Dijital Satın Alma: Geleneksel Yöntemi Geride Bırakın

Yazılımların CD'lerde postalanmasından bu yana yazılım tedarik süreci uzun bir yol kat etti.

Bugün binlerce özelleştirilmiş hizmet olarak yazılım (SaaS) ürünü, bulut aracılığıyla hemen uygulanan hemen hemen her şey için çözümler sunuyor. Aslında, bulut şirketleri yakın zamanda 2 trilyon doların üzerinde rekor kıran bir piyasa değeri gördü ve bu, SaaS teknolojisinin nasıl ve hızlı ilerlediğinin bir örneği.

Ancak, dijital tedarik süreci aynı hızda gelişmemektedir. Birçok satın alma lideri, hala geleneksel satın almadan ödemeye süreçlerine bağlı kalmaktadır. Yazılım dijital olarak uygulanır, ancak birçok yönden hala eski CD yöntemi olarak kabul edilir.

Neden? Niye?

Tutuklamanın birkaç nedeni var. Çoğu tedarik lideri, değişiklik yönetimi becerilerine düşük güven duyduğunu ifade eder ve diğerleri, işleri için doğru teknolojiyi seçmeye ve uygulamaya hazır değildir.

Bu artık bir bahane olamaz. Şirketlerin geleneksel satın alma süreçlerinden dijital satın alma süreçlerine geçiş yapma zamanı geldi. Ancak o zaman proaktif, tahmine dayalı ve otomatik satın alma için çığır açan teknolojiyi kullanabilirler.

Burada, alıcıların sektöre nasıl ayak uydurabilecekleri ve dijital tedarik liderleri haline nasıl gelebileceğine dair daha derin bir dalış var.

Geleneksel tedarik neye benziyor?

Geleneksel tedarik, ürün seçeneklerinin sınırlı olduğu ve birkaç satıcının pazara hakim olduğu bir BT ortamı tarafından şekillendirildi. İşletmeler genellikle önce bir satıcıyla anlaştılar ve ardından Oracle, Microsoft ve SAP gibi bir avuç popüler şirketin ürün paketlerine güvenerek hangi ürünleri satın alacaklarına karar verdiler.

O zamandan beri, tedarik diğer departmanların gerisinde kaldı ve tamamen dijitalleştirilmiş bir işletim sistemine geçişi en uzun sürüyor. Şirketlerin yalnızca %15'i tedarik süreçlerini ve işletim modellerini dijital olarak dönüştürürken "sınıfının en iyisi" veya "endüstri lideri" olduklarına inanıyor.

Tipik bir geleneksel tedarik süreci genellikle şöyle görünür:

Kaynak: Quolum

1. Bir iş kullanıcısı, çözülmesi gereken bir sorunu tanımlar ve ardından BT'ye bir istek gönderir.
2. BT ekibi, satıcı ortamını anlamak ve bir özellik listesine göre seçim yapmak için Google aracılığıyla mevcut seçenekleri araştırır veya G2 gibi yazılım inceleme sitelerini ziyaret eder.
3. BT ekibi birkaç farklı seçenek belirler.
4. BT gider makbuzlarını gönderir.
5. Satıcı aboneliği yeniler ve şirketten tekrar ücret alınır.
6. İşlem 4. adımdan itibaren tekrarlanır.

Bu adımların her biri entegre olmaktan ziyade izole edilmiştir. Örneğin, BT ekibi satıcı seçiminden sorumludur. BT önerilerini aldıktan sonra süreci, maliyet ve iş ihtiyaçlarına göre kararlar alan tedarik ekibine devreder. Teknik ve iş gereksinimleri bu süreçte pek uyumlu değildir.

BT bir araç seçtiğinde, geleneksel tedarik ekipleri araçlarının değerini optimize etmeye değil, yalnızca ödeme almaya odaklanır. Ayrıca tüketimi ölçmezler veya yatırım getirisini (ROI) izlemezler. Daha da kötüsü, BT ekibi artık işin içinde değil ve satın alma işleminden aylarca haberdar bile olmayabilir.

Ne değişti? SaaS rüzgarları

Tedarik yöntemleri geride kalırken SaaS dünyası önemli ölçüde değişti. Özellikle buluta geçiş, satış, pazarlama, mühendislik ve diğer tüm departmanların günlük işlerini yönetme şeklini bozdu. 1,3 trilyon dolardan fazla kurumsal BT harcaması muhtemelen 2022'de buluta geçecek ve bu sayının 2025 yılına kadar 1,8 trilyon dolara çıkması bekleniyor.

Bu değişimle birlikte şirketlerin dijital araçları satın alma biçimleri de değişiyor ve son zamanlarda çok fazla satın alıyorlar. 2021'de dünya çapındaki şirketler ortalama 110 SaaS uygulaması kullandı. Bugün satın alma, beş veya on yıl öncesine göre tamamen farklı zorluklarla karşı karşıya.

İşte SaaS'ın tedarik zorluklarını azaltmaya yardımcı olmasının üç yolu.

1. SaaS artık merkezi değil – herkes bir uygulamayı kullanmaya başlayabilir

Yazılım satın almak artık merkezi bir BT kararı değil. Şirketteki diğer tüm ekipler, ürünleri çevrimiçi olarak kolayca araştırabilir, test edebilir ve satın alabilir. BT'nin bir satıcıya karar vermesi, entegrasyon ortakları seçmesi ve teknoloji yığınlarına çözümler uygulaması için aylar veya yıllar beklemek yerine, ekipler benzersiz ihtiyaçlarını karşılayan araçları seçebilir.

Ademi merkeziyetçilik, çalışanların BT'nin bilmediği, kullanıma hazır ve hiç kullanılmadığı satın alma işlemleri yaptığı gölge BT'nin yaygınlaşması gibi beklenmedik sonuçlarla da gelir.

2. Daha fazla satıcı paketi yok; her şey türünün en iyisi ürünlerle ilgili

Alıcılar, satıcınızın sınırlamalarına bağlı olarak ek araçlar seçmek yerine, ihtiyaçlarına uyan yüzlerce, hatta binlerce ürün arasından sınıfının en iyisi olan ürünleri seçiyor. Tak ve çalıştır yazılımının popülaritesi ve uygulama kolaylığı, SaaS satın alımlarında ve kullanımında patlamaya neden oldu.

Rekabet şiddetlidir, bu nedenle sağlayıcılar artık fiyatlandırma planlarını web sitelerinden gizlemiyor. İşlevleri, özellikleri ve güvenlik önlemleri konusunda çok şeffaf olmaları gerekir.

3. Freemium'lar, premiumlar ve daha fazlası: her şey bir aboneliktir

Dijital tedarik yazılımı, geleneksel tedarikten tamamen farklı bir sözleşme ve ödeme modeline sahiptir. Buna abonelik modeli denir. Tedarik, yerinde çözümler yerine, genellikle bir bakım sözleşmesiyle satın alabilir ve sahip olabilir.

Abonelikler esneklik sunar. Tedarik, batık maliyete odaklanmak yerine ne kadar değer sunduklarına bağlı olarak satıcıları ne zaman değiştireceğine karar verebilir. Bu, şirketlerin özellikle aylık abonelik sözleşmelerinde çevik kalmalarını sağlar. Şirketler, yerleşik bir eski sistemden çekilmek yerine hızla başka bir platforma geçebilir.

Abonelikler de oldukça sorunlu olabilir. Herkes yedi günlük ücretsiz deneme oluşturabilir, ancak bu, insanların hesabı gerçekten kullandığı anlamına gelmez. Bir çalışanın şirketi adına satın alması ve ardından araçtan çıkması ve sözleşmesini unutması kolaydır.

Bunu genellikle freemium iş modellerinde görüyoruz. Tedarik, alıcıların etkinleştirmeden önce kredi kartı bilgilerini girmesini gerektiren "ücretsiz" denemelere karşı dikkatli olmalıdır. İşletmeler bir aylık, hatta bir yıllık abonelik sözleşmesi yapabilirler.

Dijital tedarikin geleneksel tedarikten farkı nedir?

Şimdi satın alma ekipleri iki seçenekle karşı karşıya: ya yeni dijital satın alma yöntemlerini kabul edin ve bunlara uyum sağlayın ya da artık bir anlam ifade etmeyen eski geleneksel yöntemlere bağlı kalın.

İşte doğru seçimi nasıl yapacağınız.

Dijital tedarik, yeni SaaS satın alma sürecini tamamlar. İyi bir dijital tedarik platformu, her uygulamayı ve aboneliği izlemek için merkezi bir yer oluşturur.

Satıcı yönetimi, genel maliyetleri düşürür ve hangi araçların maliyetleri için doğru değeri sunduğunu ve teknoloji yığınından tamamen kaldırılabileceğini belirlemeye yardımcı olur. Ayrıca, liderlerin kendi teknoloji yığınlarında araçların birbirleriyle nasıl etkileşime girdiğini analiz edebilmeleri için kuruluş genelinde verileri birleştirmeye yardımcı olur.

Modern tedarik aynı zamanda karar vermenin her ay ve her yıl kendini tekrar ettiğini görüyor. Neredeyse tüm abonelik yenilemelerini özerk bir satın alma kararı olarak düşünebilirsiniz.

Sonuç? Satın alma yolculuklarının her aşamasında harcamalarını optimize etmek isteyen akıllı alıcılar. Dijital tedarik aynı zamanda “haydut dijital tedarik” dediğimiz şeyden kaynaklanan riskleri de azaltır.

Hileli dijital tedarik riskleri

SaaS araçlarını satın almak her zamankinden daha kolay olsa da, dijital bir tedarik platformu olmadan herkes için ücretsiz hale gelebilir.

Çalışanlar, bir düğmeye tıklayarak SaaS araçlarını kendileri uygulayabilir - tek yapmaları gereken şartlar ve koşulları kabul etmektir (ki, elbette çoğumuz bunu tam olarak okuruz, değil mi?). Bu, güvenlik riskleri oluşturabilir ve gölge BT ve karanlık faturalama olarak da bilinen gizli maliyetler oluşturabilir.

Gölge BT

Gölge BT , BT ekibinin katılımı olmadan satın alınan yazılımdır. Çok sayıda SaaS aracının mevcut olması ve merkezi bir SaaS yönetim sistemi olmaması nedeniyle, gölge BT hızla birikerek şirket için önemli riskler oluşturabilir. Bu, paranın belgelenmeden kapıdan dışarı çıkması ve kuruluşları güvenlik ihlallerine karşı savunmasız bırakması anlamına gelir.

Merkezi olmayan SaaS satın alma, gölge BT'nin gizlice girmesini daha da kolaylaştırır. Merkezileştirilmiş ekipler genellikle Google Suite, Slack, Zoom ve bordro sağlayıcıları gibi araçlar satın alır. Ancak çalışanlar, teknoloji yığınının geri kalanına entegre edilmeden önce uyumluluk kontrollerinden geçmeyen yüzlerce başka aracı doğrudan satın alıyor.

Bu, kuruluşları düzenleyici ve güvenlik uyumluluğu risklerine maruz bırakır. Sistem ve Organizasyon Kontrolleri (SOC), Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) ve Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk (HIPAA) gibi birçok araç veri gizliliği politikalarına uymaz.

Bu düzenlemeler belirli bir çözümle ilgili olmasa bile, uyumlu olmayan çözümler kullanmak bir şirketi veri sızıntısı riskine sokar. Ayrıca çalışanlar şirketten ayrılırken geride kalan uygulamaları geride bırakabilmektedir. Ya da daha kötüsü, bu uygulamalara hala erişimleri var.

Tüm bunlar, dijital bir satın alma yönetim aracına duyulan ihtiyaca işaret ediyor.

Karanlık fatura

SaaS atığı, merkezi bir tedarik süreci ve sistemi olmayan şirketler için bir başka önemli sorundur. Bu, karanlık fatura düzenleri yoluyla gizli harcamalara yol açabilir. Artan net dolar elde tutma gibi agresif yıllık iş ölçütlerine bağlı kalan birçok teknoloji satıcısı ile, yıllık hedeflere ulaşmak için şüpheli faturalandırma uygulamalarına başvuruyorlar, örneğin:

• Ücretsiz deneme, ücretli bir hesaba dönüştüğünde müşterilere bilgi verilmemesi. Kullanıcıların son tarihi kaçırmamaları ve otomatik olarak ücretli bir hesaba geçmemeleri umuduyla ücretsiz denemeye kaydolurken genellikle bir kredi kartı gerekir. Deneme sürümünü kullanmak için kabul edilen koşullar, genellikle sözleşmeden çekilmeyi imkansız hale getirir.
• Sessiz ve yinelenen işlemler. Çoğu SaaS sağlayıcısı, aylık, üç aylık veya yıllık ön ödemeler gerektiren abonelik hizmetleri satar. Yaklaşan bir ödeme beklemede olduğunda müşterileri bilgilendirmeleri gerekirken, genellikle herhangi bir bildirim göndermezler. İşletmeler banka ve kredi kartı ekstrelerini doğrulamazlarsa bu ücretler tespit edilemeyebilir.
• Orantılı faturalandırma. Abonelik hizmetleri ile şirketler, her durumda, yıl için asgari bir ödeme yapacaklarını peşinen kabul ederler. Abonelik, lisanslara, API çağrılarına veya veri tüketimine dayalı olabilir. Şirket satın alınan birimlerin tamamını kullanmazsa, yine de onlar için ödeme yapmak zorundadır. Ayrıca sözleşmeli birimleri aşmaları halinde ek ücret ödemek zorundadırlar.

Neden bir dijital tedarik platformuna ihtiyacınız var?

Dijital bir tedarik platformu, geleneksel tedariki modern SaaS dünyasına bağlar. Tüm satın alma işlemlerine genel bir bakış sağlar, hangi araçların değerli olduğunu ve ne zaman kırpılması gerektiğini belirlemek için kullanımı izler ve kurumsal ekiplerin tüm SaaS araçlarını güvenli bir şekilde yönetmesi ve görüntülemesi için merkezi bir konum sağlar.

Dijital bir tedarik platformu ile, özellikle aşağıdaki dört alanda tedarik sürecinin her yönünü optimize edebilirsiniz.

Optimize edilmiş araçlar

Çoğu şirket, günlük işleri için optimize edilmiş araçları benimser veya tamamen bunlara geçer. Doğru kaynak bulma ve maliyet yönetimi bir sonraki adımdır. Süreç otomasyon yazılımı, tüm maliyetleri, satın almaları ve tedarikçileri takip ederek ve siparişler, onaylar, faturalandırma ve daha fazlasıyla ilişkili manuel işleri azaltarak tedarik araç yığınınızı kolaylaştırmaya yardımcı olur.

Optimize edilmiş maliyetler

Büyük ölçekli satın almanın en dağınık yönlerinden biri harcama denetimidir. İşletmeler, harcanan paranın ve mevcut bütçenin son dakika görünümüyle maliyetlerini optimize ederek gereksiz sistemleri ve sözleşmeleri azaltabilir.

Maliyetleri optimize etmenin en kolay yollarından biri yazılım tüketimini izlemektir. Modern finans liderleri, her harcamayı bir yatırım olarak ele alır ve kullanımı ve sonuçları ölçer. Daha fazla kuruluş, ücretli lisans başına kaç Zoom toplantısı yapıldığını izlemeye başlarsa şaşırmayın!

Optimize edilmiş büyüme

Merkezi tedarik araçları, tahmine dayalı ve proaktif kaynak kullanımı sunarak şirketleri satın alma konusunda daha esnek hale getirir. En önemlisi, kuruluşlar, kuruluş genelinde nokta çözümleri dağıtmak yerine, işi ileriye taşıyan stratejik yatırımları finanse etmek için tedarikçileriyle daha iyi ortaklık kurabilir.

Optimize edilmiş sahiplik

İşletmeler büyüdükçe, merkezi satın alma bir engel haline gelebilir ve ekiplerin stratejik sistemleri satın alma ve uygulama becerisini yavaşlatabilir. Bir tedarik yönetimi platformu, politika ve bütçe gereksinimlerini karşılarken tedarik süreci boyunca ekipleri destekleyebilir. Şirketler, personeli serbest bırakarak ve sıkıcı onay iş akışlarından uzaklaşarak gerçekten önemli olan şeye, yani işin kendisine odaklanabilir.

Başarılı bir dijital tedarik süreci nasıl kurulur?

Artık modern tedarik sürecinin neye benzediğini biliyorsunuz. Ama nereden ve nasıl başlayacaksınız? Geleneksel CD kaynak bulma yöntemlerinden kurtulmanıza ve dijital satın alma uzmanı olmanıza yardımcı olacak en iyi uygulamalardan bazıları burada.

Kaynak: Quolum

1. Önceden hazırlanın

İşletmeler, SaaS harcama yönetimi platformları ile tüm dijital satın alma işlemlerini takip edebilir. Bu platformlar üç özel alanı destekleyebilir:

• Yazılım lisansı yönetimi: Her bir SaaS sağlayıcısı için kullanıcı lisansı benimseme ve tüketim ölçümlerini izleyin. Bir aletin ne zaman kullanıldığını veya boşa harcandığını bilin.
• Yazılım satıcı yönetimi: SaaS satıcılarını yalnızca fazlalık ücretleri veya kabul sorunları gibi bir sorun sırasında getirmek yerine, işletmenizin en iyi fiyatları almasına, tüm özelliklerden yararlanmasına ve sözleşmelerinizi sorunsuz bir şekilde yenilemesine yardımcı olacak güçlü bir satıcı ilişkisi kurun.
• Yazılım harcama yönetimi: Maliyetleri kontrol edin ve stratejik yatırımlar için plan yapın. BT, teknoloji yığınınıza bağlı her yazılım için harcama yönetimini merkezileştirerek farklı iş birimlerinin ihtiyaç duydukları şeyi satın almalarını kolaylaştırır.

2. Mevcut SaaS harcamanızı değerlendirin

Başarılı dijital satın almanın bir sonraki adımı, mevcut teknolojilerinizi denetlemektir. Ekiplerinizin şu adımlarla ne kullandığını öğrenin:

• Uygulamalarınızı listeleyin.
• Teknoloji yığınınızı en son kontrol ettiğinizden bu yana yeni uygulamaları tanımlayın.
• Girişleri ve kullanımı izleyin. Örneğin, kullanılan lisanslar ve işlevler.
• Her uygulamanın değerini belirlemek için oturum açma ve etkinlikteki değişiklikleri zaman içinde ölçün.
• İptallerin veya sürüm düşürmelerin nerede tasarruf sağlayabileceğini belirlemek için yazılım yenilemelerini planlayın ve görselleştirin.

3. Doğru paydaşları dahil edin

Dijital satın alma tek başına gerçekleştirilemez. Satın alınacak araçlara, ne kadar satın alınacağına ve sözleşmenizin yenilenip yenilenmeyeceğine karar verirken her ekipten paydaşların dahil edilmesi önemlidir. Bu paydaşlar şunlardır:

• CTO veya CIO
• Tedarik ekibi
• Finans takımı
• Yasal takım
• departman liderleri
• BT yöneticisi veya SaaS yöneticisi
• Doğrulama için son kullanıcılar

4. Sözleşme müzakerelerine öncelik verin

Dijital ürünleri iki şekilde satın alabilirsiniz. Birincisi tıklama anlaşmaları, ikincisi ise sözleşme müzakereleridir. Tıklama anlaşmaları fiyatlar, ücretler, ödeme planları veya güvenlik taahhütleri konusunda taviz vermez.

Kuruluşlar, doğrudan bir satıcı satış temsilcisiyle bir sözleşme müzakere ederek, uyumluluk gereksinimlerini doğrulayabilir, indirimleri güvence altına alabilir ve veri ihlallerini ve tazminatı azaltabilir.

SaaS dünyasına uyum sağlama

Geleneksel tedarik süreçleri artık bulut tabanlı SaaS dünyasıyla uyumlu değil. İleri görüşlü liderler, modası geçmiş, düzensiz tedarikten dijital tedarike geçerek en iyi proaktif ve tahmine dayalı teknolojilerden tam olarak yararlanabilir.

Sonuçta, büyüme ve problem çözme için inanılmaz potansiyele sahip sonsuz SaaS çözümleri ve araçları dünyasında yaşıyoruz. Tedarik yöntemlerinin yetişmesinin zamanı geldi.

Yazılım cüzdanınızda delikler açıyor mu? Şirketlerin neden yazılım envanteriyle mücadele ettiğini öğrenin ve SaaS ürünlerine aşırı harcama yapmaktan kaçının.