벗어나는 대신 다른 플랫폼으로 빠르게 이동할 수 있습니다.

구독도 꽤 문제가 될 수 있습니다. 누구나 7일 무료 평가판을 만들 수 있지만 사람들이 실제로 계정을 사용하는 것은 아닙니다. 직원이 회사를 대신하여 구매한 다음 도구를 종료하고 계약을 잊어버리기 쉽습니다.

우리는 일반적으로 프리미엄 비즈니스 모델에서 이것을 봅니다. 구매 시 구매자가 활성화 전에 신용 카드 정보를 입력해야 하는 "무료" 평가판을 주의해야 합니다. 기업은 한 달 또는 심지어 1년 동안 구독 계약을 체결할 수 있습니다.

디지털 조달은 기존 조달과 어떻게 다릅니까?

이제 조달 팀은 두 가지 선택에 직면해 있습니다. 새로운 디지털 조달 방법을 인정하고 적응하거나 더 이상 의미가 없는 기존의 전통적인 방법을 고수하는 것입니다.

올바른 선택을 하는 방법은 다음과 같습니다.

디지털 조달은 새로운 SaaS 구매 프로세스를 보완합니다. 우수한 디지털 조달 플랫폼은 모든 애플리케이션과 구독을 모니터링하는 중앙 위치를 만듭니다.

공급업체 관리는 전체 비용을 낮추고 비용에 적합한 가치를 제공하고 기술 스택에서 완전히 제거할 수 있는 도구를 결정하는 데 도움이 됩니다. 또한 조직 전체의 데이터를 통합하여 리더가 기술 스택에서 도구가 서로 상호 작용하는 방식을 분석할 수 있습니다.

현대 조달은 또한 의사 결정이 매달, 그리고 매년 반복되는 것을 봅니다. 거의 모든 구독 갱신을 자율 구매 결정으로 생각할 수 있습니다.

결과? 구매 여정의 모든 단계에서 지출을 최적화하려는 현명한 구매자. 디지털 조달은 또한 우리가 "불법 디지털 조달"이라고 부르는 위험을 완화합니다.

불법 디지털 조달의 위험

SaaS 도구를 구매하는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌지만 디지털 조달 플랫폼 없이는 어느 정도 무료가 될 수 있습니다.

직원은 버튼 클릭만으로 SaaS 도구를 직접 구현할 수 있습니다. 직원은 이용 약관에 동의하기만 하면 됩니다. 이는 보안 위험을 초래하고 섀도우 IT 및 다크 과금이라고도 하는 숨겨진 비용을 생성할 수 있습니다.

섀도우 IT

섀도우 IT 는 IT 팀의 개입 없이 구매한 소프트웨어입니다. 사용 가능한 SaaS 도구가 너무 많고 중앙 SaaS 관리 시스템이 없으면 섀도우 IT가 빠르게 축적되어 회사에 상당한 위험을 초래할 수 있습니다. 이는 돈이 문서화되지 않은 채 외부로 나가 조직을 보안 침해에 취약하게 만든다는 것을 의미합니다.

분산형 SaaS 구매를 통해 섀도우 IT가 더 쉽게 침투할 수 있습니다. 중앙 집중식 팀은 일반적으로 Google Suite, Slack, Zoom 및 급여 제공업체와 같은 도구를 구매합니다. 그러나 직원들은 나머지 기술 스택에 통합되기 전에 규정 준수 확인을 거치지 않는 수백 가지의 다른 도구를 직접 구매합니다.

이는 조직을 규정 및 보안 규정 준수 위험에 노출시킵니다. 많은 도구가 SOC(시스템 및 조직 제어), GDPR(일반 데이터 보호 규정), HIPAA(건강 보험 이동성 및 책임성)와 같은 데이터 개인 정보 보호 정책을 준수하지 않습니다.

이러한 규정이 특정 솔루션과 관련이 없더라도 규정을 준수하지 않는 솔루션을 사용하면 회사가 데이터 유출 위험에 처할 수 있습니다. 또한 직원은 회사를 떠날 때 고아 응용 프로그램을 남길 수 있습니다. 또는 더 나쁜 것은 여전히 ​​이러한 응용 프로그램에 액세스할 수 있다는 것입니다.

이 모든 것이 디지털 조달 관리 도구의 필요성을 나타냅니다.

다크 빌링

SaaS 낭비는 중앙 집중식 조달 프로세스와 시스템이 없는 회사의 또 다른 주요 문제입니다. 이는 어두운 청구 패턴을 통해 숨겨진 비용으로 이어질 수 있습니다. 많은 기술 공급업체가 순 달러 보유율 증가와 같은 공격적인 연간 비즈니스 지표를 고수하면서 다음과 같은 연간 목표를 달성하기 위해 의심스러운 청구 관행에 의존합니다.

• 무료 평가판이 유료 계정으로 전환될 때 고객에게 알리지 않습니다. 사용자가 마감일을 놓치고 자동으로 유료 계정으로 전환되지 않도록 하기 위해 무료 평가판에 등록할 때 일반적으로 신용 카드가 필요합니다. 평가판 사용에 대해 허용된 조건으로 인해 계약을 철회할 수 없는 경우가 많습니다.
• 조용하고 반복적인 거래. 대부분의 SaaS 공급자는 월별, 분기별 또는 연간 선결제가 필요한 구독 서비스를 판매합니다. 예정된 청구가 보류될 때마다 고객에게 알려야 하지만 알림을 보내지 않는 경우가 많습니다. 기업이 은행 및 신용 카드 명세서를 확인하지 않으면 이러한 수수료가 감지되지 않을 수 있습니다.
• 일할 계산된 청구. 가입 서비스를 통해 회사는 어떤 경우에도 해당 연도의 최소 금액을 지불하기로 사전에 동의합니다. 구독은 라이선스, API 호출 또는 데이터 소비를 기반으로 할 수 있습니다. 회사가 구매한 모든 단위를 사용하지 않더라도 여전히 비용을 지불해야 합니다. 또한 계약 단위를 초과할 경우 추가 요금을 지불해야 합니다.

디지털 조달 플랫폼이 필요한 이유

디지털 조달 플랫폼은 전통적인 조달을 현대 SaaS 세계와 연결합니다. 모든 구매에 대한 개요를 제공하고 사용량을 추적하여 어떤 도구가 가치 있고 언제 다듬어야 하는지 결정하며 엔터프라이즈 팀이 모든 SaaS 도구를 안전하게 관리하고 볼 수 있는 중앙 위치를 제공합니다.

디지털 조달 플랫폼을 사용하면 특히 다음 4가지 영역에서 조달 프로세스의 모든 측면을 최적화할 수 있습니다.

최적화된 도구

대부분의 회사는 일상 업무에 최적화된 도구를 채택하거나 완전히 전환합니다. 적절한 소싱 및 비용 관리는 다음 단계입니다. 프로세스 자동화 소프트웨어는 모든 비용, 구매 및 공급업체를 추적하고 주문, 승인, 송장 발행 등과 관련된 수동 작업을 줄여 조달 도구 스택을 간소화하는 데 도움이 됩니다.

최적화된 비용

대규모 조달의 가장 혼란스러운 측면 중 하나는 지출 감독입니다. 기업은 지출된 비용과 사용 가능한 예산에 대한 최신 보기를 통해 비용을 최적화하여 중복 시스템과 계약을 줄일 수 있습니다.

비용을 최적화하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 소프트웨어 소비를 추적하는 것입니다. 현대의 금융 리더는 모든 비용을 투자로 간주하고 사용량과 결과를 측정합니다. 더 많은 조직이 유료 라이선스당 얼마나 많은 Zoom 회의를 개최하는지 추적하기 시작하더라도 놀라지 마세요!

최적화된 성장

중앙 집중식 조달 도구는 예측 및 사전 소싱을 제공하여 기업이 구매에 있어 보다 유연하게 할 수 있도록 합니다. 가장 중요한 것은 조직이 공급업체와 더 나은 파트너 관계를 맺어 기업 전체에 포인트 솔루션을 배포하는 대신 비즈니스를 발전시키는 전략적 투자 자금을 조달할 수 있다는 것입니다.

최적화된 소유권

비즈니스가 성장함에 따라 중앙 집중식 조달이 장애물이 되어 전략적 시스템을 구매하고 구현하는 팀의 능력을 저하시킬 수 있습니다. 조달 관리 플랫폼은 정책 및 예산 요구 사항을 충족하면서 조달 프로세스를 통해 팀을 지원할 수 있습니다. 직원을 자유롭게 하고 지루한 승인 워크플로에서 벗어나 회사는 진정으로 중요한 일인 작업 자체에 집중할 수 있습니다.

성공적인 디지털 조달 프로세스를 설정하는 방법

지금쯤이면 현대 조달 프로세스가 어떻게 생겼는지 알 것입니다. 그러나 어디서, 어떻게 시작합니까? 다음은 전통적인 CD 소싱 방식을 탈피하고 디지털 조달 전문가가 되는 데 도움이 되는 몇 가지 모범 사례입니다.

출처: 쿼럼

1. 미리 준비하라

기업은 SaaS 지출 관리 플랫폼을 사용하여 모든 디지털 구매를 추적할 수 있습니다. 이러한 플랫폼은 세 가지 특정 영역을 지원할 수 있습니다.

• 소프트웨어 라이선스 관리: 각 SaaS 공급자에 대한 사용자 라이선스 채택 및 소비 메트릭을 모니터링합니다. 도구가 사용되거나 낭비되는 시기를 알 수 있습니다.
• 소프트웨어 공급업체 관리: 초과 요금 또는 수락 문제와 같은 문제가 있는 동안에만 SaaS 공급업체를 데려오는 대신 비즈니스가 최상의 가격을 얻고 모든 기능을 활용하며 계약을 원활하게 갱신하는 데 도움이 되는 강력한 공급업체 관계를 구축하십시오.
• 소프트웨어 지출 관리: 비용을 관리하고 전략적 투자를 계획합니다. IT는 기술 스택에 연결된 모든 소프트웨어에 대한 지출 관리를 중앙 집중화하여 다양한 사업부에서 필요한 것을 더 쉽게 구매할 수 있도록 합니다.

2. 현재 SaaS 지출 평가

성공적인 디지털 조달을 위한 다음 단계는 기존 기술을 감사하는 것입니다. 다음 단계를 통해 팀에서 무엇을 사용하는지 알아보십시오.

• 응용 프로그램을 나열하십시오.
• 기술 스택을 마지막으로 확인한 이후로 새로운 애플리케이션을 식별하십시오.
• 로그인 및 사용을 추적합니다. 예를 들어, 사용된 라이선스 및 기능.
• 시간 경과에 따른 로그인 및 활동의 변화를 측정하여 각 애플리케이션의 가치를 결정합니다.
• 소프트웨어 갱신을 계획하고 시각화하여 취소 또는 다운그레이드로 비용을 절감할 수 있는 부분을 식별합니다.

3. 올바른 이해관계자 참여

디지털 조달은 단독으로 이루어질 수 없습니다. 구매할 도구, 구매 금액 및 계약 갱신 여부를 결정할 때 각 팀의 이해 관계자를 참여시키는 것이 중요합니다. 이러한 이해 관계자는 다음과 같습니다.

• CTO 또는 CIO
• 조달팀
• 재무팀
• 법무팀
• 부서장
• IT 관리자 또는 SaaS 관리자
• 검증을 위한 최종 사용자

4. 계약 협상 우선순위

디지털 제품은 두 가지 방법으로 구매할 수 있습니다. 첫 번째는 클릭을 통한 계약이고 두 번째는 계약 협상입니다. 클릭을 통한 계약은 가격, 수수료, 지불 계획 또는 보안 약속에 대한 양보를 제공하지 않습니다.

공급업체 영업 담당자와 직접 계약을 협상함으로써 조직은 규정 준수 요구 사항을 확인하고 리베이트를 확보하며 데이터 위반 및 배상을 완화할 수 있습니다.

SaaS 세계에 적응하기

기존 조달 프로세스는 더 이상 클라우드 기반 SaaS 세계와 호환되지 않습니다. 미래 지향적인 리더는 규제되지 않는 구식 조달에서 디지털 조달로 전환하여 최고의 사전 예방 및 예측 기술을 최대한 활용할 수 있습니다.

결국 우리는 성장과 문제 해결을 위한 놀라운 잠재력을 지닌 끝없는 SaaS 솔루션과 도구의 세계에 살고 있습니다. 조달 방법을 따라잡을 때입니다.

소프트웨어가 지갑에 구멍을 내고 있습니까? 기업이 소프트웨어 인벤토리로 어려움을 겪고 SaaS 제품에 대한 과도한 지출을 피하는 이유 를 알아보십시오 .